VICE-DÉCANAT À LA RECHERCHE LA GESTION DE PROJET EN ADMINISTRATION DE LA RECHERCHE

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1 LA GESTION DE PROJET EN ADMINISTRATION DE LA RECHERCHE NATHALIE DROUIN, VICE-DOYENNE À LA RECHERCHE, ESG UQAM ALEXANDRA PROHET, ADJOINTE À LA VICE-DOYENNE, ESG UQAM 19 NOVEMBRE 2015

2 Déroulement de la séance 1) Objectifs de la séance (8h40) 2) La gestion de projet (8h50 à 10h00) Qu est ce que c est? 3) Une étude de cas: Le VDR de l ESG UQAM (10h20 à 11h00) Faits et témoignage Pourquoi avoir choisi la gestion de projet? 4) Faisabilité dans votre milieu de travail (11h00 à 11h40) 2

3 Objectifs Présenter les principaux concepts de la gestion de projet Partager notre expérience au Vice-Décanat à la recherche Échanger sur la faisabilité dans le milieu de travail des participants 3

4 QU EST-CE QUE LA GESTION DE PROJET?

5 Qu est-ce qu un projet? Un projet est une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique (Guide du Corpus des connaissances en management de projet, PMI, 2008). Temporaire signifie que tout projet a un début et une fin explicites. Unique signifie que le produit ou le service possède des traits distinctifs de tout autre produit ou service similaire. 5

6 Continuum d unicité Unique Répétition 6

7 Le domaine de la gestion de projet Le domaine de la gestion de projets repose sur 2 hypothèses : La gestion des projets est différente de la gestion des activités continues et répétitives. La spécificité de la gestion des projets n est pas propre à un secteur d activité. 7

8 Qu est-ce la gestion de projets? CULTURE Croyances ; attitudes Une façon de penser Une façon de travailler Une façon de s'organiser STRUCTURE mode de fonctionnement Méthodes techniques, outils 8

9 Une façon de penser, s organiser, travailler NIVEAU ORGANISATION engagement clair, concret et ferme de la direction orientation CLIENT à tous les niveaux orientation RÉSULTATS climat de collaboration valorisation: - responsabilisation - imputabilité - esprit d initiative - rigueur et discipline NIVEAU INDIVIDUEL au service du projet au service du client volonté et capacité de: - se sentir imputable - esprit d initiative - rigueur et discipline 9

10 Une façon de penser, s organiser, travailler NIVEAU ENTREPRISE chef pour chaque projet: - selon compétence équipe pour chaque projet: - avec expertises requises - disponible support institutionnel: - bureau de projet (PMO) - ressources; outils système intégré de suivi système d évaluation NIVEAU PROJET mode de fonctionnement travail en équipe: processus de team-building décentralisation; responsabilisation intégration des participants et autres parties prenantes 10

11 Une façon de penser, s organiser, travailler NIVEAU ENTREPRISE processus rigoureux de sélection / approbation des projets maintien d un équilibre projets-ressources suivi de la performance du portefeuille de projets suivi de la performance des projets stratégiques maintien d une mémoire corporative NIVEAU PROJET gestion du contenu (scope) gestion délais, coûts, qualité gestion des ententes et contrats gestion des risques gestion des communications gestion des RHs intégration 11

12 Des structures / formes organisationnelles La structure fonctionnelle La structure par projet La structure matricielle 12

13 Un continuum de formes organisationnelles AUTORITÉ DU CHEF FONCTIONNEL AUTORITÉ DU CHEF DE PROJET STRUCTURE FONCTIONNELLE STRUCTURE MATRICIELLE FAIBLE-ÉQUILIBRÉE-FORTE STRUCTURE PAR PROJET 13

14 Structure fonctionnelle représentation typique Haute direction Direction commerciale Direction financière Direction technique Direction administration Spécialité A Spécialité B Projet Plurifonctionnel Projet X Projet Y Projet Z Projets unifonctionnels 14

15 Structure par projets représentation typique Haute direction Direction commerciale Direction des projets Direction financière Gérant projet X' Gérant projet 'Y' Gérant projet 'Z' Support Spécialité A Spécialité B Spécialité C 15

16 Structure matricielle représentation typique Haute direction Direction projets Direction pl. & cont. Direction technique Direction approvis. Direction supports Spécialité A Spécialité B Spécialité C Projet # 1 Projet #2 Projet #3 16

17 Variation des techniques et des outils Coût Charte des responsabilités Gantt Énoncé de projet Études de préfaisabilité Gestion des interfaces (PPs) Cadre logique Outils de créativité Identification Conception Définition Planification Découpage 17 Leçons apprises Temps Exécution Terminaison Opérations Support

18 La gestion organisationnelle de projet La gouvernance de projet La gestion de portefeuille de projets (sélectionner les bons projets) La gestion de programme (regrouper plusieurs projets communs ou dépendants) La gestion de projet (un projet unique) Les bureaux de projet 18

19 La gestion de projet, un facteur clé de succès? Lien avec la stratégie un moyen pour réaliser la stratégie Lien avec la gouvernance un moyen pour s organiser et sélectionner les projets prioritaires en lien avec la stratégie et les ressources disponibles Lien avec les parties prenantes un moyen pour se rappeler l importance de gérer les pps 19

20 UNE ÉTUDE DE CAS : LE VDR DE L ESG UQAM

21 Mise en contexte Des défis Des besoins : Vision claire et leadership Esprit d équipe et motivation Responsabilisation Rétablir des ponts avec les pps Transparence dans les actions Plan stratégique et plan d action 21

22 Les bases de fonctionnement Un plan stratégique validé par les parties prenantes Un engagement ferme du comité de la recherche Des rôles et responsabilités pour chacun des membres de l équipe Une planification et équilibre du portefeuille de projets à réaliser Des suivis des projets Un service transparent à notre clientèle 22

23 Notre mission «Le Vice-Décanat à la recherche a pour mission générale de soutenir le développement et le rayonnement de la recherche de nos professeurs et de leurs équipes» 23

24 Rôle Stratégie Soutien Étudiants Rayonnement Visibilité Établir les orientations stratégiques Apporter un soutien aux nouveaux «Le Vice-Décanat professeurs à la et recherche diplomation a pour mission recherche générale à l'esg professeurs existants de soutenir le développement et le rayonnement de la Coordonner et Établir des liens avec recherche Soutenir de nos le travail professeurs des promouvoir et de l offre leurs de équipes les partenaires» diverses unités de recherche 24 Assurer le suivi du processus de bourses Promouvoir le rayonnement de la internes et externes Promouvoir la recherche et intérêts des chercheurs au sein de l'esg, de l'uqam et l'externe

25 Vice-Décanat à la recherche (VDR) Vice-rectorat à la recherche Équipe (6 membres) L équipe Décanat Professeurschercheurs (285) 8 Départements Comité de la recherche (13 membres et 2 observateurs) Comité des bourses (4 membres) Comité éthique (5 membres) 25

26 Objectifs stratégiques ciblés Gouvernance opérationnelle Améliorer le partage de l information auprès des intervenants clés Développement de la recherche et son financement Augmenter notre financement provenant des organismes gouvernementaux et externe Soutenir les chercheurs et les unités de recherche Soutenir le développement d unités de recherche en lien avec les pôles Visibilité et notoriété Assurer le rayonnement de la recherche Soutenir le transfert des connaissances Mieux positionner la recherche au sein de la communauté 26

27 Des exemples de projets réalisés Pôle d excellence Journée ESG de la recherche Création de nouveaux programmes et révision des programmes 27

28 Un témoignage Qui suis-je? Mandat De professionnelle de recherche à administratrice de recherche (en mode GP) 28

29 Les principes de la GP appliqués à VICE-DÉCANAT À LA RECHERCHE L administration de la recherche universitaire Un défi stimulant dont le succès repose notamment sur les qualités du leader: Vision Stratégie Valeurs Communication 29

30 Les principes de la GP appliqués à L administration de la recherche universitaire Deux autres facteurs de succès : 1. Trouver le bon équilibre entre services courants et GP Un double défi personnel L importance de la GRH Responsabilisation Travail en équipe Planification Performance 30

31 Les principes de la GP appliqués à L administration de la recherche universitaire Deux autres facteurs de succès : 2. La gestion des parties prenantes Pour un climat de collaboration Des moyens Des habiletés de savoir-être 31

32 FAISABILITÉ D UNE IMPLANTATION DANS VOTRE MILIEU

33 Au sein de vos organisations? Est-ce intéressant? Est-ce faisable? 33

34 DES QUESTIONS? VICE-DÉCANAT À LA RECHERCHE

35 Merci! Nathalie Drouin Vice-doyenne à la recherche Merci! Alexandra Prohet Adjointe, Vice-doyenne à la recherche