NUPOINT UNIFIED MESSAGING

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1 MITEL NUPOINT UNIFIED MESSAGING GUIDE DE L USAGER VERSION 7.0

2 AVIS Bien que les renseignements contenus dans ce document soient considérés comme exacts à tous égards, Mitel NetworksMC Corporation (MITEL MD ) ne peut en garantir l exactitude. Les renseignements sont susceptibles d être modifiés sans préavis et ne doivent pas être interprétés de quelque façon que ce soit comme un engagement de Mitel, de ses entreprises affiliées ou de ses filiales. Mitel, ses entreprises affiliées et ses filiales ne sauraient être tenus responsables des erreurs ou omissions que pourrait comporter ce document. Celui-ci peut être revu ou réédité à tout moment afin d y apporter des modifications. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite ou transmise sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, sans l autorisation écrite de Mitel Networks Corporation. Marques de commerce Mitel et NuPoint Unified Messaging sont des marques de commerce de Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook est une marque de commerce de Microsoft Corporation. VMware, VMware vmotion, VMware vcloud, VMware vsphere, ESX et ESXi sont des marques de commerce de VMware Incorporated. Les autres noms de produits mentionnés dans ce document peuvent être des marques de commerce de leurs sociétés respectives et sont par la présente reconnus. Mitel NuPoint Unified Messaging Guide de l usager Version 7.0 Juin 2014 Version du document 1.4 MD, MC Marque de commerce de Mitel Networks Corporation Copyright 2014, Mitel Networks Corporation Tous droits réservés ii

3 Table des matières Introduction À propos de votre messagerie vocale À propos de ce document Votre téléphone Préparation à l accès de votre messagerie vocale Accès à votre Messagerie De l intérieur de votre entreprise À partir de votre propre poste À partir d'un autre poste De l extérieur de votre entreprise À partir d'une ligne extérieure À partir d'une ligne extérieure vers le réceptionniste automatisé Configuration de votre boîte vocale Aperçu des menus Messages d'accueil Nom Mot de passe Écoute des messages Accès aux menus de la messagerie vocale et électronique Écouter vos messages Pendant l écoute d un message Lorsque vous avez terminé l écoute d un message Création de messages Création d un message vocal Enregistrement d un message vocal Envoi d un message lorsque vous avez terminé l enregistrement Options personnelles Accès aux options personnelles et au didacticiel de l utilisateur Messages d'accueil, nom et mot de passe Listes de diffusion Création ou modification d une liste de diffusion Utilisation d une liste de diffusion Options de programmation d appels NuPoint WakeUp Téléavertisseur Remise des messages Vérification de remise future iii

4 Guide de l usager de messagerie Fonction facultative Enregistrement d un appel Enregistrement d un appel entre deux interlocuteurs Enregistrement à l aide de touches d afficheur Enregistrement à l aide de touches non programmables Mise en garde d'un appel pendant un enregistrement Écoute d un enregistrement Fonction facultative Télécopie Options d envoi à un télécopieur Lire et imprimer des messages télécopiés À partir d un téléphone À partir d'un téléphone-télécopieur Lorsque vous avez terminé la lecture d une télécopie Création d une télécopie (sans message vocal) À partir du système de télécopie de votre entreprise À partir de votre boîte vocale personnelle Création d un message télécopié (avec message vocal) À partir du système de télécopie de votre entreprise À partir de votre boîte vocale personnelle Utilisation de l'ordinateur pour les télécopies Téléchargement et installation de l imprimante télécopie Envoi d une télécopie Affichage et transfert de messages télécopiés Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Module d'extension Outlook pour Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 et Installation du module client Outlook Activation d utilisateurs supplémentaires du module Outlook sur un ordinateur Configuration de la lecture des messages Configuration de l accès au profil de messagerie unifiée Barre d'outils NuPoint Unified Messaging Barre d outils QuickPlay Navigation dans les messages vocaux Lecture d un message vocal dans Outlook Envoi d'un nouveau message vocal Réponse à un message vocal Transfert d'un message vocal Lancement de l'affichage Web à partir d Outlook iv

5 Table des matières Module d'extension client Outlook (MCO) pour Microsoft Outlook 2010 et Installation du module client Outlook Onglet NuPoint Unified Messaging Commandes multimédias Définition des paramètres de compte NuPoint Passage en revue des messages vocaux dans Outlook Lecture d un message vocal dans Outlook Envoi d'un nouveau message Répondre à un message Transfert d'un message Affichage d'un message télécopié Fonction facultative Synthèse vocale texte-parole (TTS) Lecture d un message de synthèse vocale texte-parole Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale Conseils d'élocution Commandes vocales universelles Émission d appels Émission d'un appel par commandes vocales Émission d'un appel par numérotation Annulation d'un appel Appel au standardiste Fonction Navigation vocale (en option) Conseils d'élocution Commandes vocales universelles Activation de la Navigation vocale Entrée des commandes vocales Accès à votre Messagerie Accès aux menus de la messagerie vocale et électronique Gestion de vos messages Accès aux autres menus v

6 Guide de l usager de messagerie vi

7 Introduction Introduction À propos de votre messagerie vocale Mitel MD NuPoint Unified MessagingMC (UM) vous permet de gérer votre messagerie vocale, vos appels enregistrés, vos télécopies et vos courriels Microsoft Outlook depuis un téléphone à clavier ou votre PC. Les messages vocaux, les appels enregistrés, les télécopies et les courriels sont tous des «messages» accessibles par le biais de votre boîte vocale à l aide d un système de menus. Le menu Messagerie vocale donne accès à la plupart des fonctions et options de boîte vocale, notamment les messages de télécopie. Tout utilisateur de messagerie vocale peut accéder à ce menu. Le menu Courriel donne uniquement accès au courriel et est accessible uniquement par les utilisateurs dotés de la fonction messagerie unifiée avancée avec l option de synthèse texte-parole. Outre l accès à vos messages au téléphone, vous pouvez maintenant écouter et gérer vos messages vocaux à partir de la boîte de réception de Microsoft Outlook. Vous installez un module d extension lecteur qui permet de lire des messages vocaux à partir de votre boîte de réception de courriel sur les haut-parleurs de l ordinateur ou au téléphone. Pour utiliser cette fonction, vous devez disposer de la fonction messagerie unifiée avancée. Pour de plus amples renseignements, voir «Utilisation de l'ordinateur pour les télécopies» environ à la page 22. Une fonction de standardiste automatisé de reconnaissance vocale est également disponible pour passer des appels à l aide de commandes vocales. Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale est une application de reconnaissance vocale qui vous permet d appeler des personnes de façon rapide et efficace en énonçant leurs noms. En plus des noms, vous pouvez également émettre un appel en prononçant le nom d'un service ou un numéro de téléphone. Un didacticiel vous présente les fonctions du système et une aide vocale est disponible pour répondre à vos questions. Pour plus de renseignements, consultez la «Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale» environ à la page 48. La fonction Navigation vocale en option permet aux utilisateurs de gérer leurs boîtes de messagerie à l'aide de commandes vocales. Plutôt que de chercher et d'appuyer sur un bouton du clavier téléphonique, il suffit de «dire la commande» à partir du poste principal ou d'un autre poste. Cette fonction est particulièrement pratique pour les conducteurs qui souhaitent utiliser leur téléphone portable en mode mains libres. Remarque : Selon la configuration de votre boîte vocale, il est possible que vous ne disposiez pas de toutes les options décrites dans ce guide. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. À propos de ce document Ce guide présente des directives concernant les fonctionnalités de l interface utilisateur du téléphone Mitel (IUT), le module d'extension client Mitel Outlook et le standardiste automatisé de reconnaissance vocale. Si vous utilisez un autre client de messagerie pris en charge, consultez l'aide de l affichage Web pour de plus amples renseignements. Reportez-vous également à la Carte aide-mémoire IUT Mitel de NuPoint Unified Messaging sur 1

8 Guide de l usager de messagerie Votre téléphone Avant d utiliser le système de messagerie vocale, commencez par vous familiariser avec votre téléphone. Touche Message permet d appeler le système NuPoint UM Voice et d accéder à votre boîte vocale. Clavier numérique permet de sélectionner des options de menu de la messagerie vocale. Voyant Message permet d'indiquer que votre boîte vocale contient de nouveaux messages vocaux. Touches afficheur permettent de sélectionner la plupart des options de menu de la messagerie vocale. Pour sélectionner une option du menu qui apparaît sur l'afficheur du téléphone, vous pouvez soit appuyer sur la touche d afficheur contextuelle associée apparaissant sur l affichage numérique de votre téléphone, soit composer au clavier le code de l'option. Remarque : Les noms des touches d afficheur utilisés dans ce guide peuvent légèrement différer selon le modèle de votre téléphone. Par exemple, la touche d afficheur Suppr (supprimer) peut apparaître en tant que touche Rejeter pour certains types de téléphones. Préparation à l accès de votre messagerie vocale Avant d accéder à votre messagerie vocale, veillez à obtenir les renseignements suivants auprès de votre administrateur de système : le numéro de réceptionniste de NuPoint UM (facultatif); le poste d accès au système NuPoint UM Voice; votre numéro de boîte vocale; votre mot de passe par défaut. Si vous rencontrez des problèmes ou avez des questions concernant les procédures, communiquez avec l'administrateur du système. 2

9 Accès à votre Messagerie Accès à votre Messagerie Tous vos messages vocaux seront conservés dans votre «boîte vocale» personnelle, qui est protégée par un mot de passe. Votre administrateur de système vous attribuera un mot de passe temporaire à utiliser la première fois que vous accéderez à votre boîte vocale. La manière de vous connecter à votre messagerie diffère si vous appelez de l intérieur ou de l extérieur de votre entreprise. De l intérieur de votre entreprise À partir de votre propre poste 1. Composez le numéro d accès interne à NuPoint UM Voice. 2. Saisissez votre mot de passe lorsque le système vous le demande. À partir d'un autre poste 1. Composez le numéro d accès interne à NuPoint UM Voice. 2. Appuyez sur la touche lorsque le système vous demande de saisir un mot de passe. 3. Saisissez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche. 4. Saisissez votre mot de passe lorsque le système vous le demande. De l extérieur de votre entreprise À partir d'une ligne extérieure 1. Composez le numéro d accès externe à NuPoint UM Voice. 2. Saisissez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche. 3. Saisissez votre mot de passe lorsque le système vous le demande. À partir d'une ligne extérieure vers le réceptionniste automatisé 1. Composez le numéro de réceptionniste de NuPoint UM; 2. Appuyez sur la touche pour accéder au système NuPoint UM Voice; 3. Saisissez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche ; 4. Saisissez votre mot de passe lorsque le système vous le demande. 3

10 Guide de l usager de messagerie Configuration de votre boîte vocale Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour la première fois, un didacticiel d utilisateur est automatiquement activé. Ce didacticiel vous sert de guide au cours de votre première session de messagerie, vous explique comment enregistrer un message d'accueil ainsi que votre nom, et vous invite à modifier votre mot de passe temporaire. Conseil : Après avoir écouté ou laissé des messages, vous pouvez revenir à un menu précédent contenant d'autres options. Aperçu des menus Pour une vue d ensemble du menu, reportez-vous également à la Carte aide-mémoire IUT Mitel de NuPoint Unified Messaging ( Messages d'accueil Après avoir ouvert votre boîte vocale, le système vous demandera d enregistrer un ou plusieurs messages d'accueil que les appelants entendront après avoir composé le numéro de votre boîte vocale. Par exemple, vous pouvez enregistrer un message que les appelants entendront si votre ligne est occupée (par exemple, «Je suis présentement au téléphone et je ne peux vous répondre pour l instant») et un message différent lorsque vous n êtes pas à votre téléphone (par exemple, «Je ne suis pas à mon bureau présentement»). Si votre administrateur de système active la fonction Message d accueil d absence prolongée pour votre boîte, vous pouvez également enregistrer un message d accueil d absence prolongée. Ce message d accueil vous permet d informer les appelants d une absence prolongée. Les appelants ne peuvent pas appuyer sur une touche pour ignorer le message d accueil. À la fin du message d accueil, les appelants peuvent transférer au standardiste ou laisser un message. Remarque : Une fois enregistré, le message d accueil d absence prolongée est désormais activé. Cela signifie que tous les appelants transférés à votre boîte vocale entendront le message d accueil d absence prolongée. Une fois que vous êtes connecté à votre messagerie vocale, un message vous invite à appuyer sur 1 pour conserver votre message d accueil d absence prolongée ou sur 2 pour désactiver ce message. Si votre administrateur de système a désactivé la livraison des messages pour le message d accueil d absence prolongée, après le message d accueil, les appelants peuvent uniquement être transférés au standardiste. Consultez la section «Messages d'accueil, nom et mot de passe» environ à la page 11. 4

11 Configuration de votre boîte vocale Nom On vous demandera d enregistrer votre nom de façon à ce que le système puisse : Vous saluer lorsque vous appelez dans le système (par exemple, «Bonjour Louise Tremblay»); Informer d autres utilisateurs lorsqu un message provient de vous (par exemple, «16 h 45, de Louise Tremblay»); Décliner votre nom à d autres utilisateurs lorsqu ils envoient des messages dans votre boîte vocale (par exemple, «Louise Tremblay»). Mot de passe Le système vous demandera toujours votre mot de passe avant que vous ne puissiez accéder à votre messagerie vocale. La première fois que vous accéderez à votre messagerie vocale, vous devrez utiliser le mot de passe qui vous a été attribué par l administrateur du système. Pendant le didacticiel, on vous demandera de modifier votre mot de passe et d'en choisir un autre qui contient de 4 à 10 chiffres. Définissez un mot de passe dont vous pourrez vous souvenir facilement, sans toutefois tomber dans la facilité excessive telle que «1234». Remarque : Les mots de passe sont requis seulement si vous souhaitez protéger votre confidentialité; vous pouvez choisir de ne pas avoir de mot de passe en appuyant quatre fois sur le zéro (0000) lorsque le système vous demande de choisir un mot de passe pendant le didacticiel. Une fois votre messagerie configurée, vous êtes prêt à utiliser les fonctions de messagerie vocale de NuPoint UM Voice. Remarque : Afin de renforcer la sécurité, votre administrateur peut configurer votre mot de passe de sorte qu il expire à intervalles réguliers. 5

12 Guide de l usager de messagerie Écoute des messages Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour récupérer vos messages, le système vous signale d abord le nombre de messages que vous avez («Vous avez 2 messages urgents et 2 messages non écoutés»). Pour les utilisateurs de la messagerie unifiée avancée disposant de l option de synthèse vocale (TTS), le système vous dit combien de messages vocaux et de courriels vous avez («Vous avez 2 messages non lus, 1 message enregistré, 3 courriels non lus et 1 courriel enregistré»). Vous accédez aux messages vocaux et aux courriels à partir de menus distincts. Après le sommaire du message, les utilisateurs de la messagerie unifiée avancée et de TTS peuvent accéder au menu de messagerie vocale ou de courriel. Vous pouvez quitter l un ou l autre de ces menus pour accéder à l autre. Remarques : 1. Les utilisateurs de la messagerie unifiée avancée ne disposant pas de l option de synthèse vocale texte-parole ne peuvent pas accéder au menu Courriel. 2. Si le système expérience un délai dans l'obtention des renseignements provenant du serveur de courriels, il se peut qu'il soit incapable de vous indiquer le nombre de courriels que vous avez. Afin d'éviter ce problème, veuillez conserver moins de courriels dans votre boîte vocale. Accès aux menus de la messagerie vocale et électronique Après l accès à votre boîte vocale Si vous êtes un utilisateur de messagerie vocale normal, vous êtes déjà dans le menu Messagerie vocale. Si vous utilisez la messagerie unifiée avancée avec la fonction de synthèse vocale texte-parole (TTS), vous appuyez sur pour accéder au menu Messagerie vocale ou sur pour accéder au menu Courriel. Écouter vos messages Après l accès au menu Messagerie vocale ou au menu Courriel, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Écouter (ou Lire le message). Vos messages urgents seront automatiquement lus en premier. Ensuite, selon les paramètres de votre boîte vocale, vous pourriez avoir la possibilité de lire en premier les messages non lus ou enregistrés; sinon, votre message non lu sera lu en premier. Remarque : Si l option «date et heure» est activée dans votre système de messagerie vocale, le système lira automatiquement cette information au début de chaque message. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. 6

13 Écoute des messages Pendant l écoute d un message En tout temps pendant l écoute d un message, vous pouvez Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Suite puis Pause Pour effectuer cette action Interrompre le message pendant 30 secondes. Revenir en arrière de cinq secondes dans le message. Æ Avancer de cinq secondes dans le message. Sauter Passer à votre message suivant. Suite puis Écouter Retourner au début de votre message précédent. Remarque : Selon la configuration de votre messagerie, il est possible que vous n'ayez pas accès à toutes les options indiquées ci-dessus. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. Lorsque vous avez terminé l écoute d un message À la fin d un message, vous pouvez Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Écouter (ou Recommencer) Pour effectuer cette action Réécouter le message. Répondre Répondre à la personne qui a envoyé le message. Lorsque vous avez terminé l enregistrement de votre réponse, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Envoyer pour l envoyer et continuer votre session. Appuyez ensuite sur le souhaitez. pour envoyer votre réponse à d autres boîtes vocales si vous 7

14 Guide de l usager de messagerie Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Répondre (avec option de rappel activée) Pour effectuer cette action pour répondre par message vocal (comme ci-dessus) pour rappeler l appelant, puis supprimer le message. pour rappeler l appelant, puis conserver le message. Transférer Conserver Suppr (ou Rejeter) Transférer le message à une autre boîte vocale, à une liste de diffusion ou à un numéro de téléphone hors système. Le système vous donnera également la possibilité d enregistrer d'autres commentaires avant d envoyer le message à quelqu un d autre. Une fois vos commentaires ajoutés, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Envoyer (ou Quitter), puis continuez votre session. Appuyez ensuite sur pour transférer le message à d autres boîtes vocales si vous le souhaitez. Conserver le message. Vous ne pouvez plus accéder aux messages conservés tant que vous n avez pas fait défiler la file d attente des messages non lus et des accusés de réception. Rejeter le message. Remarque : Si vous supprimez accidentellement un message, vous pouvez le récupérer en appuyant immédiatement sur ou sur la touche d afficheur Annuler la suppression. Si vous appuyez sur une autre touche que la touche immédiatement après avoir rejeté le message, vous ne pourrez plus récupérer le message rejeté. Remarque : Selon la configuration de votre messagerie, il est possible que vous n'ayez pas accès à toutes les options indiquées ci-dessus. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. 8

15 Création de messages Création de messages Pour créer un message, vous devez d abord accéder à votre boîte vocale en composant le numéro d accès du système et en saisissant votre mot de passe. Vous pouvez ensuite créer un message vocal avant ou après l écoute de tout message non lu dans votre boîte vocale. N oubliez pas que vous pouvez transférer vos messages à d autres boîtes vocales, à des listes de diffusion et à des numéros de téléphone hors système. Création d un message vocal Enregistrement d un message vocal 1. Appuyez sur ou sur la touche d afficheur Créer un message pour créer un message. 2. Entrez le numéro du destinataire ou, pour le composer à l aide du nom, appuyez sur la touche spécifique attribuée à cette fonction dans votre système de messagerie vocale, et composez le nom et le prénom du destinataire jusqu à ce que le système reconnaisse le nom. Remarque : Le système annoncera automatiquement la touche spécifique sur laquelle vous devez appuyer pour composer le numéro au moyen du nom. Il s agit d une fonction configurable et, par conséquent, la touche à enfoncer variera d un système de messagerie vocale à l autre. 3. Après confirmation du nom du destinataire par le système, entrez le nom ou le numéro de tout autre destinataire désiré (par exemple, vous pourriez vouloir envoyer le même message à tous les membres d un certain comité, pour leur faire part de l endroit et de l heure de la prochaine réunion du comité). 4. Lorsque vous avez terminé la sélection des destinataires, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Enregistrer. 5. Commencez l enregistrement de votre message après la tonalité. (Vous pouvez appuyer sur pour marquer une pause pendant l enregistrement, puis appuyer ensuite sur n importe quelle touche pour reprendre l enregistrement, ou vous pouvez utiliser les touches d afficheur Pause/Reprendre.) 9

16 Guide de l usager de messagerie Envoi d un message lorsque vous avez terminé l enregistrement Une fois l enregistrement du message terminé, vous pouvez choisir de l envoyer, de l entendre, de le modifier, de l annuler ou de spécifier un mode d acheminement spécifique en sélectionnant l une ou l autre des options suivantes : Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Envoyer Pour effectuer cette action Envoyer le message et retourner au menu principal. Ajouter Ajouter à l enregistrement. Suppr Supprimer l enregistrement et recommencer. Entendre l enregistrement Réécouter le message. Terminer l enregistrement Accéder aux options d envoi du message telles que remise urgente, remise future, confidentiel et accusé de réception. Après avoir sélectionné l une ou l autre de ces options, appuyez sur ou sur la touche d'afficheur Envoyer (ou Sortir) afin d'envoyer votre message et sortir du menu principal. Remarque : Si vous envoyez régulièrement des messages à plusieurs utilisateurs en même temps, vous auriez avantage à créer des listes personnelles de diffusion pour faciliter davantage l envoi de vos messages (voir «Listes de diffusion» environ à la page 12). 10

17 Options personnelles Options personnelles Le menu des options personnelles vous permet de faire l écoute du didacticiel de l utilisateur, de modifier vos messages d'accueil, d enregistrer votre nom et de définir votre mot de passe, de créer des listes de distribution de messagerie vocale et de sélectionner des options de programmation des appels. Accès aux options personnelles et au didacticiel de l utilisateur Appuyez sur ou sur la touche d afficheur Options pour accéder aux options personnelles à partir du menu principal. Vous pouvez appuyer sur en tout temps pour revenir au didacticiel de l utilisateur. Messages d'accueil, nom et mot de passe Lors de la configuration initiale de votre boîte vocale (voir «Configuration de votre boîte vocale» environ à la page 4), vous avez enregistré un message d'accueil et votre nom, puis choisi un mot de passe. Le menu d options personnelles vous permet de modifier ces éléments en tout temps. Vous devriez mettre régulièrement à jour vos messages de bienvenue par exemple, pour faire savoir aux appelants si vous êtes au bureau ou non. À partir du menu d options personnelles, vous pouvez Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Messages d accueil Pour effectuer cette action Modifier vos messages d'accueil. Vous pouvez enregistrer un message d'accueil principal, ainsi qu un ou plusieurs messages secondaires. Enregistrez des messages secondaires lorsque vous voulez indiquer aux appelants que votre ligne est occupée (p. ex., «Je suis actuellement au téléphone et je ne peux vous répondre pour l instant»), que vous êtes absent (p. ex., «Je ne suis pas à mon bureau actuellement») ou que votre absence sera prolongée («Je serai absent jusqu'au 15 octobre,...»). Vous pouvez maintenant appuyer sur pour enregistrer ou modifier votre message d accueil personnel secondaire, sur pour enregistrer ou modifier votre message d accueil principal, ou sur activer votre message d accueil d absence prolongée. pour Après avoir enregistré votre message d'accueil, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Chan pour sélectionner lequel des messages d'accueil (primaire ou secondaire) vous souhaitez que les appelants entendent. 11

18 Guide de l usager de messagerie Appuyez sur cette touche OU Appuyer sur cette touche d afficheur Modifier le nom Mot de passe Pour effectuer cette action Réenregistrer votre nom. Modifier votre mot de passe. Remarque : Il est possible que vous ne puissiez avoir accès aux messages d'accueil secondaires, selon la configuration de votre boîte vocale. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. Listes de diffusion Une liste de diffusion vous permet d enregistrer un seul message et de l envoyer à plusieurs personnes sans devoir l adresser individuellement. Vous pouvez utiliser des listes de diffusion chaque fois que vous créez un message, ou que vous transférez le message à quelqu un d autre. Création ou modification d une liste de diffusion 1. Appuyez sur ou sur la touche d afficheur Liste diff à partir du menu d options personnelles. 2. Saisissez le numéro de la liste de diffusion, en vous assurant que le premier chiffre est toujours le zéro (0). 3. Appuyez sur pour enregistrer un nom pour la liste de diffusion (p. ex., «comité de planification des produits»). Le système fera entendre ce nom chaque fois que vous adresserez des messages par l intermédiaire de cette liste de diffusion. 4. Appuyez sur pour ajouter des membres à la liste ou sur pour retirer des membres. 5. Saisissez les numéros ou les noms des utilisateurs que vous souhaitez ajouter ou retirer. 6. Appuyez sur si vous souhaitez que le système fasse la lecture des membres de la liste que vous avez sélectionnés. 7. Appuyez sur pour quitter le menu principal. Remarque : Toutes les listes de diffusion personnelles doivent commencer par le zéro (0). Utilisation d une liste de diffusion Au lieu de saisir un numéro de boîte vocale, entrez celui de la liste de diffusion à utiliser. Le système relit le numéro de la liste de diffusion. 12

19 Options personnelles Options de programmation d appels NuPoint WakeUp NuPoint WakeUp vous permet de programmer NuPoint UM Voice pour qu il vous appelle à un numéro de téléphone spécifique et à un moment spécifique. Vous pouvez programmer des appels de réveil du lundi au vendredi, les fins de semaine, chaque jour, ou au besoin. 1. À partir du menu des options personnelles, appuyez sur pour accéder aux options de programmation d'appel. 2. Dans le menu Options d'heure d'appel, appuyez sur pour accéder au NP WakeUp. 3. Pour planifier des appels de réveil : appuyez sur Entrez l'heure de l'appel de réveil (deux chiffres pour l'heure, deux chiffres pour les minutes), appuyez sur pour am ou sur pour pm. appuyez sur pour le définir comme un appel de réveil quotidien. appuyez sur pour annuler cet appel de réveil. Appuyez sur pour modifier l'heure. 4. Pour annuler tous les appels de réveil, appuyez sur. 5. Pour quitter le menu Options personnelles, appuyez sur. Téléavertisseur Téléavertissement vous permet de préciser l'heure à laquelle vous désirez que NuPoint UM Voice vous avise de la présence d'un message sur votre téléavertisseur. 1. À partir du menu des options personnelles, appuyez sur pour accéder aux options de programmation d'appel. 2. Dans le menu Options de programmation d'appel, appuyez sur pour accéder au Téléavertissement. 3. Dans le menu Téléavertissement, sélectionnez une option : appuyez sur pour vérifier l'heure. appuyez sur pour désactiver le téléavertissement. appuyez sur pour modifier le numéro de téléphone. appuyer sur pour modifier l'heure. Pour quitter le menu Options personnelles, appuyez sur. 13

20 Guide de l usager de messagerie Remise des messages La remise des messages vous permet de préciser l'heure et le numéro auquel NuPoint UM Voice pourra vous rejoindre pour vous aviser de la présence d'un message dans votre boîte vocale. 1. À partir du menu des options personnelles, appuyez sur pour accéder aux options de programmation d'appel. 2. Dans le menu Options d'heure d'appel, appuyez sur pour accéder à la Remise des messages. 3. Dans le menu Remise des messages, sélectionnez une option : appuyez sur pour vérifier l'heure. appuyez sur pour désactiver la remise des messages; appuyez sur pour modifier le numéro de téléphone; appuyez sur pour modifier l heure; appuyez sur pour quitter le menu Options personnelles. Vérification de remise future Vérification de remise future vous permet de vérifier tout message programmé pour une remise future. Vous pouvez différer la remise de n importe quel message jusqu à 365 jours dans le futur à l aide du menu d options d adressage des messages. Consultez la section «Envoi d un message lorsque vous avez terminé l enregistrement» environ à la page À partir du menu des options personnelles, appuyez sur pour accéder aux options de programmation d'appel. 2. Dans le menu Options de programmation d'appel, appuyez sur pour accéder à la Vérification de remise future. 3. Dans le menu Vérification de remise future, sélectionnez une option : appuyez sur pour vérifier le message; appuyez sur pour rejeter le message; appuyez sur pour conserver le message; appuyez sur pour lire les destinataires; appuyez sur pour entendre l'heure de remise. appuyez sur pour quitter le menu Options personnelles. 14

21 Fonction facultative Enregistrement d un appel Fonction facultative Enregistrement d un appel La fonction Enregistrement d un appel vous permet d utiliser votre système NuPoint UM Voice pour enregistrer vos conversations téléphoniques. Remarque : en vertu de certaines lois, vous pouvez être tenu d'informer votre correspondant du fait que vous enregistrez la conversation. Pour des directives particulières, renseignez-vous auprès de votre administrateur de système. Enregistrement d un appel entre deux interlocuteurs Votre système peut être programmé pour commencer automatiquement à enregistrer les appels externes dès que l'un ou l'autre des interlocuteurs répond. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec votre administrateur de système. Si votre système n'enregistre pas automatiquement les conversations, vous devez appuyer sur la touche Enregistrer pour commencer l'enregistrement pendant un appel entre deux interlocuteurs. La touche que vous devez enfoncer dépend de la disponibilité de la fonction de touches d afficheur sur votre téléphone. Les téléphones ci-dessous prennent en charge les touches d afficheur : Superset IP 5240 IP Enregistrement à l aide de touches d afficheur Pour commencer l enregistrement pendant un appel entre deux interlocuteurs, appuyez sur la touche d afficheur Enregistrer qui apparaît sur l afficheur numérique de votre téléphone. Pause ou reprise de l enregistrement durant un appel Pour interrompre l enregistrement, appuyez sur la touche d afficheur Pause. Pour reprendre l enregistrement, appuyez sur la touche d afficheur Reprise. Arrêt de l enregistrement Pour arrêter l enregistrement sans sauvegarder la conversation enregistrée, appuyez sur les touches d afficheur Arrêter et Eff. Pour arrêter l enregistrement et le sauvegarder, appuyez sur les touches d afficheur Arrêter et Enreg. Remarque : Votre administrateur peut configurer vos paramètres d enregistrement d appel pour que vos conversations enregistrées soient automatiquement sauvegardées lorsque vous raccrochez le combiné. Si la fonction de sauvegarde automatique est activée, vous pouvez sauvegarder l appel enregistré tout simplement en raccrochant le combiné à la fin de votre conversation. 15

22 Guide de l usager de messagerie Enregistrement à l aide de touches non programmables Pour commencer l enregistrement d un appel à l aide de touches non programmables, appuyez sur la touche Enregistrer que votre administrateur de système a programmée sur votre téléphone. Remarque : Lorsque vous utilisez une touche de fonction non programmable pour l enregistrement d un appel, vous ne pouvez que commencer une session d enregistrement. Votre administrateur de système doit activer la fonction de sauvegarde automatique pour que vos conversations puissent être sauvegardées automatiquement lorsque vous raccrochez le combiné. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. Mise en garde d'un appel pendant un enregistrement La mise en garde d un appel durant l enregistrement a pour effet de sauvegarder l enregistrement et de l envoyer dans votre boîte vocale. Lors de la reprise de la conversation, une nouvelle session d enregistrement débute. Remarque : Selon la programmation du système, raccrocher ou appuyer sur la touche TRANS/CONF, ou sur une touche de représentation de ligne peut aussi sauvegarder l'enregistrement. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. Écoute d un enregistrement Pour faire l écoute d une conversation enregistrée une fois l appel terminé 1. Décrochez le combiné. 2. Accédez à votre boîte vocale. 3. Suivez les messages-guides pour récupérer l enregistrement, comme vous le feriez pour récupérer tout message vocal ordinaire. 16

23 Fonction facultative Télécopie Fonction facultative Télécopie La fonction Télécopie vous permet de gérer les messages télécopiés qui sont envoyés à votre boîte vocale à l'aide de l'iut. Vous pouvez récupérer les messages télécopiés non lus, écouter un message vocal qui accompagne une télécopie, envoyer une télécopie à un télécopieur et envoyer une télécopie (avec ou sans message vocal) à un autre usager. Options d envoi à un télécopieur Vous pouvez accéder aux options d'envoi à un télécopieur à partir du menu Options personnelles. À partir du menu principal, appuyez sur puis sur pour accéder aux options suivantes d envoi à un télécopieur : Appuyez sur cette touche Pour effectuer cette action Pour envoyer tous les messages télécopiés non lus de votre boîte vocale à votre numéro de télécopieur par défaut. Pour définir un numéro de télécopieur par défaut. Toutes vos télécopies seront À partir d'un téléphone-télécop ieur directement envoyées à ce numéro quand vous appuierez sur menu Envoi à un télécopieur. dans le Pour télécopier à votre boîte vocale une page de garde qui deviendra votre page de garde personnelle. Cette page sera automatiquement incluse dans toutes les télécopies que vous envoyez à partir de votre boîte vocale. Pour activer et désactiver la fonction d envoi automatique des télécopies à votre numéro de télécopieur par défaut. La fonction d envoi automatique de télécopies dirige toutes les télécopies qui arrivent dans votre boîte vocale vers votre numéro de télécopieur par défaut. Lire et imprimer des messages télécopiés Les messages télécopiés sont traités comme les messages vocaux dans votre boîte vocale. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour récupérer vos messages, le système vous signale d abord le nombre de messages que vous avez (par exemple, «Vous avez deux messages urgents et quatre messages non lus avec télécopie»). À partir d un téléphone Pour lire un message télécopié : 1. Après avoir accédé à votre messagerie, appuyez sur ou sur la touche d'afficheur Lecture (ou Lecture du message). Vos messages urgents seront automatiquement lus en premier. 17

24 Guide de l usager de messagerie 2. Pour toute télécopie, le système vous invitera à appuyer sur afin d accéder aux options d'envoi à un télécopieur. À partir de ce menu, vous pouvez : Appuyer sur pour composer le numéro d un télécopieur qui imprimera votre télécopie. À l invite du système, composez le numéro. Le système confirmera le numéro. Appuyez sur pour accepter le numéro ou sur pour composer un nouveau numéro. Après avoir appuyé sur pour accepter le numéro, appuyez sur pour envoyer la télécopie immédiatement à ce numéro, ou appuyez sur pour définir l heure de l envoi. 3. Si vous avez d'autres messages de télécopie, vous pouvez les envoyer au même numéro de télécopieur en appuyant simplement sur, puis sur. Remarque : Vous pouvez également utiliser les options d envoi à un télécopieur depuis le menu Options personnelles (reportez-vous au Guide de référence rapide de l IUT Mitel). Ce menu vous permet de configurer un numéro de livraison de télécopie par défaut. Après avoir programmé ce numéro, il vous suffit d'appuyer sur pour accéder aux options d envoi à un télécopieur (après avoir écouté le message joint à la télécopie), puis sur pour imprimer la télécopie. À partir d'un téléphone-télécopieur Pour récupérer et imprimer une télécopie à partir d un téléphone-télécopieur : 1. Après avoir accédé à votre messagerie, appuyez sur ou sur la touche d afficheur Lecture (ou Lecture du message), puis sur livraison de télécopie. pour accéder au menu Options de 2. Appuyez sur pour recevoir une copie imprimée de la télécopie à partir de ce télécopieur. 3. À l invite du système, appuyez sur le bouton Démarrer du télécopieur. 4. Une fois la copie imprimée reçue, vous pouvez demeurer en ligne pour reprendre votre session de messagerie. 18

25 Fonction facultative Télécopie Lorsque vous avez terminé la lecture d une télécopie Consultez la section «Lorsque vous avez terminé l écoute d un message» environ à la page 7. Création d une télécopie (sans message vocal) Vous pouvez envoyer une télécopie à la boîte vocale d un usager à l aide d un téléphone-télécopieur. Vous pouvez envoyer le message directement à partir du système de télécopie de votre entreprise ou de votre boîte vocale personnelle. Si vous envoyez une télécopie à partir du système de télécopie de votre entreprise, votre nom n'apparaîtra pas dans l'en-tête du message. Si vous envoyez la télécopie à partir de votre boîte vocale, votre nom apparaîtra. À partir du système de télécopie de votre entreprise Remarque : Votre nom n apparaîtra pas dans l en-tête du message au destinataire. 1. À partir d un téléphone-télécopieur, composez le numéro d accès au système de télécopie de votre entreprise. 2. Quand vous entendez le message de bienvenue du système, entrez le numéro de boîte vocale du destinataire, ou pour composer le nom du destinataire, appuyez sur les touches appropriées pour composer son nom de famille suivi de son prénom jusqu'à ce que le système reconnaisse le nom. 3. Vous entendrez le message de bienvenue du destinataire. À la tonalité, appuyez sur le bouton Démarrer du télécopieur pour envoyer votre télécopie. 4. Une fois la télécopie envoyée, vous pouvez appuyer sur pour indiquer que le message est urgent ou sur pour laisser un message à une autre boîte vocale. À partir de votre boîte vocale personnelle Remarque : Votre nom apparaîtra dans l en-tête du message au destinataire. 1. Accédez à votre boîte vocale. Lorsque vous entendez votre message d'accueil, appuyez sur. 2. Entrez votre mot de passe. 3. Appuyez sur pour composer un message. 4. Entrez le numéro de boîte vocale du destinataire, ou pour composer le nom du destinataire, appuyez sur les touches appropriées pour composer son nom de famille suivi de son prénom jusqu'à ce que le système reconnaisse le nom. 19

26 Guide de l usager de messagerie 5. Lorsque le système confirme le nom du destinataire, entrez le nom ou le numéro des autres destinataires. 6. Quand vous avez terminé, appuyez sur pour laisser un message, puis sur le bouton Démarrer de votre télécopieur pour envoyer la télécopie, ou sur à d autres options. pour accéder 7. Une fois la télécopie envoyée, vous pouvez appuyer sur pour envoyer le message ou sur pour accéder aux options d envoi de message telles que remise urgente, remise future, confidentiel et accusé de réception. Après avoir sélectionné l une de ces options, appuyez sur pour envoyer votre message et quitter le menu principal. Création d un message télécopié (avec message vocal) Vous pouvez envoyer un combiné télécopie et message vocal à la boîte vocale d un usager à l aide d un téléphone-télécopieur. Vous pouvez envoyer le message directement à partir du système de télécopie de votre entreprise ou de votre boîte vocale personnelle. Si vous envoyez une télécopie à partir du système de télécopie de votre entreprise, votre nom n'apparaîtra pas dans l'en-tête du message. Si vous envoyez la télécopie à partir de votre boîte vocale, votre nom apparaîtra. À partir du système de télécopie de votre entreprise Remarque : Votre nom n apparaîtra pas dans l en-tête du message au destinataire. 1. À partir d un téléphone-télécopieur, composez le numéro d accès au système de télécopie de votre entreprise. 2. Quand vous entendez le message de bienvenue du système, entrez le numéro de boîte vocale du destinataire, ou pour composer le nom du destinataire, appuyez sur les touches appropriées pour composer son nom de famille suivi de son prénom jusqu'à ce que le système reconnaisse le nom. 3. Vous entendrez le message de bienvenue du destinataire. À la tonalité, enregistrez votre message vocal. 4. Lorsque vous avez terminé l enregistrement de votre message vocal, appuyez sur le bouton Démarrer du télécopieur pour envoyer votre télécopie. 5. Une fois la télécopie envoyée, vous pouvez appuyer sur pour indiquer que le message est urgent ou sur pour laisser un message à une autre boîte vocale. 20

27 Fonction facultative Télécopie À partir de votre boîte vocale personnelle Remarque : Votre nom apparaîtra dans l en-tête du message au destinataire. 1. À partir d un téléphone-télécopieur, composez le numéro d accès au système de télécopie de votre entreprise. 2. Lorsque vous entendez le message d'accueil du système, saisissez votre numéro de boîte vocale personnelle. 3. Lorsque vous entendez votre message d'accueil personnel, appuyez sur. 4. Entrez votre mot de passe. 5. Appuyez sur pour créer un message, puis suivez les instructions pour envoyer un message vocal seul à partir de votre boîte vocale (incluant l adresse). 6. À la tonalité, enregistrez votre message vocal. 7. Quand vous avez terminé l enregistrement, appuyez sur pour laisser un message puis sur le bouton Démarrer de votre télécopieur pour envoyer la télécopie, ou sur pour accéder à d autres options. 21

28 Guide de l usager de messagerie Utilisation de l'ordinateur pour les télécopies Vous pouvez également utiliser l ordinateur pour les messages télécopiés. La fonction Télécopie vous permet d ajouter le pilote imprimante télécopie dans votre dossier Imprimantes. À l aide de l imprimante télécopie, vous pouvez envoyer des télécopies à partir de n importe quelle application dotée d une fonction Imprimer. Des télécopies peuvent également être envoyées à partir de l interface de l affichage Web. Pour de plus amples renseignements sur l envoi de télécopies depuis l interface de l affichage Web, reportez-vous à l Aide de l affichage Web. Remarque : Les pages de présentation doivent être au format TIFF. Téléchargement et installation de l imprimante télécopie Pour utiliser l imprimante télécopie pour les messages télécopiés, vous devez d abord la télécharger et l'installer à partir de l'interface de l affichage Web. Pour télécharger et installer le pilote d imprimante télécopie : Remarque : Pour installer le pilote d imprimante télécopie, vous devez disposer d un accès d administrateur local sur le PC. 1. Connectez-vous à l interface de l affichage Web et cliquez sur l onglet Téléchargements. 2. Cliquez sur Télécharger l imprimante télécopie. 3. Dans la fenêtre Avis de sécurité, cliquez sur Exécuter pour exécuter FaxPrinter.exe. Le programme d'installation sera lancé automatiquement. 4. Cliquez sur Suivant dans chaque boîte de dialogue. À l'invite du système, acceptez les conditions d utilisation. Le pilote d imprimante télécopie est maintenant installé. Envoi d une télécopie Des télécopies peuvent être envoyées à l'aide de l'imprimante télécopie NuPoint à partir de n'importe quel logiciel doté d'une fonction Imprimer. Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer une page de garde personnelle (voir Options d envoi à un télécopieur) ou créer des pages de garde personnalisées. Si vous avez une page de garde personnelle, elle sera la page de garde par défaut pour les télécopies que vous envoyez. Tout fichier au format TIFF peut être utilisé comme page de garde personnalisée. Vous pouvez enregistrer plusieurs pages de garde personnalisées pour personnaliser vos télécopies pour leurs destinataires. 22

29 Utilisation de l'ordinateur pour les télécopies Pour envoyer une télécopie à l aide de l imprimante télécopie NuPoint : Remarque : Avant d envoyer une télécopie pour la première fois, obtenez le nom de domaine complet ou l adresse IP du serveur NuPoint UM auprès de votre administrateur de système. Ouvrez le document, puis sélectionnez Imprimer. Dans le menu Imprimer, sélectionnez Imprimante télécopie NuPoint dans la liste des imprimantes disponibles. OU Si l imprimante télécopie NuPoint a été définie comme imprimante par défaut, cliquez avec le bouton droit sur le document dans l Explorateur Windows, puis sélectionnez Imprimer. Lorsque le document est prêt à être envoyé au serveur, la fenêtre Client de télécopie NuPoint apparaît. Si vous n avez jamais envoyé de télécopie ou si le client ne peut pas se connecter au serveur, l onglet Server Settings (Paramètres du serveur) s affiche : Figure 1 : L'onglet Server Settings (Paramètres du serveur) Remarque : Si le mot de passe de votre boîte vocale change, vous devrez actualiser l onglet Paramètres du serveur avec le nouveau mot de passe lors du prochain envoi d une télécopie. 5. Entrez vos renseignements d identification afin vous connecter au serveur. a. Dans le champ Serveur NuPoint, entrez le nom de domaine complet (FQDN) du serveur. b. Dans le champ Messagerie, entrez votre numéro de messagerie NuPoint UM. c. Dans le champ Mot de passe, entrez le mot de passe de votre messagerie NuPoint UM. d. Cliquez sur Connect (Connecter). L état passe alors à Connected (Connecté). 23

30 Guide de l usager de messagerie 6. Cliquez sur l onglet Delivery Options (Options de livraison). Figure 2 : Onglet Delivery Options (Options de livraison) a. Dans le champ Recipients (Destinataires), saisissez la liste de destinataires (numéros de boîtes vocale NuPoint UM ou numéros de télécopieur), séparés par des virgules. Remarque : Pour des numéros de télécopie externes, incluez les chiffres devant être composés à partir de votre système pour atteindre un numéro externe. b. Si vous souhaitez utiliser une page de garde personnalisée, activez la case à cocher Use a Custom Cover Page (Utiliser une page de garde personnalisée). c. Saisissez le nom complet de la page de garde OU cliquez sur le bouton Parcourir... pour le sélectionner. Remarque : Si vous n utilisez pas de page de garde personnalisée, le serveur utilisera votre page de garde personnelle, ou, si vous n en avez pas, la page de garde du système. d. Cliquez sur le bouton Send Fax (Envoyer une télécopie). Une fois que la télécopie a été reçue par le serveur, une fenêtre affiche le message The fax is successfully queued for delivery (La télécopie est mise en file d attente pour livraison). Si la télécopie ne peut pas être envoyée, vous recevrez un message dans votre boîte vocale pour signaler l échec. Lorsque vous envoyez votre télécopie suivante, l onglet Paramètres du serveur ne s affiche pas, sauf si l imprimante télécopie n a pas pu se connecter au serveur, par exemple si votre mot de passe a changé. 24

31 Utilisation de l'ordinateur pour les télécopies Affichage et transfert de messages télécopiés Pour afficher un message télécopié : Ouvrez le message dans votre boîte de réception de courriel et affichez le document joint. Dans l onglet Messages de l interface d affichage Web, cliquez sur le bouton Lecture. La télécopie s ouvre dans un afficheur TIFF. À partir de votre téléphone, envoyez la télécopie à un télécopieur. Pour transférer un message télécopié : Dans l onglet Messages de l interface d affichage Web, cliquez sur le bouton Transférer des télécopies pour transférer le message sous forme de télécopie. OU Dans l onglet Messages de l interface d affichage Web, cliquez sur le bouton Transférer pour transférer le message sous forme de pièce jointe à un courriel. 25

32 Guide de l usager de messagerie Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Si vous êtes un utilisateur de la messagerie unifiée avancée (UM), vous pouvez installer le module d'extension client Outlook (MCO) de Mitel dans votre client de messagerie Microsoft Outlook, puis l'utiliser afin de gérer vos messages. Le MCO vous permet d'écouter vos messages vocaux à partir de votre téléphone ou de votre ordinateur. Vous pouvez aussi l'utiliser pour naviguer dans la liste de vos messages, répondre à des messages, transférer des messages et enregistrer de nouveaux messages vocaux qui seront envoyés en tant que pièces jointes. Quatre types de messages NuPoint UM sont pris en charge par le MCO : messages vocaux, messages vocaux confidentiels, messages d appels enregistrés et messages télécopiés. Chaque message a sa propre icône qui permet de le reconnaître. Selon la version de Microsoft Outlook que vous utilisez, une version différente du MCO sera installée sur votre ordinateur. Pour de plus amples renseignements, consultez la rubrique : MCO pour Outlook 2000, XP, 2003 et 2007 à la page 26 MCO pour Outlook 2010 et 2013 à la page 36 Module d'extension Outlook pour Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 et 2007 Si vous êtes un utilisateur de la messagerie unifiée avancée avec Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007, suivez les procédures décrites ci-dessous pour installer le module d'extension client Outlook (MCO) de Mitel afin de gérer vos messages. Remarques : 1. Le MCO fonctionne avec les versions 32 bits et 64 bits de Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 et 2007 installées sur l'un des systèmes d'exploitation suivants : Windows 2000, XP, 2003, Vista (Professionnel, Entreprise ou Édition intégrale) ou Windows Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 a une fenêtre Explorateur et une fenêtre Inspecteur. La fenêtre Explorateur est la principale fenêtre qui affiche la liste des messages pour l utilisateur, tandis que la fenêtre Inspecteur est celle qui affiche les messages ouverts. 3. Si un message vocal est déplacé de la boîte de réception vers un dossier personnel, il est supprimé de l interface utilisateur téléphonique (IUT). Si le message est ensuite renvoyé à la boîte de réception, il est alors supprimé, car le message IUT associé a été supprimé. Vous pouvez récupérer le message dans le dossier Éléments supprimés si le paramètre de suppression définitive est désactivé. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l administrateur du système. 4. Un téléphone ou un poste est requis pour créer de nouveaux messages vocaux, y répondre et les transférer au moyen de la fonction Appelez-moi/Rejoignez-moi. 5. Votre PC doit être équipé d'une carte son et de haut-parleurs ou d'écouteurs pour que vous puissiez écouter les messages vocaux à partir de votre ordinateur. 26

33 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Installation du module client Outlook Remarque : Une fois que le module d'extension est installé, Outlook prend un peu plus de temps pour s ouvrir et se fermer. Évitez de redémarrer Outlook juste après l avoir fermé. Avant de commencer Obtenez les renseignements suivants de l'administrateur du système avant de commencer cette procédure : L emplacement du fichier OutlookClientPlugin.exe ; Le nom de domaine complet (n. compl) de la plate-forme NuPoint Unified Messenger. Remarque : Pour installer le module d'extension client Outlook, vous devez disposer des droits d administrateur local sur l ordinateur. Pour installer le module sur Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 (variante 32 bits) : 1. Fermez Microsoft Outlook s'il est ouvert. 2. Si le module d'extension client Outlook est déjà installé, supprimez l application à l aide de Ajout/Suppression de programmes dans le Panneau de configuration : - Cliquez sur Démarrer > Panneau de configuration, puis ouvrez Ajout/Suppression de programmes. - Sélectionnez Module d'extension client Outlook, puis cliquez sur Modifier/Supprimer. Remarque : Avant la version 12.0, le module d'extension client Outlook se nommait «Module d'extension Multimedia Outlook». Vous pourriez voir ce nom sous la liste Ajout/Suppression de programmes si une version plus ancienne du module est installée. - Accédez au fichier OutlookClientPlugin.exe, double-cliquez dessus, puis cliquez sur Exécuter. Si vous obtenez un message d'avertissement de sécurité, cliquez une deuxième fois sur Exécuter. La fenêtre Configuration du module client Outlook s ouvre. Remarque : Le fichier OutlookClientPlugin.exe peut être installé à partir du site Web de Mitel ou à partir de l onglet Téléchargements de l interface de l affichage Web. Si cet onglet n'est pas disponible, communiquez avec votre administrateur du système afin d'activer le téléchargement MCO sur votre boîte vocale. 3. Si le système vous demande de supprimer l'application existante, cliquez sur OK. 4. Cliquez sur Suivant. La fenêtre Paramètres utilisateur s ouvre. 5. Saisissez le nom domaine complet (n. compl) de la plate-forme NuPoint Unified Messenger, puis cliquez sur Suivant. La fenêtre Sélection de l'emplacement de destination apparaît. 6. Cliquez sur Suivant pour accepter le dossier par défaut ou cliquez sur Parcourir pour installer les fichiers dans un autre dossier. 7. Cliquez sur Oui lorsque le système vous demande s'il doit créer le dossier. La fenêtre Débuter la copie des fichiers s'ouvre. 8. Cliquez sur Suivant. Le programme installe l'application puis affiche la boîte de dialogue Information de profils d'usagers. 27

34 Guide de l usager de messagerie 9. Sélectionnez les noms de connexion des usagers de votre ordinateur auxquels doivent être appliqués des paramètres de sécurité Outlook personnalisés pour le module d'extension client Outlook. Cette fonction empêche le système d afficher des messages d avertissements relatifs à la sécurité pour ces usagers lors de l ouverture du module d extension Outlook. 10. Cliquez sur Activer puis sur Fermer. L'Assistant InstallShield vous indique que l'installation est terminée. 11. Cliquez sur Terminer. 12. Ouvrez Microsoft Outlook, cliquez sur Outils, Options, puis sélectionnez l'onglet Messagerie unifiée. 13. Dans la section Lecture automatique, sélectionnez le type de lecture automatique des messages vocaux. Ces paramètres sont facultatifs. Voir «Configuration de la lecture des messages» environ à la page 29 pour de plus amples renseignements. 14. Dans la section Téléphone, saisissez le numéro de téléphone ou le poste dans le champ Numéro de téléphone ou poste. Voir «Configuration de la lecture des messages» environ à la page 29 pour de plus amples renseignements. 15. Dans la section Profil de messagerie unifiée, cliquez sur Profil de messagerie pour entrer vos identificateurs Boîte vocale et Mot de passe. Ces identificateurs vous permettent d'accéder à votre page Web personnelle à partir du bouton Profil de la barre d'outils du module Outlook et d'écouter vos messages vocaux. 16. Cliquez sur OK. 17. Cliquez sur de nouveau sur OK. Activation d utilisateurs supplémentaires du module Outlook sur un ordinateur Vous pouvez activer des utilisateurs supplémentaires du module client Outlook sur un ordinateur où le module est installé, en utilisant un compte avec des privilèges d administrateur sur cet ordinateur. Pour activer d'autres utilisateurs sur un ordinateur pour Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 : 1. Connectez-vous à l ordinateur client en utilisant un compte doté de privilèges d administrateur sur cet ordinateur. 2. Accédez au fichier suivant : C:\Program Files\Mitel Networks\Outlook Client Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe. Remarque : Vous pouvez également accéder à ce fichier à partir du menu Démarrer. Le chemin d accès au fichier est le suivant : Démarrer>Tous les programmes>mitel>module d'extension client Outlook>Paramètres de sécurité Outlook>EnableMOPonOutlookXP.exe. 3. Ouvrez le fichier EnableMOPonOutlookXP.exe, sélectionnez le ou les nouveaux utilisateurs dans la liste d information de profil d utilisateurs, puis cliquez sur Activé. 28

35 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Configuration de la lecture des messages Vous pouvez configurer la lecture de vos messages pour lire les messages lorsque vous ouvrez (double-clic) le message ou lorsque vous mettez en surbrillance (simple clic) le message dans la boîte de réception. La procédure suivante vous permet de configurer les deux types de lecture et de configurer la lecture du message sur le téléphone et par les haut-parleurs de l ordinateur. Pour configurer la lecture des messages sur Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 : 1. Ouvrez Microsoft Outlook, cliquez sur Outils, Options, puis sélectionnez l'onglet Messagerie unifiée. 2. Dans la section Lecture automatique, sélectionnez le type de lecture automatique des messages vocaux. - Si vous souhaitez entendre le message vocal sur les haut-parleurs de l'ordinateur dès l'ouverture du fichier correspondant (c'est-à-dire en cliquant deux fois sur le message vocal dans la Boîte de réception), cliquez sur Lecture automatique à l'ouverture. - Si vous souhaitez entendre automatiquement le message vocal sur les haut-parleurs de l'ordinateur dès la mise en surbrillance du fichier correspondant (c'est-à-dire en cliquant une fois sur le message vocal dans la Boîte de réception), cliquez sur Lecture automatique sur visualisation. 3. Dans la section Téléphone, vérifiez que le numéro de téléphone ou le poste est entré. Sinon, vous ne pourrez écouter vos messages vocaux qu au moyen de la fonction Rejoins-moi en appelant votre messagerie vocale. 4. Cliquez sur OK. Remarque : Le numéro de téléphone ou le poste entré dans ce champ est celui qui sera utilisé par la fonction Appelle-moi pour écouter des messages vocaux et pour enregistrer des annonces d accueil et des noms de listes de distribution. 29

36 Guide de l usager de messagerie Remarques : 1. La barre d'outils Lecture rapide de Mitel NetworksMC permet de lire ou d'arrêter la lecture de vos messages vocaux, d'effectuer une pause durant la lecture et de faire avancer ou reculer vos messages. Vous pouvez activer ou désactiver le bouton correspondant au dispositif de lecture et changer vos options de lecture automatique en cochant ou en décochant la case «Lecture automatique lors de l aperçu». Pour lancer la barre d outils QuickPlay de Mitel, cliquez sur le bouton QuickPlay dans la barre d'outils Microsoft Outlook. Le bouton QuickPlay s affiche en position enfoncée lorsque la barre d'outils QuickPlay de Mitel est ouverte. 2. Lorsque Microsoft Outlook est déjà ouvert sur un ordinateur, si vous souhaitez ouvrir ce programme à partir du même compte sur un autre ordinateur, vous devez redémarrer Microsoft Outlook sur le premier ordinateur pour avoir accès à toutes les fonctions du module d'extension client Outlook. 3. La barre d'outils Lecture rapide de Mitel Networks contient la case à cocher «Lecture automatique sur visualisation», qui permet aussi de modifier vos préférences de lecture automatique. En cas de modification de ce paramètre, le paramètre de lecture automatique est également modifié dans Outils/Options. 4. La barre d outils QuickPlay de Mitel comporte un bouton de dispositif de lecture qui active ou désactive temporairement la lecture par téléphone. Configuration de l accès au profil de messagerie unifiée Vous devez configurer l accès au profil de Messagerie unifiée afin de pouvoir vous connecter et configurer des paramètres de messagerie supplémentaires. Pour configurer l'accès au profil UM sur Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 : 1. Ouvrez Microsoft Outlook, cliquez sur Outils, Options, puis sélectionnez l'onglet Messagerie unifiée. 2. Cliquez sur le bouton Profil de messagerie. La fenêtre Profil de messagerie unifiée s ouvre. 3. Dans le champ FQDN du serveur NuPoint, saisissez le nom de domaine complet du serveur NuPoint Unified Messaging. Remarque : Si vous avez déjà indiqué le nom ou l adresse IP du serveur NuPoint Unified Messaging au cours de l installation du module d'extension client Mitel Outlook, le champ Nom de domaine complet (FQDN) est déjà renseigné. Si le champ est vide, communiquez avec votre administrateur système afin d'obtenir cette information. 4. Dans le champ Messagerie, saisissez votre numéro de messagerie. 5. Dans le champ Mot de passe, saisissez votre mot de passe de messagerie unifiée. 6. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres. 30

37 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Barre d'outils NuPoint Unified Messaging Une fois l installation du module d'extension client Mitel Outlook terminée, la barre d outils Messagerie unifiée s affiche dans la fenêtre Explorateur de Microsoft Outlook. Les éléments de menu de certaines de ces tâches s ajoutent également aux menus Fichier, Affichage, Outils et Actions de Microsoft Outlook. Figure 3 : Barre d'outils Messagerie Unifiée dans Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 Remarque : Cette barre d outils est également disponible dans la fenêtre Inspecteur de Microsoft Outlook. Cependant, les boutons QuickPlay et Profil ne sont pas disponibles dans cette fenêtre. Les boutons suivants sont disponibles dans la barre d'outils pour Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 : New (Nouveau) : Permet de créer un nouveau message vocal. Cette option est également disponible dans les menus Fichier et Actions de Microsoft Outlook, ainsi que dans la barre d'outils standard. Reply (with Voice) (Répondre (avec message vocal)) : permet d'envoyer une réponse à l'expéditeur d'un message NuPoint UM avec un message vocal. Cette option est également disponible dans le menu Actions de Microsoft Outlook. Reply to All (with Voice) (Répondre à tous (avec message vocal)) : permet d'envoyer une réponse avec un message vocal à l'expéditeur d'un message NuPoint UM ainsi qu'à la totalité des destinataires de ce message. Cette option est également disponible dans le menu Actions de Microsoft Outlook. Forward (with Voice) (Transférer (avec message vocal)) : permet de transférer un message NuPoint UM à un autre utilisateur avec un message vocal. Cette option est également disponible dans le menu Actions de Microsoft Outlook. Previous (NuPoint UM message) (Précédent message NuPoint UM) : permet de localiser le message NuPoint UM qui précède le message NuPoint UM sélectionné. Next (NuPoint UM message) (message NuPoint UM suivant) : permet de localiser le message NuPoint UM qui suit le message NuPoint UM sélectionné. QuickPlay : permet à un utilisateur d ouvrir et de fermer la barre d outils QuickPlay dans la fenêtre Explorateur de Microsoft Outlook. Profile (Profil) : permet à un utilisateur de se connecter au profil de messagerie unifiée pour configurer des paramètres de messagerie supplémentaires. Cette option est également disponible dans le menu Outils de Microsoft Outlook. Remarque : Ce bouton est disponible uniquement si le profil de messagerie unifiée est configuré dans les options de Microsoft Outlook. Pour plus de précisions, reportez-vous à «Configuration de l accès au profil de messagerie unifiée» environ à la page

38 Guide de l usager de messagerie Barre d outils QuickPlay Une fois l installation du module client Mitel Outlook terminée, la barre d outils QuickPlay s affiche dans la fenêtre Explorateur de Microsoft Outlook. La barre d outils QuickPlay permet de lire les messages et comporte les commandes multimédias Lecture rapide, une barre d état, ainsi qu un bouton Appelez-moi/Rejoignez-moi pour vous connecter à votre messagerie NuPoint UM et écouter vos messages par téléphone. Figure 4 : Lecteur QuickPlay de Mitel Networks Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 Navigation dans les messages vocaux Pour naviguer entre messages vocaux dans Outlook, utilisez les boutons Précédent et Suivant dans la barre d outils de la messagerie unifiée. Lecture d un message vocal dans Outlook Si les paramètres de lecture de messages sont réglés à «Lecture automatique sur visualisation», mettez simplement en surbrillance le message dans la boîte de réception, le message est automatiquement lu sur les haut-parleurs de l ordinateur. Remarque : Les télécopies et les messages vocaux confidentiels ne peuvent pas être diffusés à partir des haut-parleurs de l ordinateur. Remarque : Pour économiser de l'espace sur le disque dur, l'administrateur réseau peut configurer les comptes de messagerie électronique des utilisateurs pour que les messages vocaux soient reçus au format texte uniquement. Si les paramètres de lecture de messages sont réglés sur «Lecture automatique à l ouverture» : 1. Mettez en surbrillance le message vocal dans la boîte de réception. 2. Si le lecteur Mitel Networks QuickPlay ne s affiche pas, cliquez sur QuickPlay dans la barre d'outils de la messagerie unifiée. 3. Pour diffuser le message via les haut-parleurs de l ordinateur, cliquez sur le bouton Lecture du lecteur QuickPlay. 32

39 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux 4. Pour écouter le message par téléphone dans une session Appelez-moi/Rejoignez-moi, cliquez sur le bouton Téléphone du lecteur QuickPlay. - Si votre numéro de téléphone ou votre poste est configuré dans vos options Outlook pour la messagerie unifiée, le système compose le numéro (session Appelez-moi). Le message est diffusé lorsque vous décrochez le téléphone. - Si votre numéro de téléphone ou votre poste n est pas configuré dans vos options Outlook pour la messagerie unifiée, vous devez appeler votre boîte vocale et vous connecter (session Rejoins-moi). Lorsque vous êtes connecté, le message est lu. Pour plus d informations sur la fonction Appelez-moi/Rejoignez-moi, reportez-vous à l Aide de l affichage Web. Remarques : 1. Pendant la lecture d'un message, vous pouvez utiliser les boutons Arrêt, Pause et de réglage du volume du lecteur QuickPlay. Cependant, si vous lisez un message en mode Appelez-moi ou Rejoignez-moi, les boutons Pause et de réglage du volume ne sont pas disponibles. 2. Lorsque le lecteur QuickPlay lit un message Appelez-moi/Rejoins-moi par téléphone, ne cliquez pas sur «Profil» dans la barre d outils UM pour lancer l interface de l'affichage Web, ni sur n importe quel bouton de l interface de l'affichage Web, car cela entraîne la fermeture de la session Appelez-moi/Rejoignez-moi. Envoi d'un nouveau message vocal Vous pouvez créer un nouveau message vocal et l envoyer sous la forme d une pièce jointe à un courrier électronique. Vous devrez ouvrir une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi pour enregistrer un message. Reportez-vous à l Aide de l affichage Web pour obtenir des instructions sur la manière de configurer une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi. Remarque : Dans Outlook, vous ne pouvez ouvrir qu un seul formulaire d enregistrement vocal à la fois. Si vous essayez d'en ouvrir plusieurs simultanément, un message d erreur apparaît. Pour envoyer un nouveau message vocal dans Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 : 1. Ouvrez une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi. 2. Dans la barre d outils de la messagerie unifiée, cliquez sur Nouveau. 3. Entrez le nom des destinataires et l'objet du message. 4. Cliquez sur le bouton d'enregistrement, puis enregistrez votre message par téléphone à partir d'une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi. Lorsque l enregistrement est terminé, cliquez sur le bouton Arrêt. 5. Cliquez sur Envoyer. 33

40 Guide de l usager de messagerie Réponse à un message vocal Dans Outlook, vous pouvez répondre à un message vocal par un autre message vocal que vous envoyez en tant que pièce jointe d'un courrier électronique. Vous devrez ouvrir une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi pour enregistrer un message. Reportez-vous à l'aide de l'affichage Web pour obtenir des instructions sur la manière de configurer une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi. Remarque : Cette procédure permet uniquement de répondre à des messages vocaux. Répondez aux courriers électroniques par des courriers électroniques. Pour répondre à un message vocal dans Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 : 1. Ouvrez une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi. 2. Mettez le message en surbrillance dans la boîte de réception, puis cliquez sur Répondre ou Répondre à tous dans la barre d'outils Messagerie unifiée. La fenêtre RE : <objet> s ouvre. 3. Vérifiez les noms des destinataires et ajoutez-en si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton d'enregistrement, puis enregistrez votre message par téléphone à partir d'une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi. Lorsque l enregistrement est terminé, cliquez sur le bouton Arrêt. 5. Cliquez sur Envoyer. Transfert d'un message vocal Vous pouvez transférer un message vocal reçu dans Outlook en tant que pièce jointe à un courrier électronique. Vous pouvez enregistrer un nouveau message vocal à joindre au courrier électronique. Vous devrez ouvrir une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi pour enregistrer un message. Reportez-vous à l'aide de l'affichage Web pour obtenir des instructions sur la manière de configurer une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi. Remarque : Si un utilisateur de la messagerie unifiée avancée transfère un message vocal à un autre utilisateur de la messagerie unifiée avancée au moyen d'un ordinateur prenant en charge une langue autre que l'anglais, ce message sera ajouté au client de messagerie du destinataire, mais pas à sa mémoire de messages NuPoint. Par conséquent, le message sera supprimé lors de la synchronisation. Pour éviter ce problème, modifiez la ligne d'objet des messages vocaux transférés au moyen d'un ordinateur prenant en charge une langue autre que l'anglais. Pour transférer un message vocal dans Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 : 1. Ouvrez une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi. 2. Mettez le message en surbrillance dans la boîte de réception, puis cliquez sur Transférer dans la barre d'outils Messagerie unifiée. La fenêtre TF : <objet> s'ouvre. 3. Entrez le nom des destinataires du message. 34

41 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux 4. Cliquez sur le bouton d'enregistrement, puis enregistrez votre message par téléphone à partir d'une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi. Lorsque l enregistrement est terminé, cliquez sur le bouton Arrêt. 5. Cliquez sur Envoyer. Lancement de l'affichage Web à partir d Outlook Pour lancer l'interface d'affichage Web à partir d'outlook 2000, XP, 2003 ou 2007 : 1. Dans la barre d'outils Messagerie unifiée, cliquez sur Profil. 2. Si un avertissement de sécurité s affiche, cliquez sur Oui pour continuer. La page de connexion à l'affichage Web s ouvre. Vous pouvez vous connecter à l'affichage Web. Pour de plus amples renseignements sur l affichage Web, reportez-vous à l Aide de l affichage Web de NuPoint Unified Messenger à l adresse 35

42 Guide de l usager de messagerie Module d'extension client Outlook (MCO) pour Microsoft Outlook 2010 et 2013 Si vous utilisez la messagerie unifiée avancée NuPoint avec Outlook 2010 ou 2013, suivez les procédures décrites ci-dessous pour installer le module d'extension client Outlook de Mitel afin de gérer vos messages. Remarques : 1. Le MCO fonctionne avec les versions 32 bits et 64 bits de Microsoft Outlook 2010 ou 2013 installées sur l un des systèmes d exploitation suivants : Windows XP, Vista (Professionnel, Entreprise ou Édition Intégrale) ou Windows 7 (Entreprise ou Édition Intégrale). 2. Si un message vocal est déplacé de la boîte de réception vers un dossier personnel, il est supprimé de l interface utilisateur téléphonique (IUT). Si le message est ensuite renvoyé à la boîte de réception, il est alors supprimé, car le message IUT associé a été supprimé. Vous pouvez récupérer le message dans le dossier Éléments supprimés si le paramètre de suppression définitive est désactivé. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l administrateur du système. 3. Un téléphone ou un poste est requis pour créer de nouveaux messages vocaux, y répondre et les transférer au moyen de la fonction Appelez-moi/Rejoignez-moi. 4. Votre PC doit être équipé d'une carte son et de haut-parleurs ou d'écouteurs pour que vous puissiez écouter les messages vocaux à partir de votre ordinateur. Installation du module client Outlook Remarque : Une fois que le module d'extension est installé, Outlook prend un peu plus de temps pour s ouvrir et se fermer. Évitez de redémarrer Outlook juste après l avoir fermé. Avant de commencer Obtenez les renseignements suivants de l'administrateur du système avant de commencer cette procédure : L'emplacement du fichier OutlookClientPlugin.exe. Remarque : Pour installer le module d'extension client Outlook, vous devez disposer des droits d administrateur local sur l ordinateur. Pour installer le module d'extension sur Microsoft Outlook 2010 ou 2013 (version 32 ou 64 bits) : 1. Fermez Microsoft Outlook s'il est ouvert. 2. Si le module d'extension client Outlook est déjà installé, supprimez l application à l aide de Ajout/Suppression de programmes dans le Panneau de configuration : - Cliquez sur Démarrer > Panneau de configuration, puis ouvrez Ajout/Suppression de programmes. - Sélectionnez Module d'extension client Outlook, puis cliquez sur Modifier/Supprimer. - Accédez au fichier OutlookClientPlugin.exe, double-cliquez dessus, puis cliquez sur Exécuter. Si vous obtenez un message d'avertissement de sécurité, cliquez une deuxième fois sur Exécuter. La fenêtre Configuration du module client Outlook s ouvre. 36

43 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Remarque : Le fichier OutlookClientPlugin.exe peut être installé à partir du site Web de Mitel ou à partir de l onglet Téléchargements de l interface de l affichage Web. Si cet onglet n'est pas disponible, communiquez avec votre administrateur du système afin d'activer le téléchargement MCO sur votre boîte vocale. 3. Si le système vous demande de supprimer l'application existante, cliquez sur OK. 4. Si on vous demande l'autorisation de poursuivre l'installation, cliquez sur Continuer. 5. Cliquez sur Suivant. La fenêtre Contrat de licence s'ouvre. 6. Sélectionnez le bouton pour accepter les conditions du contrat de licence. 7. Cliquez sur Suivant. La fenêtre Paramètres utilisateur s ouvre. 8. Saisissez l'adresse de la plateforme NuPoint Unified Messaging, puis cliquez sur Suivant. La fenêtre Sélection de l'emplacement de destination apparaît. 9. Cliquez sur Suivant pour accepter l'emplacement par défaut des fichiers d'installation ou cliquez sur Modifier pour copier les fichiers dans un autre emplacement. Après avoir spécifié l'emplacement, la fenêtre Démarrer la copie des fichiers apparaît. 10. Cliquez sur Suivant. Le logiciel s installe, puis la fenêtre «L assistant InstallShield a terminé» s ouvre. 11. Cliquez sur Terminer. 12. Ouvrez Microsoft Outlook et vérifiez que l'onglet Messagerie unifiée NuPoint de Mitel figure dans le ruban. Onglet NuPoint Unified Messaging Une fois le module d'extension client Mitel Outlook installé, l'onglet Messagerie unifiée s'affiche dans le ruban situé dans la partie supérieure de Microsoft Outlook 2010 ou Figure 5 : Onglet Messagerie unifiée NuPoint de Mitel dans le ruban Outlook 2010 ou 2013 Les boutons suivants sont disponibles dans l'onglet Messagerie unifiée NuPoint de Mitel : Next Voice Message (Message vocal suivant) : permet de localiser le message NuPoint UM qui suit le message NuPoint UM sélectionné. Previous Voice Message (Message vocal précédent) : permet de localiser le message NuPoint UM qui précède le message NuPoint UM sélectionné. New Voice Message (Nouveau message vocal) : permet de créer un nouveau message vocal et de l'envoyer à un ou plusieurs utilisateurs NuPoint. Reply with Voice (Répondre avec message vocal) : permet d'envoyer une réponse à l'expéditeur d'un message NuPoint UM avec un message vocal. 37

44 Guide de l usager de messagerie Forward with Voice (Transférer avec message vocal) : permet de transférer un message NuPoint UM à un autre utilisateur avec un message vocal. Delete Message (Supprimer le message) : permet de supprimer tout type de message (pas uniquement les messages vocaux). Autoplay (Lecture automatique) : ce bouton permet d'activer ou de désactiver la lecture automatique. Lorsque la fonction est activée, les messages NuPoint UM sont lus dès qu'ils sont sélectionnés (surlignés ou ouverts). Lorsque la fonction est désactivée, vous devez sélectionner le message et cliquer sur le bouton Lecture. Settings (Paramètres) : Cliquez sur ce bouton pour choisir les paramètres de messagerie qui vous permettent d'envoyer de nouveaux messages vocaux, de répondre à des messages, de transférer des messages et d'écouter des messages confidentiels. About (À propos) : permet d'afficher le numéro de version du module d'extension client Outlook pour Outlook 2010 ou Commandes multimédias Messages vocaux Les commandes multimédias suivantes sont affichées dans les messages vocaux NuPoint UM reçus dans Outlook 2010 ou 2013 : Figure 6 : Commandes multimédias des messages vocaux dans Outlook 2010 et 2013 Si le message contient plusieurs pièces jointes (message d'origine et réponses), elles sont affichées au-dessus des commandes multimédias. Les commandes multimédias vous donnent accès aux fonctions suivantes : Lire : cliquez sur ce bouton pour lire le message. Arrêter : cliquez sur ce bouton pour arrêter la lecture du message. Curseur du volume : utilisez ce curseur pour ajuster le volume de lecture ou couper le son. Curseur de lecture : utilisez ce curseur pour commencer la lecture à un point précis dans le fichier audio. Téléphone : cliquez dessus pour vous connecter à votre messagerie NuPoint UM et pour lire les messages au moyen de votre téléphone. Enregistrer : utilisez ce bouton pour enregistrer toutes les pièces jointes (message d'origine et réponses) sur un support de stockage. 38

45 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Télécopies Une fois que le module d'extension client Outlook de Mitel est installé, les commandes multimédias s'affichent sur les télécopies NuPoint UM reçues dans Outlook 2010 ou Figure 7 : Commandes multimédias des télécopies dans Outlook 2010 et 2013 Les commandes multimédias vous donnent accès aux fonctions suivantes : View fax (Afficher la télécopie) : cliquez sur le bouton de lecture pour ouvrir la télécopie dans un visualiseur TIFF comme Windows Photo Viewer ou Windows Picture et Fax Viewer. Enregistrer : utilisez ce bouton pour enregistrer la télécopie sur un support de stockage. Définition des paramètres de compte NuPoint Vous devez définir les paramètres de votre compte NuPoint afin de pouvoir accéder aux fonctions suivantes en utilisant la fonction Appelle-moi/Rejoins-moi : - Écouter un message vocal confidentiel - Créer un nouveau message vocal - Répondre à un message vocal par un message vocal - Transférer un message vocal avec un message vocal Pour modifier les paramètres : 1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Mitel NuPoint UM > Paramètres. La boîte de dialogue Paramètres s'affiche. Figure 8 : Paramètres de compte NuPoint 2. Dans le champ Serveur NuPoint, entrez le nom de domaine complet (FQDN) du serveur. 3. Dans le champ Messagerie, entrez votre numéro de messagerie NuPoint UM. 39

46 Guide de l usager de messagerie 4. Dans le champ Mot de passe, entrez le mot de passe de votre messagerie NuPoint UM. 5. Programmez le système pour utiliser la fonction Appelle-moi ou Rejoins-moi : Pour la fonction Appelle-moi, sélectionnez NuPoint Appelle-moi au numéro suivant, entrez le numéro de votre poste, et sélectionnez Même que boîte vocale si votre poste est le même que votre boîte vocale. Lorsque vous avez besoin d'un téléphone, le système compose automatiquement votre numéro. Pour la fonction Rejoins-moi, sélectionnez Je vais appeler avec le système NuPoint. Lorsque vous avez besoin d'un téléphone, un message vous demande d'entrer manuellement le numéro du poste et de vous connecter. 6. Cliquez sur Tester la connexion pour valider la connexion au serveur NuPoint UM. Si le test est concluant, la boîte de dialogue affiche une coche. Si le test a échoué, la boîte de dialogue affiche un «X» et fournit la liste des paramètres défaillants (adresse du serveur, mot de passe, etc.). 7. Cliquez sur OK. Remarque : Si vous n'avez pas encore testé la connexion, elle est testée lorsque vous appuyez sur OK. Passage en revue des messages vocaux dans Outlook Pour afficher le prochain message NuPoint UM dans Outlook 2010 ou 2013 : 1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Mitel NuPoint UM. 2. Cliquez sur le bouton Message vocal suivant. Pour afficher le message NuPoint UM précédent dans Outlook 2010 ou 2013 : 1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Mitel NuPoint UM. 2. Cliquez sur le bouton Message vocal précédent. 40

47 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Lecture d un message vocal dans Outlook Utilisez le bouton Lecture automatique de l'onglet NuPoint UM pour commander la lecture des messages. Si la lecture automatique est activée, les messages sont lus dès qu'ils sont ouverts ou mis en surbrillance. Si la lecture automatique est désactivée, les messages sont lus uniquement lorsque vous les sélectionnez et que vous cliquez sur le bouton Lecture ou Appelez-moi/Rejoignez-moi. Remarque : Les télécopies et les messages vocaux confidentiels ne peuvent pas être diffusés à partir des haut-parleurs de l ordinateur. Remarque : Pour économiser de l'espace sur le disque dur, l'administrateur réseau peut configurer les comptes de messagerie électronique des utilisateurs pour que les messages vocaux soient reçus au format texte uniquement. Pour lire un message vocal dans Outlook 2010 ou 2013 : 1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Mitel NuPoint UM. 2. Sélectionnez un message dans la boîte de réception. (Si la lecture automatique est activée, la lecture du message démarre immédiatement.) 3. Pour écouter un message sur les haut-parleurs de votre ordinateur, cliquez sur le bouton Lire. Utilisez les commandes multimédias pour réaliser les actions suivantes : Pour arrêter la lecture, cliquez sur Arrêter. Pour régler le volume ou couper le son, utilisez le curseur du volume. Pour commencer la lecture à un point précis dans l'enregistrement, utilisez le curseur de lecture. Pour enregistrer le fichier audio sur un support de stockage, cliquez sur le bouton Enregistrer et suivez les instructions à l'écran. 4. Pour écouter les messages dans une session Appelez-moi/Rejoignez-moi, cliquez sur le bouton Téléphone. Si vous avez sélectionné l option «Appelez-moi» dans les paramètres du compte NuPoint, le système compose le numéro de votre poste. Le message est diffusé lorsque vous décrochez le téléphone. Pour arrêter la lecture, cliquez sur le bouton Arrêter. Pour quitter le panneau, cliquez sur le bouton Téléphone. Si vous avez sélectionné l'option «Rejoignez-moi» dans les paramètres du compte NuPoint, le système vous invite à appeler votre boîte vocale et à vous connecter. Une fois que vous êtes connecté, le message est lu. Pour arrêter la lecture, cliquez sur le bouton Arrêter. Pour quitter le panneau, cliquez sur le bouton Téléphone. 5. Pour supprimer le message de la messagerie NuPoint UM, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer dans le ruban Accueil. 41

48 Guide de l usager de messagerie Envoi d'un nouveau message Vous pouvez enregistrer un nouveau message vocal avec la fonction Appelez-moi/Rejoignez-moi et l'envoyer en tant que pièce jointe. Afin de pouvoir utiliser cette fonction, vous devez entrer vos paramètres de compte NuPoint. Pour créer un nouveau message vocal dans Outlook 2010 ou 2013 : 1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Mitel NuPoint UM. 2. Cliquez sur Nouveau Message Vocal. La fenêtre Nouveau Message vocal s'ouvre. Figure 9 : Nouveau Message vocal dans Outlook 2010 ou Pour spécifier les destinataires du message : a. Dans le champ À : entrez les noms ou les numéros de messagerie des destinataires du message. Utilisez des points-virgules pour séparer les différentes entrées. b. Cliquez sur Vérifier les noms pour résoudre les noms et les numéros de boîtes vocales aux utilisateurs de NuPoint UM. c. Si tous les noms peuvent être résolus, vous pouvez continuer jusqu'à la prochaine étape. Si un nom ne peut pas être résolu, vous serez invité à le supprimer ou, s'il est ambigu, à sélectionner une alternative. 4. Pour commencer l'enregistrement : Remarque : Cliquez sur Supprimer le message-guide si vous souhaitez entendre un bip, plutôt qu'un message-guide, avant d'enregistrer votre message vocal. Cliquez sur Message urgent pour le marquer urgent. a. Cliquez sur Enregistrer le message et, selon la configuration de votre compte, ouvrez une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi : Appelez-moi Le système appelle votre poste. Le message est diffusé lorsque vous décrochez le téléphone. Rejoignez-moi Le système vous invite à appeler votre boîte vocale et à vous connecter. Une fois que vous êtes connecté, le message est lu. b. Lorsque vous répondez au téléphone de votre poste, vous entendez un message («Vous pouvez commencer votre message maintenant») suivi d'un bip. Si Sélectionner l'invite est sélectionné, vous entendez seulement un bip. c. Enregistrez votre message. 42

49 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux 5. Pour arrêter l'enregistrement : Cliquez sur Arrêter. Appuyez sur la touche # de votre téléphone. Raccrochez le téléphone. Si vous avez appuyé sur Arrêter ou sur #, vous pouvez réécouter le message en cliquant sur Réviser le message. Si vous avez raccroché, vous devez rétablir la session d'enregistrement (en appuyant sur Enregistrer le message) avant de pouvoir réécouter le message. 6. Cliquez sur Envoyer. Répondre à un message Dans Outlook, vous pouvez répondre à un message vocal ou à une télécopie par un autre message vocal. Il vous suffit de l'enregistrer en utilisant la fonction Appelez-moi/Rejoins-moi et de l'envoyer en pièce jointe à un courrier électronique. Afin de pouvoir utiliser cette fonction, vous devez entrer vos paramètres de compte NuPoint. Remarque : Cette procédure permet uniquement de répondre à des messages vocaux NuPoint. Répondez aux autres messages par courriel. Pour répondre à un message vocal dans Outlook 2010 ou 2013 : 1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Mitel NuPoint UM. 2. Mettez le message en surbrillance dans la boîte de réception, puis cliquez sur Répondre avec message vocal. La fenêtre Répondre avec message vocal s'ouvre. Figure 10 : Répondre avec un message vocal dans Outlook 2010 ou Le champ À : contient le nom de l'expéditeur d'origine. Aucune modification ni aucun ajout n'est possible dans ce champ. 43

50 Guide de l usager de messagerie 4. Pour commencer l'enregistrement : Remarque : Cliquez sur Supprimer le message-guide si vous souhaitez entendre un bip, plutôt qu'un message-guide, avant d'enregistrer votre message vocal. Cliquez sur Message urgent pour le marquer urgent. a. Cliquez sur Enregistrer des commentaires et, selon la configuration de votre compte, ouvrez une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi : Appelez-moi Le système appelle votre poste. Le message est diffusé lorsque vous décrochez le téléphone. Rejoignez-moi Le système vous invite à appeler votre boîte vocale et à vous connecter. Une fois que vous êtes connecté, le message est lu. b. Lorsque vous répondez au téléphone de votre poste, vous entendez un message («Vous pouvez commencer votre message maintenant») suivi d'un bip. Si Sélectionner l'invite est sélectionné, vous entendez seulement un bip. c. Enregistrez votre message. 5. Pour arrêter l'enregistrement : Cliquez sur Arrêter. Appuyez sur la touche # de votre téléphone. Raccrochez le téléphone. 6. Si vous avez appuyé sur Arrêter ou sur #, vous pouvez réécouter le message en cliquant sur Réviser les commentaires. Si vous avez raccroché, vous devez rétablir la session d'enregistrement (en appuyant sur Enregistrer des commentaires) avant de pouvoir réécouter le message. Le message d'origine est actualisé avec la note suivante : «Vous avez répondu à ce message avec un message vocal le <JOUR DATE HEURE>.» Transfert d'un message Vous pouvez transférer un message vocal ou une télécopie que vous avez reçu, et y inclure un autre message vocal sous forme de pièce jointe. Afin de pouvoir utiliser cette fonction, vous devez entrer vos paramètres de compte NuPoint. Remarque : Si un utilisateur de la messagerie unifiée avancée transfère un message vocal à un autre utilisateur de la messagerie unifiée avancée au moyen d'un ordinateur prenant en charge une langue autre que l'anglais, ce message sera ajouté au client de messagerie du destinataire, mais pas à sa mémoire de messages NuPoint. Par conséquent, le message sera supprimé lors de la synchronisation. Pour éviter ce problème, modifiez la ligne d'objet des messages vocaux transférés au moyen d'un ordinateur prenant en charge une langue autre que l'anglais. Pour transférer un message vocal dans Outlook 2010 ou 2013 : 1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Mitel NuPoint UM. 2. Mettez le message en surbrillance dans la boîte de réception, puis cliquez sur Transférer avec message vocal. La fenêtre Transférer avec message vocal s'ouvre. 44

51 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Figure 11 : Transférer avec un message vocal dans Outlook 2010 ou Pour spécifier les destinataires du message : a. Dans le champ À : entrez les noms ou les numéros de messagerie des destinataires du message. Utilisez des points-virgules pour séparer les différentes entrées. b. Cliquez sur Vérifier les noms pour résoudre les noms et les numéros de boîtes vocales aux utilisateurs de NuPoint UM. c. Si tous les noms peuvent être résolus, vous pouvez continuer jusqu'à la prochaine étape. Si un nom ne peut pas être résolu, vous serez invité à le supprimer ou, s'il est ambigu, à sélectionner une alternative. 4. Pour commencer l'enregistrement : Remarque : Cliquez sur Supprimer le message-guide si vous souhaitez entendre un bip, plutôt qu'un message-guide, avant d'enregistrer votre message vocal. Cliquez sur Message urgent pour le marquer urgent. a. Cliquez sur Enregistrer des commentaires et, selon la configuration de votre compte, ouvrez une session Appelez-moi ou Rejoignez-moi : Appelez-moi Le système appelle votre poste. Le message est diffusé lorsque vous décrochez le téléphone. Rejoignez-moi Le système vous invite à appeler votre boîte vocale et à vous connecter. Une fois que vous êtes connecté, le message est lu. b. Lorsque vous répondez au téléphone de votre poste, vous entendez un message («Vous pouvez commencer votre message maintenant») suivi d'un bip. Si Sélectionner l'invite est sélectionné, vous entendez seulement un bip. c. Enregistrez votre message. 5. Pour arrêter l'enregistrement : Cliquez sur Arrêter. Appuyez sur la touche # de votre téléphone. Raccrochez le téléphone. 6. Si vous avez appuyé sur Arrêter ou sur #, vous pouvez réécouter le message en cliquant sur Réviser les commentaires. Si vous avez raccroché, vous devez rétablir la session d'enregistrement (en appuyant sur Enregistrer des commentaires) avant de pouvoir réécouter le message. 45

52 Guide de l usager de messagerie Le message d'origine est actualisé avec la note suivante : «Vous avez transféré ce message à <NOMS> par message vocal à ce message le <JOUR DATE HEURE>.» Affichage d'un message télécopié Pour afficher une télécopie dans Outlook 2010 ou 2013 : 1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Mitel NuPoint UM. 2. Sélectionnez le message dans la boîte de réception. 3. Cliquez sur Afficher la télécopie. La télécopie s'affiche dans votre lecteur de fichiers TIFF (Windows Photo Viewer ou Windows Picture et Fax Viewer). Fonction facultative Synthèse vocale texte-parole (TTS) La fonction Synthèse vocale texte-parole (TTS) vous permet d écouter des courriels de Microsoft Outlook ou Google Mail depuis la messagerie vocale NuPoint UM Voice. Le texte du courrier électronique est converti pour être écouté par téléphone. Remarque : TTS est uniquement disponible avec la fonction Messagerie unifiée avancée. Vous pouvez accéder aux options Synthèse vocale texte-parole dans le menu Choix du système de message. Remarque : La Synthèse vocale texte-parole doit être activée pour accéder à ce menu. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec votre administrateur de système. Dans le menu Choix du système de messagerie, appuyez sur de synthèse texte-parole suivantes : pour accéder aux options Appuyez sur cette touche Pour effectuer cette action Relire le message de synthèse vocale texte-parole. Conserver le message de synthèse vocale texte-parole. Supprimer le message de synthèse vocale texte-parole. Quitter le menu. 46

53 Utilisation de l'ordinateur pour les messages vocaux Lecture d un message de synthèse vocale texte-parole Lecture d un message de synthèse vocale texte-parole 1. Après avoir accédé au menu Choix du système de messagerie, le système vous invite à lire vos courriers électroniques non lus ou à lire vos courriers électroniques lus. 2. Sélectionnez pour écouter les courriels non lus ou pour écouter les courriels lus. Le système lance la lecture du message dans l ordre suivant : objet, nom de l expéditeur, date, heure et corps du message. Si le courrier électronique contient une pièce jointe, le système vous le signale. Il vous signale également le degré d importance du courrier électronique. Après avoir écouté le courrier électronique souhaité, vous pouvez : appuyer sur pour conserver le message; appuyer sur pour supprimer le message; appuyer sur pour réécouter le message; appuyer sur pour quitter le menu Choix du système de messagerie. Remarque : Avant de quitter le menu, le système vous fait un récapitulatif du nombre total de messages vocaux et électroniques restant dans votre messagerie. 47

54 Guide de l usager de messagerie Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale de Nupoint Unified Messenger est un standard de reconnaissance vocale qui vous permet, rapidement et efficacement, d appeler rapidement des personnes en énonçant leurs noms. En plus des noms, vous pouvez également émettre un appel en prononçant le nom d'un service ou un numéro de téléphone. Un didacticiel en ligne vous présente les fonctions du système et une aide vocale est disponible pour répondre à vos questions. Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale achemine les appels entrants en fonction des commandes vocales. Il vous suffit de prononcer le nom de la personne que vous souhaitez appeler et le système transfère votre appel à cette personne. Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale prend également en charge jusqu à 15 services et vous permet d appeler l un des numéros ou noms de services. Pour obtenir des instructions plus détaillées sur les appels, reportez-vous à «Émission d appels» environ à la page 50. Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale a la possibilité de stocker quatre numéros par personne et permet de sélectionner parmi vos numéros de téléphone celui qui sera le numéro du standardiste automatisé de reconnaissance vocale par défaut. Reportez-vous à l Aide de l affichage Web pour la procédure de configuration de votre numéro de téléphone par défaut. Les fonctions suivantes sont disponibles avec l application Standardiste automatisée de reconnaissance vocale : Appel par nom : Vous pouvez appeler toute personne figurant dans le répertoire de l'entreprise en prononçant son nom. Appel par numéro de téléphone : Vous pouvez appeler tout numéro figurant dans le répertoire de la société en prononçant un numéro de téléphone (numéro de poste). Appel par service : Vous pouvez appeler tout service figurant dans le répertoire de la société en prononçant un nom de service. Composition du numéro sur le clavier (DTMF) : Vous pouvez appeler n importe quel numéro figurant dans le répertoire de l'entreprise en le tapant sur le clavier. Commandes universelles : Vous pouvez utiliser plusieurs commandes vocales génériques (par exemple «aide» ou «téléphonique») pour naviguer dans le système. Pour de plus amples renseignements, reportez-vous à «Commandes vocales universelles» environ à la page 50. Intervention : Vous pouvez interrompre un message-guide du système avec une commande vocale ou au clavier. Le Standard automatique à reconnaissance vocale arrête la lecture de l'invite et répond à la commande. Remarque : Intervention est une fonction facultative du Standardiste automatisé de reconnaissance vocale et doit être activée dans votre boîte vocale. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. 48

55 Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale Didacticiel : Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale fournit un didacticiel qui vous permet d enregistrer votre nom (si vous êtes un nouvel utilisateur), ou d utiliser le nom enregistré existant de votre système de messagerie vocale. Il vous présente également les fonctions du système. Présence : Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale offre la possibilité de déterminer et de lire l état de présence actuel de la personne correspondante avant de transférer votre appel. La fonction Présence permet de vérifier la disponibilité de la personne au téléphone (occupée, absente, ne pas déranger, etc.). L état de présence est communiqué uniquement à titre d information, ce qui signifie que l appel est transféré quel que soit l état de présence de la personne appelée. Remarque : Présence est une fonction optionnelle du Standard automatique à reconnaissance vocale et doit être activée dans votre messagerie. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. Clarification : Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale offre la possibilité de transférer les appels au téléphoniste en cas de correspondances multiples de répertoire (par exemple si deux personnes se nomment Daniel Martin dans le même répertoire). Vous serez averti des doublons et dirigé immédiatement vers le standardiste qui vous demandera plus de détails afin de vous transférer vers la bonne personne. Traitement des erreurs : Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale répond à une erreur en vous demandant de reformuler la comment. Après deux erreurs de reconnaissance vocale, le système vous transfère vers le standardiste. Temporisation : Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale expire lorsqu il ne détecte aucune parole ou entrée DTMF. Les messages-guide d aide sont lus pour vous aider à choisir une action. Conseils d'élocution Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale réagit aux commandes vocales que vous dictez de façon naturelle. Lorsque vous êtes plus à l aise avec les invites, vous pouvez utiliser la fonction Intervention pour parcourir les invites du système plus rapidement. Lorsque vous parlez au Standardiste automatisé de reconnaissance vocale, procédez comme suit : Parlez clairement, sans élever la voix. Parlez à un rythme normal, ni trop lent ni trop rapide. Dans des environnements bruyants, n utilisez pas les haut-parleurs, car le bruit de fond réduit la capacité de reconnaissance vocale. Si le système vous demande de confirmer un nom, répondez uniquement par «Oui» ou par «Non». Si vous répondez par «Non», attendez ensuite que le système vous demande de répéter le nom. Le système peut ne pas reconnaître un nom parce qu il n est pas programmé dans le système ou parce que la manière dont vous le prononcez n est pas enregistrée dans le système. Communiquez avec l'administrateur du système pour ajouter le nom ou corriger sa prononciation. 49

56 Guide de l usager de messagerie Commandes vocales universelles Les commandes vocales suivantes sont disponibles dans la totalité du système du Standardiste automatisé à reconnaissance vocale : Annuler ou Arrêter : Met fin à l opération en cours. Standardiste : Transfère votre appel vers le standardiste. Répéter : Entendre à nouveau le dernier message-guide Aide : Lit la liste des commandes d aide disponibles. Didacticiel : Démarre le didacticiel du système. Standardiste automatisé : Transfère l appel au standardiste automatisé à reconnaissance vocale. Émission d appels Vous pouvez utiliser le standardiste automatisé à reconnaissance vocale pour émettre des appels par commande vocale ou par numérotation. Émission d'un appel par commandes vocales Le standardiste automatisé à reconnaissance vocale peut appeler des contacts ou des services entrés dans le répertoire de l entreprise en répondant à vos commandes vocales. Pour émettre un appel par commande vocale : 1. Composez le numéro d accès au standardiste automatisé à reconnaissance vocale. 2. Lorsqu il répond, prononcez l un des éléments suivants : le prénom et le nom de la personne que vous souhaitez appeler; un nom de service; ou Remarque : vous pouvez écouter la liste des noms de services répertoriés dans le système en prononçant la commande «service». un numéro de téléphone (indiquez un chiffre à la fois). 3. Le système confirme le nom demandé, puis compose le numéro correspondant à votre commande vocale. Remarque : Si, après deux tentatives, le standardiste automatisé à reconnaissance vocale ne parvient pas à reconnaître le nom de la personne ou du service que vous cherchez à joindre, vous serez dirigé vers le standardiste. 4. Si la fonction Présence est activée, le système indique également l état de présence de la personne appelée. L état de présence est communiqué uniquement à titre d information, ce qui signifie que l appel est transféré quel que soit l état de présence de la personne. 50

57 Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale Émission d'un appel par numérotation Le standardiste automatisé à reconnaissance vocale peut appeler des contacts ou des services programmés dans le répertoire de l entreprise lorsque vous composez leurs numéros sur le clavier. Pour émettre un appel par numérotation : 1. Composez le numéro d accès au standardiste automatisé à reconnaissance vocale. 2. Lorsque le standardiste automatisé répond, composez les chiffres sur le clavier. 3. Le système confirme le numéro demandé, puis compose les chiffres sélectionnés. Remarque : Si, après deux tentatives, le standardiste automatisé à reconnaissance vocale ne parvient pas à reconnaître le numéro de la personne ou du service que vous souhaitez joindre, vous serez dirigé vers le standardiste. 4. Si la fonction Présence est activée, le système indique également l état de présence de la personne appelée. L état de présence est communiqué uniquement à titre d information, ce qui signifie que l appel est transféré quel que soit l état de présence de la personne. Annulation d'un appel Vous pouvez annuler un appel en cours de deux manières différentes. Pour annuler un appel : Dites «annuler» ou «Non» avant que le standardiste automatisé à reconnaissance vocale ne prononce le mot «Composition»; ou Appuyez sur 0 (zéro) avant que le standardiste automatisé ne prononce le mot «Composition». Cette commande annule l appel et vous êtes automatiquement dirigé vers le standardiste. Appel au standardiste Vous pouvez appeler le standardiste où que vous soyez dans le système. Pour appeler le standardiste : Prononcez le mot «Standardiste» ou «Zéro» à tout moment; ou Composez le chiffre 0 à tout moment. 51

58 Guide de l usager de messagerie Fonction Navigation vocale (en option) La navigation vocale NuPoint UM est une application à reconnaissance vocale qui permet de gérer votre messagerie en utilisant des commandes vocales. Vous pouvez non seulement exécuter les tâches standard de lecture, de suppression et de stockage des messages, mais également diriger un correspondant vers le standardiste, entrer des chiffres et quitter le système en prononçant simplement les commandes correspondantes. Étant donné que vous exécutez les commandes en les prononçant au lieu d'appuyer sur des boutons sur un clavier numérique, la navigation vocale permet d'exécuter les opérations en mode mains libres; Cette fonction est utile si vous avez un cellulaire ou un appareil semblable configuré comme poste secondaire sur votre boîte vocale. Les fonctions suivantes sont disponibles avec l'application de navigation vocale : Options de commandes multiples : La navigation vocale prend en charge le concept d'alias pour que deux groupes de mots distincts puissent être utilisés afin d'exécuter une même tâche. Par exemple, l'utilisateur peut dire «Supprimer le message» ou «Rejeter le message» pour supprimer un message vocal. Intervention : Cette fonction permet à l'utilisateur d'interrompre une invite du système avec une commande vocale ou en appuyant sur une touche. Le système arrête la lecture du message-guide et répond à la commande. La fonction Intervention permet aux usagers expérimentés du système de sauter rapidement les messages-guides. Traitement des erreurs : La Navigation vocale répond à une erreur en demandant à l'utilisateur de réexécuter la commande. Après trois erreurs de reconnaissance, le système émet le message : «Je ne comprends pas cette commande. Veuillez renouveler votre appel», puis met fin à l'appel. Postes de la boîte vocale : Lorsque la navigation vocale est activée dans une messagerie, elle s'applique à tous les postes de l'utilisateur, y compris les postes secondaires, tels que les téléphones de télétravail et les téléphones portables. Ainsi, les utilisateurs peuvent appeler le centre de messages à distance et utiliser immédiatement les commandes de navigation vocales. Commandes : L'utilisateur peut exécuter les commandes suivantes avec la navigation vocale : Lire un message, Conserver/enregistrer un message, Supprimer/rejeter un message, Répondre à un message, Transférer/transmettre un message, Message suivant, Créer un message, Options personnelles, Téléphoniste et Chiffres zéro à neuf. De plus, l'utilisateur peut quitter le système en prononçant l'une des commandes suivantes : Salut, Au revoir, Raccrocher ou Quitter. Pour de plus amples renseignements, reportez-vous à «Entrée des commandes vocales» environ à la page 54. Conseils d'élocution La navigation vocale répond aux commandes en langage naturel. Lorsque vous êtes plus à l aise avec les invites, vous pouvez utiliser la fonction Intervention pour parcourir les invites du système plus rapidement. 52

59 Fonction Navigation vocale (en option) Lorsque vous utilisez la fonction de navigation vocale, suivez les indications suivantes : Parlez clairement, sans élever la voix. Parlez à un rythme normal, ni trop lent ni trop rapide. Dans des environnements bruyants, n utilisez pas les haut-parleurs, car le bruit de fond réduit la capacité de reconnaissance vocale. Si le système ne reconnaît pas la commande, il vous demande de la répéter. Si vous échouez trois fois de suite, le système va lire le message-guide, «Je ne comprends pas cette commande. Veuillez renouveler votre appel», puis met fin à l'appel. Le système reconnaît uniquement le français canadien. Commandes vocales universelles Les commandes de navigation vocale suivantes sont disponibles lorsque vous vous connectez à votre messagerie : Téléphoniste Transfert au téléphoniste Standardiste Transfert au standardiste : Vous dirige vers le standardiste. Salut Au revoir Raccrocher Quitter : Si vous n'êtes pas en cours d'enregistrement d'un message, le système lit un résumé des messages («Vous avez x messages. Au revoir.»), met fin à l'appel, puis quitte le système. Quitter : Vous renvoie au niveau précédent dans la structure du menu. Activation de la Navigation vocale Une fois que votre administrateur a activé la Navigation vocale pour votre boîte vocale, vous pouvez l'activer et la désactiver à partir de l'affichage Web. Pour activer la Navigation vocale pour votre messagerie : 1. Ouvrez l'interface d'affichage Web dans un navigateur Web. 2. Saisissez le numéro de votre Messagerie et votre Mot de passe, puis cliquez sur Soumettre. 3. Sélectionnez l'onglet Navigation vocale. 4. Cliquez sur Activer la navigation vocale. La navigation vocale est «activée» sur le poste principal et sur les postes secondaires de votre messagerie. Remarque : Une fois que vous avez activé la navigation vocale, les messages-guides que vous recevez sont en anglais nord-américain uniquement, même si votre messagerie est configurée pour utiliser une autre langue. 53

60 Guide de l usager de messagerie Entrée des commandes vocales Vous pouvez utiliser les commandes vocales de la Navigation vocale pour accéder à votre messagerie et gérer les messages. Certains sous-menus nécessitent que les chiffres soient composés manuellement. Accès à votre Messagerie Le mode d'accès à votre messagerie dépend de si vous appelez à partir de l'un de vos postes ou à partir d'un numéro externe. À partir de votre propre poste (principal ou secondaire) Pour accéder à votre messagerie à partir de votre poste principal ou de l un de vos postes secondaires : 1. Composez le numéro d accès NuPoint UM Voice. 2. Prononcez votre mot de passe lorsque vous y êtes invité. (Pour renforcer la sécurité, entrez votre mot de passe à partir de l'interface IUT) À partir d'un numéro externe Pour accéder à votre messagerie à partir d'un numéro externe (aucun de vos postes) : 1. Composez le numéro d accès NuPoint UM Voice. 2. Saisissez le numéro de votre messagerie sur le clavier numérique, puis appuyez sur la touche. 3. Saisissez votre mot de passe sur le clavier numérique lorsque vous y êtes invité. Accès aux menus de la messagerie vocale et électronique Une fois que vous avez accédé à votre messagerie, le système vous indique le nombre de messages que vous avez reçus, puis vous demande d'entrer des commandes de navigation vocale. Les commandes disponibles dépendent de si vous êtes un utilisateur de la boîte vocale UM standard ou avancée. Si vous êtes un utilisateur de la boîte vocale standard Si vous êtes un utilisateur de la boîte vocale standard, vous vous trouvez déjà dans le menu Boîte vocale. Vous entendrez donc un message de ce type : «Vous avez 2 messages urgents et 2 messages non lus. Vous pouvez dire Lire pour lire le premier message, Nouveau message pour créer un nouveau message, Options personnelles pour accéder aux options personnelles...» Reportez-vous à «Gestion de vos messages» environ à la page

61 Fonction Navigation vocale (en option) Si vous êtes un utilisateur de la boîte vocale UM avancée avec Synthèse texte-parole (TTS) Si vous êtes un utilisateur de la boîte vocale UM avancée avec la fonction Synthèse vocale texte-parole, vous entendrez un message de ce type : «Vous avez 2 messages non lus, 1 message enregistré, 3 courriels non lus et 1 courriel enregistré. Dites Messagerie vocale pour accéder à vos messages vocaux; dites Courriel pour accéder à vos courriels.» 1. Dites Messagerie vocale pour accéder au menu Boîte vocale ou Courriel pour accéder au menu Courriel. 2. Reportez-vous à «Gestion de vos messages» environ à la page 55. Remarque : Les utilisateurs de la messagerie unifiée avancée ne disposant pas de l option de synthèse vocale texte-parole ne peuvent pas accéder au menu Courriel. Gestion de vos messages Après avoir accédé au menu Boîte vocale ou courriel, vous pouvez gérer vos messages avec les commandes de navigation vocale suivantes. Pendant la lecture des messages, vous pouvez utiliser l'interface pour mettre un message en pause, avancer ou reculer de cinq secondes, passer au message suivant ou revenir au début du message précédent. Pour de plus amples renseignements sur les touches (ou touches afficheur) sur lesquelles vous devez appuyer, reportez-vous à page 7. Notez que certaines commandes telles que Transmettre message et Répondre au message mènent à des sous-menus nécessitant la composition de chiffres sur le clavier téléphonique. 55

62 Guide de l usager de messagerie Dites Lecture Lire un message Conserver Conserver le message Sauvegarder Sauvegarder le message Suivant Message suivant Supprimer Supprimer le message Rejeter Rejeter le message Répondre Répondre au message Pour effectuer cette action Lire le message. Le système commence par lire les messages urgents. Ensuite, selon les paramètres de votre messagerie, vous pouvez commencer par lire les messages non lus ou les messages enregistrés. Par défaut, les messages non lus sont lus en premier. Pour relire un message, dites «Lire» de nouveau. Conserver le message. Vous ne pouvez plus accéder aux messages conservés tant que vous n avez pas fait défiler la file d attente des messages non lus et des accusés de réception. Rejeter le message Le système demande si vous voulez vraiment supprimer le message. Dites Oui pour confirmer la suppression. Répondre à la personne qui a envoyé le message en utilisant l'une des options suivantes : Appuyez sur pour répondre par un message vocal. Touche équivalente Appuyez sur pour composer le numéro du correspondant et conserver le message. Appuyez sur pour composer le numéro du correspondant et détruire le message. 56

63 Fonction Navigation vocale (en option) Dites Pour effectuer cette action Touche équivalente Transférer Transmettre à Transmettre message Renvoi Transférer le message Envoie l'un de vos messages vocaux vers une autre boîte vocale, une autre liste de diffusion ou un autre numéro de téléphone ne faisant pas partie du système. 1. Prononcez une commande ou accédez à la messagerie, à la liste de diffusion ou au numéro de téléphone. 2. Dites Enregistrer, ajoutez vos commentaires, puis sélectionnez l une des options suivantes : Dites Revoir ou appuyez sur pour réécouter le message. Dites Envoyer ou appuyez sur pour envoyer le message. Dites Rejeter ou appuyez sur pour rejeter le message. Dites Ajouter ou appuyez sur pour ajouter un commentaire. Dites Options ou appuyez sur pour accéder aux options d'adressage de messages : - Dites Marquer confidentiel ou appuyez sur pour marquer le message comme confidentiel. - Dites Accusé de réception ou appuyez sur pour recevoir un accusé de réception. - Dites Marquer comme urgent ou appuyez sur pour marquer le message comme urgent. - Dites Remise Ultérieure ou appuyez sur pour envoyer le message dans un délai de 60 jours maximum. Ensuite, suivez les messages-guides pour définir une date et une heure. 57

64 Guide de l usager de messagerie Dites Créer Créer un message Pour effectuer cette action Crée un nouveau message vocal et l'envoie à une autre messagerie, une autre liste de diffusion ou un autre numéro de téléphone ne faisant pas partie du système. 1. Prononcez une commande ou accédez à la messagerie, à la liste de diffusion ou au numéro de téléphone. 2. Dites Enregistrer, ajoutez vos commentaires, puis sélectionnez l une des options suivantes : Dites Revoir ou appuyez sur pour réécouter le message. Touche équivalente Dites Envoyer ou appuyez sur pour envoyer le message. Dites Rejeter ou appuyez sur pour rejeter le message. Dites Ajouter ou appuyez sur pour ajouter un commentaire. Dites Options ou appuyez sur pour accéder aux options d'adressage de messages : - Dites Marquer confidentiel ou appuyez sur pour marquer le message comme confidentiel. - Dites Accusé de réception ou appuyez sur pour recevoir un accusé de réception. - Dites Marquer comme urgent ou appuyez sur pour marquer le message comme urgent. - Dites Remise Ultérieure ou appuyez sur pour envoyer le message dans un délai de 60 jours maximum. Ensuite, suivez les messages-guides pour définir une date et une heure. 58

65 Fonction Navigation vocale (en option) Dites Pour effectuer cette action Touche équivalente Options personnelles Vous permet d'écouter le didacticiel utilisateur, de modifier vos messages d accueil, d enregistrer votre nom, de définir votre mot de passe, de créer des listes de diffusion de messages vocaux et de choisir les options de programmation des appels. Dites Modifier message d'accueil ou appuyez sur pour mettre à jour votre message d'accueil principal, spécial ou d'absence prolongée. Dites Modifier Nom ou appuyez sur pour réenregistrer votre nom. Dites Modifier mot de passe ou appuyez sur pour modifier le mot de passe de votre messagerie. Dites Modifier liste de diffusion ou appuyez sur pour gérer vos listes de diffusion. Dites Modifier options de programmation d'appels ou appuyez sur gérer vos options de programmation des appels. Quitter Au revoir Au revoir! Raccrocher Quitter Dites Activer didacticiel ou appuyez sur pour écouter le didacticiel du système. Vous renvoie au niveau précédent dans la structure du menu. Si vous n'êtes pas en cours d'enregistrement d'un message, le système lit un résumé des messages («Vous avez x messages. Au revoir.»), met fin à l'appel, puis quitte le système. Remarque : Selon la configuration de votre messagerie, il est possible que vous n'ayez pas accès à toutes les options indiquées ci-dessus. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'administrateur du système. 59

66 Guide de l usager de messagerie Accès aux autres menus Bien que la navigation vocale soit optimisée pour vous permettre de gérer vos messages vocaux et électroniques, vous pouvez également l'utiliser afin de gérer un certain nombre d'options de messagerie. Cependant, lorsque vous accédez aux sous-menus de ces options, vous devez utiliser le clavier numérique du téléphone à la place des commandes vocales pour effectuer des sélections. Les sous-menus suivants prennent en charge uniquement les commandes clavier du téléphone : Effectuer un envoi différé (dans Créer un message > Options et Donner un message > Options) Changer le message d'accueil (dans Options utilisateur) Liste de diffusion (dans Options utilisateur) 60

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