1. DESCRIPTION 2. OBJECTIFS DU FONDS VERT

Transcription

1 Dernière mise à jour : janvier 2015

2 1. DESCRIPTION La Ville de Gatineau déploie des actions associées au développement durable et met en œuvre, depuis 2008, la politique environnementale qu elle a adoptée. La Ville souhaite s associer avec des organismes dans le but d encourager l atteinte des objectifs fixés dans la politique environnementale, et ce, pour l amélioration de la qualité de vie de ses citoyens et pour une protection accrue de l environnement. 2. OBJECTIFS DU FONDS VERT Le Fonds vert soutient les initiatives qui profiteront de façon importante à la communauté dans l atteinte des objectifs de la politique environnementale. En plus de contribuer au succès des projets mis sur pied par des organismes, l attribution des subventions permet l établissement de partenariats avec le milieu et associe des ressources de la Ville à des projets stimulant le changement de comportements et l engagement des citoyens dans la protection de leur environnement. Le Fonds vert a pour but d aider les organismes à but non lucratif (OBNL) et les organismes publics à financer des projets structurants, des projets de sensibilisation et des événements ayant une dimension environnementale prédominante et visant la sensibilisation au changement de comportements. Ces projets devront permettre d organiser le milieu, de mettre en place des outils ou des éléments pour améliorer ou protéger la qualité de l environnement et la qualité de vie et devront s inscrire dans une vision de développement durable de la communauté gatinoise. En 2015, un appel de projets sera fait durant l hiver pour les organismes à but non lucratif et les organismes publics, incluant les projets en milieu scolaire. Cet appel sera diffusé par le biais des médias locaux et dans les réseaux d organismes œuvrant sur le territoire de la Ville de Gatineau. Un formulaire de demande de subvention est disponible durant l appel de projets, ainsi que tous les documents nécessaires à la compréhension du Fonds vert. 2 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

3 3. ADMISSIBILITÉ PROJETS ADMISSIBLES Le Fonds vert soutient des projets qui s accordent avec au moins une des quatre orientations de la politique environnementale, et plus spécifiquement une de celles-ci : Agir dans une perspective de développement durable; Sensibiliser et éduquer pour stimuler le changement et l engagement. En plus de soutenir les grandes orientations, les projets doivent s intégrer dans l un ou l autre des sept thèmes environnementaux : L eau : préserver la ressource en eau L air : améliorer la qualité de l air Le sol : préserver le sol La biodiversité : préserver la biodiversité L énergie : réduire la consommation d énergie La qualité de vie : offrir une meilleure qualité de vie Les matières résiduelles : gérer de façon durable et responsable les matières résiduelles FINANCEMENT ACCORDÉ Si un projet a déjà obtenu du financement dans le cadre du Fonds vert, la phase précédente doit être terminée pour que le projet soit admissible. Le budget de l enveloppe de subventions du Fonds vert est déterminé annuellement. Le Service de l environnement est avisé au mois de décembre de la tenue d un concours l année suivante. Une limite de $ sera accordée pour les événements. Les montants octroyés par projet pourront représenter jusqu à 100 % du montant total de l activité pour les projets de 1000 $ et moins, 75 % du montant total de l activité pour les projets dont le coût est compris entre 1001 $ et 5000 $, et jusqu à 50 % du montant total de l activité pour les projets de plus de 5000 $, jusqu à un maximum de subvention de $. 3 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

4 Les montants octroyés une année dans le cadre du Fonds vert ne constituent en rien une garantie de récurrence. Les subventions octroyées à l organisme récipiendaire doivent donc être considérées comme étant ponctuelles. Cependant, pour les besoins d un projet particulier, la Ville peut établir l attribution d une enveloppe récurrente décroissante. L attribution des enveloppes disponibles se fait de façon à promouvoir le plus de projets possible. Afin de subventionner le plus grand nombre de projets, la Ville pourrait financer un pourcentage moindre que ceux mentionnés ci-dessus. Un maximum de trois projets peuvent être financés par organisme, par année. ORGANISMES ADMISSIBLES L organisme promoteur de l activité doit être un organisme à but non lucratif communautaire reconnu ou un organisme public, tels les établissements scolaires et les établissements de santé ou de services sociaux, et œuvrant sur le territoire géographique de la Ville de Gatineau. 4. PROCÉDURE DE DEMANDE DE SUBVENTION L organisme promoteur doit remplir le formulaire prévu à cet effet disponible dans le site Web municipal au et joindre les documents requis à sa demande électronique ou les faire parvenir par courriel à fondsvert@gatineau.ca. La demande doit être envoyée avant la date limite mentionnée dans l appel de projets (site Web gatineau.ca). PIÈCES OBLIGATOIRES (SI NON FOURNIES, LE PROJET SERA REFUSÉ) Organismes communautaires : Formulaire de demande de financement Budget détaillé du projet Preuve d inscription au registre d entreprises du Québec (pour les organismes ayant leur bureau en Ontario) Lettres patentes Résolution du conseil d administration qui mandate l organisme à déposer une demande de financement pour le projet précis et qui identifie le signataire. 4 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

5 Établissements scolaires : Formulaire de demande de financement Budget détaillé du projet Résolution d appui du conseil d établissement qui mandate l école ou le professeur à déposer une demande de financement pour le projet précis. PIÈCES RECOMMANDÉES : Curriculum vitæ du chargé de projet Lettre d appui ou de partenaire Rapport et bilan de projet accompli et similaire à l envergure du projet soumis. 5. MODALITÉS D ÉTUDE DU DOSSIER La Ville se réserve le droit de demander des informations additionnelles lui permettant de mieux évaluer les propositions d activités. CHEMINEMENT DES DEMANDES DE SUBVENTION Le Service de l environnement a la responsabilité de diffuser les appels de projets, de réviser les demandes de subvention et les documents fournis et de coordonner la tenue d un comité d évaluation des demandes de subvention. Les projets soumis seront analysés par un comité de sélection qui fera ses recommandations à la Commission consultative sur l environnement et le développement durable (CCEDD), qui fera elle-même ses recommandations au conseil municipal. Le dévoilement des projets financés se fera de trois à quatre mois suivant l appel de projets. Si la réponse est négative, une lettre est transmise à l organisme pour l en informer. Dans le cas d un refus, seul le conseil municipal peut infirmer la décision. Si un projet est accepté, le Service de l environnement rédige un protocole d entente pour l organisme récipiendaire et en assure le suivi. Les protocoles d entente doivent être signés par les autorités adéquates des organismes et par le fonctionnaire désigné de la Ville de Gatineau. Le Service de l environnement voit aussi à demander le paiement de la subvention et à octroyer le montant de cette subvention au requérant sur présentation des factures, des pièces justificatives et des rapports d activités. 5 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

6 CRITÈRES D ANALYSE DES PROJETS Toutes les demandes de subvention soumises au Fonds vert sont évaluées selon les critères d analyse présentés ci-dessous. Ces critères se retrouvent dans le formulaire de demande de subvention. Une note minimale de 70 % est requise pour obtenir une subvention du Fonds vert. A) Projet (30 %) et expérience (10 %) L organisme doit présenter le projet et les résultats attendus. Pour ce faire, l organisme doit : Identifier les grandes orientations, les thèmes environnementaux et expliquer en quoi le projet cadre avec la Politique environnementale de la Ville; Estimer ou chiffrer les résultats attendus tant sur le plan qualitatif (éducation, sensibilisation, amélioration de la qualité de vie, etc.) que quantitatif (avantages environnementaux chiffrés) et d écrire le public cible qui sera rejoint; Démontrer que le projet est innovant; Démontrer que le projet a un potentiel de se poursuivre de façon autonome dans les années subséquentes (sans soutien financier du Fonds vert); Présenter son expérience par une description sommaire des principaux projets réalisés et comparables à l envergure de ce qui est proposé (présenter les résultats). B) Approche (35 %) Ce critère permet à l organisme d expliquer la mise en œuvre de son projet. Pour ce faire, l organisme doit décrire : Les étapes de mise en œuvre et l échéancier du plan de travail; La méthodologie de suivi de l atteinte des objectifs fixés; Les activités de communication, d information ou même de consultation avec le public cible ou le réseau d intervenants du projet. 6 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

7 C) Organisme (10 %) et ressources (15 %) Ce critère permet à l organisme de démontrer qu il dispose des ressources humaines et matérielles nécessaires et suffisantes à la réalisation du projet, tout en précisant l aide municipale qui est demandée. Pour ce faire, l organisme doit : Expliquer en quoi le projet cadre avec la mission de l organisme; Présenter les membres de l équipe en indiquant clairement leur rôle respectif, leur pourcentage d affectation au projet, leur expérience (curriculum vitae à l appui) et le cas échéant, les ressources externes; Décrire les principales ressources matérielles, les sources de financement et présenter le budget; Énumérer la participation attendue de la Ville autre que la subvention (ex. prêt de matériel, support professionnel, etc.); Démontrer le soutien de partenaires par des lettres d appui. 7 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

8 6. BUDGET Le budget du projet doit être clairement présenté dans la demande de financement. Un exemple de budget est proposé ci-dessous. Le formulaire du budget est disponible dans le site Web de la Ville. Un budget similaire devra accompagner la demande de subvention. L ensemble des dépenses liées au projet ainsi que les autres sources de revenus planifiés, incluant le montant demandé dans le cadre du Fonds vert, doivent être énumérés. Exemple de budget pour un projet donné : DÉPENSES DÉPENSES Administration ESTIMATION DES COÛTS Impression, cartable, etc. 200 $ Déplacements 300 $ Total partiel 500 $ Services professionnels Plans et devis $ Frais juridiques, permis, zonage, etc $ Évaluation et analyse par un expert 500 $ Total partiel $ Ressources matérielles 30 arbres, 15 arbustes, etc $ 4 pelles, terre, compost, paillis $ Total partiel $ Ressources humaines (maximum de 20 % du total) Chargé de projet $ Total partiel $ Publicité Journaux $ Radio $ Total partiel $ Total des dépenses $ REVENUS SOURCES DE MONTANT % DU FINANCEMENT DEMANDÉ MONTANT TOTAL Description Fonds vert $ 50 % Organisme $ 20 % Autres Total partiel $ 70 % Commandites Députés $ 10 % Banque $ 10 % Total partiel $ 20 % Revenus de services Vente de billets $ 10 % Total partiel $ 10 % Total du financement $ 100 % 8 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

9 7. DÉPENSES ADMISSIBLES ADMINISTRATION Les frais de déplacement pour se rendre chez un fabricant ou un fournisseur afin de choisir les installations ou le matériel nécessaires à la réalisation du projet. Un maximum de 300 $ de frais de déplacement peut être admis pour les projets nécessitant beaucoup de déplacement. Les frais d administration directement reliés au projet et qui ont été engagés pour le projet (maximum de 10 % du coût total de dépenses admissibles du projet). SERVICES PROFESSIONNELS Toutes les dépenses associées à l embauche d experts-conseils professionnels et techniques ou d entrepreneurs qui participent directement aux aspects techniques, environnementaux ou financiers du projet. Par exemple : agronome, ingénieur. Les coûts associés aux contributions sous forme de produits ou services se rapportant directement aux aspects techniques, environnementaux ou financiers du projet (dans certains cas, l expertise à l interne pourrait être acceptée). Les frais de préparation de plans d aménagement ou d autres services professionnels qui sont considérés comme faisant partie des frais d aménagement. RESSOURCES HUMAINES La contribution en nature de l organisme demandeur : maximum de 20 % du coût total de dépenses admissibles du projet. Par exemple : pour un projet d une valeur totale de 5000 $, un montant de 1000 $ peut-être attribué aux ressources humaines (coordinnateur, chargé de projet, animateur, etc.). PUBLICITÉ ET PROMOTION Les dépenses engagées pour consulter et informer la collectivité concernant le projet, l élaboration d un site Web ou d autres outils de communication. 9 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

10 8. DÉPENSES NON ADMISSIBLES 1 Les coûts indirects attribuables au demandeur ou aux partenaires du projet, comme les frais d exploitation liés à l entretien général ou à la réparation Les coûts associés à la location ou à l achat d un bien immobilier, y compris la location de locaux à bureaux, les fournitures, les articles de sport (buts, poteaux de volley-ball), le matériel et le mobilier de bureau. Les dépenses engagées pour participer à des conférences ou à des missions, y compris les frais de déplacement. Les taxes (TPS et TVQ), les amendes et les pénalités. Tous les frais relatifs à l éducation, à la formation et à la sensibilisation ou à la promotion non directement liés au projet. Par exemple : matériel scolaire nécessaire dans le cadre régulier d enseignement Les frais d exploitation, lesquels doivent être prévus au budget des services concernés le cas échéant ainsi que tous les frais courants de l organisme. Par exemple : frais d Internet, de téléphone, etc. Les frais d avocats. La collecte de données de référence. Par exemple : bilans de matières résiduelles ou inventaire d émissions de GES pour un établissement. Les projets dans le cadre d un programme scolaire, d une recherche, d un concours ou d une compétition. Les prix de présences, les aliments et les boissons. Les dépenses engagées avant le dépôt de la demande au Fonds vert. La publicité gratuite faite par l organisme (réseaux sociaux, site Web). 10 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

11 9. VERSEMENTS DE LA SUBVENTION Le protocole d entente spécifie les documents à remettre pour obtenir les versements tels que le rapport d activité, les factures pour la valeur totale du projet et les photographies. Le premier versement suivant la signature du protocole a une valeur maximale de 25 %. Un minimum de 50 % du financement est donné suite à la remise par l organisme des factures, des photographies et du rapport d activité. 10. PUBLICATION DES RÉSULTATS La Ville de Gatineau devient propriétaire du rapport d activité et des photographies remis par l organisme en fin de projet. Une diffusion des projets à succès et leur contribution à la politique environnementale est faite à la discrétion de la Ville. 11. RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES S il est prié de le faire par la Ville, le requérant doit être prêt à fournir par écrit, dans le délai prescrit, des précisions sur les informations contenues dans sa demande de financement, le rapport d activité et les factures. Le requérant n a droit à aucun dédommagement relativement aux frais encourus pour fournir les précisions demandées par la Ville. 12. EXEMPLES DE PROJETS ADMISSIBLES Stationnement écologique Arrachage de l herbe à poux Agriculture en milieu de travail Amélioration de la performance du tri en multilogements Projet de réduction de la consommation d eau potable Programme de vélos communautaires Soutien pour le verdissement ou l écologisation des organismes Cours d écoconduite pour les entreprises et les citoyens Mise sur pied de réseaux d échange (vêtements, produits, réemploi, etc.) régionaux Formations en milieu de travail sur un thème environnemental Trousse d outils pédagogiques sur un thème environnemental, pour les étudiants Verdissement de cours d école Préservation de milieux humides Restauration des bandes riveraines Sensibilisation en milieu scolaire 11 FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION

12 13. RENSEIGNEMENTS Jacinthe Grégoire Coordonnatrice de projets en environnement Service de l environnement fondsvert@gatineau.ca , poste FONDS VERT NORMES ET CRITÈRES D ATTRIBUTION