Guide d Utilisation BOTP

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1 Guide d Utilisation BOTP Guide d Utilisation BOTP Vendredi 30 Novembre 2012 Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP - 1 -

2 SOMMAIRE 0 - L Accès à BOTP L édition des Bordereaux La Réédition des Bordereaux La Saisie des Encaissements La Gestion des Créances et les Relances : La Gestion des Créances : Les relances Régularisation des anomalies de paiement Le Traitement des retours NOEMIE (Gestion NOEMIE) : Le Traitement des Retours affectés : Le Traitement des Retours non affectés La Télétransmission Emission 615 B : Modifications d'informations relatives à une Facture : La Télétransmission Emission 615 B Le Suivi de la Télétransmission Le Traitement des Rejets Suivi des dossiers Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP - 2 -

3 0- L Accès à BOTP BOTP est accessible depuis le menu Lio Tiers Payant 1-Suivi du Tiers Payant Le menu BOTP comporte une partie Paramétrage et une partie Exploitation appelée Suivi TP Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP - 3 -

4 1- L édition des Bordereaux Cette fonction permet de créer et d éditer les bordereaux qui seront envoyés aux organismes. Vous devez définir la période de facturation à traiter (par défaut le mois précédent et jusqu à J-1) et le type de bordereau à générer (par défaut les bordreaux concernant les factures non régularisées). 1- Saisissez les dates concernant la période de facturation à traiter, 2- Sélectionnez le type de bordereau à générer. Les différents types de bordereaux : Bordereau de facturation directe : ces bordereaux vont rassembler les factures initiales n ayant pas fait l objet d une régularisation ou annulation. Bordereau de régularisation : ces bordereaux vont rassembler les factures ayant fait l objet d une régularisation. Bordereaux d annulation : ces bordereaux vont rassembler les avoirs. (Fonction presque totalement abandonnée par les organismes). 3- cliquez sur le bouton Préparer Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP - 4 -

5 La liste des organismes pour lesquels des factures sont à transmettre est affichée. Vous pouvez exclure du traitement certains organismes en décochant la case située en début de ligne. Seuls les organismes hors Télétrans sont traités dans ce module. Cette fonction concerne l édition des bordereaux papier uniquement hors télétrans. Vérifiez que vous avez les documents nécessaires pour chaque dossier en visualisant les factures à émettre pour chaque organisme en cliquant sur le nom de l organisme. Par défaut toutes les factures sont validées pour être traitées. Si certaines factures ne doivent pas être émises décochez la ligne correspondante. La case située au niveu de l entête permet de cocher/décocher l ensemble de la liste. Les factures non traitées seront représentées lors du prochain appel. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP - 5 -

6 Si une seule facture doit être traitée sur une liste assez longue, vous pouvez tout dé sélectionner en décochant l organisme, puis en ne cochant que la facture à traiter dans la liste. Cliquez sur Enregistrer Bordereaux pour valider votre sélection, Puis sur Imprimer les derniers bordereaux pour éditer les bordereaux sélectionnés. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP - 6 -

7 Le bouton Imprimer permet d éditer un brouillard de l ensemble des bordereaux que la mutuelle soit sélectionnée ou non. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP - 7 -

8 2- La Réédition des Bordereaux Cette fonction vous permet de ré imprimer un bordereau de transmission papier déjà créé. Recherchez le(s) bordereau(x) en saisissant la période de création du bordereau, ou sélectionnez l organisme, ou saisissez le numéro de bordereau ou le numéro de facture et cliquez sur le bouton Rechercher. En cliquant sur le nom de l organisme dans le tableau vous pouvez visualiser son détail. Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l édition Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP - 8 -

9 3- La Saisie des Encaissements La saisie des encaissements manuels peut se faire de manière générale (Saisie Encaissement libre) ou par organisme (Saisie Encaissement Organisme) Sélectionnez votre mode de travail et saisissez le montant perçu (montant total du virement ou du chèque). Cliquez sur le bouton Encaisser pour accéder à l écran de pointage. Le montant saisi sur cet écran correspond au montant total perçu, tel qu il est crédité sur votre compte bancaire. Cet écran va permettre d affecter le montant perçu à l écran précédent à une ou plusieurs factures afin de les solder. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP - 9 -

10 Plusieurs filtres de recherche sont disponibles en fonction des éléments transmis par l organisme. Période de facture : cochez cette case er renseignez la période à laquelle la ou les factures ont été créée(s). Encaissement auto : permet d afficher les factures pour lesquelles un encaissement automatique (retour Noémie) a été traité. Factures non soldées : permet d afficher les factures pour lesquelles une part a déjà été payée Trop Perçu : permet d afficher les factures pour lesquelles le règlement reçu est supérieur au montant demandé. Impayé : permet d afficher les factures pour lesquelles aucun règlement n a été reçu. Seuil de recherche : seules les factures dont le solde en valeur absolue est supérieur au seuil indiqué seront affichées. Par défaut il est positionné à 0,01 afin de filtrer les factures intégralement soldées. Organisme : sélectionnez l organisme à qui le bordereau a été transmis pour n afficher que les factures concernant cet organisme. Facture : indiquez le numéro de la facture qui vous est payée. (Utile pour retrouver une seule facture quel que soit le nom de l organisme) ) Bordereau : indiquez le numéro du bordereau qui a été émis par BOTP. (Utile pour encaisser l intégralité ou la majeure partie d un bordereau) Assuré : indiquez le nom de l assuré Bénéficiaire : indiquez le nom du bénéficiaire Num Insee : indiquez le numéro Insee de l assuré Num Adher : indiquez le numéro d adhérent (ne fonctionne que si ce numéro a été saisi sur l état civil lors de la création du dossier) Renseignez un ou plusieurs de ces critères afin de filtrer la (les) factures recherchées Dans cet exemple nous allons rechercher les factures de Micils émises depuis le début de l année et n ayant fait l objet d aucun paiement (intégral ou partiel), quel que soit le numéro de facture, de bordereau, l assuré, le numéro Insee, le bénéficiaire et l adhérent. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

11 Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher le résultat. Le seuil PP affiché vous rappelle la valeur de l écart de règlement admise. Si la différence entre le montant perçu et le montant demandé est inférieure ou égale à ce seuil, la facture sera considérée comme soldée et l écart de règlement passé automatiquement en perte/profit. Le mode paiement est positionné par défaut à Virement. Si vous recevez un règlement par chèque positionnez le à chèque en cliquant sur la flèche de la liste déroulante à la fin de ce champ. Le montant à saisir est le montant du règlement effectivement reçu sur votre compte bancaire qui a été saisi au début du traitement. Le montant saisi représente le cumul des montants déjà affectés aux factures. La différence représente le montant restant à affecter. Une fois la ou les factures affichée(s) dans le tableau supérieur le pointage peut débuter. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

12 Si le montant réglé pour une facture correspond exactement au montant demandé sélectionnez la ligne représentant cette facture et cliquez sur la coche verte de validation. Il est inutile de saisir le montant celui-ci sera automatiquement affecté. La ligne représentant cette facture est automatiquement basculée dans le tableau inférieur. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

13 Si le montant réglé diffère du montant demandé, cliquer sur la ligne représentant la facture dans la colonne saisie et saisissez le montant perçu puis cliquez sur la coche verte de validation. La ligne concernée est basculée dans le tableau inférieur. Le montant saisi est égal au montant à saisir et la différence est donc de zéro. Celle-ci s affiche alors en vert pour indiquer que l opération peut être validée en cliquant sur la disquette en bas à droite. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

14 Cliquez sur la coche verte de validation pour enregistrer votre pointage. BOPT vous indiquera alors que l enregistrement a été effectué. A partir de l écran de sélection des factures vous pouvez trier le tableau de manière croissante ou décroissante pour chacune des colonnes en cliquant sur l entête Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

15 Vous pouvez aussi accéder aux informations relatives au paiement d une facture en double cliquant sur le numéro de facture. Cliquez ensuite sur le bouton Fermer pour revenir au pointage. Dans cet exemple on voit que la part RO était de 6,10 et que son règlement a déjà eu lieu. En cas d erreur de sélection de facture lors de la saisie, cliquez sur la poubelle pour retirer cette facture de la liste. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

16 4- La Gestion des Créances et les Relances 4-1 La Gestion des Créances Cette fonction permet de suivre les mouvements concernant le TP. Filtrez les informations en sélectionnant une période et cliquez sur le bouton Rechercher. Indiquez un organisme si vous ne souhaitez visualiser que les factures d un organisme. Le seuil de recherche permet de ne pas afficher les factures dont le solde est inférieur en valeur absolue au seuil indiqué Lorsque la case «Dette Globale» est cochée vous obtenez l ensemble des encours pour tous les organismes et toutes les factures sont affichées, que le bordereau ait été créé ou non Après avoir décoché «dette globale», afin de cibler la recherche, vous pouvez indiquer l organisme, la facture, le bordereau, l assuré ou son N INSEE. Le détail des factures concernant un organisme est visualisable en cliquant sur chaque ligne. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

17 En cochant «Détail des actes» («Dette Globale» décochée) vous obtenez le détail par facture. Seules les factures émises sur un bordereau sont affichées. Une fonction de tri croissant ou décroissant est disponible sur chaque colonne en cliquant sur le titre. En cliquant sur le montant sur une ligne vous obtiendrez le détail de la facture. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

18 Une fonction de tri est disponible sur chaque colonne par ordre croissant ou décroissant. Pour l activer cliquez sur l entête de la colonne que vous souhaitez trier. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

19 4-2 Les relances Indiquez la période de facturation, cochez Dette Globale. Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher le solde de chaque organisme. La période de facture vous permet d éliminer les factures récentes à ne pas relancer. Le seuil de recherche permet de filtrer les factures dont le solde est nul ou trop faible pour une relance. Double cliquez sur l organisme à relancer. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

20 Ce tableau vous affiche les factures non soldées pour cet organisme. Par défaut toutes les factures seront relancées, décochez celles que vous ne désirez pas relancer. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer pour éditer la lettre de relance de cet organisme. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

21 5- Régularisation des anomalies de paiement Cette fonction vous permet de ré imputer des sommes réglées par un organisme sur un autre tiers. Par exemple dans le cas d un règlement par un RC supérieur à la demande, et dont la différence doit être remboursée au RC ou au client ou cas d un règlement inférieur à la demande et dont la différence doit être payée par le client. Allez dans le menu 5- Regularisation anomalies de paiement. Sélectionnez la période à laquelle la facture a été créée, puis sélectionnez le filtre de recherche d écart de paiement Paiement partiel : une part a déjà été payée Trop perçu : l organisme a payé plus que demandé Impayé : Aucun règlement ne vous est parvenu Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher le rsultat dfe la recherche Cliquez sur la ligne de facture concernée pour afficher la fenêtre de sélection de ré imputation. Positionnez le curseur sur le destinataire (RO, RC1, RC2, Bénéficiaire, Perte et Profit). Cliquez sur le bouton Valider pour valider le choix et au reour au tableau précedent cliquer sur la «disquette» pour enregistrer. Le solde sera transférer vers le destinataire sélectionné. Si le destinataire est un client celui-ci sera redevable ou crédité de cette somme. Lorsque un client devient créditeur celui-ci peut être remboursé via la caisse Lio2 ou ce crédit sera utilisé lors d un rochain achat. Dans le cas d une perte le dossier sera soldé avec la création en caisse d un ticket correspondant. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

22 6- Le Traitement des retours NOEMIE (Gestion NOEMIE) Ce module permet d effectuer le pointage automatique des factures en focntion des fichiers de paiement électronique reçus des organismes. Il faut distinguer la gestion des paiement affectés et non affectés. Les paiements dits affectés sont les paiements pour lesquels BOTP a trouvé une correspondance exacte entre la facture émise et le règlement reçu. Les paiements non affectés sont des paiments reçus pour lesquels BOTP n a pas trouvé de facture correspondante. 6-1 Le traitement des retours «affectés» : Ceci concerne les règlements reçus pour lesquels BOTP a trouvé la facture correspondante. Il est impératif sélectionner la date de traitement. Sauf avis contraire de votre comptabilité le mode Date de Saisie doit être sélectionné. Pour afficher les informations contenues dans un fichier de paiement (appelé fichier retour (.ret)) cliquez sur un des fichiers listés dans le tableau de gauche ou sélectionner ce fichier et cliquez sur le bouton Extraire les informations. Les différents mode de date : Date comptable : date du lot comptable de l organisme, contenue dans le fichier retour. Date création du fichier : date à laquelle le fichier a été reçu Date de saisie : date du jour La sélection d une date autre que la date de saisie peut provoquer le passage d écriture en caisse à une date antérieure et provoquer des discordances en comptabilité. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

23 Cliquez sur le bouton Gestion des retour affectés pour afficher le détail des factures réglées sur ce paiement. Pour chaque fichier de paiement traité il est indiqué le nombre de règlements affectés c est-à-dire imputés aux factures. La gestion des retours non affectés indique les règlements qui n ont pu être mis en relation avec les factures demandés. Un traitement manuel devra être effectué. Le bouton Valider Tout permet de pointer en une fois l ensemble des fichiers reçus. Après Validation les montants traités apparaitont dans la caisse du jour. Les fichiers traités sont supprimés de la liste. Si en cliquant sur un fichier rien n apparait cela signifie qu il s agit d un fichier de rejet. Ce fichier sera supprimé de cette liste et transféré dans le le suivi des rejets télétransmission. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

24 6-2 : le Traitement des retours non affectés : Ceci concerne les règlements pour lesquels BOTP n a pas pu déterminer sur quelle facture le règlement doit être imputé. L indication est fournie dans la case à droite du bouton Gestion des Retours non Affectés. Ici il est indiqué qu un règlement ne peut être associé à une facture. Cliquez sur ce bouton pour accéder au détail. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

25 Le numéro de facture reçu est zéro et donc inconnue dans la base, en cliquant sur le N Insee BOTP va rechercher une correspondance sur d autres critères et affiche le résultat dans le tableau du bas. Cliquez sur la ligne correspondant au règlement pour la sélectionner puis sur le bouton Rapprocher la facture sélectionnée. Le numéro de facture est alors indiqué dans le tableau supérieur. Il est aussi possible de modifier ce champ en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur le bouton Affecter les retours rapprochés. Le bouton Retour à la liste des fichiers vous ramène à l écran de présentation globale. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

26 Le rapprochement a été effectué : la gestion des retours non affectés est à zéro et les affectés à 1. Cliquez sur le bouton Valider Tout pour enregistrer. Il est préférable de traiter immédiatement les retours non affectés. Si des retours non affectés sont enregistrés, ceux-ci passeront en indûs et devront être rappellés et traités ultérieurement par le module de régularisation ds anomalies de paiement. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

27 7- La Télétransmission Emission 615 B Modification d informations relatives à une facture Avant de télétransmettre une facture vous pouvez être amené à rectifier certaines informations. Cette fonction vous permet de régulariser une facture sans devoir annuler et refacturer. Les informations modifiables ne concernent pas les données produits ou financières (en ce cas une annulation est nécessaire). Allez dans la partie Emission 615B2 et recherchez l organisme concerné. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

28 Cliquez ensuite sur l organisme concerné, un tableau vous affiche la liste des factures, cliquez sur la facture à rectifier. Modifiez ensuite l information erronée et cliquez sur le bouton Changer pour enregistrer. Si vous modifiez une information concernant le détail du bénéficiaire, cette modification sera effective dans la fiche état civil du client. Cliquez ensuite sur le bouton Fermer. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

29 7-2- La Télétransmission Emission 615 B2 Saisissez les dates concernant la période de facturation à traiter, puis cliquez sur Préparer Vérifiez que vous avez les documents nécessaires pour chaque dossier en visualisant les factures à émettre pour chaque organisme en cliquant sur le nom de l organisme. Vous pouvez à ce niveau dé sélectionner les factures à ne pas télétransmettre en décochant la ligne concernée. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

30 Cliquez sur le bouton Générer pour créer les fichiers lots qui seront télétransmis. Le tableau inférieur vous indique le numéro de lot et le nom du fichier crée. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

31 Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer, puis Télétransmettre en Mode Reel pour procéder à l envoi des lots vers les organismes. Le système va récupérer les fichiers de paiement mis à disposition par l organisme puis envoyer les lots générés. Ces messages indiquent la récupération des fichiers de paiement et l envoi de l ensemble des lots constitués. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

32 8- Le Suivi de la Télétransmission Cette fonction permet de suivre l état des télétransmissions. Renseignez les filtres en fonction de votre recherche : Période de recherche : il s agit de la date d émission du lot. Elément concerné dans cette période : facture, bordereau, date d émission. Rechercher une facture ou un numéro de lot en particulier en cochant la case correspondante et en saisissant le numéro de facture ou lot. Le statut «TRANSMIS» indique un traitement d envoi sans erreur. Le statut «A émettre» indique que le lot a été créé mais non émis. Il sera émis lors du prochain envoi (Chap. 7.2) Si un lot doit être ré émis sélectionner le lot et cliquez sur le bouton Retransmettre Lot Ceci va créer un nouveau lot à l identique au précédent qui sera émis lorsque vous cliquerez sur le bouton Envoyer dans la fonction «Emission 615». Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

33 Pour visualiser ou imprimer un lot, double cliquer sur la ligne représentant ce lot Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

34 9- Le Traitement des Rejets Certaines factures sont rejetées par l organisme. En ce cas il vous est transmis un fichier de rejet. Cliquez sur Rechercher les dossiers pour afficher la liste des rejets. Cliquez sur la ligne dans le tableau pour afficher le détail de ce rejet. Ces informations permettent de pratiquer l action nécessaire pour régulariser le dossier. Pour plus d informations il existe une nomenclature des codes rejets comportant des explications plus complètes. Exemple de cause de rejet courant : «BENEFICIAIRE INCONNU DANS LA BDO» : Cela veut dire qu il n est pas retrouvé dans la base de données des bénéficiaires du régime général soit parce que la carte Vitale n a pas été mise à jour, soit parce que le praticien a fait une erreur de saisie. «ASSURE ABSENT DE LA BDO» : L erreur peut venir de la non mise à jour de la carte vitale ou du changement d affiliation non effectué par l assuré. «TIERS PAYANT SANS PART COMPLE / BENEF CMU» Les patients ayant eu droit à la CMU bénéficient par la Loi d une dispense d avance des frais sur la part obligatoire pendant un an à compter de la date d expiration de leur droit et ce quel que soit le montant de leurs ressources. Mais si la carte vitale n est pas à jour elle peut comporter encore la mention CMU-C alors que le patient n y a plus droit. Les actes seront alors remboursés qu à hauteur de la part obligatoire uniquement. «Carte Vitale inutilisable» et «Carte Vitale inexistante» concernent les bénéficiaires pour lesquels la carte ayant servi à la transaction est déclarée perdue ou volée ou lorsque l assuré a changé de département, donc de caisse d affiliation. Une fois le rejet traité cliquez sur le bouton Clôturer pour qu il soit déplacé dans les rejets traités. Ce rejet sera sauvegardé dans les rejets traités et ne sera plus affiché dans les rejets en cours. Si la facture concernée par ce rejet fait l objet d une régularisation TP, ce rejet sera automatiquement supprimé. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

35 10- Suivi des dossiers Cette fonction permet d avoir un état des dossiers. Indiquez vos critères de recherches selon les éléments dont vous disposez : Période de facturation Nom de l organisme Numéro de la facture Numéro du bordereau Nom de l assuré Numéro Insee Nom du bénéficiaire Numéro Adhérent (si celui-ci a été renseigné dans la fiche état civil au moment de la création de la facture) Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche. Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

36 En cliquant sur la ligne représentant la facture recherchée vous obtiendrez les informations relatives à ce dossier En cliquant sur Détail part RO vous obtiendrez le détail concernant le RO En cliquant sur Détail part RC vous obtiendrez le détail concernant le RC Version 30 Novembre 2012 Guide d Utilisation BOTP

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