Guide utilisateur Klekoon Version 1.7 Assistant de gestion de vos marchés et de constitution automatique de vos dossiers de candidature. Klekoon Guide d utilisation Version 1.7 1- Présentation générale... 2 1.1 L assistant de création de vos dossiers de candidature... 2 1.2 La numérisation et l intégration de vos documents... 2 1.3 Le système de gestion et de suivi des marchés... 2 1.4 Les pré-requis techniques... 2 2- Connexion à votre compte... 3 3- Présentation du menu... 4 4- Paramétrage initial de votre dossier de candidature... 5 4.1 Paramétrage des informations initial des formulaires DC4, DC5,... 5 4.2 Paramétrage des attestations... 6 4.3 Intégration de vos documents Kbis, attestation d assurance, listes de vos références..... 7 5- Suivi de vos marchés... 8 6 Tri, notes, organisation et messages... 10 6.1 Tri de vos fiches... 10 6.2 Recherche et organisation... 12 6.3 Notes de suivi et transmission de messages entre collaborateurs... 12 7- Gestion des marchés à partir des alertes e-mail reçues... 12 8- Constitution de votre dossier de candidature... 15 9- Export de vos données sur Excel... 20 10- Historique des alertes e-mail reçues... 21 11- Coordonnées de votre support technique... 23 Annexe 1- Exemple de déroulement d'un marché. 24 Annexe 2- Exemple de déroulement d'un marché à procédure adaptée. 25 Annexe 3- Définitions et sigles.. 26 Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 1
1- Présentation générale 1.1 L assistant de création de vos dossiers de candidature Afin d optimiser l aspect administratif de la réponse aux acheteurs publics, Klekoon met à votre disposition son outil de création automatique de vos dossiers de candidature. Vos formulaires DC4 (lettre de candidature), DC5 (déclaration du candidat), DC7, DC8, et vos attestations de capacité, attestations juridique, seront constitués automatiquement par l assistant en quelques minutes sans risques d erreurs... 1.2 La numérisation et l intégration de vos documents Vos propres documents (K-bis, attestation d assurance, certifications, etc. ), peuvent être numérisés et intégrés sur votre espace personnel et mis à la disposition de vos intervenants et/ou chargés d affaires. 1.3 Le système de gestion et de suivi des marchés Afin de mieux gérer et suivre vos marchés, Klekoon met à votre disposition un véritable outil de productivité. Ce système vous permet de suivre et de piloter l'activité commerciale sur les marchés auxquels vous répondez : répartition des tâches, partage de l'information, suivi des dossiers, reporting... Intégrant de nombreuses fonctionnalités, la solution vous permettra de réaliser un suivi très précis des opérations menées par vos chargés d affaires. De nombreuses fonctionnalités sont mises à votre disposition : affectation des marchés, envoi de messages entre collaborateurs, statuts des marchés, archivage des dossiers de candidature [DC, attestations...]. Une fonctionnalité d exportation de données, vous permet d extraire certaines informations sur vos marchés et de les rapatrier vers votre poste de travail au format Excel. 1.4 Les pré-requis techniques - un ordinateur type Pc - une imprimante - une connexion Internet, un navigateur - logiciels : Excel, Adobe Reader, un client messagerie (ex : Outlook) Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 2
2- Connexion à votre compte Afin de vous connecter à votre «espace appels d offres», veuillez vous rendre sur le site www.klekoon.com, puis indiquer vos identifiants (login et mot de passe). Dans le cas ou vous n avez pas reçu vos identifiants, demandez les par e-mail à l adresse suivante : support@klekoon.com. Pour accéder à votre espace personnel, sélectionner un utilisateur, en cliquant sur un des boutons vert. Vous êtes dans votre espace personnel, sélectionnez le menu «appel d offre» Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 3
3- Présentation du menu Dans votre espace de gestion de vos appels d offres, vous disposez d un menu qui va vous permettre de mener différentes actions : 1 2 3 4 5 6 7 1. Accès à vos fiches de suivi traités ou en cours de traitement 2. Accès à la visualisation de vos filtres de recherche (mots clés, expressions, zone géographique) 3. Accès à l historique des annonces envoyées par Klekoon 4. Accès à la recherche manuelle des appels d offres et au téléchargement de DCE (présents sur la plate forme Klekoon). 5. Accès à l outil de statistique du suivi des marchés, (permet l extraction de données sur Excel) 6. Accès au paramétrage et à la personnalisation du système 7. Accès au détail de votre abonnement et à la visualisation de vos factures Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 4
4- Paramétrage initial de votre dossier de candidature IMPORTANT - Avant d utiliser votre assistant de création automatique de vos dossiers de candidature, vous devez au préalable procéder à un paramétrage initial de votre espace de gestion. En effet le système requière le renseignement de tous les champs nécessaires à la future constitution automatique de tous vos formulaires et annexes (DC4, DC5, DC7,..) et autres attestations Afin de renseigner les champs de vos documents, sélectionner la rubrique «paramétrage / Personnalisation». 4.1 Paramétrage des informations initial des formulaires DC4, DC5, 1. Renseigner et/ou compléter les informations de votre entreprise (Nom de votre entreprise, forme juridique, RCS ) 2. Complétez les formulaires DC4, DC5, Toutes ces informations seront automatiquement reprises pour constituer vos futurs dossiers. Afin de renseigner les informations de votre entreprise et de compléter les formulaires DC4, DC5,, cliquez sur «personnaliser mes formulaires et les informations de mon entreprise.» 1. Pour compléter les informations de votre entreprise, sélectionner «Informations Entreprise». 2. Afin de renseigner vos formulaires, cliquez sur les liens (DC4, DC5, DC8, ) Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 5
4.2 Paramétrage des attestations Cette rubrique vous permet de compléter ou de mettre à jour les informations manquantes sur vos attestations. Afin de procéder l enregistrement de vos informations, sélectionner la rubrique : «Gérer / Personnaliser mes annexes, attestations,.» 1 2 1. Pour renseigner ou modifier les informations relatives au signataire des annexes cliquez sur «cliquez ici». 2. Renseigner tous les champs nécessaires de toutes les attestations en cliquant sur l icône «modifier». Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 6
4.3 Intégration de vos documents Kbis, attestation d assurance, listes de vos références... Vous avez la possibilité d intégrer dans votre espace de gestion des appels d offres, différents documents qui vont vous servir à compléter vos dossiers de candidatures. 1 2 1. Intégrer vos documents (Extrait de Kbis, attestation d assurance, ) en cliquant sur «ajouter un document». 2. Ajouter une ou plusieurs listes de vos références en cliquant sur «ajouter une liste» Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 7
5- Suivi de vos marchés Pour gérer et suivre vos marchés, Klekoon mets à votre disposition un système qui vous permet de piloter l'activité commerciale sur les marchés auxquels vous répondez : dates limites d exécution des tâches, alertes e-mail, messages, notes... Intégrant de nombreuses fonctionnalités, notre solution vous permettra de définir les opérations à menées par vos commerciaux et/ou intervenants. Afin de paramétrer les différentes tâches à réaliser, veuillez vous rendre dans la rubrique «paramétrage / personnalisation» Ensuite, sélectionner la rubrique : «Gérer la liste des actions à mener» 1 2 1. Paramétrer et planifier vos tâches, en cliquant sur «modifier» voir descriptif détaillé page 10. 2. Créer de nouvelles tâches, en cliquant sur «créer une nouvelle tâche». Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 8
Descriptif détaillé des différentes options de la rubrique «modifier» une tâche. 1 2 3 4 5 6 1. Indiquer l ordre logique d affichage des tâches 2. Indiquez la date limite d exécution des tâches, (les relances par alerte e-mail à l attention du responsable du marché se programment automatique en fonction de cette date). 3. Possibilité d être alerté par e-mail x jours avant la date limite d'exécution de la tâche. 4. Permet d indiquer sur la fiche de suivi, le résultat relatif à l exécution de la tâche (succès, échec,...). 5. Possibilité d activer ou de désactiver une tâche ; (Lorsque la tâche est dite «active», celle-ci sera proposée systématiquement lors de la création d une fiche de suivi de marché). 6. Enregistrer vos modifications, en cliquant le bouton en bas d écran. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 9
6 Tri, notes, organisation et messages 6.1 Tri de vos fiches Le système de suivi de vos marchés vous permet d effectuer de multiples opérations, tels que le tri en fonction : des modes de passation des marchés, de la source de publication, du type du marché, de la date Aussi, vous avez la possibilité de changer le statut d un marché : (archivé, en cours, retenus, décliné ). Pour accéder à votre espace appels d offres, cliquer sur la rubrique «appels d offres». Sélectionner la rubrique «suivi des marchés traités» Cliquez sur «recherche avancée». Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 10
Dans cette fenêtre, vous disposez de différentes possibilités de tri de vos fiches de suivi des marchés : 1 2 3 4 5 1. Trier vos fiches en fonction de la source de publication (Boamp, Joue, Presses, Sites ). 2. Trier vos fiches en fonction du mode de passation du marché (Appel d Offre ouvert, restreint, Mapa (Marché à Procédure Adaptée), 3. Trier vos fiches par type de marché (fourniture, services, travaux ) 4. Trier vos fiches par tâche à effectuer. 5. Dans la rubrique «numéro 5» vous disposez d un menu déroulant, avec le choix d effectuer différents tris Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 11
6.2 Recherche et organisation Toujours dans la rubrique «ma liste de fiches de suivi..», le système vous donne la possibilité de faire différentes recherches sur vos fiches de suivi : 1 2 1. recherche par statut, (toutes, archivés ou en cours) 2. recherche par mots clés 6.3 Notes de suivi et transmission de messages entre collaborateurs Vous avez la possibilité de rattacher des notes à vos fiches de suivi et de vous transmettre des messages entre collaborateurs : 1 2 3 1. Ajouter votre note (ou message), ensuite cliquer sur «ajouter cette note». 2. Vous avez la possibilité d envoyer des messages à vos collaborateurs en sélectionnant le ou les intervenants concernés, ensuite cliquer sur «envoyer une copie par email à». 3. Vous avez la possibilité de devenir intervenant sur le marché, en cliquant sur le bouton Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 12
7- Gestion des marchés à partir des alertes e-mails reçues Lors de la réception de vos alertes, afin de facilitez le traitement et le suivi des tâches à effectuer du type : téléchargement de DCE, constitution du dossier de candidature, préparation de vos échantillons, notre solution vous permet de gérer ces actions à partir de votre boite de messagerie. En effet lors de la consultation de vos e-mails reçus, vous avez la possibilité d afficher à l écran l intégralité de l avis de publicité de chaque marché. Ensuite, à partir d un lien nommé : «Gérer ce marché», le système vous permet de créer une fiche de suivi qui va vous permettre de gérer et de définir les actions à mener sur vos marchés. L outil intègre de nombreuses fonctionnalités : affectation des marchés aux commerciaux, désignation d intervenant sur le marché, suivi très précis des opérations menées par vos chargés d affaire, envoi de messages entre collaborateurs, statut des marchés, archivage des fiches, La réception de vos marchés dans votre boite de messagerie, se présente ainsi. A partir de cette fenêtre, sélectionnez le ou les marchés qui vous intéressent, en cliquant sur le lien surbrillant bleu. L avis de publicité s affiche sur votre écran, après lecture de celui-ci, vous avez le choix de le retenir et de lui créer une fiche de suivi, en cliquant sur «Gérer ce marché». Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 13
Valider l enregistrement de la fiche de suivi, en cliquant sur : «valider la nouvelle fiche». Vous avez la possibilité de rattacher des notes à la fiche de suivi et de transmettre des e-mails aux commerciaux et/ou aux intervenants. (Voir détail dans la rubrique 6.3). Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 14
8- Constitution de votre dossier de candidature Suite à la création de la fiche de suivi du marché, vous avez la possibilité de constituer automatiquement votre dossier de candidature contenant tous les formulaires et attestations nécessaires à l élaboration de la première enveloppe destinées à l acheteur public. Aussi, vous retrouverez à votre disposition tous les éléments susceptibles d être demandés par le donneur d ordre : votre K-bis, attestation d assurance, liste de vos références, (pour intégrer vos documents voir la rubrique 4.3 «intégration de vos documents..»). Afin de constituer votre dossier, cliquez sur l onglet «dossier candidature». Ensuite sélectionner les attestations et formulaires demandés par l acheteur public, (voir l avis de publicité et/ou le règlement de consultation du marché). Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 15
Afin de générer automatiquement le dossier de candidature, cliquer sur «ouvrir le dossier de candidature» Votre dossier de candidature est prêt! Afin de pouvoir imprimer vos documents, vous devez (lors de votre première constitution d un dossier de candidature) sélectionner et ouvrir chaque document afin de vérifier justesse des informations. Ensuite, validez en cliquant sur enregistrer en bas de page. Imprimante non cliquable. Vous avez la possibilité de modifier la liste de vos documents, en cliquant sur «modifier la liste» Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 16
Attention! Avant l impression de votre lettre de candidature (DC4), n oublier pas de renseigner la rubrique «B Objet de la candidature». En effet pour certains marchés, vous avez la possibilité de vous présenter pour l ensemble du marché ou à un lot en particulier. Pour ce faire, cliquer sur la rubrique «lettre de candidature». Ensuite, renseigner le champ souhaite (indiquer si vous répondez à l ensemble du marché ou «pour l ensemble du marché» ou «pour le ou les lots..» ensuite et enregistrer les informations en bas de page. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 17
Une fois les opérations ci-dessus effectuées, vous avez la possibilité d imprimer les formulaires et attestations en cliquant sur les icônes des imprimantes. (Voir exemples page suivante). Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 18
Exemple d une constitution automatique du formulaire DC4, (lettre de candidature) Exemple d une constitution automatique d une attestation juridique, (annexe 2) Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 19
9- Export de vos données sur Excel Afin de réaliser des statistiques et des bilans sur vos marchés traités et ce sur une période défini, vous disposez d une fonction «export de données», qui vous permet l extraction de certaines informations. 1 2 3 4 5 Pour exporter sur le tableur Excel les champs qui vous intéressent : 1. Cliquez sur la rubrique «Statistiques / Export de données» 2. Spécifiez votre période 3. Sélectionnez les champs à exporter, 4. Afin d exporter votre sélection, cliquez sur «Exporter au format Excel» 5. Vous avez la possibilité de consulter et d imprimer votre sélection. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 20
10- Historique des alertes e-mails reçues Cette rubrique vous permet de consulter toutes les annonces qui vous on été envoyé pendant votre abonnement, vous avez la possibilité de les retrouvés en cliquant sur «Historique des alertes e- mails reçues». Afin de consulter votre historique, cliquer sur la rubrique ci-après Ensuite, sélectionnez la source de votre choix : alertes mails reçus du Boamp, de la Presse et des Sites Internet,... Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 21
Présentation du tableau de l historique des envois de vos alertes e-mails 1 2 3 1. Vous avez la possibilité de trier l ordre d affichage chronologique. 2. Vous pouvez consulter le nombre d annonces reçues et consultées. 3. Vous avez la possibilité de consulter les annonces reçues. 4 4. L icône représentant une loupe, vous informe vous avez ouvert au moins une fois l annonce. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 22
11- Coordonnées de votre support technique Pour toutes demandes de précisions concernant l utilisation de votre assistant de gestion du suivi des marchés et de création automatique de vos dossiers de candidature, veuillez nous transmettre un e- mail à l adresse ci-dessous, nous vous répondrons dans les meilleurs délais. Assistance & Support Technique E-mail : support@klekoon.com Tel : 0892.222.401 Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 23
Annexe 1- Exemple de déroulement d un marché (Code de marchés 2006 - Appel d offre ouvert) L ACHETEUR PUBLIQUE PUBLIE UNE ANNONCE Durée moyenne de validité du marché : 1 mois et demi POUR LES CANDIDATS QUI VEULENT PRÉSENTER UNE OFFRE : L ACHETEUR MET EN LIGNE LE DOSSIER DE CONSULTATION (DCE) POUR TÉLÉCHARGEMENT Le DCE peut être envoyé aux candidats par e-mail ou par courrier sur simple demande Le DCE est aussi appelé «Cahier des Charges» LES CANDIDATS TRANSMETTENT LA CANDIDATURE + L OFFRE A L ACHETEUR PUBLIC L envoi de la réponse s effectue par courrier ou par voie électronique, voir toutes les conditions dans le règlement de consultation (RC) L ACHETEUR PUBLIC RÉCEPTIONNE LES PLIS ET SÉLECTIONNE LES CANDIDATURES L ACHETEUR PUBLIC INFORME LES POUR LES CANDIDATURES RETENUES : CANDIDATS DONT LA CANDIDATURE > EXAMEN ET CHOIX DE L OFFRE LA PLUS EST REJETÉE AVANTAGEUSE ATTRIBUTION DU MARCHÉ SIGNATURE DU MARCHE AVEC LE CANDIDAT DONT L OFFRE EST RETENUE Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 24
Annexe 2- Exemple de déroulement d un marché (Procédure adaptée) L ACHETEUR PUBLIQUE PUBLIE UNE ANNONCE AUX CANDIDATS QUI VEULENT PRÉSENTER UNE OFFRE : L ACHETEUR MET EN LIGNE LE DOSSIER DE CONSULTATION (DCE) POUR TÉLÉCHARGEMENT Le DCE peut être envoyé aux candidats par e-mail ou par courrier sur simple demande Le DCE est aussi appelé «Cahier des Charges» LES CANDIDATS TRANSMETTENT LA CANDIDATURE et L OFFRE A L ACHETEUR PUBLIC L envoi de la réponse s effectue par courrier ou par voie électronique, voir toutes les conditions dans le règlement de consultation (RC) L ACHETEUR PUBLIC RÉCEPTIONNE LES PLIS ET SÉLECTIONNE LES CANDIDATURES L ACHETEUR PUBLIC INFORME LES POUR LES CANDIDATURES RETENUES : CANDIDATS DONT LA CANDIDATURE > EXAMEN ET CHOIX DE L OFFRE LA PLUS EST REJETÉE AVANTAGEUSE (Possibilité de négocier avec les candidats). PAS D OBLIGATION DE PUBLIER UN AVIS D ATTRIBUTION ATTRIBUTION DU MARCHÉ SIGNATURE DU MARCHE AVEC LE CANDIDAT DONT L OFFRE EST RETENUE Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 25
Annexe 3- Quelques définitions et Sigles Appel d offre Un appel d offre est une procédure qui permet à un commanditaire (une mairie, un hôpital,..), de faire le choix de l'entreprise la plus adapté à son besoin pour réaliser une prestation de travaux, de construction, de services ou de fournitures. Un appel offre a pour but de mettre plusieurs entreprises en concurrence afin d'obtenir la meilleure offre au niveau de la qualité et du prix. DCE Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) est un dossier à télécharger a partir d un site Internet (voir adresse url sur l annonce), aussi il peut être transmis par l acheteur public au candidat par e-mail ou par courrier, pour se faire il suffit de contacter l acheteur public (voir coordonnées su l annonce). Le DCE est constitué de pièces administratives et techniques et selon les cas de plans. Il constitue un cahier des charges en vue de la consultation des prestataires. RC Le Règlement de Consultation fixe les règles particulières de la consultation, il fait partie du dossier de consultation (DCE). MAPA Les Marchés à Procédure Adaptée sont des marchés avec des modalités qui sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d y répondre ainsi que des circonstances de l achat. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 26
AO : appel d offre BOAMP : Bulletin Officiel d Annonces des Marchés Publics JOUE : Journal Officiel de l Union Européenne PQRS : Presse Quotidienne Régionale et Spécialisée CAO : Commission d Appel d Offre (composée de membres à voix délibérative, elle a le rôle de choisir l offre économiquement la plus avantageuse et d attribuer le marché). CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières (fait parti du DCE) CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières (fait parti du DCE) DPGF : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (fait parti du DCE) DC4 : Lettre de Candidature (fait parti du dossier de candidature) DC5 : Déclaration du Candidat (fait parti du dossier de candidature) DC6 : Déclaration relative à la lutte contre le travail dissimulé (fait parti du dossier de candidature) DC7 : État annuel des certificats reçus (fait parti du dossier de candidature) DC8 : Acte d'engagement (fait parti du dossier de candidature) MP : marchés publics DEMAT : dématérialisation (exemple de démat. : la réponse par voie électronique à un marché public) Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 27