RAPPORT COMMUN DE L ORDONNATEUR ET DE L AGENT COMPTABLE COMPTE FINANCIER 2013 LYCEE JEAN AICARD HYERES. *******

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1 RAPPORT COMMUN DE L ORDONNATEUR ET DE L AGENT COMPTABLE COMPTE FINANCIER 2013 LYCEE JEAN AICARD HYERES. ******* La gestion budgétaire et comptable de cet Exercice 2013 est marquée du sceau de la RCBC dans la préparation du budget, dans son exécution durant l exercice et enfin dans ce qui nous intéresse aujourd hui dans la présentation du bilan. Si les «nouveautés», au quotidien, se rattachent pour l essentiel à la partie budgétaire, la gestion comptable n a pas eu à s adapter dans sa pratique. Seules quelques informations d ordre financier apparaissent dans les pièces 13 (tableau des provisions) et surtout 14 (éléments d analyse financière) qui par le passé étaient cependant évoquées aux membres du Conseil d Administration et dans le rapport annuel du Compte Financier. Pour autant, l exécution budgétaire et comptable s est déroulée dans le cadre qui est le sien, selon les résultats attendus et pour lesquels il convient de «rendre compte». «Rendre compte», présenter le bilan, c est l obligation pour l Ordonnateur et l Agent comptable de permettre d exercer un contrôle de leur responsabilité respective dans la gestion annuelle écoulée du Lycée : - par le conseil d administration qui a autorisé les opérations budgétaires programmées dans le cadre d un exercice, - par les autorités hiérarchiques, Etat et Collectivité de rattachement qui ont attribué les moyens financiers à l EPLE, - par le juge du compte (CRC) qui vérifiera la rigueur administrative, juridique, budgétaire, comptable et financière dans le cadre réglementaire donné de la M9-6 et qui a présidé tous les actes de gestion, concentrés dans ce compte financier. «Rendre compte», c est informer, expliquer, retracer, analyser, donner une transparence à une gestion écoulée. «Rendre compte», outre les contrôles exercés par les acteurs sus nommés, c est aussi permettre l évaluation des politiques mises en œuvre par les responsables dans le cadre du pilotage de l établissement. C est donc mesurer, pour corriger, au regard des objectifs entérinés par le conseil d administration ou décidés par les hiérarchies ou que la situation budgétaire et financière exige. Aussi, les enseignements tirés de la gestion de l exercice écoulé doivent être connus au plus tôt pour rendre encore plus performantes les actions engagées et à venir pour l exercice suivant. Le rapport de l Agent comptable éclairera par ses commentaires et les constats, les résultats obtenus pour ce qui relève : - des aspects administratifs et juridiques de la gestion du lycée. - de l exécution budgétaire autorisée par le conseil d administration, - des résultats comptables et financiers. 1

2 L AGENCE COMPTABLE. Le lycée, siège de l Agence Comptable «étoffée» depuis le 1 er Septembre 2012 devient un centre névralgique de la gestion des 7 établissements qui constituent le regroupement comptable avec des difficultés de gestion pour 2 établissements (Le Collège J. Ferry et surtout le Lycée Golf Hôtel), difficultés de natures différentes et spécifiques à chacun. Est venue s ajouter une gestion chaotique pour l année 2013 des personnels de l Agence Comptable : 2 contractuelles de Janvier à Juin et affectation de 2 SASU à la rentrée de septembre 2013 dont le profil n était pas adapté aux besoins du service. Pour autant, avec la bonne volonté, voire parfois l opiniâtreté et surtout l indulgence et la patience de tous, la situation se stabilise exceptée la relation comptable avec le collège Jules Ferry. LA COMPTABILITE PATRIMONIALE La comptabilité patrimoniale apurée des sorties d inventaire de l exercice 2012 pour le passage à la RCBC a donc intégré les amortissements, neutres et réels. Au titre de cet exercice il y a donc eu euros de charges d amortissements pour les services ALO, SRH et EMAT répartis pour euros d amortissements réels contribuant ainsi au résultat budgétaire déficitaire de euros sans avoir de conséquences sur la CAF et de euros d amortissements neutres qui ont pour conséquences de diminuer d autant les comptes de capitaux des subventions reçues, sources des financements de ces opérations en capital. LES ASPECTS ADMINISTRATIFS ET JURIDIQUES DE LA GESTION Limités à un simple contrôle de légalité formelle des actes, il n y a pas d observation ou de commentaires particuliers à faire. Les procédures et délais sont respectés aussi bien pour les opérations de recouvrement des recettes comme pour les délais des liquidations budgétaires. L EXECUTION DU BUDGET 2013 Dans le rapport du Compte financier 2011 il était écrit qu en se reportant à l analyse chiffrée portant sur 10 années de fonctionnement du lycée faisant le constat de l état des lieux des bâtiments et plus particulièrement de certains locaux dits «spécifiques» ou «spécialisés» compte tenu de leur vocation pédagogique ou fonctionnelle, nous étions très en retard par rapport aux standards contenus dans le référentiel «Lycées du XXIème siècle» du Conseil Régional. Ce constat reste toujours pour partie d actualité pour ce qui concerne l observation de cet aspect de fonctionnement pédagogique. Cet important décalage peut s expliquer par les priorités financières engagées par la Région dans certains travaux d infrastructure, notamment dans le vieux bâti. Et l année 2013, comme les années 2012,2011 et 2010 ainsi que pour les années à venir, en sont la preuve. Les travaux engagés depuis Juillet 2013 et à ce jour 11 Mars 2013 non terminés, relatifs à la sécurisation des balcons du bâtiments A, à la consolidation de la charpente ainsi que la réfection de ses façades et d autres bâtiments (V,W, X et Z) pour plus d un million d euros témoignent de l engagement financier de la Région qui se poursuit par une reprise partielle du réseau ECS de l Internat, par la démarrage (enfin!) de la restructuration de la 2

3 cuisine et dépendances ainsi que la réhabilitation durant l été de la loge et enfin la mise en œuvre tant attendue de la salle B04 en salle spécialisée SVT. Pourtant, la gestion du quotidien dans tous les secteurs d activités reste difficile, par des locaux inadaptés ou vieillissants, certains équipements insuffisants ou obsolètes, par des moyens financiers de fonctionnement limités dont les palliatifs que sont les prélèvements sur les fonds propres ne sont plus envisageables ou de manière toute aussi aléatoire par les ressources propres de la location estivale qui permettent toutefois la réalisation de chantiers conduits à l interne. A la remise en peinture complète de l infirmerie, des remises à niveau ou conformité de logements de fonction pour les nouveaux attributaires (CPE et gardienne), de la remise en peinture du CDI bis, d un bureau Intendance, de la salle D 95 et certains couloirs du bâtiment A, viennent s ajouter la fermeture du parc à velos, la création et la fermeture de l espace gym volontaire au gymnase et la reprise du grillage de clôture des terrains de sport. C est dans ce contexte historique que le budget 2013 a été exécuté avec certes des frustrations de-ci de-là, mais dans le cadre des moyens budgétaires autorisés et les orientations programmées suivies. Néanmoins au-delà des difficultés de personnels, de moyens financiers de fonctionnement limités, des conditions de travail parfois pénibles, par la bonne volonté de l ensemble de la communauté éducative et disons le, de la Région, la mission essentielle du lycée a été remplie. De euros de crédits ouverts au budget initial, les décisions budgétaires modificatives ont porté à euros les crédits autorisés. Pour une meilleure compréhension de l évolution du budget au cours de l exercice et dans le vécu quotidien, le budget initial a été modifié de : euros de crédits sur recettes affectées ( euros pour le Service Général, euros en Opérations en capital et euros pour les services spéciaux dont euros pour les bourses et surtout euros pour le service Restauration) euros de prélèvement sur les réserves dont euros sur les réserves du service général et pour le service Restauration euros de crédits sur les ressources nouvelles propres provenant pour l essentiel de la location estivale. Pour le Service Général : -Le service ALO passe de à : % pour dépensés. -Le service AP enregistre au budget initial pour de crédits ouverts et de dépenses -Le service VE passe de à autorisés et de dépenses (le disponible de résulte pour l essentiel de dépenses non effectuées sur les recetes affectées :Fonds social cantines, fonds social restauration Région, ESC ) L histogramme qui retrace les consommations de gaz et d électricité avec leurs montants de 2007 à 2013 indique en partie la responsabilité de la communauté toute entière dans ses comportements en matière de consommation d énergie. D autres paramètres sont bien sûr à prendre en compte comme les augmentations de tarifs insuffisamment prises en compte dans la dotation de fonctionnement ainsi que les problèmes propres à la conduite du chauffage et à l installation proprement dite pour laquelle un diagnostic a été demandé à la Région. Le domaine viabilisation n a pas pu prendre en charge budgétairement au 3

4 titre de décembre pour des factures EDF et GDF. Pour autant la trésorerie a permis de payer cette somme qu il conviendra de traduire dans le budget de 2014 par des mandats. L augmentation de 19.31% de m3 de consommation de gaz et autant en dépenses (19.65%) doit aussi nous concerner, nous interpeller, réviser certaines pratiques et politiques. Pour l électricité de KW/h en 2007, on atteint kW/h (-1.21% par rapport à 2012 et + 8.6% par rapport à 2007) et une dépense de soit +4.8% par rapport à 2012 et % depuis Rien dans la structure des bâtiments ou autres activités nouvelles justifient ces constats. Pour les services spéciaux - Le service Agence comptable enregistre euros de crédits ouverts pour euros de dépenses - Le service des Bourses ramène son budget prévisionnel de euros à euros de crédits ouverts et dépensés. - Le service EMAT passe de euros de budget initial à euros d autorisation de dépenses pour euros consommés dont euros d amortissements réels - Le service Restauration et Hébergement de est ramené à euros de crédits ouverts, % pour euros de charges. Les services spéciaux dont le budget initial représentait euros par rapport aux euros des trois services du Service Général et des dépenses de euros par rapport aux euros du service Général n appellent pas de commentaires particuliers excepté le service de restauration qui a enregistré une moins value de euros de recettes faisant de ce fait l objet de euros de prélèvement sur son fonds de roulement et une ouverture de crédits et prévisions de recettes de euros pour la budgétisation des amortissements neutres des opérations en capital subventionnées. La restructuration du service de restauration entrepris durant l été 2014, une meilleure adéquation des emplois du temps, une implication plus soutenue des acteurs concernés par ce service doivent être autant d impératifs et de solutions à mettre en œuvre pour inverser la tendance de diminution chaque année des rationnaires et aussi des commensaux. A cela il convient aussi d apporter d autres solutions favorisant, incitant l élève à fréquenter la demi-pension. Bien des problèmes ont émaillé cette année Ne pas réfléchir, analyser et entreprendre une dynamique dans ce service de restauration, c est non seulement ne pas prendre en compte le caractère social qu impulse la politique de la Région mais aussi devoir assumer les conséquences induites par la baisse de l effectif pondéré de l établissement pour ce qui est la dotation en personnel, les concessions de logements, l attrait et l intérêt d une prestation de qualité y compris en terme d image du lycée. Ce service SRH est un des axes prioritaires à court terme qui doit accompagner la volonté affichée de la politique de formation mise en œuvre par le lycée. Les opérations en capital (2 ème section) Cette section d investissement qui n a pas fait l objet d ouvertures de crédits au budget initial enregistre néanmoins euros d investissements de la Région par une subvention spécifique pour la cuisine et de subventions dans le cadre du PRELP. 4

5 Enfin il convient de mentionner les dotations de la Région dans le cadre du PRELP et autres interventions spécifiques. Les prévisions de recettes accordées sont de soit les des crédits ouverts diminués des des prélèvements effectués, des d amortissements réels ouverts au budget réajustés de et enfin des de diminution d stocks. Par ailleurs, les sources de financements utilisées à l exécution du budget se répartissent : - en fonds propres pour % (43% en 2012) - Région (comptes 744 et 1312) pour , soit 33.68% (37% en 2012) - Etat (compte 741) pour % (20% en 2012) - Amortissements : pour 2.71% - les dotations Région ne sont pas comptabilisées. LES RESULTATS Déterminés pour chaque service par la différence entre recettes et dépenses, ils s établissent comme suit : -Service Général : Le service AP présente un résultat de Le service VE présente un résultat de Le service ALO présente un déficit de dû essentiellement par les d amortissements réels. -Services spéciaux - Le service SRH présente un déficit de qui résulte non pas de la moins values des recettes qui oblige aux réajustements par DBM de régularisation aux ouvertures de crédits mais comme indiqué ci-dessus du prélèvement des sur son fonds de roulement et de d amortissements réels - Le service Agence comptable présente un excédent de le service EMAT présente un excédent de compte tenu de l amortissement réel de Son résultat de fonctionnement proprement dit est de C est donc un résultat comptable global de qui intègre la variation du fonds de roulement de l ensemble des services pour et pour les amortissements réels. Pour autant la rigueur de gestion et les limites de l autonomie financière ont néanmoins permis d assurer l essentiel, la pédagogie et le fonctionnement du lycée. L investissement financier important de la Région ne doit pas occulter son apport en équipements dans le cadre du PRELP. Les ressources propres de l établissement contribuent aussi directement et indirectement à cette mission d enseignement sans oublier les améliorations matérielles et environnementales réalisées par le personnel du lycée à qui il convient de reconnaître un mérite et une reconnaissance non feinte pour tous les travaux effectués. 5

6 VARIATION DU FONDS DE ROULEMENT, BILAN COMPTABLE ET FONDS DE ROULEMENT La variation du fonds de roulement : Produits nets crédits disponibles Charges nettes ou +values Amortissements réels values Prélèvements = stocks = Le bilan (créances et dettes) - les créances : provenant de : *div.clients et cptes rat (acomptes : et familles ) *Etat et autres coll.pub (div. subventions Région) *divers créanciers ( dép. à régulariser divers) *compte trésor *caisse *stocks les dettes : résultant de : *fournisseurs *avances reçues *Etat et autres coll.pub (Etat : ; Région : ) * Agrimer *diverses charges à payer La détermination du fonds de roulement : à partir du bilan. *créances d exploitation *dettes d exploitation = par la balance des comptes du grand livre. *soldes débit. classe *soldes crédit. classe * ««classe ou * ««classe *soldes crédit.classe * «débit. classe * ««classe * ««classe *soldes débit classe = = par les comptes de réserves. *réserves SG (cpte 10681) *réserves EMAT (cpte ) *réserves SRH (cpte 40687) *résultat de l exercice *réserves immobilisées =

7 CONCLUSION Il devient urgent que les critères qui déterminent la dotation de fonctionnement évoluent. Certes la Région intervient de manière significative dans l équipement du lycée, certes des sommes importantes sont engagées dans des travaux lourds dans le bâti ancien, certes des dossiers ponctuels se concrétisent, certes des ressources propres par la location estivale contribuent à faciliter le fonctionnement, mais deux constats implacables sont alarmants : - la diminution des réserves disponibles du Service Général par les prélèvements chaque année pour assurer la même qualité de service d éducation et de fonctionnement. - Une baisse significative de la trésorerie : pour assurer les mêmes prestations il faut payer plus cher. La conclusion du rapport de 2012 reste plus que d actualité : «la gestion du lycée nécessite une permanente attention des coûts, une réflexion collective d une meilleure organisation, de nouvelles pratiques et des évaluations des actions menées». Une fois encore : «La force de la vérité, c est qu elle dure.» Hyères le 11 Mars 2014 L Ordonnateur L Agent Comptable, Josette BERREHAR. Pierre PICCAMIGLIO 7