Mise en place des frais collaborateurs

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1 Mise en place des frais collaborateurs Introduction Paramétrages Paramétrage fiche collaborateur Paramétrage fiche cabinet Paramétrage prestation classique de frais Paramétrage prestation spécifique indemnités kilométriques Paramétrage du libellé de l écriture comptable de frais Paramétrage du préfix pour le nom du fichier de transfert comptable Saisie des frais Editions des frais Transfert des frais collaborateurs Modification en lot des frais Mise en place des frais collaborateurs Page 1 sur 16

2 Introduction DiaClientSQL permet de générer un état de détail des frais collaborateurs affectable ou non affectable à un dossier. Une gestion de l indemnité kilométrique peut aussi être prévue. Cet état comprend aussi un récapitulatif par comptes comptables suivant la nature des frais. Afin d établir cet état il est nécessaire de : paramétrer le montant de l indemnité par kilomètre et par collaborateur et par date créer la prestation gérant l indemnité kilométrique créer les autres prestations de frais en général saisir, par le biais de la saisie des temps, les frais collaborateurs affectables ou non affectable à un dossier Il est possible désormais de transférer les frais des collaborateurs dans un fichier texte afin de les importer dans le logiciel de comptabilité. Une section analytique spécifique au cabinet a aussi été prévue. A cette occasion un nouvel onglet «Frais» est disponible dans le module de transfert en comptabilité. Paramétrages Paramétrage fiche collaborateur (Compte tiers) Menu Généralités / Collaborateurs Montant de l indemnité kilométrique (onglet valorisation) Menu «Généralités» puis «Collaborateurs». Faire ensuite un double clic sur le collaborateur et se positionner sur l onglet «valorisation» : Mise en place des frais collaborateurs Page 2 sur 16

3 Le champ «Ind.Km» permet donc de renseigner le montant de l indemnité par kilomètre ainsi que la date d effet. Le bouton «disquette» associé à ce champ permet de mémoriser la saisie. Il est donc possible de mémoriser plusieurs prix à des dates d effets différentes. Le lien hypertexte à droite «1 Ind.Km défini» précise le nombre de prix saisi sur le collaborateur (ici le chiffre 1) et permet de connaître, en cliquant dessus, l historique des montants saisis par dates et de procéder à des modifications ultérieures : Il est donc ici possible de consulter, de créer un nouveau tarif, de modifier un tarif existant, de supprimer un tarif ou d imprimer la liste des tarifs. Transfert en Comptabilité (onglet Divers) 3 nouveaux champs sont disponibles : Si le «cabinet frais» est vide on prendra par défaut le cabinet de rattachement du collaborateur. Le compte frais et l intitulé du compte frais du collaborateur ne sont pas modifiables. En effet ils sont calculés en fonction des paramètres application Cabinet définis : Menu Administration / Paramétrages / Application : Mise en place des frais collaborateurs Page 3 sur 16

4 a. Compte frais : Paramètre : CABINET Section : COMPTA Il est possible d ajouter des paramètres au compte comptable : le code du : le matricule du collaborateur. Ici nous avons mis 4@COL_CODE@MATRICULE donc le compte frais du collaborateur sera 4EL b. Intitulé du compte frais : Paramètre : CABINET Section : COMPTA Il est possible d ajouter des paramètres à l intitulé du compte frais : le code du : le matricule du : le nom du : le prénom du collaborateur. Ici nous avons mis @PRENOM donc l intitulé sera EL : LOCHON Emile c. Collectif collaborateur : Paramètre : CABINET Section : COMPTA Indiquer le compte collectif collaborateur. Paramétrage cabinet (Journal de frais et section analytique) Menu Généralités / Cabinet / Onglet Compta-Fact Mise en place des frais collaborateurs Page 4 sur 16

5 Indiquer le journal de frais A cet occasion un nouveau type «journal de frais» est proposé lors de la création d un journal : Indiquer si besoin la section analytique Un paramètre peut être passé en plus du libellé de la section. C est le code du cabinet Ici nous avons indiqué donc la section sera CABNDF (CAB étant le code du cabinet) Paramétrage prestation classique de frais L exemple ci-dessous explique la création d une prestation englobant divers frais (hôtel, repas ) Il est toutefois possible de créer autant de prestations que de nature de frais. Menu Administration / Gestion interne / Prestations Onglet «Références» : Mise en place des frais collaborateurs Page 5 sur 16

6 NB : si ces indemnités sont à refacturer alors cocher aussi «Facturation» Onglet «Valorisation» Champs particuliers : Formule de calcul prix de vente : code «F001» qui est égal à «PVP * QTE» «PVP» correspond au prix unitaire des frais que le collaborateur saisira dans sa fiche de frais (qui sera ensuite multiplié par la quantité). «QTE» correspond à la quantité de frais que le collaborateur saisira dans sa fiche de temps frais. (Exemple : frais de repas QTE=2 (pour 2 repas) NB : si la formule «F001» n existe pas reportez-vous à la documentation générale pour la création d une nouvelle formule. o Il est possible aussi de définir une formule de calcul de prix de revient si le cas se présente. Onglet «Autres éléments» Lorsque la prestation est classifiée «Frais» alors dans l onglet «Autres éléments» le cadre «Frais» apparaît pour finaliser le paramétrage : Mise en place des frais collaborateurs Page 6 sur 16

7 Le compte de TVA et le compte de ventilation seront repris au niveau du transfert en comptabilité. Le taux de TVA permettre de calculer le HT lors de la saisie des frais. Il sera possible de forcer le montant de la TVA calculée dans la saisie des frais. Paramétrage prestation spécifique indemnités kilométriques Même principe de création que la prestation classique de frais. Ce qui diffère : Onglet «Valorisation» Champs particuliers : Formule de calcul prix de vente : code «F010» qui est égal à «COEF * QTE» «COEF» correspond au champ du montant de l indemnité kilométrique renseignée sur la fiche collaborateur «QTE» correspond aux nombres de kilomètres que le collaborateur saisira dans sa fiche de temps frais NB : si la formule «F010» n existe pas reportez-vous à la documentation générale pour la création d une nouvelle formule Il est possible aussi de définir une formule de calcul de prix de revient si le cas se présente. Onglet «Autres éléments» Cocher la case «Frais KM». Paramétrage du libellé de l écriture comptable de frais Pour le libellé de la ligne d écriture du collaborateur (tiers) le paramétrage suivant permet de le personnaliser : Menu Administration / Paramétrages / Application : Libellé frais : Mise en place des frais collaborateurs Page 7 sur 16

8 Paramètre : CABINET Section : COMPTA Il est possible d utiliser des paramètres pour le libellé de l écriture le code du le matricule du le nom du le prénom du période du transfert sous la forme de MM/AAAA Ici nous Cela donnera comme libellé d écriture pour Emile LOCHON au mois de septembre : EL 09/2011 : LOCHON Emile Le libellé du compte de charge est celui défini dans la liste des comptes. Menu Administration / Gestion interne / Comptes Paramétrage du préfix pour le nom du fichier de transfert comptable Menu Administration / Paramétrages / Application : Prefix Frais : Paramètre : SYSTEME Section : COMPTA Par défaut la génération du fichier de transfert comptable sera FAAAAMM.TRS. En effet le préfix par défaut est «F» Il est donc possible d indiquer «NDF» (note de frais) au lieu de «F» (factures) par exemple, afin de dissocier le fichier des ventes et des frais. Dans notre exemple pour septembre 2011l le fichier de transfert des frais aura comme nom : NDF TRS Mise en place des frais collaborateurs Page 8 sur 16

9 Saisie des Frais : La saisie des frais se fait directement depuis la grille de saisie des temps ; Menu «gestion interne, saisie des temps». Il est possible de les saisir : - soit sur l onglet «Global» de la saisie des temps - soit sur l onglet «Frais collaborateur» afin de filtrer uniquement les prestations de types frais. NB : Si ce dernier onglet n apparaît pas en saisie, se reporter à la documentation générale, chapitre saisie des temps, gestion de la grille paramétrable des temps. La saisie des frais peut se faire aussi depuis le Menu «Gestion interne / Frais Collaborateurs». Nous traiterons ce cas-là : La saisie se fait donc comme une saisie de temps classique. Les frais peuvent être affectables à un dossier ou non affectable (ne pas remplir la colonne dossier). Il n y a pas de notion de durée sur la saisie d un frais. La TVA est calculée automatiquement en fonction du taux renseigné dans la prestation. Toutefois ce montant peut être forcé. La colonne «Transférée» indique pour information si la ligne de frais a été transférer en comptabilité. Le dé transfert d une ligne de frais est abordé plus bas dans la documentation. On transfert en comptabilité que les lignes de frais validée par le clic droit. La ligne sera alors en gras. Mise en place des frais collaborateurs Page 9 sur 16

10 Editions des frais : Depuis la saisie des temps : icône «imprimante» : Vous avez le choix entre 3 éditions spécifiques à la gestion des frais : Edition «Compte rendu des Temps et frais» : Mise en place des frais collaborateurs Page 10 sur 16

11 Cet état distingue les temps des frais détaillés et rappelle en haut le coût de l indemnité kilométrique du collaborateur. Un total distinct est fait pour chacun d entre eux. Edition «Détail des frais» : Cet état fait apparaître que les frais détaillés ainsi que la TVA afférente. Enfin un récapitulatif est proposé par compte comptable basé sur le paramétrage de chaque prestation. Récapitulatif des frais par semaine : Cet état est un récapitulatif des frais basé sur le paramétrage de chaque prestation. Les colonnes «Semaine N» se gère dynamiquement, c'est-à-dire que dans cet exemple il n y a que 2 semaines pour lesquelles le collaborateur a saisi des frais au mois de Juin Mise en place des frais collaborateurs Page 11 sur 16

12 Depuis le module Etat On retrouve les 3 états, détaillés précédemment, dans le chapitre «FRAIS». Transfert des frais collaborateurs Génération du fichier de transfert des frais collaborateurs Volet Cabinet / Transfert en comptabilité / Onglet Frais Ici, nous avons bien les 3 lignes de frais (validées) qui ont été créées pour le Collaborateur ED. Mais au total nous avons 4 lignes (3 frais validés et 1 non validé soit 3/1) Règles : Le Transfert des frais sera interrompu dans le cas : Le compte collaborateur non renseigné, Le code journal non renseigné, Le compte de TVA de la prestation non renseigné, Le compte de ventilation de la prestation non renseigné, Mise en place des frais collaborateurs Page 12 sur 16

13 Si aucune comptabilité n est renseignée au niveau du Cabinet, Si aucun frais n est validé. Un compte rendu affichera les erreurs. Le regroupement se fait sur le numéro de compte de ventilation et sur le compte de TVA Exemple d écriture L Coa Numéro SE Monta Libellé de de NS nt JRd Compte N a NDt D ED 08/2011 : DURANT F e Evelyne ND D ED 08/2011 : DURANT d F Evelyne e ND D ED 08/2011 : DURANT F l Evelyne ND 4ED12345 C ED 08/2011 : DURANT F é Evelyne criture sera celle de la fin du mois. Date écriture 30/09/ /09/ /09/ /09/20 11 Compt e collecti f Champ analytiq ue CABFX CABFX Une fois les frais transférés, ils ne sont plus modifiables dans la saisie des frais. La ligne sera grisée. Un assistant multi dossier permet toutefois de les dé-transférer. Modification en lot des frais Annulation du transfert Volet Cabinet / Assistants multi dossiers / Modifications en lot / temps Mise en place des frais collaborateurs Page 13 sur 16

14 Cocher uniquement les cases Frais collaborateurs. La colonne «Transfert» n est alimentée que par les prestations de type frais. Rappel : les lignes qui sont en gras indiquent que les lignes de temps ont été validées. Cliquer sur le bouton «choix des traitements à effectuer» en haut à gauche. Mise en place des frais collaborateurs Page 14 sur 16

15 Cliquer sur «Transfert des frais collaborateurs». Cliquer sur «Marquer comme non transféré» et faire «Go» pour annuler le transfert des lignes de frais sélectionnées au préalable. Seul les temps de type «Frais» pourront être modifiés. Pour les autres types de temps un compte rendu signalera qu ils ne sont pas de type «Frais». Exemple : Cet outil permet donc aussi de marquer comme «transferé» des lignes de frais. Dans ce cas là si la ligne de frais n a pas été validée au préalable, elle sera forcée et marquée comme validée. Modifications groupées des lignes de frais Volet Cabinet / Assistants multi dossiers / Modifications en lot / temps Possibilité de valider ou dé-valider des lignes de frais en lot. Même principe de filtres que l annulation du transfert. Choisir par contre comme traitement : Mise en place des frais collaborateurs Page 15 sur 16

16 Choisir l option adéquate. Remarques : Si une ligne de frais est inscrite comme transférée il sera impossible de la dé-valider. Il faut d abord annuler son transfert comme décris plus haut. Dans le cas du choix de duplication de lignes de frais, les nouvelles lignes seront marquées comme on validées et non transférées. Mise en place des frais collaborateurs Page 16 sur 16