1 POSTER UNE ACTUALITE DANS HELMO CONNECT EN TANT QUE MEMBRE DU PERONNEL Le nouveau site vous permet de créer des «actualités» pour communiquer de manière rapide et optimale à destination des autres membres du personnel et des étudiants de votre institut. Tous les membres du personnel peuvent poster des actualités de deux formes 1 : «organisations» «petites annonces». Dans les deux cas, ces actualités apparaîtront dans la partie connectée du site internet (votre «tableau de bord») : «organisations» dans la partie centrale, et «petites annonces» dans la colonne de droite (voir ci-dessous) 1 Pour les autres types d actualités (agendas, articles, vidéos, albums photos, horaires, absences), des contributeurs ont été désignés et formés dans chaque institut.
2 A QUOI CORRESPONDENT LES ACTUALITES «ORGANISATIONS» ET «PETITES ANNONCES»? 2.1. Organisations Sous l appellation «Organisations» vous pouvez créer des actualités qui correspondent à des informations organisationnelles (ex. : changement de classe ou d auditoire, heure de départ d un voyage linguistique ou d une visite d entreprise, etc.) ou en lien avec votre cours 2 (ex. : la mise à disposition d un syllabus, des consignes d exercices, l heure d une réunion interdisciplinaire, etc.) dont le caractère est uniquement professionnel. Les organisations peuvent également être «notifiées» par un envoi e-mail (adresse @helmo.be ou @student.helmo.be). Concrètement, les destinataires de l information postée sur reçoivent alors un e-mail les invitant à se connecter. 2.2. Petites annonces Sous l appellation «Petites annonces» vous pouvez créer des actualités qui correspondent à des informations diverses et variées dont la destination peut être davantage privée (ex. : la vente de bougies Amnesty International, l organisation d un petit-déjeuner Oxfam, l annonce d une dégustation de vins, etc.). Ces dernières, puisqu elles ne revêtent pas un caractère strictement professionnelle, ne peuvent pas être notifiées par e-mailing, ceci afin de ne pas engorger inutilement les messageries @helmo.be ou @student.helmo.be. 3 COMMENT ENCODER ET DIFFUSER DES ACTUALITES? 3.1. Accéder à «Mes actualités» Pour encoder et diffuser des actualités «organisations» et «petites annonces», vous devez être connecté à, via votre code d utilisateur (identifiant qui commence par un P suivi de 6 chiffres) et votre mot de passe HELMo). 2 Ici, aussi, on privilégiera les informations organisationnelles ou «pratico-pratiques». Pour la mise à disposition de supports pédagogiques ou le développement de séquences collaboratives, on privilégiera la plateforme e-learning. Des liens entre les deux plateformes sont d ailleurs favorisés par une seule identification.
Une fois sur votre tableau de bord, cliquez sur l onglet «Mes actualités». 3.2. Choisir un type d actualités Une autre fenêtre s ouvre alors : celle-ci comporte des liens vers la création d actualités «Petites Annonces» ou «Organisations» (si vous êtes contributeur du site pour votre institut ou votre section, vous en aurez davantage). Cliquez sur le lien correspondant à votre souhait. A partir d ici, la procédure est identique que ce soit pour encoder et diffuser des «petites annonces» ou des «organisations».
3.3. Encoder le contenu Si vous cliquez sur «Organisations» : une autre fenêtre s ouvre : Si vous avez déjà créé des actualités «organisations», le listing apparaît. Dans ce casci, une seule actualité (intitulée «TEST ORGANISATIONS») a déjà été créée. Nous reviendrons ultérieurement sur l utilisation des icônes qui se trouvent dans la colonne «ACTIONS». Pour ajouter une nouvelle actualité, cliquez sur «Ajouter une organisation». Une nouvelle fenêtre s ouvre :
Vous allez devoir compléter l ensemble des champs (seuls sont impératifs ceux marqués d une «*» ; les autres peuvent être laissés vides). Le champ «Title» (impératif) correspond au titre que vous souhaitez donner à votre actualité : ce titre apparaîtra en premier dans le tableau de bord. Conseil : soyez le plus précis possible et évitez les titres «Consignes» Spécifiez plutôt «BAC3 Marketing DEJPA : consignes exercice n 1». Attention! La longueur de votre titre ne peut pas dépasser 50 caractères! Une fois dépasser cette limite, il vous sera impossible d encoder plus de texte dans le champ en question. Le champ «Abstract» (facultatif) est un résumé de l actualité. Il apparaîtra comme un résumé, une introduction, un«chapeau journalistique» en caractères plus gros que le corps du texte. Ensuite, un peu plus bas : Le champ «Text» vous permet de donner (sans limite de longueur) de donner les informations concrètes et pratiques relatives à votre actualité. Le lien «Attachments» vous permet d ajouter des documents en pièce jointe à votre actualité. Il est recommandé d utiliser des attachements au format PDF, mais les autres formats usuels sont également acceptés. Le champ «contact» vous permet d indiquer l auteur ou une personne ressource (qui n est pas obligatoire l auteur de l actualité) en lien avec le sujet de l organisation (ou de la petite annonce). Par défaut, c est le nom du profil connecté qui est indiqué.
Ensuite, encore plus bas : Les champs «Visible en non connecté», «tag», «profils» et «lieu(x) de publication» ne seront accessibles que dans un deuxième temps, après avoir sauvegardé le contenu rédactionnel des champs. En effet, une fois que vous aurez complété tous les champs avec le rédactionnel souhaité, vous devez sauvegarder votre actualité pour passer à l étape suivante, la diffusion Pour sauvegarder, retourner au sommet de la page et cliquez sur l icône «Save».
3.4. Paramétrer la publication de votre actualité Une fois cette première sauvegarde effectuée et confirmée («The changes were saved»), retournez au-bas de la page : vous aller constater que les champs évoqués cidessus se sont ouverts. Vous allez maintenant devoir indiquer à qui s adresse votre actualité. Par défaut, la diffusion de vos actualités est possible à tous les étudiants et membres du personnel de l institut dont vous faites partie. Vos actualités ne seront visibles que dans. Visible en non connecté : Cette option n est pas disponible ici puisque les actualités postées par les membres du personnel ne sont visibles que sur, pour des utilisateurs connectés. Tag : Cette option n est pas disponible dans ce cas car elle concerne d autres types d actualités postées sur le site web. Profil : Il s agit ici de choisir à qui s adresse votre actualité (sur quel tableau de bord elle apparaîtra) : «étudiant» et/ou «enseignant» (sachant que sous l appellation «enseignant» se trouve également les membres du personnel administratif et ouvrier). Il suffit pour cela de cocher les cases adéquates. Lieux de publication : Il vous faudra enfin sélectionner l institut (bien souvent vous n aurez pas le choix (sauf su vous êtes membre de plusieurs instituts HELMo) ainsi que la formation (la section) et l année d études. A chaque fois, vous devrez cliquer sur l icône «OK» pour confirmer votre sélection. Si vous devez indiquer plusieurs sections ou
plusieurs années différentes, vous devrez encoder à plusieurs reprises votre sélection et chaque fois cliquez sur «OK». 3 Enfin, les champs «Publié à partir du» et «Publié jusqu au» permettent de spécifier la période de diffusion. Vous pouvez soit cliquer sur «maintenant», soit sur l icône ce qui ouvrira une fenêtre «calendrier», vous permettant ainsi de choisir la date et l heure de début / fin de diffusion. Pour terminer, une fois cette opération complétée, il ne faudra surtout pas oublier de la sauvegarder une seconde fois en utilisant l icône «Save» qui se trouve au sommet de la page. 3 Quelle que soit la formation, année et classe choisie, tous les membres du personnel verront l actualité postée. Les critères d affichage au-delà de l institut ne s appliquent pour l instant que pour les étudiants.
En fonction des moments de publication que vous aurez encodés, votre actualité sera diffusée sur les tableaux de bord des personnes sélectionnées. Elle apparaîtra comme ceci dans le tableau de bord HELMo si l on clique dessus :
4 COMMENT MODIFIER/ANNULER/NOTIFIER UNE ACTUALITE? Si vous désirez modifier ou annuler ou notifier (par envoi d e-mails) une actualité déjà encodée et diffusée, il vous suffit de passer par le listing de vos actualités. Vous y verrez apparaître les titres de toutes vos actualités ainsi qu une série de trois icônes : Le crayon vous permet d éditer votre actu en vue d y apporter des modifications. La croix vous permet de supprimer votre actualité (elle ne sera plus publiée et disparaitra de votre archivage). La flèche vous permet de notifier, c est-à-dire d envoyer un mail à toutes les personnes reprises dans les lieux de publication (et rien qu à elles) pour les prévenir qu une actualité qui les concernent est en ligne sur leur tableau de bord. Avant l envoi, le système vous demandera une confirmation Important : les notifications par e-mail ne sont possibles que pour les actualités «organisation» et non pas pour celles «petites annonces» dont le caractère n est pas exclusivement professionnel (ceci afin de diminuer l engorgement des messageries HELMo et la sensation de «courriel non sollicité»).
Les destinataires des notifications recevront alors un e-mail de ce type : Le lien présent les amène directement sur l actualité postée (moyennant une connexion sécurisée). Le mail est signé du nom de la personne de contact de l actualité (vous) Le bas du mail reprend la liste des destinataires (jusqu à l institut, les sections et classes ne sont pas précisées).