Exécution sûre et sans signature de vos tâches administratives comme employeur par Internet

Transcription

1 PartnerWeb Exécution sûre et sans signature de vos tâches administratives comme employeur par Internet 1 Enregistrement et inscription Votre premier accès se résume en trois étapes Si vous oubliez votre mot de passe 2 2 Conseils d utilisation généraux 2 3 Communication des salaires Communication des salaires en ligne Transmission du fichier des salaires Complément communication des salaires 6 4 Gestion du personnel Annoncer les employés Sortie des employés Liste des employés par jour fixé 7 5 Communications et demandes 7 Nous nous tenons volontiers à votre disposition pour répondre à vos éventuelles questions: > PartnerWeb (oder 91 / 29) ik@medisuisse.ch Décembre 2017

2 2 1 Enregistrement et inscription 1.1 Votre premier accès se résume en trois étapes À la première affiliation et sur votre demande nous vous remettons votre code d enregistrement par courrier postal. Veuillez conserver soigneusement ce document. Vous ouvrez par la suite le formulaire «Enregistrement», pour y indiquer votre code d enregistrement et votre adresse . Votre saisie effectuée, vous nous envoyez le formulaire. Dès que nous avons reçu vos données d enregistrement, nous vous envoyons un avec un code d activation. Vous ouvrez finalement le formulaire «Activer», pour y indiquer votre code d activation et le mot de passe que vous aurez préalablement défini. Les informations saisies doivent encore nous être transmises et dès lors vous êtes dans le PartnerWeb. 1.2 Si vous oubliez votre mot de passe Si vous oubliez votre mot de passe, vous avez la possibilité d en demander un nouveau à l aide du formulaire «Accéder». Utiliser pour ce faire la fonction «Demande de mot passe». Un nouveau mot de passe vous sera donc remis par . 2 Conseils d utilisation généraux

3 3 3 Communication des salaires 3.1 Communication des salaires en ligne Cette fonction est destinée aux employeurs qui ne nous transmettent pas leur fichier des salaires (voir chapitre 3.2) par voie informatisée. Ce formulaire correspond au document papier «Déclaration des salaires». Les employeurs qui sont affiliés à une caisse d allocations familiales gérée par medisuisse et/ou à l institution de prévoyance PAT-LPP peuvent également effectuer les communications correspondantes via le PartnerWeb. Si vous transmetterez la communication via le PartnerWeb, il ne sera plus nécessaire de nous envoyer les papiers correspondants. Les collaborateurs, dont nous savons qu ils travaillent chez vous, sont automatiquement enregistrés sur ce formulaire. Veuillez introduire les collaborateurs manquants par «Insertion lignes vides». Important: entre le nom et le prénom il faut introduire une virgule. Les données des collaborateurs non employés dans l année de décompte peuvent être effacées par «Supprimer la ligne». Veuillez, dans tout les cas, inscrire la durée d occupation avec les jours précis, et le salaire AVS brut. Important: dans la colonne «AVS/AI/APG» il faut déclarer le salaire AVS brut et non pas les cotisations AVS/AI/APG (voir Directives medisuisse). Dans la colonne «Caisse d allocations familiales» sont confirmées les allocations familiales versées à vos collaborateurs. Nous vous prions de vérifier ce montant et de le corriger si le montant diverge des allocations que vous avez versées, ou de compléter les montants manquants. Les employeurs qui sont affiliés à l institution de prévoyance PAT-LPP doivent, en plus, communiquer les «salaires LPP» pour l année de cotisations suivante (voir Directives PAT-LPP). Si les allocations familiales attestées ont été modifiées, il faut justifier la modification dans la colonne «Motif», pour pouvoir procéder au prochain paragraphe.

4 4 Si les allocations familiales non pas été modifiées, vous pouvez continuer par «Prochain paragraphe». Important: Cette communication apparaît dans tous les cas, même s il n y a pas eu de versement d allocations familiales. Récapitulatif des masses salariales communiquées Le total des salaires AVS bruts enregistrés est indiqué dans la colonne «Décompte 2017». Dans la colonne «Bases 2018», la somme annuelle probable des salaires de tous les collaborateurs est proposée pour le calcul des acomptes provisoires dans l année courante. Vous avez la possibilité de modifier cette somme provisoire. À partir de 2016, les médecins des cantons de Soleure et Zurich sont tenus de payer des cotisations pour le fonds en faveur de la formation professionnelle des assistantes médicales, sur la base de la somme des salaires des assistantes médicales employées (apprenties exceptées). À défaut de cette somme des salaires dans le champ correspondant, les acomptes provisoires seront calculés sur l entière somme des salaires. Assurance selon LPP Veuillez contrôler que les données éventuellement indiquées concernant la prévoyance professionnelle sont correctes et d actualité. Le cas échéant, veuillez les compléter ou les corriger par «modifier». Par «garder» vous pouvez les confirmer. Pour pouvoir transmettre la communication il faut impérativement choisir l un des deux champs.

5 5 Informations complémentaire Important pour les médecins pratiquant dans les cantons de Glaris, Lucerne et Zurich (jusqu'au 2015): si un salaire avait été payé au conjoint travaillant dans l entreprise, veuillez bien inscrire son nom et son prénom. Vous éviterez ainsi de devoir payer des cotisations trop élevées pour la formation professionnelle des assistantes médicales. Si les données sont correctes, vous pouvez transmettre la communication. Après la transmission de la communication vous voudrez bien imprimer ou sauvegarder le fichier (PDF). 3.2 Transmission du fichier des salaires Pour la transmission du fichier des salaires vous disposez des variantes suivantes: Feuille de salaire Excel de la medisuisse (voir Site web) Programme informatisé pour la gestion des salaires en standard ELM Fichier Excel au format xls (voir PartnerWeb sous Service > Modèle pour déclaration des salaires Excel) simple fichier de texte (ASCII) sous format «AKIS-salaires 08» Par notre PartnerWeb, vous pouvez tester, au moyen de la fonction «Vérifier le fichier salaires», si votre déclaration des salaires correspond aux paramètres du système. Lors de cette vérification, toutes les lignes seront examinées quant à leur intégralité et leur validité. Vous recevrez alors à titre de quittance le volume salarial et éventuellement des détails concernant des lignes incorrectes. Veuillez sélectionner le fichier des salaires sous et continuer par «Prochain paragraphe». Les prochains paragraphes sont expliqués dans le chapitre 3.1.

6 6 3.3 Complément communication des salaires Par cette fonction, vous pouvez corriger ou annoncer des salaires, lorsque la communication des salaires a été transmise. Il n y a pas d informations pré-enregistrées. Veuillez indiquer l année de réalisation et les données complètes des collaborateurs. Important: Veuillez seulement indiquer la différence du salaire AVS brut déjà déclaré dans la colonne «AVS/AI/APG». 4 Gestion du personnel 4.1 Annoncer employés Par cette fonction, vous pouvez annoncer les nouveaux collaborateurs. Les demandes d allocations familiales et les annonces à l institution de prévoyance PAT-LPP doivent être effectuées séparément. Veuillez observer les informations dans le document «Que faut-il faire». En cas d annonce d un collaborateur sans nouveau certificat d assurance, dès juin 2016, une attestation d assurance ne sera plus établie. L inscription à la caisse de compensation s effectuera généralement dans un délai de deux jours ouvrables. Ensuite ils figureront sur la liste des employés actualisée. Après avoir introduit toutes les indications, veuillez cliquer sur le bouton «vérifier» et transmettre l annonce. En cas d annonce avec nouveau certificat d assurance, vous recevrez ce certificat par courrier quelques jours après.

7 7 4.2 Sortie des employés Par cette fonction, vous pouvez annoncer la sortie des collaborateurs. Veuillez annoncer séparément la sortie des collaborateurs à l institution de prévoyance PAT-LPP. Veuillez introduire les données des collaborateurs avec la date de la sortie. 4.3 Liste des employés par jour fixé Vous pouvez télécharger la liste des employés par jour fixé. Par cette fonction, vous avez la possibilité d annoncer la sortie des collaborateurs. Veuillez seulement introduire la date de sortie et cliquer sur «Transmettre les départs». 5 Communications et demandes Vous avez, dès lors, la possibilité de nous transmettre vos informations d ordre général ou vos demandes avec annexe, groupées selon les thèmes. Sous les menus «Communication des salaires», «Personnel employé», «Allocations familiales», «Perte de gain», «Comptabilité» et «Autres affaires» vous disposez d une possibilité pour dialoguer.