NUPOINT UNIFIED MESSAGING

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1 MITEL NUPOINT UNIFIED MESSAGING GUIDE DE L USAGER VERSION 7.0

2 AVIS Bien que les renseignements contenus dans ce document soient considérés comme exacts à tous égards, Mitel NetworksMC Corporation (MITEL MD ) ne peut en garantir l exactitude. Les renseignements sont susceptibles d être modifiés sans préavis et ne doivent pas être interprétés de quelque façon que ce soit comme un engagement de Mitel, de ses entreprises affiliées ou de ses filiales. Mitel, ses entreprises affiliées et ses filiales ne sauraient être tenus responsables des erreurs ou omissions que pourrait comporter ce document. Celui-ci peut être revu ou réédité à tout moment afin d y apporter des modifications. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite ou transmise sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, sans l autorisation écrite de Mitel Networks Corporation. Marques de commerce Mitel et NuPoint Unified Messaging sont des marques de commerce de Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook est une marque de commerce de Microsoft Corporation. VMware, VMware vmotion, VMware vcloud, VMware vsphere, ESX et ESXi sont des marques de commerce de VMware Incorporated. Les autres noms de produits mentionnés dans ce document peuvent être des marques de commerce de leurs sociétés respectives et sont par la présente reconnus. Mitel NuPoint Unified Messaging Guide de l usager Version 7.0 Juin 2014 Version du document 1.4 MD, MC Marque de commerce de Mitel Networks Corporation Copyright 2014, Mitel Networks Corporation Tous droits réservés ii

3 Table des matières Introduction À propos de votre messagerie vocale À propos de ce document Votre téléphone Préparation à l accès de votre messagerie vocale Accès à votre Messagerie De l intérieur de votre entreprise À partir de votre propre poste À partir d'un autre poste De l extérieur de votre entreprise À partir d'une ligne extérieure À partir d'une ligne extérieure vers le réceptionniste automatisé Configuration de votre boîte vocale Aperçu des menus Messages d'accueil Nom Mot de passe Écoute des messages Accès aux menus de la messagerie vocale et électronique Écouter vos messages Pendant l écoute d un message Lorsque vous avez terminé l écoute d un message Création de messages Création d un message vocal Enregistrement d un message vocal Envoi d un message lorsque vous avez terminé l enregistrement Options personnelles Accès aux options personnelles et au didacticiel de l utilisateur Messages d'accueil, nom et mot de passe Listes de diffusion Création ou modification d une liste de diffusion Utilisation d une liste de diffusion Options de programmation d appels NuPoint WakeUp Téléavertisseur Remise des messages Vérification de remise future iii

4 Guide de l usager de messagerie Fonction facultative Enregistrement d un appel Enregistrement d un appel entre deux interlocuteurs Enregistrement à l aide de touches d afficheur Enregistrement à l aide de touches non programmables Mise en garde d'un appel pendant un enregistrement Écoute d un enregistrement Fonction facultative Télécopie Options d envoi à un télécopieur Lire et imprimer des messages télécopiés À partir d un téléphone À partir d'un téléphone-télécopieur Lorsque vous avez terminé la lecture d une télécopie Création d une télécopie (sans message vocal) À partir du système de télécopie de votre entreprise À partir de votre boîte vocale personnelle Création d un message télécopié (avec message vocal) À partir du système de télécopie de votre entreprise À partir de votre boîte vocale personnelle Utilisation de l'ordinateur pour les télécopies Téléchargement et installation de l imprimante télécopie Envoi d une télécopie Affichage et transfert de messages télécopiés Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Module d'extension Outlook pour Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 et Installation du module client Outlook Activation d utilisateurs supplémentaires du module Outlook sur un ordinateur Configuration de la lecture des messages Configuration de l accès au profil de messagerie unifiée Barre d'outils NuPoint Unified Messaging Barre d outils QuickPlay Navigation dans les messages vocaux Lecture d un message vocal dans Outlook Envoi d'un nouveau message vocal Réponse à un message vocal Transfert d'un message vocal Lancement de l'affichage Web à partir d Outlook iv

5 Table des matières Module d'extension client Outlook (MCO) pour Microsoft Outlook 2010 et Installation du module client Outlook Onglet NuPoint Unified Messaging Commandes multimédias Définition des paramètres de compte NuPoint Passage en revue des messages vocaux dans Outlook Lecture d un message vocal dans Outlook Envoi d'un nouveau message Répondre à un message Transfert d'un message Affichage d'un message télécopié Fonction facultative Synthèse vocale texte-parole (TTS) Lecture d un message de synthèse vocale texte-parole Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale Conseils d'élocution Commandes vocales universelles Émission d appels Émission d'un appel par commandes vocales Émission d'un appel par numérotation Annulation d'un appel Appel au standardiste Fonction Navigation vocale (en option) Conseils d'élocution Commandes vocales universelles Activation de la Navigation vocale Entrée des commandes vocales Accès à votre Messagerie Accès aux menus de la messagerie vocale et électronique Gestion de vos messages Accès aux autres menus v

6 Guide de l usager de messagerie vi

7 Introduction Introduction À propos de votre messagerie vocale Mitel MD NuPoint Unified MessagingMC (UM) vous permet de gérer votre messagerie vocale, vos appels enregistrés, vos télécopies et vos courriels Microsoft Outlook depuis un téléphone à clavier ou votre PC. Les messages vocaux, les appels enregistrés, les télécopies et les courriels sont tous des «messages» accessibles par le biais de votre boîte vocale à l aide d un système de menus. Le menu Messagerie vocale donne accès à la plupart des fonctions et options de boîte vocale, notamment les messages de télécopie. Tout utilisateur de messagerie vocale peut accéder à ce menu. Le menu Courriel donne uniquement accès au courriel et est accessible uniquement par les utilisateurs dotés de la fonction messagerie unifiée avancée avec l option de synthèse texte-parole. Outre l accès à vos messages au téléphone, vous pouvez maintenant écouter et gérer vos messages vocaux à partir de la boîte de réception de Microsoft Outlook. Vous installez un module d extension lecteur qui permet de lire des messages vocaux à partir de votre boîte de réception de courriel sur les haut-parleurs de l ordinateur ou au téléphone. Pour utiliser cette fonction, vous devez disposer de la fonction messagerie unifiée avancée. Pour de plus amples renseignements, voir «Utilisation de l'ordinateur pour les télécopies» environ à la page 22. Une fonction de standardiste automatisé de reconnaissance vocale est également disponible pour passer des appels à l aide de commandes vocales. Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale est une application de reconnaissance vocale qui vous permet d appeler des personnes de façon rapide et efficace en énonçant leurs noms. En plus des noms, vous pouvez également émettre un appel en prononçant le nom d'un service ou un numéro de téléphone. Un didacticiel vous présente les fonctions du système et une aide vocale est disponible pour répondre à vos questions. Pour plus de renseignements, consultez la «Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale» environ à la page 48. La fonction Navigation vocale en option permet aux utilisateurs de gérer leurs boîtes de messagerie à l'aide de commandes vocales. Plutôt que de chercher et d'appuyer sur un bouton du clavier téléphonique, il suffit de «dire la commande» à partir du poste principal ou d'un autre poste. Cette fonction est particulièrement pratique pour les conducteurs qui souhaitent utiliser leur téléphone portable en mode mains libres. Remarque : Selon la configuration de votre boîte vocale, il est possible que vous ne disposiez pas de toutes les options décrites dans ce guide. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. À propos de ce document Ce guide présente des directives concernant les fonctionnalités de l interface utilisateur du téléphone Mitel (IUT), le module d'extension client Mitel Outlook et le standardiste automatisé de reconnaissance vocale. Si vous utilisez un autre client de messagerie pris en charge, consultez l'aide de l affichage Web pour de plus amples renseignements. Reportez-vous également à la Carte aide-mémoire IUT Mitel de NuPoint Unified Messaging sur 1

8 Guide de l usager de messagerie Votre téléphone Avant d utiliser le système de messagerie vocale, commencez par vous familiariser avec votre téléphone. Touche Message permet d appeler le système NuPoint UM Voice et d accéder à votre boîte vocale. Clavier numérique permet de sélectionner des options de menu de la messagerie vocale. Voyant Message permet d'indiquer que votre boîte vocale contient de nouveaux messages vocaux. Touches afficheur permettent de sélectionner la plupart des options de menu de la messagerie vocale. Pour sélectionner une option du menu qui apparaît sur l'afficheur du téléphone, vous pouvez soit appuyer sur la touche d afficheur contextuelle associée apparaissant sur l affichage numérique de votre téléphone, soit composer au clavier le code de l'option. Remarque : Les noms des touches d afficheur utilisés dans ce guide peuvent légèrement différer selon le modèle de votre téléphone. Par exemple, la touche d afficheur Suppr (supprimer) peut apparaître en tant que touche Rejeter pour certains types de téléphones. Préparation à l accès de votre messagerie vocale Avant d accéder à votre messagerie vocale, veillez à obtenir les renseignements suivants auprès de votre administrateur de système : le numéro de réceptionniste de NuPoint UM (facultatif); le poste d accès au système NuPoint UM Voice; votre numéro de boîte vocale; votre mot de passe par défaut. Si vous rencontrez des problèmes ou avez des questions concernant les procédures, communiquez avec l'administrateur du système. 2

9 Accès à votre Messagerie Accès à votre Messagerie Tous vos messages vocaux seront conservés dans votre «boîte vocale» personnelle, qui est protégée par un mot de passe. Votre administrateur de système vous attribuera un mot de passe temporaire à utiliser la première fois que vous accéderez à votre boîte vocale. La manière de vous connecter à votre messagerie diffère si vous appelez de l intérieur ou de l extérieur de votre entreprise. De l intérieur de votre entreprise À partir de votre propre poste 1. Composez le numéro d accès interne à NuPoint UM Voice. 2. Saisissez votre mot de passe lorsque le système vous le demande. À partir d'un autre poste 1. Composez le numéro d accès interne à NuPoint UM Voice. 2. Appuyez sur la touche lorsque le système vous demande de saisir un mot de passe. 3. Saisissez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche. 4. Saisissez votre mot de passe lorsque le système vous le demande. De l extérieur de votre entreprise À partir d'une ligne extérieure 1. Composez le numéro d accès externe à NuPoint UM Voice. 2. Saisissez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche. 3. Saisissez votre mot de passe lorsque le système vous le demande. À partir d'une ligne extérieure vers le réceptionniste automatisé 1. Composez le numéro de réceptionniste de NuPoint UM; 2. Appuyez sur la touche pour accéder au système NuPoint UM Voice; 3. Saisissez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche ; 4. Saisissez votre mot de passe lorsque le système vous le demande. 3

10 Guide de l usager de messagerie Configuration de votre boîte vocale Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour la première fois, un didacticiel d utilisateur est automatiquement activé. Ce didacticiel vous sert de guide au cours de votre première session de messagerie, vous explique comment enregistrer un message d'accueil ainsi que votre nom, et vous invite à modifier votre mot de passe temporaire. Conseil : Après avoir écouté ou laissé des messages, vous pouvez revenir à un menu précédent contenant d'autres options. Aperçu des menus Pour une vue d ensemble du menu, reportez-vous également à la Carte aide-mémoire IUT Mitel de NuPoint Unified Messaging ( Messages d'accueil Après avoir ouvert votre boîte vocale, le système vous demandera d enregistrer un ou plusieurs messages d'accueil que les appelants entendront après avoir composé le numéro de votre boîte vocale. Par exemple, vous pouvez enregistrer un message que les appelants entendront si votre ligne est occupée (par exemple, «Je suis présentement au téléphone et je ne peux vous répondre pour l instant») et un message différent lorsque vous n êtes pas à votre téléphone (par exemple, «Je ne suis pas à mon bureau présentement»). Si votre administrateur de système active la fonction Message d accueil d absence prolongée pour votre boîte, vous pouvez également enregistrer un message d accueil d absence prolongée. Ce message d accueil vous permet d informer les appelants d une absence prolongée. Les appelants ne peuvent pas appuyer sur une touche pour ignorer le message d accueil. À la fin du message d accueil, les appelants peuvent transférer au standardiste ou laisser un message. Remarque : Une fois enregistré, le message d accueil d absence prolongée est désormais activé. Cela signifie que tous les appelants transférés à votre boîte vocale entendront le message d accueil d absence prolongée. Une fois que vous êtes connecté à votre messagerie vocale, un message vous invite à appuyer sur 1 pour conserver votre message d accueil d absence prolongée ou sur 2 pour désactiver ce message. Si votre administrateur de système a désactivé la livraison des messages pour le message d accueil d absence prolongée, après le message d accueil, les appelants peuvent uniquement être transférés au standardiste. Consultez la section «Messages d'accueil, nom et mot de passe» environ à la page 11. 4

11 Configuration de votre boîte vocale Nom On vous demandera d enregistrer votre nom de façon à ce que le système puisse : Vous saluer lorsque vous appelez dans le système (par exemple, «Bonjour Louise Tremblay»); Informer d autres utilisateurs lorsqu un message provient de vous (par exemple, «16 h 45, de Louise Tremblay»); Décliner votre nom à d autres utilisateurs lorsqu ils envoient des messages dans votre boîte vocale (par exemple, «Louise Tremblay»). Mot de passe Le système vous demandera toujours votre mot de passe avant que vous ne puissiez accéder à votre messagerie vocale. La première fois que vous accéderez à votre messagerie vocale, vous devrez utiliser le mot de passe qui vous a été attribué par l administrateur du système. Pendant le didacticiel, on vous demandera de modifier votre mot de passe et d'en choisir un autre qui contient de 4 à 10 chiffres. Définissez un mot de passe dont vous pourrez vous souvenir facilement, sans toutefois tomber dans la facilité excessive telle que «1234». Remarque : Les mots de passe sont requis seulement si vous souhaitez protéger votre confidentialité; vous pouvez choisir de ne pas avoir de mot de passe en appuyant quatre fois sur le zéro (0000) lorsque le système vous demande de choisir un mot de passe pendant le didacticiel. Une fois votre messagerie configurée, vous êtes prêt à utiliser les fonctions de messagerie vocale de NuPoint UM Voice. Remarque : Afin de renforcer la sécurité, votre administrateur peut configurer votre mot de passe de sorte qu il expire à intervalles réguliers. 5

12 Guide de l usager de messagerie Écoute des messages Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour récupérer vos messages, le système vous signale d abord le nombre de messages que vous avez («Vous avez 2 messages urgents et 2 messages non écoutés»). Pour les utilisateurs de la messagerie unifiée avancée disposant de l option de synthèse vocale (TTS), le système vous dit combien de messages vocaux et de courriels vous avez («Vous avez 2 messages non lus, 1 message enregistré, 3 courriels non lus et 1 courriel enregistré»). Vous accédez aux messages vocaux et aux courriels à partir de menus distincts. Après le sommaire du message, les utilisateurs de la messagerie unifiée avancée et de TTS peuvent accéder au menu de messagerie vocale ou de courriel. Vous pouvez quitter l un ou l autre de ces menus pour accéder à l autre. Remarques : 1. Les utilisateurs de la messagerie unifiée avancée ne disposant pas de l option de synthèse vocale texte-parole ne peuvent pas accéder au menu Courriel. 2. Si le système expérience un délai dans l'obtention des renseignements provenant du serveur de courriels, il se peut qu'il soit incapable de vous indiquer le nombre de courriels que vous avez. Afin d'éviter ce problème, veuillez conserver moins de courriels dans votre boîte vocale. Accès aux menus de la messagerie vocale et électronique Après l accès à votre boîte vocale Si vous êtes un utilisateur de messagerie vocale normal, vous êtes déjà dans le menu Messagerie vocale. Si vous utilisez la messagerie unifiée avancée avec la fonction de synthèse vocale texte-parole (TTS), vous appuyez sur pour accéder au menu Messagerie vocale ou sur pour accéder au menu Courriel. Écouter vos messages Après l accès au menu Messagerie vocale ou au menu Courriel, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Écouter (ou Lire le message). Vos messages urgents seront automatiquement lus en premier. Ensuite, selon les paramètres de votre boîte vocale, vous pourriez avoir la possibilité de lire en premier les messages non lus ou enregistrés; sinon, votre message non lu sera lu en premier. Remarque : Si l option «date et heure» est activée dans votre système de messagerie vocale, le système lira automatiquement cette information au début de chaque message. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. 6

13 Écoute des messages Pendant l écoute d un message En tout temps pendant l écoute d un message, vous pouvez Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Suite puis Pause Pour effectuer cette action Interrompre le message pendant 30 secondes. Revenir en arrière de cinq secondes dans le message. Æ Avancer de cinq secondes dans le message. Sauter Passer à votre message suivant. Suite puis Écouter Retourner au début de votre message précédent. Remarque : Selon la configuration de votre messagerie, il est possible que vous n'ayez pas accès à toutes les options indiquées ci-dessus. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. Lorsque vous avez terminé l écoute d un message À la fin d un message, vous pouvez Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Écouter (ou Recommencer) Pour effectuer cette action Réécouter le message. Répondre Répondre à la personne qui a envoyé le message. Lorsque vous avez terminé l enregistrement de votre réponse, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Envoyer pour l envoyer et continuer votre session. Appuyez ensuite sur le souhaitez. pour envoyer votre réponse à d autres boîtes vocales si vous 7

14 Guide de l usager de messagerie Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Répondre (avec option de rappel activée) Pour effectuer cette action pour répondre par message vocal (comme ci-dessus) pour rappeler l appelant, puis supprimer le message. pour rappeler l appelant, puis conserver le message. Transférer Conserver Suppr (ou Rejeter) Transférer le message à une autre boîte vocale, à une liste de diffusion ou à un numéro de téléphone hors système. Le système vous donnera également la possibilité d enregistrer d'autres commentaires avant d envoyer le message à quelqu un d autre. Une fois vos commentaires ajoutés, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Envoyer (ou Quitter), puis continuez votre session. Appuyez ensuite sur pour transférer le message à d autres boîtes vocales si vous le souhaitez. Conserver le message. Vous ne pouvez plus accéder aux messages conservés tant que vous n avez pas fait défiler la file d attente des messages non lus et des accusés de réception. Rejeter le message. Remarque : Si vous supprimez accidentellement un message, vous pouvez le récupérer en appuyant immédiatement sur ou sur la touche d afficheur Annuler la suppression. Si vous appuyez sur une autre touche que la touche immédiatement après avoir rejeté le message, vous ne pourrez plus récupérer le message rejeté. Remarque : Selon la configuration de votre messagerie, il est possible que vous n'ayez pas accès à toutes les options indiquées ci-dessus. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. 8

15 Création de messages Création de messages Pour créer un message, vous devez d abord accéder à votre boîte vocale en composant le numéro d accès du système et en saisissant votre mot de passe. Vous pouvez ensuite créer un message vocal avant ou après l écoute de tout message non lu dans votre boîte vocale. N oubliez pas que vous pouvez transférer vos messages à d autres boîtes vocales, à des listes de diffusion et à des numéros de téléphone hors système. Création d un message vocal Enregistrement d un message vocal 1. Appuyez sur ou sur la touche d afficheur Créer un message pour créer un message. 2. Entrez le numéro du destinataire ou, pour le composer à l aide du nom, appuyez sur la touche spécifique attribuée à cette fonction dans votre système de messagerie vocale, et composez le nom et le prénom du destinataire jusqu à ce que le système reconnaisse le nom. Remarque : Le système annoncera automatiquement la touche spécifique sur laquelle vous devez appuyer pour composer le numéro au moyen du nom. Il s agit d une fonction configurable et, par conséquent, la touche à enfoncer variera d un système de messagerie vocale à l autre. 3. Après confirmation du nom du destinataire par le système, entrez le nom ou le numéro de tout autre destinataire désiré (par exemple, vous pourriez vouloir envoyer le même message à tous les membres d un certain comité, pour leur faire part de l endroit et de l heure de la prochaine réunion du comité). 4. Lorsque vous avez terminé la sélection des destinataires, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Enregistrer. 5. Commencez l enregistrement de votre message après la tonalité. (Vous pouvez appuyer sur pour marquer une pause pendant l enregistrement, puis appuyer ensuite sur n importe quelle touche pour reprendre l enregistrement, ou vous pouvez utiliser les touches d afficheur Pause/Reprendre.) 9

16 Guide de l usager de messagerie Envoi d un message lorsque vous avez terminé l enregistrement Une fois l enregistrement du message terminé, vous pouvez choisir de l envoyer, de l entendre, de le modifier, de l annuler ou de spécifier un mode d acheminement spécifique en sélectionnant l une ou l autre des options suivantes : Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Envoyer Pour effectuer cette action Envoyer le message et retourner au menu principal. Ajouter Ajouter à l enregistrement. Suppr Supprimer l enregistrement et recommencer. Entendre l enregistrement Réécouter le message. Terminer l enregistrement Accéder aux options d envoi du message telles que remise urgente, remise future, confidentiel et accusé de réception. Après avoir sélectionné l une ou l autre de ces options, appuyez sur ou sur la touche d'afficheur Envoyer (ou Sortir) afin d'envoyer votre message et sortir du menu principal. Remarque : Si vous envoyez régulièrement des messages à plusieurs utilisateurs en même temps, vous auriez avantage à créer des listes personnelles de diffusion pour faciliter davantage l envoi de vos messages (voir «Listes de diffusion» environ à la page 12). 10

17 Options personnelles Options personnelles Le menu des options personnelles vous permet de faire l écoute du didacticiel de l utilisateur, de modifier vos messages d'accueil, d enregistrer votre nom et de définir votre mot de passe, de créer des listes de distribution de messagerie vocale et de sélectionner des options de programmation des appels. Accès aux options personnelles et au didacticiel de l utilisateur Appuyez sur ou sur la touche d afficheur Options pour accéder aux options personnelles à partir du menu principal. Vous pouvez appuyer sur en tout temps pour revenir au didacticiel de l utilisateur. Messages d'accueil, nom et mot de passe Lors de la configuration initiale de votre boîte vocale (voir «Configuration de votre boîte vocale» environ à la page 4), vous avez enregistré un message d'accueil et votre nom, puis choisi un mot de passe. Le menu d options personnelles vous permet de modifier ces éléments en tout temps. Vous devriez mettre régulièrement à jour vos messages de bienvenue par exemple, pour faire savoir aux appelants si vous êtes au bureau ou non. À partir du menu d options personnelles, vous pouvez Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Messages d accueil Pour effectuer cette action Modifier vos messages d'accueil. Vous pouvez enregistrer un message d'accueil principal, ainsi qu un ou plusieurs messages secondaires. Enregistrez des messages secondaires lorsque vous voulez indiquer aux appelants que votre ligne est occupée (p. ex., «Je suis actuellement au téléphone et je ne peux vous répondre pour l instant»), que vous êtes absent (p. ex., «Je ne suis pas à mon bureau actuellement») ou que votre absence sera prolongée («Je serai absent jusqu'au 15 octobre,...»). Vous pouvez maintenant appuyer sur pour enregistrer ou modifier votre message d accueil personnel secondaire, sur pour enregistrer ou modifier votre message d accueil principal, ou sur activer votre message d accueil d absence prolongée. pour Après avoir enregistré votre message d'accueil, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Chan pour sélectionner lequel des messages d'accueil (primaire ou secondaire) vous souhaitez que les appelants entendent. 11

18 Guide de l usager de messagerie Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Modifier le nom Mot de passe Pour effectuer cette action Réenregistrer votre nom. Modifier votre mot de passe. Remarque : Il est possible que vous ne puissiez avoir accès aux messages d'accueil secondaires, selon la configuration de votre boîte vocale. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. Listes de diffusion Une liste de diffusion vous permet d enregistrer un seul message et de l envoyer à plusieurs personnes sans devoir l adresser individuellement. Vous pouvez utiliser des listes de diffusion chaque fois que vous créez un message, ou que vous transférez le message à quelqu un d autre. Création ou modification d une liste de diffusion 1. Appuyez sur ou sur la touche d afficheur Liste diff à partir du menu d options personnelles. 2. Saisissez le numéro de la liste de diffusion, en vous assurant que le premier chiffre est toujours le zéro (0). 3. Appuyez sur pour enregistrer un nom pour la liste de diffusion (p. ex., «comité de planification des produits»). Le système fera entendre ce nom chaque fois que vous adresserez des messages par l intermédiaire de cette liste de diffusion. 4. Appuyez sur pour ajouter des membres à la liste ou sur pour retirer des membres. 5. Saisissez les numéros ou les noms des utilisateurs que vous souhaitez ajouter ou retirer. 6. Appuyez sur si vous souhaitez que le système fasse la lecture des membres de la liste que vous avez sélectionnés. 7. Appuyez sur pour quitter le menu principal. Remarque : Toutes les listes de diffusion personnelles doivent commencer par le zéro (0). Utilisation d une liste de diffusion Au lieu de saisir un numéro de boîte vocale, entrez celui de la liste de diffusion à utiliser. Le système relit le numéro de la liste de diffusion. 12

19 Options personnelles Options de programmation d appels NuPoint WakeUp NuPoint WakeUp vous permet de programmer NuPoint UM Voice pour qu il vous appelle à un numéro de téléphone spécifique et à un moment spécifique. Vous pouvez programmer des appels de réveil du lundi au vendredi, les fins de semaine, chaque jour, ou au besoin. 1. À partir du menu des options personnelles, appuyez sur pour accéder aux options de programmation d'appel. 2. Dans le menu Options d'heure d'appel, appuyez sur pour accéder au NP WakeUp. 3. Pour planifier des appels de réveil : appuyez sur Entrez l'heure de l'appel de réveil (deux chiffres pour l'heure, deux chiffres pour les minutes), appuyez sur pour am ou sur pour pm. appuyez sur pour le définir comme un appel de réveil quotidien. appuyez sur pour annuler cet appel de réveil. Appuyez sur pour modifier l'heure. 4. Pour annuler tous les appels de réveil, appuyez sur. 5. Pour quitter le menu Options personnelles, appuyez sur. Téléavertisseur Téléavertissement vous permet de préciser l'heure à laquelle vous désirez que NuPoint UM Voice vous avise de la présence d'un message sur votre téléavertisseur. 1. À partir du menu des options personnelles, appuyez sur pour accéder aux options de programmation d'appel. 2. Dans le menu Options de programmation d'appel, appuyez sur pour accéder au Téléavertissement. 3. Dans le menu Téléavertissement, sélectionnez une option : appuyez sur pour vérifier l'heure. appuyez sur pour désactiver le téléavertissement. appuyez sur pour modifier le numéro de téléphone. appuyer sur pour modifier l'heure. Pour quitter le menu Options personnelles, appuyez sur. 13

20 Guide de l usager de messagerie Remise des messages La remise des messages vous permet de préciser l'heure et le numéro auquel NuPoint UM Voice pourra vous rejoindre pour vous aviser de la présence d'un message dans votre boîte vocale. 1. À partir du menu des options personnelles, appuyez sur pour accéder aux options de programmation d'appel. 2. Dans le menu Options d'heure d'appel, appuyez sur pour accéder à la Remise des messages. 3. Dans le menu Remise des messages, sélectionnez une option : appuyez sur pour vérifier l'heure. appuyez sur pour désactiver la remise des messages; appuyez sur pour modifier le numéro de téléphone; appuyez sur pour modifier l heure; appuyez sur pour quitter le menu Options personnelles. Vérification de remise future Vérification de remise future vous permet de vérifier tout message programmé pour une remise future. Vous pouvez différer la remise de n importe quel message jusqu à 365 jours dans le futur à l aide du menu d options d adressage des messages. Consultez la section «Envoi d un message lorsque vous avez terminé l enregistrement» environ à la page À partir du menu des options personnelles, appuyez sur pour accéder aux options de programmation d'appel. 2. Dans le menu Options de programmation d'appel, appuyez sur pour accéder à la Vérification de remise future. 3. Dans le menu Vérification de remise future, sélectionnez une option : appuyez sur pour vérifier le message; appuyez sur pour rejeter le message; appuyez sur pour conserver le message; appuyez sur pour lire les destinataires; appuyez sur pour entendre l'heure de remise. appuyez sur pour quitter le menu Options personnelles. 14

21 Fonction facultative Enregistrement d un appel Fonction facultative Enregistrement d un appel La fonction Enregistrement d un appel vous permet d utiliser votre système NuPoint UM Voice pour enregistrer vos conversations téléphoniques. Remarque : en vertu de certaines lois, vous pouvez être tenu d'informer votre correspondant du fait que vous enregistrez la conversation. Pour des directives particulières, renseignez-vous auprès de votre administrateur de système. Enregistrement d un appel entre deux interlocuteurs Votre système peut être programmé pour commencer automatiquement à enregistrer les appels externes dès que l'un ou l'autre des interlocuteurs répond. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec votre administrateur de système. Si votre système n'enregistre pas automatiquement les conversations, vous devez appuyer sur la touche Enregistrer pour commencer l'enregistrement pendant un appel entre deux interlocuteurs. La touche que vous devez enfoncer dépend de la disponibilité de la fonction de touches d afficheur sur votre téléphone. Les téléphones ci-dessous prennent en charge les touches d afficheur : Superset IP 5240 IP Enregistrement à l aide de touches d afficheur Pour commencer l enregistrement pendant un appel entre deux interlocuteurs, appuyez sur la touche d afficheur Enregistrer qui apparaît sur l afficheur numérique de votre téléphone. Pause ou reprise de l enregistrement durant un appel Pour interrompre l enregistrement, appuyez sur la touche d afficheur Pause. Pour reprendre l enregistrement, appuyez sur la touche d afficheur Reprise. Arrêt de l enregistrement Pour arrêter l enregistrement sans sauvegarder la conversation enregistrée, appuyez sur les touches d afficheur Arrêter et Eff. Pour arrêter l enregistrement et le sauvegarder, appuyez sur les touches d afficheur Arrêter et Enreg. Remarque : Votre administrateur peut configurer vos paramètres d enregistrement d appel pour que vos conversations enregistrées soient automatiquement sauvegardées lorsque vous raccrochez le combiné. Si la fonction de sauvegarde automatique est activée, vous pouvez sauvegarder l appel enregistré tout simplement en raccrochant le combiné à la fin de votre conversation. 15

22 Guide de l usager de messagerie Enregistrement à l aide de touches non programmables Pour commencer l enregistrement d un appel à l aide de touches non programmables, appuyez sur la touche Enregistrer que votre administrateur de système a programmée sur votre téléphone. Remarque : Lorsque vous utilisez une touche de fonction non programmable pour l enregistrement d un appel, vous ne pouvez que commencer une session d enregistrement. Votre administrateur de système doit activer la fonction de sauvegarde automatique pour que vos conversations puissent être sauvegardées automatiquement lorsque vous raccrochez le combiné. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. Mise en garde d'un appel pendant un enregistrement La mise en garde d un appel durant l enregistrement a pour effet de sauvegarder l enregistrement et de l envoyer dans votre boîte vocale. Lors de la reprise de la conversation, une nouvelle session d enregistrement débute. Remarque : Selon la programmation du système, raccrocher ou appuyer sur la touche TRANS/CONF, ou sur une touche de représentation de ligne peut aussi sauvegarder l'enregistrement. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. Écoute d un enregistrement Pour faire l écoute d une conversation enregistrée une fois l appel terminé 1. Décrochez le combiné. 2. Accédez à votre boîte vocale. 3. Suivez les messages-guides pour récupérer l enregistrement, comme vous le feriez pour récupérer tout message vocal ordinaire. 16

23 Fonction facultative Télécopie Fonction facultative Télécopie La fonction Télécopie vous permet de gérer les messages télécopiés qui sont envoyés à votre boîte vocale à l'aide de l'iut. Vous pouvez récupérer les messages télécopiés non lus, écouter un message vocal qui accompagne une télécopie, envoyer une télécopie à un télécopieur et envoyer une télécopie (avec ou sans message vocal) à un autre usager. Options d envoi à un télécopieur Vous pouvez accéder aux options d'envoi à un télécopieur à partir du menu Options personnelles. À partir du menu principal, appuyez sur puis sur pour accéder aux options suivantes d envoi à un télécopieur : Appuyez sur cette touche Pour effectuer cette action Pour envoyer tous les messages télécopiés non lus de votre boîte vocale à votre numéro de télécopieur par défaut. Pour définir un numéro de télécopieur par défaut. Toutes vos télécopies seront À partir d'un téléphone-télécop ieur directement envoyées à ce numéro quand vous appuierez sur menu Envoi à un télécopieur. dans le Pour télécopier à votre boîte vocale une page de garde qui deviendra votre page de garde personnelle. Cette page sera automatiquement incluse dans toutes les télécopies que vous envoyez à partir de votre boîte vocale. Pour activer et désactiver la fonction d envoi automatique des télécopies à votre numéro de télécopieur par défaut. La fonction d envoi automatique de télécopies dirige toutes les télécopies qui arrivent dans votre boîte vocale vers votre numéro de télécopieur par défaut. Lire et imprimer des messages télécopiés Les messages télécopiés sont traités comme les messages vocaux dans votre boîte vocale. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour récupérer vos messages, le système vous signale d abord le nombre de messages que vous avez (par exemple, «Vous avez deux messages urgents et quatre messages non lus avec télécopie»). À partir d un téléphone Pour lire un message télécopié : 1. Après avoir accédé à votre messagerie, appuyez sur ou sur la touche d'afficheur Lecture (ou Lecture du message). Vos messages urgents seront automatiquement lus en premier. 17

24 Guide de l usager de messagerie 2. Pour toute télécopie, le système vous invitera à appuyer sur afin d accéder aux options d'envoi à un télécopieur. À partir de ce menu, vous pouvez : Appuyer sur pour composer le numéro d un télécopieur qui imprimera votre télécopie. À l invite du système, composez le numéro. Le système confirmera le numéro. Appuyez sur pour accepter le numéro ou sur pour composer un nouveau numéro. Après avoir appuyé sur pour accepter le numéro, appuyez sur pour envoyer la télécopie immédiatement à ce numéro, ou appuyez sur pour définir l heure de l envoi. 3. Si vous avez d'autres messages de télécopie, vous pouvez les envoyer au même numéro de télécopieur en appuyant simplement sur, puis sur. Remarque : Vous pouvez également utiliser les options d envoi à un télécopieur depuis le menu Options personnelles (reportez-vous au Guide de référence rapide de l IUT Mitel). Ce menu vous permet de configurer un numéro de livraison de télécopie par défaut. Après avoir programmé ce numéro, il vous suffit d'appuyer sur pour accéder aux options d envoi à un télécopieur (après avoir écouté le message joint à la télécopie), puis sur pour imprimer la télécopie. À partir d'un téléphone-télécopieur Pour récupérer et imprimer une télécopie à partir d un téléphone-télécopieur : 1. Après avoir accédé à votre messagerie, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Lecture (ou Lecture du message), puis sur livraison de télécopie. pour accéder au menu Options de 2. Appuyez sur pour recevoir une copie imprimée de la télécopie à partir de ce télécopieur. 3. À l invite du système, appuyez sur le bouton Démarrer du télécopieur. 4. Une fois la copie imprimée reçue, vous pouvez demeurer en ligne pour reprendre votre session de messagerie. 18

25 Fonction facultative Télécopie Lorsque vous avez terminé la lecture d une télécopie Consultez la section «Lorsque vous avez terminé l écoute d un message» environ à la page 7. Création d une télécopie (sans message vocal) Vous pouvez envoyer une télécopie à la boîte vocale d un usager à l aide d un téléphone-télécopieur. Vous pouvez envoyer le message directement à partir du système de télécopie de votre entreprise ou de votre boîte vocale personnelle. Si vous envoyez une télécopie à partir du système de télécopie de votre entreprise, votre nom n'apparaîtra pas dans l'en-tête du message. Si vous envoyez la télécopie à partir de votre boîte vocale, votre nom apparaîtra. À partir du système de télécopie de votre entreprise Remarque : Votre nom n apparaîtra pas dans l en-tête du message au destinataire. 1. À partir d un téléphone-télécopieur, composez le numéro d accès au système de télécopie de votre entreprise. 2. Quand vous entendez le message de bienvenue du système, entrez le numéro de boîte vocale du destinataire, ou pour composer le nom du destinataire, appuyez sur les touches appropriées pour composer son nom de famille suivi de son prénom jusqu'à ce que le système reconnaisse le nom. 3. Vous entendrez le message de bienvenue du destinataire. À la tonalité, appuyez sur le bouton Démarrer du télécopieur pour envoyer votre télécopie. 4. Une fois la télécopie envoyée, vous pouvez appuyer sur pour indiquer que le message est urgent ou sur pour laisser un message à une autre boîte vocale. À partir de votre boîte vocale personnelle Remarque : Votre nom apparaîtra dans l en-tête du message au destinataire. 1. Accédez à votre boîte vocale. Lorsque vous entendez votre message d'accueil, appuyez sur. 2. Entrez votre mot de passe. 3. Appuyez sur pour composer un message. 4. Entrez le numéro de boîte vocale du destinataire, ou pour composer le nom du destinataire, appuyez sur les touches appropriées pour composer son nom de famille suivi de son prénom jusqu'à ce que le système reconnaisse le nom. 19

26 Guide de l usager de messagerie 5. Lorsque le système confirme le nom du destinataire, entrez le nom ou le numéro des autres destinataires. 6. Quand vous avez terminé, appuyez sur pour laisser un message, puis sur le bouton Démarrer de votre télécopieur pour envoyer la télécopie, ou sur à d autres options. pour accéder 7. Une fois la télécopie envoyée, vous pouvez appuyer sur pour envoyer le message ou sur pour accéder aux options d envoi de message telles que remise urgente, remise future, confidentiel et accusé de réception. Après avoir sélectionné l une de ces options, appuyez sur pour envoyer votre message et quitter le menu principal. Création d un message télécopié (avec message vocal) Vous pouvez envoyer un combiné télécopie et message vocal à la boîte vocale d un usager à l aide d un téléphone-télécopieur. Vous pouvez envoyer le message directement à partir du système de télécopie de votre entreprise ou de votre boîte vocale personnelle. Si vous envoyez une télécopie à partir du système de télécopie de votre entreprise, votre nom n'apparaîtra pas dans l'en-tête du message. Si vous envoyez la télécopie à partir de votre boîte vocale, votre nom apparaîtra. À partir du système de télécopie de votre entreprise Remarque : Votre nom n apparaîtra pas dans l en-tête du message au destinataire. 1. À partir d un téléphone-télécopieur, composez le numéro d accès au système de télécopie de votre entreprise. 2. Quand vous entendez le message de bienvenue du système, entrez le numéro de boîte vocale du destinataire, ou pour composer le nom du destinataire, appuyez sur les touches appropriées pour composer son nom de famille suivi de son prénom jusqu'à ce que le système reconnaisse le nom. 3. Vous entendrez le message de bienvenue du destinataire. À la tonalité, enregistrez votre message vocal. 4. Lorsque vous avez terminé l enregistrement de votre message vocal, appuyez sur le bouton Démarrer du télécopieur pour envoyer votre télécopie. 5. Une fois la télécopie envoyée, vous pouvez appuyer sur pour indiquer que le message est urgent ou sur pour laisser un message à une autre boîte vocale. 20

27 Fonction facultative Télécopie À partir de votre boîte vocale personnelle Remarque : Votre nom apparaîtra dans l en-tête du message au destinataire. 1. À partir d un téléphone-télécopieur, composez le numéro d accès au système de télécopie de votre entreprise. 2. Lorsque vous entendez le message d'accueil du système, saisissez votre numéro de boîte vocale personnelle. 3. Lorsque vous entendez votre message d'accueil personnel, appuyez sur. 4. Entrez votre mot de passe. 5. Appuyez sur pour créer un message, puis suivez les instructions pour envoyer un message vocal seul à partir de votre boîte vocale (incluant l adresse). 6. À la tonalité, enregistrez votre message vocal. 7. Quand vous avez terminé l enregistrement, appuyez sur pour laisser un message puis sur le bouton Démarrer de votre télécopieur pour envoyer la télécopie, ou sur pour accéder à d autres options. 21

28 Guide de l usager de messagerie Utilisation de l'ordinateur pour les télécopies Vous pouvez également utiliser l ordinateur pour les messages télécopiés. La fonction Télécopie vous permet d ajouter le pilote imprimante télécopie dans votre dossier Imprimantes. À l aide de l imprimante télécopie, vous pouvez envoyer des télécopies à partir de n importe quelle application dotée d une fonction Imprimer. Des télécopies peuvent également être envoyées à partir de l interface de l affichage Web. Pour de plus amples renseignements sur l envoi de télécopies depuis l interface de l affichage Web, reportez-vous à l Aide de l affichage Web. Remarque : Les pages de présentation doivent être au format TIFF. Téléchargement et installation de l imprimante télécopie Pour utiliser l imprimante télécopie pour les messages télécopiés, vous devez d abord la télécharger et l'installer à partir de l'interface de l affichage Web. Pour télécharger et installer le pilote d imprimante télécopie : Remarque : Pour installer le pilote d imprimante télécopie, vous devez disposer d un accès d administrateur local sur le PC. 1. Connectez-vous à l interface de l affichage Web et cliquez sur l onglet Téléchargements. 2. Cliquez sur Télécharger l imprimante télécopie. 3. Dans la fenêtre Avis de sécurité, cliquez sur Exécuter pour exécuter FaxPrinter.exe. Le programme d'installation sera lancé automatiquement. 4. Cliquez sur Suivant dans chaque boîte de dialogue. À l'invite du système, acceptez les conditions d utilisation. Le pilote d imprimante télécopie est maintenant installé. Envoi d une télécopie Des télécopies peuvent être envoyées à l'aide de l'imprimante télécopie NuPoint à partir de n'importe quel logiciel doté d'une fonction Imprimer. Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer une page de garde personnelle (voir Options d envoi à un télécopieur) ou créer des pages de garde personnalisées. Si vous avez une page de garde personnelle, elle sera la page de garde par défaut pour les télécopies que vous envoyez. Tout fichier au format TIFF peut être utilisé comme page de garde personnalisée. Vous pouvez enregistrer plusieurs pages de garde personnalisées pour personnaliser vos télécopies pour leurs destinataires. 22