Grand-Duché de Luxembourg

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1 Grand-Duché de Luxembourg PLAN DE COMMUNICATION POUR LE PROGRAMME OPERATIONNEL DE L INTERVENTION DU FONDS SOCIAL EUROPEEN AU GRAND-DUCHE DE LUXEMBOURG AU TITRE DE L OBJECTIF: «COMPETITIVITE REGIONALE ET EMPLOI» POUR LA PERIODE DE PROGRAMMATION REF: CCI 2007 LU 052 PO 001 JUILLET

2 Préface Le présent plan de communication se base sur le règlement (CE) n 1828/2006 de la Commission européenne du 8 décembre Le présent plan de communication sera mis en ligne dans sa version définitive sur le site internet après approbation par la Commission européenne en application de l article 3 du règlement (CE) n 1828/2006 du 8 décembre Il servira ainsi de source d information aux bénéficiaires potentiels, aux bénéficiaires actifs, aux acteurs économiques et politiques ainsi qu au grand public

3 SOMMAIRE CHAPITRE I CONTENU DU PLAN DE COMMUNICATION...4 CHAPITRE II SERVICES ADMINISTRATIFS CHARGES DE LA REALISATION DES ACTIONS D INFORMATION ET DE PUBLICITE...5 CHAPITRE III OBJECTIFS ET GROUPES CIBLES...6 Cible I Bénéficiaires actifs et potentiels...6 Cible II Grand public...6 CHAPITRE IV STRATEGIE ET CONTENU DES ACTIONS D INFORMATION ET DE PUBLICITE...7 Etat des lieux : la communication FSE en La communication pour le Fonds social européen en Aperçu du plan de communication...10 Année Année Calendrier prévisionnel pour les années 2009 et Aperçu des actions concrètes réalisées de 2003 à CHAPITRE V MODALITES D EVALUATION DES ACTIONS D INFORMATION ET DE PUBLICITE...15 Actions concernant l optimisation des stratégies...15 Evaluation des actions menées...15 CHAPITRE VI BUDGET INDICATIF

4 CHAPITRE I CONTENU DU PLAN DE COMMUNICATION Le présent plan de communication a été établi par l Autorité de gestion pour le Programme opérationnel de l intervention du Fonds social européen au Grand-Duché de Luxembourg au titre de l objectif: «Compétitivité régionale et emploi» pour la période de programmation Ce plan de communication contient notamment et conformément à l article 2 du règlement (CE) n 1828/2006 de la Commission du 8 décembre 2006, des informations concernant : - les services administratifs ou les organismes chargés de la réalisation des actions d information et de publicité (Chapitre II); - les objectifs et les groupes cibles (Chapitre III); - la stratégie et le contenu des actions d information et de publicité devant être menées par l État membre ou l Autorité de gestion à l intention des bénéficiaires potentiels, des bénéficiaires actifs et du grand public en ce qui concerne la valeur ajoutée de l intervention communautaire aux niveaux national, régional et local (Chapitre IV); - les modalités d évaluation des actions d information et de publicité au regard de la visibilité et de la notoriété des programmes opérationnels et du rôle joué par la Communauté (Chapitre V); - le budget indicatif pour la mise en œuvre du plan (Chapitre VI);

5 CHAPITRE II SERVICES ADMINISTRATIFS CHARGES DE LA REALISATION DES ACTIONS D INFORMATION ET DE PUBLICITE En application des - Règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006 portant dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion, et abrogeant le règlement (CE) n 1260/ Règlement (CE) n 1828/2006 de la Commission du 8 décembre 2006 établissant les modalités d exécution du règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil portant dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion, et du règlement (CE) n 108/2006 du Parlement européen et du Conseil relatif au Fonds européen de développement régional l Etat luxembourgeois désigne le département Emploi du Ministère du Travail et de l Emploi, 26, rue Zithe, L-2939 Luxembourg, Autorité de gestion du programme opérationnel du Fonds social européen. L Autorité de gestion est responsable pour les actions d information et de publicité, en collaboration avec les services compétents de la Commission européenne. Les responsables de l Autorité de gestion (AG) sont : - Madame Maryse FISCH, conseillère de gouvernement, et - Monsieur Jeannot BERG, responsable technique du Fonds social européen. Dans l exécution des actions d information et de publicité qui lui incombent, l Autorité de gestion peut faire appel - soit à sa structure d Assistance technique, composée de Madame Vicky Mousel et de Monsieur Alain Calmes, qui est placée sous l'autorité de l'autorité de gestion. - soit à un ou plusieurs consultants externes, dans le respect de la législation sur les marchés publics. Les personnes de contact sont : Mme Berrini Vally 26, rue Zithe L-2939 Luxembourg valeria.berrini@mt.etat.lu Tél: 00352/ Fax: 00352/ M. Pascal Flammang 26, rue Zithe L-2939 Luxembourg pascal.flammang@mt.etat.lu Tél: 00352/ Fax: 00352/

6 CHAPITRE III OBJECTIFS ET GROUPES CIBLES Cible I Bénéficiaires actifs et potentiels Les actions d information et de publicité à destination de la cible I ont pour but d informer notamment - les autorités locales et les autres autorités publiques compétentes (ministères, administrations communales, administrations gouvernementales et institutions nationales) - les organisations professionnelles (les chambres et fédérations) - autres milieux économiques compétents (associations, entreprises, sociétés, fondations) - les partenaires économiques et sociaux (e.a. syndicats) - les organisations non gouvernementales - porteurs de projets actifs et potentiels sur les possibilités offertes par une intervention financière conjointe du Fonds social européen et des Etats membres. L objectif est d informer les bénéficiaires potentiels sur les possibilités de cofinancement offertes et sur les modalités d intervention. Le but est donc de toucher efficacement un public très large de porteurs de projets potentiels et de leur permettre d avoir aisément accès à toutes les informations utiles dans leur démarche de dépôt de leur candidature. Dans cet esprit, depuis le mois d avril 2008, le Syndicat des villes et communes du Luxembourg (Syvicol) et Europaforum.lu organisent des réunions sur le sujet "Les communes et les programmes des fonds structurels de l UE". Les gestionnaires du FSE au Luxembourg participent activement à ces réunions d information avec des présentations spécifiques du PO et les domaines d intervention spécifiques du FSE. L objectif visé est notamment d accroître la visibilité des interventions et des potentialités du FSE auprès de fournisseurs potentiels de contreparties publiques nationales. Cible II Grand public Les actions d information et de publicité à destination du grand public visent avant tout un renforcement de la visibilité du Fonds social européen et par analogie du visage social de l Europe et un accroissement de la notoriété des interventions du fonds. L objectif de transparence et de notoriété vise donc à accroître la connaissance par le grand public de l intervention de l Union européenne par des actions concrètes dans le domaine de l emploi

7 Objectifs Actions Informer les bénéficiaires potentiels sur les possibilités de cofinancement offertes et sur les modalités d intervention et assurer par conséquent la transparence du soutien du FSE Diffusion du Programme opérationnel national par le biais - du site internet descriptif des conditions d éligibilité, des délais, formulaires et documents en ligne - les newsletters - conférences de presse, articles de presse - réunions régionales d information - grandes actions d information CHAPITRE IV STRATEGIE ET CONTENU DES ACTIONS D INFORMATION ET DE PUBLICITE Etat des lieux : la communication FSE en Vu les dimensions du pays, la plupart des actions mises en œuvre en matière d information et de publicité ont touché l ensemble des acteurs économiques et sociaux. Les moyens utilisés pour sensibiliser et informer les autorités publiques, les partenaires sociaux, les milieux économiques, les organisations non gouvernementales, les bénéficiaires actifs et potentiels et finalement l opinion publique ont été sensiblement les mêmes. Actions initiées par l Autorité de gestion ayant eu une retombée importante - Les diverses conférences de presse tenues au niveau ministériel (p.ex. pour le lancement de la nouvelle période de programmation, pour la présentation de l initiative communautaire Equal, ), ont toujours été suivies avec un grand intérêt public et ont eu des retombées aussi bien dans la presse écrite que dans la presse parlée et télévisée. - Depuis 2001, les appels à candidatures ont été publiés de manière régulière dans la presse écrite. Au fur et à mesure de la mise en œuvre des programmes, ces informations sur le lancement ont été ponctuellement complétées par des publications dans la presse sur l avancement des actions. - Au fur et à mesure de l avancement des programmes, l Autorité de gestion a organisé des séminaires thématiques et des workshops permettant des échanges de vues aussi larges que possible sur des sujets déterminés et associant activement tous les acteurs impliqués et intéressés. Par ailleurs, les porteurs de projets ont été invités de manière régulière à participer à des réunions d encadrement avec l Autorité de gestion

8 - L Autorité de gestion a eu recours à l édition de différentes publications (p.ex. des brochures après chaque séminaire) qui sont aussi toutes téléchargeables sur son site internet. - Le site internet du Fonds social européen au Luxembourg ( a été lancé en juin Ce site présente les activités cofinancées par le FSE, toutes les actualités, la possibilité de téléchargement de divers documents, Afin d assurer une communication élargie, le site a été continuellement mis à jour et tous les abonnés à la newsletter ont été informés de chaque nouveauté mise sur le web par l envoi d un mail. - En 2006, début de la campagne visuelle, la chaîne de télévision nationale RTL a diffusé dans son programme Magazine un reportage présentant quelques projets pertinents du Fonds social européen au Luxembourg. La communication pour le Fonds social européen en Afin de toucher la majorité de l opinion publique et d améliorer ainsi la visibilité de l intervention du FSE au courant des dernières années, la stratégie de communication de la nouvelle période de programmation est axée de manière plus accentuée sur le visuel. En effet, les actions de communication des dernières années ont souvent été orientées sur des spécialistes de la matière et l Autorité de gestion s est fixée comme but d atteindre le grand public. Pour ce faire, l Autorité de gestion devra miser sur une communication renforcée et répétitive. La stratégie de communication, mise en place dès 2006, fait ainsi l objet d actions de sensibilisation plus accrues à l égard de médias nationaux comme la télévision et la presse écrite et parlée. En outre, afin de gagner encore plus de notoriété vis-à-vis du grand public, l Autorité de gestion va utiliser plusieurs modes de communication: Mode de Actions communication Spots télé et radio Afin de continuer dans l esprit de 2007, des vagues supplémentaires de spots télé et radio sont diffusés notamment avant les appels à candidatures - la campagne 2008 a été lancée du 26 juin au 9 juillet 2008 Internet - nouveau slogan FSE : «Ensemble, donnons un coup de pouce à l emploi». - un banner/sky scraper sur le site rtl.lu et eldoradio.lu, deux chaînes radios d une très grande notoriété au Luxembourg

9 - campagne du 26 juin au 15 juillet site FSE mis à jour régulièrement.a chaque mise à jour, envoi d une newsletter aux bénéficiaires et aux intéressés abonnés - 2ème site spécifiquement mis en place pour l appel à candidatures du 9 juillet 2008 pour les années 2009 et 2010 Affichage Même slogan et même visuel que les spots télé Campagne transit Publicité sur autocars circulant sur le réseau national - 10 autocars affichant le visuel de la nouvelle campagne à l arrière du bus circulaient sur le territoire national - durée de la campagne : du 16 juin au 20 juillet 2008 Communication événementielle Relations Publiques - ce média de masse et de proximité permet d assurer une visibilité importante et une multiplicité des contacts. Il a en outre un impact visuel et permet de capter l attention du grand public - distribution du matériel promotionnel FSE lors de chaque manifestation - pour le lancement de la Campagne de publicité en juillet 2008, notamment des jeux de dominos et des boîtes de premiers secours ont été spécifiquement créés - participation active aux diverses foires se déroulant au Luxembourg en exposant un stand d information du FSE et notamment lors des Journées nationales de l Emploi qui ont eu lieu du 4 au 6 juillet exposition permanente FSE réalisée à l occasion des 50 ans du FSE et pouvant être mise à disposition des porteurs de projets intéressés Utilisation des relais d information nationaux existants Presse - envoi de newsletter aux abonnés du site ww.fse.lu avant chaque manifestation spécifique du FSE - collaboration étroite avec le Centre d information sur l Europe situé dans la Maison de l Europe, centre offrant toute information sur l Union européenne - promotion du FSE par le biais du portail Europaforum.lu : Europaforum.lu constitue une plateforme d'information, de dialogue et de discussion sur le Luxembourg et l Europe. Mise en œuvre par le gouvernement, elle se veut non partisane et ouverte à toutes et à tous. - annonces ponctuelles insérées dans la presse écrite nationale - annonces dans la presse spécialisée luxembourgeoise, soit des

10 mensuels consacrés surtout à l actualité économique touchant les entreprises des différents secteurs Le recours à ce type de presse est très important car il représente un support publicitaire cible et de premier choix, son lectorat étant composé de cadres, de dirigeants et d autres décideurs potentiels (ex. PaperJam (magazine business), Merkur, Echo de l industrie, HORESCA ). Grâce à ce mode de communication varié (communication écrite et surtout grâce aux contacts directs tel que événements, rencontres d informations et de sensibilisation, conférences), l Autorité de gestion peut profiter d un feed-back immédiat permettant d identifier les principales préoccupations et besoins des publics cibles. Le calendrier des activités devra tenir compte des moments propices pour augmenter les bénéfices de communication: ainsi plusieurs actions seront planifiées parallèlement par exemple lors du lancement de l appel à candidatures. Ce dernier sera renforcé par des spots télé, radio, conférences de presse, articles dans presse nationale et spécialisée, etc. Aperçu du plan de communication Année Séance académique célébrant le 50 e anniversaire du Fonds social européen au Théâtre de la Ville d Esch-sur-Alzette en présence de S.A.R. le Grand-Duc, de Monsieur Vladimir Spidla, membre de la Commission européenne, chargé de l'emploi, des affaires sociales et de l'égalité des chances, ainsi que de nombreux invités d honneur, notamment des anciens responsables politiques et d anciens membres des différents comités FSE. - Le ministère du Travail et de l'emploi a lancé une grande action d'information et de sensibilisation en octobre 2007 pour promouvoir les interventions du Fonds Social Européen en amont du lancement du premier appel à candidatures dans le cadre du programme opérationnel Dans ce contexte des spots télé et radio ont été diffusés fin octobre - début novembre 2007 sur RTL Télévision et RTL Radio. La campagne a été réalisée par IP Production et a été pilotée par l Autorité de gestion du FSE. - Lors de la conférence de presse qui a eu lieu en date du 6 novembre 2007, Monsieur le Ministre du Travail et de l Emploi a lancé via conférence de presse une invitation publique à

11 la grande fête populaire du 10 novembre 2007 célébrant le 50 ème anniversaire du FSE et a par le même biais lancé la nouvelle période de programmation du FSE En date du 10 novembre 2007 une grande fête populaire à la place d Armes au Centre de la Ville de Luxembourg a. eu lieu à l occasion du 50e anniversaire du Fonds social européen le «visage social de l Europe». Lors de cette manifestation tous les acteurs qui sont ou ont été des promoteurs de projets du FSE étaient invités. Un nombre élevé était présent avec un stand d information. Lors de cette manifestation l exposition permanente, constituée de textes et photos de personnes qui témoignent de la façon dont elles ont trouvé un soutien concret à travers un projet FSE, a été inaugurée. Cette exposition a été installée afin de contribuer à faire connaître au grand public les activités cofinancées par le FSE au Luxembourg. - L Autorité de gestion a toujours recours à des gadgets promotionnels différents, comme des mouse pads, tasses, stylos, parapluies, nécessaires portant le logo Grande action de publicité / séminaires : Année 2008 La première grande action de publicité 2008 était la participation et le cofinancement du FSE aux premières Journées nationales de l emploi au Luxembourg ainsi que, dans la suite, le lancement via conférence de presse en date du 8 juillet 2008 du deuxième appel à candidatures public au cours de laquelle des informations précises concernant les réalisations en cours du programme opérationnel ont été fournies au grand public. Dès atteinte d une masse critique de promoteurs (à ce stade seulement 4), un séminaire sur la communication et la publicité regroupera les porteurs de projets. En attendant, il y a lieu de souligner que les bénéficiaires ont de par la convention signée avec l Autorité de gestion et de par le guide administratif et financier, reçu l ensemble des informations nécessaires et suffisantes, dont notamment le règlement (CE) N 1828/2006, afin de pouvoir honorer leurs obligations de publicité vis-à-vis du FSE. Affichage du drapeau Le drapeau de l Union européenne a été affiché du 9 mai 2008 au 16 mai 2008 au Ministère du Travail et de l Emploi au 26, rue Zithe à L-2939 Luxembourg, siège de l autorité de gestion des fonds en provenance du FSE

12 Présence foire : Lors des Journées nationales de l emploi qui ont eu lieu du 4 au 6 juillet 2008, un stand du Fonds social européen était présent ainsi que plusieurs stands de porteurs de projets du FSE. Appel à candidatures : Le lancement de l appel à candidature pour les années budgétaires 2009 et 2010, publié dans la presse nationale le 9 juillet 2008, a été couvert par une conférence de presse en date du 8 juillet Il était relié à la campagne transit, les spots télé et radio ainsi que par l envoi d une information par le biais d une newsletter. Le site internet est complété et actualisé de manière régulière. Une newsletter a été envoyée aux abonnés du site pour les informer sur lancement de l appel à candidatures. En outre, un deuxième site internet a été mis en place spécialement pour l appel à candidatures. Liste des bénéficiaires Comme par le passé, la liste intégrale des bénéficiaires avec le nom des opérations, leur date de début et le montant total du cofinancement public (50 % contrepartie nationale et 50 % contrepartie FSE, est publiée sur le site sous la rubrique «projets/opérations» sousrubrique période de programmation Matériel promotionnel : L Autorité de gestion a à des gadgets promotionnels spécifiques comme des sets de jeux dominos ainsi que des trousses de secours portant le logo Calendrier prévisionnel pour les années 2009 et 2010 Les actions seront menées de manière identique à l ensemble des procédures décrites sous «Année 2008». S y ajoutera notamment : Un meeting INIO en 2009: Cette réunion accueillera tous les responsables «Informal Network of ESF Information Officers» de la communication des pays membres de la Communauté européenne. Le meeting sera couvert par la presse écrite, parlée et télévisée nationale

13 Aperçu des actions concrètes réalisées de 2003 à mars 2003 séminaire thématique sur l auto-évaluation avec la participation de membres du gouvernement luxembourgeois et de hauts représentants de la Commission européenne 10 novembre 2003 séminaire sur le Gender-Mainstreaming en collaboration avec le Ministère de la Promotion Féminine avec la participation de membres du gouvernement luxembourgeois et de hauts représentants de la Commission européenne 26 novembre 2003 séminaire sur le FSE et la Stratégie européenne en faveur de l emploi, évaluation et perspectives d avenir avec la participation de membres du gouvernement luxembourgeois et de hauts représentants de la Commission européenne 13 décembre 2004 séminaire sur l identification et l échange des bonnes pratiques avec la participation de membres du gouvernement luxembourgeois et de hauts représentants de la Commission européenne 4 juillet 2005 conférence de presse pour annoncer l appel à candidatures pour mai 2006 conférence de presse pour annoncer l appel à candidatures pour 2007 et mai 2006 RTL a diffusé dans son programme Magazine un reportage présentant quelques projets pertinents du Fonds social européen au Luxembourg 28 novembre 2006 Technical Working Group du Comité du Fonds social européen s est réuni à Mondorf-les-Bains 25 juin 2007 Séance académique célébrant le 50e anniversaire du Fonds social européen octobre/ novembre ème vague de spots télé 6 novembre 2007 conférence de presse annonçant le lancement d'un appel à candidatures pour le 12 novembre 2007 sur base du Programme opérationnel de l'intervention du FSE au Grand-Duché de Luxembourg au titre de l'objectif "Compétitivité régionale et Emploi" pour la période de programmation novembre 2007 grande fête populaire 50 ans FSE

14 21 avril 2008 le Syndicat des villes et communes du Luxembourg (Syvicol) et Europaforum.lu avaient invité à la "Al Schmelz" à Steinfort à une réunion sur le sujet "Les communes et les programmes des fonds structurels de l UE". En présence du ministre de l Intérieur et de l Aménagement du Territoire, Jean-Marie Halsdorf et du ministre délégué aux Affaires étrangères et à l Immigration, Nicolas Schmit, des représentants de quatre ministères ont expliqué aux acteurs communaux comment ils pourront tirer le meilleur parti des fonds européens pour financer leurs projets dans des domaines comme le développement économique et l innovation. Cette réunion était la première d une série de quatre réunions régionales. L autorité de gestion du FSE a fait une présentation du Fonds social européen. 4 au 6 juillet 2008 Annoncées par le Premier ministre Jean-Claude Juncker dans la déclaration sur l État de la Nation 2008, les premières Journées nationales de l emploi (JNE) ont été officiellement inaugurées le 4 juillet 2008 dans les halls de Luxexpo à Luxembourg-Kirchberg par le ministre du Travail et de l'emploi François Biltgen. Ouvertes au grand public jusqu'au 6 juillet, les JNE étaient destinées à constituer un forum de rencontre pour les acteurs économiques et sociaux et à informer et à sensibiliser toute personne intéressée aux multiples aspects des politiques de l emploi au Luxembourg. Tout au long des trois journées des JNE, les visiteurs ont pu se renseigner auprès des responsables des différents stands d information, dont un stand du FSE qui ont présenté les différents volets de leur travail. Au total, la foire a réuni 73 acteurs répartis sur 56 stands et est restée ouverte au grand public pendant toute la journée du dimanche 6 juillet

15 CHAPITRE V MODALITES D EVALUATION DES ACTIONS D INFORMATION ET DE PUBLICITE Actions concernant l optimisation des stratégies Les responsables de la communication participent régulièrement à des formations et des journées d échanges d informations sur les nouveautés dans le domaine des médias et nouvelles technologies. Evaluation des actions menées Les indicateurs qualitatifs et quantitatifs ci-dessous pourront être utilisés pour évaluer et mesurer l efficacité des différentes activités de publicité et d information réalisées : - Visiteurs du site du FSE / visite de site spécifique à des opérations - Nombre de publications en relation avec les opérations - Popularité du Fonds social européen et du programme opérationnel (notamment dans le contexte de fiches d évaluation à remplir par les participants aux différents événements promotionnels du FSE) - Nombre de manifestations et d évènements réalisés par la COM/AG/bénéficiaires - Nombre de participants aux différents évènements - Distribution des différentes publications/ téléchargements des différents documents disponibles sur le site - Budget investi par les bénéficiaires dans le cadre de la publicité relative au FSE / à leur opération - Nombre de gadgets promotionnels distribués. Bien qu une partie de ces indicateurs peuvent être vérifiés directement par l Autorité de gestion et que ces derniers lui fournissent un aperçu momentané sur l impact et la notoriété des actions menées, il est aussi prévu qu une appréciation plus complexe et plus détaillée des actions d information et de publicité soit effectuée par un expert externe dans le cadre des deux rapports d évaluation prévus dans le programme opérationnel et dans le système de gestion et de contrôle. Sur base d un cahier des charges élaboré par ses soins et en conformité avec la législation sur les marchés publics, l Autorité de gestion commanditera les travaux d évaluation qui seront réalisés en toute indépendance scientifique par l expert externe et transmis au Comité de suivi ainsi qu à la Commission européenne. En cas de besoin, ces rapports pourront le cas échéant être complétés par des évaluations thématiques ponctuelles. Afin d analyser l impact des différentes actions réalisées dans le cadre des appels à candidature respectifs, l Autorité de gestion va compléter la fiche de candidature (formulaire nécessaire pour l octroi d un concours financier du FSE et fourni par les porteurs de projet potentiels) avec un

16 questionnaire supplémentaire demandant entre autre la manière suivant laquelle les porteurs de projet en question ont été informés sur les appels à candidatures. CHAPITRE VI BUDGET INDICATIF Toutes les actions de communication sont financées par l enveloppe financière de l Assistance technique qui s élève à un budget d environ 2 millions d euros pour la période de programmation % de ce montant global est prévu pour être utilisé pour la communication du FSE en général. Cependant, il est difficile de chiffrer au stade actuel les coûts réels et exacts en relation avec les actions d information et de publicité prévues étant donné que le montant est susceptible d être ajusté en fonction notamment des résultats de l évaluation et d autres imprévus