European Railway Agency. Resources and Support

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1 Resources and Support Spécifications pour l Appel d Offres ERA RSU OP «SERVICES DE DEMENAGEMENT» ============================================= Agence Ferroviaire Européenne (AFE) Page 1/28

2 Contenu European Railway Agency SECTION A. INTRODUCTION... 3 SECTION B. A.1. Qu est-ce que l AFE?... 3 A.2. Qu est-ce qu un appel d offres?... 3 A.3. Qui peut participer à cette soumission d appel d offres?... 4 ORIENTATIONS ET INFORMATIONS GENERALES RELATIVES A LA SOUMISSION D APPEL D OFFRES... 5 B.1. En quoi consiste la soumission?... 5 B.2. Contacts entre l'afe et le soumissionnaire... 5 Procurement... 6 B.3. Puis-je offrir quelque chose qui varie de ce qui est demandé dans le cahier des charges?... 6 B.4. Un consortium de sociétés peut-il soumettre une offre?... 6 B.5. Est-ce que je remplis toutes les exigences formelles pour être éligible à la soumission?... 6 B.6. Confidentialité et accès public aux documents... 7 B.7. Où puis-je trouver les clauses générales que l AFE applique dans ses contrats?... 7 B.8. Comment et quand devrais- je présenter mon offre?... 7 B.9. Comment mon offre sera-t-elle évaluée?... 8 B.10. Voies de recours... 9 B.11. Propriété intellectuelle... 9 B.12. Autres informations... 9 SECTION C. INFORMATIONS SPECIFIQUES RELATIVES A CETTE SOUMISSION C.1. Calendrier C.2. Termes de référence C.3. Contenu de l offre technique C.4. Contenu de l offre financière C.5. Critères de sélection C.6. Critères d'attribution C.7. Sous-traitance SECTION D. FORMULAIRES TYPES D.1. Déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion et à l absence de conflit d intérêt D.2. Renseignements administratifs du soumissionnaire D.3. Formulaire financier d'identification et formulaire d'entités juridiques D.4. Proposition financière D.5. Liste de contrôle D.6. Confirmation de la soumission de l appel d'offres SECTION E. PROJET DE CONTRAT CADRE Page 2/28

3 Section A. Introduction A.1. Qu est-ce que l AFE? L Agence ferroviaire européenne, (ci-après «l AFE»), est une agence spécialisée de l Union européenne, qui a pour mission de réglementer de manière spécifique le secteur du chemin de fer. L'agence dont le siège est situé à Valenciennes et le centre de conférences à Lille, France, a pour mission de renforcer la sécurité et l'interopérabilité des chemins de fer dans l'ensemble de l'europe. Elle donne un nouvel élan vers la vision d'un secteur ferroviaire européen intégré et concurrentiel. Dans le cadre de sa politique commune des transports, l Union a adopté une législation pour l'établissement progressif d'un secteur de chemin de fer européen intégré, tant légalement que techniquement. Cela comporte le développement et la mise en œuvre des Spécifications Techniques pour l'interopérabilité et une approche commune des questions concernant la sécurité du chemin de fer. La tâche principale de l'agence est de diriger la préparation de ces mesures. La mise en place de l Agence s est faite de manière progressive et s est terminée au milieu de l'année Suite à cette phase d installation, l'agence est devenue totalement opérationnelle, et compte environ 165 membres, essentiellement des professionnels du secteur du chemin de fer européen. La structure de l'agence, ses tâches et ses méthodes principales de travail sont décrites dans le règlement (CE) n 881 /2004 du Parlement européen et du Conseil du 29 avril 2004 instituant une Agence ferroviaire européenne. Des informations complémentaires peuvent être trouvées sur le site web de l'agence : A.2. Qu est-ce qu un appel d offres? Pour son organisation et son fonctionnement, l AFE a constamment besoin de biens et de services. La procédure d appel d offres permet de consulter les entreprises concurrentes pour l'achat de ces biens et services. Le but de cet appel d offre pour passer des marchés est double : - assurer la transparence des opérations ; - obtenir la qualité désirée des services, des approvisionnements et des travaux au l offre économiquement la plus avantageuse. Le procédé des appels d offre pour les institutions de l'ue, agences et autres organes, est régi par les dispositions suivantes, en particulier : 1. Règlement (UE, EURATOM) No 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (JO L298 du 26/10/2012). 2. Règlement délégué (UE) No 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l Union (JO L362 du 31/12/2012). 3. accord de l Organisation mondiale du commerce sur les marchés publics, auquel l Union européenne est devenue partie suite à la décision du Conseil du 16 novembre 1987 concernant la conclusion du protocole portant modification de l accord du GATT relatif aux marchés publics; Page 3/28

4 4. règlement de l'agence ferroviaire européenne adopté le 30 octobre 2007 établissant les modalités d exécution du règlement financier du 15 juillet 2004, modifié le 28 octobre 2008, applicable au budget de l'agence ferroviaire européenne. Outre la législation précitée, il convient de noter que: 5. les dispositions figurant aux paragraphes 1. et 2. ci-dessus sont en grande partie similaires à celles énoncées dans la directive sur les marchés publics de l Union européenne, à savoir la directive 2004/18/CE du 31 mars 2004, du Parlement européen et du Conseil, qui s applique aux États membres; cette directive est entrée en vigueur le 30 avril 2004 et remplace la législation précédemment en vigueur dans ce domaine, à savoir la directive 93/36/CEE du Conseil, du 14 juin 1993, et la directive 92/50/CEE du Conseil, du 18 juin 1992; 6. les principes découlant de la jurisprudence de la Cour de justice de l Union européenne en matière de passation des marchés lient les institutions européennes; 7. les soumissionnaires potentiels peuvent légitimement attendre de l Agence qu elle gère ses appels d offres conformément aux principes découlant des décisions du Médiateur européen; 8. le personnel de l'agence suit le «code de bonne conduite administrative» dans leurs relations avec le public, comme défini par la décision de son Directeur exécutif en date du 10 juillet 2007 et qui peut être téléchargé sur le lien suivant : A.3. Qui peut participer à cette soumission d appel d offres? La participation aux appels d'offres de l'agence est ouverte à toutes les personnes physiques et morales de l'un des États membres de l'ue et à toutes les personnes physiques et morales établie dans un pays tiers qui a un accord spécial avec l'union européenne dans le domaine de marchés publics, aux conditions prévues par ledit accord. Les soumissionnaires doivent indiquer clairement dans quel pays ils ont leur siège (personne morale) ou leur domicile (personne physique). Les opérateurs de pays tiers qui ont signé un accord avec l'union européenne dans le domaine des marchés publics sont autorisés à prendre part à la procédure d'appel d'offres aux les conditions prévues par cet accord. L'Agence n acceptera pas les offres présentées par des opérateurs établis dans des pays tiers et qui n'ont pas signé un tel accord avec l'union européenne. Page 4/28

5 Section B. Orientations et informations générales relatives à la soumission d appel d offres Nous recommandons aux soumissionnaires de consulter les Lignes directrices pour soumissionnaires, accessibles sur notre site web via le lien suivant: B.1. En quoi consiste la soumission? Les candidats doivent soumettre une offre qui comporte les 3 éléments suivants : B.1.1. Offre technique L offre technique doit être compatible avec le cahier des charges et contenir toutes les informations demandées dans la section C.3. Lors de la préparation de l offre technique, les critères d'attribution de la section C.6 devront être pris en considération car c est sur leurs bases que l offre sera évaluée. B.1.2. Offre financière L offre financière doit inclure une ventilation financière détaillée basée sur le modèle trouvé dans la section D.4. Cette offre doit être exprimée en EURO, en utilisant les taux de conversion publiés, le jour de la publication de l'appel d'offres, dans la série C du Journal officiel de l Union européenne. Ces informations sont également disponibles sur le site web de la Banque centrale européenne à l'url suivante : Les prix cités doivent être exempts de tous impôts, taxes, et autres frais (dont la TVA) puisque l'afe est exempt de ces frais en vertu des articles 3 et 4 du protocole relatif aux privilèges et immunités de l Union européenne. Le montant de la TVA doit être présenté séparément. B.1.3. Pièces justificatives Les pièces justificatives sont une partie importante de l appel d offres et elles doivent être complètes pour garantir l évaluation de l offre technique. Les pièces justificatives doivent contenir les 4 éléments suivants : 1. Déclaration d'éligibilité Cette déclaration doit être conforme aux conditions exigées dans la section D.1. De plus amples informations sur l'éligibilité pour soumissionner sont fournies au point B Renseignements relatifs aux critères de sélection Toute la documentation demandée se trouve dans la section C Renseignements administratifs concernant le soumissionnaire Ces informations sont nécessaires pour permettre à l'afe de rédiger les documents contractuels si vous êtes choisi pour la conclusion du marché. Ces informations sont particulièrement importantes pour les paiements, puisqu ils seront effectués par transfert bancaire sur le compte indiqué par le soumissionnaire dans les formulaires types situés aux sections D.2 et D Liste de contrôle La liste de contrôle trouvée dans la section D.5 doit être incluse comme page de garde de votre offre technique. B.2. Contacts entre l'afe et le soumissionnaire Page 5/28

6 B.2.1. Clarifications écrites avant la date limite pour le dépôt de la soumission European Railway Agency Les demandes de clarifications concernant cette procédure de passation de marchés ou concernant la nature du contrat peuvent être envoyées par courrier postal ou électronique aux adresses suivantes : Procurement Agence Ferroviaire Européenne 120, rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex France procurement@era.europa.eu L'échéance pour une telle demande est indiquée dans le calendrier figurant à la section C.1. Chaque demande de clarifications envoyée à l'afe doit indiquer le numéro de référence et le titre de l'appel d offres. L'AFE fournira des informations complémentaires résultant de la demande de précisions sur son site web au lien suivant : Si l'afe découvre une erreur, un manque de précision, une omission ou tout autre type d erreur matérielle dans le texte de l avis de marché ou dans le cahier des charges, l'afe en informera les candidats de sa propre initiative. B.2.2. Clarifications orales avant la date limite de remise des offres Non applicable à cet appel d offres. B.3. charges? Puis-je offrir quelque chose qui varie de ce qui est demandé dans le cahier des En l'absence d'une telle indication dans le cahier des charges, l offre ne doit pas différer des services demandés. B.4. Un consortium de sociétés peut-il soumettre une offre? Oui, mais uniquement sur la forme telle qu acceptée. B.5. Est-ce que je remplis toutes les exigences formelles pour être éligible à la soumission? B.5.1. Critères d'exclusion Le soumissionnaire à l appel d offres doit impérativement fournir la déclaration d éligibilité type de la section D.1, complétée et signée. Avant la signature d un contrat avec le soumissionnaire sélectionné, celui-ci doit fournir les pièces justificatives démontrant qu il n est pas dans l un des cas d exclusion prévus par le déclaration d éligibilité de la section D.1. Les documents présentés comme pièces justificatives doivent avoir été délivrés au plus tard un an avant la date de soumission à l appel d offres. De plus, le soumissionnaire sélectionné devra fournir une déclaration sur l honneur certifiant que sa situation par rapport aux critères d exclusion n a pas changé. Le soumissionnaire sélectionné disposera d un délai de 2 semaines pour fournir les documents en question. De ce fait, il est demandé à tout soumissionnaire de prendre toutes les mesures nécessaires afin de pouvoir remettre les documents justificatifs dans les délais requis dans le cas où il serait sélectionné. Page 6/28

7 Lorsque l AFE demande au prestataire de services la preuve qu'il ne se trouve dans aucun des cas mentionnés aux points a), b), c), e), ou f), elle accepte comme preuve suffisante: i. dans les cas mentionnés aux points a), b), et e) la production d'un extrait du casier judiciaire ou, à défaut, d'un document équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites; ii. dans les cas mentionnés au point d), un certificat délivré par l'autorité compétente de l'état membre concerné. Lorsqu'un tel document ou certificat n'est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance. Fausse déclaration et corruption Le marché ne sera pas passé avec des candidats qui, pendant la procédure de passation de marchés : i Sont sujets à un conflit d'intérêt ; ii iii Sont coupables de fausse déclaration lors de la fourniture d informations exigées par l AFE comme étant des conditions de participation à la procédure d'attribution de marché ou qu ils ne fournissent pas ces informations ; Toute tentative par un candidat d obtenir des informations confidentielles, pour conclure des accords illégaux avec les concurrents ou pour influencer le comité ou l'afe durant les phases d examen, de demande de clarifications, d'évaluation ou de comparaison des offres, mènera au rejet de son offre et pourra aboutir à des sanctions administratives. B.6. Confidentialité et accès public aux documents Pour la mise en œuvre générale des activités de l Agence et plus particulièrement pour le traitement des procédures d'appel d offres, l'afe observe les règlementations suivantes : i ii Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 et du règlement (CE) n 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données ; Règlement (CE) n 1049/2001 du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission. B.7. Où puis-je trouver les clauses générales que l AFE applique dans ses contrats? Lors de l'élaboration de la soumission, il est conseillé de prendre en considération les dispositions du projet de contrat (voir la section E) qui indique notamment les moyens et conditions de paiement du contractant. Les dispositions incluses dans le projet de contrat peuvent être susceptibles de subir des modifications. B.8. Comment et quand devrais- je présenter mon offre? B.8.1. Langue Les offres doivent être soumises dans l'une des langues officielles de l'union européenne, mais de préférence en français ou en anglais (pour des raisons pratiques). L offre technique ainsi que l offre financière devront être signées et parfaitement lisibles afin d'exclure toute ambiguïté. B.8.2. Date et adresse postale Page 7/28

8 L'offre devra être envoyée au plus tard à la date indiquée dans le calendrier de la section C.1 ou déposée au plus tard aux dates et heures indiquées dans la même section. Les appels d offres envoyés par courrier ou par courrier express, via une entreprise privée de courrier ou déposé sur place devront être adressés à l'adresse suivante : B.8.3. Procurement Agence Ferroviaire Européenne 120 rue Marc Lefrancq BP F Valenciennes France Système d enveloppe double L offre doit être soumise conformément au système d'enveloppe double : l offre doit être introduite dans une enveloppe scellée elle-même contenue dans une 2 ème enveloppe scellée. L'enveloppe ou le colis externe devra être signé(e) au travers du rabat de l enveloppe ou de la jointure du colis, puis scellé(e) avec un ruban adhésif, et porter les informations suivantes : le numéro de référence de l'appel d'offres; le nom du soumissionnaire; l'indication «Offre A ne pas ouvrir par le service de courrier interne»; l'adresse pour la soumission des offres (voir ci-dessus); la date d expédition (s'il y a lieu) devra être lisible sur l'enveloppe externe. À l intérieur 2 enveloppes doivent figurer : Enveloppe A, contenant un original (signé et clairement marqué comme «original») et une copie électronique de l offre technique sur CD ROM (ou clé USB) et dans un format communément lisible (.pdf ou.word ou.xls). Enveloppe B, contenant un original signé et une copie électronique de l offre financière sur CD ROM (ou clé USB) et dans un format communément lisible (.pdf ou.word ou.xls). La version papier des copies ne sont pas demandées. Toutefois, en cas de divergences entre les versions papier et électronique, la version papier sera considérée comme authentique. B.9. Comment mon offre sera-t-elle évaluée? Les offres sont ouvertes et évaluées par un comité possédant les capacités techniques et administratives nécessaires pour émettre un avis informé sur les soumissions. Les membres du comité sont nommés à titre personnel par l AFE sous la garantie d'impartialité et de confidentialité. Chacun d'entre eux a un droit de vote équivalent. B.9.1. Session d'ouverture de la soumission Le but principal de la session d'ouverture est de vérifier si l'offre reçue est conforme aux exigences formelles suivantes : Ne pas être remise après l'échéance de soumission; L'enveloppe contenant l'offre doit être scellée; Être rédigée dans une langue de l'ue; Être signée; Contenir les offres technique et financière ainsi que les pièces justificatives; Comprendre le nombre de copies exigées. Page 8/28

9 La session d'ouverture des offres aura lieu dans les locaux de l'afe à la date indiquée dans le calendrier de la section C.1. B.9.2. Session d'évaluation des offres Les conditions formelles des offres seront vérifiées lors de la session d'ouverture des appels d'offres. L évaluation se déroule en deux étapes : Le comité d'évaluation examine d'abord l'éligibilité et ensuite l offre technique et attribue une note selon les critères d'attribution. L'offre économiquement la plus avantageuse est choisie. Ce choix résulte d'une pondération de la qualité technique et du prix des offres selon une clef de répartition, comme définie dans la section C.6. La procédure d'évaluation d'offre est confidentielle. Les discussions du comité d'évaluation sont tenues à huis clos et ses décisions sont collectives. Les membres du comité d'évaluation sont tenus au secret. Les rapports d'évaluation et les comptes rendus écrits sont des documents internes auxquels l accès est régi par le Règlement (CE) No 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission et par les dispositions d application de ce Règlement au sein de l AFE («Arrangements to be applied by the Agency for public access to documents», annexées à la décision du Conseil d administration n 41 du », disponible sur le site internet de l AFE). Les soumissionnaires seront informés du résultat de la procédure de passation du marché, conformément aux règles financières de l AFE et leurs règles d exécution (en particulier l article 135 des règles d exécution des règles financières de l AFE, adoptées en anglais le 30 octobre 2007). B.10. Voies de recours Si un soumissionnaire s'estime lésé par une erreur ou une irrégularité commise dans le cadre de la procédure d'attribution du marché, il en réfère directement au pouvoir adjudicateur (Agence ferroviaire européenne). En cas d échec de cette procédure, le soumissionnaire peut recourir aux procédures établies conformément à la législation communautaire. Les citoyens européens ou les résidents, ainsi que les personnes morales ayant leur siège dans l Union européenne, ont également le droit d introduire une plainte auprès du médiateur européen, qui examine les plaintes pour mauvaise administration des Institutions et organes communautaires. B.11. Propriété intellectuelle Sans préjudice de droits de propriété industrielle ou intellectuelle appartenant à des tiers, préexistant à la conclusion du contrat (dûment identifiés comme tels par le contractant), toutes les données collectées et produites dans le champ d'application de ce contrat seront la propriété de l'agence et ne seront pas employées par le soumissionnaire sans accord préalable de l'agence. Le soumissionnaire continuera à être lié par cette clause après l exécution du contrat. Concernant les droits de propriété industrielle ou intellectuelle appartenant à des tiers, préexistant à la conclusion du contrat, le soumissionnaire sélectionné devra garantir à l AFE avoir obtenu toutes les autorisations préalables de la part de ces tiers (dans la mesure légalement requise) et devra indemniser l agence et la tenir indemne de toute réclamation de la part de ces tiers, invoquant une violation de leurs droits. B.12. Autres informations Page 9/28

10 La soumission d'une offre implique l'acceptation des termes spécifiés dans les «modalités générales et conditions applicables aux contrats» ainsi que celle de toutes les dispositions fixées dans le cahier des charges et ses annexes, l invitation à soumissionner et s il y a lieu dans les documents additionnels. Les soumissionnaires doivent examiner soigneusement, et respecter, tous les formats types et instructions contenus dans le cahier des charges de l'appel d'offres et l invitation à soumissionner. Une offre qui ne contient pas toutes les informations et documentations nécessaires pourra être rejetée. Le soumissionnaire sera lié par son offre pour une période de six mois à compter de la date limite de remise des soumissions. Lorsqu'un budget maximal est mentionné dans le cahier des charges, toute soumission présentant une offre financière dépassant ce budget sera rejetée. Tous les documents présentés par le soumissionnaire deviennent la propriété de l'afe et sont considérés comme confidentiels. L'AFE ne remboursera pas les dépenses supportées lors de la préparation et de la soumission des offres. L'achèvement de l'adjudication ou de la procédure de l'appel d'offres n impose en aucune façon à l'afe une obligation d attribuer le marché. L'AFE n allouera aucune compensation pour les soumissionnaires dont les offres n'ont pas été acceptées, et l'afe ne sera pas responsable non plus si elle décide de ne pas passer le marché. Chaque soumissionnaire sera informé par écrit des résultats de l'appel d'offres. Page 10/28

11 Section C. Informations spécifiques relatives à cette soumission C.1. Calendrier Le calendrier d exécution, pour la soumission à l appel d offres et le contrat en résultant, se présente de la manière suivante : Calendrier sommaire Date Commentaires Date de lancement 05/08/2013 Envoi pour publication au Journal Officiel de l UE Échéance pour une demande de clarifications auprès de l'afe 16/09/2013 Date ultime à laquelle les clarifications seront publiées par l AFE 23/09/2013 Date limite de soumission des offres 30/09/2013 Session d'ouverture 07/10/ h30 Date pour l'évaluation des offres Octobre 2013 Estimé Au plus tard à 14h30 si remise en mains propres Notification de l attribution au soumissionnaire sélectionné Octobre Estimé Signature du contrat cadre Novembre Estimé Date de commencement des activités Novembre Estimé Durée du contrat cadre 4 ans C.2. Termes de référence Ce cahier des charges a pour but, d'une part, de fournir aux candidats des instructions et orientations sur la nature de l'offre qu'ils devront soumettre et, d'autre part, de servir de mandat pour le contractant pendant la mise en œuvre du projet. Le cahier des charges permet de s'assurer que le contractant comprend bien la nature des services, que le travail est exécuté selon les délais et que les ressources ne sont pas gaspillées. Le cahier des charges fera partie du contrat qui pourrait être attribué à la suite du présent appel d'offres. C.2.1. Contexte de l AFE L Agence Ferroviaire Européenne, constituée d environ 165 personnes, possède deux sièges : Lille et Valenciennes. Elle a pour mission de renforcer la sécurité et l'interopérabilité des chemins de fer dans l'ensemble de l'europe. Elle donne un nouvel élan vers la vision d'un secteur ferroviaire européen intégré et concurrentiel. L Agence est un organe public européen dont le siège administratif se situe à Valenciennes, et le siège opérationnel se situe à Lille (réunions et conférences). Page 11/28

12 Adresse des sièges: Agence Ferroviaire Européenne 120 rue Marc Lefrancq Valenciennes, France et Agence Ferroviaire Européenne Espace International 299, Boulevard de Leeds Lille, France Pour assurer son développement, l AFE pourrait dans les années qui viennent, être amenée à occuper d autres bâtiments à Valenciennes, Lille ou ses environs. L'offre soumise devra par conséquent prendre en compte la prestation de services pour les locaux supplémentaires. C.2.2. Objet du contrat L'AFE publie cet appel d'offres afin de conclure un contrat-cadre pour les services de déménagement pour les sièges de Lille et de Valenciennes. C.2.3. Nature des prestations La société sélectionnée devra répondre à toute une série de besoins opérationnels et logistiques qui requièrent des déménagements et/ou réaménagements d espaces au quotidien (Ex. modifications de configuration de salles de réunion, petits déménagements, etc.). Ceci implique, de façon ponctuelle et en fonction des besoins, la mise à disposition de véhicules et de matériel nécessaire aux fréquents déménagements de mobilier, de matériel ou d équipement informatique au sein même du siège de l Agence à Valenciennes ou de son centre de conférence à Lille. Ces déménagements sont à prévoir entre le siège à Valenciennes et le futur siège à Lille. Selon les besoins, certaines prestations occasionnelles pourraient cependant être demandées entre les sites de l AFE et Bruxelles ou autres destinations en France ou en Europe. Celles-ci feront, le cas échéant, l objet de commandes spécifiques. Toutefois, l Agence a la liberté de confier ces services à d autres entreprises de son choix. Le soumissionnaire peut être tenu à tout moment de démontrer que les prix des services proposés correspondent aux prix du marché. C Description des services L AFE recherche une société de déménagement qui soit à même de: 1. Assurer des services de déménagements principalement sur Valenciennes et Lille, et Bruxelles mais également en option vers d autres destinations en France ou en Europe. Des services de déménagements doivent pouvoir être assurés : a. Au sein des sites de l AFE à Valenciennes et à Lille b. Entre les différents sites de l AFE à Lille et Valenciennes c. Entre les sites de l AFE et Bruxelles (en option) d. Entre les sites de l AFE et autres destinations en France ou en Europe (en option, cas par cas après la réception du devis) 2. Assurer l évaluation, l organisation et la réalisation de petits et grands déménagements (jusqu à 165 postes de travail). a. Déménagement de tout type de mobilier, matériel ou équipement informatique, électrique ou audio-visuel. Nous parlons principalement d éléments présents dans les bureaux et salles de Page 12/28

13 réunion (poste de travail, armoires, caissons mobiles, chaises, ordinateurs, téléphones, tableaux, lampes, porte-manteaux, etc.), ainsi que les archives et tout autre type de matériel présent dans les bureaux de l AFE (copieurs, imprimantes, déchiqueteuses, etc.); b. Déménagement de matériel et équipement lourd, y compris le matériel fragile (coffre forts, armoires pleines, etc.); c. Prestation de toutes les opérations d organisation et de manutention nécessaires au déménagement et au transport: i. La visite sur site obligatoire et au préalable pour toute opération de déménagement concernant un volume supérieur à 50 M³ ou opération bien spécifique; ii. iii. iv. Préparation du déménagement selon un plan d implantation (préparation des cartons et matériel selon leur repérage); Fourniture de tout le matériel, outils et moyens nécessaires pour une prestation professionnelle des services demandés (fourniture de cartons, containers spéciaux pour le déménagement de matériel informatique, matériel d emballage, etc.); La protection du matériel transporté, ainsi que la protection des espaces (sols et murs) dans lesquels s effectuent les prestations. Ceci chaque fois que cela s avérera nécessaire; v. Dépose, emballage, démontage, déconnexion du matériel, déménagement, transport; vi. vii. Déballage, montage, repose, reconnexion du matériel; Garantir la mise à disposition d un chef d équipe pour assurer la bonne coordination de grands déménagements; d. Organiser et gérer directement les formalités administratives pour la réservation de parking (prise en charge des frais de chargement et de déchargement) e. Assurer tous les risques liés à l activité et à la prestation de services (dommages aux personnes, matériel et espaces dans lesquels les services sont prestés) 3. Fournir du personnel (monteur-déménageur, chef d équipe, opérateur d élévateur) pour un minimum de 2 heures de travail chaque fois que l institution le jugera nécessaire et ce : a. Du lundi au vendredi de 7:30 à 18:00 heures pour un total de 8 heures maximum sur site. Toute demande devra être faite au plus tard 72 heures avant la prestation de services. b. Du lundi au vendredi au-delà de la 8eme heure de travail, ainsi que les samedis de 07:30 à 16:00 heures. Toute demande devra être faite au plus tard 72 heures avant la prestation de services. 4. Fournir du matériel roulant ou monte-charge en location a. Elévateur avec 1 opérateur b. Véhicule Utilitaire avec chauffeur (capacité de 0 20 M³) c. Camion avec chauffeur (capacités approximatives de 20 M³-35 M³ ou 35 M³ - 50 M³) 5. Fournir des services de garde-meubles dans les environs de Lille ou Valenciennes dans un rayon de 10 KM. Les locaux devront être tempérés, protégés et sécurisés. L AFE devra pouvoir avoir un libre accès aux locaux pendant les heures de bureau (estimation 1 fois par mois). C Modalités d exécution des services La prestation de services se fera principalement pendant les heures de bureaux (du lundi au vendredi de 07:30 à 18:00 heures). Page 13/28

14 Exceptionnellement, et chaque fois que l institution le jugera nécessaire, une prestation de services devra pouvoir également être assurée en dehors des heures normales de bureau, ainsi que pendant les samedis. Cela devrait concerner principalement les déménagements de grande ampleur. Les prestations de services pendant les heures de bureau devraient représenter 80 % des demandes. 20% pour les prestations en dehors des heures de bureau. Exceptionnellement, le déménagement de l agence vers son nouveau siège devra certainement être réalisé le samedi. Le déménagement sera plus probablement réalisé en plusieurs phases. Note: chaque demande de service se fera par le biais d un bon de commande envoyé par le biais de courriel ou fax. Le bon de commande devra être renvoyé daté et signé pour accord à l AFE dans un délai maximum de 2 jours ouvrables. La société devra fournir les noms et prénoms du personnel qui interviendra à l AFE par le biais de courriel ou de fax, ceci de préférence le jour précédent l intervention et au plus tard 2 heures avant la prestation de services (durant les jours et heures ouvrables). Toute demande de prestation dans les heures normales de bureau devra être envoyée par l AFE au plus tard 72 heures avant la prestation de services, contre 2 semaines pour les demandes de prestation de services en dehors des heures normales de bureau. Le bon d achat devra mentionner le type de personnel requis (monteur-déménageur, chef d équipe, opérateur d élévateur), le nombre d heures de prestations, les moyens (camion ou autres) et le type de services requis. Si nécessaire, une réunion de préparation pourra être requise pour évaluer les besoins et moyens requis pour la prestation de services spécifiques, ceci avant l émission d un bon d achat. A la fin des travaux, le prestataire de services devra fournir un bon de livraison pour conforme aux faits. Le bon de livraison devra stipuler le nombre d heures réellement prestées, le nombre et la typologie de personnel, la nature des prestations réalisées, ainsi que les moyens utilisés (camion ou autres). C.2.4. Le personnel et l organisation du prestataire de services Le soumissionnaire doit fournir à l AFE le profil des membres du personnel qui se chargeront des affaires de l AFE. Un haut niveau de professionnalisme et une orientation client sont requis. Le personnel proposé doit disposer d une bonne connaissance du français. La connaissance d autres langues de l UE sera appréciée. Le prestataire de services devra fournir du personnel qualifié et expérimenté et: sera tenu de présenter pour chaque membre des équipes de déménagement la preuve de couverture par une assurance professionnelle et par la sécurité sociale; devra respecter les procédures d accès et de sécurité de l AFE, à savoir s enregistrer avant et après la prestation de services, ainsi que l obligation de port visible de badge; devra fournir un uniforme à son personnel de façon à ce que son personnel puisse être facilement identifié comme telle. Page 14/28

15 C Estimation du volume des services European Railway Agency Le budget maximal disponible pour ces services s élève à (deux cent mille euros) pour les quatre ans de validité du contrat. C.3. Contenu de l offre technique Comme expliqué à la section B.1, votre offre doit se composer de trois éléments. L'un de ces éléments est la proposition technique, qui doit présenter clairement les informations suivantes : 1. La description détaillée de la structure de gestion que le soumissionnaire propose afin de gérer au mieux les demandes de services de l AFE. Cette description devra être structurée et détailler la façon dont le service sera organisé et effectué, en conformité avec les indications reprises dans les sections C.2.2 et 2.3. avec une attention particulière au personnel, aux moyens et matériel utilisés 2. Une liste comprenant le nom de toutes les personnes qui, au sein de l organisation du soumissionnaire, seraient responsables de tous les aspects du contrat et qui auraient des contacts réguliers avec l AFE. Une description des profils de l équipe du soumissionnaire sera requise (chefs d équipes, monteurs-déménageurs, personnel administratif, interlocuteur du contrat). 3. Politique en matière de performance environnementale : utilisation de matériaux recyclables, normes appliquées, etc. Note: L offre du soumissionnaire pourrait inclure une déclaration de disponibilité à fournir des services de déménagement le dimanche et jours fériés dans des cas exceptionnels. Telle déclaration sera considérée comme un avantage mais pas comme un critère d attribution du contrat. Dans ce cas le soumissionnaire devra remplir le tableau numéro 5 de la proposition financière D.4. C.4. Contenu de l offre financière L offre financière doit être basée sur le format présenté à la section D.4. Les soumissionnaires potentiels doivent savoir que les prix proposés par leurs soins seront analysés durant la procédure d étude des critères d attribution selon les pondérations suivantes: Les services devront comprendre: La visite sur site obligatoire et au préalable pour toute opération de déménagement concernant un volume supérieur à 50 M³ ou opération bien spécifique ; La fourniture de tout type de matériel, outils et moyens nécessaires pour les prestations des services de déménagement (emballage, montage, etc.); La protection du matériel transporté, ainsi que la protection des espaces (sols et murs) dans lesquels s effectuent les prestations. Ceci chaque fois que cela s avérera nécessaire; Garantir la mise à disposition d un chef d équipe pour assurer la bonne coordination de grands déménagements ; Assurer tous les risques liés à l activité et à la prestation de services (dommages aux personnes, matériel et espaces dans lesquels les services sont prestés); Organiser et gérer directement les formalités administratives pour la réservation de parking (prise en charge des frais de chargement et de déchargement) 1. Prix horaires ordinaires: Prix des services prestés du lundi au vendredi de 07:30 à 18:00 pour un total de 8 heures maximum sur site. Typologie de service Pondération en % Page 15/28

16 Mise à disposition de 1 élévateur ou monte-meubles avec 1 opérateur pendant 4 heures. Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 véhicule utilitaire (0 20 M³) avec 2 monteurs déménageurs pendant 2 heures. Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 véhicule utilitaire (0 20 M³) avec 2 monteurs déménageurs pendant 4 heures. Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 camion (20 35 M³) avec 2 monteurs déménageurs pendant 4 heures. Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 camion (35 50 M³) avec 2 monteurs déménageurs pendant 8 heures (35 50 M³). Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 monteur déménageur pendant 4 heures (demi-journée). Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 monteur déménageur pendant 8 heures (journée). Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 véhicule utilitaire (0 20 M³) avec 2 monteurs déménageurs pendant 4 heures pour le trajet Valenciennes Lille ou Lille - Valenciennes. Forfait de déplacement inclus. Total : 100 European Railway Agency *Forfait de déplacement aller retour pour des prestations de services dans les environs de Valenciennes ou Lille, dans un rayon de 50 km 2. Prix horaires extraordinaires: Prix des services prestés après la 8 heure de travail (en semaine), et le samedi de 07:30 à 16 :00 heures Typologie de service Pondération en % Mise à disposition de 1 élévateur ou monte-meubles avec 1 opérateur pendant 4 5 heures. Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 véhicule utilitaire (0 20 M³) avec 2 monteurs 20 déménageurs pendant 4 heures. Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 camion (20 35 M³) avec 2 monteurs déménageurs 20 pendant 4 heures. Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 camion (35 50 M³) avec 2 monteurs déménageurs 25 pendant 8 heures (35 50 M³). Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 monteur déménageur pendant 4 heures (demi-journée). 15 Forfait de déplacement inclus. Mise à disposition de 1 monteur déménageur pendant 8 heures (journée). Forfait 15 de déplacement inclus. Total : 100 *Forfait de déplacement aller retour pour des prestations de services dans les environs de Valenciennes ou Lille, dans un rayon de 50 km 3. Prix garde-meubles Prix M³/ Mois Pondération en % Prix M³/ mois 100 Total : 100 Aucun autre prix que ceux figurant dans la proposition financière sélectionnée ne sera appliqué au contrat-cadre final. Page 16/28

17 Les prix forfaitaires tout compris qui sont proposés sont fermes et non révisables. European Railway Agency Les prix sont indiqués hors taxes, droits et autres charges, c'est-à-dire également hors TVA, l'afe en étant exonérée dans l'ue en vertu des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l Union européenne (JOUE, C83 du 30/03/2010, page 266). Cette exonération est accordée à l'agence par les gouvernements des États membres, soit par voie de remboursement sur présentation de pièces justificatives, soit par voie d exonération directe. Pour les pays où la législation nationale prévoit une exonération par remboursement, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. En cas de doute quant au régime de TVA applicable, il appartient au soumissionnaire de prendre contact avec les autorités de son pays pour obtenir des éclaircissements sur l exonération de TVA dont bénéficie l Union Européenne. Les prix comprennent tous les coûts et dépenses (gestion de l'entreprise, secrétariat, sécurité sociale, salaires, frais de déplacement et de bureau, assurances, etc.) liés de façon directe ou indirecte à la fourniture des biens et services. Les prix devront inclure l ensemble des frais et dépenses (frais de déplacement, prix des services, etc.) L offre financière devra comporter aucune ambiguïté: toute offre contenant des formules empêchant une comparaison exacte et exhaustive des offres (telles que «à négocier», «en fonction de x», «soumis à») ou renvoyant à des éléments extérieurs (un contrat existant, mais distinct, par exemple) sera disqualifiée. C.5. Critères de sélection Après avoir certifié, conformément à la section B.5.1, qu'il ne se trouve dans aucun des cas constituant un motif d'exclusion de la participation à l'appel d'offres, le soumissionnaire doit présenter des preuves de sa capacité à exécuter le contrat. Le comité d'évaluation examine les offres pour vérifier qu'elles contiennent bien les informations demandées à la section des critères de sélection et que le soumissionnaire satisfait à tous ces critères. Toute offre ne comprenant pas l'une ou l'autre des informations demandées peut être catégoriquement rejetée. N.B.: Si l'offre est soumise par un consortium, chacun de ses membres est tenu de fournir les preuves demandées. Concernant la «capacité technique», les preuves fournies par chaque membre du consortium sont vérifiées au niveau du consortium, cela pour vérifier que le consortium dans son ensemble répond aux critères. C.5.1. Capacité économique et financière Le soumissionnaire est tenu d apporter la preuve que son chiffre d affaires annuel pour les exercices 2011 et 2012 est suffisant, en relation avec les tâches requises dans cet appel d offres. Le budget moyen annuel du contrat ( ) ne dépassera pas 30% du chiffre d affaires de chacun des deux exercices précités. C.5.2. Capacité technique et professionnelle La capacité technique du soumissionnaire est évaluée selon les critères suivants: Production du Registre de commerce; Preuve d une assurance des risques professionnels Une liste des services similaires ou comparables (minimum 3) fournis au cours des deux dernières années, y compris l'identité des clients et leurs coordonnées de contact. L'Agence se réserve le droit de contacter des clients précédents afin de pouvoir évaluer au mieux la capacité du soumissionnaire à exécuter des services similaires à ceux réalisés pour ces clients. C.6. Critères d'attribution Page 17/28

18 Une fois que le soumissionnaire a démontré sa capacité à exécuter le contrat sur la base des critères de sélection, son offre est évaluée sur la base des critères d'attribution. Les critères d'attribution servent à déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse. La qualité de chaque offre sera évaluée selon les critères d'attribution et la pondération qui leur est associée. Aucun critère d'attribution autre que ceux énumérés ci-dessous ne sera utilisé pour l'évaluation des offres. Les critères d'attribution utilisés pour le présent appel d'offres sont: Critères d attribution Pondération en points A. Organisation des services: B. Prix 1. Structure de gestion proposée pour organiser et fournir les services requis Composition et aptitude de l équipe proposée à exécuter les tâches Performance environnementale 5 Total Prix horaires ordinaires Prix horaires extraordinaires Prix garde-meubles 5 Total 50 Les offres obtenant un total inférieur à 60 % des points attribués pour le total des critères techniques seront exclues de la poursuite de la procédure d'évaluation. Celles obtenant moins de 50% pour l un de ces critères seront également éliminée. Le nombre total des points obtenu pour les critères qualitatifs ci-dessus (max 50) sera additionné aux points octroyés pour le prix (max 50). Les points octroyés pour le prix seront calculés selon la formule suivante: (prix le plus bas / prix du soumissionnaire)* 50. Le contrat sera attribué à l'offre présentant le plus grand nombre de points au total. Les soumissionnaires doivent fournir une offre détaillée pour tous les aspects abordés dans le présent appel d'offres de manière à obtenir un maximum de points. Ne reprendre que les exigences exposées dans le présent appel d'offres, sans expliquer en détail comment on compte satisfaire à ces exigences, ou sans proposer de valeur ajoutée, ne permettra d'obtenir qu'un total de points très médiocre. En outre, si certains éléments essentiels du présent appel d'offres ne sont pas expressément abordés par le soumissionnaire, l'agence peut décider d'attribuer la note de zéro pour le critère d'attribution qualitatif concerné. C.7. Sous-traitance Autorisée Page 18/28

19 Section D. Formulaires types D.1. Déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion et à l absence de conflit d intérêt (À compléter et signer par le requérant) Je soussigné :.. agissant en qualité de représentant de la personne morale suivante : Nom de: société/organisation/personne physique (rayez les mentions inutiles): Adresse : N d'immatriculation/ Carte d Identité (pour la personne physique) : Numéro de TVA : déclare que la personne morale susmentionnée ne se trouve pas dans une situation faisant qu'il: a) est en état ou fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou est dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; b) a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement rendu par une autorité compétente d'un État membre ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; c) a commis, en matière professionnelle, une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier, y compris par une décision de la Banque européenne d'investissement ou d'une organisation internationale; d) n'a pas respecté ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter; e) a fait l'objet d'un jugement ayant force de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale, lorsque ladite activité illégale porte atteinte aux intérêts financiers de l'union; f) fait l'objet d'une sanction administrative pour s'être rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour sa participation à une procédure d'octroi d'une subvention ou de passation d'un autre marché, ou n'a pas fourni ces renseignements, ou pour avoir été déclaré en défaut grave d'exécution de ses obligations en vertu de marchés ou de subventions financés par le budget de l'union. déclare que les personnes physiques ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle1 sur l'entité légale susmentionnée ne se trouvent pas dans la situation visée aux points b) ou e) ci-dessus; déclare que la personne morale susmentionnée g) ne se trouve pas en situation de conflit d'intérêts par rapport au marché; un conflit d'intérêts peut notamment résulter d'intérêts économiques, d'affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de tout autre type de relations ou d'intérêts communs; 1 À savoir les chefs d'entreprise, les membres des organes de direction ou de surveillance et les personnes physiques détenant, à titre individuel, la majorité des parts. Page 19/28

20 h) fera connaître, sans délai, au pouvoir adjudicateur toute situation constitutive d'un conflit d'intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d'intérêts; i) n'a pas consenti, recherché, cherché à obtenir ou accepté, et s'engage à ne pas consentir, rechercher, chercher à obtenir ou accepter, d'avantage, financier ou en nature, en faveur ou de la part d'une quelconque personne lorsque cet avantage constitue une pratique illégale ou relève de la corruption, directement ou indirectement, en ce qu'il revient à une gratification ou une récompense liée à l'attribution du marché; j) a fourni des renseignements exacts, sincères et complets au pouvoir adjudicateur dans le cadre de la présente procédure de passation de marché; reconnaît que la personne morale susmentionnée peut être frappée de sanctions administratives et financières2 s'il est établi que de fausses déclarations ont été faites ou que de fausses informations ont été fournies. En cas d'attribution du marché, les éléments suivants sont fournis sur demande et dans le délai fixé par le pouvoir adjudicateur: Pour les cas mentionnés aux points a), b) et e), un extrait récent du casier judiciaire est requis ou, à défaut, un document équivalent récent, délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, faisant apparaître que les exigences concernées sont satisfaites. Si le soumissionnaire est une personne morale et que le droit national du pays dans lequel il est établi ne prévoit pas la fourniture de tels justificatifs pour les personnes morales, ces documents sont demandés pour les personnes physiques, comme les chefs d'entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du soumissionnaire. Dans le cas visé au point d) ci-dessus, des attestations ou des courriers récents, émis par les autorités compétentes de l'état concerné, sont requis. Ces documents doivent apporter la preuve du paiement de tous les impôts, taxes et cotisations de sécurité sociale dont le soumissionnaire est redevable, y compris la TVA, l'impôt sur le revenu (personnes physiques uniquement), l'impôt sur les sociétés (personnes morales uniquement) et les charges sociales. En ce qui concerne les situations décrites aux points a), b), d) et e), lorsqu'un document visé aux deux paragraphes ci-dessus n'est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, une déclaration solennelle, faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance. Si le soumissionnaire est une personne morale, des renseignements concernant les personnes physiques ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur cette personne morale ne doivent être fournis qu'à la demande du pouvoir adjudicateur. Nom, prénom Date Signature 2 Conformément aux dispositions de l'article 109 du règlement (UE, Euratom) n 966/2012 (règlement financier) et de l'article 145 des règles d'application dudit règlement. Page 20/28