Procès-verbal du Conseil d administration. Domaine Bel-Air. Le jeudi 17 juillet 2014

Transcription

1 Procès-verbal du Conseil d administration Domaine Bel-Air Le jeudi 17 juillet 2014 Rédigé par Mélanie Turgeon le 17 juillet 2014 Étaient présents : Mesdames Holly Fortier Mélanie Turgeon Messieurs Daniel Longtin Étaient absents : Monsieur Stéphane Filion 1. Adoption de l ordre du jour L adoption de l ordre du jour est proposée par madame Mélanie Turgeon et appuyée par monsieur Daniel Longtin 2. Adoption du procès-verbal Le procès-verbal du lundi 30 juin 2014 est approuvé à l unanimité et signé par tous les membres présents. 3. Information relative à la déclaration de revenus de la copropriété et de la déclaration annuelle du registre Madame Turgeon explique avec documents à l appui qu une déclaration de revenus est obligatoire selon les lois provinciales et fédérales. La déclaration de revenus pour l année 2013 devait être remise aux paliers gouvernementaux avant le 1 er juillet Il est démontré qu une déclaration non remise peut entraîner des amendes ainsi qu une radiation de l entreprise après deux années consécutives sans faire de déclarations. Il est aussi démontré que les déclarations des années précédentes ont toujours été faites par soit les gestionnaires de l époque ou par un comptable engagé par le C.A. au coût de 192$. Cette déclaration de revenues apparait également dans le budget d années antérieures. En ce qui à trait au registre, celui-ci a été mis à jour pour la dernière fois en juin 2013 par le gestionnaire Immogest. Lors d un changement, le gestionnaire doit Rédigé par Mélanie Turgeon (membre du C.A.) Page 1

2 dans un délais de 30 jours faire les modifications nécessaires. Le site du registre des entreprises permet de faire une pierre deux coups. En complétant la déclaration annuelle, les informations peuvent également être transmises aux paliers gouvernementaux. À ce jour, il nous est impossible d avoir accès à ce registre puisqu il est protégé par un mot de passe dont seul monsieur Filion a accès. Les informations aux registres sont actuellement erronées. Il est décidé à l unanimité que monsieur Longtin communiquera avec monsieur Filion pour que celui-ci mette à jour les informations et que nous ferons une déclaration pour l année 2013 et 2014 qui elle devra être remise avant le 1 er juillet Suivi de la dernière rencontre A) Fenêtres : Monsieur Filion étant absent, nous n avons aucune information en ce qui a trait à la compagnie avec laquelle il avait négocié les fenêtres. Monsieur Longtin nous renseigne que certaines compagnies font des fenêtres sur mesure et certaines compagnies peuvent également les installer. Nous décidons d attendre la rencontre entre Daniel et Stéphane pour prendre une décision à cet effet. Par contre, nous sommes tous en accord avec le fait que les fenêtres doivent être changées avant l hiver. B) Transactions bancaires : Monsieur Filion étant absent nous ignorons le solde au compte bancaire de la copropriété. Nous répétons, tel que dit lors de la dernière rencontre, qu il est important que deux mandataires soient assignés au compte et que deux signatures devront être obligatoires. Aussi, nous convenons que tous paiements devraient se faire par chèque ou débit et qu une facture est obligatoire lorsque nous devrons payer en argent comptant. Madame Turgeon présente le document de la caisse dans lequel apparait les formulaires qui devront être fournis et signés. C) Montants attribués aux anciens membres du C.A. : N ayant pas le registre de la copropriété, nous ignorons quels sont les membres qui ont été payés et ceux qui restent à payer. D) Déclaration de copropriété 2009 (résolutions adoptées depuis) : Madame Turgeon aimerait avoir les procès-verbaux des dernières réunions de l AGA pour connaître les nouveaux règlements adoptés depuis la déclaration de Nous devrons attendre le registre. E) Factures de l année 2014 : Nous aimerions avoir les diverses factures de l année en cours pour préparer le futur budget, être à jour dans celui de Rédigé par Mélanie Turgeon (membre du C.A.) Page 2

3 2014, connaître le solde et les contrats à venir. Encore une fois, nous ne l avons pas avec nous. F) Liste des stationnements et remises : Il avait été demandé lors de la dernière rencontre d avoir la liste des gens ayant un deuxième stationnement ainsi que ceux en attente. La liste n est pas, à ce jour, remise. Pour ce qui est des remises, une liste aussi avait été demandée et n est pas remise non plus. Madame Turgeon fait remarquer qu il faut vérifier que les remises ne soient pas parties d une partie privative d un condo. Il faut que les propriétaires vérifient sur leur certificat de localisation qu un espace de rangement n en fait pas partie sinon ces remises ne peuvent appartenir à autre personne que le propriétaire. G) Dégât d eau : Nous avions été informé qu un dégât d eau avait eu lieu lors de notre dernière rencontre. Monsieur Filion devait informer la propriétaire que le C.A. ne payerait pas les frais du deuxième appel de service. Nous aurions aimé connaître le suivi de cette situation. H) Murs internes d un condo : Il avait été demandé de vérifier que les murs internes d un condo était la responsabilité ou non du C.A. Après vérification, à moins d éléments nouveaux, ces murs sont la responsabilité du propriétaire. I) Support à vélos : Lors de la dernière rencontre Monsieur Filion nous avait informé qu il avait trouvé un support à vélo dans l ouest canadien au coût approximatif de 300$. Après vérification, il est possible de s en procurer au Québec au prix de 160$. N ayant aucune information au niveau de notre solde bancaire, nous attendrons pour faire un tel achat. 5. Assurance responsabilité civile Madame Turgeon aurait aimé consulter l assurance de la copropriété. 6. Montants versés : a) Administrateurs (jetons de présence) : Madame Turgeon informe les membres que les administrateurs doivent déclarer leur revenus qui sont nommés jetons de présence. Monsieur Longtin propose qu un volet dépenses du C.A. soit simplement ajouté au budget pour éviter que les membres doivent déclarer ces minces revenus. D ailleurs, le déplacement de certains Rédigé par Mélanie Turgeon (membre du C.A.) Page 3

4 membres pour se rendre aux réunions, le papier, breuvages, etc. seront à même tirés de ce budget qui a été adopté lors de l AGA à 1800$ par année. Celui-ci ne sera pas dépassé. Ainsi, les membres seront plus intéressés à investir de leur temps dans la copropriété au sein du C.A. Il s agit simplement d une terminologie différente qui permettra de satisfaire tout le monde. b) Gestionnaire (contrat de travail) : Il est décidé que le C.A. paye un montant au gestionnaire. Le C.A. n est aucunement responsable que le gestionnaire déclare ou non ce revenu. En tant que C.A. nous payons la facture du contrat de service du gestionnaire tout simplement. c) En comptant : Nous convenons que pour toutes transactions payées en comptant nous devons avoir une facture. Pour les menus-travaux, il est proposé par Holly que ceux-ci ne doivent pas être improvisés mais que la demande doit venir du C.A. Le montant de 15$ reste en vigueur, les gens qui seront intéressés de faire les travaux proposés pourront le manifester et signeront une feuille avec le nombre d heures des travaux effectués. Ceci nous permettra d avoir un meilleur contrôle de l Argent entrant t sortant du budget de la petite caisse. 7. Fonctionnement paiements pour petits travaux Les informations de ce point ont été discutées au point 6 lettre c. Par contre, nous répétons qu un copropriétaire ne peut pas effectuer un travail et ensuite demander une compensation monétaire. Le C.A. doit être informé avant toutes tâches. 8. Budget 2014 : a) Différence entre revenus et dépenses : Madame Turgeon remarque un écart d environ 300$ entre le revenu total et le total de dépense. Elle s interroge sur ce montant. Aussi, elle partage que plusieurs éléments ne font pas figure sur le budget 2014 tel que la location de la salle pour l AGA, la déclaration, etc. Elle partage un budget refait avec les mêmes montants présentés lors de l AGA par monsieur Filion. Ce budget se divise en deux parties tel que proposé par la représentante de Brigil lors de l AGA, c est à dire un compte courant et un compte fond de prévoyance. Ce budget est présenté aux membres du C.A. présents et accessible sur le site Internet. Rédigé par Mélanie Turgeon (membre du C.A.) Page 4

5 b) Compagnie de déneigement : lors de la dernière réunion de l AGA, des membres ont manifesté une préoccupation face à la compagnie de déneigement. Nous aurions aimé avoir un suivi de Monsieur Filion à ce sujet. 9. Problèmes : a) Arbres à couper : Nous attendons l estimation des prix de Stéphane face à la situation. b) Plomberie : Nous attendons l état de notre compte pour envisager des réparations. Étant donné qu un plombier doit rentrer dans plusieurs unités et que ceci est souvent problématique de joindre tous les copropriétaires concernés nous pensons à une solution. Aussi, étant donné que nous ignorons si le problème de plomberie est majeur, nous devons attendre le solde du compte etc. 10. Certificat d état d immeuble et carnet d entretien Les copropriétés ont dans le registre un carnet d entretien qui nous informe des réparations effectuées dans les dernières années. Nous aimerions le consulter. Aussi, grâce au registre, nous pourrions vérifier quel expert est venu vérifier l état de notre copropriété. Ce document remis par un technologue, évaluateur, etc en bâtiments nous renseigne des réparations majeures à effectuer au cours des prochaines années nous aidant ainsi à concevoir le prochain budget. N ayant pas le registre, nous sommes en attente. 11. Procès-verbaux des dernières réunions de l AGA Nous sommes encore dans l attente des procès-verbaux des deux dernières rencontres de l AGA. 12. Modèles et rôles d un conseil d administration Madame Turgeon partage son intérêt de déterminer des tâches précises pour les membres du C.A. Ainsi, le travail ne se dédoublera pas et nous saurons qui fait quoi. Les membres présents sont d accord. Daniel demande à Mélanie de leur proposer un modèle. Elle partagera celui-ci avec les membres du C.A. sous peu. Elle croit aussi que ce modèle peut être bénéfique pour les prochains membres du C.A. à venir dans le futur. D autre part, Monsieur Longtin partage à Mélanie qu il aurait été préférable de ne pas écrire à l ensemble des membres de problèmes qui concernaient le C.A. D autant plus qu une rencontre était prévue Rédigé par Mélanie Turgeon (membre du C.A.) Page 5

6 dans la semaine à venir. Mélanie comprend qu il était délicat de le faire, mais qu avec les diverses informations en main et la réponse donnée elle n était plus intéressée à travailler en ce sens. Il est convenu que madame Turgeon informera le C.A. avant tout partage avec les copropriétaires. Il est décidé qu elle informera le syndicat que la rencontre a eu lieu et qu une autre est à venir entre Daniel et Stéphane. Nous convenons que l harmonie doit être présent dans les échanges. 13. Varia : a) Gestionnaire : Holly partage la liste des différents gestionnaires possibles à contacter. Madame Turgeon a déjà communiqué avec certains d entre eux. La porte est ouverte à ce niveau. Il est proposé que monsieur Longtin rencontre Stéphane pour connaître ses intentions en tant que gestionnaire. Il est convenu que celui-ci communiquera avec Stéphane pour prendre rendezvous lundi ou mardi et qu à partir de cette rencontre, nous irons de l avant avec les divers litiges non résolus. 14. Levée de l assemblée La levée de l assemblée est proposée par Madame Turgeon et est approuvée par Monsieur Longtin. Celle-ci s est terminée à 20h32. Rédigé par Mélanie Turgeon (membre du C.A.) Page 6