Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH Sage

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1 Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH Sage Chers Partenaires, Leader sur le marché de la paie, Sage est positionné aujourd hui sur le marché des logiciels de Paie avec les Paies 30, 100 et 500 ainsi que sur celui de la Gestion des Ressources Humaines avec les modules Gestion des Temps et Gestion de la Formation. Ce guide de commercialisation a été actualisé et enrichi afin de vous permettre d appréhender plus facilement le marché de la Paie et de la Gestion des Ressources Humaines ainsi que les différentes composantes de notre solution. L objectif de ce document est de vous aider à préconiser les solutions Sage de Paie et de Gestion de Ressources Humaines. Aussi, vous trouverez des informations sur : le contexte de la Paie en entreprise, le marché des logiciels de Paie et GRH, la typologie des entreprises utilisatrices d un logiciel de Paie & GRH, les points forts des solutions de Paie & GRH Sage, les scripts de démonstration. Nous espérons que ce guide vous aidera à vendre encore mieux les solutions de Paie & GRH de Sage. Elise ROUSSEL Chef de Marché Paie & GRH Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 1

2 Sommaire INFORMATIONS MARKETING 3 L offre logiciel de Sage 5 Le contexte de la Paie en entreprise 6 La Paie : un enjeu pour l entreprise? 6 Les sources du droit du travail 6 Le cadre législatif du bulletin de paie 7 Le cadre législatif de la Gestion des Temps i 8 Le cadre légal de la Gestion de la Formation Continue ii 10 Le marché des logiciels de Paie et de GRH 11 Les offres proposées 11 Les attentes des clients 12 Le positionnement de Sage 12 L offre Paie & GRH de Sage 14 Le positionnement de l offre 14 Diagnostic produit 15 INFORMATIONS PRODUITS 17 Paie Points forts 19 Bien présenter la Paie Paie & GRH Gestion des Temps 26 Points forts 26 Bien présenter la Gestion des Temps 27 Gestion de la Formation 30 Points forts 30 Bien présenter la Gestion de la Formation 31 Synthèse de l offre Paie & GRH de Sage 34 MIEUX VENDRE LA PAIE & GRH 37 Outils existants 39 GLOSSAIRE 41 INDEX 44 Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 2

3 INFORMATIONS MARKETING Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 3

4 Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 4

5 L offre logiciel de Sage Sage propose cinq lignes de produits dédiés chacun à un segment de marché afin de répondre aux besoins des entreprises de 5 à 2000 salariés quel que soit leur secteur d activité. Ces différentes lignes de produits intègrent les technologies les plus récentes et sont en parfaite adéquation avec les évolutions légales du marché. La Paie au sein de l offre progicielle de Sage Pour répondre aux besoins de chaque segment de marché, Sage commercialise différentes versions de Paie. Ces différentes versions s intègrent dans chacune des lignes de produits et font l objet d une tarification propres adaptées aux besoins de chaque typologie d entreprise. Sage commercialise donc : Sage Paie 30 Sage Paie 100 Sage Paie & GRH 500 la Ligne 30 est spécialement dédiée aux Petites Entreprises. la Ligne 100 est particulièrement destinée aux PMI / PME. la Ligne 500 adresse principalement le marché des Moyennes Entreprises. la Ligne 1000 cible les Moyennes et Grandes Entreprises qui ont des besoins de développement verticaux importants. CS/3 est un ERP multi légal, multi fiscal et multi langues pour le mid-market (jusqu à 2000 salariés). Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 5

6 Le contexte de la Paie en entreprise La paie est souvent considérée comme une tâche complexe. En effet, elle est régie par de nombreuses règles légales et sociales en perpétuelle évolution. L ensemble des ces règles forment les sources du droit du travail. Il n en reste pas moins que le traitement de la paie fait appel à une masse d informations énorme stockée dans le logiciel de Paie. Aussi la paie constitue-t-elle une source d informations et un enjeu de grande valeur pour les gestionnaires d entreprise. La Paie : un enjeu pour l entreprise? La Paie est une opération complexe régie par une multitude de sources et de règles et par un certains nombre d obligations imposées à l employeur telles que celle de remplir de nombreuses déclarations administratives et légales ou de devoir respecter des délais de paiement des charges sociales Pendant longtemps, la paie a eu une image assez ingrate qui a ensuite évolué. D une d obligation légale contraignante, elle est devenue un enjeu pour les dirigeants d entreprise et les Directions des Ressources Humaines. En effet, la richesse des données qu elle recèle donne la possibilité aux dirigeants d accéder à de nombreuses informations à la fois financières et sociales. Ces données, une fois exploitées, permettent de mener des politiques de Gestion des Ressources Humaines mais aussi de gérer les coûts ; le poste rémunérations étant souvent le plus important dans les comptes des sociétés. Aussi le Responsable du Personnel ou le Chef d entreprise doivent-ils piloter l évolution de la masse salariale, les montants payés au titre des primes d ancienneté, les coûts des absences et des heures supplémentaires Au delà d une obligation, la Paie devient donc un instrument de prévision et d analyse. On comprend bien pourquoi une gestion rigoureuse et complète de la paie est indispensable pour une entreprise désireuse de maîtriser ses coûts et de mener une véritable politique salariale. Les sources du droit du travail Les sources du droit du travail proviennent d origines multiples : philosophiques, morales, sociales ou économiques Le bulletin de paie découle de sources juridiques qui sont organisées entre elles selon une hiérarchie. Le principe de hiérarchie des sources signifie qu une source inférieure ne peut contredire une source hiérarchiquement supérieure. Les dispositions relevant d une source inférieure doivent donc être, sinon meilleures, au moins équivalentes à celles de la source supérieure. Les dispositions d un contrat de travail ne peuvent être moins favorables que celles de la Convention Collective dont dépend l entreprise. Elles peuvent être équivalentes ou plus avantageuses. Prenons l exemple de l annualisation du temps de travail : si la convention collective prévoit que le nombre de jours travaillés est de 217 pour un cadre, il est possible dans un accord d entreprise de fixer ce nombre à 217 ou 215. En aucun cas, ce nombre de jours peut être égal à 219. Voici les principales sources du droit du travail dans l ordre de la hiérarchie : Les sources internationales Elles comprennent les conventions internationales du travail et le droit européen du travail. Le droit européen est constitué par les règlements communautaires, la jurisprudence de la Cour de Justice des Communautés ainsi que par l ensemble des Directives émises par la Commission Européenne. Les sources nationales du droit du travail regroupent La Constitution du 27 octobre 1946 Elle fixe certains principes fondamentaux relatifs au travail (droit au travail, doit de grève, conventions collectives, etc.). Les lois Elles sont regroupées dans le code du travail. Les Conventions Collective C est un accord entre des groupements professionnels d employeurs et de salariés ayant pour but de déterminer les conditions de travail à l intérieur d une branche professionnelle, d une entreprise ou de l ensemble des branches représentées. Les usages Ils précisent dans certaines professions les congés, l embauche à l essai, la résiliation du contrat de travail, les frais de déplacement Les règlements intérieurs des entreprises Ils sont considérés comme un complément au contrat de travail dans la mesure où ils représentent la loi édictée par l employeur pour assurer la sécurité et la discipline sur le lieu de travail. Les contrats de travail individuels Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 6

7 La jurisprudence Très utilisée en droit du travail qui est particulièrement mouvant, la jurisprudence allie un pouvoir d interprétation sur la pratique et un pouvoir réglementaire. Elle ne se substitue ni au pouvoir législatif ni au pouvoir réglementaire de l autorité administrative pour définir une règle obligatoire. Elle est composée de l ensemble des arrêtés et des jugements rendus par les Cours d Appel et de Cassation (ainsi que par les tribunaux) pour la solution d une situation juridique donnée. Là encore, une certaine hiérarchie prédomine et les juridictions ont tendance à s aligner sur les décisions des Cours d Appel et des Cours de cassation. Cette multiplicité d origines explique la complexité du droit du travail. En effet, toute action dans ce domaine doit prendre en compte l ensemble de ces éléments législatifs, réglementaires et conventionnels en respectant la hiérarchie des sources. Le cadre législatif du bulletin de paie A côté des sources juridiques, d autres éléments ont une influence sur la forme et le fond du bulletin de paie. En effet, le bulletin de salaire doit pouvoir se substituer au contrat de travail, lorsque ce dernier n est pas obligatoire (pour les Contrats à Durée Indéterminée par exemple). Il a donc une valeur juridique et doit refléter le plus fidèlement possible la position du salarié dans l entreprise. Il n est soumis à aucune condition de forme mais sa présentation doit permettre une lecture facile et compréhensible. L obligation de paiement des cotisations sociales influe également sur la composition du bulletin. En effet, l ensemble des cotisations payées par le salarié doit apparaître sur le bulletin de façon détaillée : par nature de cotisation (URSSAF, ASSEDIC, AGIRC ou ARRCO et Régime de prévoyance et mutuelle), avec le plafond, le taux et le montant de la cotisation opérée sur le brut. Le bulletin se décompose donc en trois blocs : L entête du bulletin Elle contient toutes les notions propres au salarié et à l entreprise (adresse, qualification, convention collective...). Le corps du bulletin Les lignes composant le bulletin son souvent appelées rubriques. Il est composé de 4 parties : Le brut : ce sont les éléments à partir desquels les cotisations sociales seront calculées. Les cotisations. Les éléments non soumis à cotisations : ce sont les indemnités qui s ajoutent au net à payer et sont exemptées de cotisations sociales (remboursement de carte orange, frais...). Les retenues sur le net : avances, acomptes, remboursement de prêts, saisie arrêt, part non déductible de la CSG / RDS... Le pied du bulletin Les récapitulatifs périodiques et annuels y sont regroupés : Brut de la période et de l année, Total des cotisations salariales, Total des cotisations patronales, Net imposable, Net à payer. Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 7

8 Outre sa structure, certaines informations doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire : Informations Identifiant de l employeur Identifiant du salarié Durée du travail Congés payés Rémunérations Mentions obligatoires Nom, adresse, Etablissement, Numéro APE, Référence de l organisme auquel l employeur verse les cotisations de Sécurité Sociale : Nom et Adresse de l URSSAF, Numéro de cotisant, Convention Collective. Nom, Emploi occupé, Position du salarié : qualification, coefficient hiérarchique. Période de paie, Nombre d heures auxquels se rapporte le salaire en distinguant les heures normales et des heures majorées, Repos compensateur. Date de congé éventuelle avec montant de l indemnité correspondante. Date du paiement de la rémunération, Nature et montant des différents éléments du brut, Montant de la rémunération totale brute, Le montant du complément différentiel de salaire relatif à la réduction du temps de travail, Le complément de rémunération alloué aux handicapés, Indications relatives aux allocations de chômage partiel, Montant de la rémunération nette effectivement perçue par le salarié : Net à verser au salarié, La nature et le montant des sommes non soumis à cotisations. Cotisations salariales Nature, assiette, taux et montant cotisations opérées sur le brut : Sécurité sociale (URSSAF), Chômage / emploi (ASSEDIC / APEC), Retraite complémentaire obligatoire (ARRCO ou AGIRC). Nature et montant des cotisations des régimes de prévoyance obligatoire et de mutuelle (éventuellement). Contributions Montant de la CSG et CRDS. salariales Cotisations patronales Nature et montant des cotisations : Sécurité sociale (URSSAF), Retraite complémentaire obligatoire (ARRCO ou AGIRC). Montant de la réduction sur les cotisations (Réduction bas salaires), Nature et montant des cotisations des régimes de prévoyance obligatoire, régime de retraites facultatif et de mutuelle (contrat collectif entreprise). Conservation Mention incitant le salarié à conserver le bulletin sans limitation de durée. Le cadre législatif de la Gestion des Temps i La loi sur la Réduction du Temps de Travail a précisé certains points en ce qui concerne la durée légale du travail et le régime des heures supplémentaires. Une définition du temps de travail effectif a été formulée dans la loi Aubry I pour servir de référence à tout calcul du temps de travail : «Le temps de travail effectif comprend l ensemble des périodes de temps pendant lesquelles le salarié ne peut vaquer librement à ses occupations. Les temps d habillage et de déshabillage peuvent, par exemple, en faire partie lorsque le port de la tenue de travail est imposé par des dispositions législatives ou réglementaires.» Les maxima horaires ont été revus à l occasion de la Réduction du Temps de Travail. Aussi la loi stipule-t-elle que : le nombre d'heures de travail journalier ne dépasse pas 10 heures, le nombre d'heures réalisé chaque semaine est inférieur à 48 heures, la durée maximale hebdomadaire du travail ne peut dépasser 44 heures en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives. Toutefois cette durée peut être portée à 46 heures par accord de branche ou d entreprise. La valorisation des heures supplémentaires a également été modifiée : Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 8

9 Entreprises de plus de 20 salariés Régime transitoire : année 2000 Régime définitif Seuil du contingent 37 heures en heures en heures en 2002 Valorisation des h. sup de 36 h à 39 h : de 39 h à 43 h : au delà de 43 h : 110 % ou 6 mn. par heure effectuée 125 % ou 15 mn par heure effectuée 150 % ou 30 mn par heure effectuée 125 % ou 15 mn par heure effectuée 125 % ou 15 mn par heure effectuée 150 % ou 30 mn par heure effectuée Entreprises de moins de 20 salariés Régime transitoire : année 2002 Régime définitif Seuil du contingent Valorisation des h. sup de 36 h à 39 h : de 39 h à 43 h : au delà de 43 h : 37 heures en heures en % ou 6 mn. par heure effectuée 125 % ou 15 mn par heure effectuée 150 % ou 30 mn par heure effectuée 35 heures en % ou 15 mn par heure effectuée 125 % ou 15 mn par heure effectuée 150 % ou 30 mn par heure effectuée Les heures supplémentaires donnant lieu à un repos équivalent à leur paiement ne s imputent pas sur le contingent d heures supplémentaires. Le contingent annuel d heures supplémentaires Le contingent fixe le nombre d heures supplémentaires que le chef d entreprise peut faire faire à ses salariés sans avoir à demander l autorisation à l Inspection du Travail. Il est maintenu à 130 heures avec possibilité de l augmenter ou de le réduire par accord de branche étendu. Au delà du contingent, les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu avec l autorisation de l Inspection du Travail et elles génèrent un repos compensateur de 100 %. Le repos compensateur Le repos compensateur est généré à partir du moment ou le salarié effectue des heures au delà de la durée légale du travail. Il est obligatoire, rémunéré et proportionnel au temps de travail accompli en heures supplémentaires. Il existe deux régimes de repos compensateur en fonction de l effectif de l entreprise et du contingent annuel d heures supplémentaires. Effectif Entreprises < 10 salariés Entreprises > 10 salariés Contingent Pas de repos compensateur 50 % au delà de 41 heures Hors du contingent 50 % au delà de 39 heures 100 % au delà de 39 heures Attention : il ne faut pas les confondre avec les repos compensateurs de remplacement. Le repos compensateur de remplacement permet de remplacer tout ou partie du paiement des heures supplémentaires. Il est institué par voie conventionnelle (convention ou accord collectif étendu, accord d entreprise ou d établissement). Les heures dont le paiement est remplacé par un repos compensateur ne s imputent pas sur le contingent annuel réglementaire. Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 9

10 Le cadre légal de la Gestion de la Formation Continue ii Les entreprises de plus de 10 salariés doivent participer au financement de la formation professionnelle continue. Cette obligation revêt trois formes : La participation au financement de la formation des salariés de la société dans la cadre de la mise en œuvre d un plan de formation, La participation au financement du congés individuel de formation des salariés, La participation au financement des formations en alternance destinées aux jeunes à la recherche d un premier emploi. Répartition du budget de formation Entreprises de plus de 10 salariés Les entreprises de plus de 10 salariés doivent consacrer 1.50 % de leur masse salariale brute annuelle à la formation professionnelle continue selon la répartition suivante. Formation en alternance Actions de formation Congé individuel de formation Bilan de compétences. Répartition 0.30 % 1% (0,90% si l entreprise 0.20 % est soumise à la taxe d apprentissage) Moyens en concluant des contrats d adaptation, d orientation ou de qualification en versant cette contribution à un OPCA avant le 1er mars de l année N+1 (pour l année N) en effectuant un versement au Trésor Public avant le 5 avril de l année N+ (pour l année N) Actions de formation organisées par l entreprise : Plan de formation Autres formules Congé individuel de formation, bilan de compétences, capital de temps formation. Cette contribution doit être réglée auprès d un organisme collecteur (FONGECIF) avant le 1er mars de l année N+1 (pour l année N) OCPA : Organisme Collecteur Paritaire Agréé FONGECIF : Fonds de Gestion du Congé Individuel de Formation Entreprises de moins de 10 salariés La déclaration 2483 doit être adressée avant le 5 avril N+1 (pour l année N) Les entreprises de moins de 10 salariés doivent consacrer 0.15% (0.25% si la société est soumise à la taxe d apprentissage) de leur masse salariale brute annuelle au financement de la formation professionnelle continue. Cas des salariés en contrat à durée déterminée La déclaration 2486 doit être adressée avant le 5 avril N+1 (pour l année N) Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, doivent participer au financement des congés individuels de formation des salariés sous contrat de travail à durée déterminée en versant 1% de la masse salariale de leurs salariés à un organisme collecteur avant le 1er mars de l année N+1 (pour l année N) Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 10

11 Le marché des logiciels de Paie et de GRH Les offres proposées Plusieurs groupes d offres existent sur le marché de la Paie : L offre service bureau Elle revêt différentes appellations telles qu externalisation, outsourcing ou facility management. Les sociétés présentes sur le marché proposent aux entreprises de sous-traiter la réalisation de leur paie et de toutes les éditions administratives. Dans la majorité des cas, elles fournissent à l utilisateur une interface micro pour réaliser la mise à jour du fichier du personnel et la saisie des éléments variables de paie. Ces données sont transmises chez le prestataire qui effectue le traitement de la paie. Les bulletins sont ensuite remis au client qui les distribue à ses salariés. Certains fournisseurs proposent également une offre de Gestion des Ressources Humaines installée localement chez le client et interfacée avec la paie traitée chez le sous traitant sur cite central. La mise à jour des données de ces logiciels de GRH est faite une fois par mois après le traitement de la paie. Ce type de traitement de la paie est réalisé en premier lieu par un expert comptable mais d autres prestataires existent sur le marché : entreprise de service ou SSII. L ASP : nouveau mode de traitement de la Paie? Un nouveau type d externalisation de la paie apparaît sur le marché par le biais de l ASP (Application Services Provider) et du fait de l essor des technologies Internet. L ASP propose des services informatiques et applicatifs via Internet ou via un réseau privé. L entreprise loue le droit d utiliser le logiciel. Celui-ci est hébergé par l ASP qui s occupe de son administration et de la mise à jour de certains paramètres. Ce mode de fonctionnement devrait notamment permettre au client : d accéder à son dossier de paie via Internet, de réaliser la mise à jour du fichier du personnel, de saisir les éléments variables de paie, de recevoir, après traitement par l ASP, les bulletins de salaires et les éditions administratives. L ASP est un concept nouveau. Nous ne connaissons pas encore tous les acteurs sur ce marché. Ils peuvent être des experts comptables, des SSII, des entreprises de services L offre micro C est une offre de traitement en interne de la paie grâce à un progiciel de paie. Les éditeurs qui proposent des logiciels sur micro-ordinateurs peuvent également avoir une offre GRH. Celle-ci n est pas nécessairement intégrée, ce qui requiert le développement et la mise en place d une interface ou la ressaisie d informations. Certaines solutions sont plus des outils de développement que de véritables logiciels. Par exemple, le paramétrage des rubriques se fait souvent par le biais d une syntaxe issue d un langage de programmation difficilement accessible pour l utilisateur. Cette offre est choisie par une majorité d entreprises qui souhaitent traiter la paie en interne par le biais d un logiciel. L offre mini et gros systèmes Dans les années 60 et 70, les systèmes d information de Paie reposaient quasi exclusivement sur une informatique mini ou gros systèmes. Mini informatique : IBM AS 400, Bull DPS6... Gros systèmes : IBM MVS, BULL DPS7000, UNISYS, HP... Aujourd hui subsistent surtout des offres gros systèmes et UNIX adaptées aux très grandes entreprises (plus de 2000 salariés). Cependant, ces logiciels nécessitent une exploitation lourde et coûteuse tant en matériel qu en ressources humaines (nécessité d avoir des ingénieurs d exploitation dédiés pour ce type de machines). Beaucoup de ces applications ne sont pas compatibles Euro et demandent des investissements importants en développements complémentaires et mises à jour. Les éditeurs de logiciels de paie sur mini et gros systèmes proposent parfois des logiciels de GRH sur microordinateurs. Ils peuvent être reliés au système de paie par une interface. Les programmes spécifiques Des entreprises traitent encore leur paie avec des produits développés en interne spécifiquement pour leurs besoins. Ces produits sont souvent peu évolutifs et s adaptent difficilement aux changements légaux et sociaux. Compte tenu des ressources nécessairement limitées affectées à de tels projets, il y a un risque fort de perte de connaissances et de difficultés à maintenir l application. Les «demi progiciels» Ce sont des produits développés pour un client et qui ont ensuite été adaptés pour être commercialisés à d autres sociétés. Ce ne sont pas de vrais produits car, généralement, chaque client dispose d une version qui lui est propre. A terme, ce type de solution pose de très gros problèmes de maintenance. La pérennité du produit est donc sujette à caution. Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 11

12 Les attentes des clients Dans le contexte complexe qu est la Paie, les clients font face à des contraintes qui conditionnent les attentes qu ils peuvent avoir d un logiciel de paie. Ces contraintes sont de quatre types : contraintes de temps, contraintes de connaissances légales et d adaptation, à la législation, contraintes de confidentialité et d accès à l information, contraintes techniques, contraintes financières. Face à ces contraintes, les principales attentes des clients sont les suivantes : Simplicité et rapidité : l utilisateurs doit gagner du temps dans le traitement de ses paies et éviter tout risque d erreur. Fiabilité et évolutivité : il attend du logiciel que celui-ci s adapte aux nouvelles règles sociales et fiscales et évolue en fonction de ces dernières (mises à jour ) sans avoir à faire de veille légale. Confidentialité de la paie : l entreprise utilisatrice souhaite préserver la confidentialité des données contenues dans son système de paie. Budget : l acquisition d un logiciel de paie est un investissement qui doit correspondre à un budget adapté à la taille et aux exigences de gestion de l entreprise. Le positionnement de Sage La cible visée par l offre Paie & GRH de Sage L offre Paie & GRH cible une clientèle allant de la Petite Entreprise d environ 5 salariés aux groupes de sociétés dont l effectif est de 1000 personnes. L offre de Paie 100 et de Paie & GRH 500 répond aux besoins d entreprises de tout secteur d activité qui souhaitent : Disposer d une gestion souple et autonome de la Paie. Produire aisément et de façon automatique des états de gestion administrative. Gérer l Aménagement et de la Réduction du Temps de Travail (ARTT). Gérer les temps en amont du calcul de la paie : valoriser automatiquement les heures supplémentaires, les repos compensateurs, les congés, les absences... Mettre en place une gestion analytique mono ou multi axes et ventiler les rubriques de paie en fonction des heures travaillées. Gérer l ensemble de la formation professionnelle continue du plan de formation à l édition de la déclaration fiscale Se doter d outils de pilotage de l entreprise (tableaux de bord, états récapitulatifs ). Les opportunités du marché Le marché des applications de Paie et de GRH évolue sous l impulsion d innovations techniques, légales et fonctionnelles. Parmi les innovations techniques, des nouvelles technologies (SGBDR, Client / Serveur, Internet ) bouleversent le paysage du marché des logiciels de Paie & GRH. Sur le plan légal et social, le passage à l Euro, la mise en place des 35 heures et la simplification administrative entraînent des modifications importantes dans les logiciels de Paie et créent des besoins nouveaux en matière de Gestion des Ressources Humaines ou de transmission de données (EDI). Ces évolutions vont inciter et parfois obliger de nombreuses entreprises à changer de système d information. Pour Sage, dont les logiciels de Paie et de GRH sont conçus pour s adapter à ces évolutions, ce contexte crée de vastes opportunités de conquêtes de parts de marché : Le Downsizing La tendance de beaucoup de moyennes et grandes entreprises est de rapatrier leurs applications de gestion, notamment la paie et la gestion du personnel sur des applications micro standards bénéficiant de la puissance technologique, de la convivialité et du caractère économique de cet environnement. L «Upsizing fonctionnel» Ce sont les PME qui ont une paie micro simple et qui veulent migrer vers une solution évoluée de paie intégrant des modules de GRH. Internet Le développement accéléré d Internet offre de nombreuses opportunités dans le domaine des ressources humaines. En effet, les technologies de l internet (intranet, extranet) permettent de faciliter l accès aux fonctionnalités des logiciels via un navigateur et d alléger l administration du personnel. Certains logiciels permettent de décentraliser la saisie des éléments variables de paie au niveau d entités régionales ou de managers opérationnels. Ces derniers peuvent également accéder à des tableaux de bord issus des progiciels de GRH en se connectant sur leur intranet ou par messagerie L Euro Le rapport Simon - Creyssel a recensé les préconisations nationales relatives au passage à l Euro. Des janvier 2002, les logiciels de paie devront permettre de faire apparaître sur les bulletins de salaire le double affichage Euro / Franc de la barre des cumuls (net à payer, net imposable, brut, total cotisations, ) située en bas du bulletin, ainsi que des montants bruts (salaire de base, primes d ancienneté ) et non soumis (tickets restaurant, indemnités kilométriques ) des rubriques de paie. Pour assurer la continuité de la paie, il est également préférable de convertir l ensemble du plan de paie société à l Euro afin de faciliter les comparatifs d une année sur l autre. Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 12

13 L Aménagement et Réduction du Temps de Travail (ARTT) La loi sur les 35 heures oblige les entreprises à repenser leur mode de fonctionnement, leur modèle de rémunération et leur plan de recrutement. Aussi des besoins de planification, de gestion des temps et de reporting apparaissent-ils de manière renforcée. De nombreux concurrents ne proposent pas d offre de Paie & GRH qui gère les modalités de l ARTT. Au contraire, ils préconisent des logiciels de Gestion des Temps externes compliqués qui ne permettent pas toujours d'intégrer directement les nouvelles règles dans le plan de paie société. Les simplifications administratives Les organismes sociaux et les pouvoirs publics ont lancé une politique de simplification administrative et de modernisation des déclarations. Cette politique entraîne la création de formulaires de déclaration simplifiés tels que la Déclaration Unique des Cotisations Sociales (DUCS), des remaniements des tables de codes et le développement de la transmission électronique de données (EDI). Ces derniers apportent simplicité et productivité aux entreprises. Sage, par le biais de son département de veille légale est en relation permanente avec ces organismes et collabore à la mise au point de ces nouveaux outils déclaratifs. De nombreux éditeurs n ont pas encore intégré ces fonctions dans leur offre et n auront probablement pas les ressources pour investir dans ces nouveaux développements technologiques. Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 13

14 L offre Paie & GRH de Sage La Paie 100 et la Paie & GRH 500 sont des outils souples et puissants qui permettent d automatiser les événements et contraintes légales ou réglementaires appliqués à l entreprise, à l établissement ou au salarié. Leur vocation est de répondre aux besoins d entreprises appartenant à des secteurs d activités divers auxquels s appliquent des règles spécifiques. Les logiciels de Paie Sage évoluent régulièrement, tant pour offrir de nouvelles fonctionnalités que pour rester conformes à l évolution de la législation en matière de paie. Le positionnement de l offre La Paie Sage s adresse à tous les types d entreprises et comporte des fonctionnalités adaptées aux besoins des entreprises qui ont entre 5 et 1000 salariés. GRH Pack + Pack Paie 500 Paie 30 Paie 100 Base Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 14

15 Diagnostic produit Ce diagnostic permet au commercial de réaliser une première qualification des besoins du client en avant vente et de déterminer si une analyse fonctionnelle approfondie doit être réalisée afin de valider la ligne et le produit préconisé. Ce second niveau sera de la compétence d un consultant. Diagnostic marché Par effectif Nombre de salariés Paie 30 Paie 100 Paie 500 & GRH Entre 5 et 20 salariés Entre 20 et 100 salariés Entre 50 et 1000 salariés Par Chiffre d Affaires Chiffres d affaires Paie 30 Paie 100 Paie 500 & GRH < 15 millions F 15 millions de franc Par environnement Environnement Paie 30 Paie 100 Paie 500 & GRH Windows (95, 98, Millenium, NT et 2000) Macintosh Par nombre de postes Nombre de postes Paie 30 Paie 100 Paie 500 & GRH Monoposte De 1 à 4 postes De 1 à 10 postes De 1 à 15 postes Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 15

16 Diagnostic fonctionnel Ligne 30 Ligne 100 Ligne 500 Archivage des données (historiques) 2 ans maxi 10 ans maxi 10 ans Maxi Nombre d établissements Jusqu à 2 Illimité Illimité Gestion des alertes Non Oui Oui Gestion Multi sociétés Non Oui Oui Personnalisation des écrans Non Non Oui Préparation des paies personnalisable Non Oui Oui Editions administratives - Livre de Paie - DUCS (Déclaration Unique des Cotisations Sociales) - Attestation ASSEDIC - Certificat de travail / Solde de tout compte Oui Oui Oui Non Oui Oui Oui En option (Pack) Oui Oui Oui Oui Mouvement de main d œuvre Non En option (Pack) Oui Attestation maladie / maternité Non En option (Pack) Oui Gestion de la DADS - Normes TDS - DAS Bilatérale - Caisse de Retraite Complémentaire Oui Oui Non Oui Oui Gestion des acomptes sur support magnétique Non En option (Pack) Oui Calcul de la participation Non En option (Pack+) Oui Bilan social Non En option (Pack+) Oui Gestion analytique Non Mono axe / mono En option : plan Multi axes / multi plans Gestion avancée Générateur d états Simplifié Simplifié Oui Importation des données Valeurs de base des bulletins salariés Oui Oui Gestion de la formation Non Non En option (GRH) Gestion des temps Non Non En option (GRH) Automate d intégration des données Non Non En option (GRH) Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 16

17 INFORMATIONS PRODUITS Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 17

18 Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 18

19 Paie 100 D une grande richesse fonctionnelle, la Paie 100 répond aux besoins de toute PME / PMI quel que soit son secteur d activité. Performante, elle assure le traitement de la paie et la gestion administrative du personnel. Grâce à sa richesse de paramétrage, elle gère les règles de paie les plus complexes et s adapte aisément aux nouvelles règles fiscales et sociales. Dotée de nombreux automatismes, elle apporte gain de temps, confort d utilisation et permet de simplifier la gestion de la paie. Points forts Paie et gestion administrative du personnel Très riche en informations administratives (états civil, affectation, médecine du travail, diplômes...), la Paie 100 assure une gestion administrative du personnel très complète. Elle couvre le traitement des paies, l archivage et l exploitation des données sur 10 ans, le suivi des carrières, la gestion des acomptes ou le calcul de la participation Plusieurs modèles de bulletins de paie sont proposés : préimprimés, confidentiels ou Euro, avec la possibilité de conserver un duplicata. Intégration des évolutions légales : le Plan de Paie Sage S appuyant sur son département de veille légale, Sage propose des mises à jour du Plan de Paie Sage sur CD-Rom ou par Internet. Elles permettent de mettre à jour automatiquement et en toute sécurité le plan de paie par simple chargement d un fichier contenant les nouveautés légales et fiscales sans modifier les règles de gestion propres à l entreprise. Gestion Multi sociétés Grâce à la Gestion multisociétés de la Paie 100, l utilisateur a la possibilité : d'apporter une modification de paramètres en une seule opération dans plusieurs sociétés quel que soit le nombre de sociétés gérées. de lancer des traitements dans plusieurs sociétés à la fois : calcul ou éditions de bulletins, clôture, éditions. De nombreuses éditions administratives Le logiciel présente de nombreuses éditions pré paramétrées issues directement de la paie et conformes aux dernières normes sociales : DUE (Déclaration Unique d Embauche), attestation Assedic, DUCS (Déclaration Unique des Cotisations Sociales) (agrément EDI), certificat de travail, solde de tout compte, attestation maladie ou maternité au modèle CERFA, mouvement de personnel pour la DDTEFP De même, le logiciel traite tous les types de DADS aux normes TDS, Ircantec ou CRC : DAS, DAS honoraire et DAS bilatérale (agricole). Calcul automatique des heures supplémentaires Le logiciel génère automatiquement les heures supplémentaires effectuées par le salarié à partir de la simple saisie des heures travaillées et en fonction de seuils pré paramétrés et personnalisables. Bilan Social Obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés, le Bilan Social est aussi un véritable outil d information, de concertation et de planification. Le logiciel présente un ensemble d états d analyse sur l absentéisme, la répartition de l effectif par âge ou par sexe de façon claire et concise, et selon les 7 domaines définis par l'anact. Calcul de la Participation La Paie 100 permet de calculer le montant de la Réserve Spéciale de Participation (R.S.P.) et d effectuer la répartition salariale individuelle de la RSP. Gestion des 35 heures Le logiciel gère les principales modalités d Aménagement et de Réduction du Temps de Travail (annualisation, repos compensateur de remplacement, jours de repos,...). Il permet de planifier les horaires par catégorie de personnel ou par salarié et de saisir les heures réalisées en tenant compte des absences et des congés. Véritable outil de pilotage et de suivi de la mise en place des 35 heures, il présente des fonctions de contrôle du respect de la durée légale ou conventionnelle du travail ainsi que des tableaux de bord de mesure des écarts entre réel et prévisionnel. Certifiée Euro Compatible Euro, la Paie 100 comprend des fonctions qui permettent aux entreprises de gérer leur paie en Euro : double affichage Euro/Franc de la barre des cumuls (net à payer, net imposable, brut, total cotisations ) située en bas de bulletin, ainsi que des montants bruts et non soumis des rubriques de paie. intégration des écritures comptables dans les versions Euro des logiciels de comptabilité Sage quelle que soit la monnaie de tenue de la comptabilité (identification du code monétaire dans le pont comptable). La Paie 100 permet également de gérer le passage à l euro grâce à un assistant de basculement du dossier de paie du Franc vers l Euro : l EuroPass port. Tous les éléments monétaires de la base de données sont alors convertis. Cette opération peut être réalisée à n importe quel moment de l année. Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 19

20 Un générateur d états intégré La gestion avancée intègre un générateur d états et un traitement de textes qui permettent de réaliser des documents récapitulatifs ou de synthèse à partir de toutes les données de la paie (fiches salariés et rubriques de paie) sur plusieurs années d archive. Souple d utilisation, elle offre un véritable suivi et contrôle des paies : états d analyse comparative des salaires et des charges dans le temps, évolution de carrière des salariés Ouverture de la Paie 100 Avec le Driver ODBC, l utilisateur accède aux données de la Paie en lecture à partir de tous les logiciels du marché compatibles normes SQL. Intégration dans le système d information de l entreprise La Paie 100 s intègre dans le système d information de l entreprise et permet ainsi : d importer des données issues de badgeuses et de collecter ainsi directement les horaires réalisés par les salariés pour les exploiter ensuite dans les calculs de paie. d exporter les écritures comptables de paie dans les logiciels de Comptabilité Sage (pont comptable). de réaliser les virements de salaires par transmission bancaire grâce à l interface avec les produits bancaires Sage Moyens de Paiements 100 ou Telbac 100. d exploiter des états pré paramétrés de gestion sociale et de créer des tableaux de bord de gestion administrative du personnel avec Reporting & Decisions 100. Bien présenter la Paie 100 Les logiciels de Paie Sage facilitent le traitement de la Paie et simplifient la gestion administrative du personnel. Nous vous proposons ci-dessous un plan de démonstration. Présentation de base Le principe La Paie 100 est un progiciel de Paie et Gestion du personnel complet. En effet, elle permet de gérer les règles de paie les plus complexes et de générer de nombreux états administratifs de gestion de personnel. Ouverte, elle communique parfaitement avec des horodateurs ou des badgeuses en amont et avec des logiciels de comptabilité en aval. La présentation La présentation se déroule en plusieurs étapes de façon à montrer l étendue des fonctions du logiciel en restant concis. A chaque étape, prendre un exemple concret en guise d illustration. Le traitement de la paie Le principe Cette partie est destinée à montrer les différentes étapes d établissement de la paie : de l immatriculation des salariés à l édition d un bulletin de paie. La présentation Lancement du programme Ouverture d un fichier.prh Au lancement, mettre en valeur : l ergonomie Windows 32 bits, la facilité d utilisation grâce aux menus déroulant et aux barres d icônes. Le logiciel est multi sociétés, multi établissements et multi conventions collectives. L organisation est personnalisable selon 4 niveaux : départements, services, unités, catégories que l utilisateur paramètre librement en fonction de la structure de sa société. Création des salariés Elle se fait dans la fiche personnel. Celle-ci est organisée en 14 onglets qui contiennent toutes les informations nécessaires à la gestion du personnel. L onglet «Salarié» : contient l ensemble des données signalétiques du salarié. L onglet «Etat civil» : Situation familiale, N de Sécurité Sociale Date et lieu de naissance, Nationalité, Pour les nationalités étrangères, l utilisateur peut gérer les cartes de séjour avec leur date d échéance. Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH 20

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