Description fonctionnelle

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1 Description fonctionnelle Service de l informatique et des télécommunications SITel Amt für Informatik und Telekommunikation ITA

2 Page 1 sur 20 Objet* Catégorie* Auteur du document* Mots clés * Obligatoire PRS-THEMIS-DescriptionFonctionnelle-V1.1.docx Public T. Declercq Historique du document Etat Version Date Intervenants Distribution Commentaires Brouillon T. Declercq Nouveau document Approuvé C. Chassot Brouillon N. Volery Mise en page et compléments, revue document, Soumis O. Canzillon C. Chassot Compléments d informations architecture Approuvé C. Chassot

3 Page 2 sur 20 Table des matières 1 Introduction Richesse fonctionnelle Renseignements et personnes Poursuites Fonctions communes Commandements de payer Continuations Réalisations Inventaires Séquestres Pactes de réserve de propriété Comptabilité auxiliaire Comptabilité générale Administration de l application Orientation processus Facilité d utilisation Sécurité et rôles d'utilisateur Administrateur de l application Administrateur de l office Opérateur d office Opérateur externe Architecture technique Interfaces Éditique et bureautique Échanges électroniques elp Autres échanges électroniques avec les créanciers Échanges avec PostFinance Interface avec la Poste En résumé... 19

4 Page 3 sur 20 1 Introduction THEMIS est un logiciel conçu par les offices de poursuites de Fribourg et Vaud en collaboration avec le Service de l informatique et des télécommunications du canton de Fribourg (SITel). Il représente aujourd hui la solution la plus complète en la matière. Les sections qui suivent détaillent les caractéristiques les plus importantes de THEMIS. 2 Richesse fonctionnelle Le diagramme suivant illustre les fonctionnalités et les interfaces de haut niveau du logiciel. Interfaces Personnes ELP I Poursuites (parties communes) Commandement de payer Continuations Poursuites Réalisations Procédures spéciales Inventaires Séquestres Rés.propriété Editique (impressions centralisées) Bureautique Factures électroniques La Poste (BVR-OPAE) Comptabilité tiers Comptabilité office Statistiques Le contenu des différentes fonctions est décrit dans les sections qui suivent. 2.1 Renseignements et personnes THEMIS offre un répertoire unique de toutes les personnes avec lesquelles l office des poursuites communique dans le cadre de sa mission, indépendamment du rôle qu elles peuvent tenir dans diverses procédures. L administration des personnes couvre toutes les fonctions habituelles de gestion d un registre de personnes, telles que création, modification ou suppression. Il est possible de : > Enregistrer les caractéristiques usuelles d une personne : noms, adresses, relations financières. > Enregistrer des informations propres au métier de la poursuite, telles que : > Les inscriptions au registre du commerce ; > Les différents stades de l avancement de la faillite ou du concordat d une personne, avec mise à jour du statut des poursuites ; > La suspension des poursuites d une personne, y compris les sursis concordataires ; > La situation personnelle (faillite, tutelle, curatelle, état civil, régime matrimonial.) ; > Fusionner des personnes, avec transfert de tous les éléments relatifs à la personne fusionnée (caractéristiques descriptives, poursuites et autres affaires, séries, comptes et mouvements ) sur la personne conservée ;

5 Page 4 sur 20 > Gérer des liens entre personnes indépendamment de toute poursuite (représentation légale, mandat, mariage, succession ). Des mécanismes d historisation sont prévus pour les données les plus critiques. Ce répertoire est doté d'outils puissants de recherche. La figure suivante illustre l écran d'introduction des données de base concernant un individu ou une société. Des écrans additionnels permettent de compléter ces données de base par d'autres informations : > Adresses additionnelles (de correspondance, de facturation, de correspondance pour les tiersemployeurs) > Compléments (état civil, numéros de téléphone, régime matrimonial, incorporation et grade à l'armée ) ; > Relations avec d'autres personnes (conjoint, représentant légal, mandataire, ) ; > Informations sur la faillite et le concordat ; > Suspensions (y compris les sursis concordataires) ; > Relations financières. Les rôles d une personne sont définis dans la poursuite. Tous les rôles prévus par la loi sont présents : débiteur, créancier, mandataire, tiers propriétaire, conjoint La définition de ces rôles est extensible par paramétrage. Les mêmes personnes sont utilisées comme tiers comptables. Sont également comprises dans le module «Personnes» les convocations et mandats d amener ainsi que les fonctions permettant de renseigner les utilisateurs (consultations) et les tiers dans le respect des règles légales (renseignements et attestations). Les renseignements peuvent être réglés par caisse, facture immédiate ou différée, carte de débit et carte de crédit.

6 Page 5 sur Poursuites Ce module comprend : > Les fonctions communes ; > Les fonctions relatives aux commandements de payer ; > Les fonctions relatives à la continuation des poursuites ; > Les fonctions relatives aux réalisations. La figure suivante illustre le degré de couverture de la procédure de poursuite par l application. Commandements de payer Réquisition de poursuite Commandement de payer Continuations Notification Réquisition de continuer Opposition Levée d'opposition par voie de saisie Avis de saisie Commination de faillite par voie de faillite Procès-verbal de saisie de revenus Procès-verbal de saisie de biens Procès-verbal acte de défaut de biens Réquisition de vente Réalisations Réalisation Sursis 123 LP Distribution et découvert Réquisition de faillite Fonctions communes Les fonctions communes sont : > L imputation d acomptes sur une poursuite ou un acte de défaut de biens, acomptes globaux ou sur une créance déterminée et leur annulation ; > L annulation ou le paiement d une poursuite, avec annulation / radiation des affaires associées, et la radiation d un acte de défaut de biens ; > La correction d une poursuite ; > L émission d un moyen de paiement (BVR) pour acompte ou solde ; > La suspension d une poursuite ; > La péremption automatique des poursuites ; > La tenue automatique d un journal des événements et d un échéancier Commandements de payer On trouve dans ce module les fonctions suivantes :

7 Page 6 sur 20 > L enregistrement de réquisitions de poursuite de tout genre (ordinaire, sûretés, gage mobilier, gage immobilier, effets de change), avec référence à une ou plusieurs autres affaires (actes de défaut de biens, séquestres, inventaires, poursuites solidaires), recherche et création de toutes les parties dans le répertoire unique des personnes et attribution d un rôle, créances multiples, fractionnables, avec intérêt à périodes et taux multiples et attribution d une classe de collocation, calcul automatique des frais et impression en ligne des commandements de payer pour toutes les parties poursuivies. L enregistrement peut être immédiat ou soumis à validation. Les réquisitions reçues peuvent être écrites ou électroniques (compatibles avec la norme fédérale elp ; voir 7.2). Il est possible d enregistrer des rejets ; > L enregistrement en série ou individuel de la notification ; > L enregistrement d une nouvelle tentative, avec calcul automatique des frais ; > L enregistrement d un non-lieu de notification du commandement de payer, avec calcul automatique des frais ; > L enregistrement d une opposition de tout type, différenciée par poursuivi (débiteur, conjoint, représentant légal ) et de son retrait par un poursuivi ; > L enregistrement en masse des retours des commandements de payer aux créanciers, avec échéancier ; > L émission de convocations et mandats de conduite, avec calcul automatique des frais ; > L enregistrement de la mainlevée totale ou partielle portant sur une ou plusieurs oppositions, avec détail du jugement et enregistrement des frais de justice ; > L'enregistrement de notifications de commandements de payer sur délégations Continuations Ce module comprend les fonctions suivantes : > L enregistrement de la réquisition de continuer la poursuite, avec référence à une ou plusieurs autres affaires (actes de défaut de biens, certificats d insuffisance de gage, commandement de payer d un autre office ), planification de saisie immédiate ou différée, divers genres de continuations (ordinaire, privilégiée, saisie complémentaire sur demande), contrôle sur la voie (saisie ou faillite), détermination automatique de l avis de saisie ou de participation, impression et calcul automatique des frais d avis, participation provisoire ou définitive, impression en ligne des comminations de faillite pour toutes les parties poursuivies, y compris les délégation reçues, et des rejets ; > L enregistrement de la notification de la commination de faillite, avec calcul automatique des frais ; > L enregistrement d une nouvelle tentative de notification de la commination de faillite, avec calcul automatique des frais ; > L enregistrement d un non-lieu de notification de la commination de faillite, avec calcul automatique des frais ; > L enregistrement du retrait de la réquisition de continuer, avec annulation possible de l affaire et calcul automatique des frais ; > La planification différée en masse des saisies ; > La rédaction du procès-verbal des opérations de saisie, avec calcul du minimum d existence et détermination des revenus saisis, enregistrement unique de tous les droits patrimoniaux du débiteur et des revendications de tiers, exécution de la saisie et compléments de saisie, demande de pièces et impression des avis ;

8 Page 7 sur 20 > La rédaction du procès-verbal de saisie, de toute nature (y compris le non-lieu), avec participation éventuelle de séquestres, constitution automatique des séries, calcul et répartition automatiques des frais ; > L enregistrement d une révision de la saisie de salaire ou d'une saisie sur délégation, avec calcul automatique des frais et impression des avis Réalisations Les fonctions suivantes font partie de ce module: > L enregistrement de la réquisition de vente, avec émission de l avis de réception pour le débiteur et d un moyen de paiement pour le solde ou pour un 1 er acompte 123 LP calculé automatiquement, y compris les délégations reçues et les rejets ; > L enregistrement du retrait de la réquisition de vente, avec calcul automatique des frais ; > L enregistrement de l octroi du sursis 123 LP sur la base du paiement du 1 er acompte, avec calcul automatique des frais ; > La révocation du sursis éventuel et fixation de la vente, avec calcul automatique des frais et émission des avis ; > La délivrance d un acte de biens isolé (art. 127 LP) ; > La préparation du procès-verbal de vente mobilière, à partir des objets saisis et son complètement, avec introduction des prix de vente, mise à jour des frais et impression ; > L enregistrement du procès-verbal d estimation du gage avec enregistrement automatique des frais et impression ; > L enregistrement de répartitions provisoires et définitives, pour les saisies de salaire, les réalisations mobilières et immobilières et les loyers et fermages, avec calcul du montant à distribuer, répartition automatique en fonction des classes de collocation, imputation des dividendes sur les poursuites et transfert aux créanciers, calcul automatique des frais et impression de l état de collocation et du tableau de distribution, des avis de dépôt, des décomptes et des actes de défaut de biens ou des certificats d insuffisance de gage ; > L annulation de répartitions provisoires ou définitives ; > L enregistrement de procès-verbaux de distraction de biens. > L enregistrement d une saisie complémentaire d office (art.145 LP), avec enregistrement des nouvelles participations, émission des avis et calcul automatique des frais ; > La mise en compte automatique des retenues de salaire et de gains ; > Le suivi des retenues de salaire ou de gains, avec invitations au paiement pour le solde restant dû. 2.3 Inventaires Les fonctions figurant dans ce module sont les suivantes : > L enregistrement de la réquisition de prise d inventaire (baux commerciaux, baux à ferme et contributions PPE), avec saisie des parties, des créances périodiques et des créances accessoires, y compris les rejets et l avis d inventaire ; > La correction et l annulation de l inventaire ; > La rédaction du procès-verbal d inventaire, avec état des frais. La validation de l inventaire par une ou plusieurs poursuites en réalisation de gage mobilier est effectuée dans le module «Commandements de payer».

9 Page 8 sur Séquestres On trouve dans ce module les fonctions suivantes : > L enregistrement de l ordonnance de séquestre, avec saisie du cas, des biens et des sûretés, des parties et des créances, y compris les rejets ; > La correction et l annulation du séquestre, y compris l enregistrement de l opposition ; > La rédaction du procès-verbal de séquestre, avec état des frais. La validation du séquestre par une poursuite ordinaire est effectuée dans le module «Commandements de payer». 2.5 Pactes de réserve de propriété On trouve dans ce module les fonctions suivantes : > L inscription du pacte avec ses caractéristiques (contrat, objets ), ses parties (acquéreur, aliénateur, cessionnaire, représentants) et calcul automatique des frais ; > Les annotations au pacte ; > La radiation du pacte ; > L épuration périodique des pactes de réserve de propriété. 2.6 Comptabilité auxiliaire Ce module comprend les fonctions relatives aux flux financiers avec des tiers (opérations au guichet, opérations CCP et bancaires, factures, paiements). On peut le présenter en deux parties distinctes : > Encaissements et décaissements : > Enregistrement et contre-passation des opérations au guichet : imputation sur une poursuite, versement ou remboursement sur un compte de tiers ou sur un compte de fonctionnement de l office, avec comptabilisation automatique et émission d une quittance ; > Enregistrement et contre-passation des opérations sur le CCP ou la banque : imputation sur une poursuite, versement ou remboursement sur un compte de tiers ou sur un compte de fonctionnement de l office, avec comptabilisation automatique ; > Émission automatique des ordres de paiement électronique de PostFinance (interface OPAE ; voir 7.4), avec confirmation de l ordre, retrait de paiements et comptabilisation automatique ; il est possible d aviser les créanciers électroniquement (voir 7.3) et de comptabiliser les paiements par des écritures sur comptes courants lorsque le bénéficiaire est une autre entité de l État ; > Attribution automatique des inscriptions BVR au crédit (interface BVR ; voir 7.4), avec comptabilisation automatique ; > Réconciliation des transactions effectuées par carte de débit et carte de crédit. > Comptabilité auxiliaire des tiers : > Ouverture et clôture de comptes de tiers pour les poursuites, les avances de frais, les consignations, les saisies de salaire, les ventes et les gérances et les objets immobiliers. Ces ouvertures et clôtures sont dans la plupart des cas automatiques ; > Modifications des comptes tiers ; > Extraits de comptes tiers ; > Décomptes de comptes tiers automatiques et à la demande (facture ou remboursement), avec comptabilisation automatique ; il est possible d émettre ces factures en format électronique (voir 7.3) et de les comptabiliser par des écritures sur comptes courants lorsque le destinataire est une autre entité de l État ;

10 Page 9 sur 20 > Rappels et sommations automatiques ; > Transferts entre compte tiers ; > Attribution de montants en attente à des poursuites ; > Annulation de l attribution de montants en attente à des poursuites. 2.7 Comptabilité générale On trouve dans ce module les fonctions suivantes : > L ouverture et clôture des comptes généraux ; > La passation d écritures comptables sans relation avec la comptabilité auxiliaire ; > Des extraits du journal et du grand livre ; > Le bouclement annuel automatique (provisoire et définitif) avec réouverture des comptes et inscriptions des soldes à nouveau ; > La production de rapport de bouclement intermédiaire, provisoire et définitif (bilan, compte de résultat, postes ouverts, détail des comptes collectifs) ; > L'affichage du plan comptable. 2.8 Administration de l application Ce module comprend les fonctions suivantes : > La gestion des utilisateurs et de leurs autorisations ; > La gestion des informations sur les offices de poursuites > La gestion des tarifs ; > La gestion des paramètres textuels et numériques ; > Le paramétrage des documents et des imprimantes ; > La mise à jour des localités postales (voir 7.5) ; On y trouve aussi des fonctions relatives aux transferts de dossiers (personnes, dossiers et comptes) entre offices, utilisables en cas de réorganisation territoriale, ainsi que les différentes statistiques. 3 Orientation processus THEMIS est construit dans la philosophie procédurale qui caractérise la loi sur les poursuites. Il est structuré en procédures métier connues par l'utilisateur composant le travail quotidien des offices des poursuites. De ce fait, la prise en main du produit est intuitive et facile. Par exemple, l'enregistrement d'une réquisition de poursuite s'effectue par un assistant qui présente en séquence les divers segments de la poursuite. > L'utilisateur introduit en premier lieu les caractéristiques générales de la poursuite.

11 Page 10 sur 20 > L'utilisateur est ensuite guidé sur un écran de recherche pour le choix du débiteur. S'il ne trouve pas le débiteur souhaité, il peut le créer. > De manière similaire, l'utilisateur peut sélectionner ou créer d'autres poursuivis, le créancier et le mandataire éventuel. > THEMIS présente ensuite un écran où peuvent être introduites les créances.

12 Page 11 sur 20 > THEMIS propose ensuite à l utilisateur un calcul automatique des frais. > THEMIS présente finalement un résumé de la poursuite, à partir duquel il est possible de naviguer dans les différents segments (généralités, débiteur, créancier, créances, frais), ainsi que de pré-visualiser le commandement de payer. Un numéro de réquisition et un numéro de poursuite sont attribués, le ou les commandements de

13 Page 12 sur 20 payer sont automatiquement imprimés, avec un code à barres pour le suivi des envois, et une copie électronique est archivée. 4 Facilité d utilisation L'uniformité de l'espace de travail à travers toutes ces procédures rend le travail aisé et agréable. Son interface est construite avec une technologie web, guide l'utilisateur et l'assiste dans sa tâche de traitement des dossiers. En outre, THEMIS dispose de nombreuses fonctionnalités élaborées de recherche. A titre d'exemple l'écran suivant illustre la recherche d'une poursuite de genre ordinaire.

14 Page 13 sur 20 5 Sécurité et rôles d'utilisateur Une technologie de sécurité de pointe protège l'information contre une utilisation abusive. De plus, une fois authentifié par la mire d'accueil, l'utilisateur ne se voit attribuer que les fonctionnalités du produit en relation avec son rôle dans l'office. Les quatre types utilisateurs (rôles) suivants sont existants : > Administrateur de l application ; > Administrateur de l office ; > Opérateur d office ; > Opérateur externe. THEMIS Administrateur d application Crée les utilisateurs Attribue les fonctions aux rôles Administrateur d office Attribue les rôles aux utilisateurs 5.1 Administrateur de l application > Administre les données de base de tous les utilisateurs ; > Administre le type d utilisateur ; > Administre les rôles (identiques dans tous les offices) ;

15 Page 14 sur 20 > Gère les offices et les paramètres/tarifs globaux ; > Pas d accès aux dossiers et à l administration de l office ; > 1 responsable pour tous les offices. 5.2 Administrateur de l office > Édite le profil des utilisateurs de l office : numéro de téléphone, imprimante, attribution des rôles ; > Gère les paramètres/tarifs de son office ; > Pas d accès à l administration de l application ; > Accès possible aux dossiers : > De son propre office ; > D un autre office si autorisé par l administrateur de l autre office. > 1 responsable par office (Préposé). 5.3 Opérateur d office > Pas d accès à l administration ; > Accès aux fonctions des rôles attribués de son propre office et d autres offices si autorisé par l administrateur de l autre office ; > Correspond à l utilisateur standard. 5.4 Opérateur externe > Accès limité à de la consultation spécifique > Extrait des registres spécifique > Impression en PDF avec traçabilité 6 Architecture technique THEMIS est une application web déployée dans un serveur applicatif Tomcat. Elle est divisée en trois couches (couche présentation, couche métier, couche accès aux données). Le pattern MVC est respecté, par l utilisation du Framework de présentation Struts. Les données sont stockées dans une base de données relationnelle Microsoft SQL Server, et l accès aux données se fait par le driver I-Net Merlia. THEMIS communique avec des serveurs externes pour réaliser différentes tâches : > L authentification se fait au travers d un annuaire LDAP. Il est donc possible de centraliser le contrôle d accès à l application dans l annuaire d entreprise ; > Les imprimantes utilisées par THEMIS peuvent être locales ou définies sur un serveur d impression. Il est donc possible d imprimer les documents sur des imprimantes réseaux situées directement dans les offices de poursuites ; > Certaines données sont archivées (principalement les documents) sur un serveur d archivage (de type base de données) ; > Une connexion avec des serveurs de partenaires externes est mise en place via le protocole SFTP, notamment pour les paiements PostFinance ; > Un serveur SEDEX est mis en place pour assurer la prise en compte et l envoi de messages elp. THEMIS est actuellement compatible elp 1.1 et elp 2.0 est en cours de travail.

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17 Page 16 sur 20 7 Interfaces 7.1 Éditique et bureautique THEMIS est interfacé avec l outil éditique JasperReports (embarqué avec le produit) afin de produire différents documents et de permettre leur impression sur des imprimantes locales situées dans les offices. THEMIS est également interfacé avec des outils éditiques centralisées (déployés hors du produit), Exstream (dans le canton de Fribourg) et StreamServe (dans le canton de Vaud), afin de bénéficier des facilités de centres d impression de masse ; à savoir impression efficace de grands volumes, mise sous pli assurée par des machines, etc. Ces interfaçages permettent de décharger les offices d une certaine manutention liée aux documents usuels ; impression, regroupement manuel, mise sous pli, affranchissement et expédition. Moyennent le développement d une nouvelle interface, THEMIS pourrait interagir avec un autre type de solution d éditique de masse (pour un autre canton par exemple). Les fonctions offertes sont les suivantes : > Choix de l impression en masse ou de l impression locale pour certains documents ; > Prévisualisation et visualisation de documents ; > Détermination automatique de l affranchissement ; > Envoi des documents à la plate-forme d impression de masse, avec regroupement automatique des courriers selon destinataire et affranchissement ; > Suivi des envois numérotés. THEMIS met aussi à disposition des données de poursuite à des fins de production de documents bureautiques (Microsoft Office). Le schéma ci-après en décrit son fonctionnement : THEMIS cas d utilisation THEMIS fonctionnalité XML données métier système d impression PDF impression locale JasperReports imprimantes locales fonctionnalité PDF XML* impression centrale... PDF Exstream Stream Serve XML* PDF systèmes éditiques config XML* PDF base de données Enveloppe générique Enveloppe spécifique

18 Page 17 sur Échanges électroniques elp THEMIS supporte intégralement le standard elp 1.1a, qui permet les échanges électroniques avec les créanciers lors de la procédure préalable, depuis la réquisition de poursuite jusqu au retour du double du commandement de payer. Les fonctions offertes sont les suivantes : > Prétraitement des documents électroniques reçus (messages CR), avec contrôle de cohérence et identification des personnes ; > Validation par lots des réquisitions prétraitées ; > Envoi d un accusé de réception (message SA) des réquisitions de poursuite électroniques, acceptées ou rejetées ; > Envoi d un avis de notification ou de non-notification du commandement de payer (message SC). Dès l année 2013, THEMIS supportera intégralement la version 2.0 de la norme elp. Outre des adaptations aux échanges déjà existants qui font suite à la réquisition de poursuite (séquence CR), THEMIS permettra les échanges supplémentaires suivants : > Ceux de la réquisition de continuer la poursuite (séquence CC), jusqu au procès-verbal de saisie ou au renvoi de la commination de faillite au créancier ; > Ceux de la réquisition de vente (séquence RR), jusqu à la collocation, la distribution et l acte de défaut de biens éventuel ; > Ceux de l annonce d acompte par le créancier (séquence PN) ; > Ceux de l annulation de la poursuite, du retrait de la réquisition de continuer la poursuite ou de vente sans annulation (séquence SR complétée) ; > Ceux de la demande d extrait des registres (séquence DI). Pour les créanciers qui le demandent, THEMIS notifiera certains événements particuliers, hors des séquences ci-dessus (séquence SN) ; Les échanges de la norme elp 2.0 permettent d attacher des fichiers PDF et réduiront considérablement la correspondance échangée avec les créanciers. 7.3 Autres échanges électroniques avec les créanciers THEMIS offre aux créanciers qui le souhaitent : > Des factures électroniques ; > Des avis de paiements de poursuite électroniques (règlements, acomptes, dividendes). 7.4 Échanges avec PostFinance Les interfaces avec PostFinance sont : > Le système BVR, permettant l encaissement automatique des factures accompagnées d un bulletin de versement avec numéro de référence ; > Les ordres de paiement électroniques (OPAE), permettant l exécution automatiques des paiements (mandats de paiement, paiement sur compte postal ou bancaire, paiement clearing, paiement BVR, paiement IBAN) aux créanciers.

19 Page 18 sur Interface avec la Poste THEMIS dispose d une fonction de mise à jour régulière de localités postales que la Poste propose sur son site Internet.

20 Page 19 sur 20 8 En résumé THEMIS est une solution intercantonale dont les avantages sont décrits ci-après. Avantages Compléments Application en production dans les cantons de FR, En cours de projet avec d autres cantons VD et VS Evolution déterminée par un club utilisateur Permet de piloter l évolution de THEMIS en fonction des priorités communes Permet de répondre de manière continue aux attentes et besoins des clients. Mutualisation de la solution THEMIS Permet de promouvoir un produit commun qui est en mesure d adresser les spécificités cantonales si nécessaire Ouverture et portabilité Basé sur des standards ouverts Orientation vers la cyberadministration Centre de compétences THEMIS Assurer la compatibilité et les évolutions techniques Complétude et conformité du produit par rapport à la LP Equipe experte en matière de gestion des poursuites et des technologies Richesse fonctionnelle et technologie moderne Equipe de maintenance expérimentée Capacité à reprendre des données de systèmes existants en Suisse THEMIS pilote au projet elp 2.0 conduit par la Confédération