Table des matières. Guide utilisateur seilia v1.0

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1 Logiciel immobilier

2 Table des matières 1. Ajouter un bien... 4 Catégorie... 4 Type... 4 a) Pour ajouter un bien faisant partie du catalogue vente ou biens professionnels... 5 Généralité... 5 Techniques... 7 Descriptifs... 8 «Plus»... 8 Multimédia... 8 Viager... Erreur! Signet non défini. Référencement... 9 Rapprochement... 9 Visites... 9 Aperçu... 9 Fiche vitrine b) Pour ajouter un bien faisant partie du catalogue location saisonnière Généralité Techniques Descriptifs «Plus» Multimédia Référencement Réservation Aperçu Fiche vitrine Voir mes biens Mes biens Tous les biens... Erreur! Signet non défini. Imprimer Mes propriétaires Mes acheteurs Gestion des collaborateurs Profil Admin Voir mon site Profil agence Gestion des coups de cœur Gestion Editorial CMS Mes préférences Exportation Logic immo (exemple d exportation) Voir les biens à exporter Accès rapide Choisissez une référence Page 2 sur 20

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4 1. Ajouter un bien Choisissez tout d abord la catégorie et le type de bien que vous souhaitez ajouter. Catégorie Vous avez la possibilité de choisir entre 4 catégories de catalogues différents (suivant les catalogues achetés) : Vente Location Location saisonnière Biens professionnels Maisons individuelles Programme neuf Type Vous avez la possibilité de choisir entre différents types de biens : Maison/villa Appartement Terrain Stationnement Immeuble Local professionnel Immobilier de prestige Dans les deux cas, la liste n est pas exhaustive et est susceptible d évoluer. (Cliquez pour valider) Page 4 sur 20

5 a) Pour ajouter un bien faisant partie du catalogue vente ou biens professionnels Votre fiche de bien se compose de plusieurs onglets. Onglet Généralité Résumé Cette rubrique va faire apparaître la catégorie et le type de bien que vous aurez choisis préalablement. Elle restera visible et accessible tout au long de la navigation, quel que soit l onglet, pour vous permettre de savoir en permanence sur quel bien vous travaillez, si vous devez reprendre après une interruption. Ensuite il vous faudra remplir certains champs comme : -Validez ce bien : cochez cette case pour valider cette annonce lorsque vous avez terminé la saisie. Le bien sera ensuite disponible sur les différents supports de diffusion (visible en ligne). Si cette case n'est pas cochée, le bien est créé mais n'est pas diffusable. -Identifiant Seilia : identifiant créé automatiquement lors de l enregistrement du bien. -Verrouillez ce bien : lorsque vous verrouillez un bien, ce dernier n'est plus mis à jour lors de l'importation de vos biens en provenance de votre logiciel principal vers Seilia. -Sous type (2 pièces, appartement T4 ) : si vous souhaitez créer un nouveau sous-type, il vous faut au préalable remplir toute la fiche et enregistrer le bien. -Donnez une référence à votre annonce : cela vous permet, en plus de le référence Seilia, d utiliser vos numéros de mandat ou vos propres références. -Accroche : permet de faire ressortir un qualificatif de type «A saisir», «Exceptionnel» sur votre annonce, l accroche rentre dans la constitution du titre automatique. -Marquez le bien : A vendre/a louer ou vendu/loué. Barre d onglets Aspects de la fiche Bien. Au fur et à mesure de la saisie, de nouveaux onglets apparaissent. Bouton «Enregistrer» Permet la sauvegarde de l onglet en cours d édition. Coups de cœur Vous avez la possibilité de mettre en avant un bien sur la page d accueil de votre site en le désignant comme l un de vos coups de cœur. Choix du propriétaire Permet de créer la fiche propriétaire à rattacher à un ou plusieurs biens. Page 5 sur 20

6 Disponibilité Vous permet de dire si l appartement est: Libre Occupé Loué Détails financiers Vous permet de donner des informations concernant le prix de vente ou le prix de la location par mois du bien ainsi que d autres informations financières. Informations grises Cette rubrique vous permet de donner des renseignements concernant le lieu où se trouve le bien. Ce sont des «informations grises» qui vous appartiennent : elles ne sont en aucun cas reprises par le logiciel. Vous avez toutefois la possibilité de faire apparaitre certaines informations sur l annonce : code postal, ville ou encore quartier. Géolocalisation Cette rubrique vous permet de situer le bien à vendre ou à louer. Ces informations apportent une localisation du bien sans dévoiler l adresse précise. En revanche, les champs renseignés seront visible sur le site (Code postal Internet, Ville / Village Internet et Adresse Internet). Le nom des champs est complété par Internet pour vous préciser qu ils seront visibles par les utilisateurs. Enfin, une fois les champs remplis vous pourrez cliquez sur, cette fonction permet de calculer la latitude et longitude grâce aux informations que vous avez précédemment remplis et d afficher dans votre annonce une carte Google Map permettant à l internaute de situer le bien et son environnement. Publication Vous permet de choisir les supports sur lesquels vous souhaitez publier le bien. Si vous possédez l option «multi diffusion» vous pourrez publier vers les autres portails immobiliers (123 Immo, Seloger ). Ils s afficheront sous la forme de liste pour un choix unitaire par annonce. Une fonction automatisée est également disponible dans «Mes références». (Cliquez pour enregistrer le bien. Il sera visible en ligne si vous avez décidé de cocher la case Valider ce bien prévue à cet effet). Page 6 sur 20

7 Résumé Une fois le bien enregistré, un identifiant Seilia est automatiquement créé. La page reprenant les informations saisies s affiche et vous pouvez alors créer un sous-type. Pour cela il vous suffit de cliquer sur puis de donner un nom à votre soustype. Ce sous-type pourra être réutilisé lors de l ajout d un même type de bien. Vous devez réenregistrer votre bien pour que les informations soit prises en compte, vous pourrez alors passer à l étape suivante. Les secteurs et les sous-types peuvent être créés d avance dans «Mes références». Onglet Techniques Résumé Diagnostic de performance énergétique (DPE) Cette rubrique vous permet de présenter les performances énergétiques du bien. Une fois en ligne, une flèche indiquera le DPE de votre bien sur le graphique présent ci-dessous. Exemple de bien : Technique Cette rubrique vous permet de présenter les aspects techniques rattachés au bien. Exemple : ascenseur, accès handicapé, piscine qui apparaitront sous forme de liste sur le bien. Appartement/ Habitation Permet d avoir des informations concernant l immeuble (cave, parking, année de construction ). Les champs descriptifs permettent de détailler plus précisément le bien. Ex : Grand salon de 26 m², très lumineux avec baie vitrée et vue sur jardin. Intérieur Donne des renseignements concernant les pièces, équipements et surface du bien. Page 7 sur 20

8 Onglet Descriptifs Vous permet de décrire les biens en plusieurs langues : Français/Anglais/Espagnol (autres langues sur demande). Vous pouvez également fournir un descriptif commercial différent dans le cadre de la multidiffusion pour avoir un contenu différent sur les portails d annonce que celui présent sur votre site. «Plus» Cette rubrique vous permet de donner des informations complémentaires concernant : Confort et Aménagement Jardin et extérieur Localisation et proximité Multimédia Edition d une photo Pour ajouter une photo qui illustrera le bien que vous venez d ajouter il vous suffit de rechercher dans vos fichiers la photo en cliquant sur légende. Vidéos puis de lui donner une Pour ajouter une vidéo qui illustrera le bien que vous venez d ajouter il vous suffit de rechercher dans vos fichiers la vidéo au format FLV en cliquant sur puis de lui donner une légende. Dans le cas où votre vidéo ne serait pas au format FLV, il vous est possible de convertir votre vidéo à l aide d un utilitaire gratuit appelé Free FLV Converter. Ce logiciel est disponible en téléchargement à cette adresse : Vous avez également la possibilité de fournir directement l adresse de votre vidéo si celle-ci est déjà en ligne sur un serveur distant. Il est cependant nécessaire d être vigilant quant au nom du fichier de la photo ou de la vidéo à importer : les caractères spéciaux ou exotiques pouvant engendrer des bugs lors de l upload du média. Page 8 sur 20

9 Onglet Référencement Cette rubrique vous permet d améliorer le référencement de votre bien. En tant qu administrateur de votre site, vous avez la possibilité de modifier le titre de vos annonces ainsi que leur descriptif et URL afin de gagner immédiatement en visibilité sur le Web. Cependant, si vous souhaitez optimiser ces champs, vous devez d abord maîtriser les enjeux du référencement, contactez-nous dès à présent. Nous sommes en mesure de vous accompagner et de former vos équipes aux subtilités du référencement de vos annonces grâce à notre module F.O.R.M. Onglet Rapprochement Cette fonction permet un accès pour chaque bien, en le rapprochant d un acheteur potentiel. Une fois un acheteur potentiel inscrit, le logiciel fera automatiquement le rapprochement entre sa demande et un bien correspondant dans votre catalogue. Pour vous signaler le rapprochement, un d alerte vous sera envoyé. Onglet Visites Cette rubrique vous permet de planifier des visites (visible par tous les collaborateurs qui accèdent à la fiche du bien). Il vous suffit de remplir l heure et la date où est prévue la visite et de lui attribuer un acheteur potentiel/client ainsi que le collaborateur chargé du dossier. Si l acheteur ne fait pas partie de la liste déjà existante, vous aurez la possibilité de le créer en cliquant sur. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas ajouter de visite. Cliquez ensuite sur, un message vert apparait pour confirmer l enregistrement. Une fois la visite planifiée vous pouvez la supprimer (désistement ou imprévu) en cliquant sur. Onglet Aperçu Cette rubrique vous permet d avoir une vision globale des principaux champs que vous avez préalablement renseignés et vérifier la conformité de votre annonce. Vous avez la possibilité d imprimer la page en appuyant sur le bouton. Vous pouvez également enregistrer la fiche au format PDF pour l envoyer par mail à un client potentiel ou la remettre au comptoir. Ce modèle de fiche de bien est fourni par défaut mais nous pouvons cependant le personnaliser à la demande.. Page 9 sur 20

10 Fiche vitrine Cette rubrique vous permet d imprimer vos fiches vitrines. Puis cliquez sur. Deux formats sont disponibles : à la française ou à l italienne. Si ce modèle est fourni par défaut, nous pouvons cependant personnaliser la fiche vitrine sur simple demande. Page 10 sur 20

11 b) Pour ajouter un bien faisant partie du catalogue location ou location saisonnière Votre fiche de bien se compose de plusieurs onglets. Onglet Généralité Cette rubrique va faire apparaître la catégorie et le type de bien que vous aurez choisis préalablement. Elle suivra sur tous les onglets pour vous permettre de savoir en permanence sur quel bien vous travaillez, notamment en cas de reprise après une interruption. Ensuite il vous vaudra remplir certains champs comme : Sous type (2 pièces, appartement T4 ) : si vous souhaitez créer un nouveau sous-type, il vous faut au préalable remplir toute la fiche et enregistrer le bien. Donner une référence à votre annonce : pour la distinguer des autres. Marquer le bien : A vendre/ A louer ou vendu/loué. Cette rubrique va faire apparaître la catégorie et le type de bien que vous aurez choisis préalablement. Accroche : permet de mettre en exergue un qualificatif de type «A saisir» ou «Exceptionnel» sur votre annonce. Ele rentre dans la constitution du titre automatique. Coups de cœur Vous avez la possibilité de mettre en avant un bien sur la page d accueil de votre site en le désignant comme l un de vos coups de cœur. Choix du propriétaire Permet de créer la fiche propriétaire à rattacher à un ou plusieurs biens. Semaine Une nouvelle information est à fournir : la date ainsi que la durée de la location. Détails financiers Vous permet de donner des informations concernant le prix de vente ou le prix de la location par mois du bien ainsi que d autres informations financières. Informations grises Cette rubrique vous permet de donner des renseignements concernant le lieu où se trouve le bien. Ce sont des «informations grises» qui vous appartiennent. Elles ne sont en aucun cas reprises par le logiciel. Vous avez toutefois la possibilité de faire apparaitre certaines informations sur l annonce : code postal, ville ou encore quartier. Page 11 sur 20

12 Géolocalisation Cette rubrique vous permet de situer le bien à vendre ou à louer. Ces informations apportent une localisation du bien sans dévoiler l adresse précise. En revanche, les champs renseignés seront visible sur le site (Code postal Internet, Ville / Village Internet et Adresse Internet). Le nom des champs est complété par Internet pour vous préciser qu ils seront visibles par les utilisateurs. Enfin, une fois les champs remplis vous pourrez cliquez sur, cette fonction permet de calculer la latitude et longitude grâce aux informations que vous avez précédemment remplis et d afficher dans votre annonce une carte Google Map permettant à l internaute de situer le bien et son environnement. Publication Vous permet de choisir les supports sur lesquels vous souhaitez publier le bien. Si vous possédez l option «multi diffusion» vous pourrez publier vers les autres portails immobiliers (123 Immo, Seloger ). Ils s afficheront sous forme de liste pour un choix unitaire par annonce. Une fonction automatisée est également disponible dans «Mes références». (Cliquez pour enregistrer le bien. Il sera visible en ligne si vous avez décidé de cocher la case Valider ce bien prévue à cet effet). Résumé Une fois le bien enregistré, un identifiant Seilia est automatiquement créé. Vous avez à présent la possibilité de créer un sous-type. Pour cela il vous suffit de cliquer sur puis de donner un nom à votre soustype. Ce sous-type pourra être réutilisé lors de l ajout d un même type de bien. Vous devez réenregistrer votre bien pour que les informations soit prises en compte, vous pourrez alors passer à l étape suivante. Pour les sous-types, vous pouvez les créer d avace dans «Mes références». Page 12 sur 20

13 Onglet Techniques Diagnostic de performance énergétique (DPE) Cette rubrique vous permet de présenter les performances énergétiques du bien. Une fois en ligne, une flèche indiquera le DPE de votre bien sur le graphique présent ci-dessous. Exemple de bien : Technique Cette rubrique vous permet de présenter les aspects techniques rattachés au bien. Exemple : ascenseur, accès handicapé, piscine qui apparaitront sous forme de liste sur le bien. Appartement/ Habitation Permet d avoir des informations concernant l immeuble (cave, parking, année de construction ). Les champs descriptifs permettent de détailler plus précisément le bien. Ex : Grand salon de 26 m², très lumineux, baies vitrées et vue sur jardin. Intérieur Donne des renseignements concernant les pièces, équipements et surface du bien. Onglets Descriptifs Vous permet de décrire les biens en trois langues : Français/Anglais/Espagnol (autres langues sur demande). Vous pouvez également fournir un descriptif commercial différent dans le cadre de la multidiffusion pour avoir un contenu varié entre les portails d annonces et votre site. Page 13 sur 20

14 Onglet «Plus» Cette rubrique vous permet de donner des informations complémentaires concernant : Confort et Aménagement Jardin et extérieur Localisation et proximité Onglet Multimédia Edition d une photo Pour ajouter une photo qui illustrera le bien que vous venez d ajouter il vous suffit de rechercher dans vos fichiers la photo en cliquant sur légende. Vidéos puis de lui donner une Pour ajouter une vidéo qui illustrera le bien que vous venez d ajouter il vous suffit de rechercher dans vos fichiers la vidéo au format FLV en cliquant sur puis de lui donner une légende. Dans le cas où votre vidéo ne serait pas au format FLV, il vous est possible de convertir votre vidéo à l aide d un utilitaire gratuit appelé Free FLV Converter. Ce logiciel est disponible en téléchargement à cette adresse : Vous avez également la possibilité de fournir directement l adresse de votre vidéo si celle-ci est déjà en ligne sur Internet. Onglet Référencement Cette rubrique vous permet d améliorer le référencement de votre bien. En tant qu administrateur de votre site, vous avez la possibilité de modifier le titre de vos annonces ainsi que leur descriptif et URL afin de gagner immédiatement en visibilité sur le Web. Cependant, si vous souhaitez optimiser ces champs, vous devez d abord maîtriser les enjeux du référencement, contactez-nous dès à présent pour en savoir plus. Page 14 sur 20

15 Onglet Réservation Cette rubrique vous permet d ajouter et d enregistrer une réservation. Pour cela, il vous suffit de renseigner le mois et l année de la location puis de cliquer sur. La liste des différentes dates possibles apparaîtra et vous verrez l état du bien (disponible, réservation, réservation prioritaire ) Aperçu Cette rubrique vous permet d avoir une vision globale des principaux champs que vous avez préalablement renseignés ou non. Vous avez la possibilité d imprimer la page en appuyant sur le bouton. Vous pouvez également exporter la fiche au format PDF pour l archiver ou l envoyer par mail en cliquant sur le bouton. Fiche vitrine Cette rubrique vous permet d exporter votre bien au format PDF et de le télécharger dans le but de l imprimer puis de l afficher. Puis cliquez sur. Page 15 sur 20

16 2. Voir mes biens Mes biens Vous permet de rechercher l un de vos biens ou d afficher tous les biens d une catégorie. Pour cela il vous suffit de remplir les champs du moteur de recherche puis de Imprimer Le bouton «Imprimer» vous permet d imprimer votre sélection ou une liste de biens au format.pdf. 3. Mes propriétaires Cette rubrique vous permet de visualiser la totalité de vos propriétaires, ainsi que des collaborateurs correspondants. En cliquant sur «ajouter un propriétaire» une nouvelle fenêtre apparaîtra et vous pourrez saisir les données d un nouveau propriétaire. Vous avez aussi la possibilité soit de visualiser la fiche propriétaire de l un d entre eux, soit de la modifier, soit de supprimer l un de vos propriétaires. Il est également possible de rattacher un propriétaire à un ou plusieurs biens. 4. Mes acheteurs Cette rubrique vous permet de visualiser la totalité de vos acheteurs potentiels, ainsi que des collaborateurs correspondants. En cliquant sur «ajouter un acheteur» une nouvelle fenêtre apparaîtra et vous pourrez créer un acheteur potentiel et enregistrer sa demande. Après validation, la recherche automatique mettra en correspondance les biens et vous informera par mail du rapprochement bien/acheteur potentiel. Pour créer une nouvelle fiche «Acheteur», il est possible de le faire soit manuellement au comptoir soit de façon automatique par l alerte mail située sur le site Internet de l agence. Vous avez aussi la possibilité soit de visualiser la fiche acheteur de l un d entre eux, soit de la modifier, soit de la supprimer. Lorsque vous accédez à la fiche d un acheteur vous avez accès à 2 onglets. Le premier vous permet de renseigner ses données personnelles, le deuxième vous donne accès au moteur de recherche multi-critères pour enregistrer la recherche de votre client potentiel. Le moteur comprend 35 critères de sélection : plus il y a de critères de renseignés, moins il y aura de biens rapprochés. Une fois les critères de recherche complétés pensez à les enregistrer en cliquant sur. Page 16 sur 20

17 5. Gestion des collaborateurs Cette rubrique vous permet d ajouter un nouveau collaborateur en cliquant sur. Une fois sa fiche renseignée, vous n aurez plus qu à. Vous affectez ces droits : possibilité ou non de consulter, de modifier les biens Vous déterminez aussi son profil : administrateur ou collaborateur. Vous avez aussi la possibilité de modifier la fiche de l un de vos collaborateurs en cliquant sur ou de supprimer un collaborateur en cliquant sur. 6. Profil Admin Cette rubrique comporte toutes les informations concernant votre profil (nom, identifiant, mot de passe, téléphone et ). Vous pouvez à tout moment modifier les informations concernant votre profil, prises en compte après validation. Page 17 sur 20

18 7. Voir mon site Vous permet un accès direct à votre site Internet depuis le back office. 8. Profil agence Cette rubrique comporte toutes les informations concernant votre agence (coordonnées, et site Web), ainsi que votre identifiant Seilia. Vous pouvez à tout moment modifier les informations concernant votre agence. Elles seront prises en compte après validation et apparaitront sur votre site Internet. Cette fonction vous permet également le chargement de votre logo agence, repris automatiquement sur les fiches de bien et les fiches vitrine. 9. Gestion des coups de cœur Cette rubrique vous permet de voir tous les biens que vous avez désignés comme «coups de cœur». En cliquant sur, vous pouvez modifier un coup de cœur existant. Les «coups de cœur» apparaissent sur votre page d accueil (nombre défini : 3, 6, 9), tous les autres étant dans le menu «Coup de cœur». Pour choisir ceux qui doivent être visibles sur la page d accueil, un système de flèches permet de les ordonner : les premiers de la liste sont publiés sur la home page. 10. Gestion Editorial CMS Fonctionnalité sur mesure permettant d administrer tout le contenu de votre site Web et notamment les pages institutionnelles. Ex : pages «Qui sommes-nous», «Accès», «L agence», «Nos services» Page 18 sur 20

19 11. Mes préférences Par défaut «Mes préférences» vous donnent la possibilité de déterminer un département ainsi qu une langue d après une liste déjà existante. Gestion des listes d options Vous avez la possibilité de gérer vos secteurs et vos sous-types. Pour vos secteurs, vous avez la possibilité d en ajouter en cliquant sur cliquant sur ou le supprimer. Ex : «proche base de loisirs de», «proche terminus nord métro», le modifier en Pour vos sous-types, vous avez la possibilité d en ajouter un sur ou de le supprimer. Ex : type «appartement», sous-type «T2 avec balcon»., de le modifier en cliquant Exportation des biens Cette fonction permet à l administrateur d automatiser l export de tous les biens du catalogue sans tenir compte des boutons de diffusion de l onglet général de la fiche de bien. Dans le cas de multiples collaborateurs, cela évite à l administrateur de vérifier bien par bien les sélections d export. Page 19 sur 20

20 12. Exportation Logic immo (exemple d exportation) Ce lien permet de lancer l export des biens précédemment sélectionnés vers la passerelle Logic Immo. 13. Voir les biens à exporter Cette rubrique vous permet de visualiser l ensemble des biens précédemment sélectionnés dans la rubrique Généralité de chaque bien. Vous pouvez éditer ce bien directement dans cette rubrique pour qu il n apparaisse plus dans l export en cliquant sur. 14. Accès rapide Cette rubrique vous permet de rechercher de façon simple et rapide l un de vos biens : il vous suffit simplement de renseigner la référence du bien que vous cherchez. 15. Choisissez une référence Ce menu déroulant vous permet de sélectionner directement la fiche du bien que vous recherchez afin de la modifier. Page 20 sur 20