Volume 781 Page 150. Sont aussi présents: - M. Serge Lamontagne, directeur général; - Me Chantal Sainte-Marie, greffière adjointe.

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1 Page 150 PROVINCE DE QUÉBEC VILLE DE LAVAL PROCÈS-VERBAL D UNE SÉANCE DU COMITÉ EXÉCUTIF DE LA VILLE DE LAVAL tenue à huis clos le lundi 10 mars 2014 à 9:10 heures à l hôtel de ville, 1 Place du Souvenir, Ville de Laval, à laquelle sont présents: MM. David De Cotis, vice-président du Comité exécutif, et Raynald Adams ainsi que Mme Sandra Desmeules, sous la présidence de M. Marc Demers, maire et président du Comité exécutif, formant quorum des membres du Comité exécutif; Sont aussi présents: - M. Serge Lamontagne, directeur général; - Me Chantal Sainte-Marie, greffière adjointe. CE-2014/989 REDÉPLOIEMENT DES RESSOURCES STRUCTURE ORGANISATIONNELLE d approuver les recommandations formulées par le Service des ressources humaines dans son rapport daté du 6 mars 2014 concernant la structure organisationnelle, à savoir: DIRECTION GÉNÉRALE A) la modification du poste titularisé de directeur général adjoint gestion stratégique et programmes (0001) en un poste de directeur général adjoint développement durable; B) la modification du poste titularisé de directeur général adjoint processus financiers et dossiers majeurs (0001) en un poste de directeur général adjoint administration; C) la modification du poste vacant de directeur général adjoint services aux citoyens (0001) en un poste de directeur général adjoint services de proximité; D1) la modification du poste de coordonnateur secrétariat corporatif, budgété six (6) mois au budget 2014, au montant de $ en un poste d adjoint au directeur général au salaire annuel de ,77 $; du code budgétaire : au code budgétaire :

2 Page 151 CE-2014/989 D2) la réaffectation de Mme Martine Lachambre au poste d adjoint au directeur général au salaire annuel de ,77 $; E1) la modification du poste titularisé de directeur délégué dossiers juridiques au salaire annuel de $ en un poste d adjoint au directeur général, au salaire annuel de ,19 $; E2) la promotion de Mme Marie-Claude Mondor au poste d adjoint au directeur général, au salaire annuel de ,19 $; F1) la modification du poste titularisé de directeur délégué dossiers régionaux au salaire annuel de $ en un poste d adjoint au DGA développement durable, et ce, au même salaire; F2) la nomination de M. Denis Fafard au poste d adjoint au DGA développement durable, et ce, au même salaire et aux mêmes conditions; G) le changement de titre du poste titularisé par Mme Diane Lambert de coordonnateur recherches et relations gouvernementales (0004) pour le titre de chef de projets, et ce, au même salaire et aux mêmes conditions; code budgétaire: SERVICE DE L URBANISME H1) le transfert budgétaire et la modification du poste titularisé de directeur délégué coordination projets de développement au salaire annuel de ,19 $ en un poste d adjoint au directeur, et ce, au même salaire, de la direction générale au Service de l urbanisme; du code budgétaire : au code budgétaire : H2) la nomination de M. Michel Rhéaume au poste d adjoint au directeur, et ce, au même salaire et aux mêmes conditions; du code budgétaire : au code budgétaire :

3 Page 152 CE-2014/989 SERVICE DE POLICE I) la création au Service de police du Bureau de la protection de l intégrité et de l éthique municipale; J) la création d un poste de chef éthique et conformité au Bureau de la protection de l intégrité et de l éthique municipale; code budgétaire: K) la création de deux (2) postes de sergent-détective au salaire annuel de $ au Bureau de la protection de l intégrité et de l éthique municipale; code budgétaire: L) la création, au 1 er janvier 2015, d un poste de conseiller analyse stratégique et statistique, groupe 10, au salaire annuel de ,25 $ avec un seuil d engagement de ,14 $ au Bureau de la protection de l intégrité et de l éthique municipale; code budgétaire: M) la création, au 1 er janvier 2015, d un poste de conseiller processus et risques au Bureau de la protection de l intégrité et de l éthique municipale; code budgétaire : N) la création d un poste de conseiller enquêtes et analyses au Bureau de la protection de l intégrité et de l éthique municipale; code budgétaire : O) la création d un poste de commis sténo, classe 3, au salaire annuel de ,50 $ avec un seuil d engagement de ,17 $ au Bureau de la protection de l intégrité et de l éthique municipale; code budgétaire : SERVICE DES COMMUNICATIONS P) le transfert budgétaire du poste de chef de division (consultation des citoyens), budgété huit (8) mois au budget 2014, au montant de $ du Service de la vie communautaire et de la culture au Service des communications; du code budgétaire : au code budgétaire :

4 Page 153 CE-2014/989 Q) le transfert budgétaire du poste de coordonnateur (consultation des citoyens), budgété huit (8) mois au budget 2014, au montant de $ du Service de la vie communautaire et de la culture au Service des communications; du code budgétaire : au code budgétaire : R) le transfert budgétaire des activités du Centre d appel 311, du Service de la vie communautaire et de la culture au Service des communications, ainsi que les postes et les employés énumérés au tableau joint au rapport du Service des ressources humaines susdit; SERVICE DE LA VIE COMMUNAUTAIRE ET DE LA CULTURE S) d accorder par intérim à M. Benoit Collette, assistantdirecteur relations avec le milieu, dès l autorisation de la présente, toute l autorité et les pouvoirs de la fonction de directeur du Service de la vie communautaire et de la culture au salaire annuel de ,75 $, et ce, tant qu il agira à titre de directeur du Service; code budgétaire: T) l abolition du poste d assistant-directeur relations avec le milieu, au salaire annuel de ,93 $; code budgétaire: SERVICE DU GREFFE U) d accorder à Me Chantal Sainte-Marie, assistante directrice et greffière adjointe, une majoration de 7% de son salaire pour la période ayant commencée le 1 er décembre 2013 et ce jusqu à l acceptation de la présente et d accorder par intérim, par la suite, toute l autorité et les pouvoirs de la fonction de directeur et greffier au Service du greffe au salaire annuel de ,75 $ et ce, tant qu elle agira à titre de directrice et greffière du Service; code budgétaire: ORGANIGRAMMES V) d approuver les organigrammes des Services suivants, tels que présentés et joints au rapport du Service des ressources humaines susdit: - Direction générale (macrostructure) - Urbanisme - Police (macrostructure) - Communications - Vie communautaire et de la culture (organigramme partiel)

5 Page 154 CE-2014/989 W) les réaménagements budgétaires qui pourraient découler de la présente recommandation. CE-2014/990 RECOMMANDATION AU CONSEIL STRUCTURE ORGANISATIONNELLE CONSIDÉRANT l importance d avoir une structure administrative intégrée et plus souple répondant aux besoins actuels et futurs de la municipalité et de ses citoyens; CONSIDÉRANT que cette nouvelle organisation de travail permettra de consolider les actions administratives, de la planification à la réalisation des activités tout en favorisant l intégration des équipes et le partage des expertises; CONSIDÉRANT qu afin de solidifier l organisation dans un contexte où la complexité des dossiers est un enjeu majeur et ainsi de mieux définir les rôles et les responsabilités de chaque Service, trois (3) directions générales adjointes seront créées; EN CONSÉQUENCE, IL EST que recommandation soit faite au Conseil d approuver les modifications apportées à la structure organisationnelle de Ville de Laval, à savoir: - modification du poste titularisé de directeur général adjoint gestion stratégique et programme (0001) en un poste de directeur général adjoint développement durable; - modification du poste titularisé de directeur général adjoint processus financiers et dossiers majeurs (0001) en un poste de directeur général adjoint administration; - modification du poste vacant de directeur général adjoint services aux citoyens (0001) en un poste de directeur général adjoint services de proximité; - modification du poste de coordonnateur secrétariat corporatif, budgété six (6) mois au budget 2014, au montant de $ en un poste d adjoint au directeur général au salaire annuel de ,77 $; - modification du poste titularisé de directeur délégué dossiers juridiques au salaire annuel de $ en un poste d adjoint au directeur général, au salaire annuel de ,19 $;

6 Page 155 CE-2014/990 - modification du poste titularisé de directeur délégué dossiers régionaux au salaire annuel de $ en un poste d adjoint au DGA développement durable, et ce, au même salaire; - création au Service de police du Bureau de la protection de l intégrité et de l éthique municipale; d approuver les organigrammes de la Direction générale et du Service de police (macrostructure) dont copies sont jointes à la présente pour en faire partie intégrante. CE-2014/991 RECOMMANDATION AU CONSEIL NOMINATION ADJOINT AU DIRECTEUR GÉNÉRAL que recommandation soit faite au Conseil d approuver la réaffectation de Mme Martine Lachambre, directeur général adjoint, module gestion stratégique et programmes, au poste d adjoint au directeur général au salaire annuel de ,77 $. CE-2014/992 RECOMMANDATION AU CONSEIL NOMINATION ADJOINT AU DIRECTEUR GÉNÉRAL que recommandation soit faite au Conseil d approuver la promotion de Me Marie-Claude Mondor, directeur délégué dossiers juridiques, au poste d adjoint au directeur général, au salaire annuel de ,19 $.

7 Page 156 CE-2014/993 RECOMMANDATION AU CONSEIL NOMINATION ADJOINT AU DGA, DÉVELOPPEMENT DURABLE que recommandation soit faite au Conseil d approuver la nomination de M. Denis Fafard, directeur délégué dossiers régionaux, au poste d adjoint au DGA développement durable, et ce, au même salaire et aux mêmes conditions. CE-2014/994 RECOMMANDATION AU CONSEIL NOMINATION ADJOINT AU DIRECTEUR - URBANISME que recommandation soit faite au Conseil d approuver le transfert budgétaire et la modification du poste titularisé de directeur délégué coordination projets de développement au salaire annuel de ,19 $ en un poste d adjoint au directeur, et ce, au même salaire, de la Direction générale au Service de l urbanisme; d approuver la nomination de M. Michel Rhéaume, directeur délégué coordination projets de développement, au poste d adjoint au directeur, au Service de l urbanisme, et ce, au même salaire et aux mêmes conditions. CE-2014/995 RECOMMANDATION AU CONSEIL NOMINATION DIRECTEUR VIE COMMUNAUTAIRE ET CULTURE

8 Page 157 CE-2014/995 que recommandation soit faite au Conseil que M. Benoit Collette, assistant-directeur relations avec le milieu, soit nommé par intérim dès l autorisation de la présente, avec toute l autorité et les pouvoirs de la fonction de directeur du Service de la vie communautaire et de la culture au salaire annuel de ,75 $, et ce, tant qu il agira à titre de directeur du Service. CE-2014/996 RECOMMANDATION AU CONSEIL NOMINATION DIRECTEUR ET GREFFIER - GREFFE que recommandation soit faite au Conseil d accorder à Me Chantal Sainte-Marie, assistante directrice et greffière adjointe, une majoration de 7% de son salaire pour la période ayant commencée le 1 er décembre 2013, et ce, jusqu à l acceptation de la présente et par la suite, de la nommer par intérim, avec toute l autorité et les pouvoirs de la fonction de directeur et greffier au Service du greffe au salaire annuel de ,75 $ et ce, tant qu elle agira à titre de directrice et greffière du Service. CE-2014/997 RECOMMANDATION AU CONSEIL MANDAT DU BUREAU DE L OMBUDSMAN ATTENDU que l article de la Loi sur les cités et villes (RLRQ, c. C-19) prévoit que le Conseil peut, par résolution adoptée à la majorité des deux tiers des voix de ses membres, nommer une personne pour agir à titre d ombudsman de la Ville ou créer un organisme pour agir à ce titre; ATTENDU que l article stipule que le Conseil peut également déterminer, par résolution, la durée du mandat, de même que les droits, pouvoirs et obligations, selon le cas, de cette personne ou de cet organisme;

9 Page 158 CE-2014/997 ATTENDU que le Conseil a adopté la résolution 2010/845 créant le Bureau de l ombudsman; ATTENDU que le règlement L concernant la création des différents services et bureaux de la Ville et établissant le champ de leurs activités prévoit la création du Bureau de l ombudsman; ATTENDU que la résolution 2010/845 a été remplacée par la résolution 2013/58 approuvant la modification du Bureau de l ombudsman et le remplacement de ce dernier par une personne agissant à titre d ombudsman de la ville, son mandat, ses droits, ses pouvoirs et ses obligations; ATTENDU que le Conseil désire rescinder la résolution 2013/58 par une nouvelle résolution; EN CONSÉQUENCE, IL EST que recommandation soit faite au Conseil: - de rescinder la résolution 2013/58; - de déterminer la durée du mandat, de même que les droits, pouvoirs et obligations de l ombudsman: 1.- DÉFINITIONS 1.1 Dans cette résolution à moins que le contexte n indique un sens différent, on entend par: «associé»: une personne liée à une autre par un intérêt financier, commercial ou professionnel commun; «citoyen»: toute personne physique résidant sur le territoire de la Ville; «Comité exécutif»: le comité exécutif de la Ville; «Conseil»: le conseil municipal de la Ville; «intérêt personnel»: intérêt de la personne concernée, qu il soit direct ou indirect, pécuniaire ou non, réel, apparent ou potentiel. Il est distinct de celui du public en général ou peut être perçu comme tel par une personne raisonnablement informée; «intérêt des proches»: intérêt du conjoint de la personne concernée, de ses enfants, de ses ascendants ou intérêt d une société, compagnie, coopérative ou association avec laquelle elle entretient une relation d affaires régulière. Il peut être direct ou indirect, pécuniaire ou non, réel, apparent ou potentiel. Il est distinct de celui du public en général ou peut être perçu comme tel par une personne raisonnablement informée;

10 Page 159 CE-2014/997 «organisme para municipal»: toute personne morale qui satisfait à l une ou l autre des conditions suivantes: a) elle fait partie du périmètre comptable défini dans les états financiers de la municipalité; b) la municipalité ou un mandataire de celle-ci nomme plus de 50 % des membres de son conseil d'administration; c) la municipalité ou un mandataire de celle-ci détient plus de 50 % de ses parts ou actions votantes en circulation. «Ville»: la Ville de Laval. 2.- NOMINATION ET REMPLACEMENT 2.1 Le Conseil doit nommer une personne appelée ombudsman et fixer son traitement. L ombudsman relève de l autorité du Conseil. La nomination de l ombudsman se fait par résolution adoptée à la majorité des deux tiers des voix des membres du conseil de la Ville. 2.2 L ombudsman est nommé pour un mandat de cinq (5) ans. Ce mandat peut être renouvelé une seule fois. Il demeure temporairement en fonction à l expiration de son mandat jusqu à ce qu il ait été nommé de nouveau ou remplacé. 2.3 Le Conseil peut nommer un adjoint à l ombudsman sur recommandation de ce dernier. Le Conseil fixe son traitement. La durée de son mandat est d au plus trois (3) ans et il demeure temporairement en fonction à l expiration de son mandat jusqu à ce qu il soit remplacé ou jusqu à ce que le Conseil adopte une résolution à l effet qu il ne sera pas remplacé. 2.4 L ombudsman et son adjoint peuvent en tout temps démissionner en donnant un avis écrit au Conseil. Ils ne peuvent être destitués que par une résolution du Conseil adoptée à la majorité des deux tiers des voix de ses membres. 2.5 Ne peut agir comme ombudsman ou comme adjoint à l ombudsman: 1 un membre du Conseil ou un conseiller politique d un membre du Conseil; 2 l associé d un membre du Conseil; 3 une personne qui, par elle-même ou par son associé, a un intérêt direct ou indirect dans un contrat avec la Ville ou un organisme para municipal;

11 Page 160 CE-2014/997 4 une personne se trouvant dans une situation susceptible de mettre en conflit, d une part, son intérêt personnel ou celui de ses proches et, d autre part, les devoirs de ses fonctions. 3.- POLITIQUES, NORMES ET BUDGET 3.1 L ombudsman est responsable de l application des politiques et des normes de la Ville relatives à la gestion des ressources humaines, matérielles et financières affectées à l exercice de ses fonctions. 3.2 Le Conseil consacre annuellement, dans le budget de la Ville, les sommes nécessaires à l exercice des fonctions de l ombudsman. 4.- COMPÉTENCE 4.1 Sous réserve des paragraphes 4.2 et 4.4 à 4.6, l ombudsman intervient ou enquête de sa propre initiative ou à la demande d un citoyen ou d un groupe de citoyens: 1 chaque fois qu il a des motifs raisonnables de croire qu un citoyen ou un groupe de citoyens a été lésé ou peut vraisemblablement l être par l acte ou l omission de la Ville ou d un organisme para municipal ou de leurs fonctionnaires ou employés; 2 à la demande du Comité exécutif ou du Conseil. Les paragraphes 4.4 et 4.5 s appliquent au Comité exécutif et au Conseil en y faisant les adaptations nécessaires. Il peut également intervenir ou faire enquête sur toute affaire concernant un acte ou une omission de la part d une personne effectuant des tâches pour le compte de la Ville. 4.2 L ombudsman ne peut intervenir ou enquêter à l égard de l acte ou de l omission: 1 du Conseil, du Comité exécutif, d un comité ou d une commission de la Ville; 2 de toute personne dans le cadre de relations de travail avec le citoyen ou le groupe de citoyens dont les intérêts seraient visés par l intervention ou l enquête; 3 d un élu municipal ou de toute personne membre du cabinet des élus municipaux; 4 d un policier du Service de police de la Ville; 5 du vérificateur général de la Ville; 6 de la Société de transport de Laval ou de l un de ses employés.

12 Page 161 CE-2014/997 Il ne peut non plus intervenir ou enquêter sur un différend privé entre citoyens, ni sur une décision prise par un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires. 4.3 Si l ombudsman juge la demande irrecevable, il avise le demandeur, par écrit, qu il met fin au processus et lui en donne les motifs. Si la demande est jugée recevable, il avise le demandeur, par écrit, qu il fera enquête. 4.4 L ombudsman peut refuser d intervenir ou de faire enquête. Il ne peut intervenir sur une demande d un citoyen ou d un groupe de citoyens tant que ce citoyen ou ce groupe de citoyens n a pas effectué les démarches appropriées auprès de la Ville pour solutionner sa situation. Il peut également interrompre une intervention ou une enquête lorsqu il est d avis que la demande est frivole, vexatoire ou qu elle n a pas été faite de bonne foi ou qu un recours légal est susceptible de corriger la situation dénoncée. Lorsqu il décide de ne pas intervenir ou enquêter ou d interrompre une intervention ou une enquête, l ombudsman doit faire part de sa décision au demandeur par écrit. Cette décision doit être motivée. 4.5 L ombudsman ne peut intervenir ou faire enquête lorsqu il s est écoulé plus d un an depuis que le citoyen ou le groupe de citoyens dont les intérêts seraient visés par cette intervention ou cette enquête a eu connaissance des faits qui la fondent, à moins que ce citoyen ou ce groupe de citoyens ne démontre, à la satisfaction de l ombudsman, des circonstances exceptionnelles justifiant ce délai. Il doit aviser, par écrit, le demandeur de son refus, le cas échéant. 4.6 L ombudsman doit refuser d intervenir ou de faire enquête à l égard de toute demande susceptible de le placer en conflit d intérêt. 4.7 Lorsqu il décide d enquêter, l ombudsman doit, au début de l enquête, en aviser par écrit le directeur général de la Ville et, selon le cas, le directeur du service de la Ville concerné ou le dirigeant de l organisme para municipal. Il doit inviter l auteur de l acte ou de l omission ou la personne mentionnée au premier alinéa à se faire entendre et lui permettre, s il le juge opportun, de remédier à la situation. Les enquêtes de l ombudsman sont conduites privément. 4.8 L ombudsman peut également inviter à se faire entendre toute autre personne susceptible de lui accorder un éclairage pertinent et prendre tout autre moyen approprié pour obtenir les renseignements ou documents nécessaires ou utiles à l enquête.

13 Page 162 CE-2014/ Tout citoyen ou groupe de citoyens qui fait une demande auprès de l ombudsman doit: 1 fournir ses nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et, dans le cas d un groupe de citoyens, ceux de chacun des citoyens du groupe; 2 exposer les faits qui justifient la demande; 3 décrire la solution qui lui donnerait satisfaction; 4 fournir tout autre renseignement ou document qu il juge ou que l ombudsman juge nécessaire pour le traitement de la demande Dans l exercice de ses fonctions, l ombudsman a le droit d obtenir, de toute personne, tous les renseignements, explications et documents qu il juge nécessaires. L ombudsman, son adjoint et tout membre de son personnel affecté au traitement de la demande peuvent prendre connaissance et faire des copies de tous les dossiers et registres ou de tout autre document qu ils jugent nécessaires. Tout fonctionnaire ou employé de la Ville ou de l organisme para municipal est tenu de collaborer aux enquêtes de l ombudsman Au terme de son enquête, l ombudsman doit faire rapport, par écrit, des résultats au demandeur. Il doit également faire rapport, par écrit, aux personnes mentionnées au premier alinéa du paragraphe À la suite d une enquête, l ombudsman peut, par écrit, recommander toute mesure qu il juge appropriée Lorsqu il fait une recommandation, l ombudsman peut exiger de l une des personnes mentionnées au premier alinéa du paragraphe 4.7 qu elle lui fasse rapport, par écrit, dans un délai donné, des mesures prises ou proposées afin de donner suite à la recommandation. À défaut d obtenir une réponse favorable des personnes visées au premier alinéa dans le délai fixé par l ombudsman, ce dernier peut, par écrit, déposer un rapport au Conseil exposant la situation. Il peut également exposer la situation dans son rapport annuel. 5.- CONFIDENTIALITÉ 5.1 L ombudsman, son adjoint et les membres de son personnel doivent respecter la nature confidentielle de tout renseignement et document portés à leur connaissance dans l exercice de leurs fonctions.

14 Page 163 CE-2014/ RAPPORT AU CONSEIL 6.1 Chaque année, l ombudsman dépose au Conseil, au plus tard le 30 avril, un rapport écrit portant sur l accomplissement de ses fonctions pour l année civile précédente. Il peut également, en tout temps, faire un rapport écrit sur des situations qu il croit d intérêt pour le Conseil ou sur toute situation indiquée au deuxième alinéa du paragraphe 4.13 de l article 4. Ces rapports sont publics après leur dépôt au Conseil et l ombudsman peut les commenter publiquement lorsqu il le juge d intérêt public. (Réf: 26-2) CE-2014/998 MAJORATION DE SALAIRE - CONTENTIEUX d accorder à Mme Francine Payette, assistante directrice du Service du contentieux, une majoration de 7% de son salaire pour la période ayant commencée le 1 er décembre 2013, et qu elle soit maintenue tant qu elle exercera des fonctions d encadrement supérieur non comprises dans ses tâches habituelles. (C/T: ) (Réf: 26-3) À 10 heures, tous les items ayant été considérés, M. Marc Demers, maire et président du Comité exécutif, déclare la séance close. M. Marc Demers, maire et président du Comité exécutif Me Chantal Sainte-Marie, greffière adjointe