Affaires autochtones et Développement du Nord Canada. Rapport de vérification interne

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1 Affaires autochtones et Développement du Nord Canada Rapport de vérification interne Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique Préparé par la Direction générale des services de vérification et d assurance Projet n o Février 2014

2 TABLE DES MATIÈRES RÉSUMÉ CONTEXTE OBJECTIF ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION DÉMARCHE ET MÉTHODOLOGIE CONCLUSION OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS Gouvernance et surveillance Gestion de projet Gestion des risques Gestion financière Gestion de l approvisionnement PLAN D ACTION DE LA DIRECTION Annexe A : Critères de vérification Annexe B : Politiques et directives pertinentes Annexe C : Termes clés et définitions Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique i

3 ACRONYMES AADNC ARTN CCSP FIRA MPMP OAN S et T SNGP SRCEA TPSGC Affaires autochtones et Développement du Nord Canada Accord sur les revendications territoriales du Nunavut Comité consultatif supérieur de projet Fonds pour l infrastructure de recherche dans l Arctique Montants préapprouvés pour les modifications proposées Organisation des affaires du Nord Sciences et technologie Système national de gestion de projet Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique RCN n o ii

4 RÉSUMÉ Contexte Le Secteur de la vérification et de l évaluation d Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a prévu une Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique (SRCEA) dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques du Ministère à , qui a été approuvé par le sous-ministre le 27 février La vérification a été considérée comme une priorité ministérielle étant donné que l initiative joue un rôle important dans l appui des priorités du gouvernement du Canada dans le Nord dans le cadre de la Stratégie pour le Nord. Objectif et portée de la vérification L objectif de la vérification était de donner à la direction l assurance que le projet d infrastructure de la SRCEA est géré de façon appropriée et qu un cadre de gestion de projet est en place entre AADNC et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) afin que la SRCEA soit réalisée dans le respect des délais et des budgets établis, conformément aux objectifs stratégiques du programme de sciences et technologie (S et T) prévu pour l installation. La portée de la vérification couvrait un examen des pratiques de gouvernance et de gestion de projet liées à la définition, à la conception, à la mise en œuvre et aux activités prévues de la station de recherche, de façon à soutenir le programme de S et T prévu pour l installation. La période visée par la vérification s étend de l annonce du projet en novembre 2007 (phase de définition) jusqu au 31 juillet 2013 (phase de conception). Étant donné que le projet est toujours en cours, certaines composantes de l approche de gestion de projet étaient toujours en cours d élaboration au moment de la vérification. La vérification a d abord été effectuée dans la région de la capitale nationale de juillet à novembre Des visites des lieux ont été effectuées aux bureaux régionaux de TPSGC d Edmonton et de Winnipeg, où se situent les ressources responsables de la gestion de projet, de l approvisionnement et de la passation de marchés. La portée de la vérification ne comprenait pas les éléments suivants : Le processus de sélection du site de la SRCEA; La gestion de projet du programme de S et T la portée était limitée aux principales dépendances du programme de S et T relatives à la conception de l infrastructure; La gouvernance de la SRCEA une fois le projet terminé, y compris l obligation de rendre compte, la gouvernance du programme de S et T ainsi que l entretien et l exploitation des installations; La responsabilité des processus de gestion de projet incombe uniquement à TPSGC qui agit en tant que gestionnaire des biens immobiliers la portée de la vérification était limitée à la façon dont cette information a fait l objet d un suivi et a été prise en compte par les ressources du projet d AADNC. Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 3

5 Énoncé de conformité La vérification est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d assurance et d amélioration de la qualité. Points forts observés Les points forts suivants ont été observés : Information complète sur le projet : L outil du Cahier d information sur les projets dans la région de l Ouest de TPSGC est partagé avec AADNC et utilisé par AADNC chaque mois, et lui permet de surveiller activement et d intervenir, au besoin, quant à l avancement du projet en matière de gestion de projet, de gestion financière, de gestion des marchés et d approvisionnement, et quant aux principaux enjeux ou changements relatifs au projet d infrastructure de la SRCEA. L outil fait le suivi de l évolution financière et non financière du projet par rapport aux indicateurs clés de rendement, et fournit une ventilation détaillée des coûts par rapport aux prévisions ainsi que la valeur du travail accompli à ce jour pour l ensemble du cycle de vie du projet d infrastructure. TPSGC n avait jamais partagé le Cahier d information sur les projets avec des ministères clients auparavant; il a été partagé à la demande d AADNC et a facilité une relation de travail de collaboration entre les ministères. Pratiques d approvisionnement rigoureuses : Compte tenu de la nature délicate et de la visibilité du projet de la SRCEA, l équipe de projet a eu recours aux pratiques suivantes : o Surveillance de l équité : Un surveillant de l équité a supervisé les processus d approvisionnement pour les services de gestion de la construction et l expert-conseil en conception afin de s assurer que le processus était mené de façon équitable et transparente, et perçu comme tel. o Pondération de la note technique pour l expert-conseil en conception : La pratique courante de TPSGC en matière de conception et d approvisionnement technique consiste à utiliser une méthode d évaluation, dont 90 % de la note est attribuée à l aspect technique et 10 % à l aspect financier, afin d attribuer une note globale à chaque proposition et de s assurer de retenir les services d un promoteur de grande qualité. o Exercice de conception intégrant les points de vue des résidants du Nord : Un nombre restreint de soumissionnaires qualifiés ont été tenus de préparer des exposés détaillés sur la conception afin de s assurer qu elle est harmonisée avec les objectifs stratégiques du projet de la SRCEA et les besoins d AADNC. Les exposés ont été évalués par des ressources techniques qualifiées du «jury de conception», qui comprenait des membres de TPSGC, d AADNC et du secteur privé, ainsi que des représentants du Nord. Intégration des leçons tirées de projets antérieurs : Le projet de la SRCEA a manifestement profité de la mobilisation de ressources possédant une expérience de la construction dans le Nord, de la gestion de projet et de l architecture ou une expérience en Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 4

6 ingénierie. Les projets entrepris grâce au Fonds pour l infrastructure de recherche dans l Arctique (FIRA) ainsi que les leçons tirées et les meilleures pratiques connexes ont été intégrées officiellement à la section «Exemples inspirants» du rapport de faisabilité de la SRCEA. AADNC a affecté des ressources de gestion et de projet ayant une expérience du FIRA aux rôles clés du projet de la SRCEA (projet d infrastructure et programme de S et T) afin de s assurer de tirer parti des expériences passées. Conclusion Le projet d infrastructure de la SRCEA est géré de manière appropriée et un cadre de gestion de projet a été mis en place entre AADNC et TPSGC afin de faire en sorte que la SRCEA soit réalisée dans le respect des délais et des budgets établis, et afin d en favoriser l harmonisation avec les objectifs stratégiques du programme de S et T prévu pour l installation. Des aspects à améliorer ont été relevés afin de renforcer les pratiques de gestion dans les domaines de la gouvernance, de la surveillance et de la gestion des risques. Recommandations L équipe de vérification a également relevé des domaines dans lesquels les pratiques et les processus de gestion pourraient être améliorés, et a formuléles trois recommandations suivantes : 1. La sous-ministre adjointe de l Organisation des affaires du Nord (OAN) doit officialiser la structure de gouvernance du projet d infrastructure de la SRCEA, de la phase de conception-construction jusqu au début de la phase d exploitation (sans toutefois l inclure), en veillant à ce que le cadre de référence, les rôles et les responsabilités, et les comptes rendus de décisions soient documentés pour les principaux comités de gouvernance et de surveillance. 2. La sous-ministre adjointe de l OAN doit élaborer un plan pour s adapter à l évolution de la structure de gouvernance du projet d infrastructure de la SRCEA tout au long de la phase de conception-construction, de manière à ce que la structure suive l évolution des besoins en matière de gouvernance, et ce, jusqu au début de la phase d exploitation (sans toutefois l inclure). 3. La sous-ministre adjointe de l OAN doit mettre en œuvre le plan de gestion intégré des risques, aussitôt que possible, et maintenir l engagement en faveur des processus de gestion des risques décrits dans le présent document. Réponse de la direction La direction est approuve les constations, a accepté les recommandations contenues dans le rapport et a élaboré un plan d action, afin d y répondre. Le plan d action de la direction a été intégré dans le présent rapport. Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 5

7 1. CONTEXTE Le Secteur de la vérification et de l évaluation d AADNC a prévu une Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique (SRCEA) dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques du Ministère à , qui a été approuvé par le sous-ministre le 27 février La vérification a été considérée comme une priorité ministérielle étant donné que l initiative joue un rôle important dans l appui des priorités du gouvernement du Canada dans le Nord dans le cadre de la Stratégie pour le Nord. La SRCEA sera une installation de recherche multidisciplinaire ouverte à l année, ainsi qu un centre de développement des sciences et de la technologie arctiques, et sera située à Cambridge Bay, au Nunavut. La SRCEA a été annoncée pour la première fois en 2007 lors du discours du Trône et témoigne de l engagement continu du gouvernement de renforcer la souveraineté du Canada et d améliorer la vie des résidants du Nord. Le projet sera financé par le gouvernement fédéral, en grande partie par l entremise d AADNC, et la station ouvrira en juillet Un aperçu des prochaines étapes à franchir pour le projet d infrastructure de la SRCEA et le programme de S et T, y compris les points de décision clés, sont fournis dans l échéancier ci-dessous. Figure 1 Prochaines étapes pour la SRCEA En 2009, AADNC a reçu 2 millions de dollars dans le cadre du FIRA afin de mener une étude de faisabilité de la station de recherche proposée. Le projet de la SRCEA est dirigé par AADNC et réalisé en partenariat avec TPSGC, qui supervise la gestion des projets immobiliers conformément au Système national de gestion de projet (SNGP). Une approche de gestion de la construction a été choisie pour mener à bien le projet d infrastructure de la SRCEA. La SRCEA est actuellement à l étape de la conception, qui comprend la conception de plans, les spécifications de matériaux, les stratégies de télécommunication ainsi que les estimations détaillées des coûts et des échéanciers pour la construction et l exploitation de la nouvelle installation. La ville de Cambridge Bay au Nunavut a été retenue comme emplacement privilégié pour la SRCEA, en raison de plusieurs facteurs, dont le fait qu elle est au centre de la collectivité, son Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 6

8 rôle de plaque tournante régionale et son potentiel pour des activités de S et T intéressantes dans la région. Puisque la SRCEA sera située au Nunavut, l Accord sur les revendications territoriales du Nunavut (ARTN) devra être pris en compte tout au long des étapes de la planification et de l exploitation du projet. Jusqu à présent, les chapitres suivants de l ARTN ont été ciblés comme des sections de l Accord qui pourraient avoir une influence sur la construction et l exploitation de la SRCEA : le chapitre 23 (Embauche des Inuit au sein du gouvernement) et le chapitre 24 (Marchés de l État). Le mandat de la SRCEA, annoncé le 3 décembre 2010, expose les principaux objectifs suivants : Développer et diversifier l économie dans l Arctique canadien; Soutenir la gérance efficace des terres, des eaux et des ressources de l Arctique canadien; Établir un centre névralgique pour l activité scientifique du Canada dans la région vaste et diversifiée qu est l Arctique; Favoriser l autosuffisance, le dynamisme et la santé des collectivités nordiques; Motiver et développer les capacités par la formation, l éducation et la sensibilisation; Accroître la présence visible du Canada dans l Arctique et renforcer son leadership à l égard des enjeux touchant cette région. Afin d atteindre ces objectifs, la recherche du programme de S et T de la SRCEA sera axée sur quatre domaines prioritaires, comme énoncé dans le mandat de la SRCEA : Développement des ressources; Exercice de la souveraineté; Gérance de l environnement et des changements climatiques; Collectivités solides et saines. Les intervenants de l installation comprennent les Autochtones, des universitaires, le gouvernement et des collaborateurs de l industrie, à l échelle nationale et internationale. Le centre devrait apporter des avantages directs à la collectivité de Cambridge Bay en matière d emploi, d infrastructure et de développement des capacités. Des investissements connexes dans le développement du Nord ont été faits au cours des dernières années afin de renforcer le réseau d infrastructures utilisées pour la recherche dans l Arctique, dans le Nord canadien. En plus de fournir un mécanisme de financement pour l étude de faisabilité de la SRCEA, le FIRA a octroyé 85 millions de dollars à 20 différents projets dans 46 sites du Nord pour renforcer l aspect physique du réseau. Le 23 août 2012, le premier ministre M. Harper a annoncé l octroi de 142,4 millions de dollars sur six ans, à compter de 2012, pour la construction, l équipement et l aménagement de la SRCEA, ainsi que l octroi de 46,2 millions de dollars sur six ans, à compter de 2012, pour le programme de recherche en sciences et en technologie de la SRCEA. Le premier ministre a également annoncé l octroi de 26,5 millions de dollars à compter de pour l exécution continue du programme de S et T et l exploitation de la SRCEA. Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 7

9 La gouvernance du projet d infrastructure de la SRCEA, de la construction des installations jusqu à la clôture du projet, en passant par la mise en service, incombe à AADNC. Il reste encore à déterminer qui sera responsable de la gouvernance de la SRCEA une fois en service. 2. OBJECTIF ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION 2.1 Objectif de la vérification L objectif de la vérification était de donner à la direction l assurance que le projet d infrastructure de la SRCEA est géré de façon appropriée et qu un cadre de gestion de projet est en place entre AADNC et TPSGC afin que la SRCEA soit réalisée dans le respect des délais et des budgets établis, conformément aux objectifs stratégiques du programme de S et T prévu pour l installation. 2.2 Portée de la vérification La portée de la vérification couvrait un examen des pratiques de gouvernance et de gestion de projet liées à la définition, à la conception, à la mise en œuvre et aux activités prévues de la station de recherche, de façon à soutenir le programme de S et T prévu pour l installation. Les domaines de pratiques de gestion examinés comprennent les suivants : Gouvernance et surveillance; Gestion de projet; Gestion des risques; Gestion financière; Gestion de l approvisionnement et des marchés. La période visée par la vérification s étend de l annonce du projet en novembre 2007 (phase de définition) jusqu au 31 juillet 2013 (phase de conception). Étant donné que le projet est toujours en cours, certaines composantes de l approche de gestion de projet étaient toujours en cours d élaboration au moment de la vérification. La portée de la vérification ne comprenait pas les éléments suivants : Le processus de sélection du site de la SRCEA; La gestion de projet du programme de S et T la portée était limitée aux principales dépendances du programme de S et T relatives à la conception de l infrastructure; La gouvernance de la SRCEA une fois le projet terminé, y compris l obligation de rendre compte, la gouvernance du programme de S et T ainsi que l entretien et l exploitation des installations; La responsabilité des processus de gestion de projet incombe uniquement à TPSGC, qui agit en tant gestionnaire des biens immobiliers la portée de la vérification était limitée à la façon dont cette information a fait l objet d un suivi et a été prise en compte par les ressources du projet d AADNC. Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 8

10 3. DÉMARCHE ET MÉTHODOLOGIE La vérification de la gestion du projet de la SRCEA a été planifiée et menée conformément aux exigences de la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor et aux Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l Institut des vérificateurs internes. L équipe de vérification a examiné suffisamment d éléments probants fiables et pertinents pour fournir un niveau d assurance raisonnable à l appui de ses conclusions. Voici les principales techniques de vérification utilisées : Entrevues avec des personnes clés de l Organisation des affaires du Nord et de la Direction générale de l intégration des politiques et de la science du Nord d AADNC, qui sont responsables du projet d infrastructure, du programme de S et T, de la surveillance et de l obligation de rendre compte de la SRCEA (administration centrale dans la région de la capitale nationale) et avec des ressources de TPSGC chargées de la gestion de projet, des acquisitions, de la préparation des documents d approbation du projet ainsi que du suivi et de la surveillance du projet d infrastructure de la SRCEA (bureaux régionaux de Winnipeg et d Edmonton); Examen et test de la documentation sur le projet de la SRCEA relative aux politiques, à la gestion de projet, à l approvisionnement, à la gestion des marchés, au suivi et à la production de rapports; Visites des lieux aux bureaux régionaux de TPSGC d Edmonton et de Winnipeg afin de mener des entrevues et d examiner la documentation. L approche utilisée pour atteindre l objectif de la vérification comprenait l élaboration de critères de vérification en regard desquels les observations et les conclusions ont été tirées. Les critères de vérification en question figurent à l annexe A. De plus, des politiques et des directives pertinentes citées au cours du processus de vérification sont indiquées à l annexe B. L annexe C contient les définitions des principaux termes utilisés dans le rapport ainsi que les rôles et les responsabilités des intervenants clés du projet. Sélection des procédures de vérification Au cours de la planification, il a été observé qu une partie importante des responsabilités de gestion du projet d infrastructure incombent à la Direction générale des biens immobiliers de TPSGC dans la région de l Ouest. Conformément aux normes de rendement énoncées dans la Politique sur la gestion de projet du Conseil du Trésor et dans la Politique relative au Système national de gestion de projet de TPSGC, TPSGC est responsable de la gestion de projet, des approvisionnements et de la passation de marchés, et joue un rôle important dans ces domaines. Les procédures d examen des dossiers et des documents ont été mises en œuvre aux bureaux régionaux de TPSGC de Winnipeg et d Edmonton en raison de l emplacement physique des dossiers. Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 9

11 4. CONCLUSION Le projet d infrastructure de la SRCEA est géré de manière appropriée, et un cadre de gestion de projet a été mis en place entre AADNC et TPSGC afin que la SRCEA soit réalisée dans le respect des délais et des budgets établis, et afin d en favoriser l harmonisation avec les objectifs stratégiques du programme de S et T prévu pour l installation. Des points à améliorer ont été relevés afin de renforcer les pratiques de gestion dans les domaines de la gouvernance, de la surveillance et de la gestion des risques. 5. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS Chaque critère de vérification, qui établit les attentes selon lesquelles la vérification a été menée, a été évalué par l équipe de vérification au moyen de procédures d examen de la documentation, d analyse et d entrevue. Une conclusion pour chaque critère de vérification a été tirée et documentée selon les résultats de l application de ces procédures de vérification. Lorsque des lacunes ont été observées entre les pratiques prévues et réelles, les risques associés ont été évalués afin de pouvoir tirer une conclusion et formuler des recommandations aux fins d amélioration. Les observations de la vérification et les recommandations aux fins d amélioration sont classées ci-dessus selon les principaux éléments de la gestion de projet : gouvernance et surveillance, gestion de projet, gestion des risques, gestion financière et gestion de l approvisionnement et des marchés Gouvernance et surveillance La vérification consistait à déterminer si un cadre de gouvernance efficace était en place pour le projet d infrastructure de la SRCEA, y compris des organismes de surveillance compétents, des protocoles de gouvernance clairs et des mécanismes redditionnels bien définis. Lors de l examen de la structure de gouvernance et de surveillance actuelle du projet d infrastructure de la SRCEA, il est clairement ressorti qu un certain nombre de fonctions clés de surveillance officielle et non officielle sont actuellement en place. En raison du caractère unique du projet de la SRCEA et de la réalisation conjointe de l installation par AADNC et TPSGC, la surveillance interministérielle est une composante importante de la structure de gouvernance Structure de gouvernance officielle du projet d infrastructure de la SRCEA Des organismes de surveillance ont été établis officiellement pour le projet d infrastructure de la SRCEA, y compris le Comité consultatif supérieur de projet (CCSP), le Comité de surveillance de la SRCEA et le Comité de la haute direction de la SRCEA. Un organisme de gouvernance est également en place à l échelle du projet : le Comité de gestion du projet de la SRCEA. Ce comité est constitué de ressources clés de gestion de projet d AADNC et de TPSGC ainsi que d entrepreneurs tiers. Bien que le Comité de la haute direction de la SRCEA et le Comité de gestion du projet de la SRCEA sont établis et agissent en tant qu organismes de surveillance, ils ne sont pas nommés officiellement «comités» dans la structure de gouvernance actuelle de la SRCEA. Ces noms, qui décrivent leurs rôles et leurs responsabilités respectifs, ont été créés aux fins de la documentation de la vérification. L équipe de vérification a élaboré un diagramme de la Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 10

12 structure de gouvernance en se fondant sur la documentation du projet et les entrevues menées auprès des ressources clés. Ce diagramme, qui a été validé par les principaux intervenants de surveillance d AADNC, est représenté ci-dessous (Figure 2). Comité consultatif supérieur de projet (CCSP) Figure 2 Structure de gouvernance de la SRCEA Le CCSP est formé du Comité de sous-ministres adjoints existant sur les sciences et la technologie dans l Arctique, qui a été fondé en 2008 après le discours du Trône de 2007, lors duquel la création d une SRCEA a été annoncée afin de soutenir la stratégie fédérale pour le Nord. Les objectifs initiaux du Comité comportaient trois volets : fournir une orientation stratégique sur le projet de la SRCEA, fournir des conseils sur les étapes relatives à la programmation et aux legs de l Année polaire internationale alors que les initiatives commencent à arriver à échéance, et offrir une tribune aux ministères fédéraux ayant des initiatives de développement des sciences et de la technologie arctiques afin de promouvoir une meilleure collaboration fédérale, de faciliter la fourniture de conseils sur la mise en œuvre des initiatives et de promouvoir l échange de renseignements sur les enjeux polaires et relatifs aux S et T dans le Nord. Une fois l Année polaire internationale terminée, les objectifs du Comité continuent de servir de tribune fédérale pour les ministères afin qu ils puissent discuter des initiatives de S et T dans l Arctique et jouer le rôle du CCSP pour le projet de la SRCEA. Le Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 11

13 CCSP, notamment composé d un sous-groupe de membres faisant partie du Comité de sousministres adjoints sur les sciences et la technologie dans l Arctique, comprend les principaux ministères et organismes fédéraux suivants, qui ont pour objectif commun de favoriser le développement économique dans les collectivités autochtones et du Nord ainsi que le développement des sciences, de la recherche et de la technologie du Canada : Affaires autochtones et Développement du Nord Canada; Recherche et développement pour la défense Canada; Environnement Canada; Pêches et Océans Canada; Santé Canada; Industrie Canada; Ressources naturelles Canada; Agence de la santé publique du Canada; Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Le rôle du CCSP consiste notamment à offrir des conseils stratégiques à AADNC sur l orientation et le développement du projet de la SRCEA dans son ensemble, y compris le projet d infrastructure et le programme de S et T. Au début de la gestion du projet d infrastructure de la SRCEA, le SMA responsable des biens immobiliers s est ajouté aux représentants de TPSGC, qui comprend le SMA responsable des approvisionnements. Le CCSP est présidé par le SMA de l OAN d AADNC. Le rôle de secrétariat est assumé par le directeur régional et les ressources de soutien de la Direction générale de l intégration des politiques et de la science du Nord. Toutes ces ressources jouent des rôles de gestion clés dans le projet de la SRCEA. Les protocoles d adhésion au CCSP et de gouvernance de haut niveau sont établis dans le cadre de référence. Conformément au cadre de référence, le CCSP se réunit sur une base ponctuelle selon le quorum requis par le président du Comité. L ordre du jour des réunions indique que le CCSP s est réuni à une fréquence annuelle minimale entre 2008 et 2013 pour discuter des points à l ordre du jour, habituellement tous les trois mois cette fréquence s explique par le fait que le CCSP joue également le rôle du Comité de sousministres adjoints sur les sciences et la technologie dans l Arctique, et que le compte rendu sur la fonction du CCSP et la SRCEA n est qu un point parmi tant d autres à l ordre du jour. Comme mentionné précédemment, les discussions du CCSP sur la SRCEA concernent le projet d infrastructure, car il a une incidence sur le programme de S et T et sur la durabilité à long terme de l installation une fois construite. Bien qu il soit possible de soumettre des problèmes et des décisions liés à la SRCEA au CCSP afin d obtenir des conseils et des recommandations de la part des membres participants, l approbation du CCSP n est pas requise pour les décisions liées à la SRCEA étant donné qu AADNC est le ministère responsable de la réussite du projet. Le SMA de l OAN peut porter directement les problèmes à l attention du sous-ministre d AADNC au besoin. Lors d un examen des procès-verbaux de réunions, la vérification a révélé qu ils ne sont pas systématiquement documentés pour toutes les réunions du CCSP. Comité de surveillance de la SRCEA Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 12

14 Le Comité de surveillance de la SRCEA est un comité interministériel entre AADNC et TPSGC au niveau du SMA qui assure une surveillance du projet d infrastructure de la SRCEA. Il a été créé en 2011 comme fonction de surveillance complémentaire à la SRCEA, et est chargé de la résolution des problèmes et de la prise de décision quotidienne relativement au projet. Des entrevues réalisées auprès de membres du Comité et de ressources responsables de la gestion du projet ont permis de confirmer que le Comité de surveillance de la SRCEA joue un rôle opérationnel et qu il se concentre particulièrement sur le projet d infrastructure, tandis que le CCSP se préoccupe du projet dans son ensemble et oriente principalement le développement du programme de S et T et les implications de la conception de l installation sur le programme. Le Comité de surveillance de la SRCEA est présidé par le SMA de l OAN d AADNC et est composé des SMA responsables des biens immobiliers et des acquisitions de TPSGC, ainsi que du directeur général régional chargé des projets immobiliers dans la région de l Ouest. Les protocoles d adhésion au Comité de surveillance de la SRCEA et de gouvernance de haut niveau sont établis dans le cadre de référence. Cependant, le cadre de référence rédigé en 2011 ne reflète pas les protocoles actuellement en place pour la fréquence des réunions. Peu après sa création, il a été établi que le comité était seulement tenu de se réunir sur une base ponctuelle afin de traiter certains problèmes, certaines décisions ou certains risques particuliers du projet lorsqu ils sont portés à son attention, et non sur une base bimensuelle comme indiqué dans le cadre de référence. De manière semblable au protocole du CCSP, le SMA de l OAN d AADNC n est pas tenu de soumettre tous les principaux problèmes au Comité de surveillance de la SRCEA pour décision ou approbation. En effet, les problèmes portés devant le Comité de surveillance ont généralement une incidence conjointe sur AADNC et TPSGC; l expertise de TPSGC, qui est reconnu comme le chef de file en matière de biens immobiliers et d approvisionnements du gouvernement du Canada, serait utile pour les résoudre. Depuis sa création, le Comité de surveillance s est réuni deux fois; au moment de la présente vérification, un procès-verbal n avait été rédigé que pour une réunion. Comité de la haute direction de la SRCEA Le Comité de la haute direction de la SRCEA est un comité de surveillance interministériel (AADNC et TPSGC) au niveau des directeurs et des ressources de l équipe de projet/des approvisionnements. Ce comité est présidé par le directeur régional, Services professionnels et techniques, de TPSGC. Il est composé du directeur, Intégration des politiques et de la science du Nord, d AADNC, du directeur régional, Services professionnels et techniques, de TPSGC et des gestionnaires de projet/des approvisionnements désignés d AADNC et de TPSGC pour le projet d infrastructure. De plus, comme certains points de l ordre du jour le nécessitent, d autres ressources clés, notamment les directeurs régionaux et les ressources de l équipe d AADNC et de TPSGC, sont invitées à fournir un soutien décisionnel, des renseignements et des comptes rendus sur les progrès concernant leurs rôles et leurs responsabilités respectifs. Le Comité de la haute direction de la SRCEA n a pas un cadre de référence documenté officiel qui décrit les protocoles d adhésion et de gouvernance de haut niveau. Les protocoles sont déterminés par le plan de communication interministériel. Les procès-verbaux des réunions sont systématiquement documentés et transmis aux ressources clés du projet par le président du Comité. Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 13

15 Comité de gestion de projet de la SRCEA Le Comité de gestion de projet de la SRCEA est un comité de surveillance au niveau du projet composé des gestionnaires de projet désignés d AADNC et de TPSGC et de ressources clés des bureaux du directeur du consortium de conception et du directeur des travaux. Le Comité de gestion de projet de la SRCEA surveille et gère les problèmes signalés par les membres participants. Après l élaboration d un plan de communication interministériel au cours de l été 2013, le Comité de gestion de projet de la SRCEA a été créé afin de répondre au besoin de mettre en place une équipe de gestion de projet centralisée qui pourrait résoudre efficacement les problèmes opérationnels tout en s assurant qu AADNC et TPSGC connaissent et éclairent les décisions ayant une incidence sur les entrepreneurs tiers. Ce besoin a été décelé au cours de l élaboration du plan de communication. Le Comité de gestion de projet de la SRCEA n a pas un cadre de référence documenté officiel qui décrit les protocoles d adhésion et de gouvernance de haut niveau. Les protocoles sont déterminés par le cadre de référence pour le consortium de conception. Les comptes rendus de décision sont systématiquement documentés Cadre de gouvernance Le projet d infrastructure de la SRCEA est un effort de prestation conjoint d AADNC et de TPSGC. TPSGC joue le rôle d agent de mise en œuvre pour le projet d infrastructure. Le Système national de gestion de projet (SNGP) ainsi que ses processus, produits livrables et approbations connexes sont utilisés pour gérer le projet. Par la suite, la gouvernance du projet d infrastructure de la SRCEA est définie d une manière très détaillée dans le Plan de gestion des projets et la Charte de projet requis par le SNGP (en plus du cadre de référence élaboré pour les organismes de surveillance). Cela comprend des définitions détaillées des rôles et des responsabilités ministériels et de la gestion des enjeux. Tandis que les rôles et les responsabilités des ressources du projet sont bien compris à un niveau opérationnel, un cadre de gouvernance global qui décrit la structure et l intégration des membres de l équipe du projet aux différents organismes de surveillance, y compris les procédures de recours hiérarchique et les liens hiérarchiques entre les membres de l équipe du Ministère, n est pas documenté actuellement pour l ensemble du projet. Les protocoles de gouvernance précisant la façon dont le projet continuera à faire l objet d une gouvernance et d une surveillance tout au long du cycle de vie du projet d infrastructure, y compris jusqu à sa clôture, ne sont pas non plus documentés de manière officielle. En dépit de l absence de documentation officielle de la structure de gouvernance, les ressources de gestion de projet et de l équipe estiment que la nouvelle structure de gouvernance fonctionne correctement dans son état actuel. Cette constatation est appuyée par des entrevues menées auprès des ressources du projet et par un examen de la documentation du projet Surveillance non officielle Même si le directeur régional et la direction participent aux comités officiels de surveillance décrits précédemment, une surveillance additionnelle du directeur régional et de la direction se fait sur une base non officielle au moyen de discussions bilatérales entre les ressources Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 14

16 d AADNC et leurs homologues de TPSGC. Ces discussions ne sont pas régies par un cadre de référence et les discussions clés ne sont pas documentées de manière officielle. Des entrevues menées auprès des ressources de gestion de projet d AADNC et de TPSGC confirment que des discussions bilatérales avec le directeur régional ont lieu au besoin; des discussions avec les membres de la direction sont menées mensuellement et sont plus fréquentes au moment d étapes importantes du projet. Constatation : Il existe une structure de gouvernance fonctionnelle et officielle pour superviser le projet d infrastructure de la SRCEA, qui décrit l intégration entre les différents organismes de surveillance, y compris le recours et les liens hiérarchiques et leurs rôles et responsabilités à l égard des autres organismes de surveillance. Cette structure n est pas documentée. Un cadre de référence n était disponible que pour deux des quatre principaux organismes de surveillance, et celui qui existait n était pas à jour pour illustrer les activités de gouvernance actuellement pratiquées. Même si les comptes rendus de décisions sont tenus pour les organismes de surveillance, ils ne sont pas systématiquement préparés pour tous les organismes. Recommandation : 1. La sous-ministre adjointe de l Organisation des affaires du Nord (OAN) doit officialiser la structure de gouvernance du projet d infrastructure de la SRCEA, de la phase de conceptionconstruction jusqu au début de la phase d exploitation (sans toutefois l inclure), en veillant à ce que le cadre de référence, les rôles et les responsabilités, et les comptes rendus de décisions soient documentés pour les principaux comités de gouvernance et de surveillance. Constatation : À mesure que le projet d infrastructure de la SRCEA passe de la phase de conception à celle de la mise en œuvre de la construction de l installation, puis à la mise en service jusqu à la clôture du projet, la structure de gouvernance doit changer afin de s adapter aux risques et aux exigences uniques des différentes phases du projet. Actuellement, il n existe aucun processus clairement défini pour faire évoluer la structure de gouvernance afin qu elle réponde aux besoins changeants de la SRCEA tout au long du cycle de vie du projet d infrastructure. Recommandation : 2. La sous-ministre adjointe de l OAN doit élaborer un plan pour s adapter à l évolution de la structure de gouvernance du projet d infrastructure de la SRCEA tout au long de la phase de conception-construction, de manière à ce que la structure suive l évolution des besoins en matière de gouvernance, et ce, jusqu au début de la phase d exploitation (sans toutefois l inclure). Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 15

17 5.2. Gestion de projet La vérification a examiné si des processus et des pratiques de gestion du projet étaient en place, y compris les outils applicables pour le suivi financier, la surveillance et la production de rapports. Étant donné que le projet d infrastructure de la SRCEA est un effort de prestation conjoint d AADNC et TPSGC, la vérification a également examiné s il existe suffisamment de ressources humaines pour soutenir la réalisation efficace et efficiente des objectifs du projet, et si les activités réparties entre les ressources de l équipe sont planifiées et coordonnées de manière efficace afin de satisfaire les objectifs du projet en conformité avec les besoins du programme de S et T Cadre de gestion de projet Conformément à la Politique sur la gestion des projets du CT et à la Politique relative au Système national de gestion de projets (SNGP) de TPSGC, le cadre du SNGP de TPSGC et ses processus et approbations connexes sont utilisés pour gérer le projet d infrastructure de la SRCEA. Cela comprend l utilisation des outils, des modèles, des produits livrables et des jalons d approbation prescrits par le SNGP, harmonisés avec le processus d approbation de projet du CT. Le cadre et les processus du SNGP sont rigoureusement suivis dans la gestion du projet de la SRCEA. Le projet en est actuellement à la fin de la phase de conception et passera à la phase de mise en œuvre après la réception de l approbation définitive du projet. Conformément au cadre du SNGP, l orientation, la gouvernance, l obligation de rendre compte et les protocoles de production de rapports entre AADNC et TPSGC ont été établis dans les principaux documents régissant le projet, tels que le Plan de gestion de projet et la Charte de projet. Ces documents définissent les rôles et les responsabilités ministériels à un échelon élevé pour la gouvernance, la gestion de projet, la gestion des risques, la gestion financière, ainsi que la gestion de l approvisionnement et des marchés. Les rôles propres aux ressources sont également définis pour les gestionnaires de projet d AADNC et de TPSGC et pour le chef de projet d AADNC. Les exigences en vigueur en matière de déclaration des renseignements tant financiers que non financiers pour TPSGC, responsable de la gestion quotidienne du volet infrastructure du projet, sont définies dans les documents régissant le projet. Les exigences en matière de rapports sont appliquées par le gestionnaire de projet de TPSGC au moyen du Cahier d information sur les projets, un outil propre à la Direction générale des biens immobiliers de la région de l Ouest de TPSGC. Le Cahier d information sur les projets est un classeur Excel où se trouve un suivi détaillé des mesures financières et non financières du projet dans les domaines de la gestion de projet, de la gestion des enjeux, de la gestion financière et de la gestion des marchés; il permet de suivre l évolution du projet par rapport aux indicateurs clés de rendement de la portée du projet, du budget et de l échéancier. Initialement, les rapports de projet de TPSGC pour AADNC fournissaient uniquement un récapitulatif des dépenses à ce jour ainsi que des factures relatives au recouvrement des coûts pour les ressources de TPSGC. À la demande d AADNC, le Cahier d information sur les projets est maintenant présenté au gestionnaire de projet désigné d AADNC sur une base mensuelle, ce qui a permis une relation Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 16

18 de travail ministérielle plus efficace grâce à l augmentation des connaissances et à la mise en commun des renseignements. Les exigences en matière de production de rapports sur le projet de la SRCEA d AADNC sont définies et correspondent à des pratiques ministérielles établies de production de rapports. L OAN fournit des rapports d avancement du projet d infrastructure de la SRCEA grâce aux rapports trimestriels internes du Ministère, qui sont soumis au sous-ministre, et annuellement dans le Rapport ministériel sur le rendement qui est accessible au public. Ces exigences en matière de rapports ont été satisfaites systématiquement par AADNC, et le niveau de détail sur l avancement du projet était approprié pour le public destinataire du rapport, avec des rapports trimestriels fournissant des mises à jour sur les progrès opérationnels et le Rapport ministériel sur le rendement comprenant des renseignements sur le projet à un niveau stratégique Ressources humaines Il y a environ 10 ETP consacrés à l ensemble du projet de la SRCEA à AADNC, y compris le programme de S et T et les ressources du projet d infrastructure, et 2,5 ETP consacrés spécialement au projet d infrastructure de la SRCEA à TPSGC. En outre, le Centre d expertise en architecture et génie de TPSGC fournit des conseils techniques dans les domaines de l architecture, de l ingénierie, de la construction dans le Nord, de l établissement des coûts du projet, du métré et de la conception de laboratoire, et examine aussi les produits livrables clés destinés au noyau de l équipe de projet. Par l intermédiaire des procédures de vérification, il a été observé que le noyau de l équipe de projet possède un éventail de connaissances et de l expérience en gestion de projet venant d antécédents en science, en recherche, en architecture et en génie. Dans les situations où le noyau de l équipe de projet n a pas les connaissances techniques détaillées ou l expérience nécessaires, l équipe de projet a accès au CE en architecture et génie de TPSGC et aux connaissances spécialisées de leurs ressources. Les processus de projet nécessitant une vaste expertise technique sont confiés en sous-traitance, au moyen de concours basés sur le mérite, aux consultants techniques détenant une expertise en la matière, comme c était le cas pour le consortium de conception de la SRCEA et du directeur des travaux. Conformément aux conclusions de la vérification, la capacité de gestion de projet est perçue par les membres de l équipe de projet de la SRCEA et la direction comme suffisante sur le plan des compétences techniques et des niveaux des ressources Dépendances du programme de S et T relatives à la conception de l installation La documentation du projet reflète le fait que la nécessité d inclure les dépendances clés du programme de S et T dans la conception de l installation est inhérente à la réussite de l ensemble du projet de la SRCEA. Les dépendances de haut niveau du programme de S et T sont connues; par exemple, l installation de la SRCEA doit répondre aux besoins d une installation de recherche et d un laboratoire de classe mondiale, comprendre des salles de conférence et de réunion, et avoir des domaines de connaissances traditionnelles. Toutefois, le programme de S et T et sa définition détaillée sont élaborés en parallèle avec la conception de l installation, ce qui limite la possibilité pour l équipe de l infrastructure d intégrer les exigences détaillées du programme de S et T à la conception de l installation. Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 17

19 L approche de développement du projet de la SRCEA est unique puisque les projets immobiliers généralement menés par TPSGC nécessitent la conception et la construction d infrastructures pour répondre aux besoins d un programme existant ou à un énoncé des exigences, alors que l installation de la SRCEA et le programme de S et T sont conçus et approuvés en parallèle par nécessité, conformément à l échéancier du projet qui prévoit un ouvrage achevé en Bien que cela pose un risque pour le succès à long terme du projet de la SRCEA, et se répercute indirectement sur la capacité de l équipe de projet de l infrastructure d effectuer rapidement la phase de conception, ce risque est bien connu de toutes les ressources du projet d AADNC et de TPSGC. En outre, la conception de l installation à ce jour a été assez souple pour permettre des modifications mineures de la conception et du programme à mesure de l élaboration du programme de S et T. Les options d approvisionnement ont aussi été examinées afin que la meilleure approche pour le projet d infrastructure de la SRCEA soit déterminée. Les options examinées comprenaient les approches de conception-construction, de conception-soumission-construction, de gestion de la construction et de partenariat public-privé. L approche de la gestion de la construction pour l approvisionnement a été choisie parce qu elle favorise la flexibilité à la fois de la conception des installations et de l ordre des travaux de construction entrepris en fractionnant les offres de construction en plusieurs dossiers d appel d offres et en faisant appel à plusieurs fournisseurs de service. Les risques liés au développement parallèle du programme de S et T sont également reconnus et considérés comme faisant partie des responsabilités de gestion des risques d AADNC, de TPSGC, du consortium de conception et du directeur des travaux. Le projet est actuellement en préparation pour son approbation définitive tant pour le projet d infrastructure que pour le programme de S et T. Une fois l approbation définitive du projet reçue, il sera difficile d apporter des modifications importantes à la conception de l infrastructure ou du programme de S et T Protocoles de communication Les protocoles de communication ont été examinés sous deux angles : d une part, le niveau de communication entre l équipe de projet de l infrastructure d AADNC et l équipe du programme de S et T, et, d autre part, la communication entre les ressources du projet d infrastructure d AADNC et de TPSGC. Communication interéquipes d AADNC La nécessité d une communication régulière et cohérente entre les équipes de l infrastructure d AADNC et du programme de S et T a été notée comme étant importante pour le succès de l ensemble du projet de la SRCEA. Le CCSP, un organisme de surveillance de la SRCEA, fournit une orientation stratégique à la fois pour le projet d infrastructure et pour le programme de S et T, et surveille à un niveau élevé l harmonisation de la conception de l installation avec les dépendances connues de S et T. Les ressources de l équipe de projet d AADNC, y compris l ingénieur principal, le gestionnaire de projet, le chef de projet et le SMA de l OAN, conservent la double responsabilité des deux composantes du projet de la SRCEA pour assurer une surveillance supplémentaire de la correspondance entre la conception de l installation et les besoins du programme de S et T. Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 18

20 Communication interministérielle Le Plan de gestion de projet et la Charte de projet fournissent des protocoles de communication à un échelon élevé pour les équipes de projet d AADNC et de TPSGC. Il existe manifestement des communications interministérielles régulières entre les ressources du projet, avec des communications quotidiennes au besoin, ponctuelles et non documentées officiellement. Un plan de communication interministérielle a été conçu en septembre 2013 et a été ultérieurement mis en œuvre pour déterminer les protocoles de communication nécessaires et faciliter des communications transparentes, cohérentes et suffisantes entre les principales ressources du projet. Le plan de communication a également abouti à la création du Comité de gestion de projet de la SRCEA pour assurer l efficacité de la communication et la cohérence de la participation à la fois des gestionnaires de projet de TPSGC et d AADNC concernant la conception de l installation. Ce plan a été mis au point après que les ressources du projet ont cerné la nécessité d un plan de communication au niveau de l équipe de projet pour définir officiellement les protocoles de communication au sein de l équipe, les rôles et les responsabilités en matière de décision, d approbation et de communication, ainsi que la fréquence des discussions. Recommandation : Aucune recommandation n a été déterminée dans ce domaine Gestion des risques Méthode de gestion des risques La vérification a examiné si une approche de gestion des risques existait pour assurer régulièrement la consignation, la déclaration, l analyse et l atténuation des risques du projet et répondait à ses objectifs. Il a également examiné si les leçons et les meilleures pratiques tirées de projets et de vérifications connexes ont été examinées de façon appropriée pendant la mise au point de la démarche à entreprendre pour le projet d infrastructure de la SRCEA. La Charte de projet indique que TPSGC est responsable de la gestion des risques associés à la gestion quotidienne du projet d infrastructure, tandis qu AADNC est responsable de la surveillance et de la gestion des risques pour tout le projet de la SRCEA. En menant les procédures de vérification, il a été noté qu une méthode de gestion des risques existait et fonctionnait dans le cadre du SNGP de TPSGC pour soutenir la gestion des risques au cours de la gestion du volet infrastructure du projet de la SRCEA. Les composantes du SNGP qui sont appliquées à la gestion des risques pour la SRCEA sont mises en évidence ci-dessous : Le SNGP, dérivé de l approche de gestion des risques et de la méthodologie commune de TPSGC, fournit les ressources pour le projet avec un modèle de plan de gestion des risques qui détermine les risques communs de la gestion de projet et les critères d évaluation. Il fournit également les conséquences habituelles associées aux risques liés aux biens immobiliers, ainsi qu un outil à un échelon élevé pour faciliter le processus de surveillance. Vérification de la gestion du projet de la Station de recherche du Canada dans l Extrême-Arctique 19