Atelier LE BUDGET DE FONCTIONNEMENT DES CE : ANTICIPER LES RÉFORMES Transparence financière et nouvelles prérogatives économiques

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1 Atelier LE BUDGET DE FONCTIONNEMENT DES CE : ANTICIPER LES RÉFORMES Transparence financière et nouvelles prérogatives économiques

2 Sommaire de l atelier Présentation des intervenants Quelques chiffres sur les CE Quizz interactif les 5 questions clés pour bien gérer et comprendre son budget.

3 Atelier Présentation des intervenants Crédit Coopératif Céline FIORENTINO Responsable du secteur des Comités d Entreprise

4 Atelier Présentation des intervenants Cabinet AUDI CE Claudine Vergnolle Commissaire aux comptes depuis 1975 Expert comptable depuis 1981 DESS fonctions Humaines et droit social (Panthéon-ASSAS 1999) Vice présidente de l Ordre des Experts Comptables Paris Idfde 2000 à 2008 et présidente fondatrice de la commission CE Membre du comité «comités d entreprises» du Conseil Supérieur de l Ordre des Experts Comptables

5 Les Budgets des Comités d Entreprise en quelques chiffres BUDGET TOTAL DES CE : 11 MILLIARDS BUDGET DE FONCTIONNEMENT 600 millions ŒUVRES SOCIALES // ASC Dotations : 2,6 milliards Participation des salariés : 7,8 milliards BUDGET DE FONCTIONNEMENT 88.4% disposent de 0.2% de la masse salariale brute 2.2% disposent de moins de 0.2% 9.4% disposent de plus de 0.2% Médiane : BUDGET DES ASC Moyenne de 1.05% de la masse salariale brute De 30 à / an / salarié Médiane :

6 QUIZZ Vos questions Nos réponses Atelier sous forme de QUIZZ interactif 5 questions clés sur : les budgets de fonctionnement et d ASC, leur gestion, le Règlement Intérieur, le dernier ANI.

7 QUIZZ Vos questions Nos réponses Question n 1 : L expert-comptable et le Commissaire aux Comptes (CAC) sont-ils obligatoires?

8 Le CE et ses missions CADRE GÉNÉRAL LE CE DOIT ASSUMER UN DOUBLE RÔLE Son rôle EXERCER Prérogatives économiques Objectif : la défense des salariés Art L du Code du Travail : «Le CE a pour objet d assurer une expression collective des salariés, permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l évolution économique et financière de l entreprise, à l organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production». ET GERER Gestion des activités sociales et culturelles Objectif : améliorer la vie extraprofessionnelle des salariés Art L du Code du Travail : «Le CE assure ou contrôle la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l entreprise, prioritairement au bénéfice des salariésoudeleurfamille» Art R du Code du Travail => liste des activités sociales et culturelles RENDRE COMPTE Ses moyens BUDGET DE FONCTIONNEMENT : 0. 2% de la MSB ASC?? X % de la Masse Salariale brute ( MSB)

9 Les dispositions légales en vigueur: Rendre Compte CADRE GÉNÉRAL LA LOI Jusqu à présent*, les obligations définies par le Code du travail pour les CE sont peu contraignantes. Lestextes:La redditiondescomptes Article R «A la fin de chaque année, le comité d'entreprise fait un compte rendu détaillé de sa gestion financière. Ce compte rendu est porté à la connaissance des salariés par voie d'affichage sur les tableaux réservés aux communications syndicales. Des obligations certes réduites pour les élus Le compte-rendu annuel(r ) Le compte-rendu de fin de mandat(r ) Le Type d activités visés par l Article R du Code du Travail maisdesobligationstoutdemême La transparence de la gestion Lamaîtrisedelagestion L information des salariés * Changement prévu en 2013, texte «Petite loi» en navette Sénat

10 Les nouvelles obligations comptables prévues par la loi du 26 janvier 2012 Le comité d entreprise sera soumis aux obligations comptables définies à l article L du code de commerce. Ses comptes annuels seront arrêtés par le ou les membres du comité d'entreprise désignés selon le règlement intérieur prévu à L du code du travail et seront approuvés à l'occasion d'une réunion du comité d'entreprise. Les comptes consolidés: Art. L : Un décret fixe un seuil de ressources totales annuelles au-delà duquel le comité d entreprise qui contrôle une ou plusieurs personnes morales au sens du II de l article L du code de commerce est tenu d établir des comptes consolidés, dans des conditions fixées par ce décret et selon les prescriptions d un règlement de l Autorité des normes comptables. PublicitédescomptesduC.E.:endébat Art. L : Le comité d entreprise dont les ressources totales sont supérieures à un seuil fixé par décret pris après avis de l Autorité des normes comptables assure la publicité de ses comptes dans des conditions déterminées par ce décret. C CADRE GÉNÉRAL L LES PERSPECTIVES

11 Les critères retenus pour l établissement des comptes C CADRE GÉNÉRAL L LES PERSPECTIVES TOUSLESCESERONTSOUMISÀDESRÈGLESSURLATENUEDESCOMPTES La comptabilité portera sur l ensemble des ressources: subventions de fonctionnement et ressources del articler ducodedutravail(asc). Des modalités différentes d établissement des comptes seront prévues en fonction de seuils relatifs à leur taille: Comptabilité ultra simplifiée Comptabilité avec présentation simplifiée des comptes annuels Comptabilité et présentation des comptes annuels de droit commun. Des adaptations du plan comptable général(99-03) liées aux spécificités des CE seront définies dans un règlement de l Autorité des Normes Comptables(ANC) Seuils : Ils s inspireront de ceux retenus pour les associations, soit 50 salariés, 1,55 M de total de bilanet3,1m deressources totales Comptabilité ultra simplifiée, jusqu'à 153 K de ressources Comptabilité simplifiée, ressources supérieures à 153 k et moins de 2 des 3 seuils ComptabilitédedroitcommunpourlesCEremplissantaumoins2des3critères.

12 QUIZZ Vos questions Nos réponses Question n 2 : Comment ventiler correctement mes dépenses entre le budget de fonctionnement et le budget des ASC?

13 La gestion du CE CADRE GÉNÉRAL Respecter la règle de la dualité de budgets du CE Budget fonctionnement Budget activités sociales Ce financement s ajoute aux moyens obligatoirement fournis par l employeur (ex local, ligne téléphonique, heures de délégations, etc..) Le taux de 0,2 % n est qu un minimum fixé par la loi(code du Travail). Ce budget a pour but de donner au CE les moyens d agir et d assumer pleinement ses attributions économiques. Le code du travail ne prévoit pas de pourcentage de la masse salariale pour financer ce budget. Les CE peuvent bénéficier d une dotation fixe. La subvention ASC doit permettre d assurer la gestion des activités sociales et culturelles mises enplaceparlesélus.

14 L affectation des dépenses en synthèse GESTION DU CE EXEMPLES Natures Secours financiers aux salariés Expertises économiques libres Expertises des comptes du CE Déplacements des élus Formations Petits matériels et fournitures de bureau Equipements informatiques et mobilier Abonnements juridiques (documentation...) Assistance juridique Frais de téléphone et abonnements Internet Salaires + charges sociales et fiscales du personnel Intérêts perçus sur placements financiers Achats - frais d'élaboration de supports à usage d'informations pour les salariés (imprimés...) ASC Fonctionnement D'autres points délicats seront vus sur notre stand : Définition de la famille, traitement des retraités

15 QUIZZ Vos questions Nos réponses Question n 3 : Le Règlement Intérieur est-il obligatoire? A quoi sert-il?

16 Le Règlement Intérieur : obligation légale et évolutions à venir Que dit le Code du Travail : Article du Code du Travail : «Le comité d entreprise détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l entreprise, pour l exercice des missions qui lui sont conférées par le présent titre.» Cette disposition n est pas impérative puisque le non respect n est pas sanctionné. Lesévolutionsàvenir: Aujourd hui peu de CE se sont effectivement dotés d un RI mais du fait même des nouvelles obligations son adoption va devenir indispensable? Son rôle devrait considérablement se renforcer à l occasion de la nouvelle loi attendue prochainement sur la transparence financière des comptes des CE bâtit à partir de l avant projet de loidit«loiperruchot»votéele26janvier2012. Cette nouvelle loi, outre, la définition des modalités d arrêtés et d approbation des comptes du CE devrait sans aucun doute aborder d autres points parmi lesquels celles des sanctions liées au non respect de l obligation de RI. Les recommandations: Le RI est un outil efficace de meilleur gouvernance du CE, il fixe un certain nombre de points qui engageront les élus mais aussi la direction dans la mesure où elle en aura acceptée le contenu et permet de sécuriser avec souplesse le fonctionnement du CE.

17 Que peut contenir le RI? Les règles de fonctionnement des organes du CE et plus particulièrement : Les pouvoirs et obligations du Bureau, Les modalités d arrêté des comptes, Les modalités et délais de présentation et d approbation en plénière, Les documents à fournir aux élus. Miseenplacedesrèglescomptables: Appliquer le plan comptable général, Définir les règles comptables spécifiques, Rédiger une annexe aux comptes annuels expliquant ces règles. Lesmoyens Les prestations Miseenplaceducontrôleinterne: Ecrire le manuel de procédures, Mettre en place des tests de procédure, Mettre en place des contrôles.

18 Le Règlement Intérieur : Gestion et contrôle interne Le contrôle interne est l ensemble des règles et procédures permettant de sécuriser le fonctionnement du CE: Règles de Gouvernance et règles budgétaires Gouvernance Les règles de délégation LareprésentationencasdemiseenjeudelaresponsabilitéduCE(URSSAF, Fisc) La procédure d achats Les frais de déplacements Le sort des gratuits Budget Rappelons qu une saine gestion veut que les budgets soient votés avant le début de l année sinon les activités sont bloquées jusqu à approbation faute de cela les élus engagent leurs responsabilités en signant la moindre dépense. Au plan comptable il y a lieu de définir les règles de base et de prévoir la mise en place du nouveau dispositif légal : Rapport de gestion, recours à l expert comptable, date limite des comptes annuels, publication auprès des salariés

19 Démarche à adopter par les C.E: Le Règlement Intérieur Rapport de gestion : Les personnes désignées dans le règlement intérieur doivent présenter un rapport de gestion qui explique les principales évolutions et décisions qui ont ou non une incidence sur les comptes. Première application des nouvelles règles: bilan d ouverture: L application des nouvelles règles la première année peut entraîner des distorsions du fait du changement des principes comptables, Les comptes sont comparatifs avec l année précédente, Afin de ne pas fausser le résultat de cette première année, il sera nécessaire de retoucher la situation d ouverture et de présenter un pro-forma sur les comptes de l année n-1. Inventaire et valorisation des actifs: Effectuer un recensement des actifs du Comité, valoriser ces actifs, les comptabiliser selon les règles définies par le plan comptable et le comité. Le comité bénéficie d avantages en nature non monétaires qui doivent être inventoriés en respectant la séparation des budgets(ex: mise à disposition de locaux).

20 QUIZZ Vos questions Nos réponses Question n 4 : L expert-comptable et le Commissaire aux Comptes (CAC) sont-ils obligatoires?

21 Expert Comptable? Commissaire aux comptes? L expert comptable n est pas obligatoire, le commissaire aux comptes peut être En effet, si la loi Perruchota tenté d imposer à tous les comités d entreprise un commissaire aux comptes pour «les moraliser», le texte adopté en première lecture ne vise que les comités disposant de ressources importantes, la future loi issue des travaux du groupe de travail réuni à la DGT devrait retenir les critères déjà énoncés et seul les comités remplissant 2 des 3 critères suivants : 50 salariés employés par le comité Bilan d au moins 1,55 M au total Et 3,1 M de ressources annuelles : subventions + participations + toutes autres recettes Quelle différence entre l expert comptable et le commissaire aux comptes L expert comptable aide et assiste les comités d entreprise dans la mise en œuvre des règles comptables, des procédures internes et vérifie la cohérence et la vraisemblance des comptes à savoir que chaque somme comptabilisée par le CE à une réalité (factures, stocks, ). Il est le conseil privilégié des élus, Le commissaire aux comptes est un acteur extérieur ayant mission légale (il est rattaché au Ministère de la Justice) de certifier que les comptes respectent les textes. Le refus de certification entraine publication de cette information et éventuellement signalement auprès du TGI.

22 QUIZZ Vos questions Nos réponses Question n 5 : L ANI et la loi du 14 juin 2013 créent la Base de Données Unique (BDU), Kesako?

23 ANI et LSE: la Base de Donnée Unique (BDU) Mise en place La LSE prévoit la mise en place d une base de données unique destinée en remplacer l ensemble des informations économiques et sociales données de façon récurrente aux institutions représentatives du personnel (IRP) sous forme de rapport ou autres. Elle sera donc accessible outre les élus du CE aux délégués du personnel, ainsi qu aux membres du comité central d entreprise et du CHSCT. Cette base sera mise à jour régulièrement. Elle constituera le support de la préparation par l employeur de la consultation du CE sur les options stratégiques de l entreprise et leurs conséquences. Ce dispositif doit être opérationnel dans le délai d un an dans les entreprises de +300 salariés et plus soit à compter de juillet 2014.

24 ANI et LSE: la Base de Donnée Unique (BDU) Contenu Elle portera sur les 8 thèmes suivants : 1. les investissements: investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle, conditions de travail), investissement matériel et immatériel et pour les sociétés anonymes certaines informations en matière environnementale; 2. fonds propres et endettement ; 3. ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants; 4. activités sociales et culturelles ; 5. rémunérations des financeurs ; 6. flux financiers à destination de l entreprise (y compris aides publiques et crédits d impôts) ; 7. sous-traitance ; 8. le cas échéant, les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe. Un accord d entreprise, de branche ou, le cas échéant, de groupe peut enrichir le contenu des informations de la base de données unique qui sera fixé par décret en Conseil d état. Ces données portent sur les deux années précédant l année en cours, sur cette dernière et sur les projections des trois années suivantes.

25 ANI : la Base de Donnée Unique (BDU) Une BDU, pourquoi? Art. L : «Chaque année, le comité d entreprise est consulté sur les orientations stratégiques de l entreprise définies par l organe chargé de l administration ou de la surveillance de l entreprise, et sur leurs conséquences sur l activité, l emploi, l évolution des métiers et des compétences, l organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l intérim, à des contrats temporaires et à des stages,» «La base de données mentionnée à l article L est le support de préparation de cette consultation.». Recommandations Le comité d entreprise et l ensemble des IRP auront intérêt à réfléchir et à veiller sur le contenu de la DBU et à formuler des demandes complémentaires si besoin pour la rendre la plus complète et pertinente possible. En effet, à compter d une date fixée par décret et au plus tard au 31 décembre 2016, elle se substituera à l ensemble des éléments d informations contenu dans les rapports et autres informations transmises au CE. L assistance de l expert comptable est prévue par la loi, elle sera très utile aux élus.

26 Conclusion Formation et information sont des outils fondamentaux pour agir en connaissance de cause. Le budget de fonctionnement à été créé pour permettre aux élus du CE de se doter des moyens d exercer pleinement leurs prérogatives économiques et sociales. Désormais, ces moyens peuvent bénéficier aux autres IRP(BDU). Dans la conjoncture actuelle (PSE, Réorganisations ), bon nombre de CE ne pourraient se défendre et proposer des solutions alternatives à celles des directions s ils ne disposaient pas des moyens nécessaires à s entourer de compétences extérieures. C est pourquoi l utilisation du budget de fonctionnement à d autres fins, prive les élus d une capacité d agir pour la défense des intérêts des salariés et des moyens de communiquer avec eux.

27 FIN DE L ATELIER!