CHAPITRE II. Acquisition de services spécialisés. Janvier 2005

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1 CHAPITRE II Acquisition de services spécialisés Janvier 2005 Mise à jour :

2 matérielles Recueil de gestion des ressources Chapitre II, page 2

3 matérielles Recueil de gestion des ressources CHAPITRE II ACQUISITION DE SERVICES SPÉCIALISÉS TABLE DES MATIÈRES Page Partie I... 9 Liste des documents de soumission Formulaire pour l émission des documents Appel d offres Instructions aux soumissionnaires Conditions générales Modèles de devis descriptifs Annexe I Entretien de chaudières Annexe II Entretien de systèmes de ventilation Annexe III Réparation de toitures Annexe IV Peinturage Annexe V Entretien et inspection en alarme-incendie Annexe VI Inspection d ascenseurs et entretien Annexe VII Inspection de réservoirs souterrains et hors-terre Annexe VIII Conciergerie Annexe IX Déneigement Annexe X- Entretien des espaces verts. 295 Annexe XI - Services alimentaires en service de garde Formulaire de soumission Plans ou croquis Cautionnement de soumission Formulaire de résolution pour autoriser la signature de la soumission et du contrat Notes au contrat Addenda Partie II Liste des documents pour signature de contrats Contrat type Cautionnement d exécution Cautionnement des obligations de l entrepreneur pour gages, matériaux et services Avenant à la police de responsabilité civile Avenant à la police d assurance des chantiers Avis aux salariés et fournisseurs de biens ou de services Avis aux salariés et fournisseurs de biens ou de services Chapitre II, page 3

4 matérielles Recueil de gestion des ressources Partie III Liste des documents pour paiement Quittance de paiement partiel Quittance de paiement final sous-traitant Quittance de paiement final fournisseur de matériaux Chapitre II, page 4

5 Recueil de gestion des ressources matérielles Tableau II Appel d offres pour les contrats de service Cahiers des charges pour les contrats d entretien et de services Avis d appel d offres Formulaire pour l émission des documents Instructions aux soumissionnaires Documents pour soumissions Conditions générales Conditions particulières Devis technique Formulaire de soumission Plans ou croquis Cautionnement de soumission Autorisation de signature Notes au contrat Addenda (au besoin) Documents pour signature de contrats Contrat type Avis aux salariés Cautionnements Avenants Documents pour paiement Quittance partielle Quittance finale Chapitre II, page 5

6 matérielles Recueil de gestion des ressources Chapitre II, page 6

7 matérielles Recueil de gestion des ressources INTRODUCTION Nous avons réuni dans ce Recueil des documents contractuels du domaine de la construction que le ministère de l'éducation mettait à la disposition des commissions scolaires. Depuis le mois de mars 2000, la Fédération des commissions scolaires du Québec est responsable de la production et de la mise à jour de ces documents. Sauf pour les annexes au Règlement sur les contrats de construction des immeubles des commissions scolaires, les documents standards peuvent être modifiés pour tenir compte des particularités du projet et d'éléments que la commission scolaire désire retirer ou intégrer au contrat. Toute modification ou ajout doit être conforme à l esprit du règlement. La Fédération des commissions scolaires du Québec tient à préciser que les commissions scolaires qui utilisent les documents standards ont la responsabilité de les adapter à leurs projets de construction ou d économies d énergie et de les faire valider auprès de leurs aviseurs légaux. La Fédération des commissions scolaires ne peut être tenue responsable de leur utilisation et décline toute responsabilité à cet égard. Les informations à l'intérieur des cases ombragées sont à l'usage de la commission scolaire et ne devraient pas se retrouver sur les documents à être utilisés. Dans ce chapitre, vous trouverez des modèles de documents applicables à des contrats d entretien et de services adaptés aux besoins des commissions scolaires. Ces documents standards sont répartis en trois (3) parties : Liste des documents de soumissions, Liste des documents pour signature de contrats, Liste des documents pour paiement Huit (8) devis descriptifs différents de service sont joints à la partie «Documents de soumission» afin d outiller les commissions scolaires dans la réalisation de projets particuliers. Chapitre II, page 7

8 matérielles Recueil de gestion des ressources À partir des trois (3) listes appropriées, vous êtes en mesure d'évaluer les documents qui sont requis pour chacun de vos appels d'offres. Vous pouvez alors les sélectionner et retenir ceux qui sont pertinents. L'ensemble s'adapte à tous les genres d'appel d'offres d'entretien et de service, seule la section du devis descriptif donne une dimension spécifique à votre appel d'offres. Ceci implique que théoriquement, après une année d'expérimentation de documents, vous n'aurez qu'à réajuster, pour les années suivantes, la partie du devis descriptif en fonction de vos réalités opérationnelles. Chapitre II, page 8

9 matérielles Recueil de gestion des ressources PARTIE I LISTE DES DOCUMENTS DE SOUMISSION Chapitre II, page 9

10 matérielles Recueil de gestion des ressources Chapitre II, page 10

11 matérielles Recueil de gestion des ressources Papier officiel de la commission scolaire comportant l'adresse LOGO LISTE DES DOCUMENTS DE SOUMISSION Cette liste sert d aide mémoire pour vérifier les documents nécessaires à l appel d offres PROJET NO : TITRE : VOUS AVEZ... OUI NON...ET VOUS DEVEZ Formulaire pour l émission des documents Compléter et remettre sur place 1. Appel d offres n Lire attentivement 2. Instructions aux soumissionnaires Lire attentivement 3. Conditions générales Lire attentivement 4. Devis descriptifs Lire attentivement 5. Formulaire de soumission Compléter et retourner 6. Plans ou croquis Lire attentivement 7. Cautionnement de soumission Compléter et retourner 8. Formulaire de résolution pour signature (si compagnie) Compléter et retourner 9. Notes au contrat Compléter et retourner 10. Addenda Lire attentivement 11. Documents supplémentaires (si requis ): 11.1 Lire attentivement 11.2 Lire attentivement Chapitre II, page 11

12 matérielles Recueil de gestion des ressources Papier officiel de la commission scolaire comportant l'adresse Avant de prendre possession des documents nécessaires à la préparation de sa soumission en vue de l'exécution du présent contrat, le soumissionnaire devra compléter le présent formulaire et le remettre au préposé à l'émission desdits documents. LOGO FORMULAIRE POUR L'ÉMISSION DES DOCUMENTS PROJET NO : TITRE : Le soumissionnaire est responsable de la réception des documents pour lui-même et doit s'assurer auprès de l'émetteur de la présence de tous les documents nécessaires à la soumission. 1. Titre du document : 2. Date de l'émission : 3. Nom du soumissionnaire : 4. Nom et titre de la personne à qui les communications, lettres ou addenda doivent être expédiés : 5. Adresse du siège social de la compagnie ou de la société : 6. Numéro de téléphone : Numéro de télécopieur : 7. Reçu un montant de : 8. Entrepreneur Commission scolaire Signature Nom en lettres moulées Fonction Signé à Le Signature Nom en lettres moulées Fonction Signé à Le Chapitre II, page 12

13 matérielles Recueil de gestion des ressources Papier officiel de la commission scolaire comportant l'adresse LOGO 1.0 APPEL D'OFFRES PUBLIC PROJET NO : TITRE : PROPRIÉTAIRE : PROFESSIONNELS : OBTENTION DES DOCUMENTS : Commission scolaire : Adresse : Téléphone : Télécopieur : Nom : Adresse : Téléphone : Télécopieur : Les entreprises intéressées à soumissionner peuvent se procurer les formulaires de soumission, devis et autres documents pour un montant de $ non-remboursable, à compter du en appelant avant de se présenter, au. Toutes les soumissions doivent être présentées sur les formulaires prévus, sous enveloppes scellées fournies à cette fin par la commission scolaire accompagné d une garantie de soumission. VISITE DE CHANTIER : GARANTIE DE SOUMISSION : (CAUTIONNEMENT) RÉCEPTION ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS : ÉLIGIBILITÉ DES SOUMISSIONNAIRE: Le jour date heure Si exigé par la commission scolaire (article 2.9 des instructions aux soumissionnaires). Les soumissions sont reçues au secteur de l'approvisionnement jusqu'à, pour être ouvertes le même jour, à la même heure jour date heure, en présence des intéressés. Les entreprises de service doivent avoir leur place d'affaires dans la province de Québec pour être autorisées à soumissionner. La commission scolaire ne s'engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues et ouvertes; elle se réserve également le droit d'accepter toute soumission en tout ou en partie. Service des ressources matérielles Chapitre II, page 13

14 matérielles Recueil de gestion des ressources Papier officiel de la commission scolaire comportant l'adresse LOGO 1.1 APPEL D'OFFRES SUR INVITATION PROJET NO : TITRE : Date : À qui de droit, La commission scolaire vous invite à présenter votre soumission jusqu'à, heure en vigueur localement le. heure jour date Chaque soumissionnaire remet son offre sur le "Formulaire de soumission" préparé à cette fin par la commission scolaire et y joint une garantie de soumission égale à 10% du montant total de la soumission incluant toutes taxes. La garantie de soumission est fournie sous forme d un cautionnement émis par une institution financière légalement habilitée à se porter caution par l Inspecteur général des institutions financières ou sous forme d un chèque visé, d un mandat, d une traite ou d une lettre de garantie irrévocable émise par une banque, une caisse d épargne et de crédit ou une société de fiducie. Les soumissions, dans des enveloppes cachetées et adressées au soussigné, sont reçues à la commission scolaire à l'adresse suivante, jusqu'à, heure en vigueur localement, le heure jour date pour être ouvertes publiquement au même endroit, le même jour et à la même heure. La commission scolaire ne s'engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des offres reçues et ouvertes. Elle se réserve le droit également de les retenir en tout ou en partie. Vous remerciant de l'attention portée à la présente, je vous prie d'accepter mes salutations distinguées. Signature Fonction Nom en lettres moulées Chapitre II, page 14

15 matérielles Recueil de gestion des ressources 2.0 INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES TABLE DES MATIÈRES Page 2.1 Réception des documents Définitions Examen des devis, des plans et des lieux des travaux Portée des travaux Place d'affaires Préparation de la soumission Conditions de la soumission Montant global de la soumission Garantie de soumission Équivalence Provenance des matériaux Retenues/créances Sous-traitance Addenda Documents à remettre avec votre soumission Document complet Ouverture des soumissions Acceptation des soumissions Chapitre II, page 15

16 matérielles Recueil de gestion des ressources La présente section indique la manière de remplir le formulaire de soumission, les documents requis à son appui, ainsi que la procédure à suivre par le soumissionnaire. 2.0 INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES 2.1 Réception des documents Le soumissionnaire est responsable de la réception des documents. Il doit s'assurer de la présence de tous les documents nécessaires à la préparation de sa soumission. 2.2 Définitions CONTRAT signifie l'ensemble des documents contractuels intervenus entre les parties pour donner suite à la soumission acceptée par la commission scolaire. Sans limiter la généralité de ce qui précède, ces documents comprennent les croquis, les plans et devis, les instructions aux soumissionnaires, les conditions générales, les formules de soumission, les formulaires, les exemplaires du contrat, les bulletins et les addenda. TRAVAIL OU TRAVAUX désigne(nt) la totalité des ouvrages prévus au contrat et comprend(nent) également le personnel qualifié, les matériaux, l'équipement, l'outillage, les moyens de transport et les accessoires que l'entrepreneur est tenu de fournir. COMMISSION SCOLAIRE désigne la commission scolaire et/ou son représentant dûment autorisé ou, le cas échéant, le chargé de projet, l'architecte ou l'ingénieur retenu par la commission scolaire. ENTREPRENEUR désigne la corporation, la société ou la personne agissant sous une raison sociale ou sous son propre nom à qui le contrat a été adjugé. SOUMISSION désigne l'ensemble des documents préparés et présentés par le soumissionnaire en vue de l'obtention d'un contrat. Chapitre II, page 16

17 matérielles Recueil de gestion des ressources 2.3 Examen des devis, des plans et des lieux des travaux Le soumissionnaire doit prendre connaissance des conditions générales du présent projet pour bien évaluer la portée des travaux à exécuter et la qualité des matériaux à utiliser. De plus, il doit examiner attentivement les plans et/ou devis spécifiques et visiter les travaux projetés afin de se rendre compte, par son propre examen, des conditions locales pouvant affecter l'exécution des travaux, tel que décrits dans les documents de sa soumission. S'il décèle des erreurs ou des omissions sur les plans ou dans les devis, le soumissionnaire doit en informer immédiatement le maître d'œuvre afin que ce dernier effectue les corrections nécessaires. 2.4 Portée des travaux Le soumissionnaire devra tenir compte dans sa soumission : de fournir tous les matériaux, la main-d'œuvre, l'outillage, les échafaudages et toute installation spéciale pour compléter tous les travaux demandés et décrits dans les devis et plans. 2.5 Place d'affaires Tout soumissionnaire doit indiquer sur sa soumission l'adresse de sa place d'affaires où lui seront postés, livrés ou signifiés, tout avis, correspondance, réclamation, protêt, procédure judiciaire ou autres en rapport avec son contrat ou sa commande qui pourrait lui être octroyé. 2.6 Préparation de la soumission Toute soumission doit parvenir au destinataire dans une enveloppe scellée fournie à cette fin avant l'heure indiquée dans l'appel d'offres. Toute soumission reçue après l'heure est retournée, non ouverte, à l'envoyeur. Il appartient au soumissionnaire de s'assurer que sa soumission parvient à temps au destinataire Toute soumission doit être dûment remplie, en indiquant le prix unitaire de chaque article ainsi que le montant total. La marque de commerce, le nom du fabricant, le modèle, le numéro de catalogue, l'endroit de fabrication et autres informations doivent être fournis, si requis au devis descriptif. Chapitre II, page 17

18 matérielles Recueil de gestion des ressources 2.7 Conditions de la soumission Le soumissionnaire doit présenter sa soumission sur le formulaire de soumission annexé au présent cahier des charges La Commission scolaire n'accepte aucune soumission reçue après la date et l'heure limite fixées dans l'appel d'offres La Commission scolaire n'accepte que les soumissions qui satisfont aux conditions suivantes : a) la soumission est faite selon le modèle prévu à cet effet (document no 5.0); b) si exigée, la garantie de soumission est signée (document no 7.0); c) la formule de soumission est signée; d) une autorisation de signer les documents accompagne la soumission lorsque le soumissionnaire est une personne morale, une personne faisant affaires sous un autre nom mais qui ne signe pas elle-même. Cette autorisation est constatée de la façon suivante: i. par une copie certifiée de la résolution de la compagnie à cet effet (document no 8.0); ii. par une copie de la déclaration de société ou de raison sociale déposée au greffe de la Cour supérieure certifiée par le protonotaire; une procuration autorisant la signature est aussi fournie lorsque les documents de soumission ne sont pas signés par tous les associés; iii. par une procuration notariée, dans laquelle la personne physique faisant affaires sous son propre nom désigne la personne autorisée à signer en son nom. e) les documents sont signés, aux endroits prévus, par la personne autorisée à cette fin; f) le montant global de la soumission est indiqué sur la formule de soumission; g) la soumission est exempte de conditions ou de restrictions; h) aucune modification à la soumission ne sera acceptée après son ouverture; Chapitre II, page 18

19 matérielles Recueil de gestion des ressources i) le soumissionnaire détient la licence requise en vertu de la Loi sur la qualification professionnelle des entrepreneurs de construction (L.R.Q., C. B-1.1) (Si exigé dans le formulaire "Notes au contrat") (document no 9.0); j) les ratures ou corrections apportées au montant de la soumission sont accompagnées des initiales de la personne qui a signé la soumission; k) les documents sont rédigés en français. Lorsqu'une instruction ou condition, autre que celles prévues au présent article, n'est pas remplie et que les instructions aux soumissionnaires prescrivent que cette instruction ou condition soit essentielle ou indiquent que le défaut de s'y conformer entraîne le rejet de la soumission, celle-ci est rejetée. 2.8 Montant global de la soumission Le soumissionnaire doit inclure dans le montant global de sa soumission tous les coûts afférents au(x) projet(s), tels : les taxes fédérales et provinciales, les coûts d'emballage et de livraison, les assurances, les permis (sauf le permis de construction qui est aux frais de la Commission scolaire), les matériaux, la main-d'œuvre, etc. 2.9 Garantie de soumission Le soumissionnaire doit fournir une garantie de soumission de 10% du montant global incluant toutes taxes, sous forme d un cautionnement, d un chèque visé, d un mandat, d une traite ou d une lettre de garantie irrévocable si la commission scolaire l'exige dans l appel d offres et sur la liste des documents de soumission. Si le soumissionnaire fournit une garantie de soumission sous forme de cautionnement, il doit s'assurer que l institution financière qui l'émet est titulaire d'un permis à cette fin, émis par l'inspecteur général des institutions financières. Cette condition est essentielle et le fait de ne pas avoir un permis de l'inspecteur général des institutions financières entraîne le rejet de la soumission. Une garantie de soumission sous forme d un chèque visé, d un mandat, d une traite ou d une lettre de garantie irrévocable doit être émise par une banque, une caisse d épargne et de crédit ou une société de fiducie. Chapitre II, page 19

20 matérielles Recueil de gestion des ressources Si une garantie de soumission a été exigée par la commission scolaire dans l appel d offres et sur la liste des documents de soumission, au moment de la signature du contrat, l'entrepreneur devra changer cette garantie pour une garantie d'exécution et une garantie des obligations de l'entrepreneur pour gages, matériaux et services. Lorsque ces garanties sont sous forme d un cautionnement, le montant de chacune d elles correspond à 50% du prix du contrat incluant toutes taxes et lorsqu elles sont sous forme d un chèque visé, d un mandat, d une traite ou d une lettre de garantie irrévocable, le montant de chacune d elles correspond à 10% du prix du contrat incluant toutes taxes. La commission scolaire peut fournir les formulaires nécessaires à ces garanties Équivalence Le soumissionnaire s'engage à fournir, sur demande de la commission scolaire, les échantillons des marchandises qu'il offre; toute équivalence d'un produit spécifié doit être accompagnée d'une description complète du produit offert comme substitution. La commission scolaire se réserve le droit de reconnaître ou de rejeter l'équivalence de toute la marchandise offerte comme substitut à celle spécifiée. La preuve de l équivalence incombe à l entrepreneur. La substitution de produits prétendus équivalents à ceux spécifiés est considérée par la Commission scolaire seulement si l'entrepreneur fournit suffisamment de preuves, de la part du fabricant. Une liste complète des produits qu'il désire substituer, accompagnée de trois copies de dessins d'ateliers, doit être soumise et approuvée par la Commission scolaire Provenance des matériaux À moins d'autorisation de la part de la Commission scolaire, l'entrepreneur devra acheter et employer, pour l'exécution des travaux de son contrat, des matériaux et outillages produits au Canada et de préférence au Québec, dans la région et la ville où se font les travaux, pourvu qu'ils soient de la qualité demandée Retenue/Créances La commission scolaire retient 10% du coût des travaux à être exécutés et qu'elle remet à l'entrepreneur dès l acceptation finale des travaux, si toutes ses obligations ont été remplies. Chapitre II, page 20

21 matérielles Recueil de gestion des ressources À la fin des travaux, si des créanciers n'ont pas été payés, la commission scolaire retient un montant égal aux créances liées au contrat Sous-traitance Après l'ouverture des soumissions et avant la signature du contrat, la commission scolaire peut exiger du plus bas soumissionnaire conforme, la liste complète de tous les sous-traitants auxquels il a convenu de confier une partie de ses travaux ainsi que les prix soumis par chacun d'eux. Cette instruction est essentielle et le défaut de s'y conformer entraîne le rejet de la soumission. L'entrepreneur a la responsabilité de la compétence, de la solvabilité de tous les sous-traitants Addenda Si le soumissionnaire désire, avant de préparer sa soumission, obtenir des renseignements sur les plans, devis ou tout autre document, il doit adresser une demande écrite à la commission scolaire (Propriétaire) qui se chargera d'y répondre par écrit et au moyen d'addenda, s'il y a lieu. Aucune demande n'est considérée à moins d'être reçue cinq (5) jours avant la date d'entrée des soumissions et toute communication verbale est nulle et sans valeur. Le délai est de sept (7) jours s il y a obligation de déposer au B.S.D.Q. Tout addenda doit être expédié aux personnes à qui ont été remis les documents relatifs à l'appel d'offres au moins trois (3) jours avant la date limite d'ouverture des soumissions par la commission scolaire. Dans le cas où ce délai ne peut être respecté, l'ouverture des soumissions doit être reportée en conséquence. Le délai est de cinq (5) jours s il y a obligation de déposer au B.S.D.Q Documents à remettre avec votre soumission (Si exigés sur la liste des documents de soumission) L'enveloppe de soumission doit contenir lors du dépôt les documents suivants: les lettres d'information sur le dossier de la CCQ et le numéro; les lettres d'information sur le dossier de la CSST et le numéro; la licence d'entrepreneur (exemplaire conforme à l original); le formulaire de soumission; la garantie de soumission; la résolution pour l'autorisation des signatures (si compagnie); le formulaire "Notes au contrat". Chapitre II, page 21

22 matérielles Recueil de gestion des ressources 2.16 Document complet Toute soumission non complétée conformément aux instructions aux soumissionnaires ou qui n'est pas accompagnée des documents requis dûment complétés est déclarée non conforme Ouverture des soumissions Toutes les soumissions relatives à ce projet sont ouvertes publiquement en présence d'au moins deux (2) représentants de la commission scolaire et des soumissionnaires intéressés à la date et à l'heure limite de remise des soumissions indiquées dans l'appel d'offres Acceptation des soumissions La commission scolaire ne s'engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues et ouvertes; de plus, elle se réserve le droit d'accepter une soumission en tout ou en partie. La commission scolaire ne s'engage à encourir aucun frais, ni aucune obligation envers le ou les soumissionnaires du fait d'un appel d'offres. Chapitre II, page 22

23 matérielles Recueil de gestion des ressources 3.0 CONDITIONS GÉNÉRALES TABLE DES MATIÈRES Page 3.1 Introduction Validité de la soumission Compétence et solvabilité de l entrepreneur Inspection, plans et devis Modifications aux plans et devis Assurances Permis et taxes Obligations légales Codes, normes et règlements Chantier et mesures de protection et d hygiène Interruption des travaux Échéancier et parachèvement des travaux Occupation des lieux Services temporaires Inspection des travaux Qualité des travaux Main-d œuvre Matériaux, équipements, outillages et produits Contrat et supervision des travaux Durée et renouvellement du contrat Annulation de contrat Cession de contrat Facturation Nettoyage et remise et état des lieux Paiement des travaux Garantie des travaux Représentants de la commission scolaire Clause d arbitrage Charte de la langue française Chapitre II, page 23

24 matérielles Recueil de gestion des ressources Cette section présente les informations nécessaires à la mise en situation d'un point de vue administratif et légal. 3.0 Conditions générales 3.1 Introduction Tous les documents font partie intégrante du cahier des charges et chacune des clauses doit être prise en considération avant de compléter le formulaire de soumission. 3.2 Validité de la soumission L'entrepreneur ne peut retirer sa soumission après l'avoir remise à la commission scolaire. La présente soumission est valide et irrévocable pour une période de soixante (60) jours à compter de la date d'ouverture. L'interprétation donnée par la commission scolaire au sujet de toute clause douteuse ou obscure des conditions générales ou encore au sujet de la description donnée aux plans et devis est finale et sans appel. 3.3 Compétence et solvabilité de l'entrepreneur L'entrepreneur doit, sur demande de la commission scolaire, fournir des preuves de sa compétence et de sa solvabilité. 3.4 Inspection, plans et devis L'entrepreneur doit examiner attentivement les plans, devis et documents contractuels ainsi que le site des travaux projetés pour se rendre compte de visu de toutes les conditions locales pouvant affecter l'exécution des travaux du contrat. Si des essais sont nécessaires, l'entrepreneur les fait à ses frais. En aucun cas celui-ci n'est recevable à réclamer de la commission scolaire quoi que ce soit en frais additionnels ou en dommages sous prétexte qu'il n'avait pas inspecté le site ou les conditions de sol. Les plans joints aux présentes doivent servir uniquement de guide. Pour les surfaces réelles, l'entrepreneur doit en faire la vérification sur place. Chapitre II, page 24

25 matérielles Recueil de gestion des ressources L'entrepreneur s'engage à ne pas élever de réclamation contre la commission scolaire pour motif d'erreurs manifestes qui existeraient dans les documents d'appel d'offres. Tous les ouvrages pour mener à bonne fin la réalisation des travaux sont exécutés conformément aux indications du présent devis pour chacune des spécialités concernées. 3.5 Modifications aux plans et devis L'entrepreneur ne peut apporter aucune modification aux plans et devis du contrat à moins d'avoir préalablement reçu l'approbation écrite de la commission scolaire ou de son représentant. Dans le cas où la commission scolaire désire faire des modifications dont les modalités ne sont pas prévues aux documents contractuels, elle doit formuler son intention par écrit et négocier avec l'entrepreneur quant à la rémunération de celles-ci. En aucun cas, la commission scolaire n'accepte de réclamations pour des travaux supplémentaires ordonnés verbalement. S'il s'élève un malentendu au sujet de la signification de l'intention ou d'une ambiguïté dans les plans et devis, la décision de la commission scolaire ou de son représentant est finale et sans appel. 3.6 Assurances Durant toute la durée des travaux, l'entrepreneur doit détenir en vigueur une police d'assurances-responsabilités civiles pour toutes les blessures ou la mort à des personnes ou pour tous les dommages à la propriété, incluant celle de la commission scolaire (minimum $). L'entrepreneur doit aussi détenir en vigueur une police d'assurance-multirisques visant à protéger et à dégager la commission scolaire de toutes pertes, poursuites, dommages, engagements, privilèges, réclamations ou autres demandes pouvant survenir (minimum $). Il doit également détenir en vigueur une police d'assurances reconnue pour un montant d'au moins cinq cent mille ( $) dollars pour chacun des véhicules dont il est propriétaire ou locataire et qui est utilisé sur les propriétés de la Commission scolaire. Chapitre II, page 25

26 matérielles Recueil de gestion des ressources 3.7 Permis et taxes L'entrepreneur assume seul la responsabilité de la conformité aux règlements applicables aux travaux; il ne peut élever aucune réclamation du fait de modifications nécessitées pour les rendre conformes. L'entrepreneur obtient et paie tous les permis nécessaires et acquitte tous les frais qu'ils comportent y compris ceux des certificats électriques et mécaniques le cas échéant. L'entrepreneur acquitte toutes les taxes de vente exigibles par les gouvernements fédéral, provincial et municipal. 3.8 Obligations légales L'entrepreneur s'engage à respecter toutes les obligations légales d'un employeur concernant les contributions, les lois et les règlements qui régissent le marché du travail (impôt, assurance-emploi, pension, syndicat, etc.); il est entendu que la commission scolaire peut annuler cette entente si l'entrepreneur ou ses sous-traitants ne remplissent pas ces conditions. La commission scolaire peut retenir toute somme d'argent payable à l'entrepreneur tant que toutes ses obligations légales n'ont pas été remplies. 3.9 Codes, normes et règlements Sauf prescriptions contraires, les travaux doivent être exécutés conformément aux codes, aux règlements ou toutes autres directives régissant les travaux à effectuer et à tout autre règlement local applicable Chantier et mesures de protection et d'hygiène L'entrepreneur est responsable de l'adoption et du fonctionnement des mesures strictes de sécurité et d'hygiène pendant la durée des travaux. L'entrepreneur prend aussi toutes les précautions nécessaires pour protéger l'édifice ou le bâtiment, les travaux concernés dans le contrat de même que toute construction ou propriété adjacente contre tout dommage pouvant découler de l'exécution du contrat. Chapitre II, page 26

27 matérielles Recueil de gestion des ressources En autant que la commission scolaire est concernée, l'entrepreneur assumera l'entière responsabilité des réclamations pour tout accident, mortel ou non, arrivant à qui que ce soit, pour tout dommage à la propriété privée ou publique, causé par lui-même, ses préposés, ses agents, ses employés ou ses sous-traitants en n'importe quel lieu d'exécution de contrat ou dans le voisinage. L'entrepreneur est également responsable de toutes les réclamations ou amendes pour toute infraction aux lois et règlements applicables aux travaux. L'entrepreneur doit organiser ses ouvrages et ceux de ses sous-traitants de manière à prévenir les dangers d'incendie. Il doit à cette fin prendre toutes les précautions nécessaires ou requises par la loi ou les règlements applicables. Plus particulièrement, il prend les précautions exigées par le propriétaire pour protéger les enfants, le personnel et les autres personnes qui peuvent fréquenter le site durant l exécution des travaux Interruption des travaux Si les travaux doivent être interrompus par l'entrepreneur, celui-ci assume toute la responsabilité de leur protection au cours de cette période d'interruption. Il protège tout ouvrage susceptible d'être endommagé. L'entrepreneur doit apporter la plus grande diligence dans l'exécution des travaux afin de les terminer dans le délai prévu au contrat Échéancier et parachèvement des travaux Au cours de la procédure de l'octroi du contrat ou au cours des travaux, s'il survient des circonstances, difficultés ou conditions qui pourraient légitimement causer des retards, l'entrepreneur est tenu d'en aviser immédiatement la commission scolaire par écrit. À cette condition seulement, la commission scolaire peut accéder à sa demande de prolonger le délai fixé. Autrement, l'entrepreneur est tenu responsable de tous les retards et doit en subir les conséquences: annulation du contrat, dommages-intérêts, amendes ou indemnités qui sont fixés par la commission scolaire à la fin des travaux. L échéancier des travaux est établi dans le devis descriptif. Chapitre II, page 27

28 matérielles Recueil de gestion des ressources 3.13 Occupation des lieux La commission scolaire continue d'occuper l'immeuble pendant l'exécution des travaux. Les activités du chantier doivent être telles que la Commission scolaire peut poursuivre en tout temps ses activités journalières dans les locaux qu'elle continue d'occuper pendant l'exécution des travaux, et ce, en toute sécurité et confort et sans être aucunement affectée. Les exigences particulières prescrites ci-après ne limitent pas l'étendue des responsabilités de l'entrepreneur ni l'étendue de ses obligations en vertu du contrat. Dans tous les cas, les exigences de la commission scolaire prévalent sur celles de l'entrepreneur Services temporaires La commission scolaire doit fournir l'eau et l'électricité à l'entrepreneur et ce dernier doit, à ses frais, faire les branchements et raccords nécessaires à son usage pour les besoins des travaux et ce, à partir des sources d'eau et d'électricité déterminées par la commission scolaire Inspection des travaux L'entrepreneur donne en tout temps à la commission scolaire ou à son représentant dûment mandaté, libre accès à l'ouvrage ou autres travaux s'y rapportant jusqu'à l'acceptation finale des travaux. La commission scolaire ou son représentant a les pleins pouvoirs d'arrêter les travaux et de les suspendre jusqu'à ce que les reprises indiquées soient exécutées selon les prescriptions conformes Qualité des travaux La commission scolaire et/ou son représentant est le seul juge de l'exécution des travaux et de l'interprétation des plans et devis. Chapitre II, page 28

29 matérielles Recueil de gestion des ressources 3.17 Main-d'œuvre Tous les travaux requis par la présente doivent être faits par la main-d'œuvre spécialisée dans le genre de travail qu'il faut effectuer. De préférence, l entrepreneur doit recruter la main-d'œuvre sur le territoire de la commission scolaire. L entrepreneur est responsable de l engagement du personnel compétent et légalement qualifié, nécessaire pour la bonne exécution du contrat Matériaux, équipement, outillage et produits L'entrepreneur doit fournir tout l'outillage, l'équipement et tout autre accessoire requis pour exécuter ces travaux. Le propriétaire ne permet pas d emprunter, louer ou acheter les matériaux et l outillage, ni de ses ateliers, ni de ses écoles et autres propriétés. L'entrepreneur garantit le remplacement de tout produit endommagé durant son transport ou sa livraison Contrat et supervision des travaux Un contrat officiel ou soit un bordereau de commande (selon la nature du projet) expédiés à l adresse indiquée dans sa soumission, sont considérés par la commission scolaire comme un avis d adjudication du contrat à l entrepreneur. L'entrepreneur doit avoir le contrat, la supervision et la direction de tous les travaux compris dans cette entente et est le seul responsable de la façon dont ceux-ci auront été exécutés, de la méthode employée, de tous les faits et actes de ses obligations ainsi que de la coordination entre les différents corps de métier Durée et renouvellement du contrat L entente contractuelle demeure valide pour la période établie dans le devis descriptif. Après cette période, la commission scolaire peut négocier annuellement un nouveau contrat, de gré à gré avec l entrepreneur jusqu à concurrence de deux (2) ans. Chapitre II, page 29

30 matérielles Recueil de gestion des ressources 3.21 Annulation de contrat La commission scolaire se réserve le droit d'annuler le contrat dans les cinq (5) jours de l'émission d'un avis formel relatif à l'exécution non conforme des travaux et charges contenus dans le présent cahier, et ce, sans recours financier de la part de l'entrepreneur Cession de contrat L'entrepreneur demeure responsable de ses fournisseurs et de ses sous-traitants envers la commission scolaire qu'il doit maintenir indemne de toute réclamation de la part de ces derniers. La commission scolaire n'accepte pas de cession partielle ou totale de ce contrat. S'il y a vente de l'entreprise, l'acquéreur doit poursuivre le contrat aux mêmes conditions. Les droits de l'entrepreneur au paiement du prix convenu pour l'exécution du contrat sont accessibles et intransmissibles de sorte que la commission scolaire n'accepte aucun transfert de créance de l'entrepreneur Facturation Tous les documents écrits et factures doivent être adressés au siège social de la commission scolaire ou à l'endroit indiqué par le représentant de la commission scolaire Nettoyage et remise en état des lieux L'entrepreneur enlève périodiquement et évacue hors des lieux, à ses frais, tous les rebuts ou déchets provenant de l'exécution des travaux du présent contrat. Il est strictement défendu à l'entrepreneur d'utiliser les contenants à déchets de la commission scolaire pour y entreposer ses rebuts sous peine d'en défrayer les coûts pour les faire vider. À la fin des travaux, l'entrepreneur doit effectuer à ses frais toutes les réparations des dommages qu'il a pu causer au bâtiment ou aménagements extérieurs, gazon, pavage, clôture, etc. Chapitre II, page 30

31 matérielles Recueil de gestion des ressources 3.25 Paiement des travaux Toutes références monétaires signifient la monnaie légale du Canada. Le paiement des travaux est exécuté lorsque tous les travaux sont terminés à la satisfaction de la commission scolaire. Le paiement final n'est versé que sur présentation d'un certificat attestant que tous les sous-traitants libèrent l'entrepreneur de toute créance concernant le contrat (quittance finale). Les modalités du paiement sont élaborées dans le devis descriptif Garantie des travaux L'entrepreneur rectifie, selon les spécifications énoncées dans la clause de garantie du devis descriptif, à compter de l'acceptation finale des travaux, à ses propres frais et à la satisfaction de la commission scolaire, toutes défectuosités dans les ouvrages causées par la malfaçon et les matériaux impropres au sujet desquelles il a reçu un avis écrit de la commission scolaire ou de son représentant. S il n y a pas d entente, la commission scolaire fait exécuter les travaux et en facture l entrepreneur en défaut Représentants Représentant de la Commission scolaire Pour toute la durée des travaux, le représentant dûment autorisé de la Commission scolaire, a seul, pour toute fin de ce contrat, l'autorité pour accepter les matériaux et l'ouvrage ainsi que pour régler toutes les autres affaires pertinentes à ce contrat. Pour tout renseignement, l'entrepreneur s'adresse à ce représentant. En tout temps, l'entrepreneur facilite la visite des lieux à ce représentant. Représentant du soumissionnaire Pour toute la durée des travaux l'entrepreneur maintient, au site des travaux, un représentant compétent, agréé par la Commission scolaire. L'Entrepreneur ou son représentant doit être disposé à recevoir et à répondre en tout temps aux appels lorsque la situation l'exige. La Commission scolaire n'accepte aucune excuse de l'entrepreneur en cas de non-disponibilité ou d'inaccessibilité de celui-ci. Chapitre II, page 31

32 matérielles Recueil de gestion des ressources Changement de représentant Dans l'éventualité d'un changement de représentant de la part de l'entrepreneur, ce dernier doit aussitôt en aviser la Commission scolaire Clause d'arbitrage Lorsqu un entrepreneur a obtenu un contrat avec la commission scolaire et qu il y a litige au moment de l exécution, les deux parties (commission scolaire et entrepreneur) s engagent d'abord à considérer l'arbitrage pour régler le différent, avant d entreprendre des procédures légales. Lorsque les deux parties consentent à l'arbitrage, celui-ci est fait selon les dispositions du code de procédures civiles, auquel cas la juridiction des tribunaux est exclue et la décision rendue par les arbitres est finale et obligatoire Charte de la langue française L'entrepreneur doit se conformer à l'application de la Charte sur la langue française dans toute documentation adressée ou transmise à la commission scolaire. Toute correspondance: factures, imprimés, modes d'emploi, manuels d'instructions et d'entretien, garanties, ou autre littérature doivent être en français ou au moins en français et anglais. Chapitre II, page 32

33 matérielles Recueil de gestion des ressources LOGO 4.0 MODÈLES DE DEVIS DESCRIPTIFS TABLE DES MATIÈRES Page Annexe I Entretien de chaudières Annexe II Entretien des systèmes de ventilation Annexe III Réparation de toitures Annexe IV Peinturage Annexe V Entretien et inspection en alarme-incendie Annexe VI Inspection d ascenseurs et entretien Annexe VII Inspection de réservoirs souterrains et hors-terre Annexe VIII Conciergerie Annexe IX Déneigement Annexe X Entretien des espaces verts Annexe XI Services alimentaires en services de garde Chapitre II, page 33

34 matérielles Recueil de gestion des ressources Chapitre II, page 34

35 matérielles Recueil de gestion des ressources Annexe I Entretien de chaudières Chapitre II, page 35

36 matérielles Recueil de gestion des ressources Chapitre II, page 36

37 matérielles Recueil de gestion des ressources Papier officiel de la commission scolaire comportant l'adresse LOGO LISTE DES DOCUMENTS DE SOUMISSION PROJET NO : TITRE : ENTRETIEN DE CHAUDIÈRES VOUS AVEZ... OUI NON...ET VOUS DEVEZ Formulaire pour l émission des documents Compléter et remettre sur place 1. Appel d offres n Lire attentivement 2. Instructions aux soumissionnaires Lire attentivement 3. Conditions générales Lire attentivement 4. Devis descriptifs Lire attentivement 5. Formulaire de soumission Compléter et retourner 6. Plans ou croquis Lire attentivement 7. Cautionnement de soumission Compléter et retourner 8. Formulaire de résolution pour signature (si compagnie) Compléter et retourner 9. Notes au contrat Compléter et retourner 10. Addenda Lire attentivement 11. Documents supplémentaires : 11.1 Lire attentivement 11.2 Lire attentivement Chapitre II, page 37

38 matérielles Recueil de gestion des ressources Chapitre II, page 38

39 matérielles Recueil de gestion des ressources 4.0 DEVIS DESCRIPTIF I ENTRETIEN DE CHAUDIÈRES TABLE DES MATIÈRES Page 4.1 Généralités Représentants Étendue des travaux Particularités Références Approbations Conditions de chantier Produits Fabricants acceptables et matériaux Exécution Préparation Mise en œuvre Formulaire d'exécution Durée et renouvellement du contrat Garantie Modalités de paiement Chapitre II, page 39

40 matérielles Recueil de gestion des ressources Chapitre II, page 40

41 matérielles Recueil de gestion des ressources 4.0 DEVIS DESCRIPTIF La présente section définit les obligations et les responsabilités de l'entrepreneur concernant l'entretien planifié des éléments de chaudière; il décrit également l'ensemble des travaux à exécuter en vue de cet entretien. DIVISION 15 SECTION MÉCANIQUE ENTRETIEN DE CHAUDIÈRES 4.1 GÉNÉRALITÉS Représentants Représentant de la Commission scolaire Concernant ce projet, conformément à l article 3.27 des conditions générales, le représentant de la commission scolaire est M., Téléphone : Poste : Cellulaire : Étendue des travaux L'Entrepreneur doit fournir et assumer les coûts des matériaux, de l'outillage, de la main-d œuvre, des moyens de transport et de tous les autres frais incidents afin d'assurer la réalisation des travaux suivants : L'entretien préventif de l'équipement C'est-à-dire, l'ensemble des activités à caractère répétitif qu'il faut effectuer sur l'équipement afin de pallier aux effets de l'usure normale. Ils comprennent les essais et les vérifications qu'il faut effectuer afin de déceler la nécessité de procéder au remplacement ou à la réparation de certaines pièces afin de prévenir les pannes et les arrêts; ou encore de procéder à des recalibrations ou à des réajustements afin de maintenir l'équipement dans des conditions optimales de fonctionnement. Les travaux comprennent également le remplacement de certaines composantes encore en état de fonctionnement afin de prévenir la Chapitre II, page 41

42 matérielles Recueil de gestion des ressources détérioration des autres composantes du système ou des appareils. En conséquences, vérifier signifie également nettoyer, calibrer, resserrer, réparer ou remplacer ou tout autre activité pertinente à cet objet. Les réparations C'est-à-dire, les travaux qu'il faut effectuer afin de remettre l'équipement en bon état de fonctionnement. Les appels de service C'est-à-dire, toutes les réparations qu'il faut effectuer sans délai afin de mettre fin à une situation d'urgence ou celles qui sont indispensables au bon fonctionnement d'un édifice et au confort de ses occupants. L'Entrepreneur doit fournir un service d'urgence complet. Il doit pouvoir répondre à tout appel de service, vingt-quatre (24) heures sur vingt-quatre (24), sur semaine, les fins de semaines ainsi que les jours fériés. Il n'est pas alloué plus de trois(3) heures de délai entre l'appel et l'arrivée du personnel de l'entrepreneur sur les lieux. Le personnel employé par l'entrepreneur doit être apte à assurer aux bâtiments concernés du chauffage et/ou prendre toutes les mesures requises à cet effet dans un délai assez bref. Le soumissionnaire fournit avec sa soumission un taux horaire (incluant les frais de déplacement et toutes les taxes) débutant à l'arrivée sur les lieux de l'appel de service. Ce taux horaire doit être ferme pour la durée du contrat. Les pièces sont facturées au prix réel du fournisseur, majoré de 10% pour les frais généraux et le profit. Dans certains cas, la Commission scolaire fournit les pièces nécessaires aux travaux. L'Entrepreneur s'engage à faire un nettoyage complet durant la période estival, à mettre les chaudières en marche au début du mois de septembre, et à effectuer une mise au point en novembre (comprenant un rapport de combustion) Particularités Dans les plus brefs délais, l'entrepreneur formule à la Commission scolaire toute recommandation pertinente concernant la réparation ou l'amélioration des chaudières. Dans les cas d'urgence l'entrepreneur donne également par écrit les coûts des corrections. Chapitre II, page 42

43 matérielles Recueil de gestion des ressources Références Codes et normes Tous les travaux doivent au moins être conformes aux exigences applicables des normes (édition récente) de l'office des normes du Gouvernement canadien (ONGC) de l'association canadienne de normalisation (ACNOR), du Code national du bâtiment du Canada (CNBC), de l'american Society for Testing and Materials (ASTM) et des autres normes et codes indiqués aux présentes Appareils sous pression Tous les appareils sous pression sont entretenus ou installés conformément aux normes applicables de la section «B» de l'acnor, de L'ASME et l'astm et de toute autre norme provinciale adoptée comme norme minimale Installations électriques Les installations électriques doivent satisfaire aux exigences minimales du Code de l'électricité du ministère du Travail et de la Main-d œuvre du Québec en vigueur au moment de la signature du contrat. Si les exigences indiquées sur les dessins et dans les devis dépassent celles émises par le Code de l'électricité du ministère du Travail et de la Main-d œuvre du Québec, alors les premières ont priorité. On accepte en aucun cas une norme dont les exigences sont moindres que celles émises par le Code de l'électricité du ministère du travail et de la Main-d œuvre du Québec. L'Ensemble des travaux électriques doit satisfaire aux exigences de la compagnie provinciale des services publics (Hydro-Québec) Exigences de la Commission scolaire Les exigences applicables des normes indiquées sur les dessins et dans les devis ne doivent jamais être réduites sous prétextes que les règlements provinciaux et locaux sont moins rigoureux. Durant les travaux d'entretien, lorsqu'il y a conflit entre les différents règlements ou exigences, les normes les plus strictes ont priorité. Chapitre II, page 43

44 matérielles Recueil de gestion des ressources Approbations Équivalence Toute demande d équivalence doit être conforme à l article 2.10 des instructions aux soumissionnaires Modifications des travaux La Commission scolaire, peut lorsqu'elle le juge à propos, modifier les dimensions, plans et matériaux des travaux en tout ou en partie, soit avant, soit après le commencement de l'exécution de l'entreprise. Ces modifications n'annulent pas le contrat. L'Entrepreneur doit les accepter quand la Commission scolaire les a ordonnées par écrit. S'il résulte de ces modifications une diminution ou une augmentation dans la qualité et/ou l'étendue des travaux, le prix de ces travaux est diminué ou augmenté selon la clause Travaux supplémentaires L'Entrepreneur doit faire tous les travaux supplémentaires que la Commission scolaire lui ordonne par écrit d'exécuter. La Commission scolaire ne considère aucune réclamation pour travaux supplémentaires à moins que lesdits travaux supplémentaires n'aient été exécutés en vertu d'ordres écrits de celle-ci. Avant que la Commission scolaire donne l'ordre écrit de commencer tels travaux supplémentaires, le prix en est dans chaque cas particulier, fixé à forfait, ou basé sur les prix d'unité de la soumission ou sur les prix d'unité fournis à l'entrepreneur pour lesdits travaux supplémentaires, ou sur ces deux séries de prix d'unité, suivant l'approbation et l'acceptation de la Commission scolaire. L'ordre écrit de la Commission scolaire définit le genre et l'étendue des travaux supplémentaires à exécuter ainsi que le mode de rémunération. À la fin de chaque jour où des travaux supplémentaires ont été exécutés (travaux avec prix à forfait fixé au préalable exceptés), l'entrepreneur doit faire un état en triplicata, indiquant en détail les travaux exécutés, les noms des ouvriers employés avec leur classification, quant à leur emploi, les heures de travail, le taux des gages, ainsi que la quantité, la qualité et le coût des matériaux incorporés dans lesdits travaux. L'Entrepreneur doit signer l'état journalier des travaux supplémentaires et le transmettre à la Commission scolaire qui l'approuve, si elle juge à propos, et en retourne une copie approuvée à l'entrepreneur. Chapitre II, page 44