Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT

Transcription

1 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Section 2 - Inscription et gestion des comptes

2 2 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Version Modifications 2.1 Avril 2014 Mises à jour de REACH-IT 2.7 relatives aux termes et conditions, à la validation du courrier électronique et à la personne de contact réglementaire de l ECHA. 2.0 Nouvelle présentation du document. Mise à jour des tableaux et des liens. 1.1 Nouveau format. Certains contenus ont été déplacés de la section 1 vers cette section. 1.0 Première version Section 2 - Inscription et gestion des comptes Référence: ECHA-12-G-17-FR Date de publication: avril 2014 Langue: Français Agence européenne des produits chimiques, 2014 Page de couverture Agence européenne des produits chimiques Clause de non-responsabilité: Ceci est une traduction de travail d'un document initialement publié en langue anglaise. La version originale de ce document est disponible sur le site web de l'echa. La reproduction est autorisée à condition que la source soit dûment spécifiée sous la forme «Source: Agence européenne des produits chimiques, et qu'une notification écrite ait été envoyée à l unité de communication de l ECHA (publications@echa.europa.eu). Ce document sera disponible dans les 22 langues suivantes: allemand, anglais, bulgare, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, tchèque. Si vous avez des questions ou des commentaires relatifs à ce document, merci d'utiliser le formulaire de demande d'information et de l'envoyer au centre d'assistance de l ECHA. Mentionnez la référence et la date de publication indiquées ci-dessus. Vous pouvez accéder au formulaire de demande d'informations sur le site web de l ECHA dans la section du centre d'assistance REACH à l'adresse suivante: Agence européenne des produits chimiques Adresse postale: P.O. Box 400, FI Helsinki, Finlande Adresse pour les rendez-vous: Annankatu 10, Helsinki, Finlande

3 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 3 Table des matières 1. INTRODUCTION DÉFINITIONS ET CONCEPTS Partie Utilisateurs Rôles utilisateurs Gestion d'un compte utilisateur Contacts Objet d'entité légale Utilisation de la gestion d'iuclid 5 pour REACH-IT Inscription dans REACH-IT Un LEOX a déjà été obtenu depuis le site web de IUCLID Aucun LEOX n'a été obtenu pour l'instant depuis le site web de IUCLID Mise à jour des informations concernant la société dans REACH-IT INSTRUCTIONS PAS À PAS POUR L'INSCRIPTION D'UNE PARTIE Création d'un compte REACH-IT pour une société Un IUCLID 5 local est déjà installé Aucun IUCLID 5 local n'est encore installé Connexion avec le premier compte de la société créé Validation de l adresse électronique Création d'un compte REACH-IT pour un représentant tiers Un IUCLID 5 local est déjà installé Aucun IUCLID 5 local n'est encore installé Connexion avec le premier compte du représentant tiers créé Mise à jour de vos informations d'utilisateur GESTION PAS À PAS DU COMPTE DE PARTIE Création d'un utilisateur Mise à jour d'un profil utilisateur Blocage d'un utilisateur Déblocage d'un utilisateur Réinitialisation du mot de passe d'un utilisateur Suppression d'un utilisateur GESTION PAS À PAS DES INFORMATIONS SUR LA PARTIE Mise à jour des informations générales et de facturation Ajout d'un nouveau contact Modification d'un contact existant Suppression d'un contact Exportation des informations sur une partie... 51

4 4 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Index des figures Figure 1: Configuration du rôle Figure 2: Contact réglementaire ECHA Figure 3: Transfert d'un LEO entre le site web de IUCLID et REACH-IT via un fichier LEOX 12 Figure 4: Mise à jour des informations d'un LEO Figure 5: Écran d'accueil pour l'inscription dans REACH-IT Figure 6: Écran «Terms and conditions» Figure 7: Page Compte utilisateur Figure 8: Page Informations sur la société Figure 9: Encadré de chargement du fichier Figure 10: Page Informations sur la société Figure 11: Page des informations sur la société avec les informations contenues dans le LEOX Figure 12: Sélectionner la taille correcte de la société Figure 13: Page pour saisir manuellement les informations de la société Figure 14: Sélectionner la taille correcte de la société Figure 15: Page Informations de facturation Figure 16: Page Contacts Figure 17: Page des coordonnées de la société Figure 18: Informations sur les adresses de contact de la société Figure 19: Liste de contacts de la société pour une partie Figure 20: Page de validation de la société Figure 21: Page de conclusion après l'inscription de la société Figure 22: Page de connexion de partie pour REACH-IT Figure 23: Adresse électronique non vérifiée Figure 24: Vérification du courrier électronique Figure 25: Vérification du courrier électronique Figure 26: Page d'accueil de la société dans REACH-IT Figure 27: Écran «Termes and conditions» du représentant tiers Figure 28: Page du compte utilisateur du représentant tiers Figure 29: Page d'informations de représentant tiers Figure 30: Zone de chargement de fichier pour le LEOX du représentant tiers Figure 31: Page d'informations de représentant tiers Figure 32: Page d'informations sur le représentant tiers avec les informations générales et de contact Figure 33: Saisissez manuellement vos informations de représentant tiers dans REACH-IT 34 Figure 34: Page pour saisir manuellement les informations du représentant tiers Figure 35: Page d'accueil des contacts du représentant tiers Figure 36: Page d'information sur les contacts du représentant tiers Figure 37: Informations sur les adresses de contact du représentant tiers Figure 38: Liste de contacts du représentant tiers pour une partie... 36

5 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 5 Figure 39: Page de validation du représentant tiers Figure 40: Page de conclusion après l'inscription du représentant tiers Figure 41: Page de connexion de partie pour REACH-IT Figure 42: Page d'accueil du représentant tiers dans REACH-IT Figure 43: Bannière supérieure de REACH-IT Figure 44: Page d'affichage de l'utilisateur Figure 45: Page de modification de l'utilisateur Figure 46: Confirmation de la mise à jour des informations de l'utilisateur Figure 47: Page Affichage de l'utilisateur avec les utilisateurs existants Figure 48: Page de création d'utilisateur Figure 49: Page de liste Affichage des utilisateurs avec confirmation du nouvel utilisateur 42 Figure 50: Page de modification de l'utilisateur Figure 51: Page de sélection pour bloquer un utilisateur REACH-IT Figure 52: Page de confirmation du blocage d'un utilisateur REACH-IT Figure 53: Contrôle du statut des utilisateurs de REACH-IT bloqués Figure 54: Page de sélection pour débloquer un utilisateur REACH-IT Figure 55: Page de confirmation du déblocage d'un utilisateur REACH-IT Figure 56: Confirmation du déblocage d'un utilisateur REACH-IT Figure 57: Figure 58: Page Affichage des utilisateurs avec le bouton de réinitialisation du mot de passe Page Affichage des utilisateurs avec confirmation de réinitialisation du mot de passe Figure 59: Page Affichage des utilisateurs avec le bouton de suppression Figure 60: Confirmation de la suppression d'un utilisateur Figure 61: Page de l'affichage des utilisateurs avec le message de confirmation Figure 62: Page Informations sur l'organisation Figure 63: Mise à jour des informations sur l'organisation Figure 64: Ajout de nouveaux contacts Figure 65: Mise à jour ou ajout des informations de contact Figure 66: Confirmation de la création du nouveau contact Figure 67: Confirmation des informations de contact mises à jour Figure 68: Confirmation de la suppression d'un contact Figure 69: Mise à jour de la liste des contacts après la suppression du contact Figure 70: Bouton d'exportation de LOEX pour les informations sur la société ou sur le représentant tiers Figure 71: Téléchargement du LEOX depuis REACH-IT vers le système local Index des tableaux Tableau 1: Type de partie... 6 Tableau 2: Les fonctions des rôles de la partie, admin, normal et lecteur... 8

6 6 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: 1. INTRODUCTION Le Manuel de l'utilisateur industriel (IUM pour «Industry User Manual») est le manuel de référence qui explique aux utilisateurs industriels comment ils peuvent soumettre et consulter des données dans REACH-IT. À mesure que REACH-IT évolue, les sections supplémentaires et mises à jour de ce manuel seront publiées et mises à disposition sur le site web de l ECHA. Avant d'utiliser cette Section 2 (Inscription et gestion des comptes), il est vivement recommandé de lire la Section 1 Pour démarrer dans REACH-IT, qui traite des sujets suivants de manière plus détaillée: Structure de ce manuel IUM Conventions utilisées pour les icônes, le texte, les boutons, les liens, etc. Informations de base sur REACH-IT et leur lien avec le site Web et application IUCLID 5 La section 1 contient également un paragraphe Comment obtenir une assistance supplémentaire. Chaque sous-section de ce manuel indiquera les étapes à suivre pas à pas pour réaliser les tâches nécessaires afin de soumettre des données dans REACH. 2. DÉFINITIONS ET CONCEPTS Cette section contient la définition de certains termes ainsi que la description de certains concepts qui ont tous trait à la gestion des comptes dans REACH-IT. 2.1 Partie Une partie peut soit représenter une structure commerciale complexe ou une simple entreprise organisée. Les sociétés et les représentants tiers (TPR) peuvent être des parties multiutilisateurs complexes, par opposition à un détenteur de données (DH) ou une partie intéressée (IP) qui peuvent être de simples parties à utilisateur unique (Tableau 1). Tableau 1: Type de partie Type de partie Description Société Représentant tiers (TPR) Détenteur de données (DH) Ce type de partie inclut les fabricants, les importateurs, les utilisateurs en aval (DU) et les représentants exclusifs (RE). Les représentants exclusifs [REACH, Article 8] doivent s'inscrire dans REACH-IT pour chaque fabricant non européen qu'ils représentent et ils doivent soumettre des pré-enregistrements et/ou des dossiers depuis les comptes correspondants. Il participe aux activités de partage de données pour le compte d'une société [REACH, Article 4] (par exemple soumission conjointe par plusieurs souscripteurs). Les activités des représentants tiers ont principalement trait au pré-enregistrement et au (pré) SIEF. Partie qui détient des informations sur des substances préenregistrées et qui soumet des informations [REACH, Article 28(7)] ; par exemple des universités, des sociétés fabricantes de produits chimiques pour un tonnage < 1 tpa, des associations professionnelles, etc.

7 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 7 Parties intéressées (IP) Elles peuvent participer à certains processus en apportant des commentaires (des ONG impliquées dans certains processus REACH par exemple). Toutes les parties doivent «s'inscrire» dans le système REACH-IT pour obtenir des droits d'accès permettant de soumettre des informations et/ou des données chimiques, etc. Vous pouvez réaliser ce processus d'inscription en suivant l'assistant pas à pas de REACH-IT (consultez la section 3 de ce document pour plus d'informations). Une même entité légale peut s'inscrire dans REACH-IT en tant que différentes parties, mais ces parties seront considérées comme complètement séparées et leurs utilisateurs ne seront pas partagés ; par exemple, une entreprise chimique peut s'inscrire en tant que Société pour une substance qu'elle fabrique (et qu'elle doit enregistrer) et peut également s'inscrire en tant que Détenteur de données pour d'autres substances qu'elle fabrique (par exemple en quantités < 1 tpa). Un détenteur de données ne peut s'inscrire dans REACH-IT que s'il souhaite être inclus dans pré-sief (SIEF) ; cela est volontaire, pas obligatoire. Dans REACH-IT, les comptes utilisateurs d'un représentant tiers, d'un détenteur de données et/ou d'une partie intéressée doivent être séparés des comptes d'une société et doivent s'inscrire en tant que partie différente. 2.2 Utilisateurs Utilisateur est un terme générique qui équivaut à un candidat ou un souscripteur. Dans ce manuel, vous trouverez différents types d'utilisateur avec des rôles différents. Dans REACH-IT, une même personne peut être associée à des rôles d'utilisateur différents. Les utilisateurs sont authentifiés dans REACH-IT par un nom d'utilisateur et un mot de passe. Les parties sont responsables de la gestion de leurs propres utilisateurs (ou comptes) (consultez la section 4 de ce document) Rôles utilisateurs Le tout premier utilisateur est créé à l'inscription (consultez la section 4 de ce document), et il est intitulé «Gestionnaire de société», avec un rôle d'administrateur (voir ci-dessous). Les utilisateurs suivants sont créés par le premier utilisateur qui peut ajouter des nouveaux utilisateurs à la partie enregistrée. L'affectation de rôles aux utilisateurs permet de définir un niveau de permissions/d'accès concernant les données. Par défaut, le rôle «Administrateur» est affecté au tout premier utilisateur créé durant l'inscription, qui peut à son tour créer des utilisateurs et affecter des rôles. Les références de l utilisateur et ses droit d'accès varieront en fonction de la partie à laquelle il appartient et à son rôle au sein de cette partie. Le tableau 3 indique les différents rôles possibles pour les utilisateurs de partie. Ces rôles impliquent des activités associées aux données de la partie (aspects administratifs) ou aux données de la substance.

8 8 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Tableau 2: Les fonctions des rôles de la partie, admin, normal et lecteur Rôle Admin Normal Lecteur Niveau du rôle Fonctions Contrôle complet sur les comptes utilisateurs x Modification des données de la partie x Soumission et mise à jour des données de la substance (y compris pré-sief) x x Lecture des données de la partie x x x Lecture des données de la substance x x x Lecture de la boîte de messagerie de REACH-IT x x x L'administrateur (utilisateur de niveau 1) peut ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs dans le système REACH-IT, il peut également modifier des informations et des données appartenant à sa partie (Entité légale). D'autre part, l'utilisateur de niveau 1 peut lire, soumettre et mettre à jour des informations sur les substances. L utilisateur normal (utilisateur de niveau 2) dispose d'un accès en lecture seule aux données associées à la partie, et il peut soumettre et mettre à jour des données sur des substances. L'utilisateur lecteur (utilisateur de niveau 3) dispose uniquement d'un accès en lecture seule aux données sur les parties et les substances. L'affectation d'un rôle est obligatoire et c'est le rôle «lecteur» qui sera affecté par défaut si aucun autre rôle n'est indiqué lors de la création de l'utilisateur. En fonction de l'organisation de la partie (société, représentant tiers ou autre), l administrateur peut créer plusieurs comptes utilisateurs lecteur et/ou normal. Les fonctionnalités disponibles dans le menu Functional dépendent du profil de l'utilisateur, par exemple un utilisateur de société n'aura pas le même menu qu'un utilisateur représentant tiers Gestion d'un compte utilisateur La gestion d'un utilisateur comporte les tâches suivantes: création d'un utilisateur, affectation/ajout/suppression de rôles, mise à jour d'informations sur la partie, gestion des fonctions de sécurité d'un utilisateur telles que la réinitialisation du mot de passe, le blocage et

9 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 9 le déblocage de l'accès. Il n'est pas possible d'affecter un utilisateur identique à des sociétés différentes. Un compte d'utilisateur appartient à une seule partie. Les tâches de gestion de comptes peuvent être réalisées uniquement par des utilisateurs ayant un rôle d'«administrateur». Toutes les informations fournies pour un compte d'utilisateur durant sa création peuvent être modifiées ultérieurement à l'exception de l'id utilisateur. Vous pouvez notamment modifier les données suivantes: Informations générales, informations de facturation, et contacts (y compris leur création, suppression et modification). 2.3 Contacts L'application REACH-IT permet à l'administrateur d'inclure des «Contacts» et de les associer à la partie (par exemple dans le service comptable ou l'équipe d'enregistrement). C'est une étape facultative du processus d'inscription. La liste des contacts enregistrés dans REACH-IT peut être considérée comme un carnet d'adresses (coordonnées téléphoniques et/ou adresses de courrier électronique), et ces coordonnées seront uniquement utilisées par l ECHA afin de pouvoir contacter la société sans utiliser le système REACH-IT pour obtenir par exemple des précisions sur les informations soumises lors du pré-enregistrement, de la consultation ou de l'enregistrement. Ces contacts peuvent être utilisés pour spécifier une personne de contact pour un pré-enregistrement et un dossier créé en ligne. Si aucun contact n'est spécifié, l ECHA utilisera les coordonnées générales de la société. Les «Contacts» ne sont pas liés aux comptes «Utilisateurs». Ils ne disposent pas par conséquent de boîte de messagerie REACH-IT ni d'accès aux pages de la société dans REACH-IT. Il existe cinq types de contacts prédéfinis: Général, Supervision de dossier, Responsable de la facturation, Soumission conjointe et Contact réglementaire ECHA. L ECHA recommande que le responsable de votre société désigne une personne de contact principale, qui entamera les actions de suivi qu impose tout message important émanant de l ECHA. Cette personne doit être identifiée dans REACH-IT en qualité de «Contact réglementaire ECHA». Un seul Contact réglementaire ECHA peut être désigné. Le gestionnaire de société peut créer un nouveau contact (ou éditer un contact existant) et lui attribuer le rôle de «Contact réglementaire ECHA» dans REACH-IT. Pour configurer le rôle, allez dans le menu de gauche de REACH-IT, cliquez sur <company view> et cliquez ensuite sur l onglet <contact>. Vous pouvez modifier le type de contact en sélectionnant un contact et en cliquant sur <modify>.

10 10 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 1: Configuration du rôle Figure 2: Contact réglementaire ECHA Lorsqu un message arrive dans la boîte de dialogue «Action required», une alerte par courrier électronique est automatiquement envoyée à la personne de contact réglementaire. La personne de contact réglementaire ne reçoit une alerte par courrier électronique que si le message nécessitant une action est adressé à la partie, mais elle n en reçoit pas si le message est envoyé à un utilisateur particulier. C est la raison pour laquelle il est recommandé que les utilisateurs laissent «New Action Message Alert» configuré sur «Yes». Il est conseillé de synchroniser les comptes utilisateurs et les contacts. Certains utilisateurs peuvent avoir des rôles spécifiques affectés et être contactés pour des questions relatives à ces rôles (par exemple le responsable de la facturation dispose de son propre compte utilisateur pour télécharger des factures et peut être également répertorié dans la liste des contacts comme responsable de facturation afin que l ECHA puisse le contacter directement en cas de besoin d''informations supplémentaires sur les factures). 2.4 Objet d'entité légale Utilisation de la gestion d'iuclid 5 pour REACH-IT IUCLID 5 joue un rôle central dans l'environnement informatique de toutes les organisations qui soumettent des données sur les produits chimiques pour les programmes de règlementation REACH ou autres, par exemple pour le programme de produits chimiques de l'ocde High Production Volume (HPV) ou pour la réglementation sur les biocides de l'ue (Tableau 1). IUCLID est déclaré dans la législation REACH [REACH, article 111] comme étant le format à utiliser pour la récupération des données, la préparation des dossiers et leur soumission.

11 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 11 Toutes les parties intéressés peuvent obtenir gratuitement la dernière version de IUCLID 5 et son plugin sur le site Web de IUCLID à l'adresse suivante: Pour installer l application IUCLID 5 dans un environnement local, un objet d entité légal LEO «officiel» doit être inséré durant le processus d installation. Vous pouvez créer un LEO sur le site web de IUCLID (méthode standard), dans REACH-IT (les informations sont saisies manuellement) ou dans une installation du logiciel IUCLID 5. Toutefois, seuls les LEO créés dans le site web de IUCLID ou dans REACH-IT sont considérés comme des LEO «officiels». Pour vérifier si un LEO est officiel, consultez la section d informations dans l application IUCLID 5. Si la case «Official entry (Entrée officielle) (LEO)» est cochée, cela signifie qu il est officiel. Avant de télécharger le logiciel, chaque partie doit être invitée sur le site web de IUCLID en fournissant des informations sur son entité légale ainsi que ses coordonnées. Ces informations sont gérées par le site web de IUCLID de sorte qu'aucune entrée en double ne puisse exister. Notamment, chaque entité légale est uniquement identifiée par un Identificateur unique universel (UUID pour Universal Unique Identifier). Les informations sur l'entité légale, telle que les coordonnées fournies par la partie et l'uuid affecté par le site web de IUCLID sont sauvegardées dans un objet d'entité légale (LEO pour Legal Entity Object). Un LEO officiel peut être configuré pour être utilisé globalement dans une installation de IUCLID 5. Il peut être joint aux comptes utilisateurs et par conséquent inclus dans des dossiers pour être soumis à REACH-IT. Un LEO peut être exporté vers un fichier formaté XML depuis le site web de IUCLID, depuis REACH-IT ou lors de l'installation de IUCLID 5. Un LEO au format XML est appelé LEOX. L'information la plus importante d'un LEO est l'«uuid de société» unique. Il ne peut pas être modifié: il est en lecture seule par LEO. Le système REACH-IT utilise uniquement l'id de société pour identifier la société dans tous les processus de traitement de données qu'il réalise. La manière la plus utilisée pour fournir des informations sur la société dans REACH-IT consiste à importer un LEO de IUCLID 5 déjà prêt au format LEOX (Figure 3). Lors de l'inscription, si une partie ne dispose pas de LEO déjà prêt sous forme de LEOX, REACH-IT peut en créer un à l'aide des informations saisies manuellement par la partie dans l'interface de REACH-IT (Figure 3). Pour plus d'informations sur l'installation et l'utilisation de IUCLID, consultez ses rubriques d'aide intégrées ainsi que les manuels disponibles dans la section de documentation du site Web de IUCLID.

12 12 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 3: Transfert d'un LEO entre le site web de IUCLID et REACH-IT via un fichier LEOX Inscription dans REACH-IT Comme indiqué dans la section précédente, il y a deux possibilités lors de l'inscription selon qu une partie a déjà créé ou non un objet d'entité légale (LEO) dans le site web de IUCLID. Vous trouverez dans ce document toutes les informations sur l'inscription pas à pas dans REACH-IT Un LEOX a déjà été obtenu depuis le site web de IUCLID Lors de l'inscription dans REACH-IT, l'utilisateur télécharge un fichier LEOX qui contient des informations concernant la société et la partie. Il est reconnu comme étant un fichier LEOX car il contient l'objet d'entité légale (LEO) codé au format XML. Le LEO doit avoir été créé au préalable sur le site Web de IUCLID. Le fichier LEOX peut être le fichier actuel téléchargé depuis le site Web de IUCLID ou un fichier exporté depuis une installation locale de IUCLID. Cependant, le LEO de l'installation locale de IUCLID 5 doit avoir été créé à l'origine sur le site web de IUCLID Aucun LEOX n'a été obtenu pour l'instant depuis le site web de IUCLID REACH-IT peut générer un nouveau LEO valide durant le processus d'inscription de la société. Par conséquent, si une partie n'a pas encore téléchargé de LEOX depuis le site web de IUCLID 5, peut-être parce qu'elle n'a pas encore installé IUCLID 5 localement dans son environnement informatique, elle peut encore s'inscrire à REACH-IT. Elle pourra télécharger ce LEO ultérieurement vers un IUCLID 5 local si elle le souhaite. Il n'est pas possible d'importer

13 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 13 de LEO dans le site web de IUCLID pour le sauvegarder avec ceux créés sur le site. Cependant, les valeurs des paramètres contenus dans le LEO, tels que les coordonnées, peuvent être transférés manuellement depuis un LEO dans REACH-IT vers un LEO sur le site web de IUCLID ou sur une installation de IUCLID. Vous pouvez utiliser un LEO créé par REACH-IT dans l'installation de IUCLID 5. Dans ce cas, il n'est plus nécessaire d'obtenir de LEO depuis le site web de IUCLID. Vous pouvez vous inscrire avec les mêmes informations de représentant exclusif de société (nom, adresse, etc.) mais les UUID des sociétés représentées par le représentant exclusif ne peuvent pas être identiques. Vous devez créer un LEO (UUID) par fabricant non européen représenté. Une même entité légale peut s'inscrire en tant que différentes parties dans REACH-IT. Ces parties sont alors complètement séparées et leur UUID ne peut pas être partagé. Par exemple, une société de produits chimiques peut s'inscrire en tant que société qui enregistre la substance qu'elle fabrique et en tant que représentant tiers pour être impliquée dans les processus de partage de données pour le compte d'une autre société Mise à jour des informations concernant la société dans REACH-IT Si la valeur d'un paramètre du LEO est modifiée et que le LEO est sauvegardé dans plusieurs emplacements, il est recommandé de synchroniser les valeurs des paramètres enregistrés dans le LEO, comme décrit ci-après. Les paramètres peuvent être le nom et l'adresse de courrier électronique d'un contact. Remarquez que la valeur de l'uuid de la partie ne peut pas être modifiée dans un LEO, la synchronisation n'est donc pas nécessaire dans ce cas. Il existe deux emplacements centraux dans lesquels les LEO sont sauvegardés: le site web de IUCLID et l'application REACH-IT entre lesquels il n'y a pas de synchronisation automatique. Un LEO peut être sauvegardé dans un nombre quelconque d'installations locales de IUCLID. Un LEO ne peut être importé qu'une fois dans REACH-IT, lorsqu'il est associé à une partie durant le processus d'inscription. Vous ne pouvez pas importer de LEO dans le site web de IUCLID. Il y a donc trois manières de transférer la valeur d'un paramètre entre des copies sauvegardées séparément d'un LEO. Elles sont illustrées de manière schématique dans la Figure 4, de gauche à droite. 1) Téléchargement du LEO qui contient la ou les nouvelle(s) valeur(s) depuis le site web de IUCLID puis chargement de celui-ci vers une installation locale de IUCLID. 2) Modification manuelle des paramètres. 3) Téléchargement du LEO qui contient la ou les nouvelle(s) valeur(s) depuis REACH-IT puis chargement de celui-ci vers une installation locale de IUCLID.

14 14 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 4: Mise à jour des informations d'un LEO Exemple de cas (3) Une société s'est inscrite à REACH-IT et a autorisé REACH-IT à créer l'uuid de la société. Un utilisateur de la société a téléchargé le LEO sous forme d'un LEOX et a chargé celui-ci dans leur installation locale de IUCLID 5 afin qu'ils puissent l'utiliser pour la préparation des dossiers soumis à l ECHA. Certaines informations de la société ont été modifiées dans le LEO de REACH- IT. Un utilisateur de la société re-télécharge le LEO depuis REACH-IT et le ré-importe dans le IUCLID 5 utilisé pour créer les dossiers. À présent, les informations du LEO sont cohérentes entre le LEO de REACH-IT et celui des dossiers soumis à l ECHA. 3. INSTRUCTIONS PAS À PAS POUR L'INSCRIPTION D'UNE PARTIE 3.1 Création d'un compte REACH-IT pour une société Pour créer un compte REACH-IT pour une société, vous devez d'abord vous rendre sur le site web de REACH-IT à l'adresse Pour créer un compte REACH-IT, cliquez sur le lien <Sign up as a company> (Figure 5: ).

15 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 15 Figure 5: Écran d'accueil pour l'inscription dans REACH-IT La page <Terms and Conditions> s'ouvre (Figure 6: ) lorsque vous avez cliqué sur <Sign up as a company>. Veuillez lire attentivement le contenu de la page «Terms and Conditions» qui précise comment l ECHA communiquera avec vous. Puis cliquez sur le bouton <Accept> si vous acceptez. Si vous cliquez sur le bouton <Reject>, le processus d'inscription est annulé et vous n aurez pas accès à REACH-IT. Chaque fois que l ECHA modifie les termes et conditions, tous les utilisateurs doivent accepter les termes et conditions mis à jour dès leur première connexion à REACH-IT après la mise à jour. Les termes et conditions actuels se trouvent également sur le site web de l ECHA à l adresse: L ECHA utilisera REACH-IT pour vous transmettre des décisions et d autres communications importantes, telles que les décisions relatives à votre enregistrement, les demandes d informations, etc. C est le seul canal de communication utilisé. Vous trouverez les messages dans votre boîte de messagerie REACH-IT. Veuillez noter que lorsqu un message a été ouvert par un utilisateur dans votre société, il est considéré comme reçu sur le plan juridique. Tous les messages sont considérés comme reçus sept jours civils après leur envoi, même s ils n ont pas été ouverts, et les délais peuvent commencer à courir. À titre exceptionnel, certains délais commencent à courir dès l envoi du message. C est le cas pour: - les décisions relatives à un enregistrement incomplet et aux dossiers RDAPP;

16 16 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: - les objections de l ECHA à un autre nom chimique pour l étiquette ou la fiche de données de sécurité; - les demandes d information sur les litiges concernant le partage de données; - les demandes de commentaires consécutifs à une proposition de modifier un projet de décision; - les consultations résultant de demandes d accès à des documents susceptibles de concerner votre société. Figure 6: Écran «Terms and conditions» La page <User account> (Figure 7:) s'ouvre en indiquant tous les champs obligatoires (*) à remplir. Les champs <First name> et <Last name> correspondent respectivement au prénom et au nom de l'administrateur de REACH-IT pour votre société. Indiquez dans le champ < > l'adresse de courrier électronique de l'utilisateur en dehors de REACH-IT. Cette adresse de courrier électronique sera utilisée pour les notifications importantes (la réinitialisation du mot de passe par exemple) mais également pour activer des alertes et des rappels depuis le système REACH-IT. Il convient de choisir l ID d utilisateur. Assurez-vous que l'adresse de courrier électronique fournie est correcte. Le paramètre <User ID> doit être unique sur l'ensemble du système car il ne peut pas être modifié après avoir été créé. Le <Password> doit être choisi conformément aux consignes de sécurité indiquées dans la page correspondante. Assurez-vous de pouvoir vous rappeler du nom d'utilisateur et du mot de passe indiqués ici car vous en aurez toujours besoin pour accéder ultérieurement à l'application REACH-IT.

17 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 17 Figure 7: Page Compte utilisateur La <Security question> sera utilisée dans le cas où vous auriez besoin d un nouveau mot de passe. Indiquez dans le champ <Your answer> une réponse à la question choisie parmi celles proposées dans la liste de sélection. Il est conseillé de se rappeler la réponse. Vous devez saisir le texte affiché dans le test CAPTCHA dans le champ <Enter the text shown>. C'est un type de test avec un texte à saisir pour s'assurer que l'utilisateur est un être humain. Si une interruption se produit durant le processus d'inscription après avoir défini votre premier utilisateur, vous n'avez pas à vous inscrire à nouveau, il suffit de vous connecter avec votre ID d'utilisateur et votre mot de passe pour terminer le processus d'inscription. Cliquez sur <Next>. La page <Company Information> s'ouvre (Figure 8). Figure 8: Page Informations sur la société Vous pouvez saisir les informations de la société dans le système REACH-IT de deux manières, cela dépend si votre société dispose déjà d'un LEOX de IUCLID 5 ou non. Vous trouverez des informations supplémentaires concernant l'utilisation et la création d'un LEOX à la section 2.4 de ce document.

18 18 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Un IUCLID 5 local est déjà installé La manière proposée par défaut pour fournir les informations de la société consiste à importer le LEOX de IUCLID 5. Cliquez sur <Browse> (Figure 8) pour récupérer votre LEOX. Votre navigateur ouvre la boîte de dialogue <File upload>. Sélectionnez le LEOX que vous avez sauvegardé localement puis cliquez sur <Open> (Figure 9). Figure 9: Encadré de chargement du fichier Le champ de saisie <File name> est renseigné avec le chemin vers votre LEOX. Cliquez sur <Load file> (Figure 10). Figure 10: Page Informations sur la société La page <Company Information> s'ouvre (Figure 11) avec les informations contenues dans le LEOX. À ce stade, vous pouvez renseigner les informations qui ne sont pas mentionnées dans votre LEOX, par exemple le numéro de télécopie, de téléphone portable, le site web de la société, etc.

19 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 19 Figure 11: Page des informations sur la société avec les informations contenues dans le LEOX Vous devez toujours sélectionner la taille de votre société manuellement dans REACH-IT.

20 20 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 12: Sélectionner la taille correcte de la société Vous pouvez trouver des informations sur la manière de déterminer la bonne taille de la société en cliquant sur le lien suivant: Conformément au règlement (CE) n 340/2008 de la Commission relatif aux redevances et aux droits dus à l ECHA en application du règlement (CE) n 1907/2006 (ci-après le «règlement») et à la recommandation 2003/361/CE de la Commission concernant la définition des micro, petites et moyennes entreprises, l ECHA est tenue de vérifier la taille de l entreprise qui prétend être éligible à une réduction de redevances en sa qualité de PME afin d assurer une concurrence équitable Aucun IUCLID 5 local n'est encore installé Vous devez envisager comme deuxième option de saisir manuellement les informations de la société si vous ne disposez pas de LEOX de IUCLID. Cliquez sur <encode your information> depuis Figure 10 (Page Informations sur la société). La page <Company Information> s'ouvre en mode mise à jour (Figure 13). Complétez tous les

21 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 21 champs obligatoires (*) et sélectionnez la taille de votre société. Le <Company name> ne doit pas être forcément unique. Cependant, l'avertissement «A company with the same name has already been created inside REACH-IT» est affiché si le nom de la société que vous avez saisi existe déjà dans le système. Vous pouvez alors choisir de le créer quand même (<Create it anyway>) ou d'annuler (<Cancel>) pour pouvoir modifier le nom. <enter a reminder>. Les parties ayant des UUID différents seront considérées comme des entités légales différentes (même si elles ont le même nom). Si votre société dispose déjà d'un UUID dans IUCLID et si en parallèle vous créez la même société dans REACH-IT, une autre entité légale sera créée dans le système. Figure 13: Page pour saisir manuellement les informations de la société Vous devez toujours sélectionner la taille de votre société manuellement dans REACH-IT.

22 22 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 14: Sélectionner la taille correcte de la société Vous pouvez trouver des informations sur la manière de déterminer la bonne taille de la société en cliquant sur le lien suivant: Conformément au règlement (CE) n 340/2008 de la Commission relatif aux redevances et aux droits dus à l ECHA en application du règlement (CE) n 1907/2006 (ci-après le «règlement») et à la recommandation 2003/361/CE de la Commission concernant la définition des micro, petites et moyennes entreprises, l ECHA est tenue de vérifier la taille de l entreprise qui prétend être éligible à une réduction de redevances en sa qualité de PME afin d assurer une concurrence équitable. Lorsque vous avez saisi toutes les informations requises pour vous inscrire avec succès, cliquez sur <Next>. (Indépendamment du fait que IUCLID 5 soit installé ou non). La page <Billing information> s'ouvre (Figure 15). Remplissez les champs obligatoires (*).

23 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 23 Si l'adresse de facturation est la même que celle de la société, cliquez sur <Same as Company> pour remplir les champs correspondants. Sinon, renseignez les champs demandés. Les informations du champ «Billing party name» seront utilisées pour créer des factures. Figure 15: Page Informations de facturation Cliquez sur <Next> pour ouvrir l'onglet de la page <Contacts> (Figure 16). Vous pouvez ajouter un nouveau contact à cet instant, ou ultérieurement durant le processus de préenregistrement ou de mise à jour des informations de la société (consultez la section 5.1). Une personne de contact n'est pas un utilisateur de REACH-IT, mais vous pouvez en créer une qui correspond à l'utilisateur. C'est à la société de spécifier les personnes de contact. Si aucune personne n'est spécifiée, l ECHA utilisera les coordonnées générales de la société. Si vous souhaitez ajouter une personne de contact, cliquez sur <Add new contact> (Figure 16).

24 24 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 16: Page Contacts La page <Contacts> s'ouvre. Renseignez tous les champs obligatoires (*) concernant la personne de contact (Figure 17). L ECHA utilise la personne de contact pour contacter quelqu'un, par exemple la société, concernant des informations soumises lors du pré-enregistrement ou de l'enregistrement par exemple. C'est pourquoi les champs <Phone> et < > sont obligatoires. Veuillez vous assurer que les informations pertinentes concernant les coordonnées sont à jour. Figure 17: Page des coordonnées de la société Si l'adresse postale est la même que celle de la société, cliquez sur le lien <Same as Company> pour remplir les champs correspondants. Sinon, renseignez les champs demandés (Figure 18). <Contact Type>: REACH-IT vous permet de sélectionner différents types de contact: <Général>, <Supervision de dossier>, <Responsable de la facturation>, <Soumission conjointe> ou «Contact réglementaire ECHA» (Figure 18).

25 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 25 Figure 18: Informations sur les adresses de contact de la société Cliquez sur <Save> pour sauvegarder les informations, sur la liste de contacts (Figure 19). Si vous cliquez sur <Cancel>, il est mis fin au processus d'inscription. Figure 19: Liste de contacts de la société pour une partie Vous pouvez naviguer vers l'un des onglets précédents et modifier les informations lorsque vous cliquez sur l'onglet correspondant, par ex. <Company information> ou <Billing information>. Cliquez sur <Next> pour ouvrir la dernière page (onglet) <Validation> (Figure 20). Vérifiez attentivement les données qui ont été saisies dans les pages précédentes.

26 26 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 20: Page de validation de la société Lorsque vous avez terminé de vérifier toutes les informations, cliquez sur <Next> pour terminer le processus. Figure 21: Page de conclusion après l'inscription de la société La page <Conclusion> s'ouvre et confirme que votre société et votre premier compte ont été créés avec succès (Figure 21). Vous pouvez choisir deux options dans cette page. L'utilisateur peut décider de se rendre sur la page d'accueil de REACH-IT (Figure 5: ) et de se connecter (<login>) avec le compte nouvellement créé. Pour cela, cliquez sur le lien <Home>. Il peut également choisir d'exporter d'abord toutes les informations sur la société vers un fichier LEOX de IUCLID qui sera utilisé par exemple pour mettre à jour les informations de la société dans l'application IUCLID 5 installée localement. Vous trouverez des informations détaillées à ce propos dans la section de ce document Connexion avec le premier compte de la société créé Cliquez sur <login> depuis la page d'accueil de REACH-IT (Figure 5: ).

27 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 27 Sur la page Login (Figure 22), saisissez (*) votre ID d'utilisateur, votre mot de passe et le texte du test CAPTCHA et cliquez sur <Connect>. Figure 22: Page de connexion de partie pour REACH-IT Validation de l adresse électronique La page de l adresse électronique non vérifiée s ouvre. Figure 23: Adresse électronique non vérifiée Lorsque vous êtes encore connecté à REACH-IT avec le bon nom d utilisateur (le nom d utilisateur avec lequel vous avez essayé de vous connecter), ouvrez l adresse électronique que vous avez fournie dans REACH-IT. Vous avez reçu un courrier électronique contenant des instructions sur la manière de valider votre adresse électronique. Si vous venez de créer un nouveau compte de société dans REACH-IT ou que vous avez actualisé votre adresse électronique REACH-IT, veuillez vous assurer que vous êtes connecté à REACH-IT avec le nom d utilisateur indiqué dans le courrier électronique que vous avez reçu. Cliquez ensuite sur le lien de vérification fourni. Le lien ouvrira une nouvelle fenêtre et vous informera de l état du processus de vérification du courrier électronique. Si la vérification est réussie, vous pouvez fermer cette nouvelle fenêtre.

28 28 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 24: Vérification du courrier électronique Vous pouvez ensuite revenir à la page d adresse électronique non vérifiée et cliquer sur OK. Figure 25: Vérification du courrier électronique Si la vérification du courrier électronique réussit, la page d accueil REACH-IT de votre société s ouvre (Figure 26). À partir de ce point, vous pouvez commencer à travailler dans REACH-IT en sélectionnant l'une des fonctionnalités souhaitées dans le menu de gauche.

29 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 29 Figure 26: Page d'accueil de la société dans REACH-IT 3.2 Création d'un compte REACH-IT pour un représentant tiers Allez sur le site web REACH-IT à l'adresse (Page d accueil de REACH-IT). Cliquez sur <Sign up as a third party representative> (Figure 5: ). La page «Terms and Conditions» s'ouvre (Figure 27). Le représentant tiers peut UNIQUEMENT créer son compte de représentant tiers sur REACH-IT mais pas celui de la société qu'il représente (fabricant(s), importateur(s), utilisateur(s) en aval) [REACH, article 4]. Figure 27: Écran «Termes and conditions» du représentant tiers

30 30 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Lors de la connexion à REACH-IT, chaque utilisateur doit accepter les termes et conditions. Veuillez lire attentivement le contenu de la page «Terms and Conditions», qui précise comment l ECHA communiquera avec vous. Puis cliquez sur le bouton <Accept> si vous acceptez. Si vous cliquez sur le bouton <Reject>, le processus d'inscription est annulé et vous n aurez pas accès à REACH-IT. Chaque fois que l ECHA modifie les termes et conditions, tous les utilisateurs doivent accepter les termes et conditions mis à jour dès leur première connexion à REACH-IT après la mise à jour. Les conditions actuelles se trouvent également sur le site web de l ECHA à l adresse: L ECHA utilisera REACH-IT pour vous transmettre des décisions et d autres communications importantes, telles que les décisions relatives à votre enregistrement, les demandes d informations, etc. C est le seul canal de communication utilisé. Vous trouverez les messages dans votre boîte de messagerie REACH-IT. Veuillez noter que lorsqu un message a été ouvert par un utilisateur dans votre société, il est considéré comme reçu sur le plan juridique. Tous les messages sont considérés comme reçus sept jours civils après leur envoi, même s ils n ont pas été ouverts, et les délais peuvent commencer à courir. À titre exceptionnel, certains délais commencent à courir dès l envoi du message. C est le cas pour: - les décisions relatives à un enregistrement incomplet et aux dossiers RDAPP; - les objections de l ECHA à un autre nom chimique pour l étiquette ou la fiche de données de sécurité; - les demandes d information sur les litiges concernant le partage de données; - les demandes de commentaires consécutifs à une proposition de modifier un projet de décision; - les consultations résultant de demandes d accès à des documents susceptibles de concerner votre société. La page <User account> s'ouvre avec tous les champs obligatoires (*) à compléter dans (Figure 28). Les champs <First name> et <Last name> correspondent respectivement au prénom et au nom de l'administrateur de REACH-IT pour le représentant tiers. Indiquez dans le champ < > l'adresse de courrier électronique de l'utilisateur en dehors de REACH-IT. Cette adresse de courrier électronique sera utilisée pour les notifications importantes (la réinitialisation du mot de passe par exemple) mais également pour activer des alertes et des rappels depuis le système REACH-IT. Assurez-vous que l'adresse de courrier électronique fournie est correcte. Le paramètre <User ID> doit être unique sur l'ensemble du système car il ne peut pas être modifié après avoir été créé.

31 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 31 Figure 28: Page du compte utilisateur du représentant tiers Le <Password> doit être choisi conformément aux consignes de sécurité indiquées dans la page correspondante. Assurez-vous de pouvoir vous rappeler de l'id d'utilisateur et du mot de passe indiqués ici car vous en aurez toujours besoin pour accéder ultérieurement à l'application REACH-IT. La <Security question> sera utilisée pour vous redonner votre mot de passe si vous l'oubliez. Indiquez dans le champ <Your answer> une réponse à la question choisie parmi celles proposées dans la liste de sélection. Il est conseillé de se rappeler la réponse. Si une interruption se produit durant le processus d'inscription après avoir défini votre premier utilisateur, vous n'avez pas à vous inscrire à nouveau, il suffit de vous connecter avec votre ID d'utilisateur et votre mot de passe pour terminer le processus d'inscription. Vous devez saisir le texte affiché dans le test CAPTCHA dans le champ <Enter the text shown>. C'est un type de test avec un texte à saisir pour s'assurer que l'utilisateur est un être humain. Cliquez sur <Next> pour ouvrir la page <Third party representative information>. Si un représentant tiers dispose déjà d'un LEOX de IUCLID, il doit l'importer dans REACH -IT. Sinon, il doit saisir manuellement les informations du représentant tiers pour ceux qui n'ont pas de LEOX de IUCLID. Vous trouverez des informations supplémentaires concernant l'utilisation et la création d'un LEOX dans la section 2.4 de ce document.

32 32 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Un IUCLID 5 local est déjà installé Pour renseigner vos informations de représentant tiers dans REACH-IT, vous devez importer votre LEOX de IUCLID 5. Cliquez sur <Browse> pour récupérer votre LEOX (Figure 29). Figure 29: Page d'informations de représentant tiers La boîte de dialogue <File upload> s'ouvre (Figure 30). Sélectionnez le LEOX que vous avez sauvegardé localement puis cliquez sur <Open>. Figure 30: Zone de chargement de fichier pour le LEOX du représentant tiers Le champ de saisie <File name> (Figure 31) est complété avec le chemin vers votre LEOX. Cliquez sur <Load file>.

33 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 33 Figure 31: Page d'informations de représentant tiers La page <Third party representative information> s'ouvre avec les informations contenues dans le LEOX. À ce stade, vous pouvez renseigner les informations qui ne sont pas mentionnées dans votre LEOX, par exemple le numéro de télécopie, de téléphone portable, le site web du représentant tiers, etc. (Figure 32). Figure 32: Page d'informations sur le représentant tiers avec les informations générales et de contact Aucun IUCLID 5 local n'est encore installé Cliquez sur <encode your information> pour saisir manuellement les informations de votre société si vous ne disposez pas de LEOX de IUCLID (Figure 33).

34 34 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 33: REACH-IT Saisissez manuellement vos informations de représentant tiers dans La page <Third Party Representative information> s'ouvre (Figure 34). Remplissez les champs obligatoires (*). Figure 34: Page pour saisir manuellement les informations du représentant tiers Les parties ayant des UUID différents seront considérées comme des entités légales différentes (même si elles ont le même nom). Cliquez sur <Next> pour ouvrir la page (onglet) <Contacts> (Figure 35, ci-dessous). Vous pouvez ajouter un nouveau contact à ce stade (<Add new contact>), ou ultérieurement durant le processus de pré-enregistrement ou de mise à jour des informations du représentant tiers (consultez la section 5.1 de ce document). Une personne de contact n'est pas un utilisateur de REACH-IT, mais vous pouvez en créer une qui correspond à l'utilisateur. C'est au représentant tiers d'assurer la correspondance entre les deux. Il y a également des personnes de contact dans les entités légales de IUCLID et il peut aussi y en avoir pour les substances. Si le LEOX du représentant tiers contient des personnes de contact, elles seront créées dans REACH-IT avec l'entité du représentant tiers lors de l'importation du LEOX.

35 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 35 C'est au représentant tiers de spécifier les personnes de contact. Si aucune personne n'est spécifiée, l ECHA utilisera les coordonnées générales du représentant tiers. Figure 35: Page d'accueil des contacts du représentant tiers La page <Contacts> s'ouvre en mode mise à jour. Renseignez tous les champs obligatoires (*) concernant la personne de contact (Figure 36). Figure 36: Page d'information sur les contacts du représentant tiers Si l'adresse postale est la même que celle du représentant tiers, cliquez sur le lien <Same as third party representative> pour remplir les champs correspondants. Sinon, complétez les champs demandés (Figure 37).

36 36 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 37: Informations sur les adresses de contact du représentant tiers Cliquez sur <Save> pour sauvegarder les informations et elles apparaîtront à l onglet suivant (Figure 38). Figure 38: Liste de contacts du représentant tiers pour une partie Vous pouvez naviguer vers l'un des onglets précédents et modifier les informations lorsque vous cliquez sur l'onglet correspondant, par ex. <User account>, <Third Party Representative information> ou <Contacts>. Cliquez sur <Next> pour ouvrir la dernière page (onglet) <Validation> (Figure 39). Vérifiez attentivement les données qui ont été saisies dans les pages précédentes.

37 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 37 Figure 39: Page de validation du représentant tiers Lorsque vous avez terminé de vérifier toutes les informations, cliquez sur <Next> pour terminer le processus. La page <Conclusion> s'ouvre et confirme que votre représentant tiers et votre premier compte ont été créés avec succès (Figure 40). Figure 40: Page de conclusion après l'inscription du représentant tiers Vous pouvez choisir deux options dans cette page. L'utilisateur peut décider de se rendre sur la page d'accueil de REACH-IT (Figure 5: ) et de se connecter (<login>) avec le compte nouvellement créé. Pour cela, cliquez sur le lien <Home>. Il peut également choisir d'exporter d'abord toutes les informations sur la société vers un fichier LEOX de IUCLID qui sera utilisé par exemple pour mettre à jour les informations de la société dans l'application IUCLID 5 installée localement. Vous trouverez des informations détaillées à ce propos dans les sections 5.5 et de ce document Connexion avec le premier compte du représentant tiers créé Cliquez sur <login> en tant qu'utilisateur enregistré depuis la page d'accueil de REACH-IT (Figure 5: ). Sur la page Login (Figure 41), saisissez votre ID d'utilisateur, votre mot de passe et le texte du test CAPTCHA. Cliquez sur <Connect>.

38 38 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 41: Page de connexion de partie pour REACH-IT Si la connexion réussit, la page d'accueil REACH-IT de votre représentant tiers s'ouvre (Figure 42, ci-dessous). À partir de ce point, vous pouvez commencer à travailler dans REACH-IT en sélectionnant l'une des fonctionnalités souhaitées dans le menu de gauche. Figure 42: Page d'accueil du représentant tiers dans REACH-IT 3.3 Mise à jour de vos informations d'utilisateur Cliquez sur le lien de l'id d'utilisateur dans le bandeau supérieur pour ouvrir la page des informations sur votre profil (Figure 43) (<dewst> dans l'exemple ci-dessous). L'ID de l'utilisateur ne peut pas être modifiée. Figure 43: Bannière supérieure de REACH-IT La page <View User> s'ouvre (Figure 44).

39 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 39 Figure 44: Page d'affichage de l'utilisateur Cliquez sur <Modify> pour mettre à jour vos informations au besoin (Figure 45). Vous pouvez notamment modifier les champs suivants: <First name>, <Last name> et < >. L'adresse de courrier électronique sera utilisée pour une notification importante (réinitialisation du mot de passe par exemple). Assurez-vous que l'adresse de courrier électronique fournie est correcte. Il n'est pas nécessaire de modifier le mot de passe, laissez vierges les 3 champs correspondants. La question <Security question> et votre réponse <Your answer> vous permettent de récupérer votre mot de passe (Figure 45). Les rôles associés à votre profil ne peuvent pas être modifiés sauf si vous avez un rôle d'«administrateur». Consultez la section 0 de ce document pour plus d'informations sur les utilisateurs et les rôles. Figure 45: Page de modification de l'utilisateur Cliquez sur <Save> et le système confirmera que vos modifications ont été sauvegardées

40 40 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: (Figure 46). Si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications que vous avez réalisées, cliquez sur <Cancel>. Figure 46: Confirmation de la mise à jour des informations de l'utilisateur Si vous souhaitez corriger des informations que vous avez saisies auparavant, cliquez sur <Modify>. Sinon, cliquez sur <Return> (Figure 46) pour revenir à la page d'accueil sans enregistrer les modifications réalisées. 4. GESTION PAS À PAS DU COMPTE DE PARTIE La gestion d'un utilisateur dans l'application REACH-IT comporte les tâches suivantes: création d'un utilisateur, affectation/ajout/suppression de rôles, mise à jour d'informations sur la partie, gestion des fonctions de sécurité d'un utilisateur telles que la réinitialisation du mot de passe, le blocage et le déblocage de l'accès. Les tâches de gestion de l'utilisateur peuvent être réalisées uniquement par des utilisateurs ayant un rôle d'administrateur. Vous pouvez uniquement créer le tout premier utilisateur en effectuant une inscription (consultez la section de ce document). Les utilisateurs suivants sont créés par le premier utilisateur (par exemple le gestionnaire de compte de la partie) qui peut ajouter des nouveaux utilisateurs à la partie enregistrée. 4.1 Création d'un utilisateur Les utilisateurs sont gérés depuis le menu de gestion des comptes utilisateurs, et en sélectionnant gestion des comptes vous pouvez récupérer la liste des utilisateurs existants (Figure 47).

41 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 41 Figure 47: Page Affichage de l'utilisateur avec les utilisateurs existants Cliquez sur <Create user account> pour ouvrir la page de création d'utilisateur (Figure 48 cidessous). Figure 48: Page de création d'utilisateur Pour créer un utilisateur, vous devez renseigner tous les champs obligatoires (*) tels que <Last Name> et < >. L'adresse de courrier électronique sera utilisée pour communiquer à l'utilisateur son ID de connexion et il devra vérifier qu'il indique bien une adresse de courrier électronique valide. Le paramètre <User ID> doit être unique dans l'ensemble du système car il ne peut pas être modifié après avoir été créé. Le <Password> initial peut être utilisé une fois puis le système demandera à l'utilisateur de le modifier après la première connexion. Vous devrez communiquer ce mot de passe au nouvel utilisateur en dehors de REACH-IT (par téléphone, courrier électronique ou par un autre moyen).

42 42 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Le menu <User profile> permet à l'utilisateur de sélectionner un rôle dans la liste <Available roles> et de l'ajouter à la liste <Selected roles> en double-cliquant dessus ou en cliquant sur <Move>. Pour supprimer un rôle, il suffit de le sélectionner dans la liste <Selected roles> puis de double-cliquer dessus ou de cliquer sur <Remove>. Le bouton <Save> peut être utilisé pour sauvegarder les informations des nouveaux utilisateurs ajoutés, le gestionnaire de compte se retrouve alors dans la page <View Users>, qui confirme les modifications apportées (Figure 49). Si vous cliquez sur le bouton <Cancel>, les informations ne sont pas enregistrées. Figure 49: utilisateur Page de liste Affichage des utilisateurs avec confirmation du nouvel L'utilisateur apparaît à présent dans la liste des utilisateurs de votre partie et vous pouvez le sélectionner pour une action quelconque. 4.2 Mise à jour d'un profil utilisateur Sélectionnez à partir de la liste des utilisateurs (Figure 49) une entrée à l'aide de la case d'option dans la colonne de gauche. Cliquez sur <Modify> pour ouvrir le formulaire de mise à jour de l'utilisateur (Figure 50). Vous pouvez modifier les champs généraux suivants: <First name>, <Last name> et/ou < >. Vous ne pouvez pas laisser vierges ces champs obligatoires (*). Le gestionnaire de compte peut modifier les rôles de l'utilisateur dans le menu User profile. Vous pouvez sélectionner un rôle dans la liste <Available roles> et l'ajouter à la liste <Selected roles> en double-cliquant dessus ou en cliquant sur <Move>. Pour supprimer un rôle, il suffit de le sélectionner dans la liste <Selected roles> puis de double-cliquer dessus ou de cliquer sur <Remove>. L'utilisateur peut lui-même fournir des informations supplémentaires, notamment en ce qui concerne les informations confidentielles telles que la question de sécurité. Le bouton <Save> doit être utilisé pour enregistrer les modifications réalisées.

43 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 43 Figure 50: Page de modification de l'utilisateur 4.3 Blocage d'un utilisateur Le gestionnaire de compte de la partie peut décider de bloquer un utilisateur pour des raisons de sécurité. Cet utilisateur se verra alors refuser l'accès à REACH-IT lorsqu'il essaiera de se connecter. Sélectionnez l'un des utilisateurs dans la liste (à l'aide de la case d'options de la colonne de gauche) puis cliquez sur <Block/Unblock> pour bloquer l'utilisateur sélectionné (Figure 51). Figure 51: Page de sélection pour bloquer un utilisateur REACH-IT Cliquez à nouveau sur <Block> (Figure 52) pour confirmer le blocage de ce compte utilisateur. Figure 52: Page de confirmation du blocage d'un utilisateur REACH-IT Après avoir confirmé le blocage du compte de cet utilisateur, le statut de la (dernière) colonne <Blocked> deviendra <Yes> (Figure 53).

44 44 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 53: Contrôle du statut des utilisateurs de REACH-IT bloqués Un utilisateur peut également être bloqué par un administrateur de l ECHA. Dans ce cas, seul le gestionnaire de sécurité de l ECHA peut débloquer l'utilisateur. 4.4 Déblocage d'un utilisateur Cette action est réalisée sur demande d'un utilisateur en dehors de REACH-IT (par téléphone, courrier électronique ou autre). Dès que le compte de l'utilisateur est débloqué, il peut se connecter à nouveau à REACH-IT. Pour débloquer le compte d'un utilisateur, sélectionnez-le dans la liste des utilisateurs (à l'aide de la case d'options de la colonne de gauche). Seuls les utilisateurs dont le compte est bloqué peuvent être sélectionnés pour le déblocage (Figure 54). Cliquez sur <Block/Unblock> pour débloquer l'utilisateur sélectionné. Figure 54: Page de sélection pour débloquer un utilisateur REACH-IT REACH-IT vous demandera de confirmer le déblocage de cet utilisateur: cliquez à nouveau sur <Block/Unblock> pour confirmer cette action (Figure 55). Figure 55: Page de confirmation du déblocage d'un utilisateur REACH-IT Le compte de l'utilisateur est alors débloqué et son statut dans la colonne <Blocked> passe de <Yes> à <No>. La page <View Users> affiche un message de confirmation (Figure 56).

45 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 45 Figure 56: Confirmation du déblocage d'un utilisateur REACH-IT Pour éviter de bloquer votre compte REACH-IT, nous vous recommandons de lire la fiche d information suivante: unt_ _en.pdf 4.5 Réinitialisation du mot de passe d'un utilisateur Le processus de réinitialisation du mot de passe est mis en œuvre lorsque REACH-IT reçoit un message interne suite à un processus de «Request lost password». Le système génère alors automatiquement un nouveau mot de passe et l'envoie par courrier électronique à l'utilisateur, c'est la seule manière pour que l'utilisateur récupère un nouveau mot de passe. Il est donc important que l'adresse de courrier électronique de l'utilisateur soit valable. Pour réaliser une réinitialisation du mot de passe, le gestionnaire de compte (1) sélectionne l'utilisateur dans la liste des utilisateurs (à l'aide de la case d'options de la colonne de gauche) puis (2) clique sur le bouton <Reset Password> (Figure 57). Figure 57: de passe Page Affichage des utilisateurs avec le bouton de réinitialisation du mot Le système confirme que le mot de passe est réinitialisé et envoie à l'utilisateur un courrier électronique avec le nouveau mot de passe (Figure 58). L'utilisateur devra modifier ce mot de passe après sa première connexion à REACH-IT. Une fois le mot de passe réinitialisé, l'ancien mot de passe n'est plus valable.

46 46 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 58: Page Affichage des utilisateurs avec confirmation de réinitialisation du mot de passe 4.6 Suppression d'un utilisateur Vous pouvez supprimer des comptes utilisateurs s'ils deviennent redondants. En tant que gestionnaire de comptes, vous devez sélectionner un utilisateur dans la liste des utilisateurs (à l'aide de la case d'options de la colonne de gauche). Cliquez ensuite sur <Delete> (Figure 59) pour supprimer l'utilisateur sélectionné de la liste. Figure 59: Page Affichage des utilisateurs avec le bouton de suppression Vous devez confirmer l'action de suppression de l'utilisateur en cliquant à nouveau sur <Delete> (Figure 60). Figure 60: Confirmation de la suppression d'un utilisateur Le système confirmera par un message dans la page <View Users> que la suppression de l'utilisateur a été réalisée avec succès (Figure 61). Figure 61: Page de l'affichage des utilisateurs avec le message de confirmation

47 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: 47 L'ID d'utilisateur d'un utilisateur supprimé ne peut pas être réutilisée dans le système REACH-IT. 5. GESTION PAS À PAS DES INFORMATIONS SUR LA PARTIE Toutes les informations fournies durant l'inscription peuvent être modifiées par le gestionnaire de compte qui est le seul disposant des autorisations de modification des données de la partie. Vous pouvez modifier les données suivantes: Informations générales Informations de facturation Contacts (y compris création, suppression et modification des contacts) Les contacts de REACH-IT sont principalement utilisés par l ECHA comme coordonnées pour obtenir des précisions sur les informations soumises lors du préenregistrement ou de l'enregistrement par exemple. Ils servent également à d autres fins, par exemple contacter une personne pour un pré-sief, mais ils ne sont pas liés aux comptes utilisateurs. Si aucun contact n'est spécifié, l ECHA utilisera les coordonnées générales de la partie. En outre, les informations de REACH-IT concernant la partie peuvent être exportées dans un fichier LEOX pour être ensuite importées dans une installation IUCLID 5 locale à des fins de synchronisation. 5.1 Mise à jour des informations générales et de facturation La gestion des informations sur la partie est uniquement accessible aux utilisateurs disposant d'un rôle d'administrateur, c'est-à-dire le gestionnaire des comptes de la partie. Pour mettre à jour les informations générales et/ou de facturation, sélectionnez <View> depuis le menu de société ou de représentant tiers. La page <Organisation Information> s'ouvre et affiche 3 onglets (Figure 62): <Company information> ou <Third Party Representative Information> <Billing information> (uniquement pour les sociétés) <Contacts> Cliquez sur l'un des trois en-têtes d'onglets pour afficher les informations. Pour modifier les données d'un onglet, cliquez sur <Update> en bas de la page. La page passe en mode mise à jour et les autres onglets deviennent verrouillés et ne peuvent pas être modifiés. Une fois la modification de l'onglet en cours terminée, cliquez sur <Save> (Figure 63).

48 48 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 62: Page Informations sur l'organisation Figure 63: Mise à jour des informations sur l'organisation

49 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: Ajout d'un nouveau contact Sous l'onglet <Contacts>, cliquez sur <Add new contact> pour ajouter un nouveau contact (Figure 64: Ajout de nouveaux contacts ). Figure 64: Ajout de nouveaux contacts Renseignez tous les champs obligatoires (*) concernant la personne de contact (Figure 65). Si l'adresse est la même que celle de la société, cliquez sur <Same as Company> pour remplir automatiquement l'adresse de la partie en cours.

50 50 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: Figure 65: Mise à jour ou ajout des informations de contact Cliquez sur <Save> pour sauvegarder toutes les informations. REACH-IT fournit un message de confirmation (Figure 66). Le contact que vous venez de créer apparaît maintenant dans la liste des contacts. Figure 66: Confirmation de la création du nouveau contact

51 Section 2 - Inscription et gestion des comptes Date de publication: avril 2014: Modification d'un contact existant Les contacts peuvent être modifiés. Sélectionnez une entrée à l'aide des cases d'option de la liste de contacts puis cliquez sur <Modify>. Les propriétés du contact peuvent être modifiées si nécessaire. Cliquez sur <Save> pour sauvegarder vos ajouts. Le contact mis à jour apparaît dans la liste des contacts et REACH-IT fournit un message de confirmation (Figure 67). Figure 67: Confirmation des informations de contact mises à jour 5.4 Suppression d'un contact Les contacts peuvent également être supprimés. Sélectionnez une entrée dans la liste de contacts puis cliquez sur <Delete>. REACH-IT vous demande de confirmer la suppression en cliquant à nouveau sur <Delete> (Figure 68). Figure 68: Confirmation de la suppression d'un contact Le contact est supprimé et n'apparaît plus dans la liste des contacts (Figure 69). Figure 69: Mise à jour de la liste des contacts après la suppression du contact 5.5 Exportation des informations sur une partie Les informations sur une partie peuvent être exportées en créant et en téléchargeant un LEOX. Ce fichier LEOX peut être utilisé pour la synchronisation de IUCLID 5 installé localement avec les informations sur la partie dans REACH-IT. Le LEOX ne peut pas être réimporté dans REACH-IT pour les mises à jour. Pour

52 52 Manuel de l'utilisateur industriel de REACH-IT Version: 2.1: plus d'informations concernant LEOX, consultez la section 2.4 de ce document. Pour exporter le LEO, sélectionnez <Export> dans le menu de la société ou du représentant tiers (Figure 70) et REACH-IT vous permet de télécharger le fichier de LEOX. Figure 70: Bouton d'exportation de LOEX pour les informations sur la société ou sur le représentant tiers Le navigateur ouvre une boîte de dialogue (Error! Reference source not found.) et vous offre la possibilité d'ouvrir (<Open>) le fichier ou de l'enregistrer (<Save to disk>). Sélectionnez <Save to Disk> puis cliquez sur <OK> pour commencer le téléchargement du fichier LEOX vers votre système local. Figure 71: Téléchargement du LEOX depuis REACH-IT vers le système local En modifiant la configuration de votre navigateur, vous pouvez être invité à indiquer la destination des fichiers téléchargés et à les renommer. Veuillez consulter la documentation de votre navigateur pour de plus amples informations sur les paramètres de téléchargement des fichiers.