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2 Page 2 sur 34 Manuel SELKIS HISTORIQUE DES TRAVAUX DATE VERSION 6 Juillet août

3 Page 3 sur 34 Manuel SELKIS Présentation globale de SELKIS Activation du module optionnel Présentation de la fenêtre principale du planning Descriptif général de la fenêtre (2) Présentation de la fenêtre principale de la régulation Descriptif général de la fenêtre (2) Descriptif des boutons utilisés (2) Création de courses Création d un transport Unique Saisie du type de course Saisie de l assuré Saisie du payeur Saisie du trajet ALLER Saisie du trajet RETOUR Saisie Pourvoyeur / Prescripteur Saisie du Soignant Informations supplémentaires Validation de la course Facultatif : «Rubriques Obligatoires» Création d un transport en Série Saisie du type de course Saisie du calendrier de série Ajout d un trajet sur une série planifiée En planning En régulation Reconduction d une série non planifiée En planning En régulation Reconduction d une série planifiée En planning En régulation... 25

4 Page 4 sur 34 Manuel SELKIS Fonctions avancées Gestion des séries (Régulation uniquement) UTILITAIRES PARAMETRES Onglet Prestations Onglet Planning Onglet Régulation... 3

5 . Présentation globale de SELKIS Page 5 sur 34 Manuel SELKIS : Soft dédié aux professionnels du transport sanitaire, SELKIS permet de gérer la prise de rendez-vous, la régulation en temps réel des missions et l intégration automatique dans le logiciel de facturation ISIS. Fonctions majeures Prise de rendez-vous Avancement des missions en temps réel Réponse à l urgence Evaluation mission Gestion des ressources Interface facturation Interface véhicule GSM/PDA* (* Module optionnel NEITH) Gestion des exigences horaires des patients Gestion des problématiques 2. Activation du module optionnel Le logiciel Isis doit être ouvert et l opérateur doit ouvrir sa session. L acquisition de la licence SELKIS doit se faire par le service commercial de Lomaco ou l agent commercial de votre région. Double cliquer sur l icône : Pour activer le module optionnel «Planning» Pour activer le module optionnel «Régulation» APPELER ensuite le Support Utilisateur au afin de débloquer l option.

6 Page 6 sur 34 Manuel SELKIS Présentation de la fenêtre principale du planning 3. Descriptif général de la fenêtre (2) Cette fenêtre affiche toutes les courses sur une période. Le planning ne gère que deux états : course à faire et course validée (terminée). Les courses grises et noires sont des états liés à la facturation Affichage mode «Plein écran» ou affiche le détail de la mission sélectionnée. 2 Choix de la période à visualiser. 3 Onglet Missions : Nouveau : Crée une nouvelle course. Modifier : Modifie la course sélectionnée. Equivaut à un double -clique. Supprimer : Supprime la course sélectionnée. Série + : Gestion des séries. Cf SMS : Ce bouton permet d envoyer un SMS vers un téléphone portable à destination d un véhicule/chauffeur/équipier. Son contenu est lié à la mission sélectionnée. Dé-filtrer : Annulation et / ou effacement des diverses sélections opérées dans les critères de tri proposés sur la partie supérieure de l écran 4 Onglet Gestion : Valider : Passe la course de l état «à faire» à l état «validée». Indique que votre course est bien terminée. Imprimer : Imprime le planning affiché incluant des options d impression (non détaillé, semi-détaillé ). Devis : Imprime un devis (CERFA/papier blanc). Prochain RDV : Détail par clients des transports en série.

7 Page 7 sur 34 Manuel SELKIS Reconduire Séries : Permet de reconduire sur une période une série arrivant à terme. Il faut obligatoirement être passé par le calepin (lors de la création de la série) pour créer un plan de série. La série ne doit pas avoir de date de fin de s érie ni de temps limite. Planning Graphique : Visualisation des disponibilités par tranches horaires. Identique au bouton Visuel Ressources. Cf Filtre Missions/Véhicule/Ambulancier : Trie le planning en fonction du filtre choisi. 6 Affichage automatique du trajet retour.

8 Couleurs des états des courses Unique/Isolé/Aller/Retour/Série Retard sur la course (rouge) Heure de départ de la base de stationnement du véhicule. TRI PRINCIPAL Heure de prise en charge du client. TRI SECONDAIRE Heure de rendez-vous Horaire d acheminement du client Heure de retour à la base de stationnement du véhicule Alias équipier Alias chauffeur Alias véhicule Couleurs type de transport Page 8 sur 34 Manuel SELKIS Présentation de la fenêtre principale de la régulation 4. Descriptif général de la fenêtre (2) Cette fenêtre affiche toutes les courses d une journée de régulation. À la différence du planning, la régulation gère tous les états d une course : à faire, débutée, en charge, déposée, terminée. Les états liés à la facturation sont les états validés et définitifs Lieu de prise en charge Lieu d acheminement Affichage du trajet retour Affiche les courses supprimées durant la phase de régulation, permettant ainsi de réintégrer les courses supprimées en courses actives (bouton vert et rouge). 2 Pastilles de couleur : : Phase de lecture dans les fichiers liés au module NEITH. : Phase de lecture dans les fichiers d ISIS. Actualisation automatique de la table (cf R). 3 Timer: Actif, il permet de d actualiser la table (très utile pour une utilisation réseau). Inactif, l actualisation s arrête. 4 Les flèches / permettent de changer la journée de régulation. Les touches flèches (droite et gauche) du clavier peuvent être utilisées. Le Zoom (touche F8) permet d agrandir la table de façon à voir plus de course en régulation. 5 Description des flèches utilisées : Unique Isolé Série Aller Unique Aller Unique Retour Série Retour Le fond rouge indique que la course devrait déjà être passée à l état suivant.

9 4.2 Descriptif des boutons utilisés (2) Page 9 sur 34 Manuel SELKIS Ce bouton permet d effacer l équipage de TOUTES les courses À FAIRE et NON AVISEES ( ) affichées actuellement en régulation. Ce bouton peut être retiré de la régulation dans les paramétrages d ISIS. (cf ). OPTIONNEL Ce bouton permet d envoyer un SMS vers un téléphone portable à destination d un véhicule/chauffeur/équipier. Son contenu est lié à la mission sélectionnée. OPTIONNEL Ce bouton permet d envoyer plusieurs SMS simultanément. Il active la multi-sélection de course en régulation (phase manuelle), ou il peut automatiquement choisir les premières missions avec une ressource. Une fois les courses sélectionnées, il est possible d envoyer : - Les heures de début de la mission. - Les missions sélectionnées par SMS. Ce bouton permet de saisir un commentaire dans la mission sans ouvrir la mission. Ce bouton permet d attribuer les chauffeurs aux véhicules (et inversement) sur une journée. Ainsi lors de l appel d un véhicule, les chauffeurs attribués au véhicule viendront automatiquement s ajouter dans la course. Ce bouton permet de convertir une mission ALLER/RETOUR en 2 missions ALLER SIMPLE.

10 Page 0 sur 34 Manuel SELKIS En charge : période comprise entre l heure de prise en charge et celle d acheminement du patient. En gris : Période comprise entre heure de départ base et heure de prise en charge OU heure d acheminement et retour base. En attente : Lié au clic gauche sur la chaînette en saisie de rendez-vous entre A/R. Indisponible : Suite à la saisie d une indisponibilité. L évaluation permet de visualiser le montant de la course sélectionnée en régulation. En y combinant la touche CONTROL (CTRL) à l appui sur ce bouton, la fenêtre affichera le montant global de la journée et par état de la course. Attention, les valeurs ne sont pas forcément exactes APRES facturation (contrat ). Transports groupés affiche en un coup d œil tous les transports en simultanés.

11 Page sur 34 Manuel SELKIS Le planning ressources vous proposera d imprimer, sur une période donnée, le planning d utilisation des véhicules. Ce bouton a la même fonctionnalité que celui présent en Prestation sous le nom de «Simulation de calcul». Cf. 3 du manuel d ISIS. Ce bouton permet attribution et consultation de commentaires horodatés. En cas de saisi de problème, le bouton se mettra à clignoter. Permet la gestion des problématiques remontées des PDA. Fonction non disponible actuellement. Menu (Touche ESC) Retour au menu principal d ISIS. Dé-filtrer : Annulation et / ou effacement des diverses sélections opérées dans les critères de tri proposés sur la partie supérieure de l écran Choix d une date de régulation : Accès à un calendrier perpétuel permettant de se positionner avec précision sur une date future ou passée. Un cadre vert indique la date système, un rouge celle actuellement sélectionnée Rendez-vous planifiés (Touche F6) : Visualisation des courses uniques ou intégrées dans une série saisies par anticipation. Le curseur se positionne par défaut dans le champ Recherche sélective bénéficiaire. Si vous désirez obtenir la liste exhaustive des assurés concernés par les critères de tri, Cliquez ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. Indisponibilité (Touche F7) : Possibilité de planifier l indisponibilité d un Chauffeur ou d un Véhicule, de manière à ce qu il ne puisse être proposé en recourant à la touche F4, lors de la saisie d une Nouvelle Prestation. Création d une nouvelle prestation. (Touche F3) Cf. 5 Suppression de la mission. (Touche SUPPR)

12 Page 2 sur 34 Manuel SELKIS Sous Traiter : Réorientation d une prestation vers une Société tierce du groupe (uniquement hors multi-bureaux). Gestion des séries. Permet de gérer toutes les séries : reconduction de série, suppression de courses. Cf. 8. En combinant la touche CTRL avec ce bouton permet d afficher immédiatement les courses reconductibles. Gestion des simultanés / Regroupements. Il se peut que le bouton n apparaisse pas momentanément à l écran, si parmi les saisies réalisées à ce jour, les conditions d un regroupement potentiel ne sont pas réunies.

13 Page 3 sur 34 Manuel SELKIS La validation du simultané va griser les ressources véhicule et chauffeur. Si vous devez disposez d une résolution supérieure à 024x768, Isis basculera dans l affichage suivant : Gestion Equipage et Horaires Avancement Mission (Touche F2) - Une couleur aléatoire par simultané. - Affiche le nombre de personne transporté Visualisation des disponibilités par tranche horaire Feuille de route, Ordre de mission : Imprime sur papier blanc la mission sélectionnée en régulation. Edition planning : Imprime le planning de la journée. L imprimé change en fonction du type d édition et du saut de page choisis. Equipage avisé : ajoute un «v» dans la course pour indiquer que l équipage à connaissance de la course. Le bouton n est proposé que sous les deux conditions suivantes : Être positionné dans l Etat À faire Que les Ressources soient affectées Positionner la course à l état suivant. (Touche + )

14 Page 4 sur 34 Manuel SELKIS Régresser la course à l état précédent. (Touche - ) Passer la course directement à l état terminé. (Touche CTRL+T) Valider toutes les courses terminées de la journée. Les courses sont dès lors transférées dans les Prestations du logiciel ISIS Facturation Ambulancière, sous l onglet Planification Validée, de manière à pouvoir être éventuellement complétées, modifiées ou actualisées et au final facturées. 5 Création de courses La fenêtre présentée si dessous et utilisée aussi bien en planning qu en régulation. 5. Création d un transport Unique 5.. Saisie du type de course Cliquer sur le bouton Nouveau ou la touche F3. Choisir la société, le type de transport et Unique. : Possibilité (selon le paramétrage) de prendre un RDV, en recourant pour le trajet aller, à une Ressource Chauffeur et Véhicule rattachée à un bureau différent de celle employée pour le retour. Le logiciel teste néanmoins s il existe un lien effectif entre le Chauffeur, le véhicule et le bureau d attribution. : La sélection du critère Code Prestation permet, s il est renseigné lors de la création d une nouvelle prestation, de faire apparaître un symbole sur l écran de la régulation. Leur signification vous appartient et la liste est accessible au moyen de la touche F du clavier Saisie de l assuré Pour l assuré 3 modes de saisie vous sont proposés : ) Utilisez la touche F4 de manière à se voir proposer la liste exhaustive des Assurés. 2) Saisir les premières lettres du nom patronymique de l assuré(e) puis faire F4 de manière à obtenir une sélection. 3) Saisir les premiers chiffres du numéro d immatriculation puis faire F4 de manière à obtenir une sélection. OU ALORS ) Faire directement ENTREE sur le clavier, de manière à active cette autre fenêtre et n enregistrer ainsi que le minimum d information.

15 Page 5 sur 34 Manuel SELKIS Laissez-vous guider par les info-bulles de façon à connaître l attribution des champs proposés. Saisie Facultative à l appel du client (activation paramétrable ) Fenêtre correspondant au bouton Typique, reprenant de façon automatique, les informations saisies, lors des précédents transports réalisés pour le client. Le cas échéant, il ne reste plus qu à cocher parmi les sélections proposées, afin de composer une prestation le plus rapidement possible.

16 Page 6 sur 34 Manuel SELKIS Saisie du payeur 5..4 Saisie du trajet ALLER L J M K N O S P Q R T 3 Modes de saisie vous sont proposés : ) Utiliser la touche F4 de manière à se voir proposer la liste exhaustive des trajets 2) Saisir l alias du trajet puis faire ENTREE sur le clavier. 3) Saisir au moins les 5 premières lettres du nom de la ville (départ ou arrivée). Utiliser la virgule ou le point-virgule pour séparer le lieu de départ du lieu de destination. (cf ) 2 Date de la prise en charge du client (touche ENTREE équivaut à la date du jour). On peut utiliser le calendrier (image à gauche). 3 Heure de départ de la base de stationnement du véhicule (facultatif). 4 Heure de prise en charge du client. 5 Heure d acheminement du client.

17 Page 7 sur 34 Manuel SELKIS Heure de retour à la base de stationnement du véhicule (facultatif). 7 Kilométrage retenu pour la facturation. 8 Heure à laquelle le client à rendez-vous (facultatif). 9 Lieu de prise en charge du client. J Localisation détaillée du lieu de prise en charge du client. K Complément d information du lieu de prise en charge du client. L Lieu d acheminement du client. M Localisation détaillée du lieu d acheminement du client. N Complément d information du lieu d acheminement du client. O 2 modes de saisie vous sont proposés : ) Utiliser la touche F4 de manière à se voir proposer la liste exhaustive des véhicules. 2) Saisir l alias Radio ou l alias véhicule puis faire ENTREE sur le clavier. P Saisie de l équipage Chauffeur & Equipier (Sélection identique à celle du véhicule). Q Nombre de tickets de péages / Montant Global des dépenses de péage pour le trajet ALLER. R Gestion des suppléments. S Affiche seulement le nombre de simultanés avec ce trajet (cf. bouton Gestion des simultanés / Regroupements. ) T Gestion des suppléments remboursables ou non avec le montant total des dépenses. La touche F4 permet d afficher la liste exhaustive des suppléments Saisie du trajet RETOUR La saisie du trajet de retour reste parfaitement identique à celle du trajet aller. Il est toutefois possible d aller plus vite dans la saisie en appuyant directement sur l image pour remplir directement tous les champs ou par appui sur la touche + du clavier dans le champ RETOUR. Il ne restera qu à remplir les champs horaires Saisie Pourvoyeur / Prescripteur Pourvoyeur : Exemple : Partenaire de santé du type médecin généraliste ayant dirigé le client vers un spécialiste (facultatif). Prescripteur : suite Exemple : Spécialiste auteur de la prescription de transport. (facultatif en régulation mais obligatoire en Prestation) 2 modes de saisie vous sont proposés : ) Utiliser la touche F4 de manière à se voir proposer la liste exhaustive des Partenaires de santé. 2) Saisir l alias du Partenaire de santé puis faire ENTREE sur le clavier.

18 Page 8 sur 34 Manuel SELKIS Saisie du Soignant 5..8 Informations supplémentaires 3 2 Informations complémentaires à destination de la télétransmission. 2 Appel de la raison de transport. (Lié à des statistiques ou à un appel d un tarif spécifique). 2 modes de saisie vous sont proposés : ) Utiliser la touche F4 de manière à se voir proposer la liste exhaustive des Raisons de transport. 2) Saisir l alias du Partenaire de santé puis faire ENTREE sur le clavier. 3 Possibilité de saisir un aide-mémoire. Ces commentaires peuvent être repris en série (cf ) Validation de la course 2 modes de Validation sont possibles : Valider la saisie et retourner automatiquement sur la fenêtre principale de régulation. Valide la saisie tout en restant sur le masque de saisie actuel, de manière à pouvoir enchaîner immédiatement sur une nouvelle saisie.

19 5..0 Facultatif : «Rubriques Obligatoires» Page 9 sur 34 Manuel SELKIS En fonction du paramétrage saisi (cf ), vous pouvez bloquer la validation de la course tant que toutes les rubriques n ont pas été remplies. 5.2 Création d un transport en Série La fenêtre présentée si dessous et utilisée aussi bien en planning qu en régulation. La saisie du transport reste identique à celui d une saisie d un transport unique Saisie du type de course Après avoir sélectionné, saisissez le premier transport de la future série, en vous aidant au besoin des explications proposées au 5... La saisie du premier transport de la série est maintenant terminée. Cliquer au choix sur ou La fenêtre proposée ci-après ( 5.2.2) apparait alors Saisie du calendrier de série Dans notre exemple, une série tous les mardis et vendredis avec un aller le matin et un retour le soir :

20 Page 20 sur 34 Manuel SELKIS Possibilité de brider la quantité de transports à incorporer dans la série. 2 Possibilité de définir une date butoir pour la création des transports. 3 Pas de restriction dans la programmation. 4 Calendrier des jours choisis. 2 modes de saisie vous sont proposés : ) Cliquer sur une journée, l entoure de rouge : Cette journée est donc choisie. 2) Si les jours sont répétitifs (tous les mardis), cliquez directement sur le jour de la semaine pour entourer tous les mardis du mois. 5 Choix du mois. 6 Récapitulatif général des jours choisis pour la série. 7 Création d un plan de série. Dans l optique d un renouvellement futur de la série, saisir les horaires et trajet de chaque jour. Ceci permettra de reconduire automatiquement la série pour le mois prochain. 8 Réemploi éventuel des informations saisies. Une fois l appui sur le bouton 7, la fenêtre ci-dessous s affiche :

21 Page 2 sur 34 Manuel SELKIS Double-cliquez sur les jours de la semaine pour lequel vous souhaitez réitérer les transports. Un «X» va s affiché en début de ligne. Les champs correspondants au détail de l aller ainsi qu au détail du retour sont modifiables. Valider votre plan de série. Une fois votre plan de série validé, vous retournez automatiquement sur la fenêtre précédente. Dès lors, le logiciel considère que la série comprend 7 transports Aller/Retour ventilés sur l ensemble des Mardis et Vendredis du mois sélectionné à compter du jour de la création du premier trajet. La ressource «Horaires» ayant été également cochée, ces derniers sont automatiquement insérés sur tous les transports planifiés. L équipage quant à lui, ne peut être reconduit que dans la limite du mois de création. Valider votre série.

22 Page 22 sur 34 Manuel SELKIS Ajout d un trajet sur une série planifiée 5.3. En planning Ouvrez le Planning et cliquez sur le bouton «Série+». Une fenêtre s ouvre récapitulant toutes les séries en cours. Cliquez sur le bouton saisie d une nouvelle course.. La fenêtre de Complétez la date et/ou les heures et validez. Cf. 5...

23 Page 23 sur 34 Manuel SELKIS En régulation Deux méthodes sont à votre disposition : ) Directement en régulation, appuyer sur la touche F5 ou faites un clic droit dans la liste des courses. Une barre au bas de la régulation apparait : Cliquez sur le bouton heures et validez.. La fenêtre de saisie d une nouvelle course. Complétez la date et/ou les 2) Ouvrez la Régulation et cliquez sur le bouton «Gestion des séries» : Une fenêtre s ouvre récapitulant toutes les séries en cours. Cliquez sur le bouton d une nouvelle course. Complétez la date et/ou les heures et validez.. La fenêtre de saisie

24 6 Reconduction d une série non planifiée Page 24 sur 34 Manuel SELKIS La reconduction des séries permet de renouveler automatiquement les futurs transports des séries selon une période paramétrable (cf ). Uniquement les séries disposant d un plan de série pourront être reconduites (affichage d un «X» en gestion de série). Pour les séries n en disposant pas, voici la méthode pour créer un plan de série. 6. En planning Ouvrez le Planning, cliquez sur l onglet Gestion et cliquez sur le bouton «Reconduire Séries». La série ci-dessus n a pas de «X» donc n a pas de plan de série. Il est donc impossible de reconduire de façon automatique cette série. Il faut donc créer ce plan. Double cliquez sur la ligne pour ouvrir la série. Le calendrier de série s ouvre. Aidez vous du pour la création du plan de série. Une fois la saisie validée, la série se voit attribuée un «X», ce qui signifie que la reconduction automatique pourra être appliquée à la prochaine occasion. 6.2 En régulation Ouvrez la Régulation et cliquez sur le bouton «Gestion des séries». La série ci-dessus n a pas de «X» donc n a pas de plan de série. Il est donc impossible de reconduire de façon automatique cette série. Il faut donc créer ce plan. Cliquez sur le bouton pour ouvrir le calendrier de série. Aidez vous du pour la création du plan de série. Une fois la saisie validée, la série se voit attribuée un «X», ce qui signifie que la reconduction automatique pourra être appliquée à la prochaine occasion.

25 7 Reconduction d une série planifiée Page 25 sur 34 Manuel SELKIS La reconduction des séries permet de renouveler automatiquement les futurs transports des séries selon une période paramétrable (cf ). Uniquement les séries disposant d un plan de série pourront être reconduites (affichage d un «X» en gestion de série). 7. En planning Ouvrez le Planning, cliquez sur l onglet Gestion et cliquez sur le bouton «Reconduire Séries». Pour reconduire toutes les séries affichées dans la table, cliquez sur le bouton. Attention seules les missions avec un «X» seront reconduites. Pour reconduire seulement un client, saisir dans le filtre le nom du client. 7.2 En régulation Ouvrez la Régulation et cliquez sur le bouton «Gestion des séries». 3 2 Pour reconduire des séries : Cochez la case Reconductibles : Afin d obtenir la sélection des séries modélisées susceptibles d être reconduites. Si aucune série n est proposée, c est qu il y a une incohérence entre la sélection de la période et l échéance réelle de la / ou des séries. 2 Cochez la ou les séries (boutons permettent de tout cocher ou tout décocher) qui devront être reconduites. 3 Cliquez sur le bouton 3 pour reconduire toutes les séries cochées.

26 Page 26 sur 34 Manuel SELKIS Fonctions avancées Gestion des séries (Régulation uniquement) J K 5 L M N 8 Cochez la case Reconductibles : Afin d obtenir la sélection des séries modélisées susceptibles d être reconduites. Si aucune série n est proposée, c est qu il y a une incohérence entre la sélection de la période et l échéance réelle de la / ou des séries. Cf Affiche les séries dites «actives», avant/sans date de fin, et/ou les séries échues (après date de fin). 3 Filtre les séries par rapport aux couleurs de l état de la course (rouge, vert, bleu, gris, noir). 4 Liste des séries en cours. Un «X» symbolise un plan de série donc la série et potentiellement reconductible. 5 Détail des transports de la série sélectionnée : trajet aller d un coté, le retour de l autre. Couleur d état d avancement de la course. 6 Planification : - : Ajout d un trajet supplémentaire dans la série. - : Suppression d un des trajets de la série. - : Ajout de plusieurs trajets dans la série, création d un plan de série. - : Permet de saisir une date de fin de la série. Elle apparaîtra dans les séries «échues». 7 Affiche en noir les jours de la semaine planifiés, en grisé les jours non planifiés. 8 Détail de la personne transportée, du payeur, et des autres tiers. 9 Bouton utilisé pour reconduire toutes les séries cochées. Attention, lié au. Cf J Visualisation / Modification du plan de série. K Mise à jour des transports futurs de la série sélectionnée en fonction du plan de série. L Crée une Nouvelle Série. M Supprime ENTIÈREMENT la série sélectionnée. N Imprime le planning de la journée. Même bouton que celui en régulation.

27 Page 27 sur 34 Manuel SELKIS UTILITAIRES 9. PARAMETRES 9.. Onglet Prestations 9... Options sur les séries Permet de passer tous les trajets de la série réalisés jusqu à une date donnée, en Facturation courante (Prestation). Paramétrage usuellement recommandé à Oui (O) : Double cliquer sur la série. Un message vous demandera : «Voulez-vous passer tous les trajets de la série en facturation courante?». Répondre «Oui». 2 À ce moment là, le calendrier s affiche. Choisir jusqu à quelle dates les transports seront basculés en Facturation courante. Cliquez sur OK. Si vous optez pour Non (N), vous aurez à double cliquer sur chaque trajet de votre choix dans le tableau du détail de la série afin de transférer la course en Facturation courante. 2 Si le paramétrage est à Oui (O), une paire de ciseaux au-dessus des transports vous est proposée dans la fenêtre Prestation à Facturer. (voir image ci-dessus), dont l objet est d éclater la prestation globale en autant de prestations que l emploi de ressources différentes l autorise. Si le paramétrage est à Non (N), l opérateur effectue manuellement la répartition, au niveau d une fenêtre proposée automatiquement, juste après avoir lancé la facturation.

28 Page 28 sur 34 Manuel SELKIS Option basculement des transports en facturation 2 Permet d éviter la question «Confirmez-vous le passage en facturation courante» ainsi que la saisie de la date limite de basculement. 2 Permet d avoir la possibilité de basculer en facturation courante plusieurs courses apparaissant en planification validée. Il est très conseillé de cocher l option si vous utilisez cette option. Exemple d utilisation : La sélection des courses se fait de la manière suivante : - Sélection de la première ligne. - Appui sur la touche «Shift» - Sélection de la dernière ligne et relâcher la touche «Shift». - Une fois la sélection faite, cliquez sur la flèche bleu pour transférer en facturation courante les courses sélectionnées en orange. Attention si vous sélectionnez à nouveau la ligne en cliquant simplement dessus, la bande orange s enlèvera et la course ne sera pas transférée. Seules les courses affichées à l écran peuvent être sélectionnées.

29 Page 29 sur 34 Manuel SELKIS Statistiques de Ponctualité Permet de générer des statistiques de Ponctualité de façon à consulter sur une période si vous avez été plutôt en avance, à l heure ou en retard. Ceci est calculé par rapport au paramétrage choisi ci-dessus : Basé sur l heure de RDV : Le calcul sera généré par rapport à l heure de RDV saisie et l heure de dépose réelle. Basé sur l Exigence : Le calcul sera généré soit par rapport à l heure de Base (départ), ou l heure de Départ ou l heure de l Arrivée ou l heure de Base (arrivée) ou l heure du RDV. Pour activer ce calcul il faut cliquer sur le libellé choisi et ce dernier sera en rouge. Dans notre exemple ci-dessous, c est le départ qui sera pris en compte (rouge). Pour enlever l exigence, il suffit de cliquer de nouveau sur le libellé. En fonction du paramétrage (cf Temps Génération problématique), il vous sera demandé ou non un motif d annulation de l exigence. Ceci génèrera une Problématique (traçabilité) Onglet Planning Options rubriques obligatoires Les rubriques obligatoires est une option facultative. Elles permettent de bloquer la validation de course tant que tous les champs demandés ne sont pas remplis ( 5..0) Options aide à la saisie Affiche la fenêtre des typiques du client. 2 Affiche la liste des trajets au bout de la 5 ème lettre de l alias saisi. 3 Si le soignant a été choisi dans la fenêtre des typiques, alors ce dernier sera choisi en localisation d arrivée dans le trajet. 4 Dans le Planning, il est possible de saisir les horaires directement dans la table (sans ouvrir le transport).

30 Page 30 sur 34 Manuel SELKIS Options Reconduction séries 2 Intervalle de reconduction automatique des séries arrivant à terme. Privilégiez Au mois. 2 Reprise automatique lors de la reconduction de l heure de départ de la base de stationnement du véhicule / heure de retour à la base de stationnement du véhicule Options Préférences 2 Délai (en heure) en rapport avec l exigence à partir duquel une problématique sera automatiquement générée. «00:00» pour désactiver la génération automatique. Ex : L exigence est à 5h00. Le délai ici est paramétré à 2h00. Jusqu à 3h00 on peut modifier l exigence sans générer de problématique. À partir de 3h00 tout changement de l exigence va générer une problématique. 2 Onglet Pourvoyeur ou Prescripteur proposé par défaut lors de la saisie Options Diverses J K Lors de l appui sur le bouton pour rajouter un transport à la série, les commentaires seront repris. 2 Une alerte s affichera s il y a un chevauchement sur l équipage. 3 Une alerte s affichera s il y a une indisponibilité chauffeur et/ou véhicule. 4 Proposition de reprise équipage sur un trajet inverse. Saisir O (Oui) ou N (Non). 5 Onglet de recherche du client (après touche F4). 6 La coche multi bureaux sera automatiquement cochée en saisie de transport. 7 Délai entre Dépose et RDV (00:00 = désactivée). Saisir une heure de RDV en saisie de course et les horaires DEPART et ARRIVEE vont s inscrire automatiquement. 8 Affiche sur les éditions les horaires Base. 9 Indique le numéro de téléphone du client sur les éditions détaillées. Saisir O (Oui) ou N (Non). J Lors de son passage en facturation, la course sera éclatée par bureau. K Reprend le service s il a été renseigné par CTRL+P/S/O.

31 Page 3 sur 34 Manuel SELKIS Onglet Régulation Options de présentation 2 Affiche par défaut, la fenêtre de régulation de façon «normale» (standard), ou alors sans la barre de menu en haut de l écran (zoomée : augmentation du nombre de ligne en régulation. Touche F8 en régulation). 2 Affiche par défaut, la barre de détail en bas de la régulation ou non. Touche F5 en régulation Options tranches horaires Paramétrage des différentes tranches horaires pour le filtrage des missions en régulation. Ex : n afficher que les missions du matin (entre 06h00 et 2h00) Options de regroupement Activation de l onglet «Multiple» en régulation. Vous pouvez regrouper plusieurs types de transports (VSL & TAXI par ex.) dans un seul et même onglet au lieu d utiliser 2 onglets simultanément (une régulation VSL + une régulation TAXI) Options d édition automatisée Paramétrage d une édition automatique de la régulation au format PDF ou XLS (Excel ). Spécifier la période (en minute) et le répertoire où les documents seront crées. «0min» = option désactivée Options de pilotage général Active une alerte sonore si la mission est en retard (flèche rouge) en régulation. 2 Active la possibilité ou non de pouvoir avancer le statu des courses avant l heure prévu. 3 Affiche une boite de dialogue indiquant un retard prévisible, en faisant appel à la fenêtre de régulation interactive lancé par la touche F2. Ex : 6 4 Affiche une boite de dialogue indiquant les ressources en chevauchement horaire avec la mission en cours de saisie. 5 Affiche une information indiquant que des transports pour un client choisi sont présents sur le jour en cours. 6 Choix du critère par défaut, selon lequel, les prestations seront triées et proposées à l écran de la consultation de la fenêtre de régulation.

32 Gestion des Chronomètres Page 32 sur 34 Manuel SELKIS Durée de rafraichissement en centième de seconde. Uniquement utilisée sur l ancienne fenêtre de régulation. Ce paramétrage viendra à disparaître Options Diverses J K L M N O P Q R Permet d effectuer des contrôles sur les horaires saisis via la touche F2 (durée de transport, cohérence des heures indiquées). 2 Lors de la demande de sous-traitance d un transport en régulation, seuls les bureaux autorisés pour le régulateur seront proposé dans la liste des bureaux éligibles à la sous-traitance. 3 Lors de la sous-traitance d un trajet de série, celui-ci restera en série, sinon il passera en trajet unique. 4 Permet d afficher les chauffeurs diplômés CCA en rose. Le BNS restera en noir. 5 Permet d afficher automatiquement la liste des prestations à réguler ou en cours à la date du jour. A l inverse, il faudra au minimum, valider la date proposée pour accéder cette liste. 6 La sélection de ce critère permet de se voir proposer une boite de dialogue, dès la notification de l état terminé, pour la prestation impliquant la ressource Véhicule/Personnel. Ainsi la ressource peut être automatiquement affectée et ainsi proposer l avancement de l état de la course. 7 Cette option permet d éviter de pré charger une liste. Il faudra saisir une valeur pour que la recherche puisse être effective. 8 La fenêtre info est la fenêtre bleue en régulation (en laissant le curseur de la souris sur le carré du type de course à l extrême droite de l écran). 9 Permet de masquer le bouton Suppression équipage en régulation. (cf. 4.2 ) J Permet d afficher en plus de l immatriculation du véhicule en Visuel Ressource, le code Alias ou le code Radio. K Permet d afficher ou non le champ Code Prestation. L Permet d afficher une icône qui clignote en régulation suivi d une petite alerte sonore. Cliquer sur l image pour afficher les courses sans équipage. Si le paramétrage est à 0min, l option est désactivée. M Permet de bloquer la date de transport (lors de la création d un transport) sur une période allant de j- à j+90. N Affiche une boite de dialogue demandant de confirmer la saisie à zéro du kilométrage. O Permet, à l édition du planning, d imprimer l heure du rendez-vous. P Utilisé en cas de gestion de l exigence. Si l exigence est renseignée et que l horaire indiqué est en retard de plus de la valeur indiquée dans ce paramètre alors la mission verra son horaire d exigence affiché en rouge en régulation. Ex : Mission avec prise en charge prévu à h27 mis en exigence. La prise en charge réelle a lieu à h30. Si la valeur du paramètre est entre 0 et 3, alors la mission verra son heure de prise en charge (bleu) affichée en rouge, si la valeur est >= 4 alors elle n apparaitra pas en rouge. Q Méthode de rafraichissement de la table en régulation. Préférez «Cyclique» ou «Réseau + Cyclique». R Oui «O», équivaut à l automatisation de l utilisation de la touche F9 du clavier. Ce rafraichissement pouvant être momentanément interrompu ou réactivé d un clic de souris, depuis la fenêtre de régulation via le bouton. Cliquer de nouveau sur le bouton pour réactiver le rafraichissement automatique.

33 2 3 Page 33 sur 34 Manuel SELKIS Affiche dans une colonne supplémentaire le km de la mission. Attention vous devez disposez d une résolution supérieure à 024x768). 2 Un fond rouge sur les km de la mission sera affiché si le km est supérieur à la fiche trajet (au-delà de 50%). 3 Par défaut Isis trie les colonnes par ordre chronologique de mission, mais maintenant vous pouvez modifier le tri et le conserver. Pour revenir à un tri «par défaut», il faudra en régulation appuyer sur le bouton.

34 Page 34 sur 34 Manuel SELKIS Autres Propose à l ouverture de la régulation la liste des sociétés. Cochez la ou les sociétés à gérer dans la régulation. 2 Propose à l ouverture de la régulation la liste des bureaux. Cochez le ou les bureaux à gérer dans la régulation. 3 Affiche les horaires «base» en régulation même si les heures de prise en charge / dépose sont identiques. 4 Bloque l avancement de l état de la mission par F2. 5 Reprend le code de prestation choisi lors de l ajout d un transport ( ) sur une série. 6 Evite que dans les commentaires soit affiché le sous traitant lors d une sous-traitance. 5 6