Ci-après dénommée «Pays de Montbéliard Agglomération» ou la «Communauté d Agglomération», N Siret :

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1 CONVENTION DE PARTENARIAT RELATIVE A L ORGANISATION D UN EVENEMENT PORTANT OBJECTIFS ET MOYENS PAYS DE MONTBELIARD AGGLOMERATION / Association. Nom de l évènement sportif :.... Date 2017 Entre : La Communauté d Agglomération «Pays de Montbéliard Agglomération», domiciliée 8 avenue des alliés à Montbéliard (25200), représentée par son Président Monsieur Charles DEMOUGE, habilité à intervenir aux présentes par délibération du Conseil de Communauté en date du., Ci-après dénommée «Pays de Montbéliard Agglomération» ou la «Communauté d Agglomération», N Siret : D une part Et : L Association sportive (nom statutaire), domiciliée (adresse) à (Ville, code postal). représentée par son (sa) Président(e), Monsieur/Madame, dûment habilité à intervenir aux présentes, Ci-après dénommée «l Association», ou «(nom statutaire).» D autre part Et conjointement dénommées «les Parties» Préambule Dans le cadre de sa politique sportive, Pays de Montbéliard Agglomération est partenaire d événements sportifs, qui par leurs organisations sur le Pays de Montbéliard sont vecteur du développement et de l attractivité des pratiques concernées auprès de tous les publics et particulièrement des jeunes. Pays de Montbéliard Agglomération est également engagé dans une politique de promotion externe, de valorisation de son image et de la notoriété de son territoire qui l amène à soutenir des événements de type festif, culturel ou sportif organisés localement, dont l envergure, l impact médiatique et populaire contribue à faire connaître le Pays de Montbéliard, et en favorise le développement touristique et économique. De son côté, l Association «(nom statutaire)., organise le..(date de l événement) 2017 à (lieu de l évenement),... (nom de l évènement). 1/7

2 C est au titre de l organisation de cet événement sportif que l association a sollicité le soutien Pays de Montbéliard Agglomération. Cet événement participant directement à la mise en œuvre du schéma sportif de la communauté d agglomération et contribuant par ailleurs à la promotion de son territoire, Pays de Montbéliard Agglomération a décidé de répondre favorablement à cette demande dans les conditions définies par la présente convention. Ceci étant exposé, les Parties ont convenu ce qui suit : Article 1. Objet La présente convention a pour objet de définir, les engagements respectifs de Pays de Montbéliard Agglomération et de l association pour conforter mutuellement leurs actions en faveur du développement du sport et plus particulièrement de, ainsi que de la promotion du territoire au travers de l organisation..(date de l événement) 2017 à (lieu de l évenement),... (nom de l évènement). Ces engagements mutuels matérialisent ainsi le partenariat entre la Communauté d Agglomération et l association. Article 2. Engagements de l association Article 2.1. Engagements généraux L Association s engage, à son initiative et sous sa responsabilité, à organiser le..(date de l événement) 2017 à (lieu de l évènement),... (nom de l évènement). Il est précisé que l association est seule responsable de la gestion organisationnelle, administrative et financière de l événement, ses personnels et biens ainsi que des personnels et / ou équipements mis à sa disposition, du respect des lois et règlements en vigueur (notamment fédéraux) sans que la responsabilité de Pays de Montbéliard Agglomération ne puisse être recherchée pour un motif d une quelconque nature. Article 2.2. Actions de promotion pour le grand public et les scolaires L Association s engage à faire ses meilleurs efforts pour associer le grand public et les scolaires à son évènement. Article 2.3. Actions de valorisation du Pays de Montbéliard L association s engage à faire ses meilleurs efforts pour valoriser les produits et faire appel aux commerçants du Pays de Montbéliard (hôtellerie, restauration, traiteur, visite des lieux touristiques ). Article 2.4. Actions de tri des déchets L association s engage à faire ses meilleurs efforts pour mettre en place un système de tri des déchets efficace. L association pourra notamment solliciter l aide et les conseils du service environnement de PMA pour la partie déchets recyclables. 2/7

3 Article 2.5. Remise de documents L association au titre de la présente convention s engage également à fournir à Pays de Montbéliard Agglomération : - un bilan (bilan financier, bilan général et revue de presse) de l événement sous trois mois à l issue de l évènement plus tard, - les justificatifs d assurance visés à l article 2 alinéa 8 dans un délai de 10 jours à compter de la signature de la présente convention. - au moins 30 jours avant la tenue de l événement, et le cas échéant, une présentation du plan d actions de promotion de l évènement par publics cibles et de valorisation de l image du territoire de Pays de Montbéliard Agglomération au travers de celui-ci. Ces documents devront être certifiés sincères et véritables par le président de l Association ainsi que par le trésorier ou le commissaire aux comptes le cas échéant pour les documents financiers. Il est précisé que l association s engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la Communauté d Agglomération de la réalisation des actions visées à l article 2.1 ci-dessus, notamment par l accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile. Article 2.6. Actions de communication Article Plan de communication L association devra associer Pays de Montbéliard Agglomération à toutes les opérations de relations publiques, relatives à la présente convention, qu il organise. Les représentants élus et fonctionnaires de la Communauté d Agglomération seront invités à l initiative de l organisateur à l ensemble des manifestations selon les listes fournies et / ou approuvées par la Direction Communication de la Communauté d'agglomération. L Association s engage à faire figurer systématiquement le nom et le logo de Pays de Montbéliard Agglomération sur tous les documents officiels qu elle produit en vue de promouvoir les activités liées à la présente convention. Les supports visés sont notamment : affiches, programmes publicitaires, site Internet, annonces presses, chartes graphiques, arche et ligne d arrivée... L association s engage à citer le partenariat qui le lie avec Pays de Montbéliard Agglomération lors de tout échange officiel avec les médias (conférence de presse, dossier de presse, rencontre presse, page site internet ). L association autorise expressément, en sa qualité de partenaire, l utilisation par Pays de Montbéliard Agglomération de la mention partenaire officiel du (nom de l évènement)._, ainsi que le visuel de promotion des événements, pour sa propre communication. Une affiche au moins de l évènement sera transmise à la Communauté d Agglomération. Article Présence sur le site : Des banderoles ou des panneaux fournis le cas échéant par Pays de Montbéliard Agglomération devront être pris en charge et installés par l organisateur sur le secteur de la manifestation le jour dit. Ils devront être placés dans le champ des caméras de télévision le cas échéant. Ils seront retournés en parfait état à Pays de Montbéliard Agglomération à l issue de l évènement. 3/7

4 Dans le cadre des éventuelles conférences de presse ou lors de prises de paroles officielles, le logo de Pays de Montbéliard Agglomération devra figurer derrière les intervenants de façon visible. Article 2.7. Droits de propriété intellectuelle Les droits liés aux œuvres créées, (images, photographies, vidéos et autres), réalisées ou produites par l Association ou par la Communauté d Agglomération elle-même, dans le cadre de la présente convention (droits de représentation et de reproduction sur tous supports, notamment diffusion sur une chaîne TV, site web, etc ) seront intégralement utilisables par la Communauté d Agglomération, sans autre forme de rétribution. Article 2.8. Invitations L association s engage à inviter les élus représentants Pays de Montbéliard Agglomération pour la remise des prix ou les zones VIP. Pour ce faire, une liste sera transmise par les services de la Communauté d Agglomération. Article 2.9. Assurances L association déclare et garantit que toutes les assurances relatives à l organisation de l événement seront souscrites, et notamment : - une assurance «Risques locatifs», garantissant les biens (bâtiments, matériels, agencements, etc ) qui lui sont mis à disposition le cas échéant pour l'ensemble des risques de toute nature (incendie, dégâts des eaux, vandalisme, vol, bris de glace, etc.) - une assurance «responsabilité civile», pour tous les dommages de toute nature occasionnés aux tiers du fait de son activité, de son matériel et installations électriques et de son personnel, - une assurance «organisateur de manifestation» conforme à la réglementation en vigueur, L association fera également ses meilleurs efforts pour souscrire une assurance «risques annulation» susceptible de garantir couvrant les frais du l association engagés à l occasion de l événement L association devra fournir à la Communauté d Agglomération un justificatif des assurances susvisées mentionnant la régularité du paiement des primes correspondantes au plus tard 10 jours suivant la signature de la présente convention. Article 3. Engagements de Pays de Montbéliard Agglomération: Article 3.1. Soutien financier Subvention de fonctionnement Au titre de la présente convention, Pays de Montbéliard Agglomération s engage à soutenir financièrement l Association au regard des frais liés à l organisation de l évènement.. et ce, via l attribution d une subvention d un montant global, forfaitaire et non révisable, arrêté par délibération de ses instances compétentes, d un montant de.. Il est précisé que le versement de la subvention susvisée est lié à la mise en œuvre d actions spécifiques et d activités d intérêt général Modalités de versement de la subvention de fonctionnement La subvention susvisée sera versée à l Association selon les modalités suivantes : - 80 % soit la somme de au moment de la signature de la présente convention, 4/7

5 - 20% restant soit au vue de la bonne exécution de la présente convention et de la transmission à la Communauté d Agglomération des documents visés à l article 2.5 Les sommes ci-dessus visées seront versées par virement bancaire au compte mentionné sur le RIB au nom de l Association Subvention d investissement (le cas échéant) Au titre de la présente convention, Pays de Montbéliard Agglomération s engage à soutenir financièrement l Association au regard des frais liés aux travaux dans le cadre de l organisation de l évènement, via l attribution d une subvention d investissement d un montant global, forfaitaire et non révisable, arrêté par délibération de ses instances compétentes, de Modalités de versement de la subvention d investissement (le cas échéant) La subvention susvisée sera versée à l Association selon les modalités suivantes : - 80 % soit la somme de au moment de la signature de la présente convention, - 20% restant soit au vue de la bonne exécution de la présente convention et de la transmission à la Communauté d Agglomération d un bilan financier des travaux. Il est précisé que le versement de la subvention susvisée est lié à la mise en œuvre des travaux. En cas de non réalisation, ou de réalisation partielle, un prorata pourra être appliqué. Les sommes ci-dessus visées seront versées par virement bancaire au compte mentionné sur le RIB au nom de l Association. Article 3.2. Mise à disposition de matériels et/ou prestations en nature (le cas échéant) : Dans le cas où Pays de Montbéliard Agglomération consentirait une mise à disposition de matériels à l association, lesdits matériels et/ou prestations en nature seraient listés ci-après ou précisez dans un courrier ultérieur. Article 3.3. Mise à disposition de locaux (le cas échéant) : Le cas échéant, une convention de mise à disposition spécifique sera établie. Article 3.4. Actions de communication : Compte tenu de l intérêt pour Pays de Montbéliard Agglomération de promouvoir l événement, cette dernière fera ses meilleurs efforts afin de mettre en place, au travers de ses outils de communications institutionnels habituels une promotion de l événement, notamment dans le cadre de de ses différents supports gratuits: site internet PMA et réseaux sociaux. Si d autres actions de communication étaient mises en places, elles seraient complétées ici ou listées dans le courrier de notification de la convention. Article 4. DISPOSITIONS GENERALES Article 4.1 Sécurité L organisation de la sécurité de l événement incombe à l association en lien avec les pouvoirs publics. Des réunions d information, entre toutes les parties concernées, seront mises en place afin de définir le meilleur niveau de protection pour l événement et de coordonner les différents services. Le cas échéant, une cellule de coordination sera mise en place par l association. 5/7

6 Article 4.2 Entrée en vigueur - Durée de la convention La présente convention entre en vigueur au jour de sa signature et prendra fin à la parfaite exécution des engagements respectifs des parties. Article Incessibilité des droits La présente convention étant consentie intuitu personae et en considération des objectifs décrits cidessus, toute cession de droits en résultant est interdite. Article 4.4 Résiliation non-respect du contrat La présente convention pourra être résiliée par l une ou l autre des parties en cas de non-respect de l une ou plusieurs de ses clauses ou des lois et règlements en vigueur en la matière. La résiliation sera prononcée à l expiration d un délai de 15 jours suivant l envoi à l autre Partie d une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de s exécuter, restée infructueuse. Dès que la résiliation deviendra effective, l Association perdra tout droit à l utilisation des moyens financiers mis à disposition, sans pouvoir prétendre à aucune indemnisation du préjudice qu elle pourrait subir du fait de la résiliation. La résiliation de la présente convention emporte de facto l annulation de la subvention et le reversement de la partie déjà perçue, le cas échéant. Article Annulation de l événement En cas d annulation de l évènement par l association, Pays de Montbéliard Agglomération ne versera pas sa participation financière. Dans cette hypothèse, l organisateur s engage à reverser à la Communauté d'agglomération la fraction correspondante de l avance éventuellement perçue en vue du financement de l action annulée. Si l évènement a dû être annulé pour cause de force majeure, l avance de subvention versée par la Communauté d'agglomération pourra servir à honorer les dépenses engagées et justifiées par l association dans l attente d une prise en charge par les compagnies d assurance le cas échéant. Article Force majeure En cas de survenance d un cas de force majeure, imprévisible, irrésistible et insurmontable tel que défini par la jurisprudence au moment des faits, entraînant par conséquence des conditions d exécution particulièrement exceptionnelles, les obligations de la partie en cause dont l exécution sera spécifiquement affectée par le cas de force majeure seront suspendues à compter de la date de notification, de même que les obligations correspondantes de l autre partie. La partie dont l'exécution est affectée par le cas de force majeure, devra le notifier à l autre partie dans les délais les plus brefs (compte tenu des circonstances), en décrivant l événement et ses effets sur l exécution du présent contrat. Dans le cas où la force majeure durerait plus de 10 jours à compter de la date de la notification susvisée, la partie la plus diligente pourra à tout moment résilier le présent contrat par notification à l'autre partie, avec effet le quatre-vingt-dixième jour suivant la date de ladite notification. La résiliation effectuée en application du présent paragraphe ne confèrera aucun droit à indemnité à l une quelconque des parties. Article 4.7 Ensemble contractuel Les engagements entre les Parties sont portés par la présente convention et ses annexes. 6/7

7 Elle annule et remplace les engagements contractuels antérieurs existants entre les Parties ayant trait au même objet, le cas échéant. Article 4.8 Droit applicable - Règlement des différends Le droit applicable à la présente convention est le droit français. Les Parties conviennent de tenter de régler à l amiable tout litige, toute difficulté ou contestation qui s élèverait à l occasion de la validité, l interprétation ou de l exécution de la présente convention. En cas d impossibilité de règlement amiable, le différend sera porté devant le tribunal territorialement compétent. Article 4.9 Nullité d une clause Si l une ou l autre des clauses de la présente convention s avérait être déclarée invalide, les Parties se réuniront dans les plus brefs délais afin de la renégocier et la remplacer de façon expresse. Article 4.10 Modifications de la convention Toute modification des conditions ou modalités d exécution de la présente convention, définie d un commun accord entre les Parties, fera l objet d un avenant express. Article 4.11 Indépendance des Parties La Communauté d Agglomération et l association, Parties à la convention, sont des personnes morales indépendantes l une de l autre. Fait en 4 exemplaires originaux, A Le Pour Pays de Montbéliard Agglomération, Le Président, Pour _ Le Président, 7/7