Cher exposant, Vos interlocuteurs :

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1 Guide de l exposant

2 Cher exposant, Ce guide a été conçu pour faciliter les différentes démarches que vous aurez à effectuer en amont du salon, lors de l installation de votre stand et pendant toute la durée de la manifestation. Il vous donne diverses informations pratiques, ainsi que les consignes de sécurité à observer. Merci de le lire attentivement, de le conserver précieusement et de le transmettre si nécessaire à votre installateur de stand. Nous vous souhaitons d ores et déjà un excellent EQUID ESPACES 2014! Le Comité d Organisation Vos interlocuteurs : DIRECTION Nathalie NAUDIN nnaudin@rochexpo.com Relations exposants Julia FAUCHET jfauchet@rochexpo.com Tél Responsable technique Xavier CUTTAZ xcuttaz@rochexpo.com Tél ROCHEXPO FOIRE DE LA HAUTE-SAVOIE MONT-BLANC - CS LA ROCHE-SUR-FORON CEDEX Tél. : Fax : info@rochexpo.com 02

3 EQUID ESPACES Règlement Général ARTICLE 1er - Les demandes de participation à EQUID'ESPACES, complétées et signées, devront parvenir au secrétariat avant la date fixée au dossier d inscription. Passé ce délai, l organisateur aura le droit de ne pas tenir compte des demandes tardives et de ne pas en accuser réception. L envoi du bulletin de demande d admission ne constitue pas une offre de participation. L Organisateur reçoit les demandes et statue sur les demandes sans être tenu de motiver ses décisions. Le rejet d une demande d admission par l Organisateur ne donne lieu à aucune indemnité à titre de dommages et intérêts, seront seules remboursées les sommes versées au titre du montant de la participation un mois avant la manifestation à l exclusion des éventuels frais d ouverture de dossier qui restent acquis à l Organisateur. Pour être enregistrée, la demande de participation devra être accompagnée d une provision de 30 % du montant total du décompte provisoire ; le solde sera réglé à réception de la facture et en tout cas avant le 19 SEPTEMBRE ART. II - Dans le cas où le stand ou emplacement attribué par l organisateur ne serait pas occupé vingt-quatre heures avant l ouverture du Salon, l organisateur se réserve le droit de l attribuer à un autre exposant, sans que l adhérent non installé puisse réclamer quelques dommages-intérêts que ce soit. Par contre, les sommes versées par lui seront définitivement acquises à l organisateur qui conservera, en outre, le droit d exiger le paiement des sommes encore dues par l adhérent défaillant, le tout à titre d indemnité forfaitaire. Certains espaces sont livrés nus et sans panneau de séparation. Les frais de décoration et d organisation, y compris l éclairage, la force, l'eau, etc... sont à la charge des exposants. Aucun aménagement, peinture, affiche ou autre ne pourront être faits sur les emplacements des stands ainsi que sur les parois intérieures du bardage des halls. Les installations électriques particulières des stands devront être obligatoirement exécutées par un électricien agréé par l organisateur du Salon. Les plans d installations devront être soumis à cet organisateur avant tout début de travaux. Les installations de distribution d eau ne pourront être effectuées dans les stands et emplacement sans l autorisation et le contrôle de l Administration du Salon. Les exposants sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité et les règlements d hygiène imposés par les pouvoirs publics ou éventuellement pris par l organisateur, y compris pour les matériels et produits exposés pour la vente ou en démonstration. (voir guide de l'exposant). Sous la responsabilité exclusive de l exposant, tous les matériaux devant servir à l aménagement des stands et à la décoration doivent être incombustibles. Les stands en îlot ne pourront être fermés sur plus de 30 % du périmètre total. Il est interdit aux exposants d attirer dans leur stand l attention des visiteurs sur le nom d une maison autre que la leur, par affiche, écriteau, ou tout autre moyen, à moins d y être autorisés par l organisateur du Salon. Les exposants s engagent à respecter les règles et les pratiques du commerce, notamment en ce qui concerne l affichage et la communication des tarifs. ART. III - Une enseigne est obligatoire pour chaque stand. Elle est exécutée sur un modèle unique par les soins de l organisation du Salon. ART. IV - Un service téléphonique est installé dans l enceinte du Salon. Une ligne téléphonique particulière peut sur demande faite à Orange, être installée dans le stand de l exposant. La facture sera expédiée directement par Orange. ART.V L'exposition marchande est ouverte vendredi 3 et samedi 4 octobre de 10h à 23h, dimanche 5 octobre de 10h à 18h. Dès l ouverture du Salon, une autorisation spéciale devra être demandée à l organisateur pour faire entrer ou sortir de l enceinte du Salon des véhicules, des animaux, des marchandises, du matériel ou des objets quelconques, entre 8 h 30 et 9 h 30. ART. Vl - Les transactions opérées par les exposants auront lieu en dehors de tout contrôle de l organisateur qui décline toute responsabilité quelconque à ce sujet. Les vendeurs ou acheteurs restent seuls responsables du paiement des taxes fiscales. Les marchandises exposées doivent obligatoirement rester en place depuis le jour de l ouverture jusqu'à la fermeture du Salon. ART. VII - La publicité, sous quelque forme que ce soit, reste réglementée, réservée et soumise au Comité de la Foire, et ne peut être faite qu avec l autorisation dudit Comité et contre versement des droits fixés par lui. L affichage dans l enceinte de la Foire et contre les panneaux formant l enceinte est réservé au Comité de la Foire. Les commerçants et industriels désirant faire de la publicité par affiches sur ces panneaux pourront le faire aux conditions du tarif fixé par le Comité. L organisation de jeux ou la remise de cadeaux sur les stands, ainsi que les appels téléphoniques chez les particuliers ou les distributions de bons de participation devront être soumis à l Organisateur au préalable. ART. VIII - L admission d un exposant donne droit à l inscription au catalogue officiel du Salon suivant un classement par section faisant apparaître le nom de l exposant et son domaine d activité représentés. En ce qui concerne les insertions publicitaires payantes qui figureront sur le Catalogue Officiel, l organisateur décline toute responsabilité, et l exposant ainsi que le concessionnaire de la publicité en feront leur affaire personnelle. ART. IX - Des bracelets donnant droit à l accès au Salon pour les Exposants et leur personnel, pendant toute la durée du Salon, seront délivrées suivant décision de l organisateur. Tout bracelet supplémentaire sera payé à un prix fixé par l organisateur. ART. X - Il est mis à la disposition des Exposants des cartes d invitation donnant droit à l entrée gratuite au Salon. Les prix et les conditions de délivrance de ces cartes sont indiqués dans le dossier d inscription. ART. XI - ASSURANCES : votre certificat d assurance est à joindre à votre demande de participation. ART. XII - Les machines en fonctionnement, les installations de chauffage ou autres seront admises à la condition de ne pas constituer un danger, ni de procurer des troubles aux autres exposants et au public. L obligation est donc imposée de munir toutes les machines et installations des dispositifs de sécurité réglementaires ou habituels (voir cahier des charges Sécurité, dans le guide de l'exposant). De convention expresse, par le seul fait de leur participation au Salon, les exposants acceptent formellement le présent règlement et déchargent l organisateur de toutes responsabilités quelconques. Un service de surveillance fonctionnera toutes les nuits, pendant la durée du Salon, sans que ce service puisse engager en rien la responsabilité de l organisateur. Si un événement imprévu ou un cas de force majeure (grève de transports, émeutes, etc...) empêchait le Salon d avoir lieu ou modifiait sa date ou sa durée, les exposants ne pourraient réclamer aucune indemnité de cachet. Les sommes alors déjà versées par les exposants seront acquises à l organisateur, qui aura en outre le droit d exiger le paiement des sommes encore dues, le tout à titre d indemnité forfaitaire pour les frais déjà engagés par l organisateur pour l organisation de l Exposition. ART. XIII - Tous les cas non prévus au règlement (général et particulier) et qui ne seraient pas précisés au bulletin d adhésion seront tranchés souverainement par l organisateur et ce dernier reste seul juge de leur interprétation. 03

4 Sommaire DOCUMENTS A RETOURNER (si besoin) à 12 - Prestations techniques complémentaires Plan de votre stand Bon de commande «outils de communication» Bon de commande «Wifi» Formulaire de commande de lignes temporaires France Telecom Attestation des normes dʼhygiène INFOS PRATIQUES ET TECHNIQUES Retrait des dossiers exposants Assurance Bracelets exposants Retroplanning de la manifestion Planning dʼinstallation des stands Montage et démontage A respecter impérativement Plan des halls durant le salon Montage des stands Branchement électrique Branchement de lʼeau Transport des marchandises Manutention Location de mobilier Sono - Lumière Approvisionnement des stands Stationnement des véhicules Restaurants Nettoyage des stands Réservations hôtelières Mesures de sécurité Conformité des machines

5 DOCUMENTS A RETOURNER (si besoin) Date de retour : N Entreprise : Secteur : Hall : Stand : BON DE COMMANDE PRESTATIONS TECHNIQUES COMPLEMENTAIRES (attention certaines de ces prestations sont déjà incluses si vous avez opté pour un stand monté)* QUANTITE TARIF HT TOTAL HT ELECTRICITE (obligatoire pour les stands nus) Coffret 3 prises monophasées (normes CE) 230V - 16A puissance 3 kw * x 137 = Alimentation triphasée + neutre 400V coffret de protection obligatoire à prévoir par vos soins puissance jusqu'à 4 kw x 171 = 7 kw x 219 = 10 kw x 250 = si > 10 kw : puissance demandée : x nous consulter = CLOISONS OBLIGATOIRES pour stands nus hors îlot fonds de stand et séparation (forfait) x 128 = CLOISONS SUPPLEMENTAIRES mètre linéaire x 27 = SIMPLE RAIDISSEUR mètre linéaire x 8 = DOUBLE RAIDISSEUR mètre linéaire x 15 = RESERVE AVEC PORTE (1 m x 1 m) x 102 = agrandissement réserve, mètre linéaire x 27 = RAIL DE SPOTS rail de 3 spots * x 63 = MOQUETTE (couleur unique) Obligatoire si non fournie par vos soins* m² x 6,10 = Je dispose de mon propre revêtement de sol BRANCHEMENT EAU AVEC EVIER suivant les possibilités d'écoulement x 133 = COMPTOIRS (dans la limite des stocks disponibles) longueur 2,5 m x 31 = ACCES INTERNET longueur 2 m x 25 = Connexion WIFI pendant toute la durée du salon (montage et démontage inclus) x 50 = Nous contacter pour le tarif à partir de 3 connexions PACK MOBILIER voir catalogue Square ou consulter sur site TOTAL HT : TVA 20 % : TOTAL TTC : = = = Contact : Julia FAUCHET - jfauchet@rochexpo.com CS La Roche sur Foron Cedex - Tél Fax

6 DOCUMENTS A RETOURNER (si besoin) Date de retour : N Entreprise : Secteur : Hall : Stand : PLAN DE VOTRE STAND En cas de demande spécifique ou de commande de prestations complémentaires, merci de nous retourner un plan de votre stand avant le 15 septembre. Merci d utiliser la légende et dessiner au mieux votre stand pour bien préciser l emplacement souhaité pour votre réserve / arrivé d eau ou d électricité. électricité arrivée d eau rail de spots réserve avec porte Contact : Julia FAUCHET - jfauchet@rochexpo.com CS La Roche sur Foron Cedex - Tél Fax

7 DOCUMENTS A RETOURNER (si besoin) Date de retour : N Entreprise : Secteur : Hall : Stand : BON DE COMMANDE OUTILS DE COMMUNICATION TARIF HT QUANTITE TOTAL HT Vos cartes d invitations : Cartes supplémentaires, le paquet de Votre logo : Votre logo inclus dans votre insertion catalogue 79 Votre logo et n de stand sur les plans d'orientation à l intérieur des halls 210 Votre Encart publicitaire dans le catalogue : 4 ème page de couverture (Largeur 138 x Hauteur 200 mm) - quadri ème page de couverture (Largeur 138 x Hauteur 200 mm) - quadri ème page de couverture (Largeur 138 x Hauteur 200 mm) - quadri 350 la page (Largeur 138 x Hauteur 200 mm) - quadri 232 ½ page (Largeur 138 x Hauteur 97,50 mm) - quadri 136 ¼ page (Largeur 66,50 x Hauteur 95,50 mm) - quadri 99 Votre bannière Site Internet : Large bannière (728x90) 210 Le Carré (250x250) 154 Date, tampon et signature TOTAL HT = TVA 20 % = TOTAL TTC = Contact : Julia FAUCHET - jfauchet@rochexpo.com CS La Roche sur Foron Cedex - Tél Fax

8 DOCUMENTS A RETOURNER (si besoin) Date de retour : N Entreprise : Secteur : Hall : Stand : BON DE COMMANDE WIFI Date, cachet et signature : Contact : Julia FAUCHET - jfauchet@rochexpo.com CS La Roche sur Foron Cedex - Tél Fax

9 DOCUMENTS A RETOURNER (si besoin) Expéditeur NOM : BON DE COMMANDE LIGNES TEMPORAIRES Agence Entreprises Paris BP Paris cedex 08 Orange Event Solutions SOCIETE : Date : : : Destinataire NOM : ORANGE EVENT SOLUTIONS : : oes@orange-ftgroup.com EQUID ESPACES 2014 Téléphonie Quantité Prix Unitaire HT Forfait raccordement ligne analogique (< ou égal à 1 mois) 150 Frais de déplacement de technicien Option poste téléphonique 10 Forfait raccordement ligne Numéris (RNIS) (< ou égal à 1 mois) 360 Accès Internet - ADSL Quantité Prix Unitaire HT ADSL 1024/256 + FAI + LiveBox Forfait 1 à 3 jours 530 ADSL 1024/256 + FAI + LiveBox Forfait 4 à 7 jours 730 ADSL 1024/256 + FAI + LiveBox Forfait 8 à 15 jours 760 Option IP fixe (pour ADSL 1M) 50 Offre Sur Mesure ADSL 8M max + FAI + LiveBox (< ou égal à 1 mois) 980 Activation du wifi sur la LiveBox : oui non Si oui, nom du réseau (SSID) souhaité :... Sécurisation du wifi : clé WEP clé WPA Si WPA, nom de la clé :... A ces montants s ajoutent les communications téléphoniques OSM Accès Internet à débit symétrique et garanti à 95% * Prix Unitaire HT (< ou = 1 mois) Sous réserve d éligibilité nous contacter pour établir les conditions de vente Quantité zone dense zone non dense 500K (technologie SDSL) Package accès + routeur 1M (technologie SDSL) M (technologie SDSL) Possibilité de fournir plusieurs adresses M (technologie SDSL) IP publiques à la demande M (technologie SDSL) * Débit Garanti 100% Optionnel OSM accès internet de 6M à 80M Fibre optique, sur demande Pour toutes autres demandes, veuillez contacter notre service Les présentes conditions particulières relèvent des conditions générales d abonnement au service téléphonique, et des conditions pécifiques applicables aux abonnements temporaires. Le montant indiqué inclut: la mise en service technique de la ligne, l abonnement et la garantie de temps de rétablissement GTR S1(inférieure à 4h). Conditions d acceptation du contrat : 1 Si demande de livraison «express» (en moins de 48h) => Majoration de 50 % du prix du forfait sous réserve de faisabilité technique. 2 Un acompte de 50 % du montant TTC vous sera demandé lors de l enregistrement de votre commande 3 Les prix indiqués sont ceux en vigueur à ce jour et restent valables 2 mois à partir de la date d envoi de la présente. 4 France Telecom se réserve en outre la possibilité de facturer tout surcoût éventuel résultant de difficultés de réalisation non décelable lors de l étude. 5 Tout matériel non restitué en fin de salon sera facturé au prix du catalogue France Télécom Le Client : france telecom RCS Paris SA au capital de

10 DOCUMENTS A RETOURNER (stand alimentaire uniquement) Date de retour : N Entreprise : Secteur : Hall : Stand : AUTORISATION OBLIGATOIRE DES NORMES D HYGIENE Contact : Julia FAUCHET - jfauchet@rochexpo.com CS La Roche sur Foron Cedex - Tél Fax

11 DOCUMENTS A RETOURNER (stand alimentaire uniquement) Date de retour : N Entreprise : Secteur : Hall : Stand : AUTORISATION OBLIGATOIRE DES NORMES D HYGIENE EQUID ESPACES 2014 Contact : Julia FAUCHET - jfauchet@rochexpo.com CS La Roche sur Foron Cedex - Tél Fax

12 INFOS PRATIQUES & TECHNIQUES - ORGANISATION GENERALE Retrait des dossiers exposants Les dossiers exposants sont à retirer le jeudi 2 octobre au secrétariat du Parc des Expositions. Ils ne seront remis quʼaprès règlement des sommes dûes. Assurance Nous vous rappelons que seule la Responsabilité Civile est incluse dans votre dossier d inscription. Merci de vous rapprocher de votre assureur afin de vous assurer pendant la durée de la manifestation. Bracelets exposants Ils seront délivrés sur place au secrétariat. Au-dessus du nombre fixé par le comité, lʼachat de badges supplémentaires est possible au tarif indiqué dans le dossier dʼinscription. Rétroplanning de la manifestion Planning d installation des stands - Montage et démontage A RESPECTER IMPERATIVEMENT 7H 8H 10H 12H 18H 19H 20h 23H MERCREDI JEUDI 01-oct 02-oct Montage stands JOUR 1 Montage stands JOUR 2 Retrait des dossiers exposant VENDREDI 03-oct SAMEDI 04-oct Salon DIMANCHE 05-oct LUNDI 06-oct Démontage 12

13 13 Plans des halls durant le salon INFOS PRATIQUES & TECHNIQUES - ORGANISATION GENERALE

14 INFOS PRATIQUES & TECHNIQUES AVANT LA MANIFESTATION Montage des stands Installation : La hauteur limite est fixée à 2,50 m. Attention, pour les stands supérieurs à 2 m 50, une dérogation devra être demandée. Les cloisons de stand devront être restituées en lʼétat sous peine de frais de réparation. Il est interdit de coller, visser, fixer sur les cloisons. Pour la mise en place de vos moquettes, nous vous imposons l utilisation du scotch double face marque RUBANTEX réf largeur SE 1,5 cm. Ce produit sera en vente sur le Parc des Expositions. Expositions extérieures : les exposants dont la mise en place du stand nécessite lʼapport de matériaux tels que sable, gravier devront assurer la protection du sol (film protecteur ). Les sols devront être restitués en lʼétat. Lʼinstallation des stands devra être terminée le jeudi 2 octobre à 20 h 00 impérativement. Nous vous rappelons qu il est interdit de percer, agrafer, coller, sur les sols, cloisons et extérieurs. Sécurité : Tous les matériaux utilisés pour la construction et la décoration du stand (moquette, voilage, tissus, velums) doivent être ignifugés. Les procès-verbaux de conformité (résistance au feu ou de fonctionnement) devront êtres disponibles sur les stands. Important : Lors de la visite de la commission départementale de sécurité communiquée lors de lʼaccueil au Parc, chaque exposant devra être présent sur son stand. Démontage : Le démontage des stands sʼeffectuera à partir du dimanche 5 octobre à partir de 18 h 00. Le Parc des Expositions sera fermé à partir du lundi 6 octobre à 19 h 00. Les exposants sont priés de communiquer cette information au responsable du stand ou à la société chargée du démontage. Aucun véhicule ne sera autorisé à l intérieur des halls. Veuillez vous munir du nécessaire pour l aménagement de votre stand (chariot, diable ) Branchement électrique Tout stand doit être équipé dʼun coffret électrique de 3 kw minimum. Lʼexposant qui aura souscrit un branchement triphasé devra être muni dʼun coffret de répartition et devra installer un organe de coupure générale du stand associé à un dispositif différentiel 30 ma. Tous les appareils, machines et équipements, devront être conformes à la réglementation française de sécurité (voir paragraphe 4 des mesures de sécurité en page 18). Branchement de l eau Les exposants qui ont fait la demande de branchement dʼeau voudront bien nous faire connaître le plus rapidement possible lʼemplacement souhaité de celui-ci sur leur stand. Dans le cadre de la protection de lʼenvironnement, nous vous demandons de respecter les zones de vidanges dʼeaux usées. 14

15 INFOS PRATIQUES & TECHNIQUES AVANT LA MANIFESTATION Transport des marchandises Les colis porteront comme adresse : PARC DES EXPOSITIONS - ROCHEXPO le nom de l exposant et le numéro du stand - IMPERATIF Rue des Centaures LA ROCHE-SUR-FORON (accès portail 2) Toutes les expéditions doivent être effectuées en PORT PAYÉ, les envois en PORT DÛ SERONT RIGOUREUSEMENT REFUSÉS. Tout colis non réceptionné par les exposants devra être récupéré au Centre de Tri Postal. L organisation décline toute responsabilité en cas de problème rencontré lors de la réception des colis (pertes, vol, casse ) Accès des livraisons : Les chauffeurs devront se conformer aux directives du service de gardiennage. Pendant l aménagement, pour éviter lʼencombrement du Parc, les véhicules de tourisme ne seront pas admis. N oubliez pas de vous munir de votre laissez-passer pour accéder à la zone de montage. Manutention Les exposants dont le déchargement du matériel nécessite l intervention de moyens de levage voudront bien nous faire connaître leurs besoins dès que possible (poids des appareils, date d arrivée, etc...) Tarif élévateur 3,5 t : 70 HT l heure 20 minimum par intervention. Aucun véhicule ne sera autorisé à l intérieur des Halls. Veuillez vous munir du nécessaire pour l aménagement de votre stand (chariot, diable ) Location de mobilier Etablissements SQUARE Tél Catalogue consultable sur Sono - lumière AMADEUS EVENEMENTS ZI La Maladière 837, rue Jumel Cluses Tel. : Fax : info@amadeusevenements.com Web : 15

16 INFOS PRATIQUES & TECHNIQUES AVANT LA MANIFESTATION Approvisionnement des stands Lʼapprovisionnement devra sʼeffectuer impérativement de 7 h 30 à 9 h 00. Les véhicules assurant lʼapprovisionnement des stands devront obligatoirement être munis dʼun laissez-passer. Ce document est à retirer au secrétariat du Parc des Expositions la veille de lʼapprovisionnement avant midi. Stationnement des véhicules Des zones de stationnement sont réservées aux exposants. L inscription donne droit à un ou plusieurs parkings en fonction de la taille du stand. Un parking supplémentaire peut être mis à diposition sur demande (coût : 6 HT). Les cartes PARKING seront remises au secrétariat et devront être IMPERATIVEMENT collées sur le pare-brise des véhicules. Restaurants Deux restaurants seront ouverts pendant l aménagement des stands : - Restaurant Carrière Mont-Blanc, hall A - Restaurant Carrière du Môle, hall D La livraison de repas sur les stands par des traiteurs extérieurs n est pas autorisée. Nettoyage des stands Le nettoyage devra être terminé pour 9 h 30 chaque matin. Une société de nettoyage GSF sera à la disposition des exposants pour assurer lʼentretien des stands. Le paiement de ces services sʼeffectuera directement à la société concernée. Contact : IMPORTANT : afin d éviter toute erreur, les déchets et poubelles à enlever par le service de nettoiement de Rochexpo devront être déposés dans lʼallée à lʼextérieur du stand. Les exposants devront obligatoirement utiliser, les containers dédiés au tri sélectif mis en place à lʼintérieur du parc. Réservations hôtelières Pour vos réservations : Office de Tourisme Maison du Pays Rochois La Roche-sur-Foron Tél Fax Site Internet : 16

17 INFOS PRATIQUES & TECHNIQUES Mesures de sécurité A OBSERVER PAR LES EXPOSANTS ET LES CRÉATEURS DE STANDS Le présent document constitue le cahier des charges de la manifestation prévu aux articles T4-T5 et T8 de l Arrêté du 18 novembre Le chargé de Sécurité de la manifestation est Monsieur REMILLIEUX - C.F.P.S., Tél : 33 (0) Fax : 33 (0) Il est chargé de veiller au respect des mesures de sécurité décrites dans le présent document. En matière de sécurité et incendie, il est votre interlocuteur unique. 1. La réglementation Les obligations rappelées dans le présent document sont celles prévues par l Arrêté ministériel du 18 novembre Obligations des exposants et locataires des stands 2.1. Contrôle de l Administration Les aménagements de stands doivent être achevés au moment du contrôle par la Commission de Sécurité. Sur chaque stand, l exposant ou son mandataire qualifié doit être présent lors de ce contrôle et doit pouvoir communiquer tout renseignement concernant les installations et les matériaux. L organisateur décline toute responsabilité en cas de fermeture d un stand ordonnée par la Commission de Sécurité pour inobservation des règlements Dispositions spéciales Les machines en fonctionnement exposées sur les stands doivent faire l objet d une déclaration auprès de l organisateur deux mois avant l ouverture au public. Les moteurs thermiques ou à combustion, les générateurs de fumée, le gaz propane, les gaz dangereux, les sources radioactives, les rayons X et les lasers présentés sur les stands doivent faire l objet d une demande d autorisation auprès de l administration compétente deux mois avant l ouverture au public (fiche de déclaration à réclamer au secrétariat). Cette demande d autorisation sera transmise à l administration par l organisateur. Le document figurant en annexe sera utilisé pour établir les déclarations ou demandes d autorisation. Le chargé de sécurité désigné par l organisateur examinera les déclarations et demandes d autorisation. 3. Aménagement des stands 3.1. En fonction de leur réaction au feu, les matériaux d aménagement sont répartis en 5 catégories : MO (incombustible), M1 (non inflammable), M2 (difficilement inflammable), M3 (moyennement inflammable), M4 (facilement inflammable) La preuve du classement de réaction doit être apportée : - soit par procès-verbal d essai réalisé par un laboratoire agréé, - soit par le marquage de conformité à la norme NF. Pour les tissus ignifugés, la preuve du classement de réaction au feu doit être apportée : - soit par identification placée en lisière si le traitement d ignifugation est effectué en usine ou en atelier, - soit par un tampon ou un sceau si le traitement d ignifugation est effectué in situ. Les matériaux traditionnels présentent les classements conventionnels suivants (dans ce cas, il n est pas nécessaire d apporter la preuve du classement) : - classement M0 : verre, brique, plâtre, ardoise, fer, acier, aluminium, produits céramiques, - classement M3 : bois massif non résineux d au moins 14 mm d épaisseur - bois massif résineux et panneaux dérivés du bois (contreplaqués, lattés particules, fibres) d au moins 18 mm d épaisseur, - classement M4 : bois massif non résineux d épaisseur inférieure à 14 mm, bois massif résineux et panneaux dérivés du bois d épaisseur inférieure à 18 mm. L ignifugation peut conférer la qualité M2 à des matériaux qui, à l état normal, sont moyennement ou facilement inflammables. Elle peut se faire par pulvérisation d un liquide spécial, par application au pinceau d une peinture ou d un vernis spécial, ou par trempage dans un bain spécial. Les travaux d ignifugation peuvent être exécutés soit par les décorateurs, qui doivent être en mesure de fournir tout renseignement concernant le traitement du matériau, soit par un applicateur agréé, qui délivre à l exposant un certificat d un modèle homologué sur lequel sont portés : - la nature, - la surface, - la couleur du revêtement traité, - le produit utilisé, - la date de l opération, - le cachet et la signature de l opérateur. Les cordonnées des applicateurs agrées peuvent être obtenues auprès du : GROUPEMENT TECHNIQUE FRANÇAIS DE L IGNIFUGATION, 10, rue du Débarcadère, PARIS (Tél. : ). NOTA : l ignifugation ne peut être pratiquée que sur des panneaux en bois ou tissus naturels ou comportant une forte proportion de fibres naturelles. Elle est impossible sur les tissus synthétiques et plastiques. TRES IMPORTANT : les procès-verbaux d origine étrangère ne peuvent être pris en considération, seuls les procès-verbaux émanant des laboratoires agrées français sont acceptés Les matériaux utilisés doivent présenter les classements suivants : - constitution et aménagement des stands et notamment leur cloisonnement et ossature : M3, - décoration florale de synthèse en grande quantité : M2, - revêtement des podiums, estrades ou gradins : M3 si la hauteur est supérieure à 0,30 m et la superficie supérieure à 20 m 2 - M4 dans les autres cas, - couverture, double couverture éventuelle et ceinture des chapiteaux et tentes : M2, - vélums d allure horizontale : M1. Ils doivent en outre être pourvus d un système d accrochage efficace pour empêcher leur chute éventuelle et être supportés par un réseau croisé de fil de fer de manière à former des mailles de 1 m 2 maximum Les stands ne peuvent comporter qu un seul niveau de surélévation Les stands possédant un plafond, un faux plafond ou vélum et les stands possédant un niveau de surélévation doivent remplir simultanément les conditions suivantes : - avoir une surface inférieure à 300 m 2, - totaliser une surface de plafonds et faux plafonds pleins au plus égale à 10 % de la surface du niveau Les revêtements muraux (textile naturel ou plastique) doivent être en matériaux M0, M1 ou M2. Les revêtements divers (tissus, papiers, films, plastique) de très faible épaisseur (1 mm maximum) peuvent être utilisés collés pleins sur des supports en matériaux M0, M1, M2 ou M3. Par contre, les papiers gaufrés et en relief doivent être collés pleins sur des matériaux M0 uniquement Rideaux-tentures-voilages Les rideaux, tentures et voilages peuvent être flottants s ils sont M0, M1 ou M2. Ils sont cependant interdits sur des portes d entrée de la sortie des stands, mais autorisés sur les portes de cabines Peintures et vernis Les peintures et vernis sont formellement interdits s ils sont réputés inflammables (nitrocellulosiques et glycérophtaliques par exemple). 4. Installations électriques 4.1. Les installations électriques sur les stands sont établies à partir d un coffret de livraison qui restera toujours accessible au personnel du stand. Ces installations sont réalisées conformément à la norme NFC ; elles sont exploitées sous la responsabilité des exposants Les principales obligations réglementaires sont les suivantes : - les câbles souples doivent être prévus pour une tension nominale au moins égale à 500 V, - les circuits d alimentation des socles de prises de courant doivent être protégés par des dispositifs de courant nominal inférieur ou égal à 16 A, - toutes les canalisations doivent comporter un conducteur de protection relié à la borne de mise à la terre du coffret de livraison du stand, - les prises de terre individuelles de protection sont interdites, - les appareils de classe 0 doivent être protégés par des dispositifs à courant différentiel nominal au plus égal à 30 ma Prises multiples Seuls sont autorisés les adaptateurs ou boîtiers multiples à partir d un socle fixe (blocs multiprises moulés) Lampes à halogène (norme en 60598) Les luminaires des stands comportant des lampes à halogène doivent : - être placés à une hauteur de 2,25 mètres au minimum, - être éloignés de tous matériaux inflammables (au moins à 0,50 mètre des bois et autres matériaux de décoration), - être fixés solidement, - être équipés d écran de sécurité (verre ou grillage à mailles fines) assurant la protection contre les effets dus à l explosion éventuelle de la lampe. 5. Installations de gaz raccordées sur le réseau du bâtiment 5.1. L accessibilité à l organe de coupure du stand doit être maintenue en permanence Si le stand est laissé sous surveillance individuelle, l organe doit être fermé L installation du stand doit être entièrement démontée à l issue de la manifestation. 6. Utilisation du butane ou du propane en bouteilles 6.1. Les bouteilles contenant 13 kg de gaz au plus sont seules autorisées Les bouteilles doivent toujours être munies de détendeurs normalisés Les bouteilles raccordées doivent être placées hors d atteinte du public et être protégées contre les chocs. Le nombre de bouteilles raccordées sur chaque stand est limité à 6. Les bouteilles raccordées doivent être éloignées les unes des autres de 5 mètres au moins, ou bien séparées par un écran rigide et incombustible et implantées à raison d une bouteille pour 10 m Les tuyaux de raccordement souples ou flexibles : - doivent être conformes à la norme correspondante à leur diamètre, - doivent être de longueur inférieure à 2 mètres, - ne doivent pas être utilisés après la date figurant sur le tuyau Les bouteilles non raccordées ne doivent pas être conservées dans le bâtiment. 17

18 INFOS PRATIQUES & TECHNIQUES 7. Appareils de chauffage indépendants L utilisation dans les bâtiments d appareils de chauffage indépendants électriques à combustible gazeux, à combustible liquide ou à combustible solide est interdite. 8. Lutte contre l incendie 8.1. L implantation et l aménagement des stands ne doit pas compromettre l accessibilité aux R.I.A., aux extincteurs et aux commandes de désenfumage Les stands possédant un plafond, un faux plafond ou un vélum et les stands présentant un niveau de surélévation doivent disposer d extincteurs portatifs dès lors que leur surface est supérieure à 50 m 2. L utilisation de ces extincteurs doit être assurée par une personne désignée à cet effet. 9. Liquides inflammables Sur chaque stand, les liquides inflammables sont limités aux quantités suivantes : - liquides inflammables de 2è catégorie (fioul, gasoil, alcool de titre supérieur à 40 G.L.) : 10 litres pour 10 m 2 avec un maximum de 80 litres, - liquides inflammables de 1 re catégorie (benzène, toluène, hexane, butanol, xylène, essence de térébenthine,...) : 5 litres. Les liquides particulièrement inflammables (oxyde d éthylène, sulfure de carbone, éther) sont interdits. 10. Produits interdits Les produits suivants sont interdits sur les stands : - échantillons ou produits contenant un gaz inflammable, - ballons gonflés avec un gaz inflammable ou toxique, - articles en celluloïd, - artifices pyrotechniques et explosifs, - oxyde d éthyle, sulfure de carbone, éther sulfurique et acétone, - acétylène, oxygène et hydrogène (sauf dérogation administrative). 11. Consignes d exploitation Il est interdit de constituer dans les surfaces d expositions, dans les stands et dans les dégagements, des dépôts de caisses, de bois, de paille, de carton, etc... Un nettoyage régulier (quotidien) doit débarrasser les locaux des poussières et des déchets de toutes natures. Tous les déchets et détritus provenant du nettoyage et du balayage doivent être enlevés chaque jour, avant l heure d ouverture au public et transportés hors de l établissement. Conformité des machines MODALITÉS D INFORMATION SUR L ÉTAT DE CONFORMITÉ DES ÉQUIPEMENTS DE TRAVAIL ET DES MOYENS DE PROTECTION Les articles L II et L II disposent : Il est interdit d exposer, de mettre en vente, de vendre, d importer, de louer, de mettre à disposition ou de céder à quelque titre que ce soit, de mettre en service ou d utiliser des équipements de travail et des moyens de protection définis aux articles R à R du code du travail qui ne répondent pas aux règles techniques auxquelles doit satisfaire chaque type d équipement de travail et de moyens de protection ainsi que la procédure de certification qui lui est applicable. En application de l article L du c.t, et par dérogation aux dispositions du II de l article L 233-5, sont autorisées, pour une durée déterminée, l importation aux fins d exposition et l exposition dans les foires et salons autorisés, d équipements de travail et de moyens de protection ne satisfaisant pas aux prescriptions d hygiène et de sécurité définies à l article L Toutefois, leur exposition est subordonnée à la présence d un avertissement placé à proximité pendant toute la durée de l exposition, dont les caractéristiques sont fixées par un arrêté du ministre chargé du travail pris après avis du Conseil supérieur de la Prévention des risques professionnels. Arrêté du 16 novembre 1992 Fixant les caractéristiques de l avertissement exigé par l article L (III) du Code du travail (JO du 27 novembre 1992) Le ministre de l agriculture et du développement rural et le ministre du travail, de l emploi et de la formation professionnelle, Vu la directive (CEE) n du 14 juin 1989 modifiée concernant le rapprochement des législations des États membres relatives aux machines ; Vu la directive (CEE) n du 21 décembre 1989 concernant le rapprochement de la législation des États membres relative aux équipements de protection individuelle ; Vu le Code du travail, et notamment son article L ; Vu l avis du Conseil supérieur de la prévention des risques professionnels (commission spécialisée) ; Vu l avis de la Commission nationale d hygiène et de sécurité du travail en agriculture, Arrêtent : Article premier - Le texte de l avertissement exigé par l article L (III) du Code du travail doit être rédigé en français ou assorti de sa traduction en français dans des caractères d une lisibilité au moins équivalente à celle du texte en langue originale. Art L avertissement est rédigé dans des caractères et figure sur un panneau d une taille et d une forme en assurant la lisibilité. Le panneau est situé de manière à en assurer la visibilité pour les visiteurs de la foire ou du salon et à désigner sans ambiguïté le matériel concerné. Art Le présent arrêté est applicable à compter du 1 er janvier Arrêté du 18 décembre 1992 Fixant le modèle de la déclaration de conformité CE relative aux équipements de protection individuelle (JO du 31 décembre 1992) Le ministre de l économie et des finances, le ministre de l agriculture et du développement rural, le ministre de l industrie et du commerce extérieur, le ministre du travail, de l emploi et de la formation professionnelle et le ministre du budget, Vu le code du travail, et notamment ses articles R , R et R ; Vu le décret n du 29 juillet 1992 définissant les procédures de certification de conformité et diverses modalités du contrôle de conformité des équipements de travail et moyens de protection ; Vu le décret n du 29 juillet 1992 relatif aux règles techniques et aux procédures de certification de conformité applicables aux équipements de protection individuelle visés à l article R du code du travail ; Vu l avis du Conseil supérieur de la prévention des risques professionnels (commission spécialisée) ; Vu l avis de la Commission nationale d hygiène et de sécurité du travail en agriculture, Arrêtent : Article premier - La déclaration de conformité exigée par les articles R et R du code du travail relative aux équipements de protection individuelle neufs ou considérés comme neufs visés à l article R doit préciser le nom et l adresse du fabricant et le cas échéant, de l importateur ou du responsable de la mise sur le marché autres que le fabricant (raison sociale, adresse complète). Art La déclaration visée à l article précédent doit être rédigée selon le modèle figurant en annexe. Art Le présent arrêté est applicable à compter du 1 er janvier Arrêté du 7 février 1997 Relatif au marquage CE des équipements de travail et des équipements de protection individuelle, abrogeant et remplaçant l arrêté du 18 décembre 1992 modifié relatif au marquage CE des équipements de travail, des moyens de protection et des équipements de protection individuelle (JO du 28 février 1997) Le ministre du travail et des affaires sociales, le ministre de l industrie, de la poste et des télécommunications, le ministre de l agriculture, de la pêche et de l alimentation, le ministre délégué au budget, porte parole du Gouvernement, et le ministre délégué aux finances et au commerce extérieur, Vu la directive 96/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 3 septembre 1996 modifiant la directive 89/686/CEE concernant le rapproche-ment des législations des États membres relatives aux équipements de protection individuelle ; Vu le code du travail, et notamment ses articles R , R et R (annexe I du livre II, point ) ; Vu l avis du Conseil supérieur de la prévention des risques professionnels, commission spécialisée n 3 du 6 novembre 1996 ; Vu l avis de la Commission nationale d hygiène et de sécurité du travail en agriculture du 9 décembre 1996, Arrêtent : Article premier. - Le marquage CE exigé par l article R est apposé à un emplacement visible par le signataire de la déclaration CE de conformité exigée par l article R du code du travail. Il est constitué des initiales CE selon le graphisme suivant : En cas de réduction ou d agrandissement du marquage CE, les proportions, telles qu elles ressortent du graphisme figurant ci-dessus, doivent être respectées. Art Les différents éléments du marquage CE doivent avoir la même dimension verticale : celle-ci ne peut être inférieure à cinq millimètres. Il peut être dérogé à cette dimension pour les équipements de travail, moyens de protection et équipements de protection individuelle de petite taille. Art Pour les équipements de protection individuelle soumis à une procédure complé-mentaire de certification (système de garantie de qualité CE ou système d assurance qualité CE de la production avec surveillance), le marquage CE doit également comporter le numéro distinctif, déterminé par la Commission des communautés européennes, de l organisme habilité intervenant dans la procédure suivie. Art L arrêté du 18 décembre 1992, modifié par l arrêté du 3 mars 1995, relatif au marquage CE des équipements de travail, des moyens de protection et des équipements de protection individuelle respectivement soumis aux décrets n et du 29 juillet 1992 est abrogé. Matériel Reconditionné : Des procédures ont été établies en France pour réglementer les transactions de matériels. Il faut savoir que : - mise en conformité préalable - certificat de conformité à présenter - pas de marquage CE 18

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