Sommaire. L accès à ALYA... 2

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1 Sommaire Guide d utilisation - ALYA 2014 ALYA... 2 Présentation de l application... 2 L accès à ALYA... 2 Tableaux de bord... 3 Liste des enseignants-chercheurs dont le rapport est déjà validé... 4 Consultation du dossier ALYA d un enseignant... 6 Editions... 7 Éditer le tableau de synthèse de tous les dossiers ALYA au format Excel... 7 Accéder à la liste des éditions de masse : dossiers ALYA et notices biographiques... 9 Avis du CA (Conseil académique) Recherche d un dossier par le NUMEN (ou le nom) Recherche de dossier par la section (ou le corps) Saisie de l avis du CA (Conseil académique) et Visa du CA (Conseil académique) Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 1

2 ALYA Présentation de l application L application ALYA, au sein du portail GALAXIE, a pour objectif de faciliter la constitution et le suivi des dossiers des enseignants-chercheurs, candidats à une évaluation suivi de carrière. Cette application présente deux volets - l un à destination des enseignants-chercheurs (saisie par les intéressés de leur dossier de candidature) - l autre à destination des établissements (tableaux de bord, consultation et/ou édition des dossiers, saisie et suivi des avis du conseil académique) L accès à ALYA Le module ALYA destiné aux établissements est accessible via GALAXIE à partir du bandeau latéral de couleur bleue. Ce module est composé de 3 items : Tableaux de bord Éditions Avis CA (Conseil académique) Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 2

3 Tableaux de bord L écran Consultation des tableaux de bord (écran RBRD01-L) vous permet de suivre l état d avancement des dossiers saisis par les enseignants-chercheurs (maîtres de conférences et professeurs des universités). Vous pouvez consulter l ensemble des dossiers de votre établissement ou uniquement ceux d une de vos composantes. Pour obtenir le volume des dossiers, cliquez sur le bouton Afficher. Vous prenez connaissance : du nombre de dossiers restant à saisir par les enseignants (Non saisi) du nombre de dossiers saisis mais non validés par les enseignants (A valider) du nombre de dossiers déjà validés par les enseignants (Validé) du nombre de dossiers passés à un autre état tel que Enregistré, visé CA (Conseil académique, Transmis CNU, ) (États ultérieurs) Un clic sur le lien relatif au nombre de dossiers validés, pour un corps donné, permet de visualiser la liste des enseignants-chercheurs dont le rapport est déjà validé (écran RBR02-L). Attention : le passage à un autre état ( Enregistré, Visé CA (Conseil académique), Transmis CNU, ) fait disparaître les enseignants de cette liste. Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 3

4 Liste des enseignants-chercheurs dont le rapport est déjà validé La liste affichée est classée par ordre alphabétique. Vous pouvez imprimer cette liste au format PDF en cliquant sur le bouton Imprimer. Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 4

5 Un clic sur le NUMEN vous permet de visualiser le dossier de l enseignant concerné afin de le consulter et/ou l imprimer (voir ci-dessous la consultation du dossier ALYA d un enseignant). Cliquez sur Cliquez sur pour imprimer ce fichier PDF ou certaines de ses pages pour enregistrer ce fichier sur votre ordinateur ou à un autre emplacement Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 5

6 Consultation du dossier ALYA d un enseignant Le bouton Imprimer le dossier ALYA permet d imprimer le dossier ALYA de l enseignant concerné. Il est également possible d imprimer séparément la notice biographique et la partie rédactionnelle du dossier en cliquant sur les logos PDF correspondants. Le bouton Retour permet de revenir à la liste précédente. Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 6

7 Editions Cette option vous permet de : Éditer le tableau de synthèse de tous les dossiers ALYA au format Excel Accéder à la liste des éditions de masse des dossiers ALYA et des notices biographiques Éditer le tableau de synthèse de tous les dossiers ALYA au format Excel A titre d exemple, si vous utilisez Mozilla Firefox comme navigateur, vous obtenez la fenêtre suivante : Vous pouvez choisir d ouvrir ou d enregistrer le fichier au format Excel sur votre ordinateur. Patientez pendant l opération qui peut nécessiter un temps d exécution assez long. Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 7

8 Pour revenir dans l application, fermez le fichier Excel. Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 8

9 Accéder à la liste des éditions de masse : dossiers ALYA et notices biographiques Vous pouvez enregistrer ou éditer les notices biographiques et/ou les dossiers ALYA par section ou par corps en cliquant sur le lien correspondant. Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 9

10 Avis du CA (Conseil académique) Cette option permet de saisir les avis du Conseil académique et d en assurer le suivi. L écran Recherche des dossiers par critères (ETARBRD01) permet la recherche de dossiers en fonction de divers critères : nom ou NUMEN d un enseignant section corps état d un dossier Recherche d un dossier par le NUMEN (ou le nom) Saisissez un NUMEN dans la zone NUMEN puis cliquez sur le bouton Rechercher Un clic sur permet d imprimer le dossier ALYA de l enseignant sélectionné. Procédez de la même manière pour le nom. Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 10

11 Recherche de dossier par la section (ou le corps) Guide d utilisation - ALYA 2014 Choisissez une section dans la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Rechercher Dans l exemple ci-dessus, la section 63 a été sélectionnée dans la liste déroulante des sections. Un clic sur l icône permet d imprimer le dossier ALYA de l enseignant sélectionné. Un clic sur le NUMEN permet d accéder au dossier de l intéressé. Procédez de la même manière pour le corps. Remarque : à défaut de choix de critères de sélection, tous les dossiers des candidats s'affichent sitôt le clic sur le bouton "Rechercher" Saisie de l avis du CA (Conseil académique) et Visa du CA (Conseil académique) Un clic sur le lien d un NUMEN affiché dans l écran de recherche des dossiers par critères ouvre l écran de saisie de l avis du CA (Conseil académique) pour l enseignant concerné. Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 11

12 L avis du CA (conseil académique) doit être saisi dans la zone prévue à cet effet. Un clic sur le bouton Enregistrer permet d enregistrer l avis saisi. Le dossier passe à l état Non visé CA (Conseil académique). Il reste modifiable. Un clic sur le bouton Visé CA (Conseil académique) permet de valider définitivement l avis saisi. Celui-ci cesse alors d être modifiable. Le dossier passe à l état A transmettre au CNU. Un clic sur le bouton Retour à la recherche permet de revenir à l écran de recherche afin de sélectionner un autre dossier. A près avoir cliqué sur le bouton Visé CA (Conseil académique) et avoir confirmé le visa, l écran suivant s affiche. L état du dossier est passé à A transmettre au CNU Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 12

13 Un clic sur le bouton Retour à la recherche vous permet de revenir au tableau de recherche et de visualiser les dossiers dont les avis : n ont pas été visés, ont été saisis mais non visés, ont été visés ; les lignes prennent dès lors la couleur verte. Un clic sur permet d imprimer le dossier ALYA de l enseignant sélectionné. Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche 13