Comment l autorité de certification réalise un contrôle qualité certification?

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Hippolyte Chagnon
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1 Comment l autorité de certification réalise un contrôle qualité certification? Expérience d une autorité de certification française : la Caisse des Dépôts

2 Sommaire La Caisse des Dépôts La mission d autorité de certification Le contrôle qualité certification : Objectifs Modalités pratiques 2

3 La Caisse des Dépôts Un groupe public français au service de l intérêt général Un groupe public Au service de l intérêt général et du développement économique du pays Les métiers du groupe : Investisseur de long terme Gestionnaire de mandats publics Des filiales opérationnelles 3

du développement économique du pays Les métiers du groupe :

4 La Caisse des Dépôts et les programmes européens La mission d autorité de certification est assurée par l unité des programmes européens (services bancaires département des Mandats publics). Cette unité assure également la gestion de projets de recherche financés par la Commission européenne dans le cadre du PCRD (budget : 50 M ). La direction bancaire est ISO 9001 version

5 La Caisse des Dépôts et la politique de cohésion : la CDC est autorité de paiement pour : 10 programmes Interreg + URBACT 9 programmes URBAN 1 Programme Objectif II 7 Programmes Régionaux d Actions Innovantes Budget FEDER : 1,1 Md : la CDC est autorité de certification de 9 programmes : 8 programmes Interreg + URBACT II 1 programme Compétitivité territoriale Budget FEDER : 1,5 Md 5

Actions Innovantes Budget FEDER : 1,1 Md 2007-2013 : la CDC est autorité de certification de 9

6 La mission d autorité de certification Notre mission : certifier que les états de dépenses et les demandes de paiement sont conformes aux règles communautaires et nationales applicables Cette responsabilité centralisatrice est assurée dans le cadre de tâches séparées : paiement et certification. 6

communautaires et nationales applicables Cette responsabilité

7 Objectif : Certification :100 % des dépenses certifiées ont fait l objet d un contrôle (vérification au moment de la certification). L objectif d un contrôle qualité est de s assurer que ces contrôles sont correctement réalisés et acquérir ainsi l assurance raisonnable quant à la qualité des dépenses contrôlées par l autorité de gestion. 7

L objectif d un contrôle qualité est de s assurer que ces contrôles sont correctement

8 Méthodologie : Contrôle approfondi de l éligibilité d un projet sélectionné selon une méthodologie prédéfinie. Cette méthodologie est formalisée dans un guide des procédures et une maquette de restitution du contrôle qualité approuvés par la CICC, autorité d audit française des programmes fonds structurels. La Caisse des Dépôts veille à maintenir la pertinence et l efficacité de cette méthodologie : celle-ci peut évoluer en fonction des retours d expériences ou d un changement de la réglementation applicable. 8

la CICC, autorité d audit française des programmes fonds structurels.

9 Méthodologie de sélection : Périmètre : projets n ayant pas fait l objet d un contrôle de second niveau ou par les instances nationales ou communautaires 5 Critères de sélection : 1) Nature des axes et mesures (dont Assistance technique) 2) Régime juridique des chefs de file ou porteurs de projet 3) Taille de l opération (budget FEDER alloué et/ou du nombre de partenaires) 4) Zone géographique 5) Ciblage particulier de certains porteurs de projet 9

Assistance technique) 2) Régime juridique des chefs de file ou porteurs de projet 3) Taille de l opération

10 Principales étapes : 1) Vérification de l éligibilité du projet 2) Vérification de l éligibilité des dépenses déclarées 3) Contrôle des certificats de service fait (incluant la vérification des données saisies dans le système informatique de gestion) 4) Contrôle relatif aux contreparties nationales 5) Contrôle de la prise en compte des contrôles précédents 6) Conclusion provisoire et début de la phase contradictoire 7) Conclusion définitive Dans le cadre de la définition de la mission de contrôle, il est important que d estimer de manière concertée le temps nécessaire à l ensemble des étapes. 10

5) Contrôle de la prise en compte des contrôles précédents 6) Conclusion provisoire et début de la phase contradictoire 7) Conclusion définitive Dans

11 Supports documentaires à l appui des contrôles : 1) Documents de référence relatifs au programme et au projet ( PO et compléments, convention d attribution du FEDER et éventuels avenants, convention ou lettre d octroi des cofinancements publics et privés, fiche d instruction du projet) ; 2) Documents sur les procédures et l organisation de la gestion financière assurée par l autorité de gestion : piste d audit, guide des procédures, etc. ; 3) Dossiers de demande de paiement (tableaux récapitulatifs, factures et justificatifs d acquittement, dossiers de mise en concurrence (marché public) le cas échéant, notes internes pouvant éclairer les contrôleurs (exemple : calcul des frais généraux ou de prise en charge des frais de déplacement) et document relatif à la situation en matière de TVA; 4) Le cas échéant, compendium des règles d éligibilité pour le programme ; 5) Rapports relatifs aux contrôles effectués sur le programme ; 11 6) Si opération soldée, bilan final et justificatifs d encaissement des cofinancements et d éventuelles recettes.

: piste d audit, guide des procédures, etc.

12 Quelques points de vigilance : la justification des dépenses encourues s effectue par la production de factures acquittées : les factures doivent être accompagnées de la preuve de leur paiement effectif ; la clarification des modalités de calcul de certains frais permet de simplifier et donc d accélérer la réalisation du contrôle ; le lien avec le projet des factures payées doit être clair (mention du projet sur la facture) ; de même, en cas de facture relative à des dépenses plus larges que le projet, le taux d imputation au projet doit être explicité ; la valeur probante de certains documents peut s avérer insuffisante (exemple : tableaux excels non certifiés par une personne ayant qualité pour en certifier l exactitude) ; de même, les éléments modifiés manuellement ou après émission du document doivent également être validés par une personne ayant cette compétence. 12

(mention du projet sur la facture) ; de même, en cas de facture relative à des dépenses plus larges que le projet, le taux d imputation au projet doit être explicité ; la valeur probante de certains

13 Nos points de vigilance : Nous conformer aux règles nationales et communautaires ainsi qu aux principes généraux de contrôle ; Nous assurer que les rapports émis sont appropriés en la circonstance ; Nous assurer de l homogénéité des positions adoptées et de leur actualisation le cas échéant. La revue de contrôle qualité interne évalue notamment le suivi de ces points de vigilance. 13

circonstance ; Nous assurer de l homogénéité des positions adoptées et de leur actualisation le

14 Suites du contrôle : une dépense relevée comme inéligible est retirée du prochain appel de fonds ; des recommandations peuvent être formulées pour améliorer le dispositif de gestion et pour garantir le maintien d une piste d audit. La réalisation des contrôles qualité engage la Caisse des Dépôts sur la fiabilité du système de contrôle national et ce, dans le cadre d une politique de cohésion accordant davantage de confiance aux Etats membres. 14

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