Etuded undispositifd archivage électroniquedesdossiers

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1 ErnestoCaira Etuded undispositifd archivage électroniquedesdossiers Etudedemarchéetpropositionsd applicationd unenouveleforme d archivage,notammentdesdossiersétudiantsàlahep.ceteanalyse tientcompteduprojetgedainsiquedecertainsaspectsstratégiques TravaildeMaturitéProfessionneleCommerciale UnitéQualité HauteEcolePédagogique Année SouslaresponsabilitédeMessieurs PhilippeR.Rovero,Jan-OlofStrinningetClaudePiloud

2 - Stage de Maturité Professionnelle Commerciale - Institution : HEP Vaud Unité Qualité Avenue de Cour Lausanne qualité@hepl.ch Etablissement de formation : Gymnase de Burier Route de Chailly 1814 La Tour-de Peilz Répondant : Monsieur Claude Pilloud Période du stage : 7 septembre 2008 au 2 juillet 2009 Défense orale : 28 mai 2009 Dossier finalisé en mai 2009

3 Remerciements Mes remerciements vont à : Monsieur Phililppe R. Rovero pour son soutien et sa précieuse relecture Monsieur Jan-Olof Strinning pour son étroite collaboration et son aide tout au long du travail. Mesdames Rosita Caira et Priscille Stauffer pour leur consciencieuse relecture. Monsieur François Zürcher, Madame Jeannette Frey, Monsieur Philippe Schmid et Monsieur André-Daniel Freiburghaus pour leur entertiens.

4 Table des Matières 1 INTRODUCTION ELEMENTS THEORIQUES...7 "#$ %&'()*+,-&'./*01&23(,)&'########################################################################################################################### Définition L archivistique La théorie des trois âges La place des archives dans une entreprise Conservation à long terme...8 "#" ()*+,-(5&&%&*3)/2,60& ################################################################################################################################## La numérisation d un document Optical Character Recognition (OCR) Fichiers d'archive en informatique...10 "#8 )&*/11(2.(3,/2'&32/3,/2'%&5(%&''0)%&'()*+,-&'&%&*3)/2,60&' ###################################$$ Le coffre-fort électronique communiquant Lois sur la protection des données Autres aspects légaux Norme pdf/a Les restrictions d un pdf/a Les variantes Limites de la norme ISO Générer un fichier au format PDF/A PROJET DE NUMERISATION DES DOSSIERS ETUDIANTS #$ 9)&'&23(3,/2.&'./'',&)'.:&30.,(23'##################################################################################################$; But Perspectives d avenir Présentation des dossiers étudiants Contenu d un dossier d étudiant Documents à choisir pour l archivage électronique #" 9)/*&.0)&.&201&),'(3,/2 ########################################################################################################################$ Sélection des documents du dossier Difficultés de numérisation Tests et temps nécessaires à la numérisation Fonctionnalités de la machine : Canon IRC 2880i #8 3)(,3&1&23'0)1(* #######################################################################################################################################"" Création d un pdf Choix du logiciel et du format Autres essais (logiciels de lecture) Compatibilité des logiciels #<.,-&)'&''/%03,/2'.:,23&5)(3,/2#############################################################################################################"= Présentations IS Academia (ISA) Intégration des numérisations dans ISA Base de donnée HEPi Intégration des numérisations sur HEPi Le système de fichiers au sein de la HEP Intégration des numérisations dans le serveur...29

5 3.4.7 Classement GED Tableau récapitulatif #; &30.&.&1()*+&>9)/9/',3,/2'.&9)&'3(3,/2'#################################################################################8$ RR Donnelley Archives&Plus Utilisation des ressources de la HEP Tableau récapitulatif CONCLUSION...36 BIBLIOGRAPHIE...38 ANNEXES

6 1 Introduction Depuis fort longtemps déjà, les gens ont commencé à garder, à accumuler des documents, des objets dont ils n avaient plus besoin. Que ce soit par manque de temps, par paresse ou encore à cause d une valeur sentimentale, ces divers objets ont commencé à s accumuler dans les coins et les recoins des caves, des habitations Au fil du temps, l accumulation fait que l on ne peut pas rester sans rien faire. En effet, vient forcement un moment où il faut trier ces choses que l on a trop longtemps gardées. Eliminer, trier, répertorier, des activités qui nous permettent de libérer l espace perdu mais qui dans le fond, nous font perdre un patrimoine. L histoire se construit avec les témoignages des uns, les expériences des autres, mais outre ces dires, l histoire se construit surtout avec ces objets et les documents que nous gardons. Ce sont des documents concrets et physiques qui apportent une connaissance des évènements passés. Plus récemment, la loi oblige les personnes à garder les documents administratifs pendant dix ans, période pendant laquelle ces documents sont susceptibles d être encore utilisés. La notion d archivage est donc peu à peu devenue une habitude chez les gens. Au sein de la Haute école pédagogique du Canton de Vaud (HEP), tous les documents administratifs de valeur sont conservés, comme la loi l indique, dix ans. Etant une institution, il y a bien entendu des dossiers contenant des informations sur les étudiants qui y ont été formés. Tous ces dossiers représentent le patrimoine, l histoire de l institution. C est à travers eux que nous pourrons par la suite retracer l évolution de la HEP, l évolution de ses méthodes et usages, du parcours de ses étudiants. Ces dossiers étant actuellement archivés dans des locaux aménagés en conséquence, ils ne seront que mieux conservés si nous pouvons trouver un moyen de prolonger leur durée du vie, protéger leur contenu d éventuels accidents. La numérisation des archives permet de garder une trace informatique des documents et aide lors de leur recherche, en constituant une base de donnée qui référence. On peut dire en quelque sorte que c est un prolongement de la vie d une archive. Trouver des manières de conserver et de pérenniser les documents ne peut être qu une bonne chose, cependant, c est une tâche qui demande de nombreux moyens et ressources. C est pourquoi dans ce travail nous allons voir comment introduire une procédure de numérisation, proposer des solutions d intégration et étudier si la démarche est utile à l institution. Ernesto Caira =

7 2 Eléments théoriques 2.1 Les archives documentaires Définition Le terme «archive» a plusieurs sens : Tous les documents que l on crée au cours de son activité professionnelle et que l on conserve afin de s y référer ultérieurement ou a des fins légales. Les services ou institutions qui conservent les documents, qui les gèrent et les communiquent. (Dans le cadre de la HEP Vaud, les Archives Cantonales Vaudoises). Les locaux où ces documents sont conservés. En plus d'être des moyens de prouver et de garantir des droits, ces documents sont une sources essentielle pour les historiens ou pour quiconque qui veut se référer au passé. Dans la perspective de favoriser la recherche historique, les États ont progressivement organisé des services d'archives ouverts au public et fait obligation à leurs administrations de verser à ces services les documents reçus ou produits par elles une fois échue leur durée d'utilité administrative L archivistique La discipline regroupant la gestion, la communication, l information et toutes ses sciences liées est appellée archivistique. Les archivistes travaillent avec deux principaux concepts : Le principe du respect des fonds, qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l'entité qui les a produits. La théorie des trois âges La théorie des trois âges 1 En archivistique, on peut dire que le cycle de vie du document est divisé en trois périodes : courante, intermédiaire et définitive (1 er, 2 e et 3 e âge). Les archives courantes regroupent tous les documents qui sont encore nécessaires à l'activité des services qui les ont produits, ou documents auxquels ils sont encore liés. On les exploite pour le traitement des affaires courantes. 1 Inspiré par Ernesto Caira 4

8 Les archives intermédiaires sont des documents que l on utilise plus mais qu il faut garder pour des raisons administratives ou juridiques. Une fois la durée légale terminée, un tri est effectué sur ces archives. Elles sont donc ensuite soit éliminées, soit déposées aux archives cantonales. Les archives définitives ne sont plus conservées pour des raisons administratives, mais pour des raisons historiques, de patrimoine. Elles sont conservées par des services compétants et sont à durée, en principe, illimitée La place des archives dans une entreprise Comme dans tout le secteur privé, les entreprises sont tenues de conserver leurs documents, pour des raisons légales pour une durée plus ou moins longue selon la nature du document. Les entreprises ont tendance à voir les archives comme un devoir et ne prêtent pas toujours attention au patrimoine qu elles contiennent. Les entreprises les conservent généralement aussi longtemps que la loi l oblige, avant de les éliminer. Leur gestion est confiée à l un des services internes les plus aptes à les gérer, à renseigner et à assurer leur traçabilité (généralement en utilisant un système de cotes et/ou de codes barres) Conservation à long terme Il est très rare qu une entreprise se donne les moyens de gérer et de conserver ellemême ses archives définitives. Seules quelques très grandes entreprises ainsi que quelques banques le font. En effet, la plupart des entreprises ne gardent dans leurs bureaux que les archives qu elles sont tenues de garder, car les archives définitives prennent rapidement énormément de place. Généralement, ces archives sont déposées au service d archives cantonales. Dans le canton de Vaud, les archives définitives sont déposées, après tri, aux Archives Cantonales Vaudoises (ACV). Il est de plus en plus fréquent que des services d archives publics conservent les archives d entreprises privées. En effet, elles sont porteuses d une grande part d information sur les évolutions économiques d une région ou d un pays. En Suisse, l'association des archivistes suisses (AAS) et les Archives économiques suisses à Bâle (SWA) ont formé un groupe de travail commun pour mettre en ligne les ressources existantes en matière d'archives d'entreprises (projet archeco). Ces ressources peuvent ensuite être consultées sur le site Internet de programme (http// et les résultats obtenus indiquent toutes les informations sur le contenu de la recherche. Ernesto Caira?

9 2.2 Archivage électronique L archivage de contenus éléctroniques regroupe l ensemble des actions et des outils utilisés afin de réunir, de classer et de gérer des contenus électroniques pour pouvoir par la suite les consulter, les rendre plus accessibles ou simplement de les conserver à titre de preuve ou à titre informatif. Le contenu d un document numérisé est considéré comme le document original duquel il provient et ne peut donc pas être modifié (possibilité de blocage du pdf/a, une extention du fichier pdf). La conservation d un document électronique se fait généralement dans un soucis de garde de moyen à long terme. Elle regroupe tous les moyens utilisées afin de stocker, protéger, sécuriser, informer, transférer, voir de détruire un document archivé. Ces documents peuvent être détruits au même moment que leurs originaux. Toutefois, ils peuvent aussi être gardés, si les moyens de stockages le permettent. L archivage électronique peut être séparé en deux parties bien distinctes : le stockage : est l ensemble des actions qui permettent de transformer une archive physique en numérique pour pouvoir ensuite l intégrer dans un programme de gestion. la sauvegarde de ces fichiers (ou de tout l outil de gestion) : regroupe toutes les actions effectuées afin de sauvegarder, copier sur d autres supports ces archives, afin de ne pas perdre leur contenu en cas de panne de service ou de problème. Le contenu sauvegardé n est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde est choisie fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme du fait de la courte durée de conservation des supports actuels (CD, USB, etc.) La numérisation d un document La procédure de numérisation diffère selon les supports originaux sur lesquels sont disposés les documents à numériser. Dans le cas le plus simple, lorsqu il faut numériser des feuilles par exemple, un simple scanner peut suffire. Les feuilles y sont insérées unes par unes, ou alors par blocs si le scanner le permet (notamment sur les grosses photocopieuses d entreprises). Pour des cas un peu plus complexes, lorsqu un livre doit être numérisé, par exemple, la numérisation page par page deviendrait très contraignante car il faudrait à chaque fois tourner manuellement les pages du livre. Il existe donc des machines spécialisées dans la numérisation qui permettent de tourner automatiquement et relativement délicatement les pages d un livre afin de le numériser sans autre effort que celui de le mettre sur le support de la machine. Autres documents très intéressants à numériser, les documents anciens qui sont des documents très fragiles et que les machines standard risqueraient d abîmer. Ernesto Caira 7

10 Dans ces cas là, il y a plusieurs solutions : Il existe des machines spécialement conçues pour la numérisation des documents fragiles. Ces machines peuvent numériser un document sans avoir à l écraser sur la plaque laser. En effet, sur ces instruments, le laser se situe sur le haut de la machine et permet de «balayer» le document afin de le numériser. Certaines de ces machines comme la «copibook» par exemple, n utilisent ni les rayons infrarouges, ni les rayons ultraviolets, afin de ne pas altérer le document fragile. "##$%&'(&)*+,- *ABCDAAEF 1GHICJK L JMNOPCQKP RMC MSCTCQKTGBIASAUPGBICKBAMPHGBSMPKPT:CNGUK# " Optical Character Recognition (OCR) La reconnaissance optique des caractères, est le traitement qui permet aux textes venant de feuilles numérisées, d être converties en fichier texte utilisable. En effet, lorsqu un texte est numérisé avec un scanner conventionnel, le fichier qui en résulte n est qu une simple image qui ne s avère que très peu utile si des modifications doivent être apportées au document. L OCR facilite le traitement post numérisation en permettant aux programmes de traitement de texte de reconnaître le fichier Fichiers d'archive en informatique Ce terme est utilisé en informatique pour la réunion en un seul fichier de nombreux autres fichiers. Ce fichier d'archive se prête à la mise à jour, au stockage ou au transfert par réseau. L'archivage peut être simple (format tar, par exemple) ou bien combiné avec du compactage (.tar.gz, tar.bz2, zip,.rar,.ace, etc.). Actuellement, la société Adobe Systems Inc. a créé une extension spéciale pour les archives, qui contient plus d options pour la protection, la sauvegarde et surtout la compatibilité future des archives électroniques. 2 Source : Ernesto Caira $@

11 Pour une archive informatique de longue durée, il est important de s'assurer autant que possible de l'indépendance de l'information par rapport à son format : par exemple pour des données archivées pour 20 ans, il est préférable de stocker l'information sous forme de texte (ex :.txt), plutôt que dans un format natif (ex :.cwk) pour lequel le programme associé risque de ne plus être disponible, ou dont le système d'exploitation ne sera plus opérationnel. 2.3 Recommandations et notions légales sur les archives électroniques Comme tout document papier, les document et contenus électroniques peuvent s archiver et se doivent, conformément à la loi, de répondre à certains critères et recommandations. Contrairement à certains pays comme la France ou le Québec, la Suisse n est pas très précise quant aux lois sur l archivage et l archivage électronique, des propos d ailleurs confirmés par Monsieur François Zürcher, Juriste au DFJC 3. Les archives électroniques sont généralement soumis aux mêmes règles et délais de conservation. Cependant, l ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de compte met à disposition quelques recommandations concernant la conservation des documents électroniques : Les personnes non autorisées ne doivent pas pouvoir avoir accès aux informations archivées. Tous les accès et les consultations doivent être conservés. Chaque modification sur un document se doit d être indiquée. Un inventaire des documents archivés doit être tenu. Un accès rapide aux données doit être possible. Les supports modifiables, comme les CD-Roms réinscriptibles, clés usb, etc. sont autorisés si la procédure utilisée permet de préserver l intégrité des documents. La date de création doit être prouvée sans possibilité de falsification. Lors d un changement de système ou d un déplacement par exemple, les informations doivent rester intactes. Tous les journaux de bords doivent être conservés. Etant donné que les lois et les aspects légaux de l archivage évoluent très rapidement, il est difficile de toujours adapter tous les documents aux normes en 3 Département Fédéral de la Jeunesse et de la Culture Ernesto Caira $$

12 vigueur. C est pourquoi un outil spécialement conçu à cet effet a vu le jour : le coffrefort électronique communiquant Le coffre-fort électronique communiquant Le coffre-fort électronique a été crée afin d avoir une solution qui permette de toujours être en accord avec les normes d archivage du moment. C est outil est, plus concrètement, un logiciel qui permet de répondre au exigences concernant la protection des données, la traçabilité des données confidentielles et légales. En couplage avec un serveur de preuves, il est possible d ajouter aux documents que contient le coffre, une marque logicielle à valeur certifiée, afin que ces documents électroniques puissent être utilisés au même titre que leurs originaux. Cet outil est relativement pratique car il contient tous les outils pour respecter les recommandations citées précédemment. Il permet en effet d authentifier un document, d y insérer des empreintes, d indiquer la date de création sans possibilité de modifications (horodatage). Il est aussi possible de sceller un document ainsi que de le journaliser afin d effectuer des inventaires. De plus, cet outil est conforme à l article du Code des Obligations. "##$%&'(&)*+.-'HIONGVKBPOQKJSGSCAJVKTGBPAHOVMPKVKNCQKKJHAWWPKXWAPS < Lois sur la protection des données 4 Source : voir annexes, Newsletter proposée par Swisco.ch Ernesto Caira $"

13 Lorsque des informations personnelles et/ou confidentielles figurent sur des documents numérisés, il faut toujours faire en sort qu elles ne soient pas divulguées à tout va. Les dossiers d étudiants de la HEP, par exemple, contiennent des les informations personnelles de chaque élève, qui sont normalement utilisable uniquement par le bureau des étudiants et celui des admissions. Lorsque des documents sont numérisés, il faut que les restrictions d accès soient identiques pour les dossiers physiques ainsi que pour leurs copies numériques, comme l indique l Art.1, al 2 de l Ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données : «La demande d accès et la communication des renseignement demandés peuvent être faites par voie électronique, pour autant que des mesures adéquates soient prises afin : d assurer l identification de la personne concernée ;et de protéger les données de la personne concernée de tout accès de tiers non autorisés lors de la communications des renseignements» Art.1, Al 2» 5 L Ordonnance indique aussi qu il est nécessaire de tenir un journal des utilisations et des modifications des documents électroniques, ainsi que d écrire un règlement qui décrive toute la procédure : «Le maître du fichier journalise les traitements automatisés de données personnelles sensibles ou de profils de la personnalité lorsque les mesures précentives ne suffisent pas à garantir la protection des données [ ] Art. 10, al.1 1 ère et 2 ème phase (OLPD)» «Le maître d un fichier automatisé soumis à enregistrement [ ] élabore un règlement de traitement décrivant en particulier l organisation interne et les procédures de traitement et de contrôle des données [ ] Art.11» Autres aspects légaux Lors de l entretien avec Madame Jeannette Frey de la Bibliothèque Universitaire de Lausanne, il a été expliqué que lors de ses numérisations, la bibliothèque devait faire particulièrement attention aux droits d auteurs des documents qu elle mettait à disposition sur internet ainsi qu aux droits des personnes afin de respecter leurs informations personnelles. Dans l institution et dans le cadre de ce projet, ces deux éléments ne sont pas un préoccupation première, car la HEP dispose en effet le droit de garder les informations sur ses étudiants (confidentielles, bien entendu). Du moment que leurs numérisations ne sont accessibles que par les collaborateurs qui ont accès au dossiers physiques, ces droits sont toujours les mêmes. 5 Source : Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (extrait en annexe) Ernesto Caira $8

14 2.3.4 Norme pdf/a Le Portable Document Format, ou PDF, est un format propriétaire documenté. Ce format a été mis au point par la société Adobe Systems. Il s est répendu, de plus en plus depuis sa création, au point d être le plus utilisé pour les transferts de documents inter-entreprises. L extention pdf/a-1 a été publiée par l'iso 6 et est utilisée par les organismes de normalisation du monde entier afin que la fiabilité et la sécurité des documents soient garantis. L utilisation massive du domaine public et privé a beaucoup aidé à ce processus. L un des principaux avantages de ce format est que les fichiers au format pdf sont fidèles aux documents originaux desquels ils proviennent: Toutes les informations et tout sont contenu, que ce soient les polices, les images et textes, tailles de carractères, etc. sont conservés, quel que soit le programme utilisé pour créer le fichier. En effet, pdf/a-1 optimise ce qui est déjà relativement évolué chez un pdf standard, à savoir l indépendance d un fichier par rapport au programme utilisé. La norme ISO contient également le document «PDF reference manual», qui a lui seul comprend presque 1000 pages. L extension pdf/a n évolue pas en même temps que les versions standard de pdf, elle est jusqu à aujourd hui basée sur le format pdf v Les restrictions d un pdf/a Cette extension du format pdf comporte toutefois certaines contraintes qui permettent d optimiser sa conservation : La non inclusion d objet dynamique de type audiogramme ou vidéogramme, L interdiction du lancement de code script ou de fichiers exécutables, L inclusion de toutes les polices de caractères et leur utilisation sans contrainte légale et d affichage, La palette des couleurs utilisée doit être spécifiée de manière indépendante, L interdiction du chiffrement et de la sécurité, L utilisation de méta-données standard est obligatoire Les variantes Il y a deux variantes de pdf/aa-1: Pdf/a-1a représente la forme complète de la norme ISO, avec toutes les propriétés. Ce format garde les polices d origine et les stocke dans les propriétés du fichier afin de les afficher au mieux par la suite. 6 Iso :» International Standard organisation. Organisation visant à définir des référentiels d'audit du système qualité.» Ernesto Caira $<

15 Pdf/a-1b représente une forme allégée de la norme ISO. Cette version préserve la lisibilité du document et sa bonne présentation à l'affichage et à l'impression. Cependant, elle ne conserve pas les polices de caractères Limites de la norme ISO La norme ISO n'indique pas comment sécuriser le document, ni comment le sauvegarder sur un support physique. La norme ne mentionne pas non plus la valeur juridique à terme d un tel document. Etant donné que le format pdf/a est une sorte d extension du format de base, un tel document aura la même extension de format qu un pdf de base, c est à dire : «.pdf» Générer un fichier au format PDF/A-1 Il existe plusieurs produits qui permettent de générer des fichiers au format PDF/A-1. La suite bureautique OpenOffice.Org permet de le faire depuis la version 2.4 qui a été publiée en mars Il y a aussi des outils sous licences qui permettent de contrôler voire de réparer les fichiers. Offrant les mêmes fonctions, la suite de Microsoft Office 7 est toutefois payante. Etant donné qu Adobe Systems offre les outils de développement de ses programmes, de plus en plus de programmes gratuits voient le jour et permettent de créer des fichiers au format pdf/a. Le plus efficace et complet est tout de même le logiciel Adobe Acrobat Pro d Adobe System car le format pdf/a a été avant tout créé pour ce logiciel. 3 Projet de numérisation des dossiers étudiants 3.1 Présentation des dossiers d étudiants But Le but de l insertion d une numérisation des dossiers serait de faciliter l accès au personnel administratif qui les utilise souvent, que se soit des dossiers clos ou non. Eviter les déplacements inutiles et les pertes de temps lors de recherches de documents. En outre, le fait de disposer des dossiers numérisés prolongera quelque peu la durée de vie des documents originaux et serait une sécurité en cas d accidents ou de destruction de ces dossiers. 7 Offre des logiciels utilisables tous les jours pour le travail et loisirs. Ernesto Caira $;

16 3.1.2 Perspectives d avenir Ce travail est un début d approche de la mise en place d une numérisations des archives de la HEP. Il serait donc intéressant de pouvoir numériser les documents, en particuliers les dossiers d étudiants car ce sont ceux qui occupent le volume le plus important et qui devraient rester dans l institution le plus longtemps. Le projet pourrait s étendre à tous les archives mais cela demanderait beaucoup de travail, pas nécessaire pour le moment Présentation des dossiers étudiants Comme dans chaque école ou institution de formation (gymnases, universités, etc.), les dossiers d étudiants de la HEP regroupent un certain nombre de documents que le bureau des étudiants accumule au fil de leurs études. Ces documents servent à avoir une vue sur le parcours de l étudiant et les informations à son sujet. Il est ensuite conservé pour garder une trace du passage de chaque étudiant dans l institution Contenu d un dossier d étudiant Lorsqu un dossier d étudiant est ouvert, il contient généralement le dossier d admission de l étudiant, c est-à-dire, un CV, un casier judiciaire, des attestations, des titres et des diplômes nécessaires à l admission. Au cours du 1 er semestre, des documents tels que : les certifications de fin de semestre, les plan d études, la validation des cours suivis s accumulent. Lorsque l étudiant a fini sa formation et que le dossier est fermé, le contenu varie selon les personnes. Les dossiers contiennent beaucoup de documents superflus qui pourraient être éliminés (bulletins de versements, correspondances, s, etc.) Documents à choisir pour l archivage électronique Les dossiers d étudiants de la HEP contiennent de nombreux documents utiles, mais aussi des documents purement informatifs, qu il n est pas utile de garder pour un archivage électronique à long terme. Le but étant de garder uniquement les documents importants à la compréhension du parcours de l étudiant, il faut procéder à un tri. (à valider par la direction) Les documents principaux à garder à long terme seraient donc : Tout le dossier d admission de l étudiant La validation de fin de semestre Le bilan de stage La validation des cours suivis Ernesto Caira $=

17 3.2 Procédure de numérisation Dans cette partie, toute la procédure de numérisations sera expliquée, avec un essai appliqué à certains dossiers d étudiants Sélection des documents du dossier Lors de l ouverture d un dossier d étudiant clos (l étudiant ayant terminé sa formation) on dénombre en moyenne une quarantaine de pages. Parmi celles-ci, une bonne dizaine pourrait être éliminée en raison de leur inutilité. En effet, beaucoup d impressions de mails, de photocopies se glissent dans le dossier, au cotés des documents importants. C est donc une phase propice pour les éliminer. Les documents restants ne sont pas indispensables pour la compréhension du parcours de l étudiant, cependant il est préférable de ne pas les éliminer, car même s ils ne seront pas numérisés, les informations pourraient être utiles. D après Monsieur André-Daniel Freiburghaus (collaborateur à la Direction de la formation), les quatre documents indispensables à numériser sont : Le dossier d admission : Le dossier d admission contient une page recto verso A3 avec toutes les informations sur l étudiant, une photo, ainsi que le bulletin de versement pour les frais d inscriptions. Ce dossier contient aussi toutes les attestations, diplômes, dont l élève à besoin pour être admis à la HEP. La validation de fin de semestre : Atteste que l étudiant a bien terminé son semestre et a les éléments nécessaires pour continuer au semestre suivant. La validation des cours suivis : Permet de retracer les modules et cours suivis, ainsi que l utilisation des crédits. Le bilan de stage : Bilan que l étudiant reçoit à la fin de son stage dans un collège ou un établissement scolaire Difficultés de numérisation Le fait de numériser tout un dossier d étudiant, implique qu il y a de nombreux documents et tous ne sont pas de même nature. Par exemple, la demande d admission est une page couleur sur laquelle est collée une photo, et sur laquelle un bulletin de versement est attaché à l aide d agrafes. Les difficultés de numérisation présentes uniquement sur cette première pages sont nombreuses : Premièrement, le format A3 se distinguera sûrement des autres pages habituellement au format A4, il faudra donc la numériser à part. Ensuite, la photo ainsi que le récépissé bulletin de versement présenteront des risques pour la machine si elles viennent à être insérées telles quelles à l intérieur. Ainsi, faudra-il par précaution les détacher et les recoller avec du scotch afin d éviter que les agrafes ne viennent à abimer la machine. Ernesto Caira $4