Intrductin générale L rganisatin d un événement est une frmidable ccasin de srtir de sn train-train qutidien, que ce sit à la maisn u au travail. Il va fallir faire preuve de créativité, d inventivité, d adaptabilité dans une gestin qui va srtir de l rdinaire, faire appel à d autres capacités que celles que nus utilisns habituellement. Bref, ça peut faire peur u au cntraire nus exciter cmplètement. Dans les deux cas, c est de l énergie à canaliser prprement pur abutir au meilleur résultat pssible : satisfaire ceux à qui l événement est destiné. Leur satisfactin sera la nôtre, et à l inverse, leur déceptin fera ntre désappintement. Dans l un et l autre des cas, il faudra penser à en tirer des leçns, sur la façn dnt nus l avns rganisé et sur ntre manière de l avir mené. Dès lrs que srtir de ntre qutidien nus fait réfléchir sur nus-mêmes, n n est pas très lin de faire de la philsphie. Cela tmbe bien, l événementiel nus apprend tujurs beaucup sur nus-mêmes et sur les autres : n change en effet le prisme habituel de ntre regard et les capacités et cmpétences à utiliser changent : vtre patrn purrait très bien se retruver à balayer la salle alrs que l agent d entretien fera le DJ De même, la gestin de sn stress sur un événement diffère cmplètement d avec le stress d une jurnée de bult. Attentin, cela ne va pas dire qu il n y a pas de stress, mais simplement que l énergie dévelppée va se situer plus à un niveau d actin qu à un niveau d angisse. Tut cela se canalise si n avance pas à pas, avec sérénité. 11
BIEN ORGANISER ET RÉUSSIR VOS ÉVÉNEMENTS Ainsi ce livre vus prpse de décuper l rganisatin de l événement en tris parties : préparer le prjet ; pilter le prjet ; faire le bilan du prjet. Chaque partie est divisée en étapes, ce qui permet de décrtiquer la prgressin de cette gestin de prjet si particulière. S y ajute à chaque niveau des fiches techniques qui peuvent aider cncrètement à l élabratin de vtre événement. Des témignages sur les clés d un événement réussi viennent émailler les parties afin de dnner un éclairage plus cncret encre sur ce cheminement. Enfin, je cnseille à tut rganisateur d événements de regarder le film Vatel de Rland Jffé avec Gérard Depardieu. Au-delà de l anecdte du suicide à cause de la marée qui n arrive pas, et tutes prprtins gardées, il y a mille manières de se recnnaître dans ce persnnage affairé et cncentré sur la réussite des tris jurs de visite de Luis XIV à Chantilly, ce qui ne l empêche pas de mener une réflexin permanente sur ce qu il fait et sur le cntexte dans lequel il agit. Tut cela fait dire à Rland Jffé pur résumer le persnnage : «Persnne ne peut cmprendre cmbien il est dulureux de satisfaire les gens». À méditer. 12
Partie 1 Préparer le prjet événementiel 13
Intrductin La phase de préparatin est évidemment indispensable pur cnduire à la réussite de l événement. Il va s agir déjà de bien déterminer ce que l n veut, à qui cela dit servir et ce que l n veut mettre cmme myens pur y arriver, tant financiers que techniques et bien sûr humains. Dans un premier temps, il faut se cncentrer sur la frmulatin du besin auquel l événement préparé viendra répndre et sur la manière de le présenter. Un bn myen reste de se mettre en «mde prjet» : définir des bjectifs ; préparer un planning glbal d avancement du prjet ; calculer un budget ; rédiger un cahier des charges. Ce n est pas tut : si vus évluez en entreprise (cmme, dans une mindre mesure, dans la sphère familiale u amicale, vire assciative), vtre prjet prte en lui une nécessité de cmmunicatin : bjectifs ; échéances ; actins ; destinataires ; myens mis en œuvre, etc. C est là que vus allez préciser et planifier le rôle des acteurs, en sllicitant les persnnes ressurces dnt vus avez besin et évidemment chiffrer le cût glbal du prjet, u en tus cas prendre en cmpte le budget que l n va vus dnner, cmparé à tut ce qu il y a à faire. 15
BIEN ORGANISER ET RÉUSSIR VOS ÉVÉNEMENTS @ Enfin effectuer une analyse des risques peut s avérer nécessaire dans les envirnnements plus cmplexes u tendus : lister les freins, leurs effets, les hiérarchiser ; lister, planifier et chiffrer les actins préventives et curatives. Pur résumer le travail et valider l ensemble du prjet, une nte de cadrage peut servir de dcument de référence par la suite et tut au lng du prjet. Check-list avant de passer à l étape suivante Le prjet est en chérence avec la plitique de l entreprise. Le cntexte glbal a été pris en cmpte (au-delà de l entreprise). S il y a d autres prjets en curs, snt-ils cncurrents? Snt-ils chérents avec le prjet d événement? Les rôles nt été clairement attribués et chacun est en mesure de mesurer sn implicatin et ce qu il a à faire. Les bjectifs snt tus frmalisés, clairs, mesurables et atteignables. Les persnnes ressurces snt dispnibles et mtivées. La cmmunicatin est rientée vers les résultats à btenir. Tutes les cibles nt été identifiées et listées. Les myens engagés en cmmunicatin snt en adéquatin avec les bjectifs à atteindre. Le planning du prjet prend en cmpte l ensemble des dnnées et a été validé par tus les acteurs. L utilisatin des ressurces est ptimale. Le budget du prjet prend en cmpte l ensemble des dnnées et a été validé par tus les acteurs. Les actins préventives et crrectives face aux risques nt été listées et prises en cmpte. La préparatin et le cadrage du prjet nt été validés, frmalisés et cmmuniqués. 16
INTRODUCTION Quels snt les pints imprtants? Tutes les idées ne divent pas devenir des prjets : trp de prjets lancés en même temps tuent la dynamique du prjet et dnc la mtivatin de tus les acteurs. Rares snt les prjets ttalement nvateurs, très suvent des éléments de prjets passés snt réutilisables autant d effrts en mins. La cmmunicatin en interne et la cmmunicatin en externe snt des leviers puissants à ne pas négliger une mauvaise cmmunicatin est surce de démtivatin. Le planning est l élément essentiel du tableau de brd du chef de prjet. Un planning difficile à structurer est suvent révélateur d bjectifs peu clairs u de rôles mal définis. Le cût d un prjet fait partie des indicateurs pertinents permettant un arbitrage bjectif. Ne pas ublier de valriser les cûts liés aux ressurces internes afin de refléter le cût réel du prjet. L anticipatin dans les prjets est essentielle : tutes les situatins divent être envisagées, des plus dramatiques aux plus insignifiantes. Les malentendus divent à tut prix être évités au sein de l équipe de piltage, il faut se parler et veiller à btenir des accrds mutuels. S assurer d adpter un langage cmmun. Nus allns maintenant déterminer à travers 3 étapes quelle peut être la genèse d un prjet événementiel et qui il cncerne. 17