Bienvenue. Bienvenue à Label-Lite For Windows.

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1 Bienvenue Bienvenue à Label-Lite For Windows. Label-Lite est une application conviviale développée par GLS. Elle est spécialement destinée à prendre en charge toutes vos expéditions Parcel et Freight. Cette application vous permet d imprimer d une manière simple et rapide les étiquettes de vos expéditions. Label-Lite vous permet d imprimer les différents types d étiquettes suivants: * imprimante laser: 2 étiquettes sur A4 ou 4 étiquettes sur A4. * imprimante thermique: format d étiquette 100 x 150 mm. Les 4 étiquettes sur A4 peuvent être commandées auprès de notre Sales Service, tel. 02/ option 3 ou via le lien suivant Attention! Une connexion internet est requise pour pouvoir utiliser Label-Lite. Si vous ne parvenez pas à imprimer vos étiquettes, veuillez vous adresser auprès de votre administrateur système ou réseau pour que les données ci-dessous soient accessibles. GLS Belgium Système Nom de l hôte: Port d expédition Parcel Unibox1.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox2.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox3.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox4.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox5.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox6.gls-belgium.com 3030 GLS Belgium Distribution Système Nom de l hôte: Port d expédition Parcel services.gls-belgium.com 3118 Freight services.gls-belgium.com 3118 GLS Label-Lite FR - BE page 1

2 Envois Création envoi Sélectionnez dans le menu Fichier l option Nouveau puis Envoi, ou via l onglet. Maintenant vous êtes sur l écran envois de Label-Lite, où vous pouvez encoder votre envoi. Selon la société GLS (GLS Belgium et/ou GLS Belgium Distribution) vous pouvez choisir l expéditeur souhaité (Parcel ou Freight). Pour de plus amples informations au sujet de nos différents produits et services, veuillez vous référer à notre site GLS et sélectionnez Belgique. Le champ Recherche rapide code postal NL facilite l encodage de vos envois vers les Pays-Bas. En effet, en introduisant le code pays, puis le code postal suivi du numéro de maison, le programme remplit automatiquement les champs Rue et Localité. Vous pouvez attribuer une référence à votre envoi en complétant, par exemple un numéro d ordre dans le champ approprié. Unités Introduisez le nombre d unités, le type d emballage (en fonction de la Société GLS) ainsi que le poids unitaire. Cliquez sur l'icône, pour ajouter le nombre de lignes correspondant au nombre choisi d unités. Le numéro de colis et le Track ID sont attribués automatiquement lors de l impression de l étiquette. Pour supprimer une étiquette il suffit de se positionner sur la ligne voulue, cliquer sur le bouton droit de la souris, puis Supprimer. GLS Label-Lite FR - BE page 2

3 Services Dans Services, en fonction de l'expéditeur choisi, les Services disponibles pour vos envois sont affichés. Pour activer les services Express, Cash-Service, Add On Insurance ou Marchandises dangereuses, il faut sélectionner Expéditeurs via l onglet souhaité(s) dans l encadré Services., choisir l expéditeur et cocher le(s) service(s) GLS Belgium Distribution GLS Belgium Il vous est possible de tenir votre destinataire (ou vous-même) informé de l évolution du statut de l expédition moyennant l envoi d un . Lorsqu une adresse est complétée dans ou lorsque vous en ajoutez une dans l envoi, alors automatiquement un message sera délivré à cette adresse. Cette fonction est à activer via l écran des expéditeurs et peut être distincte d un expéditeur à l autre. Veuillez vous référer au point Activation des alertes Info 1 et Info 2 Il est possible d encoder 2 lignes d instructions dans l envoi GLS Label-Lite FR - BE page 3

4 Express Vous pouvez opter pour une expédition Express en cochant le service Express. Vous devez alors préciser le service souhaité. Lorsque vous avez opté pour le service voulu, vous avez la possibilité de sélectionner l Alerte . Automatiquement l adresse de l expéditeur s affiche par défaut. Vous avez la possibilité de la modifier. Time Definite (uniquement possible via GLS Belgium Distribution) Si vous souhaitez bénéficier du service Time Definite, veuillez cocher Time Definite lors de la création de votre envoi. Vous devez alors préciser le service souhaité: Lorsque vous avez opté pour le service souhaité, vous avez la possibilité de sélectionner l Alerte E- mail. Automatiquement l adresse de l expéditeur s affiche par défaut. Vous avez la possibilité de la modifier. Ici également, si vous cochez l Alerte , vous serez tenu au courant de la livraison par l envoi d un à l adresse encodée. Cash-Service Vous pouvez expédier votre envoi contre remboursement en cochant le service Cash-Service et en indiquant le montant du rembours en Euros dans le champ approprié. Pour GLS Belgium Distribution indiquez le montant par envoi Pour GLS Belgium indiquez le montant par unité (cf exemple ci-dessous) GLS Label-Lite FR - BE page 4

5 Add On Insurance (uniquement possible via GLS Belgium Distribution). Si vous voulez bénéficier d une assurance complémentaire pour votre envoi, cochez le service Add On Insurance puis entrez le montant en Euros dans le champ approprié. Longueurs (uniquement possible via GLS Belgium Distribution) Si un envoi possède une longueur de plus de 2 mètres, cochez l onglet Longueurs et mentionnez la plus grande des longueurs. Marchandises dangereuses (uniquement possible via GLS Belgium Distribution) En cas d un envoi avec Marchandises dangereuses, cochez cette option lors de la création de l envoi. Pick & Return Si vous souhaitez faire enlever des marchandises pour les faire livrer chez vous, sélectionner l option Pick & Return. Attention : les ordres Pick & Return transmis ne peuvent plus être supprimés! Pick & Ship Si vous souhaitez faire enlever des marchandises pour les faire livrer à une autre adresse, sélectionnez l option Pick & Return et Vers une autre adresse ou cliquez sur l icône Editer Il apparaît alors une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner une adresse parmi votre liste d adresses ou y encoder une nouvelle adresse de livraison. Attention : les ordres Pick & Ship transmis ne peuvent plus être supprimés! GLS Label-Lite FR - BE page 5

6 Impression envoi Vous pouvez immédiatement imprimer vos envois depuis l écran des envois par un simple clic sur le bouton Imprimer. Il est possible d imprimer uniquement les étiquettes de l envoi sélectionné ou toutes les étiquettes non encore imprimées. Depuis l écran envois, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez Impression des étiquettes puis L envoi sélectionné ou Tous les envois non imprimés. Lorsque l étiquette a déjà été imprimée, vous pouvez utiliser ce menu pour obtenir une Copie des étiquettes. Lorsqu une étiquette est correctement imprimée, l envoi est signalé par une icône désignée par. Si une étiquette ne peut être imprimée alors l envoi est signalé par l image, en pointant le curseur sur l image, on peut lire la raison (dans le cadre jaune) pour laquelle cette étiquette ne peut être imprimée. GLS Label-Lite FR - BE page 6

7 Modifier les envois Tant qu un envoi n a pas encore été déplacé vers l Historique (cette migration est provoquée par le traitement de fin de journée) il est possible de le modifier dans Label-Lite. Depuis l écran envois, un double clic sur la ligne correspondant à l envoi suffit à ouvrir l envoi. Si aucune étiquette de l envoi n a fait l objet d une impression, il est possible de modifier l Adresse, les Unités, le Poids et les Services. Dès qu une étiquette a été imprimée, seulement l ajout ou la suppression d unité est possible pour cet envoi. Pour ajouter une ou plusieurs unités, indiquez le nombre d unités et modifiez éventuellement le poids et cliquez sur l icône. Pour supprimer une unité, sélectionnez l unité à l aide du bouton droit de la souris et cliquez sur Supprimer. Pour pouvoir modifier le poids d une unité, il faut la supprimer et l encoder à nouveau avec le poids correct. Supprimer un envoi Depuis l écran envois, positionnez le curseur sur l envoi à supprimer, celui-ci apparaît en bleu puis à l aide du bouton droit de la souris, cliquez sur l onglet Supprimer et confirmez la suppression. Si l envoi est déjà ouvert, vous pouvez cliquer directement sur l onglet Supprimer gauche de l écran et confirmer la suppression. en haut à Impression et suppression sélectives d envoi(s) Depuis l écran envois, vous pouvez sélectionner des envois non nécessairement juxtaposés et n imprimer que les étiquettes correspondant aux envois sélectionnés. Si les envois se juxtaposent vous pouvez les sélectionner à l aide de la souris en maintenant la touche Shift enfoncée (ou à l aide des touches ShiftLock et des flèches vers le haut/bas) et imprimer par un simple clic sur l icône, ou via le bouton droit de la souris. Si les envois ne se suivent pas, maintenez la touche Ctrl enfoncée et à l aide de la souris cliquez sur les envois à sélectionner et puis imprimez Sélectionnez comme décrit ci-dessus les envois à supprimer et cliquez sur l icône bouton droit de la souris. ou à l aide du GLS Label-Lite FR - BE page 7

8 Traitement fin de journée Lorsque vous cliquez sur l onglet fin de journée vous transférez tous les envois pour lesquels les étiquettes ont été imprimées vers l Historique. Cette opération s accompagne de l impression d une liste d expédition reprenant tous les envois concernés. Vous pouvez faire signer cette liste par le chauffeur GLS lors de l enlèvement des marchandises et conserver cette liste comme preuve d expédition. Lorsque vous exécutez le processus Fin de journée, vous pouvez (dé-)/sélectionner les envois à prendre en compte. Pour ce faire il suffit de cocher/décocher à l endroit de la première colonne. Attention! Les envois transférés vers l Historique ne sont plus accessibles pour modification. Conseil! L exécution quotidienne du traitement fin de journée assure un traitement correct de vos envois. Par ailleurs, vous pouvez procéder au traitement fin de journée plusieurs fois par jour. GLS Label-Lite FR - BE page 8

9 Historique Tous les envois ayant fait l objet d un traitement fin de journée sont transférés vers l Historique et y sont sauvegardés. Rechercher un envoi dans l Historique Vous pouvez classer les envois par ordre croissant/décroissant en cliquant sur la colonne souhaitée. Sélectionnez la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer une recherche et à l aide du bouton droit de la souris, cliquez sur Rechercher. Complétez la fenêtre Rechercher parmi et lancez la recherche. Lorsque vous avez trouvé l envoi, fermez l assistant de la recherche et ouvrez l envoi par un double clic. Track & Trace Depuis l Historique des envois, vous pouvez avoir un accès online au statut de vos envois. Pour ce faire, sélectionnez l envoi souhaité et, à l aide du bouton droit de la souris, choisissez l option Track & Trace envoi. Cette option n est possible que pour les envois munis d une référence. Si l envoi ne comporte pas de référence, alors Track & Trace s exécute au niveau des unités. L envoi s ouvre et à l aide du bouton Track & Trace unités, vous pouvez afficher le statut de l étiquette choisie. Via le bouton application. vous pouvez copier le lien et l afficher/l utiliser dans une autre Si vous avez des questions spécifiques au sujet de vos envois, n hésitez pas à contacter notre service après-vente. Vous pouvez également consulter le statut de vos envois via notre site web : GLS Label-Lite FR - BE page 9

10 Destinataires L onglet Destinataires vous permet d accéder à vos destinataires réguliers. Vous pouvez saisir un nouveau destinataire. Vous pouvez également modifier un destinataire existant ou le supprimer. Ajouter un nouveau destinataire Pour créer un nouveau destinataire, cliquez à partir du menu Fichier, Nouveau puis Destinataire. Complétez le masque de saisie Gestion des destinataires de Label-Lite puis confirmez la sauvegarde. Vous pouvez identifier votre destinataire par un code adresse (alias). Lors de l encodage de vos envois, cet alias vous permettra de retrouver rapidement votre client. Gestion des destinataires Un double clic sur un destinataire vous donne accès aux données du destinataire, vous pouvez corriger, modifier ou supprimer. Les adresses erronées sont désignées par le point d exclamation code d erreur apparaît dans le petit rectangle jaune. dans la première colonne, le Suppression d un destinataire Désignez un destinataire par un simple clic et à l aide du bouton droit de votre souris, choisissez Supprimer et puis confirmez la suppression du destinataire. Effacement des destinataires Pour supprimer plusieurs destinataires, sélectionnez Editer puis Effacer. Vous pouvez opter pour l effacement des destinataires erronés ou l effacement de tous les destinataires. Les destinataires erronés sont précédés d un point d exclamation. Attention! Label-Lite vous permet d utiliser le même code adresse pour plusieurs destinataires. GLS Label-Lite FR - BE page 10

11 Importer / exporter, destinataires / envois Importer des destinataires/envois Label-Lite vous permet d importer aussi bien des destinataires que des envois. Si vous utilisez cette fonction pour la première fois, vous devez préalablement créer une définition d importation dans Label-Lite. Pour définir un nouveau format d importation, sélectionnez Outils à partir du menu, puis Définitions des importations. Vous accédez à l Assistant définition d importation et vous pouvez choisir entre créer une définition pour l importation d adresses ou l importation d envois. Lors de la création d une définition d importation, Label-Lite démarre automatiquement l Assistant définition d importation où vous devez suivre/compléter une série d étapes. GLS Label-Lite FR - BE page 11

12 Importation des adresses Pour créer une nouvelle définition de l import de vos adresses, sélectionnez Définitions des importations depuis le menu Outils et cochez Nouvelle définition pour l importation des adresses. Premièrement, vous devez définir les champs de votre fichier à importer ainsi que leur longueur. L étape suivante consiste à attribuer les en-têtes de Label-Lite aux données de votre fichier. Dès que vous avez terminé de subdiviser votre fichier conformément aux en-têtes de colonne de Label-Lite, vous pouvez alors sauvegarder votre définition. Il vous est possible d importer dans la foulée votre fichier en cochant la case Importer le fichier maintenant. Lorsque l importation du fichier est terminée, vous recevez l écran destinataires. Vous pouvez corriger les adresses erronées. Si la définition d importation est correcte, vous pouvez l utiliser à nouveau plus tard. Sélectionnez Import & Export depuis le menu Outils puis vous pouvez choisir entre importer des destinataires ou importer des envois. Ensuite choisissez votre définition d importation ainsi que votre fichier à importer. GLS Label-Lite FR - BE page 12

13 Importer les envois Pour créer une nouvelle définition de l import de vos envois, sélectionnez Définitions des importations depuis le menu Outils et cochez Nouvelle définition pour l importation des envois. Dans Fichier de données à importer, veuillez préciser le répertoire où se trouve votre fichier. Puis exécuter successivement les différentes étapes. Lorsque l importation du fichier s est terminée, vous recevez l écran envois. Vous pouvez corriger les envois erronés et éventuellement en supprimer. Conseil! Vous pouvez utiliser les types d emballage ci-dessous (liés à votre numéro de client) lors de la création de vos envois. Code emballage Nom Réseau PCO Colis Parcel CO Colis Freight PL Pallettes Freight Vous pouvez réutiliser la définition d importation par la suite. Sélectionnez Import & Export depuis le menu Outils puis vous pouvez choisir entre importer des destinataires ou importer des envois. Ensuite choisissez votre définition d importation ainsi que votre fichier à importer. GLS Label-Lite FR - BE page 13

14 Importation automatique des envois Il est également possible d importer les envois et d imprimer automatiquement les étiquettes des envois importés. Ceci n est possible que si vous avez déjà une définition d importation opérationnelle. Via le menu Outils de Label-Lite puis Gestion des options, (+ code d accès) vous aurez accès à un sous-menu de la Gestion des options puis Outils et Importation automatique vous pouvez cocher la case correspondant à l importation automatique activée. Vous pouvez préciser le répertoire où se trouve le fichier à importer, le nom du fichier ( astérisque accepté), l intervalle de temps ainsi que la définition d importation à utiliser. Pour ajouter un fichier, éventuellement à un autre endroit et avec une autre définition d importation, complétez tous les champs appropriés et cliquez sur pour sauvegarder cette nouvelle importation automatique. Via ce même menu Gestion des options, puis Outils vous pouvez activer/désactiver l Importation automatique. Les fichiers qui ont été traités avec succès sont sauvegardés dans le répertoire Processed. Les fichiers erronés se retrouvent dans le répertoire Errors. GLS Label-Lite FR - BE page 14

15 Exportation des destinataires Il est également possible d exporter les destinataires. Sélectionnez Import & Export depuis le menu Outils puis cochez Exportations des destinataires. Ensuite précisez le format du fichier ainsi que le répertoire de sortie. Exporter les envois Il est également possible d exporter les envois. Sélectionnez Import & Export depuis le menu Outils puis cochez Exportations des envois. Ensuite précisez le format du fichier de sortie, le répertoire de sortie, ainsi que la période des envois. Le répertoire export est vidé par défaut automatiquement. Tous les fichiers datés de plus de 5 jours sont supprimés. Via l onglet Gestion des options du menu Outils, vous pouvez paramétrer le répertoire de sortie et la période des envois à prendre en compte. GLS Label-Lite FR - BE page 15

16 Paramètres Label-Lite vous donne la possibilité de spécifier divers paramètres en leurs attribuant des valeurs par défaut à votre convenance. Pour ce faire, sélectionnez l option Autres paramètres via le menu Outils. Emballages Ici vous activez/désactivez les différents types d emballages qui seront montrés sur l écran des envois. Paramètres imprimantes Via le menu Outils, cliquez sur Paramètres de l imprimante, vous obtenez un encadré du même nom. Ici vous pouvez spécifier les paramètres de l impression des étiquettes et des documents de transport (listes d expédition). Le type d étiquette peut être Thermique ou Laser (2 ou 4 étiquettes sur A4). Le champ Imprimante pour étiquettes contient l imprimante par défaut sur laquelle seront imprimées les étiquettes. Si vous optez pour une imprimante de type Laser, vous aurez la possibilité de préciser à partir de quel emplacement débutera l impression. Si vous cochez Toujours afficher la sélection de l imprimante, le programme affichera les différentes imprimantes disponibles lors de l impression de l étiquette. GLS Label-Lite FR - BE page 16

17 Si vous utilisez une imprimante thermique Zebra configurée sur Generic Text Only, vous pouvez cocher la case Supporte imprimante Zebra Generic/Text Only. L impression du Logo GLS peut être désactivée si vous utilisez des étiquettes munies du Logo GLS. L imprimante pour documents sera celle qui sera utilisée pour l impression des différentes listes (par exemple Traitement fin de journée, liste des adresses) depuis Label-Lite. Attention! Label-Lite supporte uniquement les imprimantes Thermiques ou Laser. Pour des raisons de qualité d impression, les imprimantes à jet d encre ne peuvent être utilisées pour l impression des étiquettes. Autres paramètres L onglet Autres paramètres depuis le menu Outils vous permet de paramétrer, à votre meilleure convenance, certains champs de Label-Lite par défaut. Le mode d expédition par défaut peut être introduit dans le champ Réseau de distribution par défaut (Parcel ou Freight). Express par défaut : il est possible d activer/désactiver l encodage d envois Express par défaut. Vous pouvez également activer/désactiver l . Votre adresse y sera alors complétée par défaut. Le Service Express n est possible que via le réseau d expédition Parcel. Vous pouvez également préciser quel Service Express sera pris en compte par défaut (par exemple: jour ouvrable suivant avant 12 heures) lors de la saisie (possibilité de modifier) de vos envois. Les champs Emballage Parcel par défaut ou Emballage Freight par défaut contiennent le type d emballage qui sera complété lors de la saisie. L option Montrer l historique permet de spécifier pour quelle période les envois seront affichés lors du démarrage de Label-Lite. GLS Label-Lite FR - BE page 17

18 Gestion des options La gestion des options est accessible depuis le menu Outils. La gestion des options vous permet de modifier l emplacement de la base de données de Label-Lite, etc. Lorsque vous apercevez dans le coin inférieur droit l icöne ci-dessous (point d exclamation!), accompagnée de l avertissement comme indiqué ci-après, alors il faut procéder au paramétrage de votre proxyserver. Pour accéder à La gestion des options, vous devez prendre contact avec notre Sales Service. Le Sales Service est accessible par téléphone durant les heures de bureau au numéro +32 (0)2/ option 5. GLS Label-Lite FR - BE page 18

19 Installation Il est conseillé de clôturer toutes vos applications avant de procéder à l installation de l application Label-Lite. Après l acceptation des conditions d utilisation, vous pouvez procéder à l installation de Label-Lite dans le répertoire souhaité. Dès que l installation s est terminée avec succès, vous pourrez démarrer Label-Lite via le raccourci créé automatiquement sur votre bureau. GLS Label-Lite FR - BE page 19

20 Démarrage Si vous utilisez Label-Lite pour la première fois, vous devez suivre/exécuter successivement un certain nombre d étapes comme par exemple la configuration de votre imprimante.. Le type d étiquette est Thermique ou Laser. Vous pouvez précisez quelle imprimante sera utilisée pour l impression de vos étiquettes. Vous avez la possibilité de toujours montrer les imprimantes disponibles avant de démarrer l impression des étiquettes/documents. Si vous utilisez une imprimante Zebra configurée en Generic / Text Only, vous pouvez cocher la case correspondante. L impression du Logo GLS peut être désactivée si vous utilisez des étiquettes munies du Logo GLS. L imprimante pour documents sera celle qui sera utilisée pour l impression des différentes listes (par exemple Liste des expéditions) depuis Label-Lite. Attention! Label-Lite supporte uniquement les imprimantes Thermiques ou Laser. Pour des raisons de qualité d impression, les imprimantes à jet d encre ne peuvent être utilisées pour l impression d étiquettes. GLS Label-Lite FR - BE page 20

21 Enregistrement Label-Lite Via le menu Fichier, Nouveau puis Expéditeur vous pouvez créer un nouvel expéditeur. Après avoir complété vos coordonnées, vous devez procéder à l enregistrement de votre numéro d expéditeur auprès de GLS ICT servicedesk. GLS ICT servicedesk est accessible par téléphone durant les heures de bureau au numéro +32 (0)2/ option 5. Conseil! Ayez votre numéro d expéditeur GLS à portée de main avant de prendre contact avec GLS ICT Servicedesk, ainsi on pourra vous aider rapidement. GLS Label-Lite FR - BE page 21

22 Notification Pour tout envoi comportant une adresse , vous pouvez activer l envoi d un automatique. Cette option peut être distincte par expéditeur. Activer la notification Sélectionnez votre expéditeur et cliquez sur Données de l envoi destinataire, vous obtenez un masque de saisie. Cochez la case Activé et complétez tous les champs appropriés. Si vous travaillez via un Proxyserver alors vous pouvez paramétrer ce dernier via la Gestion des options de Label-Lite. Selectionnez via le menu Outils, Gestion des options et puis saisissez votre code d accès. Cliquez sur Communication puis Proxyserver. Vous pouvez paramétrer votre proxyserver Destinataires et adresse L adresse du destinataire peut être inscrite de différentes manières dans l envoi. Vous pouvez modifier les données de votre carnet d adresses (cf Gestion des destinataires) et y ajouter une adresse . Vous pouvez également prévoir un champ destiné à y inscrire une adresse dans votre fichier à importer ainsi que dans votre définition d importation. Par ailleurs, lors de l encodage d un envoi, il est possible d ajouter une adresse . Transmission de l L est envoyé à votre destinataire dès que le traitement fin de journée est exécuté. La langue de l est fonction du pays de destination. Dans les deux langues nationales pour les envois à destination de la Belgique et du Grand Duché de Luxembourg. Uniquement en neerlandais pour les envois à destination des Pays-Bas. En allemand pour l Allemagne et en anglais pour les autres pays. GLS Label-Lite FR - BE page 22

23 Contenu de l Dans cet vous retrouverez les données suivantes (cf exemple) : Expéditeur : nom de l expéditeur et localité Destinataire : adresse complète du destinataire Données de l envoi : numéro(s) de référence GLS, produit GLS, numéro(s) de référence client pour chacune des unités de l envoi Le statut de l envoi est disponible via Track & Trace Vos données de contact : service, numéro de téléphone et adresse permettant à votre destinataire de vous joindre. GLS Label-Lite FR - BE page 23

24 Demande d un nouveau range de numéros Lorsque vous aurez presque épuisé votre série de numéros d étiquettes, vous verez apparaître un message en bas à droite de votre écran. Vous devez alors demander un nouveau range auprès de GLS Sales Service. Vous pouvez joindre GLS Sales Service durant les heures d ouverture au numéro 02/ option 5. GLS Label-Lite FR - BE page 24