CONDITIONS GENERALES DE VENTE ID- BOX

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1 CONDITIONS GENERALES DE VENTE ID- BOX Préambule : Les présentes Conditions Générales de Ventes (ci-après CGV), visent à préciser la nature des prestations, leur périmètre et leur limite, à définir les modalités de prises en charge techniques et commerciales. Toute commande implique de plein droit l adhésion sans réserve du CLIENT aux présentes CGV, à l exclusion de tout autre document émanent du CLIENT, notamment de conditions générales d achat dont celui-ci aimerait se prévaloir, et ce, même si le IDBOX en aurait eu connaissance. 1. NATURE, DEFINITION ET EXCLUSION DES PRESTATIONS L offre ID BOX consiste à numériser le contenu documentaire d une (ou plusieurs) boite à archive (appelée ciaprès «IDBOX») et à mettre à disposition pour récupération par le Client les fichiers électroniques correspondant via une base de données en ligne sur internet et cela pendant une durée de mise à disposition définie ci-après TYPOLOGIE DE DOCUMENTS ACCEPTEE DANS UNE ID BOX La boite à archive, en bon état, est fournie par vos soins et vous est restituée avec son contenu après traitement. La dimension maximum du dos des boites à archives fournies doit être comprise entre 8 et 10 cm (nous appelons largeur du dos la plus petite des dimensions de la boite à archives). Nous prenons en charge tout type de documents opaques dont les dimensions sont comprises entre le format A7 (facturette de carte bleue) jusqu au format A3 et dont le grammage est compris entre le papier 50g au papier 120g. Une même IDBOX peut contenir des documents de différente nature, format ou grammage. Pour d autres types de supports, nous pouvons aussi vous apporter une solution sur-mesure en dehors du cadre de l offre d IDBOX, contactez-nous TRAITEMENT PREPARATOIRE DES DOCUMENTS Les documents sont préalablement préparés à la numérisation de masse. Ils sont déconditionnés, mis à plat, dégrafés et déreliés le cas échéant, puis insérés dans les chargeurs des scanners de production. Les documents seront nécessairement numérisés en mode dérelié et restitués non reliés. - Les documents sont fournis de préférence de façon non reliés ou déreliés par vos soins. - Vous pouvez aussi les fournir reliés mais vous acceptez dans ce cas que nous ôtions la reliure, étant entendu que nous ne remettrons aucune reliure en place. - Les reliures de type agrafes, trombones, pince, élastiques, seront ôtées une par une en préservant le document autant que possible. - Les livres, plaquette de présentation, «bouclette», etc. présentant une reliure sur toute la longueur de leur dos : dos carré collé, broché, spirales plastiques, peignes métalliques, seront enlevés par découpe définitive du dos au massicot professionnel en veillant à ne pas couper le texte du document. Pour d autres modes de numérisation (sans découpe ou sans démontage de la reliure) nous pouvons aussi vous apporter une solution professionnelle sur-mesure en dehors du cadre de l offre d IDBOX, contactez-nous. Traitement des documents hors périmètre de formats, grammage et reliure : - Tout document qui nous est confié est présumé supporter les traitements que nous avons décrits cidessus. Notre responsabilité quant à l état du document au moment de sa restitution étant dégagée dans le cas contraire. - Nous nous réservons aussi la possibilité d écarter des documents hors format ou hors périmètre si nous ne parvenons pas à les traiter, sans que le montant forfaitaire de la prestation ne soit remis en question. - En cas de proportion trop importante de documents hors format, ou comportant des reliures spécifiques non prévues aux CGV, nous nous réservons la possibilité de rejeter toute la boite, nous vous

2 rembourserons alors votre règlement après déduction des frais de transport et d un forfait de prise en charge de 50% de la numérisation PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE NUMERISATION La prestation consiste à réaliser une copie numérique des documents qui sont confiés, en assurant à la fois la meilleure reproduction possible compte tenu des règles de l art et la meilleure conservation possible des documents, sous réserve des manipulations décrites ci-dessus. Les principales caractéristiques de numérisation sont les suivantes : - Numérisation Couleurs 24 bits. - Résolution 300 DPI Optique. - Paramètres «standards» de Luminosité et de Contraste, - Traitements standards des images : Redressement, Détourage, Élimination des bords, Rotation automatique RECONNAISSANCE OPTIQUE DE CARACTERES (OCR) DISTINCTION ENTRE OCR BRUT NON CORRIGE ET OCR CORRIGEE DE QUALITE EDITORIALE La prestation d OCR ne fonctionne que sur les documents tapuscrits (non manuscrit) et sur des caractères de l alphabet latin. La prestation d OCR brute non corrigée n engage pas de taux de qualité minimum. L obligation du Prestataire porte sur les moyens techniques mis en œuvre, il dispose des logiciels les plus récents en la matière, il s engage à ce titre à utiliser un moteur de reconnaissance optique de type FINE READER V11 ou version ultérieure, édité par ABBYY ou d autre moteur de reconnaissance de caractères équivalent. A titre indicatif, les éditeurs de logiciels et de moteurs de reconnaissance de caractères estiment qu un support papier récent et de bonne qualité (grammage, propreté, police récente) permet d obtenir un taux d OCR de l ordre de 80%. Faire cette déclaration ne diminue pas notre prestation, ne pas la faire ne permettrait pas de l améliorer. Toute prestation d OCR corrigée, de transcription, d OCR avec obligation de résultat ou d OCR dite «de qualité éditoriale», est exclue de l offre IDBOX. Pour d autres modes d OCR nous pouvons vous apporter une solution professionnelle sur-mesure en dehors du cadre de l offre d IDBOX, contactez-nous TRANSPORT Le transport Aller/Retour de vos documents est exclusivement assuré par un de nos partenaires coursier depuis vos locaux jusqu à nos ateliers (Paris 12 e ). Le coût du transport est intégré dans la prestation et figure sur la ligne transport du bon de commande. Vos locaux doivent être accessibles au coursier de 9h00 à 17h00. Nous prendrons contact avec vous 1 jour ouvré avant le passage du coursier pour vous préciser un créneau de passage (créneau de 3 à 4 heures) pour l enlèvement et la restitution de vos documents. La commande à enlever doit avoir été préparée avant l arrivée du coursier et être disponible à l accueil de votre bâtiment. Une commande contient : 1 le bon d enlèvement que le coursier pointera avec le nombre d ID BOX ; 2 le règlement de votre commande par chèque libellé à l ordre de Puce & Plume ; 3 le nombre de boites à archives que vous avez commandées. Toute modification du nombre de boites doit avoir été enregistrée grâce à l interface de commande internet d IDBOX et selon les délais de modifications définis au moment de votre commande sur internet ; 4 Les pages de garde imprimées par vos soins (1 page de garde par boite) et les intercalaires au début de chaque dossier si vous avez sélectionné cette fonction. Vous acceptez expressément que le coursier reparte à vide si les Box ne lui ont pas été remises immédiatement au moment de son passage (tolérance de quelques minutes maximum). Le cas échéant, la prestation sera due

3 intégralement (transport aller/retour et numérisation). Vous aurez alors à organiser vous-même le transport des documents à vos frais ou à payer un supplément de course si nous nous en chargeons LIEU ET DELAIS DE PRODUCTION Les prestations sont assurées sur notre site de production à Paris 75012, au 16 rue de Rottembourg. Les prestations sont programmées immédiatement lors de votre commande et le cycle complet de traitement depuis la commande jusqu à la restitution des documents est compris dans une fourchette de 2 à 6 jours ouvrés en fonction des heures de passage du coursier. - L enlèvement est programmé dans les 24 heures qui suivent votre commande ; - La numérisation est réalisée dans les 24 heures qui suivent la réception de vos box ; - La mise à disposition des fichiers via internet et réalisée dans la nuit qui suit la numérisation ; - Le retour des documents est programmé dans les 24 heures qui suivent la mise à disposition FORMAT DE LIVRABLE Les documents sont numérisés par liasse. Une Liasse-IDBOX correspond à une suite de feuillets délimitée par une page de garde et par des Intercalaires-IDBOX si vous en avez insérés. Nous générons autant de fichiers multipages qu il y a de Liasses-IDBOX dans vos boites à archives. Les fichiers seront au format PDF multipages et multicouches. C est-à-dire qu ils incluent une couche de texte superposée à la couche image du document, permettant ainsi de faire une recherche «plein texte» dans le document. Les fichiers auront un poids optimisé pour diffusion sur internet (compression des images dans une fourchette de 75 à 150 DPI). Le poids total du document sera variable en fonction du nombre de pages de vos liasses LIVRAISON DES FICHIERS NUMERIQUES SUR UNE BASE DE DONNEES EN LIGNE Les données et les fichiers sont propriété du Client. Le Client peut télécharger les fichiers sur le support de son choix à partir de l accès en ligne qui lui sera fourni par mail. L espace de livraison IDBOX est constitué d une base de données munie de fonctions de recherche : - un mode de recherche par nom de fichier (i.e. nom des intercalaires) dans un sommaire reprenant le nommage de tous vos fichiers (c est-à-dire de toute vos liasses). C est au travers de ce sommaire que les fichiers PDF sont téléchargeables un par un. - un mode de recherche plein texte. La recherche plein texte s effectue sur la base de l expression exacte que vous aurez indiquée et dépend par ailleurs de la qualité de la reconnaissance optique de caractères brut (OCR brut = sans correction). Cette qualité n étant pas garantie par Puce & Plume, la responsabilité de Puce & Plume ne pourra être recherchée en cas de recherche insatisfaisante. - Les résultats de la recherche plein texte sont affichés dans une liste de résultat avec : o L expression recherchée en surbrillance dans son environnement textuel, c est-à-dire au milieu des quelques mots avant et après l expression ; o Le nom de la liasse contenant la page dans laquelle l expression a été trouvée ; o une icône munie d un lien vers une adresse URL et renvoyant vers la page PDF concernée. (Remarque : le défilement d une page PDF à une autre page PDF n est pas possible dans l accès par le moteur de recherche, il est en revanche possible dans l accès par sommaire - mode PDF multipages).

4 2. DUREE DE MISE A DISPOSITION DES FICHIERS 2.1. DUREE DE MISE A DISPOSITION DES FICHIERS PENDANT LA PERIODE DE LIVRAISON La Période de Livraison correspond à un délai de 2 semaines qui commence à la mise en ligne des fichiers numériques de vos box. Nous garantissons la présence des fichiers sur l espace de consultation ou leur restauration pendant toute la durée de la Période de Livraison. Si dans ce délai, les fichiers étaient détruits ou corrompus, nous nous engageons à les remettre à disposition, sauf cas de force majeur DUREE D ACCESSIBILITE DES FICHIERS PENDANT LA PERIODE DE CONSULTATION Au-delà de la Période de Livraison, l espace de consultation reste accessible pendant une période de 2 mois appelés Période de Consultation. L espace de consultation a été conçu dans le cadre d une offre de mise à disposition régulière. La Période de Consultation est donc automatiquement prolongée dès lors qu une nouvelle commande d IDBOX survient. Dans le cas d une nouvelle commande d IDBOX, les documents déjà présents sur votre espace IDBOX sont conservés jusqu à expiration d un délai de 2 mois après votre dernière commande dans la limite d une durée de stockage de 2 ans. Au-delà de ce délai de 2 ans, vous serez contacté pour vous proposer de souscrire à une offre d hébergement de données aux conditions du marché ou de libérer de la place sur votre espace de stockage. Nous détruisons les fichiers de nos serveurs sur demande écrite ou après le terme de nos relations SECURITE DES SYSTEMES DE SAUVEGARDE ET LIMITE D ENGAGEMENT Le niveau de sécurité des systèmes d hébergement des données est simple, l accès à votre espace de stockage étant limité par un identifiant et un mot de passe. L espace de stockage n est donc pas un coffre-fort électronique qui serait muni de dispositifs de sécurité complexes. Les prestations couvertes par Puce & Plume portent sur l administration de l hébergement des données et non pas sur l hébergement en lui-même. Autrement dit, Puce & Plume se réserve le droit de sous-traiter le stockage des données de ses Clients chez un hébergeur tiers comme OVH, 1and1 ou autre. La consultation des données en ligne est par définition liée au réseau de connexion du Client à internet. En aucun cas, le Client ne pourra rechercher la responsabilité de Puce & Plume en cas de défaillance de l hébergeur ou de défaillance des connexions internet, ni exigée de Puce & Plume une restauration des données au-delà de la Période de Livraison, Puce & Plume ne disposant d aucune copie après ce délai. 3. CONDITIONS FINANCIERES L unité de facturation est la boite à archives quel que soit le nombre de documents qu elle contient et quelles que soient les finitions que vous aurez sélectionnées. Puce & Plume se réserve le droit de modifier ses tarifs sans préavis. Toute commande engagée l étant au tarif en vigueur au moment de sa validation par le client. Les prestations sont payables immédiatement à la commande. En effet, le transport par coursier et la capacité de production nécessaire au traitement de votre commande sont alors immédiatement réservés sur la chaine de production. Toute boite qui nous parviendrait sans règlement complet du prix serait néanmoins traitée et stockée provisoirement pour vous permettre de régulariser votre situation. A défaut de règlement complet du prix dans

5 un délai de 5 semaines après que nous vous ayons prévenu par Lettre avec AR, les boites et leur contenu seraient considérées comme abandonnées et détruites. A titre de clause pénale, la propriété des fichiers électroniques que nous aurions générés nous serait transmise par dérogation à l article suivant. 4. PROPRIETE INTELLECTUELLE ET DROITS NUMERIQUES Les documents objets du présent contrat confiés par le Client à Puce & Plume sont et demeurent, dans leur intégralité, la propriété exclusive du Client, qui est seul habilité à les exploiter ou à autoriser toute autre personne à les exploiter. Le Client déclare disposer de tous les droits de propriété matérielle et intellectuelle qui y sont afférents pour utiliser et reproduire les documents. Il s est acquitté et ou s est engagé à acquitter tout droit requis en fonction de l utilisation qu il a prévu des documents et de leur copie numérique auprès de l ensemble des ayants-droits (auteurs, éditeurs, ou leur représentant, SOFIA, CFC, etc.). Le Client déclare posséder les droits de consultation et conservation des données concernées et dégage Puce & Plume de toute responsabilité quant à ces contenus. Le Client dégage Puce & Plume de toute responsabilité quant à l emploi des droits, en ceux compris les droits numériques, étant entendu que Puce & Plume : - renonce à tout droit de reproduction, de représentation et/ou d exploitation des images numériques qu il aura réalisées au titre du présent contrat, celles-ci étant la propriété exclusive du Client ; - ne revendiquera aucun droit d auteur ni aucun droit d'exploitation de quelque nature que ce soit sur les images numérisées ; - s oblige à ne conserver par-devers lui aucune duplication ou tirage sur papier photographique ou photocopie des documents qui lui auront été confiés par le Client ; - ne gardera aucune copie des fichiers numériques réalisés au-delà d un délai maximal de trois (3) mois après la fin de l exécution de la présente prestation sauf à la demande et sous la seule responsabilité du Client. 5. CONFIDENTIALITE Puce & Plume précise que ses salariés sont signataires d une clause de confidentialité à l égard des Clients et de leurs documents. 6. VALEUR PROBANTE ET CONSERVATION Puce & Plume recommande à ses clients de consulter les règles propres à leur profession en relation avec la loi du 13 mars 2000 «portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relative à la signature électronique» qui dispose des conditions et de la valeur des documents électroniques. Les obligations légales d archivages des documents nativement numériques ou qui ont été numérisés présentent des spécificités pour chaque secteur de l économie que Puce & Plume ne prétend pas connaître. Puce & Plume s engage à respecter le processus de production décrit dans ces présentes CGV sans s engager sur le caractère probatoire de son processus de production, ce que le Client accepte sans réserve. Il appartient donc au Client de vérifier précisément les conditions dans lesquelles Puce & Plume numérise ses documents pour savoir si elles sont compatibles avec ses besoins. Ou bien de contacter Puce & Plume pour étudier la faisabilité d une prestation sur-mesure. Le Client engage sa propre responsabilité lorsqu il décide de détruire ou de faire détruire, y compris par Puce & Plume, un document qu il aura fait numérisé. La responsabilité de Puce & Plume ne pourra donc être recherchée en matière d établissement ou non de document à valeur probante.