LES 3 PHASES DU PROJET EDI 1. Flux de facturatin classique (100% papier) Le furnisseur envi un des deux exemplaires papier de sa facture à Berchem et archive l autre exemplaire pendant 10 ans. La facture papier est encdée pur être intégrée dans le système de gestin de Carrefur Belgium. La facture papier est archivée à Berchem pendant 10 ans. Facture légale = Facture Papier 2. Flux de facturatin Parallèle (papier + EDI) Le furnisseur envi un des deux exemplaires papier de sa facture à Berchem et archive l autre exemplaire pendant 10 ans. Le furnisseur envi en parallèle la même facture au frmat électrnique (Edifact). La facture papier est archivée à Berchem pendant 10 ans. (aucun autre traitement) La facture électrnique EDI est intégrée autmatiquement dans le système de gestin de Carrefur Belgium. Facture légale = Facture Papier 3. Flux de facturatin Dématérialisée (100% EDI) Le furnisseur envi sa facture au frmat électrnique Edifact et archive un exemplaire pendant 10 ans (au frmat Edifact). La électrnique EDI est archivée électrniquement pendant 10 ans et intégrée autmatiquement dans le système de gestin de Carrefur Belgium. Facture légale = Facture EDIFACT Dematerializatin prject 1/5
Du flux parallèle au flux démat 5 cnditins divent être remplies chez le furnisseur pur puvir dématérialiser sa facturatin vers Carrefur Belgium : 1. Archivage et lisibilité : Le furnisseur dit mettre en place un système d archivage électrnique (peut être externalisé) Le système dit permettre l archivage des factures Edifact pendant une durée de 10 ans. Un util dit permettre la lisibilité de ces factures Edifact (permettre l affichage dans un frmat lisible et cmpréhensible de tus) La lisibilité purra être rendue dans l une des langues natinales (Français, Néerlandais u Allemand) 2. Liste récapitulative : Le furnisseur dit envyer chaque mis, avant le 5 ème jur, une liste papier de tutes les factures (et ntes de crédit) envyées durant le mis civil précédent. (Exemple : la liste de Mai, envyée début Juin, cmprte tutes les factures et ntes de crédit envyées en Mai. Une facture avec date facture = 29/05 qui serait envyée à date d envi = 01/06 devra apparaitre dans la liste de Juin et pas dans celle de Mai.). La liste récapitulative dit cntenir les infrmatins minimales attendues par Carrefur Belgium (vir p5 Annexe 1 - Liste récapitulative) Nm, Adresse, GLN et N TVA des deux parties (furnisseur, client) Péride reprise dans la liste (exemple: factures du 01/07/2006 au 31/07/2006) Péridicité : Mensuelle Unité de mnnaie : N de dcument récapitulatif (numér séquentiel unique) Date du dcument récapitulatif. Ligne à ligne : N ligne, N Facture, Date de facture, Date d'envi, Mntant net Facture, Taux TVA, Mntant TVA, Mntant ttal Facture. Une indicatin de fin de dcument (Ttal factures u Numértatin des pages : x/x) Le chix du lay-ut est libre mais le frmat prtrait est recmmandé pur l archivage. La liste récapitulative sera archivée pendant 10 ans. C est la garantie d authenticité de l émetteur et de l intégrité du message. Nécessite la validatin de Carrefur Belgium 3. Cntrat d interchange : Avant de puvir passer le furnisseur en prductin Démat, nus devns cmpléter et signer un cntrat d interchange. Dematerializatin prject 2/5
Le cntrat à cmpléter est envyé au furnisseur dès le premier cntact accmpagné d une aide. Le furnisseur cmplète celui-ci en faisant apparaître ses mdificatins (passages surlignés, track changes ) Carrefur valide, ajute les dates de mise en prductin et de signature, imprime le cntrat en deux exemplaires, le signe puis l envi au furnisseur pur signature. La mise en prductin peut alrs se faire suivant les dates fixées. Nécessite la validatin et la signature de Carrefur Belgium 4. Phase 1 (tests par email): Cette phase de test sert à valider la structure des messages Edifact du furnisseur. Le furnisseur envi des exemples de test crrespndants à un échantilln des différents cas de facturatin qu il utilise avec Carrefur Belgium. (Un maximum de cas dit être testé : Factures, Ntes de crédits, Taxes et Charges spéciales, Cash discunt et Escmptes, Vidanges ) Carrefur vérifie la structure (MIG Démat + bligatins légales) et un feed-back est envyé au furnisseur avec une demande de crrectin du mapping et d envi par email de nuveaux fichiers de test. L équivalent papier de la facture dit aussi être envyé par email (scanning) à Carrefur Belgium. Ces tests snt effectués manuellement puis, lrsque la structure semble crrecte, envyés à Deskm (via C4.NET) pur validatin. Une fis la structure validée par Carrefur Belgium, n peut passer en phase de test 2. IMPORTANT : Nécessite la validatin de Carrefur Belgium La phase de test 1 se fait entièrement par email La structure des messages du flux parallèle ne dit pas être mdifiée avant la validatin par Carrefur Belgium de cette phase de test 1. Dematerializatin prject 3/5
5. Phase 2 (prductin parallèle = facture papier tujurs bligatire): Un cmpte sur la platefrme Pasrel (Deskm) est créé par Carrefur Belgium pur le furnisseur. La nuvelle structure de message est implémentée dans l envirnnement de prductin du furnisseur : le message du flux parallèle est remplacé par le message Démat. (IMPORTANT: N ubliez pas d ajuter la valeur EANCOMPI dans le segment UNB) Le flux parallèle du furnisseur passe maintenant par Deskm afin d être bservé pendant au mins 1 semaine (en fnctin du nmbre de messages) Durant cette péride d bservatin, si tut est OK nus chisirns ensemble la date de mise en prductin Démat et signerns le cntrat d'interchange. Nécessite la validatin de Carrefur Belgium GO LIVE La première liste récapitulative dit être envyée au début du mis suivant la date de prductin. (Exemple : si date de prductin = 25/05, la première liste dit être envyée avant le 05/06) Cette liste récapitulative dit cmprter tutes les factures envyées via EDI à partir de la date de prductin. (Seln l exemple ci-dessus : la liste devra cmprter tutes les factures envyées entre le 25/05 inclus et le 31/05 inclus.) Cncernant l envi des factures : Si la date facture est inférieure à la date de prductin mais que la facture est envyée après cette date, la facture dit être envyée via EDI ET au frmat papier. Si la date facture est supérieure à la date de prductin, la facture dit être envyée uniquement via EDI. (Le frmat papier n a plus aucune valeur à cmpter de la date de prductin) Vici un exemple de planning reprenant ces différentes étapes : Prjet Demat Archivage + Lisibilité Liste recap Phase Test 1 Phase Test 2 Cntrat d'interchange Mis n Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 PRODUCTION Dematerializatin prject 4/5
ANNEXE 1 LISTE RECAPITULATIVE : Recipient: GLN: 5400102000086 I N V O I C E L I S T (Please cmplete fully) Suppliers GLN: 1234567891234 BTW: BE448826918 Carrefur Belgium N.V. Avenue des Olympiades 20 BP 10403 1140 EVERE Suppliers N. VAT: Suppliers Name and Address: XYZ S.A. Pstbus 999 BE-1030 Brussel Perid : invices frm dd/mm/ccyy until dd/mm/ccyy (mnthly) Invice List N.: 6543 Currency Unit: Date f Invice List: dd.mm.ccyy N. Invice n. Date f invice Date f sending Invice net amunts VAT rate VAT amunts Invice ttal amunts 1 66666666666666 30.08.2005 2 3 4 *) VAT exemptin: 77777777777777 88888888888888 *) VAT exemptin: 99999999999999 Intra-Cmmunity 30.08.2005 Intra-Cmmunity 20 100 120 supply f gds 300 250 550 50 80 100 200 430 supply f gds -20-100 -120 * ttal 6 ttal * 0 6 ttal 0 ttal 18 525,00 705,00 6 42 48 - - 141 6205,00 398-141 Dematerializatin prject 5/5