Mise à jour ESCentiel - Juin 2012 Nous avons le plaisir de vous adresser ci-après une liste des principales modifications, améliorations et ajouts que nous avons jugé utiles à vous précisez. Comme vous le savez déjà, de nouvelles fonctionnalités viennent régulièrement compléter le logiciel ESCentiel, mais nous ne prenons pas toujours le temps de vous les présenter... Cette fois-ci, nous avons pensé qu il serait intéressant de préciser aux utilisateurs du logiciel ESCentiel le contenu de la mise à jour en ligne, d une part pour que vous soyez mieux informés, et d autre part pour vous puissiez utiliser une fonctionnalité dès sa mise en place. N hésitez pas à nous contacter pour tout complément d informations. Nous sommes à votre écoute et à votre disposition pour vous assister, vous conseiller. Nous espérons que vous serez ravis de constater que le logiciel ESCentiel évolue et grandit en performance et en fonctionnalités. Nous vous souhaitons une bonne lecture et surtout une bonne utilisation. Jeanne TERRIER & Alain POIGNAND
Général : Bouton animé : a) Remplacement dans l ensemble des fenêtres des boutons situés dans le haut de fenêtre dans la zone des boutons de liaison. Maintenant, les boutons occupent moins d espace, ce qui permet à Accolade d ajouter d autres boutons si nécessaire. L accès à l utilisateur n est pas amoindri car en cas survol du bouton, l explication s affiche sans limite de place pour bien le renseigner, et de surcroit, l animation des boutons agrémentent l interface. b) Le bouton animé est encadré de rouge si une information est présente dans son contenu (sauf pour le bouton historique) Pinceau : Ajout d un bouton Pinceau pour récupérer la mise en forme d un texte et l appliquer sur d autres textes (dans la barre de mise en forme du texte ; un clic-droit prend la mise en forme et un clic-gauche l applique) PDF : Pour tout fichier créé en PDF par le logiciel ESCentiel, qu il s agisse d un PDF à enregistrer ou d un PDF envoyé automatiquement par e mail, il est maintenant possible de définir un nom de fichier (exemple : Devis 2012/012) Civilité : Ajout d un paramètre autorisant ou pas la création d une civilité dans les différentes fenêtres de saisie, afin d éviter des erreurs et des doublons. Envoi de Pièce jointe e-mail : Possibilité de joindre des fichiers en pièce jointe lors des envois e-mail Attention : le contenu du mail et le document envoyé en format PDF sont sauvegardés dans un dossier afin d avoir un historique et de pouvoir les consulter, mais pas les pièces jointes E-mail Type: a) Possibilité de créer plusieurs lettres type e-mail pour obtenir un contenu prédéfini lors des envois b) Ajout possible de champs de publipostage dans les lettres type d envoi e-mail c) Insertion image dans e-mail d) Possibilité d envoyer une fiche de Travail par e-mail directement au responsable associé à la Fiche de travail Recherche nom client et fournisseur : Dans les fenêtres de sélection et de présélection, ajout d un champ de recherche à sélectionner dans la combo Tri de la table permettant de retrouver les noms contenant la recherche souhaitée. (cette recherche peut être parfois lente en fonction du volume de donnée à traiter) Onglet Texte ( Indication de contenu ): Si un contenu existe dans l onglet texte /note, alors le titre de l onglet est visible en rouge. Préfixe des pays : Possibilité de préciser un préfixe pays pour le début des codes postaux, et qui se mettra par défaut lors de la création d une fiche si les champs sont vides.
Fenêtres inactives grisées : Le logiciel ESCentiel travaille en multifenêtrage, ce qui offre un grand confort mais ce qui signifie que plusieurs fenêtres se superposent. Afin de faciliter la lisibilité aux utilisateurs, il a été décidé de griser les fenêtres ouvertes mais inactives. Possibilité de choisir la couleur et l opacité dans le paramétrage du logiciel. Titre des fenêtres : Ajout de complément d informations dans le titre de la fenêtre ouverte, et précision également dans la barre des fenêtres ouvertes. Historique : a) Création d une case à cocher pour consulter avec multi-lignes b) Mémorisation de la taille et de la position des colonnes dans les fenêtres des historiques c) Les historiques sont plus complets, notamment ils incluent les actions. d) Ils intègrent les documents qui s y rattachent par arborescence. Jours fériés : Remplissage des jours fériés de base par défaut (remplissage auto par le programme) Actions : Ajout d une case à cocher pour afficher le texte des actions en multi lignes Note pour accolade : Il est maintenant possible de cliquer sur un bouton Envoi e- mail afin que Accolade reçoive par e-mail votre demande. Divers : a) Accélération des traitements d enregistrement dans l ensemble du programme b) Recherche possible sur les codes-barres dans tous les documents c) Dans le paramétrage du logiciel, possibilité de définir une police par défaut qui sera appliquée dans tous les champs textes créés d) Export des droits d accès vers Excel e) Optimalisation et rectification de différents problèmes rencontrés f) Lors de la sélection d un document notamment pour copier le contenu d un document dans un document, avant lorsqu on cliquait sur le bouton Annuler, alors il fallait reprendre la totalité de la sélection, maintenant on est directement positionné pour sélectionner un autre document. g) Optimisation de tous les chargements des historiques h) Optimisation et accélération de la recherche automatique des adresses et codes postaux i) Recherche des rues et des codes postaux : fonctionne désormais dans l ensemble des fenêtres j) Simplification du tableau de droite sur le détail document (devis client, facture client et note de crédit client) : les colonnes de réajustement sont visibles seulement si un réajustement a été appliqué k) Copie d un document dans un document, si les valeurs de calculation sont différentes alors le programme propose de les copier Pour tous les documents :
Barre de progression : - Affichage d une barre de progression visible en bas des fenêtres liée à l affichage, au chargement du document, liée également à l enregistrement, et à l impression du document. - Affichage d une barre de progression lors de l intégration d un document dans un document - Taux de TVA : a) Gestion des taux de Tva (avant limité à 9 ) maintenant illimité b) Le code TVA est de type alpha-numérique c) Liste déroulante dans les documents pour choisir le taux de TVA d) Lors de l impression du document, si le taux de TVA est unique alors suppression de la colonne TVA et disparition du tableau récapitulatif de la TVA Entête document : a) Lors de l intégration d un document dans un nouveau document, si l entête n a pas été complétée (par exemple la liaison et/ou le nom du fournisseur/client) alors les données de l entête se remplissent partiellement sur base du document copié. b) Le champ date n est plus rempli par défaut par la date du jour dans les Factures fournisseur, les factures de frais, les notes de crédit des fournisseurs, les livraisons fournisseur, et sur les extraits de compte pour éviter des erreurs d encodage lors de la création du document. Concerne du document : paramétrage avec texte par défaut ( pour toute liaison ) Forcer le montant d un document : Si double-clic sur le montant Hors TVA ou sur le montant TTC d un document, alors l utilisateur peut changer le montant global et le logiciel ESCentiel calcule automatiquement une remise globale sur le document pour s approcher au mieux du montant souhaité. Texte fixe sur les impressions : Ajout des termes «liaison» dans les textes fixes sur les impressions afin de modifier les textes en cas de besoin, et également pour permettre une traduction en langue allemande Impression des en-têtes et pieds de page : Possibilité de choisir si l impression va intégrer le papier entête selon inversion des paramètres par défaut ( Bouton CTRL appuyé longuement + clic sur le bouton Imprimer ) Calcul de ligne lié au montant du document: Possibilité de créer une unité avec le symbole «T%T». Si présence d une ligne contenant ce symbole dans un document, avec précision dans la quantité d un pourcentage à calculer, le programme va calculer x % du montant global hors TVA du document sur cette ligne. Remarque : pour 3% alors saisir 0.03 dans la colonne de la quantité. Codes spéciaux : Ajout d un nouveau code spécial CS pour ligne ignorée qui ne sera ni calculée, ni imprimée. Responsable : a) Ajout de la colonne du responsable dans les présélections des documents (Devis Client, Facture Client, Note de Crédit Client et projet)
b) Ajout de la colonne du responsable dans liste des factures client/fournisseur et situation de comptes clients / fournisseurs (seulement à l écran) Numérotation des chapitres automatique : Procédure permettant d assister l utilisateur notamment lors d insertion de lignes et de suppression de lignes afin d éviter à l utilisateur un travail fastidieux qui consiste à renuméroter toutes les positions du document. (voir explication sur la deuxième pièce jointe) Assistance taux de TVA : Dans la saisie des documents, si changement du client ou du fournisseur, contrôle du pays et recalcule automatique du document selon le taux de TVA approprié. Remise 100 % : Si une remise linéaire de 100% est accordée à un client, alors le programme n imprime pas cette information dans la colonne de la remise mais affiche le mot Offert dans le colonne du total (Possibilité de le modifier dans les paramètres Textes fixes sur les impressions ). Spécifiques pour un document : Bouton Calculation : - Ajout dans la fenêtre de saisie des factures clients et des notes de crédit clients d un bouton Calculation reprenant les données de calculation du document telles que la retenue de garantie sur le HT ou le TTC, la remise globale, le réajustement en %, et l escompte accordé. - Intégration du prorata (nouvelle fonctionnalité) dans ce bouton Devis client : a) Ajout d un paramètre permettent la réactualisation des prix d un devis en reprenant les prix du fichier article b) Copie d un devis sur un devis (option langue Français/Allemand) : ajout d un bouton pour traduction automatique de la position selon libellé multi-langue contenu dans la fiche article Demande de prix fournisseur : Analyse des prix à l écran (avant seulement à l impression) Demande de devis : Ajout de contacts en provenance base de données des clients, des fournisseurs et des intervenants Couleur de base matériel / main d œuvre : Afin de mieux différencier les prix et les colonnes concernant des informations sur les matériaux et sur la main d œuvre, les informations concernant les articles de matériel sont affichées en bleu, les articles liés à la main d œuvre sont présentés en vert. Cumul des commandes fournisseurs: Si plusieurs commandes le même jour pour un même fournisseur; lors de l impression il est possible de regrouper dans une seule impression le contenu des différentes commandes afin que le fournisseur ne reçoive qu un seul document (ceci dans le but d optimiser les frais de port) Facturation Acompte
a) En mode facturation acompte, lors de l impression des lignes factures déjà émises, il est maintenant possible de faire apparaître en plus le montant TTC et le montant de la retenue de garantie. Toutes ces phrases sont accessibles dans les textes fixes sur les impressions. De plus, une ligne de cumul peut être imprimée pour renseigner davantage le client sur les factures déjà émises. b) Sécuriser les modes de calcul des factures avec gestion des acomptes : interdiction d enregistrer / d imprimer les factures cochées (acompte ou décompte) si détection d une incohérence, notamment avec les taux de TVA. Sur les projets : Projet / onglet déroulement : a) Possibilité de préciser par défaut les données de calculation prédéfinies pour un projet (exemple : Retenue Garantie TTC, Remise globale, Prorata, etc ) Ces données seront précisées par défaut dans le bouton Calculation lors de la création d une facture pour le projet. b) date retenue de garantie : Nouveau champ date à préciser dans l onglet déroulement du projet qui serait la date prévisionnelle à laquelle la retenue de garantie devrait être libérée pour le projet. Si cette date est renseignée, elle s imputera par défaut dans la gestion des paiements associés à la rubrique Retenue de Garantie. Il peut être intéressant d exploiter cette date prévisionnelle au lieu de celle de la facture dans le but d obtenir des listes de paiements prévisionnels sur la Retenue de Garantie. Liste / Projet : a) Création de listes personnalisées des analyses de projet b) Ajout d un filtre sur responsable c) Ajout d une colonne responsable dans les listes d) Ajout d une liste supplémentaire permettant de comparer la main d œuvre prévue et la main d œuvre réelle Retenue de garantie : a) Dans la situation des comptes client : ajout d une colonne RG pour identifier la RG initiale, et la RG restante b) Dans le menu des finances, ajout d une nouvelle fenêtre permettant d imprimer ou de lister les retenues de garantie selon différents filtres. c) Gestion d une date prévisionnelle Prorata : gestion du prorata intégrée dans l application ESCentiel lors de la facturation client. Possibilité de préciser un prorata en % par défaut dans la fiche client, dans la fiche projet, et de le calculer dans les factures clients. Analyse des projets/contrat/ Fiche de travail a) Ajout du bouton? permettant d accéder directement au détail des résultats b) Ajout de la marge sur les différentes analyses c) Si clic pendant les calculs d analyse, alors interruption de la procédure pour éviter d attendre inutilement et ajout d un bouton pour recalculer une analyse
Historique projet a) Ajout d un filtre pour sélectionner les documents clients ou fournisseurs b) ajout d une combo client/fournisseur qui permet de filtrer dans l historique du projet tous les documents d un seul fournisseur, ou d un seul client avec visualisation des totaux par commande et facture ( état avancement) c) seulement à l impression : - Impression des paiements concernant les factures d achat et de vente - Création d un nouveau tableau en fin de document pour connaître l avancement du projet (différence entre la commande, la livraison et la facture avec présentation de ratios) Sur le pointage : Remplissage des combos selon état Activé/Inactivé : Le remplissage des différentes rubriques dans les liste déroulantes se fait seulement si les données sont actives ( ex personne dans le pointage, choix du département dans la saisie, choix du type heures, etc.) Saisie du pointage : colonnes déplaçables avec mémorisation de la largeur des colonnes et de l ordre d affichage Liste de pointage : Ajout de nouveaux cumuls ( par jour, par semaine, par mois, par année) Pointage interruption : Dans la fenêtre de saisie du pointage, possibilité d interrompre le traitement de recherche sur les dates pour permettre, sans perte de temps, une nouvelle sélection. Sur les finances : Extrait de compte : Afficher les références des factures client au lieu de n interne de document Echéancier : Dans le menu des finances (client et fournisseur) : Ajout d une nouvelle liste permettant d obtenir la liste des factures ouvertes dans des colonnes selon les jours de retard. Multiline : a) Affichage du solde des comptes bancaires à débiter pendant la saisie des paiements b) Possibilité de forcer le compte bancaire du fournisseur à créditer Situation des comptes clients et fournisseurs : Lors de la génération de la liste de situation des factures clients et fournisseurs, mise en évidence de la retenue de garantie et de l escompte par présence d une couleur (sur impression et sur écran). Sur les articles :
Historique des prix : Si le prix avait été modifié par un réajustement en série via l utilitaire Mise à jour des prix, alors l historique de prix ignorait ce changement de prix, désormais l historique des prix des articles tient compte de ce changement Article composé : Révision du modèle de calcul des articles composés avec ajout de la rubrique du département dans la composition offrant plus de souplesse et de contrôle. Stock : Ajout d un filtre sur les emplacements Modèle article (mise en forme du texte pour le titre) : Lors de la sélection d un modèle article dans un document, ajout d un champ permettant de mémoriser la mise en forme du titre, de manière à ce que les titres des modèles articles soient par défaut formatés dans vos documents. Sur les listes et statistiques : Facturier : Dans le facturier client, ajout d un filtre sur la liaison et/ ou le client pour recherche de factures ciblées ; et respectivement dans le facturier fournisseur, ajout d un filtre sur le fournisseur. Ventilation des achats et des ventes : Possibilité de filtrer les documents sur les factures achats et sur les factures sous-traitance. Statistiques Chiffre Affaire : Possibilité d obtenir la statistique sur une période votre choix (saisie du mois et de l année) car avant les résultats étaient uniquement sur l année civile. Pour des modules spécifiques : Module Agenda : Intégration d un nouveau module (en option ) permettant de gérer l agenda d une ou de plusieurs personnes avec partage possible des données dans le réseau. Les données de l agenda sont reliées à l ensemble des modules composant l application ESCentiel, et permettent la prise de rendez-vous libres ; de rendez-vous liés à un client/fournisseur, projet/fiche de travail, etc, tout en étant connecté aux données de pointage. Contrats : Lors de la facturation automatique, ajout de champs de publipostage offrant plus de possibilités, et permettant de compléter au mieux les factures clients générées automatiquement. Equipement : Pour les utilisateurs ayant ce module actif, création des listes de pointage pour les équipements, et génération de résultats divers liés à la gestion des équipements. Caisse : a) Possibilité de consulter les tickets de la caisse, à partir de n importe quel poste connecté sur le réseau. b) Contrôle de l utilisation scan lors du paiement ( pour éviter des erreurs)
Partage données en multi-société : Optimisation des données partagées entre plusieurs sociétés (exemple :contact en communs) Ecotrel : Réactualisation du programme selon législation luxembourgeoise en vigueur liée à la taxe Ecotrel qui a été modifiée (ne plus imprimer le montant de la taxe Ecotrel mais faire apparaître la mention inclus ) Ecotrel +Ecobatterien : Ajout d une procédure pour remplissage automatique rétroactif Comptabilité : Possibilité d exporter des comptes analytiques vers la compta Bob ou autres logiciels de comptabilité sur demande Et plein d autres choses que nous vous laissons le plaisir de découvrir. Mise à jour disponible à l adresse suivante : www.accolade.lu/escentiel/mise_a_jour_juin_2012