FICHE PROCEDURE CONFERENCE DE PRESSE - Marc Thébault 2012 RELATIONS PRESSE : Pilote Services associés Budget Contacts presse :
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- Rose Julien
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1 FICHE PROCEDURE CONFERENCE DE PRESSE - Marc Thébault 2012 RELATIONS PRESSE : Pilote Services associés Budget Contacts presse : Dossier de presse : Invitation presse : Sélection des contacts presse (si achat de fichiers) Relance Presse par courriel ou téléphone (avant et après conférence de presse) Accueil Presse sur place Lieu d'accueil Rédaction (dont récupération ou réalisation de l'iconographie nécessaire) Validation du /DGS Validation du(des) élu(s) référent(s) DGS Validation Maire ou Président DGS Duplication (papier ou support numérique) Envoi presse après conférence Création de l'invitation (papier et/ou courriel) / Indication des personnalités invitantes * /DGS Validation /DGS / Reprographie (si invitations sur papier) Envoi (courrier et/ou courriel) * : ordre protocolaire décroissant : de l'etat vers le Local ou ou (si appel à prestations d'accueil) ou ou (si appel à prestations extérieures) ou ou ou ou Page 1
2 INVITES : Pilote Services associés Budget Invitations : Création de l'invitation (papier et/ou courriel) / ou Indication des personnalités invitantes * (critères : cofinancement, partenariat, etc ) / Validation /DGS / Reprographie (si invitations sur papier) ou Envoi (courrier et/ou courriel) et ou * : ordre protocolaire décroissant : de l'etat vers le Local Sélection des invités : Choix des élus de l'institution /DGS Personnels de l'institution concernés par le projet DGS Cofinanceurs /DGS Partenaires du projet /DGS Entreprises concernées par le projet Autres institutions ou personnalités DGS Autres élus et parlementaires DGS Contatcs avec les co-invitants pour la mise en commun des listings Autres / DGS/ / PROTOCOLE Pilote Services associés Budget Date : Interrogation agenda Maire ou Président / Contacts avec co-invitants pour gestion des agendas de chacun /DGS Déroulement : Fiche pour Maire ou Président (déroulé et contenu de l'intervention) /DGS Organisation protocolaire des prises de paroles** DGS Contacts avec orateurs pour définition des contenus des interventions /DGS Gestion déplacements invités/orateurs, etc... /DGS ** : ordre protocolaire croissant : du local vers l'etat frais à prévoir) Page 2
3 LOGISTIQUE : Pilote Services associés Budget Lieu : (sur propositions Choix du lieu (contrôle accès handicapés) /DGS ) Contacts avec le lieu (dont solution de repli si conférence prévue en Jalonnement extérieur au besoin (lieu et/ou lieu d'accueuil stationnement) éléments à fabriquer) Aménagement salle (tables, chaises, décoration, /lieu chevalets nominatifs, ) d'accueil locations nécessaires) Traiteur : Matériel : Présence du logotype des partenaires (fond de scène ou éléments de décors) éléments à fabriquer) Renseignements sur dispositif traiteur sur place (tables, couverts, cuisine, accès, ) lieu d'accueil Choix du traiteur (si le lieu d'accueil laisse liberté de choix) /DGS Choix du menu /DGS / Passage de consignes et suivi installation lieu d'accueil Organisation d'un repas réservé aux partenaires ou service /DGS / (avant ou après la conférence) concerné Sono/Projection/Informatique lieu d'accueil Exposition (éléments liés au sujet ou expo institutionnelle) Transports des éléments Vestiaire Lieu d'accueil lieu d'accueil Pupitre lieu d'accueil location et/ou fabrication à prévoir) Réalisation des documents à projeter Blocs-notes et stylos achat) Autres éléments à présenter Page 3
4 LOGISTIQUE (suite) : Pilote Services associés Budget Accueil : Accueil des personnalités et invités sur place (et/ou vestiaire) Accueil Presse / Autres éléments : Pointage des invités Personnel avec micro pour questions de la salle Reportage photo/vidéo (vidéo : et/ou montage d'un sujet à la suite Stationnement : demande d'autorisation, lien avec police (municipale ou nationale), contrôle d'accès Cadeaux ("objet souvenir") pour invités lieu d'accueil, DGS et SUITES : Pilote Services associés Budget Web : Publication Dossier de presse sur site internet et (si appel à réseaux sociaux prestataire Publication photos et/ou vidéos sur site, réseaux (si appel à sociaux et/ou sites de partage prestataire Edition papier : Déclinaison dans publications internes Déclinaison dans publications externes Partenaires : Envoi Dossier de presse aux contacts privilégiés /DGS Envoi photos et/ou vidéo "souvenir" en interne (élus/personnels concernés) Envoi photos et/ou vidéo "souvenir" aux contacts privilégiés Presse : / /DGS / Envoi Dossier de presse aux journalistes non présents ou appel Page 4
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