Rapport de stage. Archives communales de Pully. du 25 juin au 13 juillet et du 13 août au 12 octobre Jérémie Rochat. Rapport de stage - Partie A

Transcription

1 Rapport de stage Archives communales de Pully du 25 juin au 13 juillet et du 13 août au 12 octobre /7

2 Table des matières Table des matières... 2 L'environnement de mon stage... 3 Pully... 3 Les archives... 3 L'équipe des archives... 4 Mon travail aux archives de Pully... 5 Traitement du fonds des finances... 5 Reclassement et conditionnement du fonds du secrétariat municipal...6 Activités annexes... 6 Aperçu de mon travail... 7 Inventaire des finances (échantillon)... 7 Plan de classement des finances (échantillon) /7

3 L'environnement de mon stage Pully Située à l est de Lausanne, la ville de Pully n a longtemps été qu un petit village vigneron de la périphérie lausannoise. C est dans les années soixante que la commune a connu une poussée démographique impressionnante qui en ont fait une ville vaudoise de moyenne importance comptant aujourd hui plus de seize mille habitants. Foyer de «l homme de Chamblandes» du néolithique, Pully a plus tard accueilli de nombreuses personnalités, notamment Charles Ferdinand Ramuz, l auteur Jean Anouilh ou le général Guisan. Les archives Les archives communales recueillent, classent et mettent en valeur les documents concernant le patrimoine historique et naturel de Pully et de sa région. Elles reçoivent périodiquement les versements des documents qui témoignent des activités du Conseil communal et de ses commissions, de la Municipalité, des services de l administration communale. Les archives reçoivent également des fonds non administratifs mais liées à la vie communale, notamment ceux des groupements à but artistique, sportif ou culturel. Des fonds privés sont également traités s ils constituent un reflet de la vie de la commune ou de la région. La consultation des archives est ouverte à tous dans les limites légales et constitue un service gratuit. Le bureau des archivistes se situe dans le bâtiment historique du Prieuré, où réside également l administration, ainsi qu un restaurant et la cave communale. Les documents quant à eux demeurent dans deux dépôts. Le principal, situé à quelques dizaines de mètres, contient pour l instant la quasi-totalité des documents. Le second dépôt, à un ou deux kilomètres du premier, va progressivement accueillir une partie des archives intermédiaires. 3/7

4 L'équipe des archives Trois employées travaillent actuellement au service d archives : Cristina Bianchi, Responsable des archives Laura George, Apprentie AID en deuxième année Sarah Gilliéron, Stagiaire AID 4/7

5 Mon travail aux archives de Pully Traitement du fonds des finances Ma principale tâche durant ce stage a été la réorganisation complète du fonds des finances de la ville. Avant mon arrivée, le fonds ne disposait d aucun classement ni d un inventaire récent. L ancien plan de classement semblait abandonné depuis de nombreuses années. Certaines séries étaient tout de même regroupée sur les rayonnages mais dans l ensemble, il était fort difficile d y retrouver un document précis. Mon premier travail a donc été de dresser une liste de tous les documents afin de faire un inventaire sommaire. Cet inventaire fut réalisé sur Microsoft Excel. Durant le listage, j ai également procédé à l élimination de certains documents de plus de dix ans qui n avait plus leur place dans les archives. Lorsque tous les documents furent inventoriés, il me fallut dresser un nouveau plan de classement dans lequel tous les documents trouveraient leur place. Pour ce faire, je me suis calqué sur le plan de classement précédent et y ai rajouté des nouvelles cotes. Puis, je dus assigner une cote à chaque document dans l inventaire. Quand cela fut fait commença la réorganisation du fonds. Il fut divisé en trois parties : les archives définitives, les archives intermédiaires de plus de trois ans, et les archives intermédiaires de moins de trois ans. Tandis que les archives définitives et les archives intermédiaires les plus récentes restaient dans le premier dépôt, les archives intermédiaires de plus de trois ans furent déménagées dans le second dépôt afin de gagner quelques mètres linéaires. Le déménagement s étala sur plusieurs semaines car la quantité de caisses disponibles était limitée. La dernière phase de mon travail, la réorganisation physique de chaque partie du fonds, fut l étape la plus éprouvante car cela nécessitait de déplacer de nombreux classeurs et de lourds registres en quantité importante. Mais ce fut également l étape la plus gratifiante car mon travail d inventaire et de cotation prenait toute sa signification et se rendait concret. 5/7

6 Reclassement et conditionnement du fonds du secrétariat municipal En parallèle avec le traitement du fonds des finances et quand le calendrier le permettait, j ai également participé au traitement du fonds de la correspondance du secrétariat municipal. Il s agissait de près de six cent boîtes d archives remplies des lettres reçues et envoyées par la municipalité depuis l entre-deux-guerres. Ces lettres étaient classées par dossier, soit par sujet, soit par lettre de l alphabet. Mon travail a consisté à conditionner ces dossiers pour la conservation à long terme, ainsi qu à compléter un inventaire déjà existant. Déjà entrepris par plusieurs personnes avant moi, ce travail de longue haleine ne sera sans doute pas fini avant une ou plusieurs années. Activités annexes En sus des deux travaux précédents, j ai eu l occasion de varier mes activités. Entre autres, j ai pu accueillir et assister un chercheur dans ses recherches sur les différents partis politiques communaux. J ai aussi eu accès à de la littérature professionnelle qui m a permis de mieux cerner certains aspects de mon travail. J ai notamment compulsé : GIOVANNINI, Andrea, De tutela librorum. BRETON, Catherine, MARTINEZ, Christine, Les archives déménagent. COUTURE, Carole, Evaluation des archives et calendrier de conservation. Directives communales et cantonales concernant la conservation Textes de la Loi sur l information (LInfo) J ai également eu la chance de pouvoir visiter les deux sections de la bibliothèque municipale et de rencontrer les bibliothécaires. 6/7

7 Aperçu de mon travail Inventaire des finances (échantillon) Lieu de conservation Sujet Dates limites Emplacement Contenant Conservation Repas aux réfectoires surveillés 2004 F 15 C 10 MP F 2.1 Facturation Mamans de jour 2004 F 15 C 10 MP F 2.1 Débiteurs, journal des paiements, encaissement BVR 2004 F 15 C 4 10 MP F 2.1 PPP Cotisations F 15 C 10 MP F 2.1 Journal compta définitive, journal des opérations du au F 15 C MP F 2.2 Journal compta définitive, journal des opérations 2005 F 15 C 7 10 MP F 2.2 Journal compta définitive, journal des opérations F 15 C 9 10 MP F 2.2 Factures Swisscom janvier-octobre 2003 F 15 C 4 10 MP F Factures SI TVA 2003 F 15 C 10 MP F Plan de classement des finances (échantillon) F 2 Boursier communal F 2.1 Encaissement de toute nature RECETTES F 2.2 Dépenses FACTURES F Dépenses (factures : S.I. : eau, électricité, Swisscom etc.) F Boursier : traitement & indemnités au personnel communal, Caisse intercommunale de Pensions CIP, Chèques Reka F Dépenses STEP F 2.3 Caisse communale F 2.4 Chèques postaux : compte de chèque : Boursier communal F Chèques postaux : tous les registres F 2.5 Pièces bancaires F 2.6 Pièces comptables diverses F Avis de décès, permis de fouille Nouvelle Cote 7/7