Ministère de l éducation nationale Secrétariat général Direction des affaires financières Bureau de la réglementation comptable et du conseil aux EPLE

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1 Ministère de l éducation nationale Secrétariat général Direction des affaires financières Bureau de la réglementation comptable et du conseil aux EPLE Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Présentation et avancement du projet MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies

2 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Objectifs Contraintes et Etat d avancement du projet Principales modifications apportées par le projet Planning prévisionnel de mise en œuvre Conduite du changement MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 2

3 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Objectifs Simplification et lisibilité des budgets des EPLE Budgets réalisés par destination de la dépense Compte rendu en cours de réalisation à destination des principaux financeurs (État, Collectivités de rattachement) Convergence de la M9.6 vers le plan comptable général Sécurisation des procédures comptables MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 3

4 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Contraintes et État d avancement du projet Projet de décret Avis favorable du Conseil Supérieur de l Education réuni le 17 mars 2011 Avis favorable de la Commission consultative d évaluation des normes réunie le 31 mai Examen par le Conseil d Etat durant le second semestre 2011 Instruction codificatrice M9.6 Validée par le groupe de travail (gestionnaires et agents comptables) Instruction rédigée en collaboration avec la DGFIP Transmise à l IGAENR pour avis Système d information Adaptation de l outil Un comité d utilisateurs regroupant MOE, MOA, gestionnaires et comptables d EPLE a été mis en place en février 2011 pour l étude conjointe du cahier des charges informatiques. Formation à la réglementation Un comité d utilisateurs regroupant MOA, gestionnaires et comptables d EPLE, responsable de formation ESEN et académique a été mis en place en mars 2011 pour contribuer à la rédaction des supports de formation. MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 4

5 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Le décret : Définit le nouveau cadre budgétaire. Intègre l augmentation de la taille des agences comptables et notamment la représentation de l agent comptable dans les instances des EPLE. Propose la suppression de l EPCP comme outil d autorisation de la dépense. Prévoit la modification des règles de calcul du quorum du CA. MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 5

6 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE L instruction codificatrice est articulée en 3 tomes Le Tome 1 définit le cadre budgétaire et traite : de l organisation et du fonctionnement des EPLE, du budget structuré en services, domaines, activités, des budgets annexes qui remplacent les SACD, de la CAF comme outil de l équilibre budgétaire, de l exécution de la recette, de l exécution de la dépense, des opérations spécifiques (tenue de l inventaire, amortissements, stocks, opérations de trésorerie, charges à payer et produits à recevoir) MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 6

7 Le système d information RCBC - Structure budgétaire Nouveau cadre budgétaire Un budget principal et un ou des budgets annexes 3 services généraux : «Administration et logistique» «Activités pédagogiques» «Vie de l élève» Des services spéciaux pour la gestion d activités particulières distinctes de celles exercées à titre principal. 2 services sont pré définis : «Bourses Nationales» «Restauration et Hébergement» Des budgets annexes pour la gestion des activités accessoires nécessitant de tracer des opérations d investissement (GRETA, CFA, diverses mutualisations.le budget annexe n est pas intégré dans le budget principal de l établissement support ; MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 7

8 Structure du budget principal d un EPLE Section de fonctionnement Service Activité pédagogique D AP R Service Vie de l élève D VE R Section opérations en capital Service Administration et Logistique D ALO R D OPC R Service spécial Hébergement - Restauration D R H R Service spécial Bourses Nationales D BN R Service spécial D XXX R MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 8

9 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Correspondance anciens chapitres et nouveaux services Activités pédagogiques Dépenses Recettes Vie de l élève Dépenses Anciens chapitres concernés A1, A2, J1, J2, J31, J32, J38, J4, J5, J6, J7, N3, R4,. 70,741, 744, 746, 748, 75, J1, J2, J31, J32, J38, J4, J5, J6, J7, N3, R4,. Anciens chapitres concernés F, J38, J4, J6, J7, N1, N2, Recettes Administration et Logistique Dépenses 70, 741, 744, 746, 75, J38, J4, J6, J7, N1, N2 Anciens chapitres concernés B, C, D, G, J1, Recettes 70, 71, 72, 741, 744, 746, 748, 75, J1, MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 9

10 Structure budgets annexes Section de fonctionnement Service «xxxxxxxxxxx» Section opérations en capital D XXXX R D OPC R Un budget annexe : Un seul service général et aucun service spécial Un établissement peut gérer plusieurs budgets annexes qui ne sont pas intégrés à son budget principal comme dans le cas d un SACD actuel. MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 10

11 Le système d information RCBC Présentation du budget 2 nomenclatures supplémentaires précisent la destination de la dépense et de la recette «Domaine» et «Activité» Le compte du PCG n est plus indiqué au budget initial Une ligne budgétaire de recette se décline avec les informations suivantes : Service X Domaine Activité Compte PCG Montant Saisie non obligatoire Saisie obligatoire Une ligne budgétaire de dépense se décline avec les informations suivantes : Service X Domaine Activité Montant Saisie obligatoire MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 11

12 Le système d information RCBC Nomenclature des domaines Le «Domaine» est libre de création par l ordonnateur. Cependant, pour les opérations spécifiques variations de stocks, amortissement, provisions, extourne..- une nomenclature de domaines prédéfinis est proposée par l outil. Domaines - Codifications Domaines - Libellés VSTOCK Variation de stocks VECOUR Variation en cours et produits finis OP-SPE Opérations spécifiques OP-N-1 Opérations année N-1 MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 12

13 Le système d information RCBC Nomenclature des activités L activité au service du compte rendu, La codification peut s effectuer sur 9 caractères, Le premier caractère détermine le destinataire du compte rendu, Pour le suivi des crédits d Etat (1xxxxxxxx), une nomenclature est proposée dans l outil. 0 8 caractères réservés à l EPLE pour ses besoins propres de pilotage Le 1 er caractère détermine le destinataire du compte-rendu 0 : EPLE, 1 : Etat, 2 : CT caractères prédéfinis pour les opérations spécifiques 4 caractères réservés à l Etat pour le suivi des crédits délégués 4 caractères réservés à la CT pour le suivi des crédits délégués 4 caractères réservés à l EPLE pour affiner en tant que de besoin 4 caractères réservés à l EPLE pour affiner en tant que de besoin 4 caractères réservés à l EPLE pour affiner en tant que de besoin MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 13

14 Le système d information RCBC Nomenclature des Activités La nomenclature des activités : quelques exemples pré définis de l outil ACTIVITES - CODIFICATIONS 0AUGMxxxx 0DIMIxxxx 0AMORxxxx 0SINVxxxx 0NEUTxxxx 0PROVxxxx 0SINVxxxx 1MS 1REP 1TIC 1FVL 1COR 1EAC 1STA 1CR ACTIVITES -LIBELLES AUGMENTATION (STOCK) DIMINUTION (STOCK) AMORTISSEMENT SORTIES INVENTAIRE NEUTRALISATION PROVISION SORTIE D INVENTAIRE MANUELS SCOLAIRES DROIT DE REPROGRAPHIE TICE FONDS DE VIE LYCEENNE CARNETS DE CORRESPONDANCE EDUCATION ARTISTIQUE ET CULTURELLE STAGES CLASSES RELAIS MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 14

15 Le système d information RCBC Document du Budget initial PREVISIONS BUDGETAIRES SECTION DE FONCTIONNEMENT DEPENSES RECETTES Proposition du Chef d'établissement Vote du Conseil d'administration Cadre réservé aux Autorités de Contrôle Proposition du Chef d'établissement Vote du Conseil d'administration Cadre réservé aux Autorités de Contrôle ACTIVITES PEDAGOGIQUES , ,71 VIE DE L'ELEVE 1 651, ,43 ADMINISTRATION ET LOGISTIQUE , ,38 TOTAL services généraux (1) ,52 0, ,52 0,00 SERVICE DE RESTAURATION ET D'HEBERGEMENT , ,00 BOURSES NATIONALES 2 000, ,00 TOTAL services spéciaux (2) ,00 0, ,00 0,00 TOTAL section de fonctionnement (1) + (2) ,52 0, ,52 0,00 Résultat prévisionnel CAF ou IAF ,00 0, ,00 SECTION OPERATIONS EN CAPITAL OPERATIONS EN CAPITAL 5 750, ,00 Total dépenses et recettes inscrites au budget ,52 0, ,52 0,00 MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 15

16 Le système d information RCBC Etat des emplois Employeur EPLE CT Etat Fonctions Fonctions administratives Fonctions éducatives Fonctions entretien & maintenance Fonction restauration et hébergement Fonctions enseignement/formation Fonctions éducation, santé, social Fonctions d encadrement d administration et Financières CAE CAV Autres Corps/grades/cadre Effectifs ETP Masse Financière d emploi/contrat (non pré remplis) (non pré remplis) (non automatisé) Les nombres * sont Salaires imputés sur le donnés par grade. service ALO CAE CAV AED Autres Total nombre montant Agent technique EPLE Les nombres * sont donnés par grade. Agent de maîtrise d EPLE Autres P. Certifiés PEGC Autres CPE Infirmières Assistantes sociales Médecin scolaire Autres Pers. direction Salaires imputés sur le service VE Agent technique EPLE Agent de maîtrise d EPLE Autres Total nombre montant P. Agrégés Les nombres * sont donnés par grade. CASU AAENES SAENES ADJAENES Autres Total nombre montant Total nombre montant Observations Les montants seront donnés en masse par fonction et non par grade. Par masse financière, il faut entendre traitement brut + Charges employeur Les montants seront donnés en masse par fonction et non par grade. Par masse financière, il faut entendre Traitement brut+ charges employeur Les montants seront donnés en masse par fonction et non par grade. Par masse financière, il faut entendre Traitement brut + charges employeur MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 16

17 Le système d information RCBC Evolutions en budgétaire La commande publique La commande publique : état des achats (EPA) et état des marchés, contrats et conventions (EMCC) Les principes de l EPA décrit dans l application cible est un outil de gestion pour l ordonnateur : il n est plus un document d autorisation Il n y a pas d obligation de présentation et de suivi de l EPA et de l EMCC dans l outil La commande publique est unique et est donc suivie pour l ensemble des budgets d un EPLE (budget principal et budget annexe) Génération automatique d engagements issus de l EMCC MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 17

18 Le système d information RCBC Evolutions en Budgétaire La recette, peu impactée puisque «Domaine» et «Activité» sont facultatifs La SDR comporte un élément supplémentaire dans sa présentation : colonne «Liquidations» Multi imputation de la dépense A un engagement correspond plusieurs lignes budgétaires : on liquide une facture et non pas un engagement Les décisions de l ordonnateur Document simplifié Les décisions budgétaires modificatives Volumétrie moindre attendue Les comptes de la classe 3 ne sont plus mouvementés en comptabilité de l ordonnateur MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 18

19 Le système d information RCBC Evolutions en budgétaire Ré imputation : 2 catégories A l initiative de l ordonnateur Ré imputation budgétaire : modifie le domaine et/ou l activité, aucun impact sur la Comptabilité Générale. Ré imputation comptable : modifie le service et/ou le compte du PCG. Transfert en comptabilité générale. A l initiative du comptable Cette nouvelle faculté affirme la responsabilité du comptable sur la bonne imputation comptable. Transfert à l'ordonnateur qui ne peut qu'accepter la nouvelle imputation. Traçabilité des acteurs Chaque opération (dépense recette) est retracée dans les historiques MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 19

20 Le système d information RCBC Evolutions en budgétaire Le compte rendu sur les données budgétaires Donner accès aux financeurs à l utilisation des crédits délégués En dépenses : à partir du code «Activité», mais pouvoir communiquer toutes les informations définissant la dépense(service- Domaine- PCG) En recettes : informations communiquées à minima par services et comptes PCG puisque «Domaine» et «Activité» sont facultatifs Restitution des données en cours d exercice issues des SDR et SDE MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 20

21 Le système d information RCB Evolutions en budgétaire Le rapport de gestion de l'ordonnateur portera sur les évolutions: Des crédits ouverts et des prévisions de recettes du budget et les réalisations finales (historique des modifications Développement des charges et des produits) Du service spécial ou du budget annexe de restauration et d'hébergement De la commande publique (historique des modifications EMCC-EPA) Compte rendu de gestion Services Budget initial Crédits ouverts Dépenses nettes Différence dépenses nettes sont en rouge si elles sont supérieures aux crédits ouverts BI - dépenses nettes MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 21

22 Le système d information RCBC Evolutions en budgétaire L adhésion possible à un service centralisateur de factures implique une nouvelle étape dans le traitement de la dépense : la certification du service fait A l ordonnateur de l EPLE adhérent reviennent les phases approvisionnement - engagement - certification de service fait A l EPLE assurant un service centralisateur de factures revient la phase liquidation des dépenses des EPLE adhérents MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 22

23 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE L instruction codificatrice est articulée en 3 tomes Le Tome 2 définit le cadre comptable et détaille les écritures. Les principales modifications concernent : L introduction d un plan comptable complet pour tous les EPLE L utilisation du compte 185 comme compte de liaison pour la trésorerie des budgets annexes La re-définition de l utilisation de certains comptes La suppression de certaines subdivisions Le Tome 3 traite du compte financier et cadre le compte rendu de gestion Le compte rendu de l ordonnateur justifiera notamment la différence entre le budget voté et le budget exécuté Le compte rendu de l agent comptable présentera principalement le résultat et la CAF, le FDR et son évolution, les créances, les dettes et les reliquats de subventions. MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 23

24 Le système d information RCBC Evolutions comptables Fonctionnalités identiques que l établissement soit support de groupement comptable ou adhérent à ce groupement La ré imputation du comptable en réception des écritures budgétaires automatiques Traçabilité des corrections comptables La validation de session ne concerne plus que les écritures courantes La validation des écritures budgétaires automatiques alimente directement le journal général L'édition des FQE alimente directement le journal général Développement des soldes et pointage Permet après pointage d'opérations débitrice et créditrice de déterminer automatiquement le solde d'un compte. Cette opération est accessible pour tous les comptes dont le solde est non nul. Le lettrage Il permet de rapprocher à tout moment les mouvements débiteurs et créditeurs à l'intérieur d'un compte afin de développer le solde de ce compte. Le lettrage sera suivi d'année en année. MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 24

25 Le système d information RCBC Autres évolutions Nouvelles fonctionnalités Comptabilité auxiliaire des immobilisations : une comptabilité auxiliaire par budget Adaptation de fonctionnalités existantes Justificatif d encaissement en espèces : gestion d un quittancier dans les modules actuels Régie et Comptabilité Générale Justificatif de paiement en espèces : génération du justificatif à partir de l application Evolution de la fonctionnalité «mémoire» : amélioration de la présentation des mémoires Créances réceptionnées d applications externes : ni suppression ni modification Ecritures manuelles (pas de modification directe des écritures sur les comptes de classes 6 et 7 mais nouvelle fonctionnalité de correction d écriture) Révision des éditions de documents pour les régies d avances (Régie - Comptabilité Générale) MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 25

26 Le système d information RCBC Autres évolutions Contrôle interne comptable et traçabilité Profil utilisateur : restrictions étendues aux nomenclatures «Domaine» et «Activité» mais également au montant autorisé en dépenses et en recettes. Pour toute opération retracée dans les historiques : authentification de l acteur Dématérialisation Des pièces budgétaires jointes à la délibération dématérialisée du CA Intégration des factures transmises par les fournisseurs en tant que pièces justificatives Transmission des bons de commande aux fournisseurs Intégration du relevé trésor en comptabilité Transmission des documents de la comptabilité ordonnateur au comptable pour l exercice de cette fonction Télépaiement proposé aux familles et interface avec le module «Encaissement» Accès simultané à plusieurs comptes financiers Conservation des comptes financiers sur 6 exercices MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 26

27 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Calendrier de mise en œuvre et périmètre fonctionnel par versions de l outil Modules Préparation Budgétaire Comptabilité Budgétaire Comptabilité Générale Compte Financier Administration Régie Evolution Lot 1 Structure budgétaire Budget principal et budgets annexes Equilibre budgétaire / Résultat prévisionnel / CAF/IAF Décisions budgétaires modificatives Suppression transmission EPCP Plan comptable rénové Vérification périodique Prélèvement automatique amélioré Evolution Lot 2 Comptabilité autonome par établissement Dématérialisation échanges budget AC/EPLE Commande publique (EPA-EMCC) Gestion du service de restauration en budget annexe Multi-imputations Mémoires Ecritures automatiques Accès simultané plusieurs COFI Gestion dématérialisée quittanciers Refonte Lot 1 IC M9.6 Commande publique unique Service facturier Télépaiement Lettrage Pointage Reporting en cours d exercice Conservation données financières sur 6 années Refonte Lot 2 Module de comptabilité auxiliaire des biens immobilisés Immobilisations MEN-DAF A3- RCBC Présentation aux académies 27

28 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Conduite du changement Une réforme d ampleur qui nécessite communication et accompagnement Communication Présentations en académies Intranet de la DAF : mise en place d une rubrique RCBC (information, foire aux questions, outils ) Revue Objectif Etablissement Collaboration à diverses revues professionnelles : publication d articles RCBC Formation à la Réglementation Formation de formateurs académiques organisée en collaboration avec l ESEN Information et/ou formation des futurs utilisateurs selon leur profil par les académies Formation à l outil Prévue à chaque livraison des versions Evolution et Refonte Les représentants «métier» des Comités Utilisateurs «Outil» et «Réglementation», les gestionnaires et comptables participant à la recette des versions de l outil ont vocation à participer aux actions de formation nationales et académiques 28

29 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Planning prévisionnel des formations 2 e trimestre e trimestre e trimestre e trimestre e trimestre e trimestre e trimestre 2012 Réalisation des supports de formations àla réglementation 10 au 14 octobre formation formateurs à la réglementation (ESEN) Formation académique des utilisateurs à la réglementation Formation des formateurs à l outil Formation des utilisateurs à l outil 1 er janvier mise en œuvre réglementaire de la réforme et mise à disposition de GFC évolution 1 29

30 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE Pour en savoir plus : nom d utilisateur : ven mot de passe : zen 30

31 Réforme du cadre budgétaire et comptable des EPLE 31

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