SYNTHESE DES TRAVAUX. Mai èmes Rencontres nationales du RNMA à Quimper

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1 De l évolution des projets à l évolution des métiers au sein des Maisons des Associations» SYNTHESE DES TRAVAUX 36 èmes Rencontres nationales du RNMA à Quimper Mai 2012 RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 1/22

2 INTRODUCTION 3 LE RESEAU NATIONAL DES MAISONS DES ASSOCIATIONS 3 LES RENCONTRES NATIONALES DU RNMA 3 LA THEMATIQUE DES RENCONTRES 3 DE L EVOLUTION DES PROJETS A L EVOLUTION DES METIERS AU SEIN DES MAISONS DES ASSOCIATIONS 3 LE MOT DES PRESIDENTS 4 LABO 1 : ÉTAT DES LIEUX DE L EVOLUTION DES PROJETS A L EVOLUTION DE NOS METIERS 6 PHOTOGRAPHIE DES EVOLUTIONS DES MAISONS DES ASSOCIATIONS SUR LES 5 DERNIERES ANNEES 6 LES ATELIERS : ÉVOLUTION DES FONCTIONS CLES DES MAISONS DES ASSOCIATIONS 6 ATELIERS 1: LA FONCTION LOGISTIQUE 7 ATELIER 2 : LA FONCTION ANIMATION DE RESEAUX 7 ATELIER 3 : LA FONCTION ACCOMPAGNEMENT 8 LABO 2 : NOUVEAUX PROJETS, NOUVEAUX METIER : COMMENT ANTICIPER LES EVOLUTIONS ET FAVORISER LE CHANGEMENT? 10 LES ATELIERS : NOUVEAUX PROJETS, NOUVEAUX METIERS : COMMENT ANTICIPER LES EVOLUTIONS ET FAVORISER LE CHANGEMENT? 10 ATELIER 1 : PREVOIR L ADAPTATION DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES, UN ENJEU POUR L EVOLUTION DE NOS PROJETS? 10 ATELIER 2 : COMMENT FAVORISER L'EVOLUTION INDIVIDUELLE DES PERSONNES EN L'ARTICULANT AVEC L'EVOLUTION DU PROJET COLLECTIF? 11 ATELIER 3 : NOUVEAUX PROJETS, NOUVELLES COMPETENCES : QUEL POTENTIEL D INNOVATIONS POUR NOS MAISONS? 12 TABLE-RONDE : COMMENT ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT DANS NOS MAISONS?» 14 LES TEMOIGNAGES 14 PARIS : EVOLUTION DES MISSIONS DES MAISONS 14 DUNKERQUE : D'UN SERVICE MUNICIPAL A UNE MAISON ASSOCIATIVE 15 BOURG-EN-BRESSE : L'ARRET D'UN SERVICE 15 SAINT-NAZAIRE : LE DEVELOPPEMENT D UNE MAISON 16 LA CONFERENCE 16 RESTITUTION 19 INTRODUCTION DU PRESIDENT, LUC DE BACKER 19 BILAN 20 LA FORME DES RENCONTRES CAPITALISER L'INFORMATION LES PROCHAINES RENCONTRES DE BOURG-EN-BRESSE 21 RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 2/22

3 Introduction Ce document est une synthèse des échanges des rencontres nationales du Réseau National des Maisons des Associations (RNMA). Si vous souhaitez plus de détails sur le contenu de chacun des ateliers, je vous invite à vous reporter aux Actes des Rencontres. Le Réseau national des Maisons des Associations Le Réseau National des Maisons des Associations soutient le développement des structures locales d aide à la vie associative sur l ensemble du territoire. Il crée entre elles des synergies pour accroître l efficacité de leur action. Ses missions sont : L aide au développement des structures Les synergies entre les Maisons des associations avec le réseau Être force de proposition pour la mise en place de politiques d aide au secteur associatif Plus d'informations sur le site du réseau. Les rencontres nationales du RNMA Les rencontres nationales sont toujours un moment fort et riche de la vie du réseau. C'est, en effet, un temps de partage, de rencontres et d'échanges pour l'ensemble des membres. C'est d'abord la rencontre avec les enjeux de la vie associative. Les rencontres sont toujours portées sur une thématique qui fait écho aux problématiques des membres et à l'actualité de la vie associative. Aujourd'hui, alors que chacun est pris dans son activité quotidienne, les rencontres sont un temps pour prendre du recul sur son activité et ses pratiques. C'est aussi une rencontre humaine qui permet de tisser des liens forts entre les participants. Faites de réflexions et de débats, les rencontres sont également un moment de convivialité. C'est enfin la rencontre avec un territoire et une Maison des Associations. Chaque édition des rencontres nationales est organisée dans une Maison adhérente au réseau. C'est un moyen de découvrir concrètement le travail de cette Maison accueillante, mais également les spécificités du tissu associatif local et du territoire. La préparation et la mise en œuvre des rencontres sont le fruit d'un travail de co-construction entre la Maison accueillante et le Réseau national. Les rencontres du RNMA connaissent un fort succès avec, d'année en année, un nombre croissant de participants. En 2012, c'est près de 200 personnes qui se sont retrouvées pour partager et échanger à Quimper. La thématique des rencontres De l évolution des Projets à l évolution des Métiers au sein des Maisons des Associations Dans un contexte d'évolutions rapides du secteur associatif, les Maisons des Associations doivent constamment s'adapter pour répondre aux enjeux nouveaux. S'appuyant sur leurs fonctions historiques (gestion de salles, prestations techniques, conseils...), elles ont su diversifier leur action vers l'animation de réseaux, la formation, l'observation, etc Mais, le projet associatif, les actions RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 3/22

4 menées et l'organisation humaine, intiment liés dans la gestion d'une Maison, en ont été fortement impactés. La polyvalence devient une nécessité pour assumer l'ensemble des fonctions dévolues aux maisons d'associations. C'est pourquoi, avec leurs spécificités, les maisons d'associations doivent s'efforcer de construire ensemble des outils adaptés à leurs besoins, notamment en termes de formation. Le mot des présidents Introduction de Luc de Backer, président du RNMA Nous sommes contents d'être à Quimper : après Dunkerque, Aix-en-Provence, Strasbourg, nous aurons fait les quatre coins de l'hexagone! Choisi il y a six mois à Strasbourg, le thème de cette journée d'étude n'est pas anodin et me plaît beaucoup. Le paysage associatif que nous connaissons évolue ; les associations que nous côtoyons sur notre territoire connaissent des difficultés qu'elles ont parfois du mal à surmonter, et même si le changement est arrivé, l'avenir des associations restera difficile. Plus que jamais les associations petites et moyennes ont besoin d'un accompagnement de qualité, de personnes proches, capables de les guider, de les orienter, de les outiller, de les qualifier. Ce paysage nouveau s'accompagne aussi d une reconnaissance progressive, mais quand même à une vitesse exponentielle, de ce que sont les Maisons des associations. Reportezvous 10 ans en arrière et voyez où nous en sommes aujourd'hui. Sur Luc de Backer, président du RNMA nos territoires, il n'y a plus de débats sur la légitimité d'une Maison des associations, c'est une réalité qui s'impose, qui se développe, et qui prouve son efficacité au quotidien. Dans ce contexte, les rencontres de Quimper sont importantes car nous nous retrouvons au cœur de l'intuition du RNMA. En 1994, quand le réseau a été créé, il s'agissait bien, d'abord et avant tout, de mutualiser, partager entre Maisons, créer des outils pour qualifier les personnes travaillant au service des associations. Le sentiment que nous avions des métiers semblables à Tourcoing et Aix-en- Provence nous a conduits à partager sur les pratiques et sur les outils mis en place. Aujourd'hui nous sommes à nouveau dans cette logique de questionner nos métiers, nos pratiques pour que des personnels qualifiés puissent accompagner des associations qui se qualifieront par ricochet. Comme je le disais hier, les Maisons des associations donnent sur le territoire l'occasion de vivre la vie associative en 3 D. D'habitude nous avons cette dimension verticale que donnent les fédérations qui se déclinent du national au club sportif de quartier. Mais dans les Maisons des associations, nous ajoutons la dimension horizontale ; dans un territoire, nous donnons la capacité de rassembler les associations et les citoyens autour de la vie associative. La troisième dimension est la transversalité, c'est-à-dire la dimension inter-associative qui permet des mutualisations quelquefois improbables ou surprenantes. Dans nos Maisons, cette qualification des acteurs par l'émergence de métiers nouveaux est capitale. Les Maisons des associations ne se confirmeront dans le paysage associatif français que par la compétence de leurs membres, qu'ils soient élus ou salariés. Nous ne sommes pas dans l'idéologie, nous ne sommes pas dans le déclaratif, nous ne sommes pas dans l'affirmation gratuite, nous sommes d'emblée et délibérément dans l'approche d'accompagnement par la qualification, par la compétence. Qu ils soient associatifs ou municipaux, nos agents doivent absolument répondre aux défis et enjeux précédemment évoqués, être adaptés à la situation de crise dans laquelle nous nous trouvons et adaptés aux besoins des associations. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 4/22

5 Nous avons à inventer, à être productifs, à innover, à sortir des cadres qui nous sont parfois imposés par les statuts (sans savoir pourquoi une Maison des associations municipale doit parfois recevoir un agent qui vient du service des parcs et jardins). Pour que nos Maisons soient crédibles, l'un de nos défis est de qualifier, d'adapter, d'ajuster leurs postes. Nous sommes aujourd'hui au cœur de notre métier, au cœur de notre projet. Tout ce que nous construisons autour, comme la citoyenneté, est essentiel, mais cela vient se greffer sur un corps de métier qui dépend de compétences professionnelles. Je profite d'avoir la parole pour dire à nouveau un immense merci à la Maison de Quimper, pour la qualité de la préparation. Ils ont innové en nous faisant travailler par ateliers. (...)» Introduction de Jacqueline Desportes, Présidente de l Espace associatif Il est évident que nous sommes heureux de vous accueillir, parler après Luc de Backer étant une gageure, je vais seulement dire qu'à Quimper il existe une quatrième dimension qui est la couleur du temps : c'est le ciel qui nous a maintenu dans les locaux de l'espace associatif au lieu de vous faire découvrir la ville. Être présidente d'une Maison comme celle-ci, implique d'être extrêmement modeste et reconnaissante envers l'équipe des permanents qui œuvrent au quotidien, qui ont notamment travaillé à la préparation de ces rencontres et participent à leur animation. C est également un plaisir de dire que ce sont des gens de qualité, car si cela semble évident, le dire ne nuit pas. Aujourd'hui seront abordés l'évolution des fonctions, l'émergence de nouveaux besoins, le développement de compétences, les encouragements. Tout ceci passe par des actions routinières et très simples, mais il faut ensuite approfondir les volets techniques, rechercher et élaborer des outils, travailler l'imagination quand il s'agit non seulement de s'adapter au temps présent mais également d'anticiper. En effet, les Jacqueline Desportes, présidente de l'espace associatif de Quimper uns et les autres entendent des besoins, des désirs, des difficultés à faire : nous devons être dans la proposition, être au-delà de la réponse. Je vous souhaite de bien travailler, de profiter un maximum de cette journée pour non seulement échanger, mais également laisser des traces qui seront autant d'outils communs.» RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 5/22

6 Labo 1 : État des lieux De l évolution des projets à l évolution de nos métiers En amont des Rencontres, un questionnaire a été adressé par le réseau à l'ensemble de ses membres sur l'évolution des projets et des métiers au sein des Maisons des Associations 1». Les résultats de cette enquête sont présentés en préambule des ateliers de la journée. Photographie des évolutions des Maisons des Associations sur les 5 dernières années L'enquête menée demande à être poursuivie pour devenir suffisamment représentative. Les résultats présentés concernent les 13 membres ayant répondu à cette première phase d'enquête. Territoire d'intervention des Maisons : la Ville à 41 % ; plus étendu pour les autres répondants (communautés de communes, Département, Pays, etc ) Fonctions : la logistique» est présente dans toutes les Maisons, l accompagnement» et l'animation réseau» sont en fort développement (50 % des structures ont des services dédiés) Fonctions supplémentaires : développement de projets citoyens Associations usagères : environ ( en 5 ans) Salariat : 12 salariés en moyenne et 61 % sont des structures de plus de 10 salariés Budget moyen d'une Maison : (-10 % en 5 ans) avec de fortes disparités. Ressources : 50 à 60 % d'origine publique (en diminution) et accroissement de l'autofinancement Le travail d'enquête doit donc être poursuivi pour permettre au réseau de mieux se connaître pour mieux agir en direction de ses membres et pour mieux se positionner vis-à-vis de ses partenaires. Cette démarche demande donc d'être affinée en tenant compte des préconisations suivantes : Delphine Le Doze (Quimper) Définir clairement les objectifs de ce questionnaire, notamment dans la perspective d'être une première étape en vue de la création d'un observatoire des Maisons des associations. Adapter le questionnaire en prenant mieux en compte les différences de fonctionnement et de moyens des Maisons municipales et associatives. Les ateliers : Évolution des fonctions clés des Maisons des associations De l évolution des fonctions à l évolution des compétences : quelles ressources mobiliser pour dynamiser nos projets? Objectifs : Identifier l évolution des actions et prestations au sein de nos Maisons ainsi que les compétences nouvelles qui ont été sollicitées sur les 5 dernières années et projeter les axes futurs à développer. 1 MDA RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 6/22

7 Ateliers 1: La fonction logistique La fonction logistique reste au sein des MDA une porte d'entrée pour les associations. L'état des lieux montre que si les MDA développent des services similaires (hébergement, reprographie, prêt de matériels), leurs fonctionnements diffèrent en fonction du contexte local, de l'histoire de la Maison et de son projet. L'évolution de ces services vers des fonctions de plus en plus techniques implique une mutation des emplois et un accompagnement des salariés dans l'acquisition de nouvelles compétences (polyvalence). Les emplois deviennent de plus en plus techniques, le papier et le crayon ont été remplacés par les logiciels de bases de données ou d'autres logiciels spécifiques. Les emplois sont en mutation, ils demandent des activités et des compétences supplémentaires.» Certains services sont en perte de vitesse, à l'image des services reprographiques. Cela implique des mutations d emplois et aussi l'accompagnement du personnel dans le cadre d'acquisition de compétences nouvelles. Les appuis logistiques, fournis par les MDA, sont de plus en plus quantifiés et soumis à évaluation, étant désormais considérés comme des aides indirectes. Ce qui entraîne un recours accru à des logiciels adaptés et une rationalisation de leur fonctionnement. Désormais ces apports sont considérés comme des aides indirectes et en tant que telles doivent être chiffrées, d'où la nécessité d utiliser des logiciels adaptés à un travail de report de plus en plus précis, afin de mieux maîtriser les volumes et de mieux rationaliser les choix.» Ces services sont également soumis à des réglementations spécifiques, en évolution constante. Il convient donc d'effectuer un travail de veille sur cette législation pour adapter le fonctionnement de ces services tant en termes de coût que de responsabilité. Patrick Gerber (Strasbourg) De nombreux à propos ont traités du respect de la réglementation concernant les accès à nos établissements recevant du public (ERP) et autres réglementations. Il a été question notamment de différencier ce qui avait trait à la réglementation et ce qui relevait des pratiques.» Ces évolutions de la fonction logistique favorisent la mise en place de démarches de mutualisation ou de coopération entre les Maisons et les associations, ainsi qu'entre les associations elles-mêmes. Les Maisons doivent jouer un rôle intéressant de repérage, de mise en réseau des acteurs.» Les chantiers à poursuivre au sein du RNMA, il convient donc d'aller vers une meilleure capitalisation des pratiques en vue d'un plus grand partage de l'information. Il pourrait être envisagé un répertoire de documents types (convention de mise à disposition de locaux, règlement de fonctionnement de ces services, tarification, etc.), des monographies d'expériences. Atelier 2 : La fonction animation de réseaux L'animation de réseau ne se résume plus à l'animation d'un réseau d'associations membres mais relève aujourd'hui, de l'animation de plusieurs réseaux. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 7/22

8 Il s'agit bien d'animation de réseaux, au pluriel ; le réseau propre à la Maison, celui des administrateurs, celui des salariés, celui des membres, celui des usagers, celui des associations non membres et présentes sur la commune, le réseau des acteurs partenaires associatifs comme celui des acteurs élus ; ces réseaux sont animés ou dynamisés différemment, mais les échanges peuvent les enrichir.» Le travail des MDA doit donc permettre la mise en relation de ces réseaux et le renforcement de l'inter-associativité. Ce qui implique une connaissance fine du territoire et d'arriver à susciter l'envie d'agir ensemble». Dans le développement et la dynamisation d'un réseau, il est nécessaire d'avoir une volonté politique forte pour développer de l inter-associatif. Un réseau s'anime à partir d'un territoire en prenant en compte l'histoire de ce dernier ( ). Pour animer, il faut bien connaître le jeu des acteurs, cette interconnaissance sera fondamentale dans la pérennisation du réseau.» Dans le cadre des missions d'une MDA, le travail de réseau va de pair avec un renforcement de l'autonomie des associations. Le rôle de la Maison des associations doit alors être défini précisément en fonction des besoins des acteurs. Le processus vit lorsqu'il nous échappe, lorsque l'animation de réseau se fait sans nous. ( ) Pour animer et participer à un réseau, nous avons intérêt à bien connaître notre identité, nos limites, afin d'être à notre vraie place.» En termes d'emplois, la compétence technique doit s'accompagner d'une réelle volonté politique pour permettre la mise en réseau. Cette fonction doit être portée par l'ensemble de l'équipe pour prendre corps. L'animation est un duo gagnant entre volonté/engagement politique et apport technique, d où l évolution du couple initial directeur/président vers un couple pluriel équipe salariée/équipe élue.» Les chantiers à poursuivre au sein du RNMA, il serait intéressant de capitaliser et de diffuser les formes de mobilisations et les pratiques qui fonctionnent bien. Atelier 3 : La fonction accompagnement L'accompagnement ne peut se résumer à la fonction de conseil, à la réponse à la question de l'association. Les différents services développés par les Maisons offrent une capacité de réponse multiple et de suivi dans le temps. En effet, l'appui individuel ou collectif, la formation des bénévoles, le suivi de la paie et de la comptabilité, l animation d'un centre de ressources, la connaissance du réseau local sont d'autant d'outils au service d'une offre d'accompagnement adaptée à chacun des besoins des associations. Pour rester utile, cette fonction doit s'adapter, voire anticiper, les évolutions et les besoins du monde associatif. Cela demande aux Maisons de relever plusieurs défis : repenser certaines fonctions et d'adapter le fonctionnement de certains services, former les professionnels à l'acquisition de compétences nouvelles et assurer une veille sectorielle, connaître le réseau d'acteurs et son environnement pour rester en capacité d'orienter vers l'interlocuteur adéquat C'est pourquoi, il est nécessaire de se doter d'outils pour anticiper les évolutions de ces fonctions, via la mise en place d'une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 8/22

9 Les chantiers à poursuivre au sein du RNMA, il serait intéressant de développer une vision commune des enjeux et des besoins du monde associatif, notamment en s'appuyant sur les dynamiques d'observation des tissus associatifs locaux pour partager cette connaissance. Pour favoriser la qualification des professionnels, il serait intéressant de construire un référentiel de la fonction d'accompagnement. Enfin, il conviendrait de valoriser l'important travail des MDA qui appuient au quotidien tout type d'associations. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 9/22

10 Labo 2 : Nouveaux projets, Nouveaux Métier : Comment anticiper les évolutions et favoriser le changement? Les ateliers : nouveaux projets, nouveaux Métiers : comment anticiper les évolutions et favoriser le changement? Objectif : Définir les moyens à se donner pour animer une véritable dynamique projet propice à l innovation et aux changements, tant au sein de nos Maisons (ou services vie associative) qu au sein du RNMA. Atelier 1 : Prévoir l adaptation des emplois et des compétences, un enjeu pour l évolution de nos projets? La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, une méthode à adopter dans nos Maisons pour dynamiser nos projets? Quelles sont les pratiques de nos Maisons, quels sont les besoins? Quelles sont les pratiques mises en œuvre dans les réseaux associatifs? Travailler en réseau sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) : un enjeu pour le RNMA et ses membres? La GPEC consiste à mettre en cohérence des projets individuels de formation des salariés avec le projet global de développement. La GPEC est l'adéquation entre un projet individuel (projet du salarié) et un projet collectif (projet de la structure) ; le projet de la structure devant rester le centre de la démarche. Les salariés seront d'autant plus motivés que la compréhension du projet et l'implication dans la vie de la structure seront importantes.» Cette démarche nécessite une vision globale et prospective de l'évolution de sa structure, Une difficulté fréquente est de ne pas mener un raisonnement global. Le plus souvent il y a une entrée fiche de poste», et une commission de recrutement est mise en place. Or il faut vraiment analyser les compétences en fonction du projet associatif (...)» Et savoir se doter des outils nécessaires au bon fonctionnement d'une démarche de GPEC. Cartographie des processus, référentiels métiers, fiches de poste, bilan de compétences, formations, etc.» Et procéder par étapes : RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 10/22

11 1. analyse de la situation cible avec identification des problématiques et analyse de la situation actuelle afin de mesurer les écarts entre ce qui est attendu et l existant ; 2. élaboration du plan d'action ; à partir de la mesure des écarts, définition des ajustements et identification des outils permettant de réduire ces écarts ; 3. mise en œuvre et suivi des actions en insistant sur l'implication des salariés dans la démarche ; mise en place de groupes de travail destinés à développer la méthodologie et d'un comité de pilotage responsable de la validation de la démarche et de son suivi. Bien que chronophage dans la phase de mise en place, la GPEC peut s'avérer très efficace une fois rodée, à condition qu'elle s intègre au projet de la MDAS. La mise en place de la GPEC demande du temps, des efforts, mais ensuite ce processus fait gagner énormément de temps. Il est intéressant de mutualiser des outils, de les adapter ; par contre, leur appropriation est difficile.» Chantier à poursuivre au sein du RNMA, il serait intéressant d'appuyer ses membres sur la mise en place de démarche de GPEC au sein de leur structure mais également, de penser une GPEC au sein du RNMA. Pour ce faire, la première étape est de produire un référentiel des fonctions et compétences pour, par la suite, faciliter la mobilité dans le réseau. En parallèle, la mutualisation des outils RH existants favoriserait une culture commune en matière de ressources humaines. Atelier 2 : Comment favoriser l'évolution individuelle des personnes en l'articulant avec l'évolution du projet collectif? Comment motiver pour maintenir la dynamique du projet? Comment encourager et accompagner l évolution des compétences? Comment faire émerger une dynamique entre les membres de l équipe? Comment permettre un contexte favorable aux initiatives et à la créativité? Motiver pour maintenir la dynamique La dynamique individuelle est fortement liée à la dynamique collective au sein de la majeure partie des maisons. Le développement d une culture associative commune facilite le partage des valeurs au sein de l'équipe composée de salariés et de bénévoles. - Différents outils participent à la convergence des deux dynamiques : fiches de postes très clairement rédigées avec adjonction de lettres de mission et organigramme de l association, projet associatif remis et commenté par les élus de l association au nouveau salarié, etc Les administrateurs parlent du projet associatif lors du recrutement, car nous avons pointé le fait que les recrutements devaient être réalisés par les administrateurs et le directeur.» - Des méthodes innovantes sont utilisées pour faciliter l interrelation entre les différents métiers et les différents publics au sein des MDA : Réunions métiers» pour motiver le personnel et transmettre la connaissance des champs non couverts par la formation (ex : sensibiliser au fonctionnement associatif), réunions d'équipe hebdomadaire (ex. : réunion de 2 heures, sans ordre du jour, avec tour de table des salariés, le directeur concluant), débats sur des problématiques partagées entre au moins 3 personnes de l'équipe (ex : chaque salarié expose 3 problématiques, propose la moitié d'une solution concernant l'une de ces 3 problématiques, et indique des délais de réalisation ; le relevé de décisions est rédigé collectivement). RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 11/22

12 La dynamique ne peut être maintenue qu à condition de préserver des lieux et espaces d échanges et de rencontres entre les salariés, dirigeants et élus de l association» Dans la phase d'évolution du projet de la MDA, le portage et la construction doivent être partagés entre équipe salariée et équipe militante. A Saint-Nazaire, durant la période de refonte du projet de la maison, régulièrement des séminaires entre élus et techniciens ont été organisés. Nous avons pu avancer ensemble sur les perspectives d évolution et de changement à initier au sein de la structure.» Carole Orchampt, déléguée nationale du RNMA d'évolution de la structure. Permettre un contexte favorable aux initiatives et à la créativité Mélanger les problématiques et les experts s avère productif : faire intervenir une personne n'ayant aucune connaissance dans les finances sur des problématiques financières ; les modalités de réflexion de cette personne seront moins cloisonnées, ce qui permettra d'ouvrir des champs d'exploration intéressants. Côté outillage, même si l utilité d outils tels que les relevés d activité n est pas à prouver, il faut les utiliser avec précaution, en veillant à interpréter systématiquement les données collectées. Encourager et accompagner l'évolution des compétences Toute évolution individuelle est à prendre en compte dans l évolution du système (groupe//association). Elle est abordée à minima lors de l entretien annuel dont l utilité est de vérifier la mission du salarié et l'adéquation de cette mission avec le projet Il faut veiller lors de ces temps de rencontre avec le salarié à ne pas aborder les questions d'évolution salariale car c'est souvent un sujet de discorde qui crée une insatisfaction. L entretien annuel est un véritable outil de régulation et de prospective qui doit se limiter à trois grands domaines : l évaluation, le management et la formation». Chantier à poursuivre au sein du RNMA - poursuivre l inventaire, la collecte et la mutualisation des outils RH utilisés par les MDA - mesurer les écarts de pratiques au sein des MDA et développer des formations ou accompagnements afin d aider les responsables de MDA à affiner leur connaissances et compétences dans le domaine de la gestion des ressources humaines. Atelier 3 : Nouveaux projets, nouvelles compétences : quel potentiel d innovations pour nos Maisons? L'atelier a mis en évidence la forte capacité des MDA à créer et à innover. Nos discussions ont mis en évidence la diversité actuelle des actions menées par les Maisons des associations et l'imagination qu'elles développent.» Au-delà des fonctions des MDA telles qu'elles sont classiquement définies (logistique, accompagnement, animation de réseaux), il est possible d'imaginer une nouvelle catégorisation : - la fonction de facilitateur de projets au cours de leur accompagnement, complétée par des informations sur la formation, les catalogues de ressources pour une mise en œuvre de projets, des logiciels, etc. ; RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 12/22

13 - la fonction de créateur de synergies par la mise en relation d associations ayant ou non le même type d'activité ; - une fonction qui semble émerger de plus en plus souvent et être de plus en plus revendiquée (paradoxalement moins par les Maisons associatives que les Maisons municipales), celle de catalyseur de citoyenneté ; elle recouvre une réflexion sur l'utilité des associations, leur rôle dans la démocratie locale, comment construire des rapports avec les élus et les autres corps constitués. L'innovation est liée au contexte et au territoire où naissent ces initiatives. Des initiatives, sur certains territoires, paraissent parfois innovantes alors qu'elles peuvent ne pas l'être pour d'autres territoires.» Cette capacité d'innovation est souvent le fruit de réflexion de terrain pour favoriser des initiatives inter-associatives et plurisectorielles. Le travail de décloisonnement des secteurs associatifs existants est important.» De nombreux exemples d'innovations ont été présentés lors de l'atelier tels que des groupements d'employeurs, des fonds de dotations, des systèmes de trésorerie mutualisée, des modes innovants d'animation et d'accompagnement du tissu associatif, etc. Alain Détolle (Faux-la-Montagne) Chantier à poursuivre au sein du RNMA, il serait intéressant de recenser ces initiatives, de les analyser et de favoriser leur essaimage dans le réseau. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 13/22

14 Table-Ronde : Comment accompagner le changement dans nos Maisons?» Analyser des situations vécues dans les associations pour les confronter aux principes et outils du changement dans les organisations Échanger et mutualiser pour se préparer à situer son action dans le contexte associatif. Situations de changement : Quels mécanismes sont en jeu? Quels types d accompagnement et à quels moments? Quels outils? Quels leviers? Les témoignages Paris : évolution des missions des Maisons Claire Jodry, DUCT (Direction des Usagers, des Citoyens et des Territoires), Sous-Direction aux Usagers et aux Associations, Bureau de la Vie Associative, Responsable de l'unité "Animation" : coordination des 20 maisons des associations parisiennes, dialogue avec les associations et conception d événements associatifs En 2001, la Mairie de Paris a créé une Maison des Associations par arrondissement. Les Maisons des associations parisiennes sont municipales. Il y a 20 Maisons des associations, une par arrondissement, ce qui était une volonté de l'équipe Delanoë avant les élections de (...) Il y avait des besoins importants repérés». Après quelques années de fonctionnement, la Mairie a souhaité penser l'évolution des missions des MDA. Je devais mettre en place un groupe de travail sur l'évolution des missions des Maisons des associations. Il y avait urgence, car une fois le temps de la fondation et celui de la construction terminés, l'adjoint au maire souhaitait fortement faire un bilan et réfléchir à l'évolution de ces structures» Le bureau de la vie associative fait donc un état des lieux de la situation. J'ai très vite repéré qu ils avaient un sentiment de solitude, d'isolement, de ne pas avoir été assez soutenus. ( ) Mais, un facteur facilitateur a été l'adéquation des Maisons à la démarche et l énorme envie de tout mettre à plat et d échanger collectivement sur le sens du travail.» Actuellement, deux orientations de développement ont été engagées. Renaud Drouy (Bourg-en-Bresse), Agathe Minne et Jocelyne Paccou (Dunkerque) - le développement de la mission d'accompagnement et de la mission de conseil, ce qui suppose un gros effort de formation qui devra s'inscrire dans un cadre englobant des partenaires, - rester fidèle à l'un des slogans en se situant dans une Maison de l'engagement de citoyens, en œuvrant en plus grande synergie avec les personnes travaillant sur les territoires des arrondissements (démocratie locale, direction de la politique de la Ville), afin de devenir un soutien plus fort à la mobilisation des citoyens sur chacun des arrondissements de Paris. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 14/22

15 Dunkerque : d'un service municipal à une Maison associative Jocelyne Paccou, Présidente de la Maison de la Vie Associative de Dunkerque Et Agathe Minne, directrice adjointe de la Maison de la vie associative de Dunkerque À l origine, la Maison des associations de Dunkerque était un service municipal ; elle est devenue associative en 2007.» La MDA a alors décidé d'associer les associations à ce changement. Les associations devaient accepter ce changement, pour cela il fallait les impliquer au maximum dans la démarche. L une des grandes questions était de faire comprendre aux associations qu'elles passaient d'une Maison purement de services où elles étaient consommatrices à une Maison qui les invitait à prendre la parole, à devenir actrices dans la vie démocratique de la ville. Un gros travail de concertation avec les associations a été réalisé.» Pour franchir le cap, la MDA a bénéficié d'appuis extérieurs. Cette étape a duré un an, elle a débouché sur l'installation dans les nouveaux locaux et l écriture du projet associatif. Une partie du personnel municipal ne souhaitant pas quitter les services municipaux, il y a eu embauche de personnel associatif. La possibilité pour le personnel de n'intégrer la Maison de la vie associative que s'il en avait envie fut un facteur facilitateur.» Un DLA a été demandé par la Ville de Dunkerque et nous étions très bien soutenus par la municipalité. Le RNMA était présent au cours de l année de changement, Henri Busnel a participé à l'écriture du projet associatif et à l'élaboration de fiches de poste.» La MDA a du construire un projet et le faire évoluer.» Même si le projet a été bien défini, au bout de 5 années il faut faire le point, analyser les problèmes rencontrés. Il faut prendre soin non seulement d'élaborer un projet, de se donner régulièrement des orientations, mais aussi de se munir d'outils de suivi.» Grégory Autier (Hérouville-Saint-Clair) Bourg-en-Bresse : l'arrêt d'un service Renaud Drouy, Directeur de l AGLCA (agence de gestion de liaison et de conseils aux associations) de Bourg-en-Bresse Le service de reprographie était proposé aux associations, aux administrations et collectivités locales. Au bout de quelques années la direction a constaté que ce service déclinait ; en 2006 la situation financière était catastrophique, car son déficit mettait en péril la gestion de l'ensemble de la Maison.» Le Conseil d'administration s'est alors interrogé sur la situation. À l'époque, une question urgente relevait de la pertinence du service par rapport à la situation du territoire : le service proposé répondait-il encore aux besoins des associations et des collectivités? Quelle place pour un service marchand par rapport aux autres services d une Maison des associations?» L implication des administrateurs est un point positif, mais elle n apparaît parfois que lors d une crise.» La MDA a dû prendre des décisions rapides et faire évoluer le service. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 15/22

16 L'une des décisions a été de créer un centre de ressources, un espace documentaire devenant le poste de travail de l une des salariées du service reprographie ; elle a suivi une formation technique à ce nouveau poste. Cette évolution lui a été très difficile, car le changement fut trop brutal. L'aspect négatif fut l'urgence, et je pense que dans une telle situation, il aurait fallu du temps.» Mais, ces changements structurels ne sont pas sans conséquence. Un profond changement a beaucoup de répercussions, 5 ans après, nous devons encore gérer cette situation. Les salariés de l'ancien service reprographie se sont sentis dépossédés de leur outil de travail et en quelque sorte trahis par les autres services. La fracture est réelle entre les services techniques et ceux de la Vie associative.» Saint-Nazaire : le développement d une maison Patrick Perrin, trésorier de Saint-Nazaire Associations La structure de départ était très institutionnelle, c'était un Office municipal de l animation et de la culture (OMAC) dont le but unique était la création d'un parc de location de matériel son et lumière. Au fil du temps cette structure a évolué vers une association Loi 1901 qui a pris le nom de Saint-Nazaire associations et s'est orientée vers l éducation populaire, avec la création d'un atelier d'imprimerie où les adhérents réalisaient leurs sérigraphies.» La MDA s'est alors développée en créant plusieurs services, en concertation avec les partenaires locaux. Au fil du temps, les besoins des associations nous ont amenés à créer de nouvelles activités : en plus de l'imprimerie, il y a eu un service de comptabilité pour les associations, un service d aide juridique, les infographistes ont complété le service de l'imprimerie, des journalistes participent à la création du journal associatif distribué sur l'ensemble du territoire de l'arrondissement nazairien.» Les évolutions ont toujours eu lieu en collaboration avec les associations, les élus et les services techniques de la Ville, ainsi que les autres partenaires (Conseil général, Région). Le risque était surtout de perdre l'identité de la structure.» La conférence Animée par Agnès Coiffard, hors saison - Le temps FORmation Les limites du changement Marie-Christine Guillaume (Marseille) et Annie Bérardo (Aubagne) Il est possible de représenter l'environnement de la personne comme la partie émergée d un iceberg : la partie émergée est très petite par rapport à l ensemble, mais il est possible d'agir assez facilement sur elle. Les niveaux immergés correspondent : - aux comportements, à la façon dont un logiciel va être utilisé, et elle varie d'une personne à l'autre ; - aux croyances et représentations, certains pensent ne pas avoir à faire le ménage de leur local, car d'autres personnes sont payées pour le faire ; il s'agit de la représentation du monde qui nous entoure, de notre structuration de l'environnement. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 16/22

17 Les leviers du changement Selon la théorie de Bruno Jarrosson (voir bibliographie en fin de document), il existe 3 leviers de changement : - l'autorité qui n'est pas toujours très efficace, mais souvent utilisée ; - la persuasion, mais attention, elle relève du c est bon pour toi» ; elle a des limites, car elle est liée à suis-je vraiment persuadé qu'il est bon pour moi d'arrêter de fumer» ; - l'action, qui est très utilisée lors de processus en étapes, des engagements étant pris lors d'une étape pour la suivante, le changement a commencé, car des actions sont mises en œuvre. Les formes naturelles de résistance au changement Il existe différentes formes de résistance au changement : - l'inertie ; la personne bloque, ne veut rien faire ; - l'argumentation ; la personne se lance dans des discussions sans fin ; - la révolte, qui peut donner naissance à des contre-projets parfois intéressants et débouchant sur des remises en cause positives ; - le sabotage ; certains mouvements sont des spécialistes du sabotage, leur but étant cependant de faire avancer la réflexion. La résistance n'est pas toujours négative, et si vous avez un regard intéressé sur une personne qui résiste, vous pourrez voir si elle peut apporter sa pierre à la construction du projet. Manager en situation Pour aborder la gestion des personnes, une notion simple et intéressante est de prendre en compte 2 dimensions d'une même personne. Il a beaucoup été question de l'évolution des compétences et dans cette évolution doit se trouver la motivation. Les compétences plus la motivation vont construire l'autonomie. Changements de comportement Le changement n'est pas immédiat et il existe des étapes dans ce processus : L'intention, la préparation et à ce stade la personne va chercher des informations, évaluer les incidences et les conséquences. Une fois l'action en cours, l'étape suivante sera celle du maintien, car il existera des incidents de parcours donnant envie de retourner en arrière ; il faudra analyser les points positifs et les points négatifs liés au changement. La dernière étape sera celle des problèmes résolus, des actions mises en œuvre et intégrées. Pour faciliter la dynamique de changement, il faut aider à la compréhension et repartir de la base : toujours commencer par donner un sens, afin que chacun puisse se situer. Comment accompagner un changement de comportement? Il faut prendre garde au fait qu'il n'existe pas de stratégie miracle, il faut faire du sur-mesure lorsqu'il s'agit du changement d'une personne. Il faut éviter de : - se retrouver juge et partie (par exemple lors des entretiens d'évaluation centrés sur l'évolution d'une personne) ; - ne pas tenir compte des enjeux et des risques individuels ; ce point est d'autant plus important que vous n'avez jamais la même grille de lecture ; pour votre interlocuteur changer son horaire RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 17/22

18 d'un quart d'heure peut être une catastrophe, alors que vous pensez qu'il lui suffira de prendre le bus suivant ; il faut prendre en compte les enjeux et les risques individuels ; - ne pas communiquer que sur l'objectif ; il faut également communiquer sur la façon de travailler, sur l'histoire de l'évolution afin de ménager les susceptibilités. Pour améliorer le suivi du changement (organisation liée à la personne), il faut : - la proximité ; partager une même vision, le travail sur le projet associatif doit être entrecoupé de manifestations conviviales ; vous pouvez croire à une proximité acquise, alors que cela ne sera pas le cas de votre interlocuteur qui peut vous craindre, à cause de votre aura, de votre statut, ce qui pourra l'empêcher d'évoluer, de mettre cartes sur table ; - la reconnaissance et des incitations ; les incitations correspondent au suivi et à l'intérêt porté aux tâches ; les outils de suivi sont importants pour le prévisionnel, mais également pour la reconnaissance ; il faut savoir combien la personne a géré de dossiers et de quels types ; - les formations ; - le contrôle des processus ; comment se passent les achats, par exemple ; souvent la capacité de faire voir à tous les acteurs que l'on connaît et que l on contrôle les processus est rassurant ; le contrôle des processus doit être collectif et pas un enjeu de pouvoir ; - le soutien par la présence d'une tierce personne ; avoir des regards croisés ; - la simplicité du moyen de diffusion de l'information et son accompagnement par un retour d'informations ; il faut prévoir des espaces d'expression parfois anonyme sinon confidentielle. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 18/22

19 Restitution Traditionnellement, la dernière demi-journée des rencontres nationales du réseau permet de faire le bilan et d'identifier les apports de ce temps fort de la vie du RNMA. Introduction du Président, Luc de Backer Qu'est-ce-que l'évolution dans le contexte de nos Maisons, du monde associatif très mouvant et incertain? Comment s'adapter à cet avenir que nous ne maîtrisons pas? Six d'exigences pour le RNMA et les Maisons des associations: Compétences professionnelles Plus que jamais, nous serons reconnus dans nos Maisons et au niveau national si nous avons une compétence professionnelle de haut niveau. Les difficultés des associations font que nous n'avons pas le droit à l'approximatif ou au bricolage. De même au niveau national, si nous souhaitons tenir notre place par rapport à des partenaires tel que le DLA, il faut que nous soyons à la hauteur des exigences professionnelles. Il est donc question de la formation et de la qualification de nos agents sur la dimension d accompagnement qui demande une haute technicité. L'offre de formation initiale est inexistante, et faible en matière de formation continue ; et ce constat est partagé par nos partenaires (Avise, La Fonda, France Bénévolat, etc ). Le RNMA a donc un travail important pour proposer une offre de formation et trouver des partenaires. Seul, le réseau n'a pas la capacité de monter des cycles complets de formation. Et l'accompagnement est une compétence partagée. Il est également nécessaire de produire de l'outillage pour l'accompagnement et l'animation ; à l'image du référentiel d'accompagnement des petites et moyennes associations employeurs. Clarté et de lisibilité Nous avons été plusieurs à apprécier hier la manière d'alain Détolle pour présenter les trois grandes fonctions de nos Maisons : facilitateur de projets, créateur de synergies associatives et catalyseur de citoyenneté. Il est primordial d'écrire son projet de Maisons, quel que soit son statut ou son histoire. La réflexion doit être au cœur de nos Maisons, dans la rencontre entre les acteurs associatifs, les techniciens et les élus. Capacité d'adaptation ou de résistance aux évolutions du contexte Pour s'adapter, il faut d'abord comprendre les évolutions et s'insérer dans les partenariats locaux. La Maison ne doit pas s'enfermer ; elle doit dialoguer avec les autres services municipaux, les partenaires sur le territoire (maison de l'emploi, centres sociaux, MJC, etc ). Anticipation et l'innovation Be rnard Poignant, maire de Quimper et Luc de Backer, président du RNMA Il faut lier la stratégie au projet et faire de sa stratégie un outil au service du projet. La stratégie, c'est être capable d'avoir un coup d'avance. Il faut être en phase avec son environnement en faisant de la veille juridique, législative pour sentir les évolutions. En lien avec le point précédent, il faut s'interroger sur la manière d'utiliser» nos partenaires. Il est important de construire des alliances sur nos territoires, de prendre appui sur leur propre force et éventuellement, les former. Par exemple, provoquer des temps de rencontres élus, techniciens municipaux et associations permet de développer cette culture et cette connaissance communes pour agir sur la réalité. RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 19/22

20 Audace Pour entraîner, motiver, il faut oser si nous souhaitons que nos Maisons soient ces lieux d'initiatives et d'innovations. C'est possible si nous prenons appui sur notre projet, si la stratégie est claire. Mais, il s'agit de réaffirmer la dimension militante, c'est-à-dire de penser que la vie associative est utile à l'évolution de la société, qu'elle permet à nos concitoyens de vivre mieux, de créer du lien social. Cette dimension permet de faire évoluer son équipe, les partenaires, les élus. Il faut donc avoir l'audace d'évoluer, de résister et de se remettre en cause, y compris quand tout va bien. Confiance Dans nos Maisons, même si nous sommes très professionnels et techniques, nos métiers sont dans la relation. Il est donc essentiel d'établir la confiance : entre le directeur et son président, ou son élu de référence, entre le directeur et ses salariés autour du projet de Maison entre la Maison et ses partenaires sur le territoire dans une logique de complémentarité entre la Maison et les collectivités Et bien évidemment, entre les Maisons et les associations Il faut donc s'interroger : comment faire pour que les salariés de nos Maisons soient des acteurs et non pas des figurants? Comment faire de nos associations des associés et non pas des assujettis? Je pense que l'on gagne à responsabiliser les personnes, même si cela prend du temps. Pour faire le lien avec le thème abordé lors des rencontres de Strasbourg, la confiance se crée par la forme de gouvernance et pour cela, il faut associer les salariés, les associations, les partenaires, etc Ce sont quelques exigences formulées à nos Maisons et à notre réseau pour inventer des voies nouvelles. Bilan La forme des rencontres Vu le nombre grandissant de participants, la forme des rencontres doit évoluer. Les riches échanges en ateliers ont été appréciés alors que la table-ronde a semblé décevoir. Le réseau devrait peut être valoriser les ressources qu'il a en interne pour animer les rencontres. Régulièrement lors du bilan des rencontres, nous fustigeons les animateurs extérieurs. Je crois que la matière, nous l'avons entre nous et que nous sommes capables d'animer, de restituer ; nous sommes, nous-mêmes, dans nos pratiques professionnels, des intervenants. Mais pour cela, il faudrait qu'on prenne plus de temps sur la préparation des rencontres». Les restitutions d'ateliers ont été appréciées mais semblent pouvoir être améliorées. Le réseau pourrait être plus inventif dans la forme de ces restitutions. Sur les restitutions, j'ai été frustré. Je pense que nous aurions dû réfléchir avec les animateurs sur la manière de présenter l'atelier et les témoignages clés. Nous aurions pu interviewer certains participants de l'atelier pendant la restitution. Cela m'est venu après coup, mais nous pourrions être beaucoup plus innovant.» La thématique a concerné une large majorité de participants. Pour aller plus loin, elle aurait demandé à être plus précise. Il existe différentes manière d'aborder la question : les changements contraints, les changements prévus, les stratégies par rapport au changement, les changements liés à des crises inévitables, etc» 1. Capitaliser l'information RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 20/22

21 La question de la capitalisation des informations et des enseignements des rencontres est également préoccupante, d'autant plus que le travail en atelier démultiplie cette information. Je m aperçois que le travail en commun est très riche, que nous sommes de plus en plus nombreux, que nous découvrons mieux nos diversités. Ma problématique est de faire partager ces enseignements aux autres administrateurs, aux salariés de nos Maisons, aux élus locaux.» Le recours aux nouvelles technologies peut être une façon de mieux partager le travail lors de ces rencontres. Pour diffuser et capitaliser, nous avons des moyens techniques nouveaux : la vidéo, la retranscription automatique via des logiciels ad hoc, la diffusion en direct sur le web ( streaming»). Il nous faut plus utiliser ces nouvelles technologies.» 2. Les prochaines rencontres de Bourg-en-Bresse Ces rencontres nationales du RNMA auront lieux du 4 au 6 décembre 2012, à l'aglca (Agence pour la Gestion, la Liaison et le Conseil aux Associations), maison de la vie associative de Bourg-en- Bresse. La thématique sera celle de l'accompagnement. Auparavant, on parlait de conseil, d'appui, désormais, on parle d'accompagnement et il serait bon qu'on s'interroge sur cette notion. Je ne pense pas que nous chercherons à apporter une définition de l'accompagnement mais nous échangerons nos pratiques.» Il me semble important de rappeler que la mission des Mda est d accompagner toutes les associations. Nous avons trop tendance à confondre accompagnement et associations employeurs.» Rappel du calendrier des prochaines rencontres : décembre 2012 : Bourg-en-Bresse mai 2013 : Marseille novembre 2013 : Paris mai 2014 : Caen, Hérouville-Saint-Clair décembre 2014 : Tourcoing mai 2015 : Faux-la-Montagne Bibliographie Bruno jarroson, Pourquoi c est si dur de changer?, (avec Bernard Jaubert et Philippe Van den Bulke), Dunod, 2007 Vincent Lenhardt, L Intelligence collective en action, coauteur avec Philippe Bernard, éditions Village mondial, 2005 RNMA rapport des Rencontres de Quimper mai 2012 Page 21/22