1. Fusion et publipostage

Transcription

1 1. Fusion But de l'exercice : fusionner un courrier type (document Word) avec une liste de destinataires existante (document Excel). L'intérêt est de réaliser en quelques minutes un envoi en nombre de ltres nominatives personnalisées. Étape 1 : Ouverture de la liste des destinataires. Dans Excel, ouvrir le document VB_Ex8_base (c'est la base de données des destinataires du futur courrier) Remarques : c'est un tableau très simple la première ligne contient les en-têtes de colonnes

2 Étape 2 : Ouverture de la ltre type existante D'apparence assez anodine ce courrier va se révéler assez mal réalisé. Plusieurs actions correctrices vont être nécessaires Étape 3 : Vérification de la structuration du document en affichant les caractères masqués

3 Étape 4 : Rectification des incohérences de mise en page (espacements avant après certains paragraphes, rraits incongrus c.). Méthode : Sélection de la totalité du document (CTRL+A) annulation des rraits Remarque : en procédant ainsi, on limite le nombre des actions. On replace les taqus de rrait bien à gauche, contre la marge.

4 Le courrier prend maintenant c aspect : Il ne reste plus qu à traiter le problème des tabulations incongrues en bas du document : Une simple suppression de toutes les tabulations fera parfaitement l affaire

5 Utilisez les enseignements de l exercice N 3 pour réaliser la mise en page suivante Remarque : La date a été alignée avec "Le président" Le va pouvoir maintenant être mis en œuvre.

6 La commande à lancer est : Outils / Ltres / Fusion Remarque : une marge vient de s afficher à droite de l écran, elle va vous guider tout au long de la procédure.

7 Comme le courrier concerné est ouvert, les 3 premières étapes ne sont que des formalités sélection du type de document "Ltres" sélection du document de base "Utiliser le document actuel" Sélection des destinataires "Utilisation d'une liste existante" Arrivé à la phase 3, cliquer sur "Parcourir" pour désigner l'emplacement de la base Excel qui comporte les noms des destinataires. NB : on navigue dans les différentes étapes en cliquant simplement sur "précédente" ou "suivante".

8 Une fenêtre apparaît, vous devez désigner l'emplacement du fichier Excel : Une nouvelle fenêtre vous demande de sélectionner la feuille de calcul sur laquelle figurent les destinataires : Cliquez sur la feuille concernée Remarque : il vous est rappelé que la première ligne de la feuille de calcul doit contenir les entêtes.

9 Une nouvelle fenêtre s'affiche. C'est dans celle-ci que vous allez pouvoir sélectionner, sérier ou exclure des destinataires : Après avoir validé, la fenêtre va disparaître la procédure de continue. Pour définir les adresses des destinataires, rendez-vous en étape 4 :

10 Dans la marge, cliquer sur "bloc adresse". C'est ici qu'il faut définir quelle forme va prendre l'adresse du destinataire dans le courrier : Puis cliquer sur "OK" passer en étape suivante de manière à visualiser le premier résultat

11 Notre bloc d'adresse devient de véritables adresses fusionnées depuis le document Excel : Pour faire défiler les noms des destinataires il suffit de cliquer sur les flèches

12 Pour ajouter au courrier d'autres entrées fusionnées, rour en étape 4 cliquer sur "autres éléments" : Dans la fenêtre qui s'affiche apparaissent les entêtes du tableau Excel des destinataires. Choisir puis insérer pour ajouter. Passage dans le bas de la marge en étape suivante pour visualiser le résultat de l'insertion

13 Une fois la fusion terminée, passage en étape 6 pour envoyer vers l'imprimante.