Comment procéder pout dématérialiser vos bulletins de paie

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1 Comment procéder pour dématérialiser vos bulletins de paie 2014 Comment procéder pout dématérialiser vos bulletins de paie Contenu Présentation... 2 Principe de la dématérialisation... 2 Les étapes de la génération du fichier de dématérialisation de la paie... 2 La préparation des pièces justificatives... 2 La sélection des bulletins à dématérialiser... 2 La gestion des pièces jointes... 3 La gestion des évènements... 4 La génération du fichier de dématérialisation... 5 Le transfert en compta et la gestion des PJ sur les mandats... 6 Document publié par Stéphane RIGOULOT, service informatique septembre 2014

2 Présentation Principe de la dématérialisation Dans le cadre du projet de modernisation de l'administration publique, les collectivités et établissements publics locaux ont la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie afin de les transmettre au trésorier et à la chambre régionale des comptes. Dématérialiser ces données limite l'utilisation et l'envoi de papier : au lieu de transmettre en trois exemplaires les bulletins papiers, les éléments sont envoyés sur un support magnétique ou un courrier électronique. i Accès : bureau Cycle de paie bloc Post-paie rubrique Dématérialisation option Dématérialisation des bulletins puis Les étapes de la génération du fichier de dématérialisation de la paie La préparation des pièces justificatives Cette étape consiste à joindre des pièces au dossier de l'agent et à préparer des pièces justificatives supplémentaires (par exemple des états de caisses). La sélection des bulletins à dématérialiser Cette étape permet de sélectionner les bulletins d'une période de paie, pour une collectivité donnée, et de gérer la dématérialisation par établissement et éventuellement par train de paie. 2

3 La gestion des pièces jointes Pour chaque bulletin d'un agent une liste de pièces justificatives est proposée : arrêtés ou pièces jointes au dossier de l'agent, Vous pouvez supprimer les pièces que vous ne souhaitez pas joindre. Vous pouvez ajouter des pièces justificatives qui n'étaient pas jointes au dossier de l'agent dans e.paie (par exemple un fichier pdf qui vous a été envoyé tardivement) Tout d abord selon le cas, filtrez correctement la liste à l aide du menu déroulant : Une fois la liste des agents obtenues, sélectionner l agent à qui vous souhaitez joindre une pièce dans la partie de liste des agents. Dans le cadre «Pièces jointes», vous aurez la possibilité de : : parcourir votre ordinateur pour attacher un fichier justificatifs du bulletin de l agent pour ce mois (fichier au format word, excel, pdf,tiff, jpg). : Supprimer la pièce de la liste. : visualiser le fichier. Pour joindre des états justificatifs, vous les associerez au bulletin d'un agent : Exemple : pour joindre l'état des caisses URSSAF, vous l'avez édité, exporté au format pdf et enregistré sur votre machine dans l'étape "Préparation des pièces justificatives". Vous ajouterez ici en pièce justificative ce fichier pdf sur n'importe quel agent (le 1er par exemple). 3

4 La gestion des évènements Pour être conforme aux préconisations de la Direction Générale des Finances Publiques, vous devez transférer les évènements relatifs à chaque agent lors de la dématérialisation des bulletins de paie. Un paramétrage permet d'indiquer les évènements à prendre en compte dans la dématérialisation. Cependant si vous ne passez pas par le bouton Gestion des évènements, aucun évènement ne sera transmis dans le fichier de dématérialisation. Vous pouvez également, avant de lancer la génération du fichier de dématérialisation des bulletins ajouter, modifier ou supprimer un ou plusieurs évènements pour chaque agent. Faites pour accéder à l événement ou les événements pour l agent sélectionné. Vous obtiendrez la fenêtre suivante : 4

5 La génération du fichier de dématérialisation Le traitement commence. puis À la fin du traitement, il vous sera proposé de choisir un répertoire pour l enregistrement du fichier dématérialisé. Faire «OK», puis sur la fenêtre ci-dessous, faire «Oui». Sur cet écran, utilisez le bouton pour parcourir votre ordinateur et sélectionner le répertoire d enregistrement Au terme du traitement, si vous avez effectué la dématérialisation avec des pièces justificatives, un fichier Zip est automatiquement généré. Ce fichier contiendra : le fichier de dématérialisation des bulletins au format xhl, l'ensemble des pièces justificatives associées regroupées dans un dossier "PJ". Dans le cas d'une dématérialisation sans pièces justificatives, seul un fichier xhl est généré. Ce cas ne devrait pas se présenter sauf si vous n avez pas d état de caisses ni de pièce justifiant un événement ou une prime à transmettre sur le mois en cours. 5

6 Le transfert en compta et la gestion des PJ sur les mandats Depuis la vers 6.70 d e.paie et à condition d utilisez le produit de gestion financière «emagnus gestion financière 2009», le fichier dématérialisé est automatiquement transmis avec vos mandats en comptabilité. Vérifiez votre paramétrage : Accès : bureau Outils et configuration bloc Configuration COMPTABILITE option Configuration du logiciel de comptabilité Sur cet écran, vérifier tout d abord le logiciel de comptabilité, deux cas : vous utilisez le logiciel «emagnus gestion financière 2009», cocher la case vous n utilisez pas le logiciel «emagnus gestion financière 2009» mais «Gestion Financière», cocher la case i Pour tout renseignement complémentaire : par mail à ou par téléphone

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