UN PLAN POUR UNE ADMINISTRATION EXEMPLAIRE

Transcription

1

2 UN PLAN POUR UNE ADMINISTRATION EXEMPLAIRE L Agenda 21 et le Plan Climat répondent à la volonté des élus de faire de GPSO un territoire innovant et exemplaire, en maintenant l équilibre entre une forte dynamique de développement et la valorisation du cadre de vie de ses habitants. Cette exemplarité a été reconnue par le Ministère de l Ecologie, puisque notre projet est labellisé pour 3 ans «Agenda 21 local France» depuis le 22 février Cette reconnaissance permet de mesurer la qualité du travail entrepris, mais impose également des obligations si GPSO souhaite conserver ce label national. C est pourquoi il est aujourd hui prioritaire de réaliser notre Plan d Administration Exemplaire, qui constitue le volet interne de l Agenda 21 et du Plan Climat. J ai donc demandé à l «Equipe Projet Agenda 21», composé des pilotes des actions de l Agenda 21 communautaire, et qui représentent ainsi l ensemble des directions de GPSO, d élaborer des propositions d actions pragmatiques et évolutives. Ce document est le résultat du travail fourni par cette équipe. Il engage désormais notre administration dans la voie de l innovation, de la responsabilité et de la cohérence avec les politiques publiques qu elle mène à l échelle du territoire communautaire. Les actions finalement retenues dans ce Plan constituent bien une première étape dans un processus qui s inscrit par nature dans le long terme. Ce Plan doit par ailleurs tenir compte des contraintes d ordre budgétaire qui incombent à tous nos projets. Nous mesurerons chaque année les résultats de ce Plan, afin de pouvoir l adapter et l enrichir régulièrement, et ainsi progresser collectivement de manière continue. Je compte sur l engagement de tous dans cette démarche interne de développement durable pour assurer sa réussite et rendre notre administration toujours plus exemplaire! Christian CAMARA Directeur Général des Services 2

3 Sommaire Agenda 21 : Axe6 FAIRE DU GRAND PARIS SEINE OUEST UNE INSTITUTION EXEMPLAIRE Grand Paris Seine Ouest s engage à montrer l exemple, et pour ce faire être exemplaire dans ses pratiques, son fonctionnement et la gestion de son patrimoine EDITO SOMMAIRE MODALITES D ELABORATION DU PAE I. RENFORCER UNE POLITIQUE DES RESSOURCES HUMAINES DURABLE I.1 Créer un service d accompagnement social I.2 Fédérer un sentiment d appartenance à GPSO I.3 Améliorer la communication interne I.4 Préserver la santé via les conditions de travail I.5 Contribuer à l évolution professionnelle des agents II. RENDRE L ADMINISTRATION DURABLE ET INNOVANTE II.1 II.2 II.3 II.4 Elaborer un Plan de déplacements d administration Développer les achats durables Faciliter l usage des nouvelles technologies numériques Intégrer l aspect énergie-climat dans le fonctionnement de GPSO III. REDUIRE ET TRIER LES DECHETS DE G PSO III.1 III.2 III.3 Mettre en place le tri des déchets dans tous les services Réduire les déchets produits par GPSO Etudier une filière de réutilisation des biens déclassés par GPSO IV. DIFFUSER ET SENSIBILISER IV.1 Faire adhérer les agents de GPSO au PAE 17 GPSO Agenda 21 Plan d Administration Exemplaire Fiche action 3

4 MODALITES D ELABORATION DU PLAN D ADMINISTRATION EXEMPLAIRE 31 mars 2011 Adoption de l Agenda 21 Avril 2012 Mission confiée par le DGS à l équipe projet Agenda 21 pour rédiger un projet de PAE Mars 2013 Adoption du PAE 26 octobre 2012 Forum ouvert : méthode retenue et appliquée pour élaborer le programme d actions 4

5 Action I-1 Créer un service d accompagnement social La Direction des Ressources Humaines étudie un projet de mutualisation entre GPSO et les villes d un service de médecine professionnelle qui comprendra un poste d assistance sociale. Ce projet a d ores et déjà obtenu l accord de principe du Comité Technique Paritaire et devrait être mis en œuvre dans le courant de l année 2013 au bénéfice de tous les agents de GPSO. Concrétiser le projet de mutualisation du service de médecine professionnelle et d accompagnement social Informer largement les agents de GPSO et valoriser l action entreprise par la DRH Service référent : Direction des Ressources Humaines Nombre d agents accompagnés Action Concrétiser le projet de mutualisation du service de médecine professionnelle et d accompagnement social Valoriser l action entreprise par la Direction des Ressources Humaines en la matière Accompagner les agents dans leurs démarches personnelles (juridiques, financières, recherche de logement, montage de dossiers administratifs, etc.) et professionnelles Développer la solidarité de GPSO envers ses agents pour améliorer le sentiment d appartenance et la qualité du service public rendu. GPSO Agenda 21 Plan d Administration Exemplaire Fiche action 5

6 Action I-2 Fédérer un sentiment d appartenance à GPSO GPSO organise chaque année les vœux pour l ensemble du personnel lors d une cérémonie conviviale en présence du Président. Par ailleurs GPSO a organisé une première Assemblée Générale du personnel en 2011 et un séminaire des cadres en Le Flash Info délivre régulièrement une information transversale qui permet de mieux connaître les actions des services de GPSO. Enfin tout nouvel agent intégrant les effectifs de GPSO bénéficie d un temps spécifique pour découvrir le territoire et les différents services et missions de GPSO. Impliquer des «référents» dont le rôle sera de : développer le sentiment d appartenance à GPSO et l esprit d équipe, organiser des temps de rencontres et d échanges entre les directions Agent référent : Julie BACH Prévoir une réunion dès que possible avec les membres de l équipe Agenda 21 intéressés et des représentants de la DRH pour préciser le rôle de référents, définir un mode de fonctionnement et le positionnement de l encadrement dans cette action Groupe de pilotage : groupe de référents + représentant de la Direction des Ressources Humaines Mettre en place ce groupe de référents à l échelle de GPSO : un comité de direction désignera les référents sur proposition des directions lors du 1er trimestre 2013 Groupe de référents créé, nombre d actions nouvelles mises en œuvre Développer le sentiment d appartenance et favoriser l épanouissement personnel et collectif, en complément de l action de la DRH et sans empiéter sur les prérogatives des représentants du personnel Améliorer les échanges d informations entre les services et la connaissance du travail des autres Constituer un groupe de référents désignés par toutes les directions de GPSO et validés par le comité de direction générale, après avoir précisé leur rôle et mission avec la DRH Élaborer de nouvelles pistes d amélioration 6

7 Action I-3 Améliorer la communication interne GPSO dispose de deux supports de communication interne : le flash-info reçu par tous les agents et l Intranet. Une webmaster a été recrutée pour développer les fonctionnalités «web» de GPSO, et notamment pour mettre à jour et animer l Intranet. La DRH étudie de son côté une possible évolution du Flash-Info. Par ailleurs l audit des services techniques a abouti à la mise en œuvre d un plan d actions qui repose sur des axes d amélioration de la transversalité et de la communication interne. Il s agit donc de mettre en commun ces différentes réflexions pour améliorer globalement la communication entre les services de GPSO. Créer un groupe de travail avec pour mission d améliorer l impact des supports de communication interne existants (notamment par le biais de l innovation) Agent référent : Valérie LENAIN Proposer une nouvelle animation et un nouveau pilotage des missions de communication interne Organiser à nouveau des évènements fédérateurs : assemblée générale du personnel, vœux, séminaire des cadres, etc... Groupe de pilotage : avec des représentants de chaque direction, en particulier des représentants de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction de la Communication Groupe de travail créé, évolution des supports de communication interne et de leur pilotage Fluidifier les échanges et la connaissance entre les directions, à travers une meilleure information interne, sans forcément développer de nouveaux moyens de communication spécifiques Donner du sens et de la cohérence à l action publique Développer le sentiment d appartenance Créer un groupe de travail avec des représentants de chaque direction Proposer une nouvelle organisation de la mission «communication interne» GPSO Agenda 21 Plan d Administration Exemplaire Fiche action 7

8 Action I-4 Préserver la santé via les conditions de travail GPSO a défini parmi ses priorités l hygiène, la sécurité et l amélioration des conditions de travail de ses agents. Ainsi on retrouve cette priorisation dans le plan de formation adopté par GPSO pour ses agents, dans le travail très important de rédaction du Document Unique qui fournit une analyse des risques pour chaque poste de travail existant à GPSO et dans le plan de prévention qui découlera du Document Unique. On la retrouve également dans le plan d actions issu de l audit des services techniques Développer un volet supplémentaire au Document Unique : analyse par agent et par mission des impacts environnementaux et mise en place de mesures de substitution à étudier au cas par cas. Rapprocher la Direction des Ressources Humaines et la Direction de l Environnement pour envisager des mesures concrètes : o Associer les mesures en lien avec les actions environnementales type PPBE, PPA o Former les agents concernés aux impacts environnementaux sur la santé Associer le futur service de médecine professionnelle Volet supplémentaire adopté et nombre de mesures d adaptation mises en œuvre Services référents : Direction des Ressources Humaines et Direction de l Environnement Action Rapprocher la DRH et la Direction de l Environnement pour développer un volet supplémentaire sur les nuisances environnementales au travail, à compter du 2e second semestre. Étudier/Analyser les conditions de travail des agents et voir comment réduire les nuisances environnementales sur la santé des agents (en dehors de la sécurité du travail) Limiter les effets nocifs des conditions de travail sur la santé des agents en fonction des missions de chacun 8

9 Action I-5 Contribuer à l évolution professionnelle des agents La Direction des Ressources Humaines se base sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) pour accompagner l évolution professionnelle des agents de GPSO, avec une attention particulière accordée aux agents de catégorie C. Concrètement elle s appuie sur un plan de formation qui dispose d un budget annuel de , dont les deux principaux postes de dépenses concernent l hygiène et la sécurité au travail et la préparation aux concours. Et elle favorise la mobilité interne pour chaque poste vacant, grâce à l analyse des compétences dont elle dispose. Mettre en ligne sur le logiciel CIRIL NET RH toutes les fiches de postes et tous les organigrammes de toutes les directions de GPSO. Il s agit d assurer une meilleure visibilité des fonctions et des missions existantes, et de fait de permettre aux agents de prendre connaissance des diverses possibilités d évolution en interne. Améliorer la communication interne sur les postes ouverts à la mobilité interne en assurant un affichage systématique sur tous les sites de GPSO, et en particulier au sein des Directions de Proximité Rappeler que l un des trois axes majeurs du plan de formation est la préparation aux concours de la fonction publique territoriale pour continuer à inciter les agents à évoluer professionnellement Indicateurs d état : taux d employabilité et de mobilité ; nombre de formations Service référent : Direction des Ressources Humaines et perspectives pour 2014 Valoriser les actions de la Direction des Ressources Humaines Préparer les actions complémentaires à mettre en œuvre en 2014 : Favoriser l employabilité et la mobilité des agents Instaurer des temps spécifiques pour les échanges d expérience entre agents Créer des jurys blancs constitués d agents volontaires pour aider à la préparation des oraux Relancer l école de formation interne GPSO Agenda 21 Plan d Administration Exemplaire Fiche action 9

10 Action II-1 Elaborer un Plan de déplacements d administration La Direction des Moyens Généraux a mis en place, depuis le mois de décembre 2012, un nouveau système de gestion en pool d une dizaine de véhicules pour optimiser la gestion du parc automobile de GPSO, qui comprend par ailleurs 25 % de véhicules plus propres (essentiellement GPL). Elle va également expérimenter, au début de l année 2013 et avec l appui de 20 agents volontaires, un abonnement GPSO à AUTOLIB pour évaluer l utilité de cette offre complémentaire pour leurs déplacements professionnels. Monter un groupe de pilotage Définir et mettre en œuvre un plan d actions en différenciant les actions à court, moyen et long terme Suivre et évaluer Pousser la logique de gestion en pool du parc de véhicules GPSO Étudier l opportunité du déploiement d une flotte électrique (voitures et vélos à assistance électrique) Agents référents : Pilotage assuré en binôme entre le/la responsable du parc automobile et le/la chargé(e) de mission mobilité durable Groupe de pilotage : avec les Directions des Ressources Humaines, des Moyens Généraux, des Déplacements, de l Environnement, la mission Développement Durable et des référents par direction et par site. Litres de carburants économisés ; part des mobilités douces dans les déplacements travail-domicile ; part du covoiturage dans les déplacements travail-domicile ; aménagements créés pour faciliter l usage du vélo; kilométrage effectué en véhicules électriques... Rationnaliser les coûts de fonctionnement et réduire l utilisation des véhicules de service Déployer des déplacements respectueux de l environnement et alternatifs à la voiture Limiter l accidentologie Rendre GPSO exemplaire devant les entreprises auprès desquelles GPSO promeut le dispositif de Plan de Déplacements d Entreprise (PDE) Valoriser les premières actions mises en œuvre par la Direction des Moyens Généraux Monter un groupe de pilotage chargé d élaborer un plan d actions pour promouvoir les déplacements doux et limiter l usage des voitures Étudier spécifiquement l opportunité de déployer une flotte électrique 10

11 Action II-2 Développer les achats durables GPSO intègre des clauses environnementales et/ou sociales et privilégie des méthodes à impact environnemental faible dans un certain nombre de ses marchés (marchés de travaux, marché de transports, marché d entretien des espaces verts, marchés des moyens généraux, etc...). Préalable : obtenir la validation du bureau communautaire pour mettre en application une démarche globale d achats durables Ressources o Chargés d affaires à la Direction de la Commande Publique o 1 pôle ressources environnement (Direction de l Environnement) et 1 pôle ressources sociales (Direction du Développement Économique avec l appui de Seine Ouest Entreprises et Emploi) o Un comité de pilotage qui comporte 1 référent marché + 1 référent environnement + 1 référent social (appui SOEE) o Une équipe projet pour chaque marché pour le montage et le suivi de l exécution piloté par l acheteur qui s appuie sur les 2 pôles ressources Communication : o échanger entre les chargés d affaires de la commande publique et les services acheteurs à l initiation du marché et renvoyer le cas échant vers les pôles ressources o s appuyer sur les bonnes pratiques et les caractères transférables (visite de chantier d insertion réussie) o créer un réseau d échanges des acheteurs sur le territoire ou au-delà du territoire Outils : o o o Faire évoluer les fiches étapes et le guide de la commande publique Diffuser des cahiers pédagogiques sur les volets social et environnemental Se fixer une règle pour imposer aux titulaires des marchés de réaliser 1 bilan carbone de leur(s) prestation(s) Part des marchés passés en fonction de critères de durabilité Service référent : Direction de la Commande Publique Groupe de pilotage : un référent marché, un référent environnement et un référent social (appui SOEE) Monter un groupe de travail restreint avec un représentant de la Direction de la Commande Publique, un représentant de la Direction de l Environnement et un représentant de la Direction du Développement Économique (appui SOEE) pour mettre en place un pôle ressources pour les services acheteurs et proposer une évolution des outils de la commande publique Cibler deux marchés pilotes Favoriser l insertion sociale et réduire l impact écologique de l action publique GPSO Agenda 21 Plan d Administration Exemplaire Fiche action 11

12 Action II-3 Faciliter l usage des nouvelles technologies numériques GPSO a mis en place un certain nombre de logiciels métiers pour faciliter le suivi des travaux des services, et propose à ses agents des formations aux outils logiciels de base. Certaines expérimentations ont été réalisées sur le terrain dans le but d équiper notamment les contrôleurs de l espace public de tablettes afin d améliorer la réactivité du service public et la connaissance en temps réel des évolutions de l espace public. GPSO a dématérialisé certaines de ses procédures dans le cadre de ses relations avec la trésorerie publique et la préfecture, et dans le cadre de ses marchés publics. Enfin GPSO s est clairement positionnée pour développer le volet e-administration grâce notamment au déploiement de son nouveau site Internet. Ce volet entre dans le cadre de la création de l Agence Numérique Communautaire qui aura pour vocation de faciliter la diffusion des innovations et de les promouvoir. Constituer un groupe de réflexion pour proposer la mise en place de nouvelles solutions numériques afin de moderniser le fonctionnement de GPSO Agent référent : Patrick PASQUIER Associer à cette réflexion toutes les parties prenantes potentielles : la Direction des Systèmes d Information, la Direction de la Communication (extranet et e-administration), les Directions de Proximité (pour les expérimentations de terrain), la Direction de l Administration Générale (question de l archivage numérique), la mission SIG, les Directions fonctionnelles (dématérialisation des procédures), etc... Groupe de pilotage : avec toutes les parties prenantes potentielles Étudier la faisabilité d actions innovantes à mettre en œuvre à plus ou moins long terme. Groupe de réflexion constituée, nouveaux outils numériques déployés Constituer le groupe de réflexion Proposer des premières pistes d action Optimiser nos méthodes de travail Diminuer la consommation de papier Développer une administration moderne en rapport avec l identité numérique du territoire 12

13 Action II-4 Intégrer l aspect énergie-climat dans le fonctionnement de GPSO Le Plan Climat-Énergie Territorial (PCET) intégré à l Agenda 21 communautaire et adopté le 31 mars 2011, engage GPSO à renforcer ses politiques relatives au changement climatique. Pour mesurer ces efforts, la Direction de l Environnement met à jour régulièrement le Bilan Carbone de GPSO. Concernant son patrimoine, GPSO intègre systématiquement les questions énergétiques dans ses projets de construction (ex : extension du conservatoire d Issy-les-Moulineaux, conservatoire de Vanves, projet d aménagement du complexe sportif Marcel Bec...). Elle réalise également des travaux de réhabilitation qui permettent d améliorer la performance énergétique de ses bâtiments (ex : isolation de la toiture du conservatoire de Meudon). Intégrer les différents groupes de décision/action (COPIL PDA, déchets ) considérer l aspect énergie-climat comme un argument complémentaire pour inciter les bonnes actions plutôt que comme Agent référent : le/la chargé(e) de mission énergie-climat une charge supplémentaire Intégrer les indicateurs dans les outils de suivi, les clauses durables des marchés et nos habitudes de travail et définir des objectifs de réduction de consommation énergétique Méthodologie instaurée et baisse effective des émissions de CO 2 Réduire la consommation d énergie et les émissions de CO2 de GPSO Définir des cibles prioritaires pour réduire la consommation énergétique de GPSO, notamment grâce aux résultats du nouveau bilan carbone (ex : patrimoine, commande publique, parc informatique, déplacements, etc...) Se rapprocher des services concernés pour intégrer l aspect énergie-climat dans leurs projets GPSO Agenda 21 Plan d Administration Exemplaire Fiche action 13

14 Action III-1 Mettre en place le tri des déchets dans tous les services La majorité des bureaux au siège sont équipés de corbeilles de tri et les consignes de tri sont régulièrement rappelées au prestataire chargé de l entretien des locaux. La Direction de Proximité Ouest a mis en place une collecte sélective des déchets récupérés sur l espace public qui permet d ores et déjà de valoriser certains déchets qu elle produit. Faire un diagnostic par site (type de déchets, contraintes de chaque poste de travail, contrats de ménage ) Établir un plan d actions avec des priorités en fonction des coûts et de l ampleur de la mission Mettre en œuvre avec un plan de déploiement par site (achat du matériel, installation ) Former les agents et le personnel de ménage Suivre pour corriger les erreurs de tri (notamment auprès des prestataires d entretien des locaux) Évaluer (bilan qualitatif et quantitatifs : faire un état zéro au démarrage) Étudier les cas particuliers suivants : o o o Déménagement des agents des services (gros volumes de déchets) Évènementiels grand public ou cocktails Développement des initiatives personnelles (piles, bouchons ) Taux de tri par type de déchets Services référents : Direction des Projets pour le diagnostic, la définition du plan d actions et l animation / Direction des Moyens Généraux pour la mise en œuvre des moyens matériels Diagnostiquer les types de déchets à trier par site Établir un plan d actions et de sensibilisation des agents Équiper tous les bureaux en corbeilles de tri Assurer un meilleur suivi des contrats d entretien des locaux Généraliser le tri des déchets des services en prenant en compte la diversité des déchets produits sur les sites de GPSO S assurer de la réelle valorisation des déchets triés Agir spécifiquement sur le papier de bureau avec la mise en place à titre expérimental d une collecte spécifique en partenariat avec un acteur de l économie sociale et solidaire 14

15 Action III-2 Réduire les déchets produits par GPSO Un programme d optimisation de la consommation de papier a été engagé par la Direction des Moyens Généraux avec la mise en place du nouveau parc d imprimantes et d un système de badge, et avec la généralisation de l impression en recto/verso. Deux distributeurs automatiques de boissons chaudes situés au RDC et au 4e étage du siège sont équipés d un détecteur de mug. Supprimer les gobelets en plastique en : o mettant en place des distributeurs automatiques avec détecteur de mug sur tous les sites de GPSO o Achetant des mugs (logotypés) pour tous les agents o Achetant de la vaisselle durable et des carafes en verre à mettre à disposition des salles de réunion (option : se faire prêter les carafes par le RIE et utiliser leur lave-vaisselle) Services référents : Direction des Projets pour le suivi/animation et Direction des Moyens Généraux pour la mise en œuvre des actions. Poursuivre les actions de réduction de consommation de papier avec le mise en place du badge pour les copieurs et les renforcer, notamment par la biais de la dématérialisation Proposer des produits en vrac sans emballage (des fruits par exemple) dans les distributeurs automatiques et limiter la vente de produits suremballés. Taux de réduction des déchets produits par GPSO Réduire la production de déchets des services de GPSO Équiper les agents de terrain de gourdes isothermes Généraliser les distributeurs automatiques avec détection de tasse ou de mug, et diminution des emballages Poursuivre l action de réduction de consommation de papier avec la mise en place des nouveaux copieurs GPSO Agenda 21 Plan d Administration Exemplaire Fiche action 15

16 Action III-3 Etudier une filière de réutilisation des biens déclassés par GPSO La Direction de Proximité Ouest a mis en place un système de collecte sélective des déchets récupérés sur l espace public qui permet une meilleure valorisation et un meilleur recyclage de ces déchets. Cette action est à lier avec celle portant sur le tri de tous les déchets produits par GPSO. Recenser le matériel disponible ou/et à déclasser (y compris le matériel informatique) Alimenter une bourse de réemploi (à créer et à actualiser sur Intranet) Assurer l acheminement du matériel Services référents : Direction des Moyens Généraux, avec la Direction des Finances pour le recensement des biens, et avec les Directions de Proximité en appui sur le plan logistique Développer des partenaires associatifs pour les reprises Contacter des filières locales de retraitement/recyclage et s appuyer sur l expérience de traitement des encombrants par la Direction de Proximité Ouest Taux de réemploi et de recyclage des biens non utilisés Réaliser l inventaire des biens de GPSO Se rapprocher de la DPO pour traiter les biens inutilisables Éviter le gaspillage Réduire les déchets Chercher un partenaire associatif pour la reprise des biens utilisables dont GPSO n a plus besoin, ou à défaut vendre ces biens. 16

17 Action IV-1 Faire adhérer les agents de GPSO au PAE GPSO mène des actions de sensibilisation des habitants aux thématiques du développement durable par le biais de certaines campagnes de communication et grâce aux manifestations qu elle organise et auxquelles elles participent. Par ailleurs certains agents et certains services ont développé des initiatives qui permettent d améliorer le fonctionnement de l administration. Il s agit de valoriser ces initiatives en interne et d en inciter de nouvelles. Créer un réseau ouvert d échanges sur notre administration exemplaire, avec des adhérents «éco-responsables» volontaires (sur le modèle des foyers témoins) Mener des actions de sensibilisation aux différentes actions proposées dans le cadre du PAE au travers de rencontres thématiques sur site, sous format par exemple de «petits déjeuners DD», d un éco-guide des pratiques quotidiennes, etc... Agent référent : Le/la chargé(e) de mission développement durable Communiquer (Intranet, flash-info, mails) avec des indicateurs valorisant l action pour inciter les bons comportements (notamment affichage de résultats positifs sur les lieux de travail : «nudges verts») Nombre de rencontres thématiques organisées, moyens de communication mis en œuvre Établir un plan de communication et de sensibilisation à destination de tous les agents Créer un réseau ouvert d échanges entre agents «éco-responsables volontaires» Faire adhérer le maximum d agents au PAE pour inciter les changements de comportement et générer de nouvelles initiatives en matière d exemplarité Instaurer des rencontres thématiques régulières sur les différents sites de GPSO GPSO Agenda 21 Plan d Administration Exemplaire Fiche action 17

18 18