Guide Utilisateur. Optimisez vos réservations hôtelières avec hotel.info

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1 Guide Utilisateur Optimisez vos réservations hôtelières avec hotel.info Last update:

2 Guide Utilisateur Sommaire. 2 Introduction.. 3 Recherche d hôtels. 4 Sélection du voyageur 5 Recherche approfondie..6 Etape 1: Liste des hôtels correspondants 7 Comparaison d hôtels: une aide à la décision 8 Etape 1: Carte interactive. 9 Etape 2: Choix du tarif 10 Etape 3: Choix concernant le voyageur principal.. 11 Etape 4: Coordonnées du voyageur 12 Etape 5: Contrôle des données 13 Etape 5: Contrôle et réservation.. 14 Confirmation de la réservation.. 15 Aperçu des réservations 16 Qu est-ce qu un Travel Arranger? Vos contacts chez hotel.info. 18 SOMMAIRE 2

3 Guide destiné aux assistantes et voyageurs Le site hotel.info peut être utilisé par la personne qui voyage (Selfbooker), par son assistante ou encore par un(e) chargé(e) de voyage (Travel Arranger). Travel Arranger : Le chargé(e) de voyage peut réserver pour le compte de chaque voyageur dont il a la charge. Il peut utiliser les informations de leurs profils et économiser ainsi beaucoup de temps dans la procédure de réservation. Dans un même groupe, s il existe plusieurs Travel Arrangers, ils peuvent se remplacer dans la gestion de leurs voyages (réservation, modification, annulation, historique ) Selfbooker : Les voyageurs sont autonomes dans la gestion de leurs réservations et peuvent, à tout moment, modifier ou annuler les réservations effectuées par un(e) chargé(e) de voyage (Travel Arranger). INTRODUCTION 3

4 5 possibilités pour rechercher votre hôtel Consultez vos barêmes de remboursement 1. Cliquer sur un lieu prédéfini (adresses société) et choisissez vos dates 2. Rechercher un hôtel en fonction de sa localisation (destination de voyage) 3. Hôtel spécifique (recherche par nom d hôtel) 4. Rechercher autour d un lieu défini (adresse, gare, aéroport ) Entrez une date afin d afficher uniquement les hôtels disponibles En tant qu assistante (Travel Arranger), vous pouvez choisir pour qui vous souhaitez réserver RECHERCHE D'HOTELS 4

5 Page d accueil Lorsque vous sélectionnez le nom d un collaborateur pour lequel vous voulez réserver, l adresse de celuici apparait à côté de votre statut Vous pouvez saisir directement l adresse mail du collaborateur ou cliquer sur sélectionner un nom d employé afin de lancer une recherche SELECTION DU VOYAGEUR 5

6 A l aide de la «recherche par adresse», vous pouvez localiser les hôtels disponible autour d une adresse précise. Vous avez également la possibilité de rechercher des hôtels proches de gares, aéroports, centre de congrès ou autres. RECHERCHE APPROFONDIE 6

7 Consultez vos barêmes de remboursement Outil de localisation des hôtels sur une carte dynamique (cliquez sur «agrandir») Changer les dates du voyage Logo indiquant un tarif Affaires hotel.info Les hôtels avec tarifs négociés sont présentés avec le logo PSA. ETAPE 1: LISTE DES HOTELS CORRESPONDANTS 7

8 Selection des hôtels à comparer (maximum 3) Présentation structurée des principaux aménagements de l hôtel, permettant une comparaison rapide et claire Cliquez sur les menus pour afficher ou masquer les détails de chaque hôtel COMPARAISON D HOTELS: UNE AIDE A LA DECISION 8

9 Fonction zoom (+ / -) Mode de visualisation modifiable Les points verts indiquent les hôtels avec des tarifs négociés par votre société. Les points oranges indiquent tous les autres hôtels disponbiles. Dans la liste d hôtels les tarifs négociés sont indiqués en vert. La croix rouge indique votre destination Fonction de la souris: déplacez votre curseur sur un symbole de la carte pour voir les informations détaillées sur les hôtels et réserver directement. CARTE INTERACTIVE 9

10 Consultez vos barêmes de remboursement Vous pouvez choisir de réserver pour un collaborateur, pour vous-même, et sélectionner la langue du mail de confirmation. Choix du nombre de voyageurs et de chambres Le meilleur tarif apparait toujours en haut de la liste Le tarif négocié dans cet hôtel est signalé par le logo PSA ETAPE 2: CHOIX DU TARIF 10

11 L étape 3 vous propose un aperçu de la réservation: détails, prix total du séjour et conditions d annulation. Si vous ne l avez pas fait précédemment, vous pouvez maintenant entrer l adresse du voyageur principal, rechercher son profil (fenêtre). ETAPE 3: CHOIX CONCERNANT LE VOYAGEUR PRINCIPAL 11

12 Si vous réservez plus d'une chambre, vous pouvez ajouter les noms et les adresses des voyageurs. Arrivée tardive: Dans ce cas, une carte bancaire pourra vous être demandée comme garantie. Messages pour l hôtel: besoins particuliers, infos importantes pour l hôtel. ETAPE 4: COORDONNEES DU(S) VOYAGEUR(S) 12

13 Choisir une adresse de facturation: celle-ci peut être saisie manuellement ou sélectionnée dans la liste d adresses préenregistrées. Les données de la carte de crédit peuvent être enregistrées dans le profil du voyageur (cryptées). Confirmation par SMS: Si le numéro est enregistré dans le profil. ETAPE 4 : CONTROLE DES DONNEES 13

14 Veuillez vérifier vos données Si les données sont correctes, procédez à la réservation en cliquant sur «Réserver». ETAPE 5: CONTROLE ET RESERVATION 14

15 Les conditions d annulation sont rappelées dans cette étape. Au bas de la page, vous pouvez: *Réservez de nouveau dans cet hôtel *Imprimer la confirmation *Retourner à la liste des hôtels recherchés. CONFIRMATION DE LA RESERVATION 15

16 Vous pouvez accéder à toutes vos réservations (celles que vous avez faites en mode TA et les vôtres). Choississez vos critères de tri puis cliquez sur soumettre. Vous accédez à toutes les réservations effectuées par les TA de votre groupe et vous pouvez: *réserver de nouveau *annuler *modifier *renvoyer la confirmation *etc. APERCU DES RESERVATIONS 16

17 Quelques atouts de la fonction TRAVEL ARRANGER Le chargé(e) de voyage peut : Réserver pour le compte de chaque voyageur dont il a la charge. Utiliser les informations de leurs profils et économiser ainsi beaucoup de temps dans la procédure de réservation. Remplacer un autre chargé de Voyages dans la gestion de leurs voyages (réservation, modification, annulation, historique ) QU EST-CE QU UN TRAVEL ARRANGER? 17

18 Questions générales et réservations téléphoniques: vous pouvez contacter notre centre d appels à l adresse suivante: reservation@hotel.info Fax: vous pouvez aussi envoyer votre demande par fax au Tél: composer le (24h/24, 7j/7 appel gratuit depuis la France) Réservations de groupes et conférences: contacter le service de réservation pour les groupes à l adresse suivante: groupes@hotel.info Fax: vous pouvez aussi adresser votre demande par fax au Tél: composer le (24h/24, 7j/7 appel gratuit depuis la France) Assistance en cas de difficulté après le départ: contacter le service d assistance aux entreprises à l adresse suivante: assistance@hotel.info Fax: envoyer votre demande par fax au Tél: composer le (appel gratuit depuis la France) Vous trouverez sur la page d accueil du site d autres numéros internationaux gratuits en cliquant sur «Contact» (en bas de page à gauche). VOS CONTACTS CHEZ HOTEL.INFO 18