Manuel d'utilisation. Module " Gestionnaire "

Transcription

1 SphinxOnline Manuel d'utilisation Module " Gestionnaire " Le Sphinx Developpement - Parc Altais CHAVANOD France - Tel : +33 (0) Fax : +33 (0) contact@lesphinx-developpement.fr 1 / 10

2 Bienvenue sur le mode d'emploi de SphinxOnline. Vous retrouverez ici toutes les informations pour exploiter pleinement les possibilités de la plateforme, et ses différents modules : - Gestionnaire : apprenez à vous servir de votre espace SphinxOnline et contrôlez vos enquêtes publiées, - Déclic : créez et gérez vos enquêtes full web, - ing : diffusez toutes vos enquêtes, mesurez le taux de réponse et la performance de vos listes de destinataires - Webreporting : Construisez des environnements personnalisés pour la consultation décentralisée des résultats. - Webstat : effectuez des analyses statistiques multivariées, élaborez des modèles d'équations structurelles - EasyEval : automatisez des évaluations répétitives sur des enquêtes A votre disposition aussi : - des repères méthodologiques sur les différentes étapes de la mise en oeuvre d'une enquête. - des vidéos de présentation des différentes fonctionnalités - des notes techniques sur le langage de requête au serveur, sur la programmation de variables en BASIC, sur les spécifications de la plateforme,... Connexion Voici l'écran que vous avez utilisé pour vous identifier : La langue de l'interface est automatiquement adaptée aux options de votre navigateur Internet. Cliquez sur le drapeau approprié. Entrez votre nom de compte et votre mot de passe. Si c'est la première fois que vous accédez à cet outil sur cet ordinateur, le système peut vous demander d'autoriser les pop-up de cette page. Ces pop-up sont utilisés pour faire apparaître certains dialogues et doivent donc être autorisés. L'environnement de travail 2 / 10

3 Cet environnement se décompose en deux zones, la zone de menu sur la gauche et la liste des enquêtes avec les commandes associées sur la droite. Les applications disponibles dépendent de la configuration de votre compte et de la plateforme que vous utilisez (serveur mutualisé ou serveur dédié). Une icône permet de réduire le menu de gauche à une simple frise d'icônes et ainsi d'augmenter l'espace de travail. Une zone encadrée permet d'accéder au mode d'emploi que vous lisez actuellement, de modifier votre profil et de vous déconnecter à la fin de votre session. Modifier votre profil : vous pouvez changer le mot de passe du compte ou l' . Assurez-vous que l'adresse électronique que vous renseignez est valide, de façon à ce que l'administrateur puisse vous informer des maintenances prévues. Cette adresse sera également utilisée pour le module d' ing. Liste des enquêtes 3 / 10

4 Pour chaque étude/enquête, vous avez une ligne indiquant le nombre de réponses, la date de publication, la date de la dernière réponse, chaque enquête est illustrée avec une icône : - Les enquêtes créées en ligne avec Déclic sont marquées d'une icône en forme de globe. - Celles qui ont été publiées à partir du logiciel Sphinx Plus² apparaissent dans la liste marquées d'une icône en forme d'ordinateur. La colonne Destinataires donne un accès direct à la diffusion de l'enquête. Si vous avez déjà défini des destinataires, le nombre apparaît en regard de l'icône. Vous accédez à une enquête en cliquant sur son nom. Pour créer une nouvelle enquête, cliquez soit sur le lien Nouvelle enquête situé dans la barre de menu de gauche soit sur celui situé dans le haut de la page principale. Archivage des enquêtes dans des dossiers Les enquêtes sont créées dans un dossier nommé Mes enquêtes. Il est possible d'organiser les enquêtes dans différents dossiers quand il y en a beaucoup ou lorsque l'on veut séparer les enquêtes terminées, les enquêtes en cours, les enquêtes de travail,... Pour déplacer des enquêtes dans un dossier, sélectionnez-les en les cochant, choisissez ensuite Déplacer la sélection vers dans la liste déroulante. Dans le dialogue qui apparaît, vous pourrez soit choisir un Dossier existant dans la liste déroulante, soit créer un Nouveau dossier et lui donner un nom. Quand les dossiers sont créés, vous déplacez directement une enquête d'un dossier vers un autre en choisissant la ligne correspondante dans la liste. Quand vous avez beaucoup d'enquêtes dans plusieurs dossiers, il peut être difficile de la retrouver. Cliquez alors sur Tout afficher. Vous pourrez ainsi visualiser toutes les enquêtes, les trier par nom en cliquant sur un titre de colonne Enquêtes, Date de création, Date de publication ou encore Date de réponse. Télécharger une enquête Vous pouvez Télécharger les enquêtes pour les stocker sur votre disque dur. Toutefois vous ne pourrez utiliser ces fichiers téléchargés que si vous avez le logiciel Le Sphinx Plus² (mais on pourra télécharger la table des données, au format Excel). Supprimer une enquête Vous pouvez Supprimer des enquêtes, les essais ou les enquêtes inutiles. Conservez toujours vos enquêtes terminées, par exemple en les stockant dans un dossier archive, pour pouvoir les rassembler ultérieurement. Rassembler des enquêtes Il est possible de Rassembler (on dit aussi consolider ou fusionner) plusieurs enquêtes identiques ou au moins similaires et de créer une nouvelle enquête qui rassemble toutes les observations. Choisissez tout d'abord les enquêtes que vous voulez rassembler (celles-ci doivent être dans le même dossier) puis cliquer sur Rassembler. 4 / 10

5 Dans cette fenêtre vous indiquez le nom de l'enquête qui va être créée. Il est aussi nécessaire d'indiquer l'enquête de référence. Le questionnaire de la nouvelle enquête sera identique à celui de l'enquête de référence. Les questions doivent être du même "type"et avoir le même "nom de variable" pour apparaître dans les différentes enquêtes, mais il n'est pas nécessaire que les enquêtes soient strictement identiques. Copier des enquêtes Il est possible de créer une copie de l'enquête, soit à titre de sauvegarde, soit pour commencer une étude similaire. Selon le cas, on copiera ou non les réponses existantes, et on pourra également récupérer s'il existe l ing associé à cette enquête. Si vous travaillez simultanément avec Sphinx Plus² et Déclic, vous pourrez être amené à préparer une enquête avec Sphinx Plus², la publier puis vouloir l'utiliser avec Déclic. Dans ce cas, cocher la case Convertir pour Déclic. Exporter la liste Un lien Exporter la liste est placé au-dessous de la liste d'enquêtes. Cliquez sur celui-ci pour créer un fichier Excel avec la liste de toutes vos enquêtes (le nom, le nombre de réponses, la date de publication, la dernière date de réponse). Accéder à l'enquête Cliquez sur le nom de l'enquête. - Si l'enquête a été créée en ligne (icône "globe", vous arrivez dans l'environnement de Déclic, dans lequel vous avez 5 onglets pour rédiger le questionnaire, contrôler l'accès, assurer la diffusion, consulter les réponses, analyser les résultats. Les fonctionnalités sont décrites dans un autre chapitre du mode d'emploi. 5 / 10

6 - Si l'enquête a été créée avec Sphinx Plus² (icône "ordi"), vous arrivez dans une page à partir de laquelle vous allez pouvoir revoir le questionnaire et le(s) formulaire(s) défini(s) avec Sphinx Plus², effectuer un ing, consulter/modifier les réponses, afficher les tableaux de bord que vous avez préalablement définis avec Sphinx Plus², faire des analyses complémentaires, notamment avec Webstat. Les fonctionnalités sont décrites dans les paragraphes suivants. Questionnaire Aperçu du questionnaire et des formulaires Le questionnaire a été construit avec Sphinx Plus², vous ne pouvez pas le modifier directement en ligne. Si des modifications sont à apporter (modifier une question, retoucher la disposition du formulaire,...), vous devez republier l'enquête modifiée. Les liens Liste des questions et Aperçu vous permettent de prendre connaissance de l'enquête. Enquêtes multilangues Le questionnaire peut être traduit en plusieurs langues et une première page permettra au répondant de choisir sa langue. Cette fonction n'est disponible dans Sphinx dès lors que vous avez installé le module multilangue. Les traductions peuvent se faire soit dans Sphinx soit directement en ligne, ce qui est préférable pour les langues asiatiques et arabe. Après avoir cliqué sur Traductions, vous aurez la possibilité de : - Choisir les langues - Effectuer les traductions 6 / 10

7 - Envoyer un lien à un traducteur extérieur Collecte et diffusion Consulter/modifier les réponses Le lien Réponses déclenche un environnement qui vous permet de : - Suivre le déroulement de la collecte en consultant la table (Tableur) des observations ou les questionnaires remplis (Consulter/Modifier) - Modifier les réponses : cliquer sur une cellule pour faire apparaître un menu ou une boite de texte. Cliquer sur OK pour valider la modification. Attention, lorsque vous avez effectué un ensemble de modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enreg. modif. pour valider définitivement vos modifications - Supprimer les réponses : cocher les lignes correspondants aux observations à supprimer (tests, observations mal remplies,...). cliquer ensuite sur le bouton Supprimer. Si le fichier de réponses est volumineux, vous ne voyez à l'écran qu'une partie des réponses, un "bloc". Des boutons et une liste déroulante permettent de naviguer entre les blocs. Il peut être préférable de n'afficher que certaines questions pour mieux prendre connaissance du jeu de données. Cliquez sur Variables... pour choisir : - les variables à afficher - l'ordre dans lequel les observations seront triées - l'affichage des questions fermées (nom ou numéro ou barème des modalités) Vous pouvez utiliser directement les icônes des en-têtes de colonne pour trier la table ou pour la réduire à une seul variable. Il est également possible de limiter les observations affichées, par exemple pour ne voir que les observations mal remplies et les corriger ou les supprimer plus facilement. Utiliser le bouton Limiter à un profil pour montrer un dialogue qui permet de : - Définir un Filtre personnalisé - Choisir une ou plusieurs variables comme Filtres automatiques Diffuser par mail SphinxOnline propose un environnement complet pour la diffusion des enquêtes par mail en trois étapes : - Rédiger le message - Définir/importer une liste de dextinataires - programmer l'envoi. De très nombreuses options sont disponibles. Il est notamment possible de programmer une relance automatique pour que seuls les personnes n'ayant pas encore répondu soient recontactées. Voir la description détaillée dans le chapitre correspondant. Contrôler l'accès L onglet Accès à l enquête permet de : - Ouvrir ou Fermer l'enquête à la saisie - Fixer une période d'ouverture - Définir un mot de passe pour l'accès aux tableaux de bord 7 / 10

8 - Définir un mot de passe pour l'accès aux résultats individuels (table des observations) - Définir un message personnalisé lorsque l enquête est fermée L onglet Définir des quotas permet comme son nom l'indique de créer, à partir des variables fermées de votre enquête, une sélection de combinaisons souhaitée dans le but de limiter les types de réponse de cette enquête. Par exemple, si votre enquête comporte une variable "sexe" dont les modalités sont "homme" et "femme", vous pouvez definir des quotas sur cette variable et choisir comme valeurs respective 15 et 5. Lorsque l'enquête comportera 5 observations avec la modalité "femme" sélectionnée pour la variable "sexe", toute personne choisissant à nouveau cette modalité sera considérée hors quotas et redirigée vers un message mettant fin au questionnaire en cours. Ce message est personalisable dans la même fenêtre que celle de définition de quotas. Ces quotas peuvent également être utilisés dans certains cas lors de la phase d' ing pour vous permettre d'envoyer le questionnaire à des personnes bien ciblées. Pour plus de détails sur l'utilisation de ces quotas lors de l' ing, cliquez ici. L onglet Après enregistrement permet de définir ou non une page personnalisée lorsqu un utilisateur viens de finir de répondre à votre questionnaire. 8 / 10

9 L onglet Suivre l activité permet entre autre de télécharger les fichiers de logs concernant l activité de votre enquête ou bien d afficher des tableaux décrivant cette activité. Réinitialiser Cette fonction permet de supprimer toutes les observations de l enquête. Résultats et analyses Résumé Ce lien permet d'accéder à une page résumant les observations de votre enquête. Tableaux de bord Ce lien permet d'accéder au tableau de bord de votre enquête. Analyses statistiques Ce lien permet de lancer un rapport en ligne de votre enquête pour consulter et analyser les résultats. Créer un nouveau lien Lorsque l'enquête a été publiée, des liens (ou raccourcis) ont été créés pour l'accès à la saisie (questionnaire.htm), à la table des réponses (tables.htm), aux tableaux de bord de résultats (resultats.htm). Il est possible d'en créer ici des nouveaux : on choisira successivement l'action que doit effectuer le lien, des paramètres complémentaires et le nom. La description détaillée des actions et des paramètres est donnée dans un autre chapitre (webreporting). WebStat 9 / 10

10 WebStat propose un panel complet d'outils d'analyses statistiques avancées : équations structurelles, classifications hiérarchiques, régressions logistiques et PLS, AFC et ACP... Pour plus d informations, cliquez ici. Applications WebReporting WebReporting permet de manière simple et intuitive de construire un ou plusieurs rapports en ligne sur une enquête. Pour plus d informations sur le fonctionnement de WebReporting, consulter l aide ici. EasyEval EasyEval est un module de SphinxOnline qui a pour objet d'automatiser les évaluations répétitives sur la même enquête, par exemple : - Les enquêtes de satisfaction suite à des stages de formation - Les enquêtes récurrentes auprès d'un panel de correspondants - Les enquêtes périodiques de satisfaction suite à l'utilisation d'un service - Les enquêtes d'inscription à des évènements -... Pour plus d informations, consulter l aide d EasyEval ici. 10 / 10