La Location. Matériel Médical

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1 La Location Matériel Médical

2 I Les fichiers 1 - Le tarif (correspond au TAREX) La codification se compose d un : - Préfixe de 6 caract (code générique pour un famille donnée : 101B08 pour les lits et accessoires) - Suffixe de 0 à 5 caractères Le tarif de base est affecté aux produits (lit, fauteuil,...) et selon la durée de location de ce produit, le logiciel facturera le prix fort ou faible (principe de la dégressivité). 1er cas : lit électrique (La tarification a changé au 07 novembre 2000) Code tarif : 101B08.1 Libellé : LIT + ACCESSOIRES Mode : Location Période : Semaine Pour une prescription : 0 périodes à : 0 périodes Applicable de la période n : 1 à la période n : 999 Pour un nb d accessoires de : 0 à : 0 Tarif valable pour : 1 périodes Montant : Tips : Tx de TVA : Tx rembt. : 7 65 % Code livraison : 101C01.1 2ème cas : Matelas (C'est l'exemple d'un produit vendu) Matelas gaufrier classe 1 Code tarif : 101A Libellé : MATELAS GAUFRIER CLASSE 1 Mode : Vente Période : Forfait Pour une prescription : 0 périodes à : 0 périodes Applicable de la période n : 1 à la période n : 1 Pour un nb d accessoires de : 0 à : 0 Tarif valable pour : 1 périodes Montant : Tips : Tx de TVA : Tx rembt. : 7 65 % Code livraison : rien Page 2 sur 17

3 3ème cas : Le forfait de livraison Les paramètres sont les mêmes que les autres sauf : - Applicable de la période n 1 à 1 (il ressortira sur la 1ère facture) - Le mode de location doit être impérativement : location ou vente Pour info : Le tarif du 101C01.1 a changé au 07 novembre Code tarif : 101C01.1 Libellé : FORFAIT LIVRAISON F1 Mode : Location ou vente Période : Forfait Pour une prescription : 0 périodes à : 0 périodes Applicable de la période n : 1 à la période n : 1 Pour un nb d accessoires de : 0 à : 0 Tarif valable pour : 1 périodes Montant : Tips : Tx de TVA : Tx rembt. : 7 65 % Code livraison : rien Remarque : Quand un accessoire a un forfait de livraison de renseigné (ex: potence), s'il est loué en même temps que le matériel principal on ne prendra que le forfait du matériel. Si l'accessoire est loué ultérieurement on peut rajouter un forfait de livraison qui dans ce cas sera celui de l'accessoire. Les 2 autres forfaits de livraison sont : - 101C01.2 FORFAIT LIVRAISON F2 Montant : C01.3 FORFAIT LIVRAISON F3 Montant : Page 3 sur 17

4 4 ème cas : La potence de lit louée à part Potence de lit T0 Potence de lit T1 Potence de lit T2 Code tarif 101C09.31 Code tarif 101C Code tarif 101C Mode Location Mode Location Mode Location Période Semaine Période Semaine Période Semaine Pour une prescript. rien Pour une prescript. rien Pour une prescript. rien Applicable de... rien Applicable de... 1 à 65 Applicable de à 999 Pour un nbre d acc. rien Pour un nbre d acc. rien Pour un nbre d acc. rien Tarif valable pour 0 Tarif valable pour 1 Tarif valable pour 1 Montant 0.00 Montant 2.29 Montant 1.52 Montant TIPS 0.00 Montant TIPS 2.29 Montant TIPS 1.52 Tx de TVA 4 Tx de TVA 4 Tx de TVA 4 Tx de rembt 7 Tx de rembt 7 Tx de rembt 7 Code livraison Code livraison 101C01.3 Code livraison 5ème cas : les fauteuils roulants C est assez complexe à gérer. Seul le produit fauteuil sera rattaché à un code TAREX, les accessoires devront être créés sans code TAREX (repose pieds, dossier inclinable, gouttière, ). En effet le principe de la location du fauteuil est que le prix dépend du nombre d accessoires rajoutés et que ceux-ci n ont pas de tarif propre. Il existe 9 codes TAREX, seulement 7 sont utilisés C08. Fauteuil roulant (c est ce code qui devra être rattaché) - 101C08.11 Fauteuil roulant < 53 semaines avec 1 accessoire - 101C08.12 Fauteuil roulant < 53 semaines avec 2 accessoires - 101C08.13 Fauteuil roulant < 53 semaines avec 3 accessoires - 101C08.21 Fauteuil roulant > 52 semaines avec 1 accessoire - 101C08.22 Fauteuil roulant > 52 semaines avec 2 accessoires - 101C08.23 Fauteuil roulant > 52 semaines avec 3 accessoires Fauteuil roulant loué Code tarif : 101C08 Libellé : FAUTEUIL ROULANT T0 Mode : Location Période : Semaine Pour une prescription : 0 périodes à : 0 périodes Applicable de la période n : 0 à la période n : 0 Pour un nb d accessoires de : 0 à : 0 Tarif valable pour : 0 périodes Montant : 0.00 Tips : 0.00 Tx de TVA : Tx rembt. : 7 65 % Page 4 sur 17

5 Code livraison : rien Fauteuil roulant < 53 semaines Avec 1 accessoire Avec 2 accessoires Plus de 2 accessoires Code tarif : 101C08.11 Code tarif : 101C08.12 Code tarif : 101C09.13 Mode : location Mode : location Mode : location Période : semaine Période : semaine Période : semaine Pour une prescript. : rien Pour une prescript. : rien Pour une prescript. : rien Applicable de... : 1 à 52 Applicable de... : 1 à 52 Applicable de... : 1 à 52 Pour un nbre d acc. : 1 à 1 Pour un nbre d acc. : 2 à 2 Pour un nbre d acc. : 3 à 99 Tarif valable pour : 1 Tarif valable pour : 1 Tarif valable pour : 1 Montant : Montant : Montant : Montant TIPS : Montant TIPS : Montant TIPS : Tx de TVA : 4 Tx de TVA : 4 Tx de TVA : 4 Tx de rembt : 7 Tx de rembt : 7 Tx de rembt : 7 Code livraison : 101C01.2 Code livraison : 101C01.2 Code livraison : 101C01.2 Fauteuil roulant > 52 semaines : Avec 1 accessoire Avec 2 accessoires Plus de 2 accessoires Code tarif : 101C08.21 Code tarif : 101C08.22 Code tarif : 101C09.23 Mode : Location Mode : Location Mode : Location Période : Semaine Période : Semaine Période : Semaine Pour une prescript. : rien Pour une prescript. : rien Pour une prescript. : rien Applicable de... : 53 à 999 Applicable de... : 53 à 999 Applicable de... : 53 à 999 Pour un nbre d acc. : 1 à 1 Pour un nbre d acc. : 2 à 2 Pour un nbre d acc. : 3 à 99 Tarif valable pour : 1 Tarif valable pour : 1 Tarif valable pour : 1 Montant : Montant : Montant : Montant TIPS : Montant TIPS : Montant TIPS : Tx de TVA : 4 Tx de TVA : 4 Tx de TVA : 4 Tx de rembt : 7 Tx de rembt : 7 Tx de rembt : 7 Code livraison : Code livraison : Code livraison : Remarques : - Il n y pas de code TAREX à créer pour les accessoires du fauteuil. - Pour un fauteuil vendu il faut créer un code TAREX fictif ex : 101C Fauteuil vendu - Mode : Vente et indiquer le montant de la vente Page 5 sur 17

6 6ème cas : les aérosols : Il faut distinguer les aérosols de courte durée (jusqu à 4 semaines) et les aérosols de longue durée (> 4 semaines). Dans ces 2 cas on le sait dès le début avec l ordonnance du médecin. Aérosol Courte Durée Code tarif : 101C03.11 Mode : Location Période : Semaine Pour une prescript. : rien Applicable de... : 1 à 4 Pour un nbre d acc. : rien Tarif valable pour : 1 Montant : 9.30 Montant TIPS : 9.30 Tx de TVA : 4 Tx de rembt : 7 Code livraison : 101C01.2 Aérosol longue durée : Aérosol Longue Durée T0 Aérosol Longue Durée T1 Aérosol Longue Durée T2 Code tarif : 101C03.12 Code tarif : 101C Code tarif : 101C Mode : Location Mode : Location Mode : Location Période : Semaine Période : Semaine Période : Semaine Pour une prescript. : rien Pour une prescript. : rien Pour une prescript. : rien Applicable de... : rien Applicable de... : 1 à 65 Applicable de... : 66 à 999 Pour un nbre d acc. : rien Pour un nbre d acc. : rien Pour un nbre d acc. : rien Tarif valable pour : 0 Tarif valable pour : 1 Tarif valable pour : 1 Montant : 0.00 Montant : 4.57 Montant : 2.74 Montant TIPS : 0.00 Montant TIPS : 4.57 Montant TIPS : 2.74 Tx de TVA : 4 Tx de TVA : 4 Tx de TVA : 4 Tx de rembt : 7 Tx de rembt : 7 Tx de rembt : 7 Code livraison Code livraison : 101C01.2 Code livraison : Remarque : on ne se sert pas du 101C03.1 Page 6 sur 17

7 2 - Les produits Accès au fichier produits, on peut définir un intervalle de travail (ex : à ). Attention ne s afficheront dans la liste de produits que ceux compris dans cet intervalle. La fiche produit est identique au reste du fichier sauf : - On affecte un code tarif. Il est donc très important que celui-ci soit juste. Ici ce code sera celui sans prix pour les tarifs dégressifs (aérosol longue durée) 101B08.1 Lit électrique 101A Matelas Gaufrier Classe 1 101C09.31 Potence (louée à part) 101C08 Fauteuil roulant loué 101C Fauteuil roulant vendu 101C03.11 Aérosol courte durée 101C03.12 Aérosol longue durée Remarque : Les accessoires du fauteuil doivent être obligatoirement créés (repose pieds, dossier inclinable, gouttière) mais sans tarif puisqu à la location du fauteuil le tarif dépend du nombre d accessoires. Idem pour les accessoires du Lit (sauf la potence). - Le code famille est : location matériel médical - ATTENTION AUX CODES ACTES DIFFERENTS SELON LE MATERIEL - Pour tous les produits vendus, il faut absolument renseigner la fiche produit, onglet prix et saisir le prix de vente TTC et éventuellement le prix d achat. Pour les produits loués, dès le code acte saisi on peut valider la création par *. (ne pas mettre les prix). Pour créer 10 lits, il suffit d en créer un puis d effectuer 9 duplications. Pour cela il faut prendre l option duplication sur la fiche produit : Nbre duplications à effectuer 9 Compteur apparaissant sur libellé Oui ou Non (on peut mettre oui pour avoir les numéros à côté) Numéros CIP consécutifs On peut mettre Non, il le fera automatiquement Edition de nouveaux produits En général Non * pour valider C pour confirmer Remarque : Quand le pharmacien est propriétaire d'une partie de son parc et qu'il en loue une autre partie à un fournisseur (ex : LOCAPHARM) il est conseillé de créer 2 types de matériel : - Lit pharmacie - Lit LOCAPHARM Page 7 sur 17

8 II Création / Facturation d un dossier 1 - Nouveau dossier - Saisir le client. - Saisir le début du nom du produit. S affichent tous les produits concernés (libres ou loués). Bien évidemment, sélectionner un article libre. - Création dossier n : Ce numéro est celui du matériel, il sert à enrichir l historique client et celui du Matériel. - Matériel : intitulé du produit - Avec ou sans accessoires Avec : saisir l'accessoire par son nom ou son code CIP Dans ce cas, option facturation : - O : Tarif de l accessoire - N : Tarif matériel principal (accessoires du fauteuil et du lit) - V : Vente accessoires (matelas) - Vente multiple On peut en saisir plusieurs par le code AMM ou le nom du produit Remarque : Si on s est trompé, il faut valider la ligne accessoires, remonter avec le curseur, ESPACE pour sans accessoires, remonter avec le curseur, ESPACE pour avec accessoires et les ressaisir Date ouverture du dossier Date réelle de début de location Livraison OUI s il y en a un (ESPACE) Location ou vente Si location indiquer le nombre de semaines Etat Accord de prise en charge (dans la plupart des cas) (ESPACE) Date de l envoi Date réelle de début de location ou date d envoi Org/cent F1 liste contrats (choisir ALD ou 1/3 si besoin) Renouvellement Permet de demander les dossiers à renouveler 5 semaines avant la fin Date du renouvellement Rien au début Facturation - manuelle dans tous les cas. (ESPACE) - le de chaque mois : attention dans ce cas il ne facture que ce jour-là - Toutes les semaines (n'est plus utilisé) Date de l ordonnance Médecin F1 pour choisir le médecin de famille Nota : Commentaire libre Remarques : Lors de la création d'un dossier toujours prendre édition du devis, (ESPACE) toute la durée prévue même si on n'en a pas besoin.cela permet de vérifier à l'écran si toutes les informations préalablement saisies sont justes. On peut éventuellement éditer l entente préalable : prendre quand même édition du devis, (ESPACE) toute la durée prévue, choisir type de facture Ordonnance payante puis le document n 3320 ou Après envoi de l entente préalable et accord de l organisme, pensez à venir modifier le dossier et changer son état. Page 8 sur 17

9 2 - Dossier en cours - Saisir le client - Saisir le début du nom du produit. S affichent tous les produits concernés (libres ou loués). Bien évidemment, sélectionner un article libre. - Création dossier n : Ce numéro est celui du matériel, il sert à enrichir l historique client et celui du matériel. - Matériel : intitulé du produit - Avec ou sans accessoires Date ouverture du dossier Date réelle de début de location Livraison Dans le cas présent NON, il a déjà été facturé (ESPACE) Location ou vente indiquer le nombre de semaines à facturer correspondant à la dernière ordonnance (ex : 6 mois = 26 s) Etat Accord de prise en charge (ESPACE) Date de l envoi Date réelle de début de location Org/cent F1 liste contrats (choisir ALD ou 1/3 si besoin) Renouvellement Permet de demander les dossiers à renouveler 5 semaines avant la fin Date du renouvellement Date de dernière ordonnance Facturation - manuelle dans tous les cas. (ESPACE) - le de chaque mois : attention dans ce cas il ne facture que ce jour-là - Toutes les semaines (n'est plus utilisé) Date de l ordonnance Date de dernière ordonnance Médecin F1 pour choisir le médecin de famille Nota Commentaire libre REMARQUE : IL FAUT ABSOLUMENT RENSEIGNER LA DATE DE DERNIERE FACTURE POUR QUE LE LOGICIEL REFACTURE A PARTIR DU LENDEMAIN Pour cela quand le tableau modification, édition du devis,... apparaît à l écran appuyer sur 2 touches en même temps ALTGR (à droite de la barre d espace) (juste au-dessus des lettres O et P) Le logiciel vous indique alors que la facturation va repartir le lendemain de la date que vous allez saisir alors ; la saisir et la confirmer. Nous vous conseillons toujours de vérifier votre saisie en effectuant immédiatement la facturation manuelle et l édition fictive de l entente préalable. Remarque : En ce qui concerne la facturation de deux cannes anglaises : le code TAREX 101B01.2 correspond à la location d'une demi-paire, donc d'une canne anglaise. Il faudra lors de la tarification créer un dossier matériel avec 1/2 paire et rajouter un accessoire : 1/2 paire. Le client aura donc 2 1/2 paires. Page 9 sur 17

10 3 - Facturation des dossiers La facturation doit obligatoirement être effectuée via le module Location Matériel Médical. On a 2 possibilités de facturation : manuelle ou automatique Facturation manuelle - Saisir le client - F3 liste des dossiers du client - Choisir le dossier concerné - Validation - Facturation (par défaut jusqu à la date du jour) Idem que pour les ventes humaines - Autres documents 3310 : Facture location CERFA : Facture location CERFA : Facturation location nouvelle feuille de soins (le plus fréquent) Facturation automatique - Saisir ou non le client. - F2 Facturation automatique - Liste des dossiers à facturer clos ou en cours (écran / imprimante). Permet de visualiser avant si tout est correct. On peut éventuellement le faire avant de lancer la facturation. - Lancement de la facturation - N dossier de : ENTREE - à : ENTREE - Chaque dossier défile à l écran. On peut dans ce cas : * Editer la facture,.. * Si la date de fin de dossier < date du jour : L on facture jusqu à cette date A on facture jusqu à la date du jour * Si on fait ECHAP : R retourner à la facture S sauter la facture et passer à la facture suivante A arrêter la facturation automatique Remarques concernant la Facturation SESAM-Vitale dans le module Location Matériel Médical : - Les facturations effectuées en Location Matériel Médical sont obligatoirement en mode dégradé. - Les questions posées lors de cette facturation sont exactement les mêmes qu en Espace de Travail - F11 Carte Vitale (en bas de l écran à droite) permet de créer le client avec sa carte Vitale. - Certains codes actes ne sont pas prévus dans le cahier des charges SESAM-Vitale 1.31 (VEH, ) Pour lister les codes actes transmissibles en SESAM-Vitale, il suffit d effectuer une vente classique en Espace de Travail, saisir un produit et sur la quantité TAB + T (acte). En se déplaçant avec les flèches du curseur, on ainsi les codes actes gérés en 1.31 et donc par conséquent ceux qui n y sont pas. Page 10 sur 17

11 4 - Renouvellement d'un dossier Edition des renouvellements éventuels - F7 Renouvellements - Liste des renouvellements à demander - De date à date : par défaut date du jour à la même date du mois suivant - Ecran / Imprimante Apparaît dans cette liste tous les dossiers dont la zone renouvellement avant... est renseignée et qui correspond à cette période ainsi que tous les dossiers dont la facturation est terminée et qui ne sont pas clôturés. Gestion des renouvellements - Saisir le client - F3 liste des dossiers - Choisir le dossier concerné - Validation - M (modification) Si durée du renouvellement différente de la durée actuelle, remonter avec la flèche du curseur et la changer Date du renouvellement : doit être égale à la date dernière facture(sinon le logiciel oublie 1 semaine) Date de l ordonnance : (du renouvellement) A ce niveau on peut éditer une entente préalable (comme en création de dossier). La mention renouvellement n est pas imprimée, car dans le cadre de la Location, il s agit de prolongation de dossier et non de renouvellement. 5 - Rajout d'accessoire - Saisir le client - F3 liste des dossiers d'un client - Choisir le dossier concerné - Validation - Prise accessoire - Saisir l'accessoire - Choisir l'option de facturation - Renseigner la date de rajout de l'accessoire (C confirmer la date du jour ou M pour la modifier). Page 11 sur 17

12 6 Modification / suppression d une facture Pour modifier ou supprimer une facture éditée en Location Matériel Médical, IL FAUT ABSOLUMENT ALLER EN LOCATION MATERIEL MEDICAL ET SUPPRIMER LA FACTURE. - Appeler le client - F5 Liste des factures - Suppression de la facture, - F3 Liste des dossiers - Choisir le dossier concerné - Changer la date de fin de facture (ALT après visualisation de la date de fin de facture en H Historique). 7 - Clôture d un dossier / retour d'accessoire Clôture d'un dossier - Saisir un client - F3 Liste des dossiers - Choisir le dossier - Validation - Clôture du dossier Saisie de la date de clôture (C confirmer la date du jour ou M pour la modifier) - R réintégration immédiate du matériel ou A en attente du retour. Dans ce dernier cas, on pourra ultérieurement éditer une lettre de réclamation pour le matériel non retourné ou enregistrer ce retour. Retour d'accessoire antérieure à la clôture d'un dossier - Saisir un client - F3 Liste des dossiers - Choisir le dossier - Validation - A retour d'accessoire - Saisie de l'accessoire - Saisie de la date de retour (C confirmer la date du jour ou M pour la modifier) Le logiciel s'arrêtera de facturer l'accessoire à cette date-là en facturation manuelle ou automatique. Page 12 sur 17

13 8 - Divers Fiche dossier - Etat de la location (imprimante exclusivement) - Historique du dossier (écran) Si le dossier a été clôturé sans retour de matériel, on a en plus : - Réclamation matériel non rendu : édition d une lettre de relance à envoyer au client ou à sa famille pour lui réclamer le matériel - Retour des matériels : enregistrement du retour du matériel Fiche produit - Historique locations : savoir à quelles personnes ce matériel a été loué. - F1 liste (même si cela n apparaît pas à l écran) :! Modification de l intervalle! Liste (écran / imprimante) : - Matériels disponibles - Matériels en location - Retours imminents! Libellé : on peut éventuellement saisir quelques lettres (ex : LIT) Facturation - F3 Liste des dossiers (écran/imprimante) : Tous les dossiers Dossiers en cours Dossiers clos non facturés Dossiers clos facturés - F4 recherche dossier : va rechercher les dossiers 1 par 1. Il vaut mieux faire F3 et choisir le bon dossier - F5 liste des factures déjà éditées par le module location. - F6 idem que F5, recherche les factures location 1 par 1. - F9 Chiffre d'affaires Locations (famille 89000) N agréments Pour saisir les numéros d agrément Location : - Divers - Coordonnées - Numéros d agréments Ils apparaîtront sur les documents : - Entente préalable : 3340 et Facture : 3320 et 3360 Page 13 sur 17

14 OXYGENOTHERAPIE Nouvelle tarification (J.O. du 30 décembre 1998) Cette nouvelle tarification va permettre au pharmacien de gérer plus facilement la facturation de l oxygénothérapie puisqu il tarifiera désormais un forfait hebdomadaire comprenant tout. Trois cas sont prévus : 1 er cas : Forfait hebdomadaire court terme Dans 95 % des cas le pharmacien commencera à tarifier ce forfait qui est le numéro 3 selon la législation. La prise en charge est assurée pour une durée d un mois renouvelable 2 fois maximum. Code TAREX : 101D Px Public T.T.C. : Après cette période le pharmacien tarifiera obligatoirement, si besoin, le forfait hebdomadaire long terme. 2 ème cas : Forfait hebdomadaire long terme Selon les besoins du client 2 possibilités existent : - Celui qui a une insuffisance respiratoire grave et qui déambule moins d une heure par jour : forfait n 1 (poste fixe). - Celui qui déambule plus d une heure par jour ou qui a un débit en oxygène 5 l/mn : forfait n 2 (oxygène liquide) Forfait n 1 : Poste fixe Code TAREX : 101D Px Public TTC : Forfait n 2 : Oxyg liquide Code TAREX : 101D Px Public TTC : Page 14 sur 17

15 3 ème cas : Ventilations assistées Il existe 6 forfaits simples et 18 forfaits associés (associations de 2 autres forfaits). N forfait Code TAREX Forf assoc Px Public TTC 4 101D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D Application de ces nouvelles dispositions avec le module location matériel médical ALLIANCE + : 1) Création de tous les codes TAREX (exemple ci-dessous) * Code tarif : 101D03.02 * Mode : location * Période : semaine * Pour une prescript. : rien * Applicable de... : 1 à 999 * Pour un nbre d acc. : rien * Tarif valable pour : 1 * Montant : * Montant TIPS : * Tx de TVA : le saisir * Tx de rembt : 7 (TIPS) * Code livraison : Page 15 sur 17

16 2) Création des produits «forfaits» (exemple ci-dessous) * Intitulé : Forfait 11 (4 et 2) * Code tarif : 101D03.02 Les autres infos sont conformes aux autres produits location matériel médical (Attention au code acte) 3) La tarification Il faut créer en fait un premier dossier avec un forfait hebdomadaire court terme et à l issu de celui-ci créer un second dossier pour le forfait hebdomadaire long terme. Il faut également penser à clôturer le premier dossier dès la facturation du second démarré Page 16 sur 17

17 PARAMETRES LOCATION (A NE PAS EXPLIQUER AUX CLIENTS) - Espace Location Matériel Médical - ALGR + # 1) Alerte prise en charge dépassée OUI En facturation manuelle ou automatique, quand un dossier est fini, le logiciel propose de facturer jusqu'à la date de fin ou jusqu' à la date du jour 2) Caution dans la caisse NON Permet de gérer la caution dans la caisse 3) Facturation automatique par relevé NON Dans ce cas, le logiciel proposera la facturation automatique sur facture libre (subro ou feuille de soins) 4) Validation automatique des factures NON En facturation automatique, paramètre inactif aujourd'hui 5) Enregistrement automatique des factures NON En facturation automatique, paramètre inactif aujourd'hui 6) Autoriser T/P si non PEC NON Cela permettait d'autoriser ou non le Tiers-Payant si on renseignait sur le dossier PRISE EN CHARGE FORCEE 7) Devis/Entente préalable détaillée OUI Permettait d'éditer un devis ou une entente préalable détaillée Page 17 sur 17