Procès-verbal Assemblée générale annuelle Hôtel Westin, Ottawa, Ontario Samedi le 13 octobre 2012

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1 1. Ouverture de l assemblée Procès-verbal Assemblée générale annuelle Hôtel Westin, Ottawa, Ontario Samedi le 13 octobre 2012 L ouverture officielle de l assemblée a été déclarée à 8 h par Brenda Sabo, la présidente de l ACIO/CANO. 2. Adoption de l ordre du jour Motion - adopter l ordre du jour de l assemblée générale annuelle du 13 octobre 2012 tel que présenté (Dre Margaret Fitch, Stephanie Burlein-Hall). ADOPTÉE. 3. Approbation du procès-verbal Motion - approuver le procès-verbal de l AGA de l ACIO/CANO tenue à Halifax, Nouvelle-Écosse le 13 septembre 2011 (Lorraine Martelli, Myriam Skrutkowski). ADOPTÉE. 4. Suivi de la dernière réunion a. Présentation des membres du CA Brenda Sabo a présenté les membres du conseil d administration de l ACIO/CANO. Elle a présenté Lorna Roe, le membre du CA commençant son mandat. b. Reconnaissance liée à la conférence Brenda Sabo a reconnu les contributions du comité organisateur de la conférence, du comité local de la planification, du comité du programme scientifique ainsi que de Malachite Management. c. Rapport de la présidente a. Journée des soins infirmiers en oncologie Brenda Sabo a présenté une mise à jour sur la Journée des soins infirmiers en oncologie (JSIO) Elle a adressé des remerciements particuliers à Corsita Garraway et à Jennifer Stephens pour leur approche novatrice à l édition 2012 de la JSIO et aux bénévoles qui ont conçu la chorégraphie de la danse exécutée à l occasion du rassemblement éclair.

2 Les moyens accrus en relations publiques concernant la JSIO ont donné d excellents résultats. La JSIO a ainsi fait l objet de deux proclamations provinciales signées par le premier la première ministre de la Nouvelle-Écosse et de Terre-Neuve-et-Labrador, d une ovation à la Chambre des communes lors de la consécration officielle de la Journée des soins infirmiers en oncologie, de six proclamations provinciales et de dix proclamations de maires et mairesses. b. Prix de l infirmière de l année Ce prix a été créé en vue de reconnaître le travail acharné, le dévouement et la bienveillance des infirmières en oncologie. On a dénombré, cette année, 15 nominations pour ce prix. c. Réalisations clés Les réalisations clés de l ACIO/CANO en 2012 sont de nouvelles initiatives pédagogiques dont l introduction de balados et notre stratégie nationale pour l administration de la chimiothérapie. Cette stratégie nationale qui est entrée dans sa phase finale s est valu une attention internationale. De plus, l Association des infirmières et infirmiers du Canada s intéresse à la diffusion de cette documentation. d. Initiatives de communication L ACIO/CANO possède désormais son propre canal YouTube et ses comptes Facebook et Twitter. Sa page Facebook compte 317 «fans» tandis que le compte Twitter a 609 abonnés. e. Projets à venir Les projets à venir en 2013 comprennent les suivants : 1) révision du site Web de l ACIO/CANO afin d en accroître la convivialité; 2) création d une archive électronique des numéros de la Revue; 3) élaboration d un nouveau plan stratégique; 4) accroissement du soutien aux groupes d intérêts spéciaux. 5. Rapport de la trésorière Jeanne Robertson, la trésorière, a présenté une mise à jour de la situation financière de l association. Celle-ci est stable, et l ACIO/CANO est ainsi en mesure d appuyer, au nom de ses membres, plusieurs initiatives notamment l augmentation du nombre de subventions de voyage, de bourses d études et de recherche et l archivage électronique des numéros de la Revue.

3 Il était prévu que le budget de 2011 se solde par un déficit, mais l ACIO/CANO a fini par dégager des bénéfices en L ACIO/CANO anticipe un excédent budgétaire au cours des deux prochains exercices. Le CA a décidé de conserver la somme de $ à titre d amortisseur et d investir les fonds qu elle produit dans les services aux membres. Motion - nommer Wolrige Mahon à titre de vérificateurs de l ACIO/CANO pour l exercice 2012 (Sylvie Bélanger, Kelly-Anne Baines). MOTION ADOPTÉE. Règlements Brenda Sabo a indiqué que le Gouvernement du Canada avait modifié, en 2011, la Loi sur les corporations canadiennes. Par conséquent, l ACIO/CANO a dû apporter des modifications à ses règlements afin qu ils soient conformes à la nouvelle loi. Les changements importants concernent notamment ce qui suit : Vote des absents : les membres peuvent voter par la voie électronique ou par la poste; l ACIO/CANO ne permet pas le vote par procuration; Les membres peuvent exiger la tenue d une assemblée si 5 % du nombre total de membres le font. Afin de respecter l esprit des règlements précédents de l ACIO/CANO, aucune modification n a été apportée à ce qui suit : La signature des documents exige deux signataires autorisés; L ACIO/CANO a toujours six catégories de membres Le CA doit avoir au moins trois administrateurs tandis qu aucun maximum n a été institué. Les changements exigés rehaussent la reddition de comptes du CA. De ce fait, le CA a élaboré un manuel de gouvernance qui détaille notamment : o L admissibilité du CA o La nomination des membres du CA o La rémunération des membres du CA o La protection des membres du CA o Les indemnités o Le mandat de chacun des membres du bureau Quelques-unes des nouvelles stratégies visant à mobiliser les membres : des évaluations complètes des membres du CA un lien permanent vers les procès-verbaux des réunions du CA un lien dans le site Web permettant aux membres de présenter des suggestions au CA

4 Motion approuver par résolution spéciale les changements apportés aux règlements (Cheryl, Heather Porter). ADOPTÉE. 6. Questions diverses a. Plan stratégique Brenda Sabo a présenté une mise à jour sur le plan stratégique de l ACIO/CANO. L actuel plan stratégique a orienté les actions du CA au cours des trois dernières années, et l ACIO/CANO a lancé les travaux sur son prochain plan stratégique. La première étape a vu l envoi d un sondage auprès des membres. L association a reçu 300 réponses et ces dernières forment un élément clé du processus de planification stratégique. Le CA a sélectionné un cadre qui cerne clairement les responsabilités de ses membres et les responsabilités du CA en matière de gestion relativement au processus de planification stratégique. Le but sera de se concentrer sur les nouvelles possibilités, sur les points forts de l association ainsi que sur les défis qu elle a réussi à surmonter. Les enjeux qui seront abordés lors des séances de planification stratégique incluront la planification de la relève et le leadership, les initiatives spéciales et l établissement des priorités, les GIS, les partenariats, notre profil international et la mobilisation du corps étudiant. Une réunion de planification stratégique figure au calendrier de Le rapport qui en découlera sera diffusé auprès des membres. b. Budget de 2013 Jeanne Robertson a indiqué que dans le cadre du budget de 2013, le CA aimerait doubler la somme totale allouée aux bourses d études et de recherche et aux subventions de voyage. Le coût de l archivage électronique de la Revue se montera à environ dollars. Nous avons réservé des fonds pour l amélioration de la structure du site Web. Nous avons également ajouté une affectation budgétaire intitulée «Initiatives spéciales» en vue de financer les projets spéciaux. c. Thème de la JSIO 2012 La JSIO aura lieu le 2 avril Il s agit de la dixième du nom. Un vote a été tenu lors de l assemblée du Conseil des sections afin de déterminer le thème de la JSIO On a retenu le thème «Infirmières en oncologie : inspirer le changement». d. Stratégie nationale d administration de la chimiothérapie

5 La vision présentée dans la Stratégie nationale d administration de la chimiothérapie est que «Chaque patient à travers le Canada, sans égard au lieu, reçoit un traitement de chimiothérapie d une infirmière en oncologie qui répond à des normes de pratique prédéfinies par le biais d un programme de formation intégré assurant l acquisition et le perfectionnement des compétences». Ce projet a été lancé en L ACIO/CANO a élaboré un énoncé de position, des normes, des compétences et des ressources pédagogiques. La dernière phase concerne le développement et la mise en œuvre des évaluations. Jusqu à présent, l ACIO/CANO a réalisé une évaluation. Celle-ci examinait l adoption des normes : dans quelle mesure elles sont utilisées et implantées et quels en sont les points forts et les points faibles, etc. Une approche à trois volets a été utilisée dans le cadre de l évaluation. En premier lieu, un sondage a été envoyé aux membres de l association, à des non-membres et à d autres intervenants des soins aux personnes atteintes de cancer. En deuxième lieu, des entrevues se sont tenues un peu partout au Canada. Les questions de ces entrevues étaient basées sur les thèmes dégagés grâce au sondage. Le troisième volet consiste à valider les thèmes cernés grâce au sondage et aux entrevues effectuées ici même à la conférence qui s est achevée jeudi. Le CA élaborera un rapport final relativement aux priorités. e. Quelques chiffres sur les membres L ACIO/CANO compte actuellement 896 membres. Il y a, au Canada, un peu plus de 1700 infirmières certifiées en oncologie alors qu on y dénombre infirmières certifiées. Les infirmières en oncologie représentent donc 10 % du nombre total d infirmières certifiées au pays. En 2011, l ACIO/CANO comptait 29 membres provenant du corps étudiant. Cette année, ce chiffre est passé à 48. f. Occasions de formation Karyn Perry a présenté une mise à jour sur les occasions de formation. Le programme de webinaires de l ACIO/CANO a débuté en 2011 par trois webinaires. En 2012, l ACIO/CANO en a déjà préparé six avec l intention d'en préparer deux de plus d ici la fin de l année. Une idée pour les sujets qui seront couverts à l avenir est d organiser une série «101» d introductions à l intention des débutantes. Le programme de webinaires a reçu une rétroaction fort positive de la part des membres. L ACIO/CANO aimerait demander à ses membres de partager leur savoir avec des infirmières de l ensemble du pays en communiquant avec le CA ou le bureau national de l ACIO/CANO à propos de la présentation éventuelle d un webinaire sur des sujets qu ils connaissent à fond.

6 L ACIO/CANO explore également la possibilité de créer des balados lesquels sont des enregistrements de présentations qui peuvent être diffusés par le biais de YouTube. g. Questions Q1 : Étant donné le thème retenu pour la Journée des soins infirmiers en oncologie de 2013, le CA envisagerait-il de tenir une campagne de recrutement de membres axée sur cet évènement afin d élargir les rangs de l association? Ceci pourrait inclure la réduction des droits d adhésion à moitié prix ou à un autre tarif avantageux. A1 : Le CA de l ACIO/CANO encourage les membres à tenir leurs propres campagnes de recrutement au sein de leurs unités. Toute gestionnaire qui a une idée ayant une composante financière peut la proposer au CA et celui-ci étudiera la possibilité de fournir des fonds à l appui. Q2: Le comité du programme scientifique pourrait-il explorer la possibilité d incorporer des crédits de formation à la conférence annuelle ou au programme de webinaires? A2: Le CA reconnaît l existence de ce besoin et espère pouvoir mobiliser les intervenants sur la façon d obtenir l accréditation nécessaire afin que les occasions de formation soient reconnues à cet effet. Q3: Un membre de l ACIO/CANO a demandé si des normes allaient être élaborées pour la radiothérapie, les besoins étant grands puisque l Alberta a institué le rôle d infirmières en radiothérapie à l échelle de la province. A3: C est dans le cadre du processus de planification stratégique de l ACIO/CANO que le CA décidera de quelles normes il devrait faciliter la création. Nous prenons note que la radiothérapie est un domaine prioritaire suggéré par les membres. Une représentante de l AIIC a réitéré la volonté de cette dernière de collaborer avec l ACIO/CANO. Cela inclut notamment le partage de données sur les professionnels des soins infirmiers au Canada. 7. Reconnaissance Sally Thorne a annoncé les noms des récipiendaires du concours de subventions de recherche. Il s agit de Joanne Crawford et de Joanne Power. 8. Prochaine assemblée générale annuelle

7 La prochaine AGA aura lieu le 22 octobre 2013 à Vancouver, en C.-B.