Dossier de presse. Contact Presse AMALTHEA Murielle Mazau Tél mmazau@amalthea.fr

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1 Dossier de presse Octobre 2008 AZUR Technology Technoparc 3 allée du Moulin Berger Ecully Tél Contact Presse AMALTHEA Murielle Mazau Tél mmazau@amalthea.fr

2 Sommaire AZUR Technology en bref 3 Le leader de la dématérialisation dans le secteur de l habitat 4 Les nouveautés AZUR Technology à H Expo questions à Jean-Louis Sadokh, PDG d AZUR Technology 6 Une offre complète de dématérialisation adaptée aux PME 8 Sur le terrain - Le Groupe SNI choisit AZUR Technology pour la mise en œuvre d une application de dématérialisation et de gestion de documents - L Office Public de l Habitat de la Communauté d Agglomération de Montpellier met en place un portail d accès à plus de documents - GECINA : la GED, vecteur de progrès ANNEXES 21 Les dates clés d AZUR Technology 22 Fiche d identité d AZUR Technology 23 Dossier de presse AZUR Technology Octobre

3 AZUR Technology en bref Éditeur et intégrateur de solutions de gestion des documents et des flux numériques, AZUR Technology propose depuis plus de dix ans une offre complète de dématérialisation de documents «clé en mains» à destination des entreprises couvrant tous les besoins de capture, d archivage, de restitution, de circulation des documents ainsi que d automatisation des processus métier. Son offre Xpert.LINE s articule autour de 3 solutions complémentaires : Xpert.Capture pour la lecture automatique de documents, Xpert.ECM pour la gestion de contenu d entreprise et son archivage et Xpert.Ivy pour la gestion des processus métiers. Société du groupe Suisse TI Informatique, AZUR Technology bénéficie de la force d un groupe de plus de 200 spécialistes de l informatique et de l édition de logiciels. AZUR Technology, qui a son siège à Ecully (69) et une agence à Paris, emploie 25 personnes et a réalisé en 2007 un chiffre d affaires de plus de 3,5 millions d euros, en progression de plus de 22%. Ses solutions sont utilisées par plus de utilisateurs chez Andros, Aon, Calberson Rhône-Alpes, Charles River Laboratories, Crédit Immobilier de France, Geodis, Groupe4 Securicor, Intersport, LECASUD (Centrale Leclerc Sud-Est), Mutuelle Existence, Petit Forestier, Relais H, UNOFI (Union Notariale Financière) Par ailleurs, AZUR Technology est le leader des applications de traitement des documents et des flux numériques dans le secteur de l habitat avec plus de 60 organismes immobiliers clients : Astria, Angers Habitat, Domo France, Dynacité (OPAC de l Ain), EFIDIS, GECINA, GFR (Foncière des Régions), Groupe Arcade, Groupe ICF (Immobilier des Chemins de Fer), OPH de Montpellier, OPAC de Villeurbanne, Paris Habitat, SNI (Groupe Caisse des Dépôts) ), soit plus de de logements gérés. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

4 Le leader de la dématérialisation dans le secteur de l habitat Leader des applications de traitement des documents et des flux numériques dans le secteur de l habitat avec plus de 60 organismes immobiliers clients : Astria, Angers Habitat, DomoFrance, EFIDIS, GECINA, GFR (Foncière des Régions), Groupe Arcade, Groupe ICF (Immobilier des Chemins de Fer), Dynacité (OPAC de l Ain), OPH de Montpellier, OPAC de Villeurbanne, Paris Habitat, SNI (Groupe Caisse des Dépôts), soit plus de de logements gérés, AZUR Technology propose depuis plus de dix ans une offre complète de dématérialisation et de gestion de documents «clé en mains» pour le secteur de l immobilier. «Notre expertise du secteur de l habitat, nous permet de proposer des solutions adaptées, notamment pour augmenter la productivité et le service aux locataires, avec un retour sur investissement très rapide. Notre offre d automatisation des processus métiers pour répondre notamment aux nouvelles obligations légales (référencement fournisseurs, diagnostics obligatoires, SLS ) en est l illustration» indique Jean-Louis Sadokh, PDG d AZUR Technology. AZUR Technology a par ailleurs, noué des partenariats stratégiques avec les principaux éditeurs de logiciels du secteur (Ikos de SOPRA, Aravis du GIE ACG Informatique et Prem Habitat de AAERON), 3 exemples clients L Office Public de l Habitat de la Communauté d Agglomération de Montpellier qui gère et entretient plus de logements sociaux a choisi les solutions PAC Immobiliers d AZUR Technology en complément de la solution Xpert.ECM (Cf. détail page 16) déjà installée pour améliorer sa gestion, la productivité de ses collaborateurs et le service à ses locataires. Un dispositif interfacé à l ERP Ikos de SOPRA qui permet à l OPH de la Communauté d Agglomération de Montpellier de rendre accessible en ligne à ses 275 collaborateurs plus de documents (factures fournisseurs, archives légales, compterendu de conseils d administration, appels d offre, avis d échéances ). Le Groupe SNI, filiale de la Caisse des Dépôts, 1 er bailleur français avec logements gérés, vient de choisir AZUR Technology, pour la mise en œuvre d une plateforme de dématérialisation et de gestion de documents pour son réseau de 12 Entreprises Sociales pour l Habitat (ESH) de Province (Cf. détail page 14). Ce réseau qui gère un parc de plus de logements sociaux en région va notamment utiliser la solution Xpert.Capture interfacée au logiciel de gestion Prem Habitat de la société Aareon pour le traitement des factures fournisseurs, soit une volumétrie globale de plus de factures annuelles. Quant à GECINA qui gère le 1 er patrimoine locatif européen avec plus de 3,6 millions de m2 d appartements et de bureaux, elle a fait le choix des 3 offres de base d AZUR Technology : Xpert.ECM, Xpert.Capture et Xpert.Ivy pour dématérialiser complètement ses documents de gestion (Cf. détail page 19). Dossier de presse AZUR Technology Octobre

5 Les nouveautés AZUR Technology à H Expo 2008 AZUR Technology participera, pour la 4 ème année consécutive, au salon H Expo qui se tiendra dans le cadre du Congrès National des Professionnels de l Habitat organisé par l USH (Union Social pour l Habitat), du 23 au 25 Septembre 2008 au Palais des Festivals et des Congrès à Cannes (Hall Riviera stand N L2). H Expo est l occasion pour AZUR Technology de présenter 4 nouveautés : 1- Une offre intégrée de Lecture Automatique de Documents (LAD) Xpert.Capture pour notamment faciliter le traitement du dossier locataire : enquêtes SLS, demandes de logements, attestations d assurance Cette solution innovante propose également un stylo numérique intelligent, permettant de réduire le temps de saisie pour les états des lieux et le suivi des travaux. Les données saisies dans le formulaire sont ensuite envoyées via un PC ou à un téléphone portable à la plate-forme Xpert.Capture. 2- Une solution intégrée de dématérialisation et de gestion de l ensemble du cycle de vie des factures fournisseurs, «connectable» aux principaux progiciels immobiliers du marché. Une offre que vient de choisir le groupe SNI, filiale de la Caisse des Dépôts, 1 er bailleur français avec logements gérés, pour son réseau de 12 Entreprises Sociales pour l Habitat (ESH) de Province (Cf. communiqué page 14), soit plus de factures gérées par an. 3- Un nouveau module Patrimoine de l offre PAC (Plan Automatique de Classement), dédié au secteur de l immobilier qui permet de répondre aux contraintes légales et de visualiser des documents de type photo/plan en miniature. Ce concept d armoires numériques permet de sécuriser le stockage, le partage et la conservation des documents du patrimoine immobilier des organismes et peut ainsi participer à la mise en place d un Plan de Reprise d Activité. Les PAC Immobilier sont des solutions sectorielles de gestion électronique de documents prêtes à l emploi pour permettre une mise en œuvre rapide. Ils sont composés de 5 modules : Achat immobilier, Construction et réhabilitation, Gestion locative, Patrimoine et Direction Générale. 4- La sortie d un nouveau connecteur avec le logiciel de gestion immobilier Prem Habitat de la société AAREON. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

6 3 questions à Jean-Louis Sadokh, PDG d AZUR Technology «Rendre accessibles les technologies de dématérialisation de documents au plus grand nombre» Pouvez-vous nous présenter AZUR Technology? «Société du Groupe Suisse TI Informatique, un groupe de 200 personnes créé en 1983 qui édite la plateforme technologique de notre offre, AZUR Technology est un éditeur et un intégrateur de solutions dans le domaine du traitement des documents et des flux numériques depuis 10 ans. Nous proposons aux entreprises 3 solutions complémentaires de dématérialisation de documents : Xpert.Capture pour la lecture automatique de documents, Xpert.ECM pour la gestion des contenus et le cycle de vie des documents, et Xpert.Ivy pour la gestion des processus métiers. Nous sommes un des rares acteurs du marché, et sans doute le seul sur le marché de la PME à avoir une offre complète de dématérialisation de documents, de la Gestion Electronique de Documents au Business Process Management, en passant à la Lecture Automatique de Documents, ce qui nous permet de répondre à la problématique globale d une entreprise en matière de dématérialisation mais aussi de gestion des flux d informations et des documents numériques. Une approche originale qui vient de convaincre le Groupe SNI, 1 er bailleur français avec logements gérés, pour la mise en œuvre d une plateforme de dématérialisation et de gestion de documents pour son réseau de 12 Entreprises Sociales pour l Habitat (ESH) de Province.» Quelle est votre stratégie et votre positionnement? «Nous souhaitons rendre accessibles les applications de dématérialisation de documents aux entreprises, en adaptant et en simplifiant ces nouvelles technologies. Chez nous, un projet dépasse rarement 3 mois et le retour sur investissement est très court. Cette méthodologie est particulièrement adaptée au marché de la PME, demandeur de solutions rapidement opérationnelles. C est dans ce sens que nous avons notamment créé le concept de PAC (Plan Automatique de Classement). Des applications préconstruites voire des briques que l utilisateur peut assembler pour concevoir l application qui répond parfaitement à son besoin! Nous avons été assez loin dans cette démarche puisque nous pouvons fournir aux clients qui le souhaitent un outil de modélisation ergonomique pour construire ses propres armoires de documents numériques. Cette approche de développement et de fourniture de solutions pré-adaptées aux applications de GED (Gestion Electronique de Documents) et de BPM (Business Process Management) est au cœur de notre stratégie. La clé de cette réussite : écouter nos clients, réunir régulièrement les utilisateurs pour faire évoluer notre offre et développer des connecteurs pour intégrer finement le document aux systèmes d informations, notamment aux ERP, utilisés par nos clients et aussi les accompagner dans la conduite de leur projet avec nos consultants spécialisés. Ce sont aussi des investissements permanents en R&D pour coller aux dernières évolutions technologiques. En plus de nos équipes qui adaptent nos solutions au plus près aux attentes de nos clients, notre Groupe investit plus de 4 M chaque année pour l évolution de notre offre XPERT.LINE.» Dossier de presse AZUR Technology Octobre

7 Comment voyez-vous l évolution du marché de la dématérialisation de documents? «Une chose est sûre, ce marché est en plein développement ; notre croissance régulière de près de 30% chaque année, depuis 5 ans, le démontre. Au-delà des applications de Gestion Electronique de Documents et d archivage, les marchés de la Lecture Automatique de Documents et du Business Process Management sont promis à un bel avenir à partir du moment où l on sait fournir des applications «clés en main» immédiatement opérationnelles et dont le retour sur investissement est facilement démontrable. Première typologie d applications qui rencontre un grand succès : la dématérialisation des factures fournisseurs et des documents comptables en général. 2 appels d offre sur 3 auxquels nous répondons aujourd hui intègrent cette dimension. La raison principale est le fait que ce type de documents circule beaucoup dans l entreprise et qu en le dématérialisant on fait très vite des gains de productivité. Deuxième typologie d application : le Business Process Management. Attention, on ne vend pas aux entreprises le BPM pour le BPM. Par exemple, quand nous répondons à la problématique de la Société Andros, c est pour améliorer le processus de traitement des réclamations consommateurs. Peu importe que l on utilise de la GED, de la LAD ou du workflow. Il y a 25 étapes, 10 personnes sont concernées et il faut gagner en efficacité et en productivité! C est la même démarche chez REDCATS (filiale de la REDOUTE), où nous avons mis en place une application de validation des factures fournisseurs pour traiter la problématique des bons à payer interfacés avec ORACLE Finance et uniquement cet aspect des choses. Chez Aon, dans le secteur de l assurance, par contre, nous avons mis en place notre outil de modélisation de processus car ils ont fait le choix stratégique d utiliser le BPM pour améliorer globalement leurs processus. Ils vont mettre en place une équipe informatique et méthode dédiée pour modéliser les processus mais ce cas de figure reste plus rare aujourd hui dans la PME.» Dossier de presse AZUR Technology Octobre

8 Une offre complète de dématérialisation de documents adaptée aux PME La gamme XPERT.LINE d AZUR Technology s articule autour de 3 solutions complémentaires de dématérialisation de documents : Xpert.Capture pour la lecture automatique de documents, Xpert.ECM pour la gestion des contenus d entreprise et du cycle de vie des documents, et Xpert.Ivy pour la gestion des processus métiers. Elle est particulièrement adaptée aux PME, grâce à une ergonomie simplifiée et des procédures de mise en place très rapides, notamment grâce à des applications pré-paramétrées pour certains métiers ou fonctions, baptisées PAC (Plan Automatique de Classements). Lecture automatique des documents RAD - LAD Automatisation des processus métiers BPM - WORKLOW Gestion de contenu d entreprise ECM GED Xpert.Capture Xpert.Ivy Xpert.ECM 1- Xpert.Capture : plateforme de LAD et de RAD Xpert.Capture est une solution de Lecture Automatique de Documents sous Windows reposant sur les technologies Dispatcher (Reconnaissance intelligente de documents) et ISIS (gestion des scanners) d EMC. Xpert.Capture est destinée notamment aux applications de dématérialisation des factures fournisseurs, des titres de paiement (Chèques, TIP, mandats ), des formulaires, des courriers entrants Xpert.Capture permet : - la numérisation à grande vitesse des documents par lots, en noir et blanc ou en couleur, - l optimisation des images et leur mise à disposition grâce à un outil de gestion des processus ou de gestion de contenu ; supprimant ainsi la circulation, la duplication et le stockage du papier dans l entreprise. En complément de la Capture, la partie LAD/RAD (optionnelle) permet la classification automatique des documents et la Lecture de données contenues dans ces documents. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

9 Un accord OEM avec EMC Utilisateur des solutions EMC depuis près de 10 ans, AZUR Technology a souhaité renforcer son partenariat en signant un important contrat OEM avec EMC, 5 ème éditeur mondial de logiciels. Selon les termes de cet accord européen d une durée de 5 ans, AZUR Technology intégrera et distribuera, dans son offre de LAD Xpert.Capture, les technologies Dispatcher et ISIS d EMC, déjà vendues à plus de exemplaires. «Nous sommes très heureux de cette alliance technologique avec AZUR Technology qui permet à EMC, à travers un partenaire fidèle et reconnu sur son marché de conforter sa stratégie d éditeur de logiciel d infrastructure de gestion de l information. AZUR Technology à travers cet accord enrichi son offre et vient compléter la couverture marché souhaitée par EMC», indique Hervé Trosset, Business Development & OEM/ASP Manager EMEA d EMC. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

10 2- Xpert.ECM : plateforme de gestion des contenus et du cycle de vie des documents Xpert.ECM permet de bénéficier d un point d entrée unique pour l ensemble des documents de l entreprise : flux entrants (mails, formulaires Web, fax, courriers ), flux sortants (mails, photos, fax, courriers, factures, bulletins de paie ), documents unitaires ou de masse, documents en sortie d applications métiers, documents bureautiques Xpert.ECM est une plateforme collaborative universelle de gestion de documents, qui indexe et classe l ensemble des documents de l entreprise. Xpert.ECM est une solution «full web» qui permet l acquisition et la recherche de documents au travers d un navigateur internet. Xpert.ECM fiabilise les processus documentaires, garantit leur accomplissement ainsi que leur traçabilité. Xpert.ECM garantie la confidentialité des documents (archivage sécurisé), l authentification des différents intervenants (signature électronique) et l intégrité des données (bases de données sécurisées). Dossier de presse AZUR Technology Octobre

11 3- Xpert.Ivy : plateforme de BPM (automatisation des processus métiers) Xpert.Ivy est un outil d automatisation des processus métiers de l entreprise qui répond à de nombreuses applications telles que : Le circuit de validation des commandes fournisseurs, Le traitement et suivi des réclamations clients, Le Visa et le bon à payer des factures fournisseurs, La gestion des demandes d investissements, La traçabilité de la saisie des décomptes de Sécurité Sociale, Le référencement des fournisseurs, La gestion de l arrivée de nouveaux collaborateurs Xpert.Ivy permet une mise en œuvre simple et flexible des besoins quels que soit les systèmes existants. De part sa technologie web, il garantit l accès à l information à tout moment et sans aucune contrainte géographique. Xpert.Ivy couvre en un seul outil tous les domaines de la modélisation de processus, depuis la conception organisationnelle jusqu aux interfaces techniques des écrans utilisateurs. Xpert.Ivy regroupe les fonctionnalités suivantes : Itération de la description et de l optimisation du processus en mode graphique, Simulation pour validation durant la modélisation, Ouverture sur les bases de données standards, Portabilité sur les architectures système et l intégration applicative EAI, Séparation de la présentation et du contenu pour faciliter l application de charte graphique. Après avoir reçu un prix au CeBIT USA, Xpert.Ivy vient d obtenir le 1 er prix de l innovation au CeBIT 2008 à Hanovre. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

12 4- Plans de Classements métiers pré-paramétrés (PAC) De part son expertise dans le domaine du document numérique et de sa stratégie de mise en place rapide et au meilleur coût des applications, AZUR Technology a mené un travail de plusieurs années/hommes avec ses clients pour construire des Plans de Classement types. Ce qui permet aujourd hui à l utilisateur de démarrer plus rapidement à l aide d une armoire pré-paramétrée adaptable à l entreprise. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

13 En complément de ses 3 offres génériques, AZUR Technology propose ainsi des solutions horizontales pour certaines fonctions de l entreprise et des solutions verticales pour certains secteurs d activité comme l immobilier. Les Plans Automatiques de Classement sont des armoires numériques pré-paramétrées et personnalisables adaptées à des fonctions ou à des métiers. > Les PAC Entreprises : Les PAC Entreprises sont des armoires numériques pré-paramétrées et personnalisables adaptées aux grandes fonctions de l entreprise. Le PAC Documentaire répond aux besoins précis des responsables fonctionnels en mettant à leur disposition une organisation documentaire numérique complète et normalisée, propre à leur «Domaine» d activité (gestion des achats, gestion des RH...). Chaque PAC couvre le plan de classement d un «domaine» et apporte, en même temps, toutes les règles de classement, de consultation et de circulation des documents. Les utilisateurs sont ainsi guidés pas à pas lorsqu ils ajoutent des documents ou les consultent grâce au navigateur documentaire ergonomique et sécurisé. Les PAC Entreprises comprennent 5 modules : PAC Ressources humaines PAC Comptabilité Finance PAC Achat PAC Vente PAC Direction Générale Les PAC Immobilier Les PAC Immobilier, sont des armoires électroniques de classement adaptées au secteur de l immobilier et de l habitat social. Ils comprennent 5 modules : PAC Achat Immobilier PAC Patrimoine PAC Construction Réhabilitation PAC Gestion locative PAC Direction générale Dossier de presse AZUR Technology Octobre

14 Sur le terrain Le Groupe SNI choisit AZUR Technology pour la mise en œuvre d une application de dématérialisation et de gestion de documents Le Groupe SNI, filiale de la Caisse des Dépôts, 1 er bailleur français avec logements gérés, vient de choisir AZUR Technology, éditeur et intégrateur de solutions de gestion des documents et des flux numériques, pour la mise en œuvre d une plateforme de dématérialisation et de gestion de documents pour son réseau de 12 Entreprises Sociales pour l Habitat (ESH) de Province. Les 12 ESH 1 de Province qui emploient plus de 900 personnes gèrent chacun entre et logements, soit un parc de plus de logements sociaux en région. La solution proposée par AZUR Technology, interfacée au logiciel de gestion Prem Habitat de la société Aareon ( gère, dans un premier temps, le traitement des factures fournisseurs pour une volumétrie globale de à factures par établissement par an, soit en tout environ factures : de la capture associée à une technologie de Lecture Automatique de Documents (LAD), au processus de validation grâce à un moteur de workflow jusqu au stockage via une GED (Gestion Electronique de Documents) métier. A terme, la solution sera étendue à l ensemble des documents de gestions de chaque établissement. Pour ce faire, chaque établissement sera équipé d une station de numérisation avec un système de LAD. «Initié début 2008 par un groupe de travail composé de 10 personnes, ce projet répond à plusieurs objectifs : faire évoluer le système d informations dans son ensemble en intégrant la GED, diminuer le papier et nos coûts de gestion - qui sont très importants avec une organisation décentralisée, raccourcir les délais de clôture de fin d année et fluidifier les relations avec nos partenaires» indique Christian Vernhes, DSI du Groupe SNI. Pour le Groupe de Travail, 5 raisons principales ont motivé le choix d AZUR Technology : 1- la fiabilité et la robustesse de son offre, 2- l innovation avec l intégration d un moteur de BPM (gestion des processus métiers), 3- la verticalisation de l application avec la mise à disposition d un plan de classement adapté à l immobilier, 4- l intégration avec l ERP métier Prem Habitat, 5- l expertise d AZUR Technology pour la mise en œuvre de ce type d applications. Dans le cadre de ce contrat et à la demande du Groupe SNI, un responsable de projet GED (Gestion Electronique de Documents) interne au GIE Informatique 2 du Groupe SNI sera formé par AZUR Technology et assurera l implémentation de la solution dans chaque établissement. Le premier site pilote choisi étant l établissement de Marseille avec un démarrage dès septembre La Plaine Normande à Caen, SAMO (SA des Marchés de l Ouest) à Nantes, le Nouveau Logis de l Est à Strasbourg, le Nouveau Logis Méridional à Toulouse, Coligny à Bordeaux, SAPI Habitat à Amiens, le Nouveau Logis Provençal à Marseille, le Nouveau Logis Azur à Nice, SCIC Habitat Bourgogne-Champagne à Dijon, SCIC Habitat Auvergne-Bourbonnais à Clermont-Ferrand, SCIC Habitat Rhône-Alpes à Lyon et le Nouveau Logis Centre-Limousin à Tours. 2 Dirigé par Christian Vernhes, le GIE Informatique du Groupe SNI emploi 45 personnes. Il a en charge la mise en œuvre et l exploitation informatique des ESH de Province, de la SNI, de la Société Sainte Barbe et de la Société OSICA. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

15 Un investissement de l ordre de euros par société Cette application qui sera mise progressivement mise en place d ici à la fin du 1 er semestre 2009 a donné lieu à un investissement moyen de euros par société, comprenant la mise en œuvre de l application, la station de numérisation et les différentes licences logicielles. Au-delà de l application de dématérialisation des factures fournisseurs, qui constitue la 1 ère phase du projet, la 2 ème phase qui utilisera la même plateforme applicative concernera l informatique de proximité pour permettre notamment la dématérialisation des enquêtes locataires, des demandes de logements, des états des lieux au moyen d un stylo numérique, ainsi que le stockage de l ensemble des autres documents de gestion des différents établissements (documents marchés, contrats, dossiers locataires, dossiers administratifs ) selon un plan de classement adapté. A propos du Groupe SNI Filiale d'intérêt général de la Caisse des Dépôts, le groupe SNI est le 1 er bailleur de France avec logements gérés. Il couvre une large palette de l offre locative et de services immobiliers : construction et gestion de logements, accession sociale à la propriété, externalisation de patrimoines publics, partenariat avec des sociétés d économie mixte... Le groupe SNI emploie collaborateurs et a réalisé, en 2007, un chiffre d affaires de millions d euros pour un résultat avant impôts de 275 millions d euros. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

16 Sur le terrain L Office Public de l Habitat de la Communauté d Agglomération de Montpellier met en place un portail d accès à plus de documents L Office Public de l Habitat de la Communauté d Agglomération de Montpellier qui gère et entretient plus de logements sociaux utilise la solution Xpert.ECM d AZUR Technology pour améliorer sa gestion, la productivité de ses collaborateurs et le service à ses locataires. Un dispositif interfacé à l ERP Ikos de Sopra qui permet aujourd hui à l OPH de la Communauté d Agglomération de Montpellier de rendre accessible en ligne à ses 275 collaborateurs plus de documents (factures fournisseurs, archives légales, compte-rendu de conseils d administration, appels d offre, avis d échéances ). De l archivage électronique à la gestion des factures fournisseurs L OPH de l Agglomération de Montpellier a mis en place sa première application de GED en 2004 pour la numérisation des documents d archive restants suite à un incendie. «Une des qualités de l offre d AZUR Technology est sa capacité à s interfacer facilement avec notre ERP Ikos» indique Alain Braun, Responsable Informatique de l OPH de la Communauté d Agglomération de Montpellier. Suite à cette première expérience, l OPH de la Communauté d Agglomération de Montpellier a mis en œuvre, début 2005, une deuxième application concernant la validation et le paiement des factures fournisseurs, soit factures par an émises par plus de 700 fournisseurs. «Ces deux premières applications de GED nous ont permis d améliorer nos process tant pour l archivage électronique (classement précis des documents importants) que pour le paiement des factures (délai de paiement réduit à 15 jours et litiges plus facilement gérés) et de faciliter la recherche de documents. Même si le ROI (retour sur investissement) n était pas toujours évident, nous souhaitions aller plus loin» poursuit Alain Braun. Parallèlement, une personne du service informatique a été dédiée à ces deux premiers projets, permettant ainsi d acquérir une expertise sur l offre d AZUR Technology et sur le concept d armoire électronique spécifique à la gestion dans le logement social. Le succès rencontré lors de la mise en œuvre de ces deux applications a convaincu la Direction Générale de développer de nouveaux projets. De l accès mutualisé aux comptes-rendus de conseils d administration aux avis d échéances envoyés aux locataires Destinée aux 6 membres de la direction générale, cette troisième application a permis de gérer, d archiver et de consulter sous forme de dossiers fonctionnels l ensemble des documents d une direction générale dans l immobilier social (4 500 aujourd hui) : comptes-rendus de conseils d administration, des commissions d attribution des logements ou de commission d appels d offre Développée parallèlement à une demande de certification pour la passation des marchés publics, cette application a également permis aux 20 directeurs de services d avoir accès aux différents documents de la direction générale selon leurs habilitations. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

17 Face au succès de cette application, 6 autres projets ont successivement vu le jour : gestion des marchés (200 contrats d entretien), stockage sur 4 mois des avis d échéances (loyer et régularisation des charges) - soit plus de documents - pour permettre aux chargés de clientèle de répondre aux locataires en cas de question ou de litige, gestion des APL et lien avec la facturation sous Ikos, gestion des dossiers d emprunts (1 600 documents) et lien avec SAGE Financement, gestion des documents liés au patrimoine (1 200 documents : convention d état bailleur, convention de réservation pour le 1% logement patronal ) et la dernière en date, les ressources humaines avec l accès aux bulletins de paie. Entamée mi-2005, cette 2ème phase a permis de valider définitivement l intérêt de ces applications. «La clé de la réussite d une application de gestion de documents est de reprendre suffisamment de documents existants pour permettre aux utilisateurs une appropriation immédiate. Les utilisateurs ont tout de suite vu l usage qu ils pouvaient en faire et l intérêt qu elle avait pour eux» poursuit Alain Braun. La GED devient une application à part entière pour toute l entreprise Aujourd hui, la GED de l OPH de la Communauté d Agglomération de Montpellier est accessible à un grand nombre d utilisateurs (direction, collaborateurs ) et est ainsi devenue un outil collaboratif et d'amélioration du service. Accessible via l Intranet de l OPH, elle est utilisée quotidiennement par l ensemble des collaborateurs en fonction de leurs habilitations. Ce sont ainsi documents représentant 31 giga octet qui sont accessibles à toute l entreprise, en fonction des droits d accès et nouveaux documents qui sont intégrés dans le système chaque mois. Fort de la réussite de ces applications, l OPH de la Communauté d Agglomération de Montpellier a décidé d aller encore plus loin en mettant en œuvre l ensemble des PAC (Plan Automatique de Classement) dédiés au secteur de l habitat, édités par AZUR Technology. Objectif : normaliser les classements, s interfacer automatiquement avec Ikos, intégrer et déployer la GED sur une cinquantaine de typologies de documents au total, bénéficier de l ensemble des nouveaux connecteurs en cours de développement avec Sopra pour Ikos. «Les PAC d AZUR Technology vont nous permettre de passer d une approche spécifique et artisanale à une approche standard et industrielle. L intégration avec nos processus métiers sera encore meilleure notamment grâce aux différents connecteurs Ikos développés par AZUR Technology» conclut Alain Braun. A propos de l Office Public de l Habitat de la Communauté d Agglomération de Montpellier L Office Public de l Habitat de la Communauté d Agglomération de Montpellier gère et entretient plus de logements sociaux qui permettent de loger plus de personnes de l Agglomération de Montpellier. Il assure également chaque année la construction de 600 logements, ainsi que la réhabilitation de logements. L Office Public de l Habitat de la Communauté d Agglomération de Montpellier emploie 275 collaborateurs répartis entre le siège, 10 agences en charge de la gestion quotidienne d environ logements et des techniciens de proximité en charge de l entretien et de la maintenance. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

18 L informatique de l OPH de la Communauté d Agglomération de Montpellier * AS 400 (Serveur pour l ERP Ikos de Sopra), Serveur de messagerie Lotus Notes, Serveur pour la Gestion Electronique de Documents et 220 postes de travail sous Citrix MetaFrame. * ERP Ikos de Sopra depuis 2002 avec notamment une application de gestion des états des lieux via Tablet PC. * Application de suivi de l entretien des équipements (ascenseurs, compteurs d eau ) via 60 PDA avec envoi automatique d un mail ou d un fax au fournisseur ou à la société responsable de la maintenance. * Applications Web pour les fournisseurs : suivi des paiements de factures et des appels d offre. * Applications Web pour les locataires : le site reçoit connexions chaque mois et plus de personnes sont aujourd hui inscrites sur «l Espace locataires». Dossier de presse AZUR Technology Octobre

19 Sur le terrain GECINA : la GED vecteur de progrès «La GED nous fait passer de l informatique au numérique. Véritable vecteur de progrès la GED apporte une modernisation significative des Systèmes d Information, révolutionne les usages et banalise les différences entre les informations structurées et non structurées aux yeux des utilisateurs. De plus ils deviennent maitres de leur «capital information» et ont un rôle citoyen. L impact grandissant des documents numériques dans les processus métiers et la nécessité de les intégrer au Système d Information a incité Gecina à centraliser la gestion de toutes les informations (Données, documents ) et transformer la direction du système d information en une direction du management de l information», indique Florence Flageul, DSI de Gecina. Gecina avec une valeur patrimoniale évaluée au 31 décembre 2007, à près de 13,25 milliards d euros et un chiffre d affaires de près de 600 millions d euros, est l un des tous premiers acteurs privés cotés européens de l immobilier locatif. Gecina, société foncière est présente sur les cinq secteurs d activités que sont l immobilier d entreprise avec plus d un millions de M², le résidentiel avec plus de appartements, les plates formes logistiques avec m², la santé et l hôtellerie. Mi-2005 Gecina entreprend une réflexion pour intégrer la GED (Gestion Electronique de Documents) dans son système d information et ses processus métiers et choisi mi-2006 les solutions de dématérialisation et de gestion de documents d AZUR Technology, spécialiste par ailleurs du secteur de l immobilier. La première application développée est pour la dématérialisation des factures fournisseurs pour les immeubles ( factures par an en provenance de fournisseurs 161 fournisseurs représentent 76% des factures) : - Outil de LAD pour extraire les données clés, - GED pour stocker l image des factures et récupérer les images des commandes générées par l application métier de gestion Immobilière, - Intégration de l image dans l application métier de Gestion Immobilière et de comptabilité fournisseurs pour le processus de validation et du bon à payer des factures. Pour faciliter l appropriation de l application par les utilisateurs, un travail d ergonomie et d innovation fonctionnelle a été mis en œuvre : travail de Web design sur le portail de GED, plan de classement intuitif, recherches transverses, regroupements et filtres Fort des résultats de cette première phase : appropriation très rapide des outils par les équipes (compta fournisseurs, techniciens et assistantes techniques), acceptation immédiate du nouveau process sans papier, et suppression des taches sans valeur ajoutée (photocopies, diminution des relances, classement facilité), projet mobilisateur pour les équipes plusieurs autres applications sont en cours de développement : - L extension du plan de classement aux documents de gestion d un immeuble : o o o centralisation des plans d immeubles dans la GED, dossier clients (baux, correspondances ), dossier de gestion. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

20 - La création d un extranet pour la gestion des documents de chantiers : o o o o Plan de classement dédié pour tous les documents de construction Ouverture de l application aux architectes bureau d études et entreprises Visualisation, ajout et diffusion de documents à distance Traçabilité de la diffusion et de la lecture des documents - L intégration de la GED dans le processus d archivage papier A propos de Gecina Leader européen de l immobilier locatif avec un patrimoine estimé de 13,2 milliards d euros, gère un patrimoine locatif de 3,6 millions de m2 ( appartements et 1,2 millions de m2 de bureaux) essentiellement en région parisienne. En 2007, Gecina a enregistré un revenu locatif de 591,8 millions d euros et des investissements de 672 millions d euros, essentiellement dans le domaine de du tertiare, de la logistique et de la santé Créé en 1959 et société phare du secteur des foncières, Gecina est une SIIC (Société d Investissement Immobilier Cotée) dont la capitalisation boursière est estimée à plus de 13 milliards d euros. Dossier de presse AZUR Technology Octobre

21 ANNEXES Dossier de presse AZUR Technology Octobre

22 Les dates clés d AZUR Technology 1996 Création d AZUR Technology par Jean-Louis Sadokh et Marc Freichet, anciens de SYNON France, éditeur de l AGL objet du même nom, aujourd hui édité par Computer Associate Positionnement : développement de composants logiciels 1998 AZUR Technology devient membre de l APROGED 1999 Reprise des clients de Dynamic Doc, un produit sur AS 400 distribué par IBM France et édité par TI Informatique Positionnement sur les documents et les flux numériques 2001 Développement en partenariat avec les équipes R&D de TI Informatique de Xpert.GroupDoc, l infrastructure technologique de gestion des documents et des flux numériques Windows et client-serveur sur laquelle s appuie l offre actuelle d AZUR Technology 2002 Lancement de la 1 ère offre de LAD en partenariat avec EMC Captiva 2004 Redéveloppement en architecture Full Web de Xpert.ECM 2005 Lancement des PAC (Plan Automatique de Classement) 2006 Lancement de l offre de BPM Xpert.Ivy 2007 Un chiffre d affaires en hausse de plus de 22% pour atteindre 3,5 millions d euros 2008 Lancement de l offre de LAD et de RAD Xpert.Capture construite autour des technologies EMC Dossier de presse AZUR Technology Octobre

23 Fiche d identité d AZUR Technology Date de création Partenaires financiers Activité Dirigeants Implantations Effectifs Offre Principales références 1996 : Dans le cadre de l incubateur lyonnais Novacité, le Centre Européen d'entreprise et d'innovation de la CCI de Lyon Société du Groupe Suisse TI Informatique (200 personnes 20 Millions d euros de CA), 20% de R&D chaque année sur la plate-forme XPERT.LINE Editeur et intégrateur de solutions de LAD, BPM et de GED Président Directeur Général : Jean-Louis Sadokh Directeur Général : Marc Freichet Siège à Ecully (69130) - Bureaux commerciaux à Paris et Lyon 25 personnes - Xpert.Capture : plateforme intégrée de LAD et de RAD - Xpert.ECM : plateforme intégrée de gestion de contenus et du cycle de vie des documents - Xpert.Ivy : plateforme intégrée de BPM Service et commerce : ADECCO, Andros, Geodis, Groupe4 Securicor, Intersport, LECASUD, Petit Forestier, Relais H, Regional (Groupe Air France), UNOFI (Union Notariale Financière) Immobilier et logement social : Astria, Angers Habitat, Domofrance, EFIDIS, GECINA, GFR (Foncière des Régions), Groupe Arcade, Groupe ICF (Immobilier des Chemins de Fer), Dynacité, OPH de Montpellier, Paris Habitat, OPAC de Villeurbanne, SNI (Groupe Caisse des Dépôts) soit plus d 1 million de logements gérés Banque/Assurance : Aon, Banque de la Réunion, Crédit Immobilier de France, Mutuelle Existence Partenaires intégrateurs Partenaires commerciaux - SOPRA autour d IKOS dans le domaine de l immobilier - ACG Informatique autour d ARAVIS (ERP Habitat) - AAREON autour de PREM Habitat - INFOR autour de la gamme des produits comptables - DIMO Gestion pour la dématérialisation des factures et la gestion des moyens de paiement - IBM Advanced (Business Partner) Partenaires technologiques Associations Chiffre d affaires - EMC pour les applications de LAD et de Capture - Kodak pour les scanners - Plasmon pour le stockage long terme Aproged, Edifrance 2006 : 2,850 millions d euros 2007 : 3,5 millions d euros 2008 (estimation) : 4,5 millions d euros Dossier de presse AZUR Technology Octobre