ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL BUDGET ET CONTRÔLE DE LA GESTION TABLEAU DE TRI 2009

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1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 77 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL BUDGET ET CONTRÔLE DE LA GESTION TABLEAU DE TRI 2009 par Geert LELOUP Bruxelles 2011

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3 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL BUDGET ET CONTRÔLE DE LA GESTION TABLEAU DE TRI 2009 par GEERT LELOUP Bruxelles 2011

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5 LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il s agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d une institution et l impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l autorisation de l Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l État. Dans la pratique, il est cependant compliqué d organiser l élimination ou le transfert des archives au cas par cas. L élaboration d un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU EST-CE QU UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d archives numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de et le sort à leur réserver lorsque ces documents n ont plus d utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les Archives de l État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création, l institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. QUELS SONT LES AVANTAGES D UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives, et donc une ressource importante en matière d efficacité, d économie des coûts et de réduction des risques. L accélération de l accumulation de la masse de papiers et la numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi important à la bonne gestion de l information. Si, dans de telles circonstances ou sous la contrainte de celles-ci les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries d archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour l organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de pièces d archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l information au sein d une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d élaborer une véritable stratégie en matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la pérenne et au transfert vers un dépôt d archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique. 5

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7 TABLE DES MATIÈRES A. Service du Président et Services d Encadrement A1. Service du Président A2. Service d Appui Général A2a. Service d Appui Général (ECONOMAT, GESTION DE L IMMEUBLE, ACCUEIL, SERVICE DE TRADUCTION, BIEN-ETRE, DEVELOPPEMENT DURABLE) A2a. Service de la Documentation A3. Service d Encadrement Budget et Contrôle de la Gestion A4. Service d encadrement P&O A4a. Cellule Administration du Personnel A4b. Cellule Ressources Humaines A5. Service d Encadrement TIC B. Service Macrobudgétaire, Base Documentaire Générale et Service de la Documentation B1. Service Macrobudgétaire B2. Base Documentaire Générale C. Service de l assistance à l élaboration du Budget C1. Section Budget et Contrôle C2. Section Contrôle des Engagements (y compris les contrôleurs des engagements auprès des départements) D. Service du Comptable Fédéral (Projet FEDCOM) E. Service Management Support G. Bureau d Ethique et de Déontologie Administratives H. Commissaires de gouvernement et délégués du Ministre des Finances... 35

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9 LISTE DES ABRÉVIATIONS ABCD AE auj. BSC B&CG CAE CIFB CMCES CNCP DMS ECOFIN EMAS ICN IF IPSS LCCE MB P&O PV RH RMA SAG SCPST SPF SPP TIC Administration du budget et du contrôle des dépenses Archives de l Etat aujourd hui Balanced Score Card Budget et Contrôle de la Gestion Cité administrative de l État Conférence interministérielle des Finances et du Budget Comité ministériel de coordination économique et sociale Commission de la Normalisation de la Comptabilité publique Document Management System Conseil des Affaires économiques et financières Eco-Management and Audit Scheme Institut des comptes nationaux Inspection des Finances Institutions publiques de sécurité sociale Lois Coordonnées sur la Comptabilité de l Etat Moniteur belge Personnel et Organisation Procès-verbaux Ressources humaines Records Management Application Service d administration générale Service commun de la prévention et de la sécurité au travail Service Public Fédéral Service Public fédéral de Programmation Technologies de l information et de la communication

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11 TABLEAU DE TRI [modèle structurel] Le tableau de tri est un relevé systématique, une nomenclature de toutes les archives du SPF. Il indique au minimum la nature des séries d archives, le délai de administrative de chaque série, et leur destination. Ainsi, dès la création des documents, et même avant leur création, l institution sait lesquels pourront être éliminés lorsque leur délai de administrative sera écoulé, et lesquels devront être conservés à titre permanent en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. Les données suivantes sont mentionnées dans le tableau: Services producteurs d archives Les services sont indiqués dans une ligne horizontale qui est grisée pour rendre le tableau plus facilement lisible. Codes des séries A chaque série mentionnée dans le tableau est attribué un code qui permet de l identifier aisément, rapidement et sans ambiguïté. d archives Les archives sont décrites par série puisque celles-ci forment les subdivisions intellectuelles et matérielles principales du classement des documents. C est aussi à ce niveau qu il est le plus commode de trier les archives sans imposer une charge de travail trop lourde à ceux qui seront chargés des opérations de tri. Les séries sont datées de manière précise, sur la base du document ou du dossier le plus ancien et du document ou du dossier le plus récent. administrative Basé sur le délai d utilité administrative, le délai de lui est égal ou supérieur. Sa fixation s appuie soit sur un texte normatif, loi, arrêté, décret, ordonnance, circulaire ou note de service, soit sur un accord entre l archiviste inspecteur et le producteur d archives. Le délai de s exprime normalement en année ou en mois dans le cas des délais fermés. Par contre, la nature de certains documents exige plus de souplesse ; on établit alors un délai ouvert quand il n est pas possible de déterminer à l avance la date d échéance. Un exemple caractéristique est l utilisation de la formule «jusqu à substitution» pour indiquer que les archives ne perdent leur valeur administrative qu après avoir été remplacées intégralement (par des applications numériques, des scans à haute résolution, des photocopies ) et que l information est encore disponible sous une forme nouvelle. La destination est déterminée par les Archives de l Etat en concertation avec le SPF, sur base de la valeur culturelle et scientifique en terme de recherche historique. Trois possibilités s offrent : la intégrale, l élimination intégrale ou le tri. La colonne est réservée à des informations complémentaires sur. 11

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13 A. SERVICE DU PRESIDENT ET SERVICES D ENCADREMENT A1. SERVICE DU PRESIDENT A Dossiers relatifs à la rédaction des rapports annuels - documents préparatoires (papier et électroniques (MS Word)) 2003-auj. 3 ans éliminer - version (papier et électronique (PDF)) 2003-auj. 10 ans conserver 1 exemplaire A Dossiers relatifs à l élaboration des plans de management (tant les plans stratégiques qu opérationnels) - documents préparatoires (papier et électroniques (MS Word)) 2003-auj. 3 ans éliminer - version (papier et électronique (PDF)) 2003-auj. 10 ans conserver 1 exemplaire A Procès-verbaux et pièces annexes des réunions du comité de direction (papier et électroniques (MS Word en PDF)) 2003-auj. 30 ans conserver A Procès-verbaux et pièces annexes des réunions du Forum des présidents des SPF et des SPP (papier et électroniques (MS Word et PDF)) 2003-auj. 10 ans éliminer Le SPF Chancellerie du Premier Ministre conserve les originaux. 13

14 A Dossiers relatifs à la réforme Copernic et à la création du SPF Budget et Contrôle de la Gestion (papier) ans trier Actuellement, ils sont conservés par le service de documentation. Les pièces relatives à la création du SPF (rapports, études, etc.) doivent être conservées, les autres doivent être éliminées. A "Balanced Scorecard (BSC)", base de données pour mesurer et suivre les travaux des services du SPF (Miro) auj. 10 ans conserver Les tableaux de bord sont soumis mensuellement au comité de direction en format Word. A Dossiers relatifs au traitement des questions parlementaires écrites (papier et électronique (MS Word et courriel), classés selon le numéro d ordre) 2006-auj. 5 ans éliminer Actuellement, ces dossiers sont gérés par un membre du service Budget et Contrôle. Les questions et réponses sont publiées dans les documents parlementaires. A Lois, arrêtés royaux et ministériels relatifs à l organisation, aux procédures et aux délégations concernant le budget et le contrôle de la gestion (originaux sous forme papier) 2001-auj. 30 ans conserver A Documents relatifs aux mandats des commissaires du gouvernement (papier) 1991-auj. 10 ans conserver A Dossiers relatifs à des litiges (Conseil d État, Cour constitutionnelle, etc.) 2007-auj. 5 ans après clôture du dossier conserver Actuellement, ces dossiers sont gérés par un membre du service Budget et Contrôle. 14

15 A Procès-verbaux et pièces annexes des réunions du conseil de direction du Ministère des Finances expiré éliminer Les originaux sont conservés par les Services du président du SPF Finances. A Procès-verbaux et pièces annexes des réunions de la Commission de la normalisation de la comptabilité publique (CNCP) expiré Transférer au SPF Finances Le secrétariat de la CNCP est assuré par la division Commissions de l Administration du cadastre, de l enregistrement et des domaines du SPF Finances. A2. SERVICE D APPUI GENERAL A2A. SERVICE D APPUI GENERAL (ECONOMAT, GESTION DE L IMMEUBLE, ACCUEIL, SERVICE DE TRADUCTION, BIEN-ETRE, DEVELOPPEMENT DURABLE) A2a.001. Registre du courrier sortant (papier) 2003-auj. 5 ans conserver A2a.002. Minutes du courrier sortant (papier et électroniques (MS Word)) 2003-auj. 5 ans éliminer A2a.003. Dossiers relatifs à la gestion des archives (papier et électroniques (MS Word)) 2003-auj. 10 ans conserver A2a.004. Doubles des bons de commande de l économat (papier) 2003-auj. 6 ans éliminer A2a.005. Doubles des factures de l économat (papier) 2003-auj. 6 ans éliminer Les originaux sont conservés par le service d encadrement Budget et Contrôle de la Gestion. 15

16 A2a.006. Procès-verbaux et pièces annexes des réunions de l ABA-FOR, le forum des économes du pouvoir public fédéral (papier et électroniques (MS Word et PDF)) 2002-auj. 5 ans éliminer Les originaux sont conservés par le SPF P&O. A2a.007. Dossiers relatifs à la gestion, l utilisation, l installation et la sécurité de l immeuble (papier) 2003-auj. 5 ans éliminer A2a.008. Inventaire des biens corporels meubles (papier) 2003-auj. 10 ans éliminer A2a.009. Dossiers relatifs aux traductions (électroniques (MS Word)) 2007-auj. 2 ans éliminer A2a.010. A2a.011. Plans de prévention globaux et plans d action annuels du conseiller en prévention (papier et électroniques (MS Word et PDF)) Rapports annuels du conseiller en prévention (papier et électroniques (MS Word et PDF)) 2005-auj. 30 ans conserver 2005-auj. 30 ans conserver Le SPF B&B est associé au Service commun de la prévention et de la sécurité au travail. Cela explique qu il y a peu d archives. A2a.012. Dossiers relatifs au développement durable (papier et électroniques (MS Word et PDF)) 2005-auj. 5 ans éliminer Ils traitent e.a. de la Commission interdépartementale du Développement durable, du certificat EMAS, etc. Cette matière est coordonnée par le SPP Développement durable. 16

17 A2a.013. Documents relatifs à la gestion logistique du cabinet du Secrétaire d Etat au Développement durable et à l Économie sociale (contrat de location et de leasing, copies de plans) ans éliminer Le service n a été chargé de cette mission que temporairement. La série n est plus complétée. A2A. SERVICE DE LA DOCUMENTATION A2b.001. Listes des acquisitions pour la collection de documents parlementaires de la Chambre et du Sénat relatifs au budget (électroniques: MS Excel) 1997-auj. jusqu à substitution éliminer A2b.002. Listes des acquisitions de la collection de livres (électroniques: MS Excel) 2003-auj. jusqu à substitution éliminer A2b.003. Listes des acquisitions de la collection de revues (électroniques: MS Excel) 2006-auj. jusqu à substitution éliminer A2b.004. Formulaires pour enregistrer les emprunts (papier, par ordre chronologique) 2005-auj. 5 ans éliminer A2b.005. Mémoires de stage des membres du personnel statutaires (papier, par ordre chronologique) 1968-auj. 30 ans conserver Cette série comprend également les rapports de stage des collaborateurs de l Inspection des Finances. A2b.006. Documents parlementaires de la Chambre et du Sénat relatifs au budget (papier, reliées, par ordre chronologique) 1830-auj. 30 ans conserver La série étant publiée, elle est toutefois unique et facile à consulter. 17

18 A2b.007. Doubles des circulaires contenant les directives relatives à l élaboration du budget et au contrôle budgétaire (papier, par ordre chronologique) 1951-auj. 50 ans trier Conserver les doubles jusqu en 1999 inclus ; éliminer après A partir de 2000, les originaux sont conservés par la section Budget et Contrôle (voir C1.004.). A2b.008. Bulletin de documentation du Ministère des / du SPF Finances (papier, par ordre chronologique) 1957-auj. 30 ans conserver Bien que publiée, cette série est rare. A3. SERVICE D ENCADREMENT BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION A A Doubles du courrier sortant de la direction d encadrement (par ordre chronologique, papier et électroniques (MS Word)) Dossiers relatifs à l élaboration du budget du SPF (par ordre chronologique, papier et électroniques (MS Word et Excel)) 2005-auj. 3 ans éliminer 2005-auj. 6 ans conserver A «COBRA», base de données de suivi de la comptabilité (SQL) 2005-auj. 6 ans conserver COBRA a été développé par le SPF Mobilité et Transports, en collaboration avec le SPF Chancellerie du Premier Ministre. En janvier 2009, il a été remplacé par une base de données SAP plus détaillée. A Dossiers d engagement reprenant les bons de commande originaux, les contrats de marchés publics, les visas des contrôleurs des engagements et de l Inspection des Finances (classement chronologique par an et ensuite par numéro d ordre) 2005-auj. 6 ans éliminer 18

19 A A Dossiers d ordonnancement reprenant les factures, les notes etc. (par numéro d ordre) Documents relatifs à la gestion du compte de trésorerie, volet recettes 2005-auj. 6 ans éliminer - courrier 2005-auj. 5 ans éliminer - extraits de compte 2005-auj. 5 ans éliminer - états mensuels 2005-auj. 5 ans éliminer - rapport annuel 2005-auj. 5 ans conserver A Documents relatifs à la gestion du compte de trésorerie, volet dépenses - doubles des pièces justificatives (factures, quittances, etc.) 2005-auj. 6 ans éliminer Les originaux sont conservés par la Cour des Comptes. - extraits de compte 2005-auj. 6 ans éliminer - rapport trimestriel 2005-auj. 6 ans conserver Un exemplaire est soumis à la Cour des Comptes. 19

20 A4. SERVICE D ENCADREMENT P&O A4A. CELLULE ADMINISTRATION DU PERSONNEL A4a.001. Registre du courrier 2005-auj. 5 ans éliminer Seul un petit nombre de lettres sous forme papier sont encore enregistrées dans ce registre. A4a.002. Annuaire reprenant la situation du personnel 2005-auj. 10 ans conserver 1 exemplaire A4a.003. Dossiers relatifs à l élaboration et au suivi du cadre / du plan du personnel et du cadre linguistique 2005-auj. 10 ans conserver A4a.004. Arrêtés royaux relatifs au statut du personnel 2007-auj. 50 ans conserver A4a.005. Arrêtés royaux et ministériels relatifs aux membres du personnel à titre individuel (par ordre chronologique) 2005-auj. 50 ans conserver Des doubles de ces arrêtés sont également conservés dans le dossier du membre du personnel (voir A4a.009.). A4a.006. Listes reprenant les modifications du personnel 2005-auj. 10 ans éliminer A4a.007. Base de données pour l enregistrement des heures d arrivée et de départ, des congés et des absences («ProNet», Visual Basic) 2004-auj. 5 ans éliminer 20

21 A4a.008. Base de données du personnel («Focus», Oracle) 2005-auj. 75 ans après l année de naissance de l agent conserver En 2009, ces données seront transférées vers une nouvelle base de données, dans le cadre du projet ehr. A4a.009. Dossiers individuels du personnel (répartis entre une série de dossiers concernant les agents statutaires et une série de dossiers concernant les agents contractuels, subdivisés par rôle linguistique et ensuite classés par nom de famille) 2005-auj. 75 ans après l année de naissance de l agent éliminer Ces dossiers contiennent des sous-dossiers relatifs au recrutement et à la promotion, à l évaluation, au salaire, aux maladies et aux «divers» (congés, indemnité vélo, accidents, etc.) ainsi que des doubles des pièces datant d avant 2005, et qui sont conservés par l administration du personnel du SPF Finances. A4a.010. Dossiers des étudiants jobistes 2005-à présent 10 ans éliminer A4B. CELLULE RESSOURCES HUMAINES A4b.001. Registres du courrier sortant 1993-auj. 5 ans éliminer Seul un petit nombre de courrier sur papier est encore enregistré dans ce registre. A4b.002. Notes de service (par ordre chronologique, tant papier qu électroniques (PDF)) 2003-auj. 10 ans conserver 21

22 A4b.003. Courriers et courriels relatifs aux sollicitations spontanées (par ordre chronologique) 2003-auj. 5 ans éliminer A4b.004. Dossiers relatifs à l organisation des examens de recrutement, de promotion et au rôle linguistique (par ordre chronologique) 1997-auj. 10 ans trier Les procès-verbaux reprenant les listes des participants, des questions et des résultats doivent être conservés ; les autres documents sont à éliminer. A4b.005. Dossiers relatifs à l accueil et à l intégration des nouveaux membres du personnel 2003-auj. 10 ans trier Conserver 1 exemplaire de chaque brochure, vade-mecum et présentation PowerPoint, éliminer les autres documents. A4b.006. Dossiers relatifs à l évaluation des stagiaires 2003-auj. 50 ans trier Conserver les mémoires de stage, éliminer les autres documents. Une double avec le service de la Documentation doit toutefois être évitée (voir B1c.004). Le délai de de la série est lié à celui de des dossiers du personnel (voir A4a.009). A4b.007. Dossiers relatifs à l organisation de formations et de séminaires internes et externes (par ordre chronologique) 2003-auj. 10 ans trier Conserver les cours et les textes des formations en séminaires internes, éliminer les autres documents. 22

23 A4b.008. Procès-verbaux et pièces annexes des réunions du Comité de concertation de base (par ordre chronologique, papier et électroniques (MS Word)) 2005-auj. 10 ans conserver A5. SERVICE D ENCADREMENT TIC A Doubles des bons de commande d achat de matériel informatique 2003-auj. 5 ans éliminer Le service d encadrement B&CG conserve les originaux. A Documents relatifs au développement et à l installation de la base de données Budgetex (papier et électronique (MS Word)) 2004-auj. jusqu à l installation d une nouvelle base de données trier Conserver les documents importants quant au fond (manuel et/ou documents relatifs au format des fichiers, numéro de version, gestion des droits d utilisateur), éliminer les autres. A Site internet-, intranet et extranet du SPF (Oracle Portal) 2005-auj. avant et après chaque intervention profonde conserver Il y a un seul site contenant un accès à l internet, à l intranet et à l extranet. 23

24 B. SERVICE MACROBUDGETAIRE, BASE DOCUMENTAIRE GENERALE ET SERVICE DE LA DOCUMENTATION B1. SERVICE MACROBUDGETAIRE B Registres des courriers et des principaux courriels (registres sur papier) 2001-auj. 5 ans conserver B Registres des courriers et des principaux courriels (base de données électronique MS Access) 2005-auj. 5 ans conserver B Doubles des courriers et des principaux courriels entrants 2002-auj. 5 ans trier B Minutes des courriers et des principaux courriels sortants 2002-auj. 5 ans trier Conserver les lettres importantes (estimations pluriannuelles, contacts avec le cabinet, etc.), éliminer les autres. Conserver les lettres importantes (estimations pluriannuelles, contacts avec le cabinet, etc.), éliminer les autres. B Documents relatifs à l élaboration de l Exposé général du budget - documents préparatoires (papier et électroniques) 2008-auj. 6 mois éliminer La version est publiée dans les documents parlementaires. - dernière version en projet indiquant les modifications 2006-auj. 2 ans éliminer 24

25 - version (papier) 1970-auj. 5 ans éliminer - version (PDF) 2002-auj. 5 ans éliminer B B1a.007. B1a.008. Documents relatifs à la rédaction de la note sur le vieillissement de la population - documents préparatoires (papier et électroniques) 2008-auj. 6 mois éliminer - version (papier) 2002-auj. 2 ans éliminer Documents relatifs à la rédaction du programme de stabilité sur la politique budgétaire belge du futur - documents préparatoires (papier et électroniques) 2008-auj. 6 mois éliminer - version (papier) 2002-auj. 2 ans éliminer Documents relatifs à la rédaction des regroupements économique et fonctionnel - documents préparatoires (papier et électroniques) 1995-auj. 3 ans / 10 ans trier La note sur le vieillissement est établie sur la base du rapport du Comité d étude sur le vieillissement et d un avis de la section Besoins de financement du Conseil supérieur des Finances. La version est reprise dans l Exposé général du budget (voir B1a.005). La version est conservée par le SPF Chancellerie. Conserver ment les pièces relatives à la méthodologie, éliminer les autres pièces après 3 ans. 25

26 - version ( : publication papier, : base de données IBM AS et listes imprimées, 1999-aujourd hui: tableaux MS Excel) B2. BASE DOCUMENTAIRE GENERALE 1950-auj. 30 ans conserver Les données sont également transmises à l Institut des comptes nationaux. B B B B Registre des courriers et courriels importants (papier) Rapports annuels (papier et PDF) Procès-verbaux et pièces annexes des réunions du groupe de travail de la Base documentaire générale (papier et MS Word ou Excel) «Base documentaire générale», tableaux des données budgétaires des pouvoirs publics centraux (MS Excel) 1999-auj. 5 ans conserver 1997-auj. 30 ans conserver 1991-auj. 10 ans conserver 1991-auj. 30 ans conserver C. SERVICE DE L ASSISTANCE A L ELABORATION DU BUDGET C1. SECTION BUDGET ET CONTROLE C C Registre du courrier de la cellule centrale (papier) Registre du courrier des cellules Budget et Contrôle (électronique: MS Access) 2003-auj. 5 ans conserver 2004-auj. 5 ans conserver 26

27 C Arrêtés royaux concernant des matières budgétaires 2006-auj. 5 ans conserver C Procès-verbaux et pièces annexes des réunions du Forum B&CG de concertation avec les autres SPF et SPP (papier et électroniques (MS Word)) 2004-auj. 5 ans conserver C Circulaires contenant les directives relatives à l élaboration du budget et au contrôle budgétaire (papier, par ordre chronologique) 2000-auj. 7 ans Conserver Les anciennes circulaires ont été éliminées. Toutefois, le service de la documentation conserve une série de doubles depuis 1951 (voir A2.b.007.). C "Dossiers élaboration du budget et procédures budgétaires", concernant l élaboration et la mise à jour du budget fédéral et du budget des organismes et des services qui en dépendent - dossiers de la cellule centrale pour le directeur général (papier, classés par an et par département) - dossiers des cellules Budget et Contrôle (papier, classés par an et par département) 2006-auj. 2 ans trier 2003-auj. 5 ans : trier 2006-auj.: éliminer Conserver l avis de l Inspection des Finances, la note préparatoire et les PV des réunions bilatérales, les tableaux AS et d éventuelles autres documents considérés comme importants; éliminer les propositions. Pour la période , on effectuera ce tri dans les cellules budget et contrôle, les dossiers de la cellule centrale étant éliminés. Cette série contient également les dossiers relatifs aux articles 40 et 44 des lois sur la comptabilité de l Etat. 27

28 C "Dossiers contrôle administratif et budgétaire ", relatif à l avis émis sur les dossiers soumis au contrôle administratif et budgétaire (papier et depuis 2006 électroniques pour les documents les plus importants (PDF), classés par an et par département) 2002-auj. 5 ans trier Conserver les dossiers importants et/ou de principe, éliminer les autres. C "Dossiers Conseil des Ministres", concernant l avis émis sur les dossiers soumis au Conseil des Ministres (papier, classés par an et par département) 2002-auj. 5 ans éliminer Ces dossiers étant coordonnés par le SPF Chancellerie du Premier Ministre, ils sont conservés à ce niveau. C Dossiers concernant les négociations et le suivi des contrats de gestion avec les organismes publics de sécurité sociale (papier et électroniques, pas d ordre systématique) 2005-auj. 5 ans éliminer Les contrats originaux sont conservés par le ministre de tutelle et par chaque organisme. Les textes sont publiés au Moniteur belge. En outre, ils sont soumis au Conseil des Ministres. C Dossiers concernant le suivi des charges du passé (payement des dépenses d une année budgétaire et des années budgétaires suivantes) , ans conserver C2. SECTION CONTROLE DES ENGAGEMENTS (Y COMPRIS LES CONTROLEURS DES ENGAGEMENTS AUPRES DES DEPARTEMENTS) C «Balanced Scorecard (BSC)», tableaux de mesure et de suivi des activités des contrôleurs des engagements (MS Excel) ans conserver Depuis 2006, ces données sont reprises dans une base de données centrale (voir A1.006). Conservés par le service central. 28

29 C Manuels, listes de contrôle et plans d étapes (MS Word et PDF) 2005-auj. Jusqu à la mise en application d une nouvelle version conserver 1 exemplaire Conservés par le service central. C «CODENVA», tableaux reprenant des directives de traitement et de codification des dossiers d engagement (MS Excel) 2005-auj. Jusqu à la mise en application d une nouvelle version conserver Conservés par le service central. C Bulletins d engagement 2003-auj. 5 ans éliminer Conservés par les contrôleurs des engagements. C Notes concernant les remarques relatives aux engagements (papier, sur la base du CODENVA) , 2003-auj. 5 ans éliminer Conservées par les contrôleurs des engagements. C Notes concernant les remarques relatives aux ordonnancements (papier et MS Word) , 2003-auj. 5 ans éliminer Conservées par les contrôleurs des engagements. C «Registre du Contrôle des Engagements», tableaux récapitulatifs des engagements pris, des crédits dissociés, des crédits complémentaires et des programmes d investissement (classés par département, par an) (MS Excel) 2003-auj. 5 ans éliminer Conservé par le service central, complété par les contrôleurs des engagements. Mensuellement, une copie est transmise à la Cour des Comptes. Le détail des engagements imputés aux crédits dissociés est transmis en 2 exemplaires à la même Cour des Comptes. Les anciens registres sur papier ont déjà été éliminés. 29

30 C «Listings EC 244», listes de synthèse des dépenses fixes établies par l Administration de la Trésorerie (classées par département) 2003-auj. 5 ans éliminer Conservées aussi bien par le service (l ensemble des listes) que par les contrôleurs des engagements, chacun pour son département. C «Listings EC 211 N», listes de synthèse des engagements, établies par l Administration de la Trésorerie (classées par département) 2003-auj. 5 ans éliminer Conservées aussi bien par le service (l ensemble des listes) que par les contrôleurs des engagements, chacun pour son département. C «Listings EC 212», listes de synthèse des crédits dissociés, établies par l Administration de la Trésorerie (classées par département) 2003-auj. 5 ans éliminer Conservés aussi bien par le service (l ensemble des listes) que par les contrôleurs des engagements (liste pour leur propre département).chaque mois, 2 exemplaires sont transmis à la Cour des Comptes. C C «RAPS», listes de synthèse des données introduites dans la base de données CICS de l Administration de la Trésorerie (papier et copies en PDF de la base de données CICS) Listes de synthèse des traitements payés, établies par le SCDF et par l Administration de la Trésorerie 2003-auj. 5 ans éliminer Conservées par le service central auj. 5 ans éliminer Conservées par le service central. 30

31 D. SERVICE DU COMPTABLE FEDERAL (PROJET FEDCOM) D Courrier du chef de service (classé par thème) 2007-auj. 5 ans éliminer Le courrier est limité aux lettres qui ne sont pas classées dans le dossier concerné et qui sont peu intéressantes. D Dossiers relatifs aux études préparatoires au développement de la base de données FEDCOM (papier et électroniques (MS Word et Visio)) tant que la base de données est utilisée Conserver D Procès-verbaux et pièces annexes des réunions de la commission d évaluation en vue de la sélection de la société installatrice du logiciel, courrier, cahier de charges, offres (papier et électroniques (MS Word, Excel et PowerPoint et PDF)) mars janvier ans trier Conserver les PV et pièces annexes des réunions de la commission d évaluation, le courrier le plus important, le cahier de charges et l offre retenue; éliminer les autres pièces. D Procès-verbaux et pièces annexes des réunions du comité de pilotage du projet FEDCOM (papier et électroniques (MS Word, Excel et PowerPoint et PDF)) 2007-auj. tant que la base de données est utilisée conserver D Documents relatifs aux processus, aux spécifications fonctionnelles, à la configuration, aux instructions pour les utilisateurs et à l environnement d utilisation de la base de données FEDCOM (papier et électroniques (MS Word)) 2007-auj. tant que la base de données est utilisée conserver 31

32 D «Scénarios», prototypes dynamiques de la base de données FEDCOM (MS AVI) ans éliminer D Base de données FEDCOM (IBM, SAP) 2009-auj. tant que la base de données est utilisée conserver D Base de données d enregistrement des problèmes posés par le logiciel SAP (SAP, Solution Manager) 2007-auj. tant que la base de données est utilisée éliminer D Base de données d enregistrement des problèmes posés par la base de données FEDCOM (CA, Unicenter Ticket) 2008-auj. tant que la base de données est utilisée éliminer D1.010 Rapports comptables relatifs à l administration générale adressés à la Cour des Comptes et au Parlement (papier et électroniques (MS Excel)) 2009-auj. 30 ans conserver E. SERVICE MANAGEMENT SUPPORT E Dossiers relatifs aux projets concernant le contrôle interne, l audit interne et le contrôle administratif et budgétaire: rédaction des projets de loi et d arrêté, projets internes au SPF (papier et électronique (MS Word et Excel)) 2005-auj. 10 ans trier Conserver le courrier, les rapports, les notes, éliminer la documentation. Le service du Président conserve les originaux des arrêtés royaux. 32

33 E Documents relatifs au développement d instruments de contrôle interne, d audit interne et de contrôle administratif et budgétaire (électroniques (MS Word et Excel)) 2005-auj. 10 ans trier Conserver la version finale de l instrument de travail; éliminer les documents préparatoires. E Documents relatifs à l organisation de formations (électroniques (MS Word et MS PowerPoint)) 2005-auj. 5 ans trier Conserver les syllabus et les présentations, éliminer les autres documents. G. BUREAU D ETHIQUE ET DE DEONTOLOGIE ADMINISTRATIVES G Dossiers relatifs à la rédaction de notes de politique d éthique et de déontologie administratives (électroniques: MS Word, PDF) 2003-auj. 10 ans conserver G Documents relatifs au forum des coordinateurs d intégrité (électroniques: MS Word, PDF, MS PowerPoint) 2003-auj. 10 ans conserver Cette instance de concertation est restée inactive pendant un certain temps. En 2009 toutefois, elle reprendra ses activités. G Procès-verbaux et pièces annexes des réunions du Groupe d avis d éthique et de déontologie administratives (électroniques: MS Word, PDF) 2006-auj. 10 ans conserver G Procès-verbaux et pièces annexes des réunions de la Commission interfédérale d éthique et de déontologie administratives (électroniques: MS Word, PDF) 2009-auj. 10 ans conserver 33

34 G Dossiers relatifs au projet et à l ajustement du code déontologique des agents de la fonction publique administrative fédérale (électroniques: MS Word, PDF) 2006-auj. 10 ans conserver G Dossiers relatifs au développement d un règlement des conflits d intérêt (électroniques: MS Word, PDF) 2006-auj. 10 ans conserver G Dossiers relatifs au développement d un système de dénonciation de comportements déontologiquement inacceptables (électroniques: MS Word, PDF) 2006-auj. 10 ans conserver G Documents relatifs aux informations et aux avis en matière d éthique et de déontologie administratives donnés aux services de la fonction publique administrative fédérale (électroniques: courriels, MS Word) 2006-auj. 5 ans éliminer Sur la base de ces documents, il serait intéressant d établir une synthèse des services qui ont demandé un avis et de conserver cette synthèse. G Dossiers relatifs à l organisation de formations pour les services de la fonction publique administrative fédérale (électroniques: MS Word, PDF, MS PowerPoint) 2006-auj. 10 ans trier Conserver les syllabus et les présentations, éliminer le reste. G Dossiers relatifs au suivi des évolutions en matière de politique et de gestion de l intégrité au niveau international: Nations Unies, OCDE et Conseil d Europe (électroniques: MS Word, PDF) 2006-auj. 10 ans trier Conserver les documents traduisant la position de la Belgique (documents préparatoires, notes, rapports), éliminer les autres. 34

35 H. COMMISSAIRES DE GOUVERNEMENT ET DELEGUES DU MINISTRE DES FINANCES H Documents des collaborateurs du SPF Budget et Contrôle de la Gestion en leur qualité de commissaires du gouvernement ou de délégués du Ministre des Finances auprès d établissements d utilité publique - 5 ans trier Conserver les documents reprenant les remarques et les mesures (coercitives), éliminer les PV que les organismes ont transmis. 35

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