AWT- Les factures au format papier disparaîtront à terme

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1 Cette Directive doit être transposée par chaque Etat membre dans leur droit national au plus tard le 31 décembre 2012 AWT- Les factures au format papier disparaîtront à terme A l'instar des chèques bancaires, les factures sous format papier devraient disparaître au profit des factures électroniques. La disparition à terme des factures papier fait l'objet d'un large consensus. Cette évolution semble inéluctable, notamment sur le plan financier: le traitement des factures sous format papier est très cher. Des estimations chiffrent le coût moyen d'une facture sortante de l'ordre de 8 à 10 euros et celui d'une facture entrante de l'ordre de 10 à 15 euros (coût important de l'opération de "rapprochement commande / facture"). Ces coûts peuvent au moins être divisés par 2 grâce à la facturation électronique; les contestations, très coûteuses à traiter (coût 5 fois plus élevé que pour une facture non contestée), peuvent être fortement réduites et allégées si le processus est entièrement électronique; la chaîne envoi-réception-paiement peut être sensiblement accélérée et fiabilisée si la facture est envoyée sous format électronique. Cela rend ainsi possible un recouvrement rapide et des économies significatives en trésorerie. Des études au niveau européen estiment le gain financier d'un passage vers la facturation électronique à au moins 1% (voire 2%) du montant des achats, soit un impact non négligeable sur la compétitivité globale du tissu économique européen. Outre ces avantages financiers, la facturation électronique devrait enregistrer un impact écologique significatif en terme d'impact CO2 (moins de transport de documents, par exemple, entre une entreprise et sa fiduciaire, et consommation moindre de papier, par exemple : soit une estimation de tonnes de CO2 par an en Belgique). Ces différents arguments ont incité l'union Européenne à mener une politique active de promotion de la facturation électronique. Deux directives ont ainsi été prises (2001/115/CE et 2006/112/CE) afin que les états membres adaptent leurs législations pour que les factures électroniques soient reconnues et que le régime général soit applicable à toute facture, quelle que soit sa forme. De plus la Commission planche sur une plus grande harmonisation de la réglementation relative à la TVA afin de supprimer les discriminations administratives qui apparaissent encore sur le terrain entre la facture papier et la facture dématérialisée. Ainsi une Directive européenne 2010/45 a été adoptée par le Conseil du 13 juillet Elle modifie la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les règles de facturation.

2 Cette directive prévoit que les règles à respecter seront celles applicables dans l'état membre dans lequel la livraison des biens ou la prestation de services est réputée être effectuée (sauf quelques exceptions). Elle consacre une liberté de choix de la méthode technique de transmission de la facture, si celle-ci apporte les garanties d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité. Enfin, elle suppression des obstacles juridiques à la transmission et au stockage des factures électroniques, en partant sur une égalité de traitement entre factures électroniques et facture au format papier (mêmes conditions). Cette Directive doit être transposée par chaque Etat membre dans leur droit national au plus tard le 31 décembre Par exemple en Belgique, la loi du 28 janvier 2004 et ses arrêtés royaux d'application fixent le cadre juridique. Une circulaire de l'administration de la TVA en 2008 (Circulaire n AFER 16/ E.T dd ) a précisé les modalités d'archivage. Une "task-force", réunissant plusieurs organisations patronales ainsi que des entreprises proposant des solutions électroniques, a émis une série de propositions pour simplifier le régime de reconnaissance des factures émises électroniquement. Ces recommandations ont reçu un écho favorable du gouvernement fédéral. Celui-ci a publié en décembre 2009 un arrêté royal modifiant un des articles de la réglementation en la matière. Depuis le 1er janvier 2010, l'obligation d'utiliser une des 3 méthodes de certification qui étaient reconnues est supprimée en Europe. Dorénavant, d'autres méthodes d'émission de factures électroniques peuvent également être acceptées, du moment que les parties peuvent démontrer que l'authentification de l'origine de la facture et l'intégrité des données sont tout autant garanties. L'équivalence totale entre les 2 formes de facturation n'existe toujours pas pour autant: 1. la réglementation impose aux factures électroniques de présenter des garanties d'authenticité et d'intégrité, alors que celles-ci ne doivent pas être avancées pour qu'une facture papier soit considérée comme valide; 2. de plus, les factures électroniques doivent être obligatoirement archivées électroniquement, en suivant une réglementation spécifique. Néanmoins cet assouplissement de la réglementation devrait maintenant inciter plus d'entreprises à opter pour la facturation électronique, qui, a long terme, s'imposera

3 vraisemblablement tant elle présente des avantages sur le plan pratique, économique, et environnemental. L'AWT fait le point de façon concrète sur la facturation électronique Quelles sont dorénavant les conditions à satisfaire pour qu'une facture électronique soit reconnue? 5 conditions doivent être réunies: 1. accord préalable du preneur (avant l'envoi de la première facture électronique, obligation appliquée au niveau de l'ensemble de l'union Européenne); 2. garantie de l'authenticité et de l'intégrité du contenu (ce qui n'est pas une obligation pour la facture papier). Le changement de réglementation ne lève pas cette condition clé. Elle supprime par contre l'obligation d'utiliser une des 2 grandes méthodes reconnues de certification, qui étaient l'utilisation de la signature électronique avancée ou le transfert par EDI. Dorénavant d'autres méthodes équivalentes peuvent également être utilisées; 3. présence des mentions obligatoires d'une facture papier sur la version électronique. Si certaines de ces mentions (telles que le détail des prestations) ne figurent pas dans la facture, qui se contente par exemple de faire référence à un devis, les annexes à cette facture (devis, contrat, etc.) en font partie intégrante; 4. archivage électronique obligatoire de la facture électronique, de façon valable d'un point de vue fiscal, contrairement à une facture papier qui peut être archivée dans son état originel ou sous forme électronique. Une impression papier de ce document dématérialisé ne sera donc pas considérée comme un original; 5. toute facture doit être "délivrée". Le fournisseur peut l'envoyer électroniquement, mais peut également la mettre à disposition sur une plateforme en ligne, à condition qu'il laisse un temps raisonnable pour la télécharger (que l'administration estime à minimum 2 mois) et que la facture soit effectivement délivrée au terme de ce délai si elle n'a pas été téléchargée (cette obligation ne s'applique qu'en BtoB). Dans ces conditions, seul le circuit électronique de transmission peut être maintenu. L'entreprise peut ainsi émettre des factures électroniques et les archiver sous cette forme. Idem pour le récepteur. Pourquoi faut-il un accord préalable?

4 La directive européenne en la matière a fixé pour principe le libre choix: une partie ne peut obliger l'autre partie à dématérialiser le flux de facturation. En effet, un grand émetteur de factures a souvent tout intérêt sur le plan économique et pratique à facturer électroniquement. Il est donc plutôt enclin à faire le pas vers la dématérialisation. Par contre, le client y trouvera moins d'intérêt, en tout cas à court terme, car la 4ème obligation susmentionnée pèse sur ses épaules: une facture électronique ne peut absolument pas être archivée à des fins administratives sous forme papier, aucune valeur fiscale n'étant accordée à cette dernière. Elle doit en effet être conservée sous sa forme originale, y compris les données garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité de son contenu. Par conséquent, toute entreprise qui accepte de recevoir des factures électroniques doit être absolument en mesure d'archiver numériquement les factures de façon conforme sur le plan fiscal (en s'équipant ou en souscrivant à un tel service en ligne). Il est donc hautement recommandé pour l'acheteur de ne pas donner un tel accord à la légère. Comment l'accord doit-il être établi? Cet accord obligatoire doit pouvoir être démontré. Il est donc recommandé que cet accord soit écrit, même si cela n'est pas requis. Cet accord peut toutefois aussi être sollicité sur une plateforme en ligne, s'il est enregistré de façon indiscutable et bien entendu conservé. Comment conserver valablement des factures de manière électronique? Exemple : Pour l'administration la TVA, 5 conditions doivent être rencontrées: 1. les fichiers informatiques doivent être stockés pendant une période minimale de 7 ans à dater du 1er janvier qui suit la date de facture (15 ans pour les factures relatives à des investissements immeubles neufs et pour les tableaux de biens d'amortissement). La législation en matière de TVA exige en outre la conservation de toutes les pièces susceptibles de permettre la détermination des activités imposables: bons de commande, contrats, documents de transport, etc. Cette responsabilité incombe directement à l'émetteur qui doit répondre de toute irrégularité, même s'il a autorisé le cocontractant à pratiquer l'auto facturation (en Europe, chaque facture doit faire l'objet d'une procédure d'acceptation par l'assujetti) ou a fait appel à un sous-traitant. Cette durée fait référence aux obligations fiscales. Bien entendu, il est hautement recommandé de conserver ces

5 documents sur une période plus longue, au moins équivalente au délai de prescription; 2. les garanties d'authenticité de l'origine de la facture et d'intégralité du contenu doivent être maintenues pendant cette durée pour que la facture puisse bien être considérée comme un original. Il existe deux méthodes reconnues par l'administration: la méthode de scanning avec signature électronique avancée et celle, plus légère, avec algorithme de sécurisation. Tout autre processus doit démontrer qu'il présente les garanties demandées par l'administration; 3. toutes les données électroniques permettant de s'assurer du maintien de ces garanties doivent également être archivées dans leur état jusqu'au terme de la durée légale de conservation. Imprimer ces données est inutile; 4. une garantie supplémentaire s'applique: la lisibilité. Cette obligation n'est pas forcément aisée à respecter compte tenu de l'obsolescence rapide des solutions informatiques; 5. la conservation en dehors de l'ue n'est pas autorisée. Les fichiers peuvent par contre être conservés dans un autre Etat membre: o o un accès en ligne des données soit possible à partir du Web; l'administration en ait été préalablement informée. Si ces 5 conditions ne sont pas respectées, l'archivage électronique peut être considéré par l'administration de la TVA comme non valide. Il n'y a pas de "dématérialisation fiscale" effective. Toutefois, même si ces conditions ne sont pas respectées, en droit commercial ou civil, une facture peut très bien être considérée par le juge comme un document recevable (comme mode de preuve, pour affirmer par exemple l'existence d'une créance ou pour obtenir un crédit). Cependant, le respect de ces conditions renforce bien entendu la recevabilité des documents. Un archivage mixte est-il possible? Oui. L'entreprise d'ailleurs devra vraisemblablement prévoir le cas de figure où elle émettra 2 types d'archives de factures sortantes: des factures électroniques ainsi que des factures papier adressées à des clients n'ayant pas consenti à recevoir des factures électroniques. Il en est de même pour les factures entrantes. Bien entendu, une même facture ne doit être archivée que sous une seule forme, même si 2 formes d'archivage coexistent dans l'entreprise. 2 archivages complets ne peuvent donc être effectués en parallèle. Pratiquement, un journal différent sera établi pour la filière papier et pour la filière électronique.

6 Pour engendrer le maximum d'économie, il est préférable d'opter pour un archivage exclusivement sous forme numérique, tant des factures sortantes que des factures entrantes, en scannant les factures papier de façon conforme aux 5 conditions ci-dessus. Le scannage des factures papier ne peut être effectué qu'après la procédure de traitement administrative (avec conservation des cachets et/ou annotations de contrôle interne). L'administration de la TVA exige, à des fins de contrôle (comparaison entre l'original et l'image obtenue selon le procédé de scanning), que les factures papier originales, si elles existent, soient encore conservées durant un mois à partir de la date de scanning, avant destruction. Par contre, l'archivage ne sera pas considéré comme "mixte" sur le plan fiscal, si l'entreprise, par facilité, scanne par un procédé standard (non conforme) ses factures entrantes: dans ce cas, le document numérique obtenu ne peut être utilisé à des fins d'archivage administratif. L'entreprise doit donc maintenir un archivage papier de l'original, qui est le seul document qui sera pris en considération au niveau de la réglementation TVA. Ce procédé n'est pas pour autant dénuer de tout intérêt, puisque l'entreprise facilite ainsi le partage de l'information avec par exemple un approbateur distant ou un comptable externe. Mais la dématérialisation fiscale présente une valeur ajoutée nettement supérieure, en termes d'économie d'archivage et de traitement, puisque la forme électronique peut s'appliquer sur toute la chaîne. Comment garantir l'authenticité et l'intégrité d'une facture émise? Jusqu'en 2009, 3 méthodes de certification étaient admises. Depuis le 1er janvier 2010, l'usage d'une de ces méthodes n'est plus obligatoire. Une libéralisation du choix de la méthode s'applique. Cependant, l'obligation de garantie d'authenticité et d'intégrité est maintenue. Il n'est donc pas indispensable de faire agréer préalablement sa méthode. Par contre, en cas de contrôle par l'administration, il sera nécessaire de démontrer ces garanties. Il faut d'une part être certain que la facture reçue par l'acheteur provient réellement du fournisseur (authenticité de l'origine) et, d'autre part, que l'acheteur et le fournisseur soient assurés que la facture originale n'a pas été modifiée. Techniquement, un simple document au format.pdf de base (non signé et crypté) ne présente pas ces caractéristiques. Pour y voir plus clair, l'awt a consulté l'administration de la TVA qui a convenu fin janvier 2010, d'une position officielle au niveau de l'interprétation de la réglementation.

7 Le SPF Finances a toutefois précisé fin janvier 2010 que, face à un document ne présentant pas toutes ces caractéristiques, il se basera sur un ensemble d'éléments, notamment: un virement ou autre paiement bancaire (ces garanties ne peuvent être démontrées en cas de paiement cash de la facture); un contrat; un bon de commande ou de livraison. L'administration ajoute une obligation en cas de facturation intra-groupe: l'horodatage ("timestamp") des factures. Par contre, elle tolère qu'une note de crédit soit au format papier, même si la facture est électronique (si l'accord le prévoit). Que risque-t-on en cas de non-respect? L'administration de la TVA considère que c'est l'assujetti qui doit démontrer que la facture est originale. L'essentiel du risque pèse sur le client, car le droit à déduction de la TVA peut être refusé s'il ne peut être montré notamment que les garanties d'authenticité et d'intégrité sont rencontrées. En pratique, il y a lieu d'être particulièrement attentif à la conformité d'un point de vue fiscal de factures dématérialisées d'un montant élevé et/ou portant sur des biens d'investissement. De plus, l'administration peut appliquer une amende administrative tant au client qu'au vendeur. Il s'agit du double du montant de la TVA due, avec un minimum de 50 euros par document. Heureusement dans la pratique, l'administration ne perçoit que très rarement cette amende administrative. Quel statut peut-on donner à une facture papier reçue par sous le format.pdf standard? Un fournisseur peut très bien chercher à accélérer la transmission de l'information au client en transmettant par une facture papier. Le fichier est considéré comme une copie d'un original que le fournisseur est censé avoir transmis sous format papier au client. Dès lors pour éviter toute contestation du droit à déduction, le client a tout intérêt à exiger de son fournisseur l'original papier, qu'il archivera. Et en BtoC (vers les consommateurs)? Aucun texte ne prévoit un régime différent et donc seules des factures électroniques respectant les conditions ci-dessus sont en principe valables. Mais les obligations ci-

8 dessus en matière d'émission et d'archivage visent surtout les assujettis. Dès lors, seuls ceux-ci encourent un risque réel en cas de non-respect de la réglementation. Aussi, en BtoC les 2 parties peuvent donc convenir de pratiquer la dématérialisation dite "simple". L'administration de la TVA considérera toutefois qu'il n'y a pas eu de facturation électronique, mais juste une délivrance d'une copie par d'un original papier. Dès lors, à tout moment, le client peut exiger de recevoir l'original sous forme papier. Dans la pratique, il est donc recommandé d'envoyer d'office la facture originale par la poste si l'entreprise remarque que le client n'a pas réglé dans les délais la facture reçue électroniquement, afin d'éviter des contestations au niveau de la procédure de recouvrement. Quels sont les freins et difficultés rencontrés? Outre l'incontournable résistance au changement, il faut relever: la réglementation TVA, qui discrimine encore la facturation électronique en exigeant des conditions d'émission inexistantes pour la version papier. Cette attitude est exagérément prudente, alors que le document papier ne doit pas être signé et n'est pas à l'abri de falsifications parfois très basiques. Les sanctions que l'administration de la TVA a le droit d'appliquer en cas d'émissions / d'archivage de factures électroniques non conformes sont disproportionnées, mais sont heureusement rarement appliquées strictement. Il serait judicieux que le Législateur supprime cette discrimination, tout en encadrant cet assouplissement de la forme par des obligations par exemple d'indication et d'horodatage électronique des factures par un tiers de confiance; les fournisseurs de solutions de signatures électroniques qui ont déployé beaucoup d'énergie au niveau du développement technologique, mais très peu pour proposer des solutions conviviales, supra-nationales, facilement inter-opérables (des solutions de compatibilité existent, mais engendrent des surcoûts) et nativement intégrables dans les outils informatiques déjà existants dans les entreprises (logiciel comptable, logiciel de paiement). Dans cette situation, les utilisateurs potentiels ressentent que chaque fournisseur tente de s'imposer sur le marché en poussant sa propre solution technologique. Ils craignent dès lors de ne pas miser sur le bon cheval à long terme ou d'être pieds et poings liés avec ce fournisseur. Au final, la décision est reportée; l'absence actuelle d'harmonisation internationale significative, tant sur le plan technique que réglementaire (régime d'auto-facturation, certificat unique, norme standard pour l'archivage, pas de lien avec la nouvelle norme de paiement SEPA à l'exception de la solution utilisée par Isabel, etc.).des groupes de travail se

9 réunissent toutefois entre experts, tant sur le plan technique que juridique, pour améliorer cette harmonisation au niveau européen. Les pouvoirs publics ont un rôle important pour lever ces freins. D'une part, au niveau européen et fédéral, ils peuvent favoriser l'apparition de standards et contraindre à une interopérabilité complète entre solutions. D'autre part, en tant que clients importants, ils peuvent aussi jouer un rôle moteur en adoptant eux-mêmes au quotidien la facture électronique. Ils y trouveront un intérêt budgétaire direct, mais aussi un intérêt indirect, en permettant à leurs fournisseurs de réaliser eux-mêmes des économies et d'ainsi rendre le tissu économique plus compétitif. Faut-il d'ores et déjà migrer vers un processus tout-électronique? Pour un émetteur important de factures, des économies non négligeables peuvent être rapidement engrangées en optant pour la facturation électronique, et incidemment pour l'archivage électronique de celles-ci. La récente libéralisation des méthodes garantissant l'authenticité et l'intégrité des factures augmente la compétition entre les solutions, qui deviennent de plus en plus abordables. Certaines ne nécessitent aucun investissement dans l'entreprise : elles sont disponibles en ligne, et facturées à l'usage. Il faut toutefois préciser que cet assouplissement de la réglementation est une décision nationale, inspirée des Pays-Bas, mais n'est pas généralisé au niveau européen. Des administrations fiscales étrangères sont en droit d'exiger une méthode préalablement approuvée, ce qui est par exemple le cas de la France. L'Union Européenne a toutefois l'intention de lever les freins et obstacles qui empêchent le développement de la facturation électronique, source potentielle d'économies importantes sur le plan macroéconomique. Elle prévoit en 2010 de prendre de nouvelles dispositions vers plus de simplification et d'harmonisation. Le Conseil de l'union Européenne a ainsi approuvé le 16 mars 2010 une orientation générale sur un projet de directive visant à simplifier les exigences en matière de facturation de la TVA, en particulier en ce qui concerne la facturation électronique (doc. 7132/2/10 REV) avec pour objectif de supprimer les obstacles juridiques à la transmission et au stockage des factures électroniques. La directive pourra être adoptée par le Conseil dès que le Parlement aura rendu son avis. Pour la PME qui émet un faible volume de factures, accepter ne fut-ce qu'une facture électronique entrante a pour conséquence de devoir mettre en place un système d'archivage électronique conforme.certaines plateformes en ligne proposent d'archiver ces documents pendant la durée légale, moyennant généralement une redevance annuelle, ce qui permet d'éviter d'investir dans son propre système. Mais, dans la pratique, se pose le problème de la multiplication des solutions, rarement interopérables (ou à un coût élevé). La PME cliente peut vite se retrouver dans la situation où elle devra gérer plusieurs comptes d'archivage, correspondant aux différentes solutions choisies par

10 ses fournisseurs. Au point parfois de devoir tenir un «livre» supplémentaire mentionnant sur quelle plateforme se trouve chaque document électronique! Pour éviter une telle situation paradoxale, il est recommandé de ne pas accepter les yeux fermés la solution proposée d'emblée par le fournisseur, mais de conditionner l'accord à l'utilisation par le fournisseur d'une solution identique ou interopérable avec celle retenue par la PME. Face à ces difficultés, la tentation est grande de faire le gros dos en refusant toute facture électronique. Certes, à court terme, c'est le plus facile. Cette position n'est toutefois pas toujours tenable : des fournisseurs ayant de très nombreux clients (tels les fournisseurs d'énergie, les opérateurs de télécom, les sociétés de leasing, etc.) font de plus en plus le forcing pour facturer électroniquement, en appliquant des frais supplémentaires à ceux qui les refusent. Cela peut être aussi le cas de clients importants (groupes de distribution, etc.) qui incitent leurs fournisseurs ou sous-traitants à facturer électroniquement. Une PME ne pourra guère résister longtemps à ce rapport de force qui ne lui est guère favorable. De plus, le combat sera vraisemblablement perdu à long terme : à l'instar des chèques bancaires, les factures sous format papier seront vraisemblablement inéluctablement amenées à disparaître au profit des factures électroniques. Il peut donc être opportun de faire le pas vers un archivage électronique conforme sur le plan fiscal, à condition de veiller à investir dans un système d'archivage électronique, ou à souscrire à un service en ligne, qui présente des garanties de pérennité et d'interopérabilité. L'entreprise pourra en profiter pour scanner également les factures papier et ainsi ne conserver qu'un seul système d'archivage. En effet les avantages significatifs de l'approche électronique ne surgiront que lorsque l'entreprise aura adapté l'ensemble des processus internes dans l'entreprise de manière à tirer profit de la dématérialisation de la facture, en automatisant la circulation du document. L'emploi des factures électroniques ne forme en fait qu'une petite partie de cet ensemble. Il est dès lors adéquat de se doter d'un logiciel comptable permettant d'émettre une facture électronique conforme, d'automatiser le traitement des factures électroniques entrantes, sans devoir ré-encoder des données dans un autre logiciel (par exemple une application de paiement) ou les imprimer, mais aussi de mettre en regard la facture électronique, qu'elle soit entrante ou sortante, avec l'extrait de compte notifiant le crédit ou le débit correspondant. La plupart des éditeurs de tels logiciels proposent maintenant ce type de fonctionnalités, en standard ou en option. Ainsi, au lieu de photocopier des factures, de contrôler des données de facturation ou d'examiner des extraits de banque, le service comptable sera en mesure de retrouver du temps disponible qu'il pourra consacrer:

11 à contrôler le respect des échéances de paiement (qui peuvent être raccourcies d'une durée équivalente au temps qui était auparavant nécessaire pour que la facture papier parvienne au client). Il peut ainsi agir en amont pour réduire l'arriéré. Les outils existent même pour que l'entreprise soit avertie lorsque le client a ouvert le dossier contenant la facture électronique; à examiner plus régulièrement la situation budgétaire, dont le suivi est facilité par le traitement entièrement électronique du processus. Il est important que la migration vers l'électronique soit une opération win-win tant pour l'émetteur que pour le récepteur. Quand une des parties est en mesure d'en retirer plus d'avantages que l'autre, il peut être judicieux de compenser une partie de cette différence en accordant des incitants aux clients / fournisseurs (par exemple, en BtoC, en accordant une réduction au consommateur acceptant une facture électronique, ou, en BtoB, en réduisant les délais de paiement). Sans avantage particulier, l'autre partie risque de ne pas modifier son mode de fonctionnement, ce qui se traduira par l'obligation de maintenir encore des flux importants de facturation sous format papier. En conclusion En théorie, les conditions tant juridiques et techniques sont maintenant réunies pour adopter la facturation électronique, puisque celle-ci peut avoir la même valeur que le papier. L entreprise doit donc garantir l intégrité du document ainsi que son envoi. En pratique, le contexte le plus favorable apparaît lorsque l'entreprise dispose déjà d'un logiciel comptable capable de gérer des factures électroniques certifiées. L archivage électronique de celle-ci est donc autorisé et encouragé.

FACTURATION ÉLECTRONIQUE

FACTURATION ÉLECTRONIQUE FACTURATION ÉLECTRONIQUE Consultant et expert judiciaire en informatique Maître de conférences à l U.L.B. (1983-2009) Président du CLUSIB Baron de Vironlaan, 29 Tel +32 2 569.40.87 B-1700 DILBEEK Fax +32

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