InterCall Unified Meeting

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1 InterCall Unified Meeting Guide d Utilisation v4.4.1 Plus d informations : information@genesys.com Genesys/InterCall vous propose le service InterCall Unified Meeting, qui vous permet de réunir vos collaborateurs facilement et rapidement depuis n importe où afin qu ils puissent voir ce que vous voulez leur montrer, entendre ce que vous avez à leur dire et interagir pour apprendre, collaborer et prendre des décisions. L Audio, la Web et la Vidéo conférences sont réunies en une seule et unique solution propriétaire s intégrant avec tous vos outils informatiques quotidiens, tels que les logiciels de planification de réunions et de messagerie instantanée. Ainsi vous pouvez démarrer et/ou rejoindre des réunions en un seul clic de souris. Fiable et sécurisé, InterCall Unified Meeting vous permet de présenter des diapositives PowerPoint, de partager des documents, de soumettre des quizz, de mener des enquêtes auprès des participants et de montrer des pages web tout en conservant les mêmes impacts et résultats des réunions sur site. Vous effectuez alors des réunions plus productives, de façon plus régulière, tout en supprimant les frais de déplacement et la perte de temps associés aux voyages professionnels. Utilisez InterCall Unified Meeting pour vos : Présentations Commerciales Sessions de Formation/E-learning Séminaires Marketing Lancements de Produit Réunions de service Communications Internes Gestions de Projet et collaboration Quelques astuces pour réussir une Réunion Quelques astuces pour conduire une Réunion IUM efficace et productive : Préparez votre réunion afin d éviter les éventuels délais. Avant d entrer en réunion, créez et téléchargez tous les documents dont vous aurez besoin, tels que des présentations, enquêtes ou quizz. Démarrez votre réunion quelques minutes avant l heure programmée afin de vous assurer que les participants pourront vous rejoindre. Lorsque vous prenez la parole, parlez directement dans un micro-casque ou dans un combiné de téléphone pour obtenir un son optimal. Désactivez la prise de parole à tous les participants lors des réunions non-collaboratives afin de minimiser les bruits de fond. Prenez en compte les vitesses de connexion des participants, puisqu'elles peuvent être très différentes. Laissez un temps de transition entre chaque diapositive. Diminuez le plus possible le nombre de fenêtres ouvertes sur votre ordinateur afin d optimiser le partage de documents. Utilisez les outils d'annotation et incluez des votes ou des quizz pour dynamiser l'interactivité de votre réunion. Pour aider les participants à mieux comprendre et à mieux se souvenir du contenu, limitez vos supports de présentation à 6-7 lignes par diapositive. Utilisez des polices de grande taille pour plus de lisibilité. Assurez-vous que les participants aient téléchargés le logiciel InterCall Unified Meeting avant la réunion s'ils souhaitent utiliser certaines fonctionnalités telles que les fonctions de présentation ou de partage de vidéo. N.B: Vos participants n'ont pas besoin de télécharger l'application pour rejoindre la réunion.

2 Installation Démarrez une réunion avec votre Calendrier Outlook ou Lotus Notes ou en cliquant sur l'icône InterCall Unified Meeting. Cela n'a jamais été aussi simple! Suivez les simples instructions ci-dessous et vous serez prêt pour votre première expérience de réunion multimédia avec InterCall Unified Meeting. NB Avant de suivre la procédure et les étapes suivantes, veillez à avoir les droits d'administrateur pour réaliser le téléchargement et l'installation. TELECHARGEMENT ET INSTALLATION 1 Téléchargez InterCall Unified Meeting sur 2 Cliquez sur Télécharger. 3 Une fois la fenêtre de téléchargement ouverte, cliquez sur Exécuter puis cliquez sur Suivant sur la deuxième fenêtre qui s'affiche à l'écran. 4 Sélectionnez J'accepte les termes de l'accord de Licence et cliquez sur Suivant. 5 Tapez votre nom d utilisateur et votre mot de passe dans les champs ci-dessous. Cochez la case si vous souhaitez utiliser le Calendrier Outlook et cliquez sur Suivant. 6 A la fin du téléchargement, cochez Connexion à mon compte Meeting Center et cliquez sur Terminer. 7 Vous verrez rapidement une icône InterCall Unified Meeting dans votre zone de notification. Vous avez installé InterCall Unified Meeting avec succès! N.B.: Si vous n'installez pas le Calendrier Outlook ou Lotus Notes, cliquez sur l'icône InterCall Unified Meeting dans votre barre de tâches et sélectionnez Programmer une Réunion. Suivez les étapes de l'assistant de Programmation.

3 ACCES ANIMATEUR VIA LE NAVIGATEUR INTERNET SANS TELECHARGEMENT Si vous n installez pas l application de réunion, vous pouvez lancer des réunions via le navigateur Internet (sans téléchargement au préalable) afin de gérer vos participants en ligne. Les fonctionnalités telles que désactiver le Micro, M appeler, la boîte de discussion et ouvrir/fermer la porte de la réunion, sont à votre disposition. En revanche, vous n aurez pas la possibilité d utiliser les fonctionnalités collaboratives telles que la présentation de diapositives, le partage d application, les enquêtes, etc. Les navigateurs et les systèmes d opération supportés pour l accès Animateur par le Navigateur incluent : IE 6.0+ (Windows), Firefox 1.5+ (Windows/Mac/Linux), Safari 2.0+ (Mac). CONFIGURER L'INTEGRATION AVEC INSTANT MESSENGER Invitez rapidement des participants à vos réunions avec Instant Messenger! InterCall Unified Meeting est totalement intégré avec de nombreuses solutions de Messagerie Instantanée. 1 Une fois InterCall Unified Meeting installé, cliquez sur l'icône dans votre barre de tâches et sélectionnez Commencer une Réunion. 2 Cliquez sur le menu déroulant Réunion et sélectionnez Options de Réunion. 3 Cliquez sur Instant Messenger, puis cochez la case correspondante pour réaliser l intégration avec Windows Live Messenger et/ou Microsoft Office Communicator.

4 4 Pour réaliser l'intégration avec Lotus Sametime, cochez la case correspondante et tapez votre nom d'hôte, votre port de Communication, votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres. N.B.: Votre logiciel de Messagerie Instantanée doit être ouvert pendant le suivi de la procédure ci-dessus et pour envoyer des invitations à vos participants InterCall Unified Meeting Programmer et Commencer des Réunions AVEC MICROSOFT OUTLOOK 1 Ouvrez un horaire de rendez-vous dans votre Calendrier Outlook puis cliquez sur InterCall Unified Meeting. Les informations d'accès à la réunion s'affichent alors dans le corps de texte du rendez-vous. 2 Votre invitation Outlook sera automatiquement créée avec les liens d accès à la réunion pour vous et vos Participants. 3 Pour accéder à la réunion, l Animateur et les Participants cliquent sur leurs liens respectifs dans l invitation de réunion. 4 InterCall Unified Meeting demandera alors à l Animateur et aux Participants d entrer leurs numéros de téléphone afin d être automatiquement appelés ou de faire le choix d être appelés une fois en réunion. 5 InterCall Unified Meeting appelle ensuite l Animateur et les Participants pour commencer la réunion si l option «M appeler maintenant» est sélectionnée. Notez: Si vous n installez pas l intégration avec les Calendriers Outlook ou Lotus Notes, cliquez sur l icône InterCall Unified Meeting sur votre barre de tâches et sélectionnez «programmer une réunion». Suivez les étapes.

5 AVEC IBM LOTUS NOTES 1 Ouvrez un horaire de rendez-vous dans votre Calendrier Lotus Notes puis cliquez sur InterCall Unified Meeting. Les informations d'accès à la réunion s'affichent alors dans le corps de texte du rendez-vous. 2 Votre invitation Lotus sera automatiquement créée avec les liens d accès à la réunion pour vous et vos Participants. 3 Pour accéder à la réunion, l Animateur et les Participants cliquent sur leurs liens respectifs. 4 InterCall Unified Meeting demandera alors à l Animateur et aux Participants d entrer leurs numéros de téléphone afin d être automatiquement appelés ou de faire le choix d être appelés une fois en réunion. 5 InterCall Unified Meeting appelle ensuite l Animateur et les Participants pour commencer la réunion si l option «M appeler maintenant» est sélectionnée. Notez: Si vous n installez pas l intégration avec les Calendriers Outlook ou Lotus Notes, cliquez sur l icône InterCall Unified Meeting sur votre barre de tâches et sélectionnez «programmer une réunion». Suivez les étapes.

6 Icône InterCall Unified Meeting L'icône InterCall Unified Meeting est automatiquement créée dans votre barre de tâches lorsque vous installez l'application InterCall Unified Meeting. Cet outil convivial peut être utilisé pour : 1 Accéder à des réunions programmées ou improvisées en un clic. 2 Programmer des réunions. 3 Rejoindre des réunions. 4 Accéder au Gestionnaire de Conférence. Commencer une Réunion Improvisée ANIMATEUR 1 Pour commencer une réunion improvisée, cliquez sur l'icône InterCall Unified Meeting située dans votre barre de tâches et sélectionnez Commencer une Réunion. 2 Sélectionnez votre mode d accès à la partie audio de votre réunion dans le premier menu Démarrage Rapide et cliquez sur Suivant. 3 Sélectionnez ce que vous souhaitez faire lorsque la réunion commencera (i.e. Dérouler une Présentation, Partager des Documents, etc.) dans le second menu Démarrage Rapide et cliquez sur Terminé.

7 Rejoindre une Réunion Improvisée PARTICIPANTS 1 Pour rejoindre une réunion, cliquez sur l'icône InterCall Unified Meeting située dans votre barre de tâches et sélectionnez Participer à la réunion. 2 Tapez le numéro de l animateur et cliquez sur Rejoindre la Réunion en tant que Participant. 3 Enter votre nom, sélectionnez votre mode d accès a la partie audio de la réunion dans le menu Démarrage Rapide et cliquez sur Participer à la réunion. N.B.: Les Animateurs peuvent aussi envoyer une Invitation Rapide via Instant Messenger ou en utilisant le raccourci d Invitation Rapide en Réunion en cliquant sur le bouton «invitation rapide». Les Participants cliquent simplement sur le lien pour rejoindre la réunion. Sécurité en Réunion Sécurisez mieux vos réunions en fermant la porte de la salle de réunion. Lorsque la porte de la salle de réunion est fermée, les participants souhaitant accéder à la réunion se retrouvent en salle d attente et l Animateur peut les accepter ou les refuser un par un. L'arrivée d'un participant est indiquée par une fenêtre d'affichage temporaire. Vous pouvez accepter ou rejeter un participant entrant en réunion en choisissant l'une des deux options : Cliquer sur le lien correspondant dans la fenêtre qui s'affiche. Cliquez droit sur le numéro/nom du participant entrant. N.B.: La porte de la salle de réunion est fermée par défaut.

8 Gestion Audio ICONES DE STATUT AUDIO L Animateur a la possibilité de voir le statut audio des participants dans le Panneau des Participants. Icône Audio Standard Le participant (ou Animateur) est dans la salle de réunion principale. Icône de l intervenant Actuel Le participant (ou Animateur) est en train de parler, ou peut-être un bruit de fond provient de cette ligne. Icônes de Mode Silencieux Couper Micro Participants : Les participants ne peuvent pas être entendus lorsque leur micro est coupé. En revanche ils ont la possibilité de l activer. Désactiver Micro Participants : Les participants ne peuvent pas être entendus lorsque leur micro est coupé et ils n ont pas la possibilité de l activer. ACTIVER/DESACTIVER LA PAROLE POUR LES PARTICIPANTS Cliquez sur l'icône Audio située à coté du nom du participant pour lui activer/désactiver la parole. Pour activer/désactiver la parole à tous les participants en même temps, cliquez sur Coupez le son. COUPER MICRO & DESACTIVER MICRO Couper ou Désactiver les Micro Participants en cliquant sur le bouton Mode Audio en haut de l interface de Réunion. Couper Micro Participants: Tous les participants ont leur micro coupé et ont la possibilité de l activer en composant #6 sur leur téléphone. Désactiver Micro Participants: Tous les participants ont leur micro coupé et ne peuvent pas l activer. APPELER DES PARTICIPANTS Cliquez sur Appeler l extérieur et une fenêtre d'appel apparaîtra. Entrez le nom et numéro du participant à appeler et cliquez sur Numéroter. (Assurez-vous de n'avoir aucun espace ou caractère invalide entre les numéros).

9 NOTIFICATIONS D ENTREE ET DE SORTIE Cliquez sur le bouton des notifications en haut de l interface de réunion pour modifier les notifications d entrée et de sortie de vos participants à la réunion. Choisissez Signal sonore, Noms, Noms et Signal sonore ou Rien. Notez: pour modifier les notifications de toutes les réunions, cliquez sur Options de Réunion puis sur l icône Audio. Vous pouvez aussi choisir les participants à appeler dans la Liste de Contact de votre Carnet d'adresse en cliquant sur Appeler l extérieur puis sur l'icône Carnet d'adresse. Présenter des Diapositives PowerPoint Les Animateurs peuvent facilement présenter un fichier PowerPoint aux participants via le web. AVANT VOTRE REUNION 1 Cliquez sur l'icône et sélectionnez Accéder au Gestionnaire de Conférence. 2 Sur la page du Gestionnaire de Conférence, cliquez sur Ressources et sélectionnez Présentations. 3 Parcourez et sélectionnez le fichier que vous souhaitez envoyer, entrez le nom de la Présentation. 4 Sur la page d'envoi de la Présentation, cliquez sur Charger une Présentation. 5 Cochez Convertir les diapos en images si vous utilisez PowerPoint PENDANT VOTRE REUNION 1 Dans le panneau d'affichage, sélectionnez Présentation et choisissez votre présentation dans le menu déroulant. Elle sera chargée automatiquement. 2 Cliquez sur les onglets d'aperçu de diapositive ou utilisez les boutons avant et arrière pour naviguer dans votre présentation. 3 Cliquez au centre de la diapositive affichée pour afficher la suivante.

10 N.B.: Vous pouvez aussi envoyer un fichier de présentation pendant votre réunion. Cliquez simplement sur Parcourir et sélectionnez le fichier que vous souhaitez envoyer. Partage de Document ou de la totalité du Bureau Collaborez et Partagez des documents et applications avec vos participants directement depuis votre bureau. 1 Dans le panneau d'affichage, sélectionnez Fichier ou Application et choisissez les applications que vous souhaitez montrer aux participants. 2 Toutes les applications ouvertes seront listées. Si l'application que vous voulez partager n'est pas dans la liste, cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier. 3 Cochez le(s) application(s) que vous souhaitez partager. 4 Vous pouvez également cliquer sur La Totalité de mon Bureau pour partager toutes les applications ouvertes sur votre ordinateur. Tout ce qui est à l'écran sera vu par vos participants. N.B.: Vous pouvez cliquer sur l'application partagée pour cacher le panneau de contrôle. Cliquez simplement sur l'onglet Unified Meeting sur la droite de votre écran pour faire réapparaitre le panneau de Contrôle en haut de l'application. Partager une partie de fichier Partagez une partie spécifique d un fichier ou d une application. 1. Dans le panneau Afficher, sélectionnez Une Fenêtre 2. Faites glisser la fenêtre sur la partie du fichier ou de l application que vous souhaitez partager avec vos participants. 3. Sélectionnez Commencer le Partage depuis le menu déroulant 4. Pour arrêter le partage, cliquez sur la X en haut à droite de la fenêtre. L écran d accueil s affichera. PARTAGE D APPLICATION SUR «PAUSE» Les Animateurs et les Présentateurs peuvent mettre leur partage d application sur pause. En pause, tout ce que l Animateur/Présentateur fait sur son ordinateur ne peut pas être vu par les participants jusqu à ce qu ils continuent le partage. Pour mettre un partage d application sur «pause»: Cliquez sur l icône pause à côté du bouton Partage en haut à droite de la fenêtre. L icône va clignoter et le bouton Partage va changer en Sharing Paused. Pour reprendre le Partage: Cliquez sur l icône pause de nouveau. Le texte du bouton Partage changera pour Partage, indiquant que l application n est plus sur pause.

11 PASSER LE CONTROLE AUX PARTICIPANTS L Animateur peut attribuer le contrôle à un participant afin que ce dernier modifie une application partagée depuis son ordinateur. Cela ne lui donne pas les fonctionnalités de présentation mais l autorise à faire des modifications dans l'application de l Animateur. Pour passer le contrôle à un participant : 1 Cliquez-droit sur le nom du participant à qui vous souhaitez passer le contrôle. 2 Sélectionnez Accorder le Contrôle du Bureau. 3 Le participant recevra une notification de sa prise de contrôle, rendue effective par un clic de sa souris. Pour reprendre le contrôle à un participant, cliquez simplement sur votre souris. ACCORDER LES FONCTIONS DE PRESENTATION A UN PARTICIPANT Les Participants peuvent être promus Présentateur lors de la réunion afin de partager le contenu de leurs propres ordinateurs et de montrer des diapositives en mode Présentation. * Pour accorder les fonctions de Présentateur à un participant: 1 Cliquez-droit sur le nom du participant que vous souhaitez promouvoir Présentateur. 2 Sélectionnez Promouvoir vers Présentateur. 3 Le participant recevra alors une notification lui indiquant son nouveau rôle de présentateur. Pour reprendre le contrôle et démettre un participant de ses fonctions de présentateur, cliquez simplement sur le nom du participant et sélectionnez Rétrogradez vers Participant. N.B: Les Participants doivent installer l application InterCall Unified Meeting pour pouvoir recevoir les fonctions de présentation. Fonctionnalités Interactives Utilisez une gamme variée de fonctionnalités pour enrichir le contenu de vos réunions en ligne. ENQUETES/QUESTIONNAIRES/VOTES Obtenez un feedback, testez les connaissances de vos participants et obtenez des résultats rapides avec les enquêtes, questionnaires et votes. 1 Cliquez sur le menu déroulant Réunion en haut de la fenêtre de réunion et sélectionnez Options de Réunion. 2 Cochez l'option Afficher Enquête-Questionnaire-Vote et cliquez sur OK. 3 Sélectionnez l'enquête, questionnaire ou vote dans le panneau de contrôle et cliquez sur Envoyer. 4 Vous pouvez également créer une Enquête-Questionnaire-Vote en direct, en choisissant Créer dans le menu déroulant. Une fois créé, cliquez sur Actualiser avant d envoyer votre enquête.

12 RAPPORTS InterCall Unified Meeting conserve des rapports détaillés de vos réunions, avec des informations telles que la durée de vos réunions, le nombre de participants, le nom des participants, les résultats d'enquêtes ou de questionnaires. 1 Cliquez sur l'onglet Rapports d activité dans votre Gestionnaire de Conférence pour accéder aux rapports de réunions. 2 Sélectionnez Vos Réunions, Vos enquêtes ou Liste des Questionnaires pour voir les détails des rapports. VIDEO Diffuser facilement en réunion la vidéo de votre webcam depuis votre bureau. 1 Cliquez sur le menu déroulant Réunion en haut de l'interface de réunion et sélectionnez Mise en service de la vidéo. 2 Au démarrage de la réunion, cliquez sur Diffuser Ma Vidéo. 3 Sélectionnez la Webcam dans le menu déroulant et cliquez sur OK. CHARGER UNE IMAGE A DIFFUSER EN REUNION 1 Dans le Gestionnaire de Conférence, allez à Ressources, puis Images. 2 Cliquez sur Charger une image et continuer avec l'assistant de transfert. 3 Pendant la réunion, pour afficher l'image, cliquez sur le menu déroulant Réunion en haut de la fenêtre. Sélectionnez Options de réunion, cochez Image, sélectionnez l image dans le menu déroulant et cliquez OK. L image sera alors affichée en haut à droite de la fenêtre de réunion. ARCHIVER Vous pouvez enregistrer et archiver votre réunion afin qu elle soit écoutée en différé par un plus large public. 1 Cliquez sur le menu déroulant Réunion en haut de votre fenêtre de réunion et sélectionnez Enregistrer Archive. 2 Nommez l'archive et sélectionnez Audio et/ou Web. 3 Cliquer sur Enregistrer. La session d'enregistrement commencera après le message vocal L'enregistrement de cette session commence maintenant, suivi par un bip sonore. 4 Cliquez sur Stop pour terminer l'enregistrement. 5 Apres la réunion vous pouvez trouver l'archive dans le Gestionnaire de Conférences, sous Espace Réunion / Archives. 6 Après la Réunion, vous pouvez récupérer votre Archive dans le Gestionnaire de Conférences. N.B.: Aucun frais supplémentaire ne sera appliqué.

13 Conférence Audio InterCall Unified Meeting s intègre à Reservationless-Plus pour vous proposer une solution d'audio conférence à la demande qui vous permet de commencer une conférence téléphonique 24h/24, 7j/7 sans avoir besoin de faire une réservation ni de passer par un opérateur. COMMENCER UNE CONFERENCE TELEPHONIQUE RESERVATIONLESS-PLUS 1 Composez votre numéro d appel Reservationless-Plus. 2 Après invitation, tapez votre code de conférence suivi par #. 3 Après invitation, appuyez sur * pour vous identifier en tant qu Animateur, puis tapez votre Code PIN suivi par #. 4 Tapez 1 pour commencer la réunion ou tapez 2 pour changer vos paramètres de conférence installés par défaut. 5 Si le paramètre code d'accès de sécurité est activé, alors on vous demandera de taper le code de conférence. REJOINDRE UNE CONFERENCE TELEPHONIQUE RESERVATIONLESS-PLUS 1 A l'horaire fixé, composez votre numéro Reservationless-Plus fourni par l Animateur. 2 Après invitation, tapez le code de conférence suivi par #. COMMANDES AUDIO VIA CLAVIER TELEPHONIQUE Contrôlez votre conférence téléphonique à l aide de votre clavier téléphonique. *0 Assistance d'un opérateur - conférence 00 Assistance d'un opérateur - individuelle *1 Appeler un participant - animateur uniquement *2 Commencer/terminer l'enregistrement de la conférence - animateur uniquement *3 Changer la méthode d'entrée/sortie (noms enregistrés, sonneries, silence) - animateur uniquement *4 Appel privé *5 / #5 Activer/désactiver la prise de parole pour tous sauf le leader - modérateur uniquement *6 / #6 Activer/désactiver la prise de parole pour vous-même *7 / #7 Fermer l'accès/ouvrir l'accès à la réunion (y compris pour un operateur) - animateur uniquement *8 Autoriser/Interdire la poursuite de la réunion - animateur uniquement *9 Commencer/rejoindre une "sous-réunion" 11 Arrêter la musique d'attente pour taper le Code PIN et commencer la conférence en tant que leader *51 / #51 Lecture mode on/off animateur uniquement #99 Déconnecter tous les participants sauf le leader animateur uniquement *# Compter le nombre de participants ** Lister les raccourcis clavier disponibles

14 Service Clients et Support SUPPORT TECHNIQUE ET SERVICE DE GESTION DES COMPTES Support Technique ou Sur votre clavier téléphonique: *0 (conférence) ou 00 (individuel) Support Technique pendant la conférence Par Internet: Via l interface InterCall Unified Meeting : Aide/Appel du Service Clients Informations compte et facturation: FORMATIONS ET RESSOURCES Inscrivez-vous gratuitement à une formation en ligne: Ressources en ligne et guide d'utilisation: