Guide Utilisateur Intermédiaire Version: 1.0 Date du document: 21 novembre 2012 N du document: Guide Utilisateur Intermédiaire
Sommaire 1 Généralités... 3 1.1 Objet du document... 3 1.2 Utilisation du document... 3 2 L accès au site ORIAS... 4 3 Oubli de mot de passe... 6 4 Première connexion au site... 8 5 Accueil de l espace professionnel... 9 6 Inscription dans une catégorie... 12 6.1 Lancer la demande d inscription... 12 6.2 Choisir la catégorie d inscription... 12 6.3 Questions complémentaires... 13 6.4 Fourniture des pièces justificatives... 14 6.5 Paiement de l inscription... 15 7 Payer plus tard... 17 8 Consulter les détails d une demande... 18 9 Annuler une demande... 23 10 Consulter les informations de l intermédiaire... 24 11 Modifier les informations de l intermédiaire... 27 12 Suppression d une catégorie et radiation du registre... 30 13 Gérer les inscriptions communautaires... 32 14 Modification des identifiants de l intermédiaire... 34 15 Historique... 35 Guide utilisateur intermédiaire Page 2 de 35
1. Généralités 1.1. Objet du document Ce document s adresse aux intermédiaires en assurance, aux intermédiaires en opérations de banque et services de paiement, aux conseillers en investissements financiers et aux agents liés des prestataires de services d investissement. Il a pour but de décrire les fonctionnalités accessibles avec un compte sur le site de l ORIAS. 1.2. Utilisation du document Sur les différents écrans, les champs obligatoires sont marqués par une étoile : Guide utilisateur intermédiaire Page 3 de 35
2. L accès au site ORIAS L accès se fait via l URL www.orias.fr Les navigateurs recommandés pour la navigation sur ce site sont les suivants : Mozilla Firefox dans sa dernière version Google Chrome dans sa dernière version Internet explorer dans sa dernière version La page d accueil du site est la suivante : Guide utilisateur intermédiaire Page 4 de 35
Le nom d utilisateur est le SIREN de l intermédiaire. Le mot de passe est présent dans le mail de confirmation de compte. Le bouton «Se connecter» permet d accéder à son espace professionnel, une fois les informations de connexion saisies. Guide utilisateur intermédiaire Page 5 de 35
3. Oubli de mot de passe En cas d oubli du mot de passe, le lien «J ai oublié mon mot de passe» permet de lancer une procédure de modification du mot de passe. Cette page accessible via la page d accueil du site professionnel de l ORIAS, permet de lancer une procédure de modification du mot de passe en saisissant le nom d utilisateur (SIREN de l intermédiaire) correspondant. Un email est alors envoyé à l adresse renseignée pour l intermédiaire lors de l enregistrement. Un lien présent dans cet email permet de réinitialiser le mot de passe. Le lien n est valable qu une fois et pendant 48h. Guide utilisateur intermédiaire Page 6 de 35
En cliquant sur le lien, l intermédiaire est redirigé vers une page lui permettant de définir son nouveau mot de passe : Le nouveau mot de passe doit être composé de 8 caractères au minimum. Le bouton «Valider» permet de confirmer la réinitialisation du mot de passe. L utilisateur peut alors se connecter au site avec son nouveau mot de passe. Guide utilisateur intermédiaire Page 7 de 35
4. Première connexion au site Lors de la première connexion sur le site professionnel de l ORIAS, une vérification est faite sur les données présentes au niveau du compte de l intermédiaire. Lorsqu une information obligatoire manquante est détectée, l intermédiaire doit renseigner cette information avant de pouvoir poursuivre : Information signalées par un astérisque rouge à renseigner impérativement lors de la première connexion : - N SIREN, - Adresse mail valide, - Date de naissance, - Commune de naissance et/ou pays de naissance Guide utilisateur intermédiaire Page 8 de 35
5. Accueil de l espace professionnel Une fois connecté, la page d accueil présente un résumé des demandes, paiements et attestations disponibles pour l intermédiaire. Lors de la première connexion et si aucune demande n a encore été effectuée, l écran d accueil ne présente aucune information : Ci-dessous, un exemple de l accueil de l espace Intermédiaire, avec des demandes en cours : Guide utilisateur intermédiaire Page 9 de 35
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Les onglets suivants sont disponibles via tous les écrans de l espace Intermédiaire : Accueil : permet de revenir à l écran d accueil de l espace intermédiaire Mes informations : permet de gérer les informations relatives à la personne morale ou la personne physique Historique : permet d afficher l historique des demandes Le bouton «Faire une demande» permet d accéder à plusieurs actions accessibles en fonction du profil de l intermédiaire : Les liens présents en bas de toutes les pages du site sont les suivants : Accueil : retour vers la page d accueil Site ORIAS : accès au site public de l ORIAS Contact : accès à la page de contact du site public de l ORIAS Guide utilisateur intermédiaire Page 11 de 35
6. Inscription dans une catégorie 6.1. Lancer la demande d inscription Pour lancer la procédure d inscription dans une catégorie, cliquer sur le bouton «Faire une demande» et sélectionner «Nouvelle inscription» : Cette étape peut également être effectuée via le menu «Faire une demande» présent sur la page d accueil : 6.2. Choisir la catégorie d inscription L intermédiaire choisit la catégorie dans laquelle il souhaite faire une demande d inscription au Registre Unique : Guide utilisateur intermédiaire Page 12 de 35
6.3. Questions complémentaires A cette étape des questions complémentaires peuvent être posées à l intermédiaire en fonction de la catégorie d inscription choisie. Voici un exemple d écran de questions complémentaires : Guide utilisateur intermédiaire Page 13 de 35
Dans le cas d une personne morale, l intermédiaire doit définir un contact par activité, parmi les dirigeants déclarés lors de l enregistrement. 6.4. Fourniture des pièces justificatives Sur cet écran, la liste des pièces justificatives nécessaires à la prise en compte de la demande est listée. La fourniture de pièces se fait en deux temps : l ajout des fichiers via le bouton «Ajouter un document» la saisie des informations relatives aux pièces justificatives Ci-dessous, un exemple de la page d ajout des documents : Guide utilisateur intermédiaire Page 14 de 35
Les liens «Ajouter un Kbis», «Ajouter un mandant», permettent de saisir les informations sur les pièces justificatives et de préciser si ces pièces seront fournies par un tiers (le mandant par exemple). Lorsque les documents ont été ajoutés, le bouton «Etape suivante» permet de passer au paiement. 6.5. Etape 4 Paiement de l inscription Cette page permet de payer l inscription en cours, ou bien de décider de payer plus tard, pour payer plusieurs inscriptions dans des catégories différentes en même temps, par exemple. Guide utilisateur intermédiaire Page 15 de 35
Le paiement s effectue directement, en ligne, par carte bancaire, sur un site sécurisé. Il est aussi possible de déclarer que le paiement est effectué par un tiers (mandant par exemple). Dans le cas d un paiement par chèque, celui-ci devra parvenir par voie postale à l ORIAS. Une fois le paiement effectué, l intermédiaire est redirigé vers la page de détail de la demande qui permet de mettre à jour les pièces justificatives. Lorsque toutes les pièces ont été fournies, le dossier est examiné par l ORIAS. Si la demande est acceptée, l inscription au Registre Unique est effective et visible dans les informations de l intermédiaire ainsi que sur le site public de l ORIAS. Si l intermédiaire décide de payer plus tard, un lien sur la page d accueil lui permettra de payer ses inscriptions en cours. Guide utilisateur intermédiaire Page 16 de 35
7. Payer plus tard Cette fonctionnalité est accessible via l écran d accueil de l intermédiaire : L écran suivant récapitule les paiements en attente et permet de payer ceux-ci : Guide utilisateur intermédiaire Page 17 de 35
8. Consulter les détails d une demande L intermédiaire peut accéder au détail d une demande via la page d accueil du site professionnel de l ORIAS en cliquant sur le bouton «Détails» : La page de détails de la demande s affiche alors : Guide utilisateur intermédiaire Page 18 de 35
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Cette page se découpe en plusieurs blocs : Historique et commentaire de la demande (masqué par défaut) Informations de la demande Type de demande, numéro de demande, N de SIREN de l intermédiaire, informations relatives à la demande (catégorie d inscription pour une demande d inscription, par ex.), état de la demande, état du dossier (pièces justificatives), dates de création et mis à jour de la demande. Informations sur l intermédiaire Les informations et coordonnées sur l intermédiaire. Pour une personne physique : Guide utilisateur intermédiaire Page 20 de 35
Pour une personne morale : Paiement Informations et statut du paiement de la demande. Honorabilité Lors d une inscription, une interrogation est faite auprès du Casier Judiciaire National afin de vérifier l honorabilité de chaque dirigeant pour l exercice du métier. Ce bloc indique les statuts d honorabilité de chaque dirigeant : - En cours : la demande a été envoyée au Casier Judiciaire National et est en attente d une réponse - Honorable : le retour du Casier Judiciaire National a été positif - Présumé honorable : la personne physique est considérée comme honorable par l ORIAS (en l absence d'un retour du Casier Judiciaire National par ex.) - Non honorable : le retour du Casier Judiciaire National a été négatif. Dans ce cas, la personne physique est avertie par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception de cette information. Elle dispose alors de 15 jours pour faire un retour à l ORIAS. Si aucun élément n est porté à la connaissance de l ORIAS dans les 15 jours, un processus de radiation de l intermédiaire sera lancé. Les onglets situés en bas de page permettent d accéder à plusieurs types d informations relatives à la demande ou à l intermédiaire : Documents : pièces justificatives de la demande Catégories : liste des catégories dans lesquelles l intermédiaire est inscrit Guide utilisateur intermédiaire Page 21 de 35
Coordonnées : coordonnées de l intermédiaire Dirigeant (pour les personnes morales) : informations sur les dirigeants Autres demandes : listes des autres demandes de l intermédiaire Guide utilisateur intermédiaire Page 22 de 35
9. Annuler une demande Tant qu une demande n a pas été validée par l ORIAS, l intermédiaire a la possibilité de l annuler via le bouton «Annuler», en haut de la page de détail de la demande. Guide utilisateur intermédiaire Page 23 de 35
10. Consulter les informations de l intermédiaire L intermédiaire accède aux informations sur son compte via l onglet «Mes informations» : La page «Mes informations» s affiche alors : Les demandes en cours, l historique des demandes, les détails sur l intermédiaire et ses coordonnées sont affichés. Les onglets en bas de page permettent d accéder à diverses informations relatives à l intermédiaire. Ces onglets varient en fonction de la qualité de l intermédiaire (personne morale ou personne physique) et des catégories dans lesquelles il est inscrit. Les onglets sont : Catégories : liste les catégories dans lesquelles l intermédiaire est inscrit ou a été inscrit. Les inscriptions communautaires sont également affichées. Attestations : permet de télécharger les attestations d inscription au Registre, les attestations de paiement et les attestations d inscriptions aux registres communautaires. Toutes ces attestations sont téléchargées au format PDF (après validation par la Commission d immatriculation). Guide utilisateur intermédiaire Page 24 de 35
Historique : affichage des dernières demandes Documents : liste des documents en cours de validité, arrivant à expiration ou invalides et les liens vers les demandes associées à ces documents Toutes les demandes de l intermédiaire Mandats (si applicable) Guide utilisateur intermédiaire Page 25 de 35
Dirigeants (dans le cas d une personne morale) Paiements : liste des paiements de l intermédiaire Guide utilisateur intermédiaire Page 26 de 35
11. Modifier les informations de l intermédiaire Lorsque l intermédiaire souhaite modifier des informations le concernant, il peut accéder à la page de modification. Les modifications apportées apparaissent en orange. Après validation des modifications par l intermédiaire, la demande sera validée par l ORIAS. Pour une personne physique : Guide utilisateur intermédiaire Page 27 de 35
Dans l exemple ci-dessous, l intermédiaire a entré son nouvel email et son nouveau numéro de fax. Pour une personne morale : Guide utilisateur intermédiaire Page 28 de 35
Dans l exemple ci-dessus un nouvel email a été saisi par l intermédiaire. Guide utilisateur intermédiaire Page 29 de 35
12. Suppression d une catégorie et radiation du registre La suppression d une catégorie du registre ou la radiation du registre est accessible via le bouton «Faire une demande» : La suppression d une catégorie permet de supprimer l inscription courante au registre dans la catégorie sélectionnée, en précisant la date d effet : Attention! Si toutes les catégories sont sélectionnées ou si l intermédiaire n est inscrit que dans une seule catégorie, une demande de radiation est alors automatiquement créée : Guide utilisateur intermédiaire Page 30 de 35
Une demande de radiation peut également être créée directement via le bouton «Faire une demande». Dans ce cas, il n est pas nécessaire de faire une demande de suppression par catégorie, la radiation entraînant automatiquement la suppression de toutes les catégories d inscription : Guide utilisateur intermédiaire Page 31 de 35
13. Gérer les inscriptions communautaires Les intermédiaires en Assurance ont la possibilité de gérer leurs inscriptions communautaires via le site professionnel de l ORIAS. L accès se fait via le bouton «Faire une demande», en haut de page : La première étape consiste à choisir le type d inscription communautaire : Libre entreprise (LE) : L intermédiaire exerce dans un pays communautaire où il possède un bureau et une adresse postale. Libre prestation de service (LPS) : L intermédiaire exerce dans un ou plusieurs pays communautaires sans adresse fixe dans ces pays. Inscription en libre entreprise : Une fois la validation effectuée, un message de confirmation s affiche : Inscription en libre prestation de service : Guide utilisateur intermédiaire Page 32 de 35
L intermédiaire choisi les registres d inscription et valide. Guide utilisateur intermédiaire Page 33 de 35
14. Modification des identifiants de l intermédiaire L intermédiaire peut modifier son mot de passe via le lien en haut à droite, lorsqu il est connecté sur le site professionnel de l ORIAS. L écran permet donc de choisir un nouveau mot de passe, en ayant préalablement renseigné l ancien mot de passe. Une fois le nouveau mot de passe renseigné, l intermédiaire devra se reconnecter. Guide utilisateur intermédiaire Page 34 de 35
15. Historique L onglet historique permet à l intermédiaire de consulter l historique de ses demandes : Guide utilisateur intermédiaire Page 35 de 35