PARLEMENT EUROPEEN. Le Secrétaire Général

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1 PARLEMENT EUROPEEN ««««««««««««Le Secrétaire Général NOTE A L'ATTENTION DES MEMBRES DU BUREAU Objet : Besoins en bureaux et locaux de stockage à Bruxelles Bâtiment 50/70 rue Wiertz - Location de 2 étages Bâtiment souterrain de stockage - Acquisition RESUME Afin de faire face aux besoins croissants en termes de bureaux et d'aires de stockage, l'administration estime opportunes: la location de 2 étages de l'immeuble sis rue Wiertz 50/70, bâtiment à côté du complexe ASP; l'acquisition d'un local de stockage, appartenant à SEL, contigu au complexe ASP. 1. Besoins en bureaux Befimmo, propriétaire du 50/70 rue Wiertz, a fait offre pour la location de 2 étages (2ème et 3ème) du bâtiment, et ce à partir du 01/01/05 et pour une durée minimale de 3 ans selon la formule classique d'un bail 3/6/9. 2. Besoins en locaux de stockage La SEL est propriétaire d'un bien souterrain qui répond aux besoins du Parlement en matière de dépôt, et dont l'achat permettrait une gestion plus fonctionnelle des stocks de matériel à Bruxelles. Suite aux négociations entre le Parlement européen et le propriétaire, ce dernier a formulé une proposition de vente dont le prix reflète la valeur du bien. Cependant, des travaux étant indispensables à l'utilisation effective du bien à des fins d'entreposage, l'achat éventuel est nécessairement subordonné à l'obtention du permis d'urbanisme. - o - Par la présente note, les Membres du Bureau sont donc invités: à se prononcer sur le principe de la prise en location de 2 étages de l'immeuble rue Wiertz 50/70, pour une durée de trois ans minimum avec un bail de type 3/6/9. à se prononcer sur le principe de l'acquisition du bâtiment souterrain de stockage proposé à la vente par SEL; et, en cas d'avis positif, à charger le Secrétaire général 1. d'accomplir les formalités en vue de l'obtention du permis d'urbanisme nécessaire à la réalisation des travaux d'aménagement du local de stockage; 2. de saisir la Commission des budgets aux fins de recueillir son avis quant aux aspects financiers des 2 opérations, conformément à l'article du règlement financier; à donner mandat au Président et au Secrétaire général aux fins d'accomplir toutes les formalités inhérentes à la signature du contrat de location de 2 étages de l'immeuble rue Wiertz 50/70 et du contrat d'achat du local de stockage, sous condition suspensive d'obtention préalable du permis d'urbanisme pour ce local.

2 I. Historique A. Besoins en bureaux Mi 2003, à la demande du Secrétaire général, une Task force composée de représentants des Groupes politiques et du Secrétariat général a étudié en profondeur les conséquences de l'élargissement en termes de besoins en bureaux supplémentaires. Un rapport final a été présenté au Secrétaire général le 13/10/03 (annexe 1). Ce rapport concluait notamment que la prise en location des bâtiments Montoyer 63 (libre à l'époque) et Montoyer 75 (occupé à ce moment par la Commission), répondrait aux besoins exprimés à l'époque par l'ensemble des Groupes et Directions générales. Dans les derniers mois de 2003, il s'est avéré que l'occupant du Montoyer 75, la Commission, ne pouvait libérer cet immeuble avant mi La mise à disposition à cette date a été jugée trop tardive et il a fallu chercher une solution de rechange. C'est ainsi que le PE a immédiatement entamé des négociations avec le propriétaire et le locataire du bâtiment Remard (mitoyen de l'atrium II); le Parlement européen a pu prendre en location ce bâtiment, qui lui a été mis à disposition dès février Toutefois, la surface de bureaux du Remard est de m² contre m² pour le Montoyer 75, soit un déficit de l'ordre de 60 à 80 postes de travail, or il s'est avéré que les chiffres fournis mi 2003 pour l'ensemble des occupants ont évolué largement à la hausse. La situation actuelle, soit à la fin novembre 2004, est simple à résumer: les bureaux de Bruxelles n'offrent plus de disponibilités pour de nouveaux arrivants. Le Secrétaire général a donc demandé à la Direction Générale INFI de chercher un immeuble aussi proche que possible des bâtiments principaux, offrant une capacité d'accueil d'une centaine de postes de travail. En tout état de cause, une actualisation du rapport au Secrétaire général du 13/10/04 s'impose, afin de s'assurer que les conséquences en termes d'espace de l'opération "Raising the game" d'une part, et de l'amplification de l'organigramme 2005 par rapport à 2004 d'autre part, soient couvertes par la mise à disposition des bâtiments D4-D5 et dans le cas contraire étudier et choisir dans de bonnes conditions l'immeuble complémentaire nécessaire. Cette actualisation est en cours. B. Besoins en locaux de stockage Des demandes d'espaces de stockage de différent matériel (informatique, de télécommunication, de fournitures de bureau et de mobilier etc...) ainsi que de locaux d'archivage de documents ne cessent de croître. Nous constatons, à divers endroits des bâtiments, l'utilisation des couloirs en tant qu'espaces de stockage entraînant une gêne pour le fonctionnement normal des services, des difficultés à contrôler le matériel stocké, ou des documents empilés et mettant en danger la sécurité des personnes en cas de nécessité d'évacuation des immeubles. 2/5

3 Suite à l'accroissement de l'activité législative, il est à prévoir que ce besoin en locaux de stockage et d'archives devienne de plus en plus important. Les locaux de stockage existants ne suffisent plus. Un immeuble souterrain sis à l'extrémité du bâtiment ASP, plus précisément sous la rampe d'accès de la dalle à la rue Wiertz, à usage possible de stockage ou d'entrepôt de marchandises est actuellement disponible. II. Proposition de location et d'achat A. L'Administration a examiné dès septembre 2004 les possibilités de prise en location de plateaux d'une superficie de à m², correspondant à une centaine de postes de travail, dans des bâtiments proches des immeubles actuels du Parlement européen. La solution proposée est la prise en location de 2 étages du bâtiment situé 30/50 rue Wiertz. Cet immeuble se situe dans le prolongement du bâtiment ASP vers le haut de la rue Wiertz. Les 2 plateaux disponibles peuvent être mis à disposition entre le 01/01/05 et le 01/03/05. Le propriétaire, après âpres discussions, a accepté un bail 3/6/9, ce qui permettra au PE de quitter cet immeuble après 3 ans, soit au moment de la mise en service des D4/D5. Il s'agit d'une surface de m² proposée au prix de 250 /m²/an. Si cette solution est retenue, il conviendra de décider le plus tôt possible quels services y seront transférés afin de pouvoir faire les cloisonnements et travaux divers nécessaires à leur fonctionnement. B. En ce qui concerne l'espace de stockage, la société SEL avait transmis au Parlement européen à la mi 1999, une proposition en vue de l'achat d'un local de stockage et d'archives contigu au bâtiment D3, et ce pour un prix de , proposition que le Parlement européen avait refusée, car trop onéreuse. Dans le cadre des pourparlers relatifs au projet D4-D5 le promoteur a formulé une nouvelle proposition de vente au prix de ,70, hors aménagements intérieurs qui sont estimés ci-dessus (voir correspondance de la SEL en date du 19/11/ annexe 2). Dans le cadre des négociations qui ont suivi, l'administration a pu ramener ce chiffre à , hors aménagements intérieurs qui sont estimés ci-dessus, qui correspond à la valeur réelle du bien (voir correspondance de la SEL en date du 01/04/04 - annexe 3). Le bâtiment dont l'achat est envisagé présente des avantages indéniables dans l'optique d'une utilisation comme lieu de stockage de matériel : - la proximité des autres bâtiments occupés par le Parlement à Bruxelles; - un accès de l'extérieur aisé par l'entrée du parking du bâtiment A. Spinelli, côté rue Wiertz; - des facilités de sécurisation (entrée unique); - la possibilité de créer des communications avec les bâtiments du Parlement au niveau des parkings; - une surface appréciable d'environ 2000 m2 répondant aux besoins de l'institution; - une possibilité d'établir une liaison câblée privée entre le complexe ASP et l'immeuble Rue Wiertz 50/70, le local de stockage se trouvant entre les deux. 3/5

4 Au vu de ce qui précède, l'institution ne pourra que tirer des avantages certains de cet achat qui permettra une gestion plus aisée des stocks. Il convient cependant de préciser que des travaux d'aménagement seront indispensables dans cette zone afin de pouvoir l'utiliser effectivement à des fins de stockage. Or la réalisation de ces travaux nécessite impérativement l'obtention d'un permis d'urbanisme. Ainsi, sous réserve de l'obtention du permis, et pour le cas ou les membres du Bureau devaient se prononcer favorablement quant à cette acquisition, il conviendrait en premier lieu de saisir la Commission des budgets afin de recueillir son avis sur les aspects budgétaires de l'opération. Après, il conviendra de suivre la procédure classique devant conduire à la signature d'un compromis de vente, puis d'un acte authentique d'achat. A cet effet, le mandat nécessaire doit être donné au Secrétaire général aux fins d'accomplir l'ensemble des démarches nécessaires. III. Incidences financières A. La dernière offre du 22/11/04 du propriétaire du bâtiment Rue Wiertz 50/70, la société Befimmo, dont copie est jointe (annexe 4), fixe le coût de loyer des 2 étages (2ème et 3ème étages) à: Bureaux m² à 250 /an = Archives 470,50 m² à 86 /m² = Parkings intérieurs 59 places à /pl/an = Les charges réelles sont à la charge du locataire. B. En ce qui concerne le local de stockage, la dernière offre adressée par le promoteur s'élève à la somme de qui se décompose de la façon suivante : - Prix du bâtiment : ,00 - Prix du fonds (terrain) : 1,00 Par ailleurs le coût des études techniques et des travaux à réaliser a été estimé par les services en charge de ce dossier à la somme de (voir fiche financière - annexe 5) et les délais d'exécution ont été évalués à 18 mois. L'avis de nos experts techniques externes, l'association CAPE, qui intervient dans le cadre des négociations portant sur le projet D4-D5 a été sollicité, leurs conclusions figurant dans l'annexe 6. Pour notre Expert, le coût des travaux à réaliser pour rendre ce local propre à accueillir du stockage peut être estimé à , somme à comparer aux prévus par les services de l'administration. C. Il est intéressant de souligner que si le Parlement européen décide de louer une partie du bâtiment Rue Wiertz 50/70 et d'acheter le local de stockage proposé, les liaisons informatiques et télécom pourront se réaliser par des câbles privés PE, installés par nos soins. En effet, les 3 bâtiments sont contigus et cette liaison permettra d'économiser la 4/5

5 location de câbles publics, qui pourraient coûter environ sur une durée de 3 ans (soit la moitié du prix d'achat proposé du bâtiment souterrain de stockage. IV. Conclusion Au vu de ce qui précède, les Membres du Bureau sont donc invités: à se prononcer sur le principe de la prise en location de 2 étages de l'immeuble rue Wiertz 50/70, pour une durée de trois ans minimum avec un bail de type 3/6/9. à se prononcer sur le principe de l'acquisition du local de stockage proposé à la vente par SEL; et, en cas d'avis positif, à charger le Secrétaire général 1. d'accomplir les formalités en vue de l'obtention du permis d'urbanisme nécessaire à la réalisation des travaux d'aménagement du local de stockage; 2. de saisir la Commission des budgets aux fins de recueillir son avis quant aux aspects financiers des 2 opérations, conformément à l'article du règlement financier; à donner mandat au Président et au Secrétaire général aux fins d'accomplir toutes les formalités inhérentes à la signature du contrat de location de 2 étages de l'immeuble rue Wiertz 50/70 et du contrat d'achat du local de stockage, sous condition suspensive d'obtention préalable du permis d'urbanisme pour ce local". Julian PRIESTLEY Liste des annexes: Annexe 1 : Rapport final du 13/10/2003 : Occupation des bâtiments Annexe 2 : Proposition de vente de la cathédrale présentée par SEL le 19/11/2003 Annexe 3 : Nouvelle offre présentée par SEL le 01/04/2004 Annexe 4 : Offre de la Société Befimmo du 22/11/04 Annexe 5 : Annexe 6 : Fiche financière Avis de CAPE expert technique externe 5/5