XXXX Mode opératoire Saisie des commandes d impriimés en ligne

Transcription

1 II. III. XXXX Mode opératoire Saisie des commandes d imprimés en ligne

2 Sommaire Connexionn au... 2 Saisie de commande... 3 Suivi de la commande... 8 a) Dans l historique dess commandes b) Dans le détail de la commande... 9 c) Suivi de livraison dans la commande d) Annulation de la commande Le service fait La facture Page 1

3 1. Connexion au Le lien du site est accessible depuis le l UCANSS. L utilisateur doit saisir son login et sonn mot de passe communiqué par l UCANSS et se connecter pour accéder au site ( Page 2

4 2. Saisie de commande Après la connexion, l utilisateur visualise les news. Il faut cliquer sur lee bouton Commande, pour accéder à l historique des commandes et laa saisie. Pour saisir une nouvelle commande, cliquer sur le bouton «+» vert en haut à gauche. Le catalogue des articles apparait. Page 3

5 Indiquer les informations de la commande : l adresse de livraison le contact de la commande le commentaire d accès (à saisir ou à compléter) la référence de la commande d organisme Remarque : si ces informations ne sont pas renseignées, il ne sera pas possible de valider le panier (exception du commentaire d accès de livraison nonn obligatoire). Vous pouvez rechercher un article par le bouton de recherche d article. Exemple : nous recherchons les articless «Fiche dentaire». Après avoir tapé Fiche dentaire dans laa zone de recherche seuls les articles contenant l expression recherchée apparaissent : Positionner le curseur sur la ligne souhaitée, qui apparaît enn vert. Cliquer sur «Ajouter panier» sur la gauche : Page 4

6 Réitérer l opération sur les articles souhaités. Pour finaliser le panier, cliquer en hautt à gauche sur retour au panier. Le panier apparait alors avec le ou les articles : Modifier les quantités et visualisation des montants : Page 5

7 Deux possibilités : 1. Sauvegarde du panier 2. Validation du panier pour confirmation de la commande Dans le cas d une sauvegarde, celui-ci est modifiable dans l historique des commandes : Dans le cas d une validation du panier le messagee suivant apparaît : Page 6

8 Pour confirmer la commande, cocher laa case «J accepte les conditions générales de vente» et cliquer ensuite sur le boutonn Valider. Une fois la commande validée, le message suivant apparait. Un est envoyé automatiquementt au contact de la commande avec le fichier PDF de la commande en pièce jointe. Une fois la commande créée celle-ci est consultable dans l historique : Page 7

9 Une fois l attribution du numéro de commande réalisée, celle-ci sera visible chez l UCANSS pour validation dans les 48h. Remarque : il est possible de trier les commandes affichées par p date de création, n ou statut. 3. Suivi de la commande a) Dans l historique des commandes Vous pouvez suivre en temps réel le suivi de vos commandes s : Page 8

10 Les différents statuts de vos commandes sont : 1. Panier à valider 2. En cours de validation l UCANSS 3. Validé l UCANSS 4. En cours de préparation 5. En cours d expédition 6. Service fait conforme ou service fait non conforme 7. Facturé b) Dans le détail de la commande En double cliquant sur la commande, lee détail de celle-ci s affiche. Page 9

11 Vous retrouvez le statut de la commande : Vous retrouvez également ces statuts dans le détail de la commande sur chaque ligne d imprimé : En cliquant sur l œil, vous pouvez baisser le récapitulatif de commande Page 10

12 c) Suivi de livraison dans la commande Vous pouvez suivre en temps réel la livraison des imprimés. Dans le détail de la commande le statutt s actualise pour chaque action.. Dans l exemple ci-après : L imprimé S 1207 est en cours de préparation chez l imprimeur. Les imprimés S 1114B, S1204A et S1103B ont été validé par l UCANSS et n a pas encore été pris en charge par l imprimeur. L imprimé D.PRIM.DEMEN a été expédié partiellement (2 lots sur les 4 commandés) d) Annulation de la commande Rappel : La commande est visible par l UCANSS dès l attribution de son numéro. Une commande peut être annulée en totalité sur le portail web, w tant que celle-ci n a pas été validée par l UCANSS. Dans le détail de la commande, le bouton «Annuler la commande» est visible si et seulement si la commande est en statutt «En attente de validation l UCANSS». Page 11

13 En cliquant sur «Annuler la commandee» la totalité de la commande sera instantanément annulée : Son statut «Annulé» sera visible en historique de commande : Page 12

14 4. Le service fait La déclaration du service fait est accessible dès l expédition de d l imprimeur. Le service fait permet de déclarer la bonne réception des imprimés expédiés. Le service fait s applique sur toute expédition, partielle ou totale. La déclaration consiste à vérifier et valider la quantité de lots expédiéss par le fournisseur : Si conforme à la quantité expédiée : toper sur le V grisé dans le statut du BL Si non-conforme à la quantité ouu autre : toper sur l icône comprenant un point d exclamation dans le statut du BL Vous identifiez les commandes en attente de déclaration de service s faitt avec l icône Remarque : La vérification et la validation de la quantité expédiée par le fournisseur doit se faire référence par référence. Page 13

15 Dans l exemple précédent, l expédition de l imprimé D.PRIM.DEMEN à fait apparaître le bon de livraison : Le service fait consiste à renseigner less zones : Qtés lots reçus Statut Si vous cliquez sur «V» alors vous déclarez la bonne réception des imprimés. Automatiquementt le système indique une quantité égale à l éxpéditon : Page 14

16 Si la livraison n est pas conforme à l expédition, deux cas de figures : 1. La quantité expédiée est égale à la quantité reçue mais la livraison n est pas conforme de manière qualitativee (marchandises endommagées) Indiquez la quantité reçues et indiquez la non-conformitéé par l icône 2. La quantité reçue est différente de la quantité expédiée Indiquer la quantité réellement reçues et indiquez la non-conformité par l icône Page 15

17 Remarque : Dans le cas d une non-conformité, cette information sera visible en temps réel par le service après-vente de l UCANSS. A ce titre, le SAP prendraa contact auprès des intéressés pour identifier et remettre en conformité la livraison. Information : En cas de doute sur la validation du service fait, n hésitezz pas à revenir vers le service client qui vous guidera pour les démarches à suivre s Page 16

18 Enfin, valider en cliquant sur «Validerr votre réception» : Dans le cas d un service fait conforme : Dans l historique des commandes, la légende du service fait est : Page 17

19 Au moins un service fait est en attente L ensemble de la commande est en service fait f conforme Au moins un service fait est non-conforme Page 18

20 5. La facture La facturation mensuelle sera visible instantanément sur le site internet : Page 19

21 Vous avez la possibilité d exporter sur Excel le détail de la facturation en cliquantt dans l historique sur le bouton Le téléchargement du fichier Excel suivant sera proposé : Remarque sur la colonne «Cause non-conformité» : Comme évoqué précédemment, en cas de non-conformité une action des services de l UCANSS permettra une remise en conformité de la livraison. Dans le détail de la facturation, vous conserverez les informations en «KO» dans la colonne «Conformité livraison déclaréee» et les causes/actions dans la colonne «Cause non-conformité» afin de garder un historique (exemple lignee 7 du fichier Excel). Remarque colonne total HT et TTC : La colonne Montant HT (colonne I) correspond au calcul «Qté facturée * PU HT Net». Page 20

22 Pour une meilleure visibilité des factures, le total HT et TTCC de la facture sont indiqués sur chaque ligne. Exemple : Le total de la facture numéro 21 est de 139,186 HT et de 167,0232 TTC et ces montants sont reproduits sur les ligness 9, 10 et 111 du fichierr Excel. Rappel : Lorsque la commande est soldée, sa visibilité sur le site WEB de commande en ligne est de 31 jours. Page 21