2-6-5 Procédure détaillée Système intégré QMS, EMS, FSMS - Audit combiné de certification initiale, de suivi, de renouvellement

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1 Page 1 de 9 PROCEDURE PROCEDURE DETAILLEE Système intégré QMS, EMS, FSMS Audit Combiné de certification initiale, de suivi, de renouvellement 1 GENERALITES : a. Objectifs de la procédure : L objectif de cette procédure est de préciser les aspects spécifiques de la réalisation d un audit combiné «QMS + EMS». Dans son principe, cet audit est réalisé par une équipe d auditeurs qui prennent en compte et évaluent l efficacité d un système de management généralement unique mis en place dans une entreprise afin d intégrer les exigences de deux normes standards au moins (ISO 9001 & par exemple). Le déroulement de l audit de certification initiale, des suivis et du renouvellement est conforme à ce qui est décrit dans les procédures suivantes : La «Certification initiale Phase 1», commune aux différents systèmes de management (QMS, EMS & FSMS), est décrite dans la procédure «A - PRO 2.3», Les procédures particulières suivantes décrivent les conditions d exécution de la «Certification initiale Phase 2», les «suivis» et le «renouvellement» des systèmes de management : A - PRO ISO 9001 Audit de certification initiale Phase 2, de suivi, de renouvellement, A - PRO EMS Audit de certification initiale Phase 2, de suivi, de renouvellement, A - PRO FSMS Audit de certification initiale Phase 2, de suivi, de renouvellement, A - PRO Multi-site - Audit de certification initiale, de suivi, de renouvellement. Les règles et exigences reprises dans ces procédures sont d application pour les audits combinés. La présente procédure ne reprend que les éléments spécifiques dont il faudra tenir compte aux différents stades de ce type d audit.

2 Page 2 de 9 b. Support documentaire : Les «documents» à utiliser avant et durant l audit sont repris dans le file (type «xml») fourni par le secrétariat de BQA. Jusqu à présent, ce programme ne permet de prendre en compte que les systèmes ISO 9001 et ISO Pour d autres combinaisons de systèmes de management, il y a lieu d utiliser des documents similaires en format Word disponibles sur le site web du BQA. Une liste de ces documents Word est disponible à l annexe 1 de la procédure «A PRO 2.4 Rapport d audit».

3 Page 3 de 9 2. PREPARATION DE L'AUDIT 2.1 Plan de travail : Avant chaque mission (audit de certification initiale, audit de suivi, audit de renouvellement), l'auditeur principal «Responsable de l équipe d audit» établit un «Plan de travail» commun aux différents systèmes de l'audit combiné dans lequel sont indiquées les tâches à accomplir par l'équipe d'audit au cours de la mission d'audit. Le «Plan de travail» doit permettre à l'équipe d'audit de : se préparer de manière approfondie à sa mission éviter que des auditeurs différents auditent les mêmes personnes en fonction de la norme choisie, éviter la présence d'auditeurs en surnombre par rapports aux systèmes à auditer, à l'entreprise-cliente d'informer les personnes concernées et de faire en sorte que ces personnes soient disponibles. L auditeur principal vérifiera que son plan de travail : Aborde toutes les zones d activités applicables à chaque système de management de référence audités sont évaluées par des auditeurs qualifiés et compétents. Alloue un temps suffisant pour réaliser une revue complète et effective du système de management de l entreprise suivant les différents référentiels. Au moins 80 % du temps de l audit, obtenu par le calcul selon les exigences de la procédure «A-PRO calcul de la durée d audit» sera presté sur site. Pour la mise au point du «Plan de travail», l'auditeur principal tient compte du fait que : sa mission consistera surtout à évaluer les aspects généraux de l'entreprise (politique qualité et/ou environnementale et/ou de sécurité alimentaire, implication de la direction, structure des systèmes QMS et/ou EMS et/ou FSMS, contrats, politique générale (management) et environnementale, formation du personnel, audit interne,...)

4 Page 4 de 9 tandis que le ou les auditeurs techniques se chargeront de l'évaluation des aspects plus techniques (maîtrise de la conception, achats, identification et traçabilité des produits, maîtrise des processus, aspects environnementaux, législations,...). La délégation de mission d audit a un ou plusieurs auditeurs qui ne serai(en)t pas compétent(s) dans le secteur technique audités ne peut être envisagée et sera strictement limitées à l aspect administratif d un processus. L auditeur qui examine et détermine si les «actions correctives» sont acceptables doit être compétent dans chaque système de management de référence couvert par la non-conformité. Fichier informatique : le programme «auditeur» (fichier «xml») comporte un plan de travail «WPT» unique, même s il y a plusieurs certificats concernés. L'auditeur principal est tenu de compléter à cet effet chacune des rubriques prévues. Une fois le plan de travail élaboré, l'auditeur principal transmet celui-ci à l'entreprise-cliente concernée, aux autres membres de l'équipe d'audit et au MA. ATTENTION : Le plan de travail doit être transmis au client 5 jours ouvrables au moins avant l'audit Exécution de l'audit Audit de certification initiale Phase 1. Durant la Phase 1 de l audit de certification initiale, l auditeur collectera (en plus des informations classique décrites dans la «PRO 2.3») des information sur : Niveau d intégration du système de management de l entreprise (voir procédure «PRO Réduction du temps d audit»), Capacité du personnel de l entreprise a répondre aux questions en liaison avec les normes de référence, afin d évaluer le niveau d intégration du système mis en place et éventuellement de rectifier le calcul de la durée d audit basé sur les déclarations préalables de l entreprise.

5 Page 5 de Aux autres stades de l audit : Les détails de l'exécution de l'audit sont décrits dans les procédures : PRO ISO Procédures détaillées - Audit de certification, de suivi, de renouvellement» PRO EMS - Procédures détaillées - Audit de certification, de suivi, de renouvellement» PRO FSMS - Procédures détaillées - Audit de certification, de suivi, de renouvellement» Rapport Consignation des résultats. Dans le «Rapport final», les résultats sont consignés comme "Remarques pendant l'audit" en accord avec les personnes concernées ou l'accompagnateur. La description de chaque non-conformités tiendra compte des exigences de chaque système de management de référence audité. Pour les audits combinés, il y a lieu de rédiger suivant le,cas : o un rapport final de chacun des systèmes analysés (Fichier «xml»). Le type de système est repris dans la case en haut de chaque «window» des fichiers «xml» sous l intitulé «selected certificate» où la numérotation suivante est usuellement attribuée : 1. système qualité (ISO 9001), 2. système environnemental (ISO 14001), o ou deux rapports finaux pour toutes autres combinaisons de systèmes analysés (Fichiers «Word» de «Rapports types» adaptés). La procédure «PRO- 2.3 Rapports d audit» - Annexe 1 - donne la liste de ces fichiers «Word». Remarque importante : ceci implique qu une remarque qui porterait sur plusieurs systèmes de management doit se retrouver dans chacun des rapports.

6 Page 6 de Evaluation, par département, de chaque exigence. Dans la matrice finale de chaque rapport d'audit, l auditeur doit donner un résultat de chaque exigence du système de management en question telle que repris dans la matrice des activités Lorsque l'auditeur principal a réparti les activités en fonction des départements ou des fonctions, il complète les lignes de la "matrice d'évaluation" se rapportant à chacun des départements en se basant sur les "Remarques pendant l'audit" des auditeurs. Il faut qu'à l'issue de cette opération, toutes les exigences du système de management à contrôler pour les départements sélectionnés aient fait l'objet d'une vérification. Dans la négative, l'auditeur principal vérifie si le plan de travail n'était pas incomplet ou si l'auditeur technique n'a pas omis de procéder à l'évaluation d'un département. L'auditeur principal décidera de procéder à l'évaluation du département non contrôlé au cours du prochain audit de suivi Au cours de l'établissement de cette matrice d'évaluation finale, les autres auditeurs sont invités à donner leur opinion, quant au résultat et au degré d'importance; après délibération, l'auditeur ayant effectué l'évaluation peut alors modifier le résultat ou le degré d'importance Evaluation globale de chaque exigence. L'auditeur principal veille ensuite à procéder à l'évaluation des résultats par département. Il invite les auditeurs à donner leur avis quant à l'évaluation globale sur chaque exigence de la norme : Chaque résultat "--" par département ne peut donner lieu qu'à l'évaluation globale "--" pour l'exigence en question. Chaque résultat "M" par département donne obligatoirement lieu à l'évaluation globale "M" pour l'exigence en question et entraînera une suspension de l'audit. L'auditeur principal veille à obtenir l'assentiment de chaque auditeur sur le résultat enregistré, pour chaque exigence de la norme.

7 Page 7 de Evaluation finale. L auditeur principal «Chef d équipe» est responsable de la finalisation de ce rapport. Si un «Auditeur Principal» est désigné pour palier une carence de compétence de l auditeur principal «Chef d équipe» dans une norme de référence, cet «Auditeur principal» participera pour la partie qui le concerne à la finalisation du rapport. Tous les résultats consignés sont soumis par l' «Auditeur principal» à une évaluation finale. Il invite les auditeurs à donner leur avis sur cette évaluation et veille autant que possible à ce qu'elle repose sur un consensus de tous les auditeurs. L' «Auditeur principal» émet alors un avis clair et tranché qu'il reprend dans le cadre "Conclusion de l'audit" global aux différents systèmes analysés Plan triennal PL3. L «Auditeur principal» établit le «Plan triennal» (Fichier «BQA on-site - audit file.xml»). Ce document, sous forme de tableau, permet de renseigner les départements audités lors de l audit qui vient de se dérouler (voir exemple en Annexe 1). Les différents auditeurs contribuent ainsi chacun à la construction d un «historique des départements audités» durant la période de validité du certificat et ce au gré des audits depuis la certification initiale jusqu au dernier suivi. L auditeur utilise l onglet «PL3» - «Department/Processes/Functions & 3-years Plan» afin d indiquer par des croix (ou ses initiales) quels sont les ««Dept/Processus/Fonctions» qu il a audités. Ce tableau permet d évaluer rapidement les départements déjà audités dans le passé et ainsi assurer un échantillonnage cohérent et représentatif dans le cas des audits de suivi par exemple Données internes - DIG. Sont également repris sur le document-type relatif aux données internes (DIG) les éléments incidemment observés par l'équipe d'audit durant sa mission et qui sont susceptibles de constituer des informations utiles pour la prochaine équipe d'audit, sans que toutefois ces informations ne soient communiquées à l'entreprise. Seront également notés les renseignements communiqués par la direction ou les travailleurs mais n'ayant pas de rapport direct avec les systèmes ayant fait l'objet de l'audit (par exemple, une

8 Page 8 de 9 restructuration prévue, une scission, un déménagement, une modification de la norme de référence, nombre de procédés de fabrication,...) Après le déroulement de la réunion de clôture. Le rapport dûment complété et muni de la signature du représentant de la direction est envoyé au MA dans les 2 semaines, où il est enregistré dans le registre B de l'entreprise. L' «Auditeur principal» renvoie également le document-type «DIG» pour les données internes et le document-type «FAC» pour les données de facturation au MA. Le rapport reflète tous les éléments importants d'évaluation qui permettent au «Comité de certification» d'arriver à une évaluation et une décision correctes du dossier.

9 Page 9 de 9 ANNEXE 1 Plan triennal - Ecran de saisie L auditeur renseigne par des croix (ou ses initiales) les dépts qu il vient d auditer lors du suivi annuel n 2